MAKALAH
KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
DIBUAT OLEH:
GHAZW SALSABILAH. M (22.010.010) ELYS CAMELIYA. N (22.010.011) M. SAMY YUSUF. K (22.010.021) DOSEN PENGAMPU: M. SOFIYULLAH, S.Pd MATA KULIAH: KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI POLITEKNIK BELITUNG
TAHUN AKADEMIK 2023/2024
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah ilmu sosial dan budaya dasar, dengan judul “Korespondensi Bahasa Indonesia”.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dosen pada bidang studi korespondensi bahasa Indonesia. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang korespondensi bahasa Indonesia.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengetahuan yang kami miliki. Oleh karena itu, kami mengharapkan segala bentuk saran serta masukkan bahkan kritik yang membangun dari berbagai pihak. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia pendidikan.
Tanjungpandan, 05 September 2023
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
BAB II PEMBAHASAN ... 3
2.1 Karakteristik Korespondensi Efektif ... 3
2.2 Perkembangan Korespondensi ... 8
2.3 TIK dalam Korespondensi dalam Manajemen Administrasi ... 11
BAB III PENUTUP ... 21
3.1 Kesimpulan ... 21
3.2 Saran ... 23
DAFTRA PUSTAKA ... 24
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Korespondensi bahasa Indonesia adalah proses komunikasi tertulis antara dua pihak menggunakan bahasa Indonesia. Korespondensi ini melibatkan pertukaran pesan melalui berbagai media, seperti surat, email, atau pesan teks.
Korespondensi bahasa Indonesia memiliki sejarah yang panjang dan penting dalam pengembangan bahasa dan budaya Indonesia. Sejak zaman kolonial, korespondensi digunakan sebagai sarana komunikasi antara pemerintah kolonial Belanda dan masyarakat pribumi. Selama periode ini, bahasa Indonesia menjadi bahasa resmi administrasi dan korespondensi.
Seiring dengan perjuangan kemerdekaan Indonesia, korespondensi bahasa Indonesia terus berkembang dan digunakan sebagai alat komunikasi resmi dalam berbagai sektor, seperti pemerintahan, bisnis, dan pendidikan. Pada tahun 1945, bahasa Indonesia ditetapkan sebagai bahasa resmi negara dan digunakan dalam korespondensi resmi pemerintah.
Dalam korespondensi bahasa Indonesia, penting untuk memperhatikan etika dan tata bahasa yang benar. Penggunaan bahasa yang sopan, jelas, dan lugas sangat dianjurkan. Selain itu, penggunaan ejaan yang benar dan pemilihan kata yang tepat juga menjadi faktor penting dalam korespondensi yang efektif.
Dalam era digital saat ini, korespondensi bahasa Indonesia
dan media sosial. Hal ini memudahkan komunikasi antara individu dan organisasi dalam kehidupan sehari-hari.
Dengan demikian, korespondensi bahasa Indonesia memiliki peran yang penting dalam memfasilitasi komunikasi yang efektif dan memperkuat identitas budaya Indonesia.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut:
1. Apa saja karakteristik korespondensi efektif?
2. Bagaimana perkembangan korespondensi?
3. Bagaimana TIK dalam korespondensi dalam manajemen administrasi?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui karakteristik korespondensi efektif.
2. Untuk mengetahui perkembangan korespondensi.
3. Untuk mengetahui TIK dalam korespondensi dalam manajemen administrasi.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Karakteristik Korespondensi Efektif
Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuannya, sesuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu, surat dikatakan baik, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik
Surat yang ditulis dalam bentuk yang menarik merujuk pada surat yang disusun dengan gaya penulisan yang menarik perhatian pembaca.
Ini berarti penulis menggunakan kata-kata yang kreatif, bahasa yang menarik, dan mungkin juga elemen-elemen seperti ilustrasi atau desain yang menarik untuk membuat surat tersebut lebih menarik dan mudah diingat oleh penerimanya. Tujuannya adalah untuk membuat surat tersebut lebih berkesan dan efektif dalam menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.
2. Surat mempunyai maksud dan tujuan
Surat yang mempunyai maksud dan tujuan adalah surat yang ditulis dengan tujuan tertentu, yakni untuk menyampaikan pesan atau informasi kepada penerima surat dengan maksud atau tujuan tertentu.
Maksud dan tujuan tersebut bisa beragam, seperti memberikan informasi, meminta bantuan, mengungkapkan perasaan, menjelaskan suatu situasi, atau bahkan melakukan permintaan bisnis. Dengan adanya maksud dan tujuan yang jelas dalam surat, penulis akan lebih fokus dan efektif dalam menyampaikan pesannya kepada penerima surat.
3. Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti. Pakailah bahasa yang baik dan benar, baik susunan kata, kalimat, alineanya
Maksud dari "surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti"
adalah prinsip bahwa dalam setiap komunikasi tertulis, seperti surat, email, atau pesan, penting untuk menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, dan dapat dimengerti oleh penerima. Ini mencakup:
1. Menghindari penggunaan kosakata atau istilah yang terlalu teknis atau rumit yang mungkin tidak dimengerti oleh penerima.
2. Merinci informasi dengan baik, memberikan penjelasan yang cukup, dan menjawab pertanyaan yang mungkin timbul dari penerima surat.
3. Menyusun kalimat dan paragraf dengan urutan logis sehingga pesan dapat diikuti dengan mudah.
4. Menghindari penggunaan frasa atau bahasa gaul yang mungkin membingungkan penerima yang tidak akrab dengan mereka.
5. Memastikan bahwa pesan atau informasi yang disampaikan dalam surat tersebut tidak ambigu atau dapat diinterpretasikan secara beragam.
Tujuannya adalah agar pesan yang ingin disampaikan dalam surat dapat diterima dan dimengerti dengan tepat oleh penerima, tanpa kebingungan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul akibat bahasa yang rumit atau tidak jelas.
6. Pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima Maksud dari "pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima" adalah prinsip penting dalam komunikasi tertulis yang mengacu pada kemampuan penerima surat dalam memahami bahasa yang digunakan dalam pesan tertulis. Ini melibatkan beberapa aspek:
1) Penyesuaian Bahasa: Penulis surat harus mempertimbangkan tingkat pemahaman bahasa penerima. Ini berarti menggunakan bahasa yang sesuai dengan latar belakang, pendidikan, dan keahlian mereka. Menghindari penggunaan kosakata yang mungkin terlalu teknis atau asumsi tentang pemahaman tertentu.
2) Klarifikasi: Jika ada istilah atau konsep yang kompleks yang harus digunakan dalam surat, penulis harus memberikan penjelasan atau definisi yang jelas agar penerima dapat memahaminya.
3) Kesederhanaan: Surat harus ditulis dengan gaya yang sederhana dan jelas. Kalimat dan paragraf harus dirancang dengan baik agar mudah diikuti dan dipahami. Menghindari penggunaan kalimat yang panjang atau rumit.
4) Konteks yang Jelas: Pastikan menyediakan konteks yang cukup untuk pesan yang disampaikan. Ini membantu penerima untuk memahami dengan lebih baik mengapa surat tersebut dikirim dan apa yang diharapkan dari mereka.
5) Pertimbangan Kebutuhan Penerima: Pertimbangkan apa yang perlu diketahui atau dipahami oleh penerima surat untuk merespons dengan tepat. Ini dapat mencakup instruksi, permintaan, atau informasi khusus.
6) Komunikasi Terbuka: Jika ada ketidakpastian atau jika penerima perlu lebih banyak informasi, pastikan untuk mengundang pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut.
Pentingnya prinsip ini adalah agar komunikasi melalui surat menyurat dapat efektif dan meminimalkan risiko kesalahpahaman atau interpretasi yang salah oleh penerima. Hal ini juga mencerminkan rasa hormat terhadap kemampuan bahasa dan pemahaman penerima surat.
7. Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas
Maksud dari "surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas"
adalah pendekatan dalam penulisan surat yang mengedepankan kejelasan dan efisiensi dalam menyampaikan pesan. Ini mencakup beberapa aspek:
1) Kesingkatan: Surat tersebut dirancang untuk tidak membuang- buang kata atau informasi yang tidak relevan. Setiap kata atau kalimat memiliki tujuan yang jelas dalam menyampaikan pesan.
2) Kepadatan: Pesan disampaikan dengan jelas dan langsung tanpa perlu menggunakan kalimat atau paragraf yang panjang. Ini membuat surat lebih mudah dipahami tanpa perlu membaca banyak teks.
3) Ketepatan: Setiap informasi yang disertakan dalam surat memiliki relevansi langsung dengan tujuan atau maksud surat. Tidak ada informasi yang melebihi kebutuhan pesan.
4) Kejelasan: Bahasa yang digunakan dalam surat harus sederhana dan jelas. Kalimat singkat yang tidak ambigu membantu penerima untuk memahami pesan tanpa kebingungan.
5) Ringkas dan Fokus: Surat tersebut mencapai tujuannya dengan cepat dan langsung. Ini menghargai waktu penerima dan menjadikan komunikasi lebih efisien.
6) Struktur yang Baik: Surat disusun dengan struktur yang baik, biasanya dimulai dengan pernyataan tujuan atau maksud, diikuti oleh informasi yang mendukung, dan diakhiri dengan tindakan atau respons yang diharapkan dari penerima.
Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk memberikan informasi atau pesan dengan efektif, sehingga penerima surat dapat dengan cepat dan jelas memahami apa yang perlu mereka ketahui atau lakukan sebagai respons terhadap surat tersebut. Ini juga menghargai waktu dan perhatian penerima, menjadikan komunikasi lebih efisien dalam surat menyurat.
8. Hindarilah penggunaan kata, kalimat yang dipandang tidak perlu yang membingungkan pihak penerima
Maksud dari "hindarilah penggunaan kata, kalimat yang dipandang tidak perlu yang membingungkan pihak penerima" adalah prinsip penting dalam penulisan surat atau pesan tertulis yang menekankan kejelasan, efisiensi, dan kemudahan pemahaman dalam komunikasi. Ini mencakup langkah-langkah berikut:
1) Relevansi Utama: Setiap kata, frase, atau kalimat yang digunakan dalam surat harus memiliki relevansi langsung dengan tujuan atau pesan yang ingin disampaikan. Hindari informasi atau detail yang tidak ada hubungannya dengan pesan utama.
2) Kesederhanaan Bahasa: Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penerima surat. Hindari penggunaan kata- kata atau frase yang terlalu rumit atau teknis, kecuali jika itu benar- benar diperlukan.
3) Kejelasan: Kalimat harus dirancang agar mudah diinterpretasikan tanpa ambiguitas. Hindari kalimat yang bisa memiliki beberapa makna atau penafsiran yang berbeda.
4) Fokus pada Poin Utama: Surat harus mengarah langsung pada poin utama atau tujuan yang ingin dicapai. Jangan menyisipkan informasi yang tidak relevan yang dapat membingungkan penerima.
5) Ketepatan Waktu: Komunikasikan informasi yang sesuai dengan konteks dan waktu. Hindari menyertakan rincian atau informasi yang tidak diperlukan untuk saat itu.
6) Ketepatan dalam Struktur: Susun surat dengan struktur yang jelas, termasuk pengenalan tujuan surat, penjelasan, dan tindakan yang diharapkan dari penerima.
7) Pemahaman Penerima: Pertimbangkan latar belakang dan pengetahuan penerima. Hindari penggunaan istilah atau jargon yang mungkin tidak dikenal oleh mereka.
2.2 Perkembangan Korespondensi
2.2.1 Perkembangan Korespondensi di Dunia
Berikut adalah 4 negara yang menjadi pelopor penggunaan surat yaitu:
1. Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi. Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.
2. China
Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah.
Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM
hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.
3. India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322- 185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah- tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.
4. Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.
2.2.2 Perkembangan Korespondensi di Indonesia
Dalam perkembangannya, surat telah berubah bentuk dari bahan sederhana hingga kini berbentuk elektronik. Surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhanaKegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan MataramNah, zaman kerajaan dulu orang-orang mengirim pesan melalui pesuruh. Kadang pesan itu bersifat rahasia sehingga si pesuruh pun tak boleh tahu apa isinya.
Cara menyampaikan pesan rahasia pada zaman kerajaan dulu adalah dengan dituliskan di kepala manusia. Setelah pesan ditulis, rambut dibiarkan tumbuh. Setelah kepala ditumbuhi rambut, si pesuruh berangkat ke kerajaan yang dimaksudIni mencegah musuh yang kadang menggeledah si pesuruh. Maka mereka tidak akan menemukan surat itu.
Selain itu surat tentu disampaikan dengan beragam media lain seperti kulit kayu, kulit hewan. potongan bambudaun lontar dan sebagainya. Kemudian kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels.
Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6
hari. Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852.
Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Kini fungsi surat sudah tergeser dengan kemajuan teknologi.
Karena saat ini sudah begitu mudah mengirimkan pesan bahkan kepada orang di belahan bumi lain. Begitupun, secara formal surat menyurat masih diterapkan.
2.3 TIK dalam Korespondensi dalam Manajemen Administrasi
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) memainkan peran yang sangat penting dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi. Ini termasuk penggunaan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan komputer untuk meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan akurasi komunikasi serta pengelolaan administratif. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana TIK digunakan dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi:
1. Email
Email adalah salah satu alat komunikasi yang sangat penting dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi. Ini adalah bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan pengiriman pesan, surat, atau dokumen secara instan melalui internet. Berikut adalah beberapa aspek penting penggunaan email dalam manajemen administrasi:
biasanya terjadi dalam pengiriman surat fisik. Hal ini memungkinkan komunikasi yang lebih cepat antara anggota tim administrasi dan pemangku kepentingan lainnya.
b) Korespondensi Resmi: Email sering digunakan untuk korespondensi resmi dalam manajemen administrasi. Ini mencakup pengiriman surat resmi, memo, laporan, atau pemberitahuan kepada karyawan, mitra bisnis, atau pelanggan.
c) Kop Surat Elektronik: Organisasi sering menggunakan email dengan kop surat elektronik yang sesuai dengan merek mereka. Ini memastikan bahwa pesan-pesan resmi memiliki identitas visual yang konsisten.
d) Tanda Tangan Elektronik: Email memungkinkan penggunaan tanda tangan elektronik yang sah. Ini penting dalam proses persetujuan, kontrak, atau dokumen resmi lainnya. Tanda tangan elektronik meningkatkan efisiensi karena tidak perlu mencetak, menandatangani secara fisik, dan mengirim kembali dokumen.
e) Pencarian dan Pengaturan Pesan: Email memiliki kemampuan pencarian yang kuat, yang memudahkan pencarian pesan-pesan lama atau dokumen tertentu. Fungsi ini sangat berguna dalam manajemen administrasi untuk merujuk kembali ke komunikasi sebelumnya.
f) Pemberitahuan dan Pengingat: Email dapat digunakan untuk mengirim pemberitahuan dan pengingat penting kepada staf administrasi, termasuk jadwal pertemuan, tenggat waktu proyek, atau tugas yang harus diselesaikan.
g) Kerja Sama Tim: Email memungkinkan anggota tim administrasi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efisien. Mereka dapat berbagi dokumen, memberikan umpan balik, dan berdiskusi tentang proyek atau tugas tertentu melalui email.
h) Pengamanan Email: Keamanan email adalah pertimbangan penting dalam manajemen administrasi. Organisasi dapat mengadopsi berbagai tindakan keamanan, seperti enkripsi email, untuk melindungi informasi sensitif dari ancaman keamanan.
i) Arsip Digital: Email sering digunakan sebagai alat untuk menyimpan arsip digital. Ini memungkinkan organisasi untuk menjaga catatan komunikasi dan dokumen administratif dengan rapi, yang dapat sangat berguna dalam audit atau keperluan hukum.
Dalam manajemen administrasi, email adalah alat yang sangat efisien dan fleksibel untuk berkomunikasi, berkoordinasi, dan menjalankan operasi sehari-hari. Namun, penting untuk menggunakannya dengan bijak dan memastikan keamanan informasi yang sensitif.
2. Sistem Manajemen Dokumen
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) adalah komponen penting dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi. Ini adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengorganisasi, mengelola, dan menyimpan dokumen elektronik serta mendukung alur kerja yang efisien dalam lingkungan administratif. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana DMS berperan dalam manajemen administrasi melalui surat menyurat:
a) Pengarsipan Elektronik: DMS memungkinkan organisasi untuk menggantikan penyimpanan dokumen fisik dengan pengarsipan elektronik. Dokumen-dokumen administratif, seperti kontrak, surat, laporan, dan faktur, dapat disimpan dalam format digital.
b) Pencarian yang Cepat: Salah satu fitur kunci dari DMS adalah kemampuan pencarian yang cepat. Pengguna dapat dengan mudah mencari dan menemukan dokumen yang mereka butuhkan
berdasarkan kata kunci, tanggal, atau atribut lainnya. Ini meningkatkan efisiensi dalam mengakses informasi yang relevan.
c) Pengaturan Dokumen: DMS memungkinkan pengguna untuk mengatur dokumen ke dalam kategori atau folder yang sesuai. Ini membantu dalam strukturisasi dan penyusunan dokumen, membuatnya lebih mudah diakses dan dikelola.
d) Kepatuhan dan Keamanan: Dalam manajemen administrasi, beberapa dokumen mungkin memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi. DMS menyediakan kontrol akses yang kuat, memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu. Hal ini juga memenuhi persyaratan regulasi dan kepatuhan yang berlaku.
e) Versi dan Revisi: DMS memungkinkan pencatatan versi dan revisi dokumen. Ini penting dalam manajemen administrasi untuk melacak perubahan pada dokumen seperti kontrak atau kebijakan.
f) Kolaborasi Tim: DMS memfasilitasi kolaborasi tim. Beberapa pengguna dapat mengakses dan berkontribusi pada dokumen yang sama secara bersamaan. Ini berguna untuk proyek-proyek administrasi yang melibatkan banyak anggota tim.
g) Riwayat Dokumen: DMS menyimpan riwayat perubahan pada dokumen, termasuk siapa yang mengubah, kapan, dan apa yang diubah. Ini memberikan transparansi dan jejak audit.
h) Pemberitahuan dan Pengingat: DMS dapat mengirimkan pemberitahuan dan pengingat kepada pengguna terkait dengan dokumen tertentu. Misalnya, pengingat untuk tenggat waktu kontrak.
i) Penandatanganan Elektronik: Beberapa DMS juga terintegrasi dengan layanan tanda tangan elektronik. Ini memungkinkan untuk
mengesahkan dokumen dengan tanda tangan elektronik secara langsung melalui platform DMS.
j) Audit dan Pelaporan: DMS menyediakan kemampuan untuk melacak aktivitas pengguna dan menghasilkan laporan audit. Ini bermanfaat dalam pemantauan keamanan dan kepatuhan.
Dengan menggunakan DMS dalam surat menyurat dan manajemen administrasi, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan dokumen. Ini juga membantu dalam memenuhi persyaratan regulasi yang ketat dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik.
3. Aplikasi Kolaborasi
Aplikasi kolaborasi adalah alat yang sangat penting dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi. Mereka dirancang untuk memfasilitasi kerja sama dan komunikasi tim secara efisien, terutama dalam lingkungan yang lebih terdistribusi atau ketika anggota tim berada di lokasi yang berbeda. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana aplikasi kolaborasi berperan dalam manajemen administrasi:
a) Komunikasi Tim: Aplikasi kolaborasi memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara real-time melalui pesan teks, suara, atau video. Ini memudahkan pertukaran informasi, koordinasi tugas, dan diskusi tentang proyek-proyek administratif.
b) Pertemuan Virtual: Aplikasi kolaborasi seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Slack menyediakan fitur pertemuan virtual. Ini sangat berguna untuk rapat administrasi, presentasi, dan diskusi tim ketika anggota tim tidak dapat bertemu secara fisik.
dokumen ini dapat dikerjakan bersama-sama secara online, dengan fitur kolaborasi yang memungkinkan beberapa orang untuk mengedit dokumen yang sama pada saat yang bersamaan.
d) Agenda dan Tugas: Aplikasi kolaborasi sering memiliki fitur perencanaan dan manajemen tugas. Ini memungkinkan pengguna untuk membuat daftar tugas, mengatur tenggat waktu, dan melacak kemajuan dalam proyek-proyek administratif.
e) Notifikasi dan Pengingat: Aplikasi ini dapat mengirimkan notifikasi dan pengingat kepada anggota tim tentang tenggat waktu, rapat, atau tugas yang harus diselesaikan. Ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim tetap terinformasi dan terorganisir.
f) Kolaborasi Asinkron: Selain komunikasi real-time, beberapa aplikasi kolaborasi juga mendukung kolaborasi asinkron. Ini memungkinkan anggota tim untuk berkontribusi pada proyek atau diskusi tanpa perlu mengikuti jadwal yang sama.
g) Keamanan Data: Aplikasi kolaborasi serius tentang keamanan data. Mereka sering memiliki fitur enkripsi dan kontrol akses yang kuat untuk melindungi informasi administratif yang sensitif.
h) Integrasi dengan Aplikasi Lain: Banyak aplikasi kolaborasi dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak lain yang digunakan dalam manajemen administrasi, seperti sistem manajemen dokumen atau sistem manajemen proyek. Ini memungkinkan aliran kerja yang lebih mulus.
i) Pelaporan dan Analisis: Beberapa aplikasi kolaborasi menyediakan fitur pelaporan dan analisis. Ini berguna untuk mengukur produktivitas tim, memahami tren komunikasi, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
j) Pelatihan dan Onboarding: Aplikasi kolaborasi sering menyediakan pelatihan dan dukungan teknis kepada anggota tim yang baru bergabung, memastikan bahwa mereka dapat memanfaatkannya secara efektif dalam konteks manajemen administrasi.
Dalam manajemen administrasi, aplikasi kolaborasi adalah alat yang sangat berharga untuk meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan produktivitas tim. Mereka memungkinkan tim untuk bekerja bersama-sama secara efisien, terlepas dari lokasi geografis mereka, dan mengurangi hambatan dalam proses administratif.
4. Surat Elektronik
Surat elektronik (e-surat) adalah bentuk komunikasi surat menyurat yang dilakukan secara elektronik dalam konteks manajemen administrasi.
Ini adalah alternatif modern untuk surat fisik atau kertas dalam berbagai aspek manajemen administrasi. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang surat elektronik dalam manajemen administrasi:
a) Format Elektronik: Surat elektronik dikirim dan diterima melalui email atau platform komunikasi lainnya. Ini berarti surat dan pesan administratif tidak dicetak di atas kertas, melainkan dalam format digital.
b) Kepatuhan Hukum: Surat elektronik biasanya sah secara hukum, terutama jika sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan dan hukum yang berlaku. Banyak yurisdiksi mengakui tanda tangan elektronik dan persetujuan elektronik sebagai cara yang sah untuk mengesahkan dokumen.
c) Kemudahan Pengiriman: Surat elektronik memungkinkan pengiriman pesan dan dokumen secara instan. Ini memotong waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman, memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dalam manajemen administrasi.
d) Tanda Tangan Elektronik: Dalam surat elektronik, tanda tangan elektronik sering digunakan untuk mengesahkan pesan atau dokumen. Ini dapat berupa tanda tangan digital atau metode lain
e) Kop Surat Elektronik: Organisasi sering menggunakan kop surat elektronik yang sesuai dengan merek mereka dalam surat elektronik. Ini memberikan identitas visual dan kepercayaan dalam komunikasi administratif.
f) Lampiran Dokumen: Surat elektronik memungkinkan pengguna untuk melampirkan dokumen-dokumen penting secara elektronik.
Ini termasuk laporan, kontrak, proposal, atau dokumen administratif lainnya yang relevan.
g) Pengamanan Email: Penting untuk memastikan bahwa surat elektronik dan lampirannya aman. Enkripsi email sering digunakan untuk melindungi pesan dan dokumen dari ancaman keamanan dan peretasan.
h) Klasifikasi dan Pengarsipan: Organisasi dapat mengklasifikasikan dan mengarsipkan surat elektronik dalam folder atau kategori yang sesuai. Ini memudahkan pencarian dan pengambilan pesan yang relevan.
i) Pengiriman Grup: Surat elektronik memungkinkan pengiriman pesan ke sekelompok penerima secara sekaligus. Ini bermanfaat dalam mengirim pemberitahuan atau informasi kepada sejumlah orang yang terkait dalam manajemen administrasi.
j) Jejak Audit: Surat elektronik sering memiliki fitur jejak audit yang mencatat aktivitas, seperti siapa yang membuka, membaca, atau mengubah pesan. Ini berguna dalam pemantauan dan audit.
k) Penghematan Biaya: Surat elektronik mengurangi biaya yang terkait dengan mencetak, mengirim, dan menyimpan surat fisik. Ini menciptakan efisiensi biaya dalam manajemen administrasi.
Surat elektronik adalah alat yang sangat fleksibel dan efisien dalam manajemen administrasi. Ini membantu menghemat waktu, mengurangi biaya, dan memfasilitasi komunikasi yang lebih cepat antara anggota tim administrasi dan pemangku kepentingan lainnya.
5. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kerangka kerja yang digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, mengolah, dan menyebarkan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen administrasi. Dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi, SIM menjadi aspek penting. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana SIM berperan dalam manajemen administrasi melalui surat menyurat:
a) Pengumpulan Informasi: SIM memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber, termasuk surat elektronik, laporan, data internal, dan eksternal. Ini termasuk informasi yang berkaitan dengan proyek, keuangan, sumber daya manusia, dan operasi lainnya.
b) Penyimpanan Data: Informasi yang dikumpulkan disimpan dalam basis data atau sistem penyimpanan yang aman. Ini memastikan bahwa data dan dokumen administratif tersedia untuk diakses dengan mudah.
c) Pengolahan Informasi: SIM memungkinkan data dan informasi untuk diolah menjadi format yang lebih berguna. Ini mencakup analisis data, perhitungan, dan penyajian informasi dalam bentuk grafik atau laporan.
d) Pengelolaan Proyek: SIM dapat digunakan untuk mengelola proyek-proyek administratif, termasuk perencanaan, pemantauan kemajuan, dan pelaporan. Ini memudahkan koordinasi tugas dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
e) Pengambilan Keputusan: SIM menyediakan informasi yang diperlukan bagi manajer dan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan yang lebih baik. Ini mencakup pemantauan kinerja, analisis tren, dan evaluasi strategi.
f) Kontrol Keuangan: Dalam manajemen administrasi, SIM membantu dalam pengelolaan keuangan dan anggaran. Ini memungkinkan pengawasan terhadap pengeluaran, pendapatan, dan perencanaan anggaran.
g) Pengiriman Surat Menyurat Elektronik: SIM seringkali terintegrasi dengan alat komunikasi seperti email untuk mengirim surat menyurat elektronik. Ini mencakup pengiriman surat, memo, pemberitahuan, atau laporan melalui email.
h) Pengarsipan Elektronik: Informasi dan dokumen yang dihasilkan melalui SIM dapat diarsipkan secara elektronik. Ini memfasilitasi pencarian dan pengambilan informasi di masa mendatang.
i) Pengamanan Informasi: SIM harus memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi yang sensitif. Ini termasuk enkripsi data, pengendalian akses, dan manajemen identitas.
j) Pengukuran Kinerja: SIM memungkinkan organisasi untuk mengukur kinerja dan efektivitas dalam berbagai aspek administratif. Ini memfasilitasi evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.
k) Integrasi dengan Aplikasi Lain: SIM sering dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang digunakan dalam manajemen administrasi, seperti sistem manajemen proyek atau sistem manajemen dokumen.
l) Pelaporan dan Analisis: SIM menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk analisis lebih lanjut dan pelaporan kepada pemangku kepentingan.
Sistem Informasi Manajemen berperan kunci dalam memfasilitasi pengambilan keputusan yang informasional dan efisien dalam manajemen administrasi. Dengan mengintegrasikan teknologi informasi, komunikasi, dan manajemen data, SIM membantu organisasi mengoptimalkan operasi dan mencapai tujuan administratif mereka.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuannya, sesuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu, surat dikatakan baik, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut: Surat ditulis dalam bentuk menarik, surat mempunyai maksud dan tujuan, surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti, pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima, surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas, hindari penggunaan kata, kalimat yang dipandang tidak perlu yang membingungkan pihak penerima.
Perkembangan korespondensi di dunia Berikut adalah 4 negara yang menjadi pelopor penggunaan surat yaitu: Persia dan Mesir,pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. China, di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah.
India, perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322- 185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Romawi, kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup
seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Perkembangan Korespondensi di Indonesia dalam perkembangannya, surat telah berubah bentuk dari bahan sederhana hingga kini berbentuk elektronik.
Surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan.
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) memainkan peran yang sangat penting dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi. Ini termasuk penggunaan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan komputer untuk meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan akurasi komunikasi serta pengelolaan administratif. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana TIK digunakan dalam surat menyurat dalam manajemen administrasi: Dalam manajemen administrasi, email adalah alat yang sangat efisien dan fleksibel untuk berkomunikasi, berkoordinasi, dan menjalankan operasi sehari-hari. Namun, penting untuk menggunakannya dengan bijak dan memastikan keamanan informasi yang sensitif. Dengan menggunakan DMS dalam surat menyurat dan manajemen administrasi, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan dokumen. Ini juga membantu dalam memenuhi persyaratan regulasi yang ketat dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik. Dalam manajemen administrasi, aplikasi kolaborasi adalah alat yang sangat berharga untuk meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan produktivitas tim. Mereka memungkinkan tim untuk bekerja bersama-sama secara efisien, terlepas dari lokasi geografis mereka, dan mengurangi hambatan dalam proses administratif. Surat elektronik adalah alat yang sangat fleksibel dan efisien dalam manajemen administrasi. Ini membantu menghemat waktu, mengurangi biaya, dan memfasilitasi komunikasi yang lebih cepat antara anggota tim administrasi dan pemangku kepentingan lainnya. Sistem Manajemen Proyek adalah alat yang sangat penting dalam manajemen
mengurangi risiko, dan memungkinkan manajer untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang terkumpul. Video konferensi telah menjadi alat yang penting dalam manajemen administrasi karena memungkinkan komunikasi yang efisien dan kolaborasi tim tanpa batasan geografis. Ini memudahkan pengambilan keputusan, pengelolaan proyek, dan koordinasi tugas dalam lingkungan bisnis atau organisasi yang semakin terhubung secara digital. Sistem Informasi Manajemen berperan kunci dalam memfasilitasi pengambilan keputusan yang informasional dan efisien dalam manajemen administrasi. Dengan mengintegrasikan teknologi informasi, komunikasi, dan manajemen data, SIM membantu organisasi mengoptimalkan operasi dan mencapai tujuan administratif mereka.
3.2 Saran
Makalah mengenai korespondensi ini diharapkan bisa menjadi bahan pembelajaran. Agar dapat menambah wawasan bagi pembaca mengenai apa saja karakteristik korespondensi, perkembangan korespondensi dan TIK dalam korespondensi dalam manajemen administrasi.
Pada saat pembuatan makalah, penulis menyadari bahwa banyak sekali kesalahan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis harapkan kritik dan sarannya mengenai pembahasan makalah dalam kesimpulan di atas.
DAFTAR PUSTAKA
Drs. Slamet Triyatna, M.Pd. 2022. Korespondensi Bahasa Indonesia untuk Kalangan Mahasiswa. Yogyakarta: Jejak Pustaka.
https://www.google.co.id/books/edition/Korespondensi_Bahasa_Indone sia_untuk_Kal/i3p8EAAAQBAJ?hl=id&gbpv=1, (diakses, 05 September 2023).
Scribd. 2022. Sejarah Singkst Surat Menyurat, dari
https://www.scribd.com/doc/47547954/SEJARAH-SINGKAT-SURAT- MENYURAT, (diakes, 05 September 2023).
Syarnubi Som. (2020). Aplikasi dan Manfaat Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern. SYARNUBISOMBDK.
https://sumsel.kemenag.go.id/files/sumsel/file/file/SYARNUBISOMBDK/
btne1346399463.pdf, (diakses, 05 September 2023).
