Manajemen program dan proyek (BAI.01) – Kelompok 12

(1)

TATA KELOLA TI – C Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

MANAJEMEN PROGRAM DAN

PROYEK (BAI.01) – KELOMPOK 12

COBIT 5 – ENABLING PROCESS

FITRI LARASATI R L - 5213100175 JOCKEY SATRIA W - 5213100177

DENNY ANGGA S - 5213100178

(2)

Daftar Isi

1. Introduction ... 3

1.1 Tujuan Akhir ... 3

1.2 Analisa Permasalahan ... 3

2. Maping Control ... 4

3. Pedoman ... 12

3.1 PED BAI-01 Pendahuluan ... 12

3.2 PED BAI-02 Tujuan ... 13

3.3 PED BAI-03 Ruang Lingkup ... 15

4. Panduan ... 17

4.1 PDN BAI-01 Manajemen Program dan Proyek ... 17

5. Kebijakan ... 20

5.1 KJ-BAI-01 Kebijakan Umum ... 20

5.2 KJ-BAI-02 Kebijakan Program ... 21

5.3 KJ-BAI-03 Kebijakan Penelitian ... 22

6. Prosedur ... 23

6.1 PS BAI-01-02 Menginisiasi Program ... 23

6.2 PS BAI-01-06 Memantau, Mengontrol, dan Melaporkan Hasil Program ... 26

6.3 PS BAI-01-07 Memulai dan Menginisiasi Proyek dalam Program ... 31

6.4 PS BAI-01-08 Rencana Proyek ... 34

6.5 PS BAI-01-09 Manajamen Program dan Kualitas Proyek ... 38

6.6 PS BAI-01-11 Mengawasi dan Mengendalikan Proyek ... 41

6.7 PS BAI-01-12 Mengelola Sumber Daya Proyek ... 45

6.8 PS BAI-01-13 Mengakhiri Proyek atau Iterasi ... 48

6.9 PS BAI-01-14 Mengakhiri Program ... 51

7. Formulir ... 53

7.1 FO-BAI-01 Formulir Usulan Program... 53

7.2 FO-BAI-02 Formulir Persetujuan Kerjasama dan Penanggung Jawab ... 54

7.3 FO-BAI-03 Form Persetujuan Pelaksanaan Program ... 56

7.4 FO-BAI-04 Form Perencanaan Keberlanjutan Proyek ... 58

7.5 FO-BAI-05 Form Penyusunan Dasar Program ... 60

7.6 FO-BAI-06 Form Penentuan Manager Proyek ... 61

7.7 FO-BAI-07 Formulir Monitoring dan Kontroling ... 62

(3)

7.8 FO-BAI-08 Formulir Memantau Kinerja Kontrol ... 63

7.9 FO-BAI-09 Formulir Memantau dan Mengendalikan Layanan TI, Aset, dan SD ... 64

7.10 FO-BAI-10 Formulir Mengelola Program Kinerja Terhadap Kriteria Utama ... 65

7.11 FO-BAI-11 Formulir Tindakan Perbaikan ... 66

7.12 FO-BAI-12 Formulir Kesimpulan dan Rekomendasi ... 67

7.13 FO-BAI-13 Formulir Pemahaman Umum dari Lingkup Proyek ... 68

7.14 FO-BAI-14 Formulir Laporan Pelaksanaan Proyek dalam Program ... 69

7.15 FO-BAI-15 Formulir Pemantauan Pelaksanaan Proyek ... 70

7.16 FO-BAI-16 Formulir Pengembangan Rencana Proyek... 71

7.17 FO-BAI-17 Formulir Pemantauan dan Pembaruan Rencana Proyek ... 72

7.18 FO-BAI-18 Formulir Pemantauan Arus Komunikasi ... 73

7.19 FO-BAI-19 Formulir Aktivitas, Ketergantungan, dan Kebutuhan Proyek & Program ... 74

7.20 FO-BAI-20 Formulir Pembuatan Baseline Proyek ... 75

7.21 FO-BAI-21 Form Identifikasi Pekerjaan/Aktivitas dalam Perencanaan Proyek ... 76

7.22 FO-BAI-22 Form Penjaminan Kualitas dan Kontrol Rencana Proyek ... 78

7.23 FO-BAI-23 Form Penjaminan Solusi Keamanan ... 79

7.24 FO-BAI-24 Form Penjaminan Kualitas Penyampaian Proyek ... 80

7.25 FO-BAI-25 Form Verifikasi dan Validasi dari Penyampaian Proyek ... 82

7.26 FO-BAI-26 Formulir Identifikasi Ketidaksesuaian Proyek ... 83

7.27 FO-BAI-27 Formulir Penilaian Proyek ... 84

7.28 FO-BAI-28 Form Identifikasi Keterampilan Tenaga Kerja Proyek ... 85

7.29 FO-BAI-29 Form Kriteria Rekrutmen Proyek ... 87

7.30 FO-BAI-30 Form Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek ... 89

7.31 FO-BAI-31 Form Kesenjangan dan Evaluasi Proyek ... 91

7.32 FO-BAI-32 Formulir Evaluasi Ketercapaian Proyek ... 92

7.33 FO-BAI-33 Formulir Evaluasi Proyek ... 93

7.34 FO-BAI-34 Formulir Pembelajaran Proyek ... 94

7.35 FO-BAI-35 Formulir Penerimaan Proyek ... 95

7.36 FO-BAI-36 Formulir Penutupan Program ... 96

7.37 FO-BAI-37 Formulir Aktif/Non-Aktif Portofolio Proyek ... 97

7.38 FO-BAI-38 Formulir Keberlanjutan Program ... 98

8. Lampiran Pertanyaan Wawancara ... 99

(4)

1. Introduction

Manajemen Program dan Proyek yang ada pada COBIT 5 ini berfokus pada pengelolaan semua program dan proyek dai portofolio yang ada yang sejalan dengan strategi organisasi atau perusahaan dalam cara yang terkoordinasi. Inisiasi, perencanaan, control, dan menjalankan program dan proyek serta diakhiri dengan review setelah implementasi. Dokumen ini merupakan tata kelola manajemen proyek dan program untuk perusahaan atau organisasi. Disini akan dibahas mengenai manajemen program dan proyek, meliputi manajemen yang membahas aspek - aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan program dan proyek di laboratorium. Dokumen tata kelola ini didasarkan pada:

a. Manajemen Program dan Proyek (BAI01) COBIT5 b. Manajemen Proyek (PMBOK dan Prince2)

Berikut merupakan aktivitas – aktivitas yang digunakan dan didapatkan dari kerangka kerja COBIT 5 berdasarkan Key Management Practice :

1. BAI.01-02 Menginisiasi Program

2. BAI.01-06 Memantau, Mengontrol, dan Melaporkan Hasil Program 3. BAI.01-07 Memulai dan Menginisiasi Proyek Dalam Program 4. BAI.01-08 Rencana Proyek

5. BAI.01-09 Manajemen Program dan Kualitas Proyek 6. BAI.01-11 Mengawasi dan Mengendalikan Proyek 7. BAI.01-12 Mengelola Sumberdaya dan Paket Kerja 8. BAI.01-13 Mengakhiri Proyek atau Iterasi

9. BAI.01-14 Mengakhiri Program

1.1 Tujuan Akhir

Tujuan akhir dari kegiatan ini adalah membuat suatu kontrol berupa prosedur atau SOP (standar operasional prosedur) terkait pengelolaan program dan proyek yang ada pada laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

1.2 Analisa Permasalahan

- Masih belum ada prosedur/kebijakan yang jelas mengenai pengusulan program dan proyek, inisiasi program dan proyek, dan memonitor program dan proyek.

- Belum ada prosedur atau langkah-langkag yang menjadi panduan pihak laboratrium dalam melaksanakan program dan proyek.

- Petunjuk Self-Assessment Guide yang ada di COBIT 5 hanya menyediakan kriteria untuk pengukurannya, belum menunjukkan bagaimana cara pengukuran hingga mendapatkan skor capaian untuk setiap kriteria.

(5)

2. Maping Control

Prosedur Deskripsi Prosedur

Proses Aktivitas Formulir

BAI.01.02:

Menginisiasi program

Mulai menjalankan program untuk mencapai dan mengendalikan tujuan

● Melakukan penyusunan program dan proyek untuk 1 tahun ke depan

● Melakukan rapat untuk merencanakan program dan proyek

Form usulan program dan proyek

● Melakukan persetujuan dengan penanggung jawab dan pihak terkait

● Memilih program leader dan anggota tim

● Melakukan

persetujuan dengan pihak terkait (kepala jurusan, pihak luar lab)

● Melakukan pemilihan untuk penanggung jawab dari program kerja

● Konfirmasi scope proyek kepada pihak terkait

● Menyelaraskan proyek dengan strategi laboratorium

● Melakukan konfirmasi dengan pihak - pihak terkait program

● Melakukan

penyelarasan terhadap program kerja

Form Persetujuan Pelaksanaan Program

Mengembangkan rencana

keberlanjutan program

● Melakukan pengembangan rencana realisasi keuntungan

Form

Perencanaan Keberlanjutan Proyek Melakukan

pembuatan MOU

● Menyusun persetujuan dasar program

● Memberikan saran untuk melakukan pengambilan keputusan

● Melakukan pembuatan MoU.

Form Penyusunan Dasar Program, Form

Persetujuan kerja sama dan Penanggung Jawab

(6)

Memilih program leader

● Menentukan manajer dari program

Form penentuan manajer

BAI01.06 Memantau, Mengontrol dan

Melaporkan Hasil Program

Mengawasi dan melaporkan jalannya program

Monitoring dan Evaluasi Kerja

● Membuat dan mengembangkan jadwal pelaporan proyek

● Melaksanakan

pengontrolan terhadap proyek - proyek dan pelaporan secara tepat waktu

Formulir monitoring dan kontroling program kinerja dan proyek dalam program

Pemantauan kinerja dan kendali program terhadap strategi dan tujuan organisasi

● Melaksanakan

Formulir memantau kinerja dan control terhadap strategi dan tujuan organisasi Pemantauan

layanan TI, asset, dan sumber daya

● Melaksanakan

Formulir monitoring dan kontroling layanan TI, aset, dan sumber daya Kesesuaian

program dengan rencana

● Melaksanakan

Formulir mengelola program kinerja terhadap kriteria utama Memantau

kinerja program dan proyek untuk mengetahui dampak potensial bagi program

● Melaksanakan proses audit pada tiap pelaksanaan proyek

Formulir tindakan perbaikan

BAI01.07 Memulai dan

Project Initiation Pembuatan ● Mengadakan pertemuan dengan

Formulir pemahaman

(7)

Menginisiasi Proyek dalam Program

Project Charter pihak - pihak dalam proyek untuk menciptakan pemahaman umum mengenai lingkup proyek

umum lingkup proyek

Stakeholder Management

● Memberitahukan pihak - pihak terkait proyek mengenai ruang lingkup proyek yang akan dijalankan secara lebih mendetail

Formulir laporan pelaksanaan proyek

Scope

Management

● Melaksakan program dan proyek sesuai dengan kesepakatan awal.

Formulir pemantauan pelaksanaan proyek BAI01.08

Merencanakan Proyek

Project Initiation Membuat rencana proyek

● Melakukan konsultasi terkait rencana proyek

● Menyerahkan dokumen

perencanaan proyek untuk disetujui

● Memastikan rencana proyek diperbaharui apabila dibutuhkan.

Pembaharuan dilakukan setelah konsultasi

Form

pengembangan rencana proyek

Menjaga rencana proyek sesuai progress dan perubahan yang ada

● Memastikan rencana proyek diperbaharui bila dibutuhkan

Form pemantauan dan pembaruan rencana proyek

Communication management

● Memastika bahwa jalur komunikasi dalam proyek berjalan efektif

Form pemantauan arus komunikasi

Menentukan aktivitas-aktivitas proyek dalam

● Melakukan penentuan aktivitas - aktivitas dalam rencana proyek

Form aktivitas, ketergantungan , dan kebutuhan

(8)

program Memastikan rapat rutin berjalan sesuai jadwal yang sudah ditentukan

proyek &

program

Review Project Baseline

● Membuat baseline proyek yang mencakup biaya, jadwal, kualitas, dan lingkup proyek

Formulir baseline project

BAI01.09:

Manajemen Program dan Kualitas Proyek

Quality Management

Project Audit ● Mengidentifikasi pekerjaan yang akan dilakukan dengan konsultasi ke kepala proyek atau kepala lab

● Menjamin bahwa tiap kontrol internal sudah sesuai dengan

kebutuhan

● Menjamin bahwa tiap solusi keamanan sudah sesuai dengan kebutuhan

● Menyediakan jaminan kualitas untuk

penyampaian proyek, identifikasi

Dokumen identifikasi pekerjaan dan praktik

Perform Quality Assurance

Memastikan bahwa:

Penyampaian

Kepemilikan (tanggung jawab tiap pihak) Proses review kualitas, Success Criteria, Metrik Kinerja sudah sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pihak yang akan bertanggung jawab selanjutnya

Dokumen jaminan kualitas

Requirement Management

Mendifinisikan

kebutuhan untuk validasi dan verifikasi daripada kualitas suatu rencana.

(9)

BAI 01.11 : Mengawasi dan

mengendalika n proyek

Project Performance Measurement

Project Performance Criteria Identification

Formulir Identifikasi Ketidaksesuaian Proyek dari Target Awal

Performance Measurement

Progress Reporting

Change Management

Rekomendasi perbaikan sesuai kebijakan tata kelola

Approval Gathering untuk produk yang siap diimplementasika n

Melakukan

penandatangan dan persetujuan.

Melakukan penilaian pada proyek ketika proyek tersebut berada pada tahap awal implementasi BAI01.12 :

Mengelola sumber daya proyek

Resource Management

Requirement Management

 Kepala lab

memetakan peran dan tanggungjawab setiap bagian

 Tim proyek membagi sumber daya kedalam setiap proyek

 Kepala proyek

Formulir Keterampilan Tenaga Kerja Proyek

(10)

membagi proyek dalam pekerjaan- pekerjaan yang lebih kecil kemudian membaginya ke setiap sumberdaya yang ada.

Identifikasi Kebutuhan &

Kriteria Anggota Tim

 Kepala proyek identifikasi

keterampilan yang dimiliki oleh setiap individu dalam proyek

Formulir Identifikasi Keterampilan Tenaga Kerja Proyekt Memanfaatkan

manajemen yang berpengalaman mengerjakan proyek dan pemimpin tim dengan keterampilan yang sesuai dengan ukuran, kompleksitas dan risiko proyek

 Tim proyek merekrut sumberdaya eksternal jika memang

dibutuhkan, agar proyek dapat terlaksana dengan maksimal

Formulir Kriteria Pemimpin proyek

Mempertimbangk an dan

mendefinisikan peran dan tanggung jawab pihak lain yang terlibat secara jelas, termasuk keuangan, hukum,

pengadaan, SDM, audit internal dan kepatuhan.

Tim proyek jika merekrut pihak lain, atau

melibatkan pihak lain, maka definisikan dengan jelas hak dan tanggung jawab serta batasan yang mengikat setiap individu

Formulir peran dan tanggung jawab tim proyek

BAI01.13 : Mengakhiri proyek atau

Project Closing Perencanaan Prosedur Evaluasi Ketercapaian

 Tim proyek mempersiapkan kebutuhan formal untuk penutupan

(11)

iterasi proyek dan review pasca implementasi

 Kepala proyek memastikan proyek telah benar-benar selesai dan siap untuk penutupan proyek

Pelaksanaan Evaluasi

 Kepala program melakukan review pasca implementasi untuk menilai kualitas proyek sejauh mana memenuhi hasil

Formulir Evaluasi Ketercapaian Proyek

Identifikasi dan mengulas aktivitas yang belum terpenuhi

Kepala proyek

mengulas proyek yang telah dilaksanakan dan mengulas aktivitas yang belum terpenuhi

Form evaluasi proyek

Identifikasi

“lesson learned”

 Tim proyek

mendokumentasika n lesson learned untuk rekomendasi proyek dimasa yang akan datang.

 Kepala proyek merangkum segala hal positif dan negatif yang didapatkan sebagai lesson learned

Formulir Pembelajaran Proyek

User Acceptance  Kepala proyek proyek melakukan presentasi proyek yang telah

dilaksanakan kepada

Formulir Penerimaan Proyek

(12)

stakeholder untuk mengetahui sejauh apa penerimaannya.

BAI01.14 : Mengakhiri program

Program Closing Persiapan Closing  Kepala lab

menyetujui program secara formal

 Tim proyek merangkum

pertanggungjawaban proyek

 Kepala proyek membuat

pertanggungjawaban terhadap proyek

Formulir Penutupan Program

Mereview dokumen lesson learned. Jika program telah selesai, non- aktifkan dari portofolio yang sedang aktif.

 Kepala lab

melakukan review terhadap lesson learned

 Tim proyek menonaktifkan proyek dari program

 Kepala proyek mempelajari dan menjelaskan lesson learned yang didapatkan

Formulir lesson learned

Perencanaan keberlanjutan program

 Tim proyek

mendokumentasikan setiap kegiatan yang telah dilaksanakan mulai dari

pertanggungjawaban

Formulir Keberlanjutan Program

(13)

3. Pedoman

3.1 PED BAI-01 Pendahuluan

Laboratorium Jurusan Sistem Informasi PED-BAI-01 No Revisi:

Pendahuluan

Tanggal Terbit:

Halaman:

Pedoman

Tujuan diadakannya tata kelola bagi organisasi adalah untuk mempermudah pengadaan, pengawasan, dan penutupan dalam pelaksanaan proyek guna mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan performa kerja organisasi.

(14)

3.2 PED BAI-02 Tujuan

Tujuan

Tanggal Terbit:

Halaman:

Pedoman

Tujuan Indikator Kerja

Optimasi asset, resource, dan kemampuan teknologi informasi

 Tingkat kepuasan dari stakeholder terhadap biaya dan kemampuan yang berhubungan dengan pengelolaan program dan proyek.

 Efisiensi penggunaan asset dan resource lab dalam pengadaan program dan proyek.

Mempermudah seluruh pengadaan program dan proyek yang ada di laboratorium Jurusan Sistem Informasi

 Tidak terdapat stakeholder yang tidak mengetahui alur pengadaan program dan proyek

 Setiap tahun harus terdapat program penelitian, publikasi, atau pengabdian masyarakat

Meningkatkan kualitas pelayanan penelitian, publikasi, pembelajaran, dan pengabdian masyarakat

 Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kualitas penelitian laboratorium Jurusan Sistem Informasi

 Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kualitas publikasi laboratorium Jurusan Sistem Informasi

 Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kualitas pembelajaran laboratorium Jurusan Sistem Informasi

 Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kualitas pengabdian masyarakat laboratorium Jurusan Sistem Informasi

Meningkatkan nilai jual/citra Jurusan Sistem Informasi

 Nilai KPI (Key Performance Indicators) Jurusan Sistem Informasi semakin meningkat

 Terus menghasilkan jurnal/kerja sama internasional

 Penyelenggaraan penelitian ilmiah agar kiprah laboratorium semakin dikenal

(15)

Mengembangkan sumber pendanaan laboratorium Jurusan Informasi yang berkelanjutan

 Permohonan pendanaan program dan proyek telah disetujui Kepala Jurusan

 Program dan proyek laboratorium yang dapat menghasilkan profit kedepannya

Mengembangkan kompetensi dan kapabilitas SDM laboratorium Jurusan Sistem Informasi

 Pendelegasian pemangku kepentingan laboratorium secara tepat

 Kinerja pemangku kepentingan laboratorium yang efektif dan terus meningkat

(16)

3.3 PED BAI-03 Ruang Lingkup

Ruang Lingkup

Tanggal Terbit:

Halaman:

Pedoman

Adapun pembuatan tata kelola ini mencakup proses-proses dalam pengelolaan program dan proyek organisasi. Pengelolaan ini harus dilakukan untuk memastikan sistem manajemen program dan proyek organisasi yang dibuat telah dilaksanakan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.

a.

BAI01.02 Inisiasi Program

Insiasi program untuk memastikan keuntungan yang di harapkan dan mendapatkan otoritas untuk menjalankan program. Hal ini termasuk menyetujui sponsor dari program, mengkonfirmasi mandat program melalui persetujuan kasus bisnis konseptual, menunjuk dewan program atau komite program, membuat penjelasan singkat mengenai program, meninjau dan memperbarui kasus bisnis, mengembangkan perencanaan realisasi keuntungan, dan mendapatkan persetujuan sponsor untuk melanjutkan program.

b.

BAI01.06 Memantau, Mengontrol, dan Melaporkan Hasil Program

Memonitor dan mengontrol program (Penyampaian solusi) dan performa perusahaan (nilai/hasil) dengan perencanaan melalui siklus hidup ekonomis investasi. Laporkan performa tersebut ke Sterring Commite dari program dan sponsor program.

c.

BAI01.07 Memulai dan Menginisiasi Program Dalam Proyek

Definisikan dan dokumentasikan sifat dan ruang lingkup dari proyek untuk konfirmasi dan pengembangan diantara stakeholders Pengertian umum dari proyek dalam investasi program secara keseluruhan. Definisi proyek harus disetujui secara formal oleh sponsor program dan proyek

d.

BAI01.08 Rencana Proyek

Menyusun dan mempertahankan rencana proyek yang terintegrasi dan disetujui (meliputi bisnis dan sumber daya IT) sebagai panduan untuk pelaksanaan proyek dan melakukan kontrol selama proyek berlangsung. Ruang lingkup proyek harus didefinisikan dengan jelas dan terikat untuk membangun atau meningkatkan kemampuan bisnis.

e.

BAI07.09 Manajemen Kualitas Proyek dan Program

Mempersiapkan dan menjalankan perencanaan manajemen kualitas, proses dan prakteknya, selaras dengan QMS yang menjelaskan pendekatan kualitas program dan proyek dan bagaimana hal tersebut akan diimpelemntasikan. Perencanaan harus dievaluasi secara formal dan disepakati oleh semua pihak peduli kemudian digabungkan ke dengan perencanaan program dan proyek yang terintegrasi.

f.

BAI07.11 Mengawasi dan Mengendalikan Proyek

(17)

Mengukur performa proyek terhadap kriteria performa proyek kunci seperti jadwal, kualitas, biaya, dan resiko. Mengidentifikasi penyimpangan dari yang diekspektasikan.

Menilai dampak dari penyimpangan pada proyek dan program secara keseluruhan, dan laporkan hasilnya ke pihak stakeholder kunci.

g.

BAI07.12 Mengelola Sumber Daya Proyek

Mengelola paket kerja proyek dengan menempatkan persyaratan formal tentang otorisasi dan penerimaan paket kerja, lalu menugaskan dan mengkoordinasikan bisnis dan sumber daya TI yang tepat.

h.

BAI01.13 Mengakhiri Proyek atau Iterasi

Pada setiap akhir proyek, pelepasan atau pengulangan. Membutuhkan stakeholder proyek untuk memastikan apakah proyek, dilepas atau diulang terlah menyampaikan hasil atau nilai yang telah direncanakan. Identifikasi dan komunikasikan aktivitas terkemuka yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang direncanakan pada proyek dan keuntungan pada program. Identifikasi dan dokumentasikan pelajaran agar dapat digunakan untuk proyek dan program di masa mendatang.

i.

BAI01.14 Mengakhiri Program

Menghapus program dari portofolio investasi aktif bila ada kesepakatan bahwa nilai yang diinginkan telah tercapai atau ketika sudah jelas bahwa kriteria nilai yang ditetapkan untuk program tersebut tidak akan tercapai.

(18)

4. Panduan

4.1 PDN BAI-01 Manajemen Program dan Proyek

Laboratorium Jurusan Sistem Informasi PDN-BAI-01 No Revisi:

Tanggal Terbit:

Halaman:

Panduan 1. Deskripsi Proses

Manajemen semua program dan proyek Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS yang sesuai dengan strategi Laboratorium dan dilaksanakan secara terkoordinasi serta sesuai dengan aturan yang berlaku. Memprakarsai, mengadakan, mengawasi, dan menutup program dan proyek agar dapat meningkatkan performa Laboratorium pasca diimplementasikan.

2. Maksud Proses

Menyadari manfaat bisnis dan mengurangi resiko tidak terduga yang ada di Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS, meningkatkan komunikasi dan keterlibatan bisnis serta anggota tim program dan proyek, memastikan pelaksanaan program dan proyek Laboratorium dapat mendukung pencapaian tujuan dan mengingkatkan performa Laboratorium.

3. Tujuan dan Indikator

Tujuan Indikator Kerja

Stakeholder yang berhubungan terlibat dalam program dan proyek laboratorium

 Persentase stakeholder yang terlibat aktif dalam program dan proyek laboratorium

 Tingkat kepuasan stakeholder atas keterlibatannya

Lingkup dan hasil dari program dan proyek layak dan selaras dengan tujuan

 Persentase dari stakeholder yang menyetujui kebutuhan organisasi, lingkup, hasil yang direncanakan, dan tingkatan risiko proyek

 Persentase proyek yang dijalankan tanpa persetujuan business case

Perencanaan program dan proyek kemungkinan akan mencapai hasil yang diekspektasikan

 Persentase aktivitas yang selaras dengan lingkup dan hasil yang diharapkan

(19)

 Persentase program aktif yang dijalankan tanpa pemeteaan nilai program yang terbaru dan valid

Aktivitas program dan proyek dieksekusi sesuai dengan perencanaan awal

 Frekuensi dari ulasan status program

 Persentase penyimpangan dari perencanaan awal

 Persentase dari stakeholder yang keluar untuk review program yang aktif

Terdapat resources yang cukup dalam program dan proyek agar dapat menjalankan aktivitas sesuai dengan perencanaan awal

 Jumlah isu dari resource (misal:

Kemampuan, kapasitas)

Keuntungan yang diharapkan dari program dan proyek tercapai dan diterima

 Persentase keuntungan yang dicapai

 Persentase hasil yang langsung diterima

 Tingkat kepuasan stakeholder berdasarkan pernyataan saat pengulasan penutupan proyek

4. Pencapaian

 Penyelarasan program dan proyek dengan strategi dan tujuan Laboratorium.

 Mengadakan program dan proyek yang dapat memberikan manfaat, tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi persyaratan dan standar kualitas yang berlaku.

 Resiko Laboratorium dapat dikelola

5. Praktek kunci Praktek Manajemen

Kunci

D KJ SJ KP S

SPS KS B

SA TP DN KA LA B

ASL AB

KP RO G

KP RO Y BAI.01.02:

Menginisiasi Program

A C C R

BAI01.06:

Memantau, Mengontrol dan Melaporkan Hasil Program

C A I C

BAI01.07:

Memulai dan Menginisiasi Proyek dalam Program

A R R

BAI01.08:

Rencana Proyek I C C A

BAI01.09: C I A C

(20)

Keterangan

D : Dekan Fakultas Teknologi Informasi KJ : Ketua Jurusan

SJ : Sekretaris Jurusan

KPS : Kepala Program Studi Sistem Informasi SPS1 : Sekretaris Program Studi Sistem Informasi KSB : Kepala Sub Bagian

SA : Staff Adminstrasi TP : Tim Proyek DN : Dosen KALAB : Kepala Lab ASLAB : Asisten Lab

KPROG : Kepala Program Lab KPROY : Kepala Proyek Lab

Manajemen Program dan Kualitas Proyek BAI 01.11:

Mengawasi dan Mengendalikan Proyek

I I A R C

BAI01.12:

Mengelola Sumber Daya Proyek

R A

BAI01.13:

Mengakhiri Proyek atau Iterasi

I C A

BAI01.14:

Mengakhiri Program

I I A R

(21)

5. Kebijakan

5.1 KJ-BAI-01 Kebijakan Umum

Laboratorium Jurusan Sistem Informasi KJ-BAI-01 No Revisi:

Kebijakan Umum

Tanggal Terbit:

Halaman:

Kebijakan

1. TUJUAN

Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan program pengabdian masyarakat yang dilaksanakan Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur keseluruhan aspek kegiatan dalam pelaksanaan program yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS.

3. KEBIJAKAN

a. Institusi memastikan terpenuhinya kebutuhan sumber daya untuk

penyelanggaraan program sesuai dengan undang – undang yang berlaku.

b. Institusi menjaga agar penyelenggaraan program yang berlangsung seimbang dengan program akademik

c. Institusi memiliki program pengembangan bagi dosen/peneliti, staf pendukung, dan mahasiswa yang meningkatkan kemampuan penelitian.

d. Selaras dengan prioritas penelitian institusi maka program pengabdian kepada masyarakat diarahkan kepada masyarakat sekitar, lingkungan kritis, dan budaya lokal.

e. Program kerjasama akademik adalah program kerjasama dalam bidang

pendidikan, penelitian dan/atau pengabdian masyarakat yang diselenggarakan oleh dan di lingkungan ITS atau dengan perguruan tinggi mitra, industri, dan instansi lain.

f. Program kerjasama pengabdian masyarakat dengan industri atau instansi lain,

dapat berbentuk penelitian atau rancang bangun/implementasi sains dan

teknologi sesuai dengan kebutuhan ITS dan mitra kerjasama.

(22)

5.2 KJ-BAI-02 Kebijakan Program

Kebijakan Program Pengabdian Masyarakat

Tanggal Terbit:

Halaman:

Kebijakan

1. TUJUAN

Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan program pengabdian masyarakat yang dilaksanakan Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur keseluruhan aspek kegiatan dalam program pengabdian masyarakat yang dilaksanakan Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

3. KEBIJAKAN

a. Kebijakan pengabdian masyarakat berlaku pada semua kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa Jurusan Sistem Informasi

b. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dilakukan secara terintegrasi dengan kegiatan pendidikan dan penelitian

c. Jurusan memberikan keleluasan kepada dosen dan mahasiswa untuk melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan kompetensi dan

keprofesian Jurusan Sistem Informasi

d. Kepala Program yang membidangi pengabdian kepada masyarakat bertugas:

1. Menyusun rencana strategis untuk merelasasikan visi dan misi pengabdian kepada masyarakat institusi

2. Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan pengabdian kepada masyarakat instititusi

3. Memonitor dan meng-evaluasi penyelenggaraan dan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat

e. Kepala Jurusan bertanggung jawab terhadap semua bentuk pengabdian masyarakat yang diadakan laboratorium dan bertugas untuk:

1. Mengidentifikasi semua bentuk penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat

2. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengabdian kepada masyarakat di laboratorium

3. Mengembangkan kerjasama dengan para pihak dalam pelaksanaan kegiatan

pengabdian kepada masyarakat

(23)

5.3 KJ-BAI-03 Kebijakan Penelitian

Kebijakan Penelitian

Tanggal Terbit:

Halaman:

Kebijakan

1. DESKRIPSI

Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan penelitian yang dilaksanakan Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur keseluruhan aspek kegiatan dalam penelitian yang dilaksanakan Laboratorium Jurusan Sistem Informasi ITS.

3. KEBIJAKAN

a. Jurusan Sistem Informasi ITS berkewajiban mendukung penyelenggaraan penelitian yang dikelola dan dilaksanakan secara profesional di unit-unit penyelenggara penelitian

b. Jurusan Sistem Informasi ITS i berperan memfasilitasi, memberdayakan, dan meningkatkan kemampuan unit-unit penyelenggara penelitian.

c. Jurusan Sistem Informasi ITS

sebagai institusi penelitian melaksanakan kegiatan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni termasuk kekayaan bangsa yang bersifat spesifik lokal, yang hasilnya dimanfaatkan secara terintegrasi dalam setiap kegiatan pendidikan dan pengabdian masyarakat

d. Jurusan Sistem Informasi ITS mengarahkan penelitian untuk kemajuan ilmu pengetahuan, perolehan hak paten, pengembangan industri, dan pengembangan hasil karya yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat secara bebas.

e. Jurusan Sistem Informasi ITS menjaga agar penyelenggaraan penelitian dan pendidikan berlangsung seimbang dalam program akademik.

f. Jurusan Sistem Informasi ITS memastikan bahwa kebijakan penelitian Institusi berlaku pada semua proyek penelitian universitas.

g. Dalam 1 tahun minimal terdapat 1 program penelitian yang terlaksana di laboratorium

h. Dosen yang ada di lab terkait memiliki kebijakan untuk mengusulkan penelitian

i. Peserta penelitian adalah dosen dan mahasiswa Jurusan Sistem Informasi ITS

(24)

6. Prosedur

6.1 PS BAI-01-02 Menginisiasi Program

Laboratorium Jurusan Sistem Informasi PS BAI.01.02 No Revisi:

Menginisiasi Program

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Memulai program untuk memastikan keuntungan yang di harapkan dan mendapatkan otoritas untuk menjalankan program.

2. Standar yang Berlaku

PMBOK

PRINCE2

3. Indikator Kinerja

 Pelaksanaan aktivitas operasional yang sesuai dengan SOP

 Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

No Dokumen Deskripsi

1 APO03.04 1. Deskripsi fase implementasi 2. Kebutuhan resource

2 APO05.03 Business case program

3 APO07.03 Matrix kemampuan dan kompetensi 4 BAI05.02 Visi dan tujuan yang umum

5. Keluaran

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran

1 APO05.03 Business case konsep program

2 APO05.03 Laporan singkat dan mandate mengenai program 3 APO05.03,

APO06.05

Rencana realisasi keuntungan program

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1. Kertas

6.2. Alat tulis 6.3. Perangkat PC

7. Aktivitas

7.1. KALAB dan anggota lab melakukan rapat rutin untuk menentukan program dan proyek apa yang akan dijalankan 1 tahun ke depan. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Usulan Program dan Proyek

7.2. KALAB dan KJ melakukan persetujuan dengan pihak terkait.

7.3. KALAB memilih penanggung jawab dari program yang akan dijalankan

(25)

7.4. KALAB melakukan konfirmasi dengan pihak – pihak terkait seperti dosen dan anggota lab mengenai program. Aktivitas ini menghasilkan Fomulir Persetujuan Pelaksanaan Program.

7.5. KALAB melakukan sosialisasi mengenai program kepada pihak terkait 7.6. KALAB, KJ melakukan penyelarasan terhadap program kerja lab dan jurusan 7.7. KALAB dan KPROG menentukan proyek yang selaras dengan program yang ada 7.8. KALAB dan KPROG melakukan pengembangan rencana realisasi keuntungan. Aktivitas

ini menghasilkan Formulir Perencanaan Keberlanjutan Proyek.

7.9. KPROG menginisiasi pembuatan MoU

7.10. KALAB dan KPROG menyusun persetujuan dasar program. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penyusunan Dasar Program

7.11. KALAB, Aslab, dan anggota lab memberikan saran untuk membantu pengambilan keputusan

7.12. KALAB dan KPROG melakukan pembuatan MoU. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Persetujuan Kerjasama dan Penangung jawab

7.13. KALAB dan KPROG menentukan manager yang menangani proyek dalam program dengan keterampilan dan kemampuan yang baik untuk mengelola proyek tersebut dengan efektif dan efisien. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penentuan Manager

8. File Terkait

FO-BAI-01 FO-BAI-02 FO-BAI-03 FO-BAI-04 FO-BAI-05 FO-BAI-06

9. Flow Diagram Sub-Aktivitas

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KALAB/ASLAB KAPROG KJ

7.1. Melakukan rapat rutin untuk menentukan program dan proyek apa yang akan dijalankan 1 tahun ke depan

Form Usulan Program dan Proyek

7.2. Melakukan persetujuan dengan pihak terkait 7.3. Memilih penanggung jawab dari program yang akan dijalankan 7.4. Melakukan konfirmasi dengan pihak – pihak terkait mengeai program

Form Persetujuan Pelaksanaan Program Start

(26)

7.5. Melakukan sosialisasi

mengenai program kepada pihak terkait

7.6. Melakukan penyelarasan terhadap program kerja lab dan jurusan

7.7. Menentukan proyek yang selaras dengan program yang ada

7.8. Melakukan pengembangan rencana realisasi keuntungan

Form

Perencanaan Keberlanjutan Proyek 7.9. Menginisiasi

pembuatan MoU

Form Persetujuan Kerjasama dan

Penanggung Jawab 7.10. Menyusun

persetujuan dasar program

Form Penyusunan Dasar Program 7.11. Memberikan

saran untuk membantu pengambilan keputusan 7.12. Melakukan Pembuatan MoU 7.13. Menentukan manager yang menangani proyek dalam program dengan

keterampilan dan kemampuan yang baik untuk mengelola proyek tersebut dengan efektif dan efisien

Form Penentuan Manager

End

(27)

6.2 PS BAI-01-06 Memantau, Mengontrol, dan Melaporkan Hasil Program

Memantau, mengontrol, dan melaporkan hasil

program

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Memantau dan mengendalikan program (solution delivery) dan kinerja organisasi (value/outcome) terhadap rencana sepanjang siklus pelaksanaan program

3. Indikator Kinerja

Pelaksanaan aktivitas operasional yang sesuai dengan SOP

4. Masukan

1 EDM02.03 Tanggapan mengenai portofolio dan program kinerja 2 APO05.02 Harapan pengembalian investasi

3 APO05.03 Penilaian business case

4 APO05.04 Laporan kinerja portofolio investasi

5 APO05.06 Tindakan korektif untuk meningkatkan realisasi manfaat dan komunikasi terkait

6 APO07.05 Catatan dan analisa pemanfaatan sumber daya 7 BAI05.04 Manfaat komunikasi

8 BAI06.03 Laporan status permohonan perubahan 9 BAI07.05 Evaluasi hasil penerimaan

5. Keluaran

1. MEA01.03 Hasil tinjauan kinerja program 2. EDM02.01

APO02.04 APO05.04

Hasil tinjauan stage-gate

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1. Kertas

7. Aktivitas

Sub-Prosedur 1

Sub-prosedur 1-4 boleh dilaksanakan secara bersamaan dan tidak harus berurutan.

Misalkan melaksanakan prosedur 4 dahulu kemudian baru melaksanakan prosedur 1, hal tersebut diperbolehkan.

(28)

7.1

KPROY, KPROG dan KALAB mengadakan rapat untuk menentukan hal-hal yang akan dimonitor dengan menggunakan indikator yang sesuai dengan tujuan program.

Aktivitas ini menghasilkan Formulir Monitoring dan Kontroling Program Kinerja dan Proyek dalam Program

7.2

TP melakukan kunjungan secara langsung ke lokasi. Sehingga program dan proyek yang sedang berlangsung dapat dilihat dan dapat ditentukan hal-hal yang ingin dimonitor

7.3

TP melakukan wawancara mengenai hal-hal yang dingin dimonitor dengan pihak yang terlibat dalam program dan proyek

Sub-Prosedur 2

7.4

KPROY, KPROG dan KALAB mengadakan rapat untuk membahas mengenai memantau kinerja dan kendali program terhadap strategi dan tujuan organisasi.

Aktivitas ini menghasilkan Formulir Memantau Kinerja dan Kontrol Terhadap Startegi dan Tujuan Organisasi

7.5

TP melakukan kunjungan secara langsung ke lokasi untuk memantau kinerja dan kendali program

7.6

TP melakukan wawancara mengenai strategi dan tujuan organisasi dengan pihak yang terlibat dalam program dan proyek

Sub-Prosedur 3

7.7

KPROY, KPROG dan KALAB mengadakan rapat untuk membahas mengenai pengendalian layanan TI, aset dan sumber daya program. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Monitoring dan Kontroling Layanan TI, Aset, dan Sumber Daya

7.8

TP melakukan kunjungan secara langsung ke lokasi untuk melihat layanan TI, aset dan sumber daya program

7.9

TP melakukan wawancara mengenai layanan TI, aset dan sumber daya program dengan pihak yang terlibat dalam program dan proyek

Sub-Prosedur 4

7.10

KALAB melakukan audit terhadap program dan proyek yang sedang dilaksanakan

7.11

KPROY dan KPROG menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan berdasarkan

hasil audit. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Tindakan Perbaikan

Sub-Prosedur 5

Selesaikan sub-prosedur 1-4 terlebih dahulu, baru dapat melaksanakan sub-prosedur 5

7.12

KPROY, KPROG dan KALAB mengadakan forum group discussion (FGD) untuk

penyamaan persepsi dan membahas proses monitor yang telah dilakukan. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Mengelola Program Kinerja Terhadap Kriteria Utama

7.13

KPROY dan KPROG mengumpulkan dan menganalisis data terkait proses monitor

yang telah dilakukan

7.14

KPROY dan KPROG lab menentukan kesimpulan dan rekomendasi terkait program dan proyek. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Kesimpulan dan Rekomendasi

7.15

KALAB menuliskan kesimpulan dan rekomendasi dalam bentuk dokumen

8. File Terkait

FO-BAI-07

FO-BAI-08

FO-BAI-09

(29)

FO-BAI-10 FO-BAI-11 FO-BAI-12

9. Flow Diagram Aktivitas Sub-Prosedur 1

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KALAB KAPROY KAPROG TP

7.1.

Mengadakan rapat untuk menentukan hal-hal yang akan dimonitor

Formulir Monitoring dan Kontroling Program Kinerja dan Proyek dalam Program 7.2. Melakukan

kunjungan ke lokasi tentang hal yang akan dimonitor 7.3. Melakukan wawancara tentang hal-hal yang ingin dimonitor

Sub-Prosedur 2

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

7.4.

Mengadakan rapat pantau kinerja dan kendali program

Formulir Memantau Kinerja dan Kontrol Terhadap Startegi dan Tujuan Organisasi 7.5. Melakukan

kunjungan ke lokasi tentang pantau kinerja dan kendali program 7.6. Melakukan wawancara pantau kinerja

Start

End

Start

End

(30)

dan kendali program

Sub-Prosedur 3

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

7.7.

Mengadakan rapat untuk menentukan hal-hal yang akan dimonitor

Formulir Monitoring dan Kontroling Layanan TI, Aset, dan Sumber Daya 7.8. Melakukan

kunjungan secara langsung ke lokasi

7.9. Melakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam program dan proyek

Sub-Prosedur 4

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

7.10.

Melakukan audit terhadap program dan proyek yang sedang dilaksanakan 7.11.

Menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan berdasarkan hasil audit

Formulir Tindakan Perbaikan

Sub-Prosedur 5

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

Start

End

Start

End

(31)

Sub-Prosedur 1,2,3,4

7.12.

Mengadakan forum group discussion (FGD) untuk penyamaan persepsi dan membahas proses monitor yang telah dilakukan

Formulir Mengelola Program Kinerja Terhadap Kriteria Utama

7.13.

Mengumpulkan dan

menganalisis data terkait proses monitor yang telah dilakukan 7.14.

Menentukan kesimpulan dan rekomendasi terkait program dan proyek

Formulir Kesimpulan dan

Rekomendasi

7.15.

Menuliskan kesimpulan dan rekomendasi dalam bentuk dokumen

Start

End

(32)

6.3 PS BAI-01-07 Memulai dan Menginisiasi Proyek dalam Program

Memulai dan Menginisiasi Proyek

dalam Program

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Menetapkan dan mendokumentasikan sifat dan lingkup proyek untuk mengkonfirmasi dan mengembangkan di antara para stakeholder serta kaitannya dengan proyek-proyek lain dalam lingkup program laboratorium.

3.1 Pelaksanaan aktifitas operasional yang tidak sesuai SOP

3.2

Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

Tidak ada Tidak Ada

5. Keluaran

1 Internal Pernyataan lingkup proyek 2 Internal Definisi proyel

6.1 Kertas

6.2 Alat tulis 6.3 Perangkat PC

7. Aktivitas

7.1

KALAB mengadakan pertemuan dengan para stakeholder untuk menciptakan pemahaman umum mengenai lingkup proyek menghasilkan Formulir pemahaman umum dari lingkup proyek

7.2

KPROY, KPROG melaksanakan dan mengembangkan program dan proyek menghasilkan Formulir mengelola pelaksanaan proyek dalam program

7.3

KPROY, KPROG melaksanakan program dan proyek sesuai dengan yang disepakati di awal perjanjian

7.4

KALAB mengadakan pertemuan dengan KPROY dan KPROG untuk menentukan sponsor pada saat pelaksanaan proyek

7.5 KALAB melakukan persetujuan dengan sponsor yang ikut serta dalam proyek 7.6 KPROY memastikan kembali rencana proyek

7.7 KALAB melakukan identifikasi persyaratan proyek

(33)

7.8 KPROY melakukan pemantauan kesesuaian proyek yang sedang dijalankan dengan program yang ada bersama KPROG menghasilkan Formulir pemantauan pelaksanaan proyek dan pelaporan secara rutin

8. File Terkait

F0-BAI-13 F0-BAI-14 F0-BAI-15

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KALAB KPROG KPROY

7.1.

Mengadakan pertemuan dengan para stakeholder

Formulir pemahaman umum dari lingkup proyek 7.2.

Melaksanakan dan

mengembangkan program dan proyek

Formulir mengelola pelaksanaan proyek dalam program 7.3.

Melaksanakan program dan proyek 7.4.

Mengadakan pertemuan penentuan sponsor 7.5.

Melakukan persetujuan dengan sponsor 7.6.

Memastikan rencana proyek 7.7.

Melakukan identifikasi persyaratan proyek 7.8.

Melakukan pemantauan

Formulir pemantauan pelaksanaan

START

(34)

kesesuaian proyek dan program

proyek dan pelaporan secara rutin

End

(35)

6.4 PS BAI-01-08 Rencana Proyek

Merencanakan proyek

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

4. Deskripsi

Menetapkan dan menjalankan rencana proyek yang formal dan terintegrasi (mencakup sumber daya TI dan bisnis) untuk mengarahkan eksekusi dan kontrol selama proyek berlangsung. Lingkup proyek harus terdefinisi secara jelas dan terikat untuk meningkatkan kapabilitas bisnis

PMBOK

PRINCE2

6. Indikator Kinerja

7. Masukan

1 BAI07.03 Rencana Acceptance-Test yang disetujui

8. Keluaran

1. MEA01.03 Hasil tinjauan kinerja program

2 Strategy

Excecutive Commitee, Internal

Baseline proyek

9. Peralatan & Perlengkapan

6.1 Kertas

10. Aktivitas

7.1 Konsultasi antara KALAB dan KPROY terkait rencana proyek yang akan dijalankan.

Aktivitas ini menghasilkan Formulir Pengembangan Rencana Proyek

7.2 Perencanaan yang sudah dibuat kemudian harus diketahui oleh KPROG dan KALAB

7.3 KPROG kemudian menyerahkan dokumen rencana proyek kepada KALAB dan KJ untuk disetujui

(36)

7.4 KPROY memastikan rencana proyek diperbaharui apabila dibutuhkan.

Pembaharuan dilakukan berdasarkan konsultasi dengan KPROG. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Pemantauan dan Pembaruan Rencana Proyek

7.5 KPROY memastikan rencana proyek dapat mencerminkan progress yang diinginkan

7.6 KPROY memastikan jalur komunikasi dalam rencana proyek dapat berjalan efektif. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Pemantauan Arus Komunikasi 7.7 KPROY memastikan jalur komunikasi dalam rencana proyek dapat

diimpelementasikan secara efisien dengan melakukan pengujian atau testing 7.8 KPROY dengan melakukan konsultasi kepada KPROG melakukan penentuan

aktivitas-aktivitas dalam rencana proyek

7.9 KPROY dengan melakukan konsultasi kepada KPROG menentukan ketergantungan dan kebutuhan akan kolaborasi dalam rencana proyek. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Aktivitas, Ketergantungan dan Bebutuhan Proyek &

Program

7.10 KPROY membuat sebuah baseline proyek yang berisi biaya, penjadwalan, kualitas, dan lingkup proyek dengan melakukan konsultasi dengan KAPROG. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Pembuatan Baseline Proyek

7.11 KPROY meminta persetujuan KPROG dan KJ dalam mengesahkan baseline proyek yang sudah dibuat sebelumnya.

11. File Terkait FO-BAI-16

FO-BAI-17 FO-BAI-18 FO-BAI-19 FO-BAI-20

12. Flow Diagram Aktivitas

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT KALAB KPROY KPROG KJ

7.1. Melakukan konsultasi terkait rencana proyek yang akan dijalankan

Formulir Pengembangan Rencana Proyek 7.2. Perencanaan

yang sudah dibuat kemudian harus diketahui oleh pihak terkait

7.3. Menyerahkan dokumen rencana proyek untuk disetujui

7.4. Memastikan rencana proyek

Formulir Pemantauan Start

(37)

diperbaharui apabila dibutuhkan.

dan Pembaruan Rencana Proyek 7.5. Memastikan

rencana proyek dapat mencerminkan progress yang diinginkan

7.6. Memastikan jalur komunikasi dalam rencana proyek dapat berjalan efektif

Formulir Pemantauan Arus

Komunikasi 7.7. Memastikan jalur

komunikasi dalam rencana proyek dapat diimpelementasikan secara efisien dengan melakukan pengujian atau testing

7.8. Melakukan konsultasi untuk melakukan

penentuan aktivitas- aktivitas dalam rencana proyek 7.9. Melakukan konsultasi kepada untuk menentukan ketergantungan dan kebutuhan akan kolaborasi dalam rencana proyek

Formulir Aktivitas, Ketergantungan dan Bebutuhan Proyek &

Program 7.10. Membuat

sebuah baseline proyek yang berisi biaya, penjadwalan, kualitas, dan lingkup proyek dengan melakukan konsultasi

Formulir Pembuatan Baseline Proyek

7.11.

Meminta persetujuan dalam mengesahkan baseline proyek yang sudah dibuat

sebelumnya

^End

(38)

(39)

6.5 PS BAI-01-09 Manajamen Program dan Kualitas Proyek

Manajemen Program dan Kualitas Proyek

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Menyiapkan dan mengeksekusi rencana manajemen kualitas, proses dan praktik, yang sejalan dengan QMS (Quality Management System) yang mendeskripsikan program dan pendekatan kualitas proyek serta implementasinya. Rencana harus direview secara formal dan disetujui oleh semua pihak san tergabung dalam program dan rencana proyek yang terintegrasi.

2. Standar Yang Berlaku

PMBOK

PRINCE2

3. Indikator Kinerja

3.1. Pelaksanaan aktifitas operasional yang tidak sesuai SOP 3.2. Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

1 APO11.01 Perencanaan manajemen kualitas

2 APO11.03 Kebutuhan pelanggan untuk manajemen kualitas

5. Keluaran

1 BAI02.04 BAI03.06 BAI07.01

Rencana manajemen kualitas

2 APO11.03 Kebutuhan untuk verifikasi penyampaian yang independent

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1. Kertas

7. Aktivitas

Sub-Prosedur 1

Sub-prosedur 1 dan 2 boleh dijalankan berbarengan atau tidak berurutan

7.1. KPROY mengidentifikasi pekerjaan yang akan dilakukan dengan konsultasi ke KALAB dan KPROG. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Identifikasi Pekerjaan / Aktivitas dalam Perencanaan Proyek

7.2. KPROY melakukan penjaminan bahwa tiap kontrol internal sudah sesuai dengan kebutuhan. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penjaminan Kualitas dan Kontrol Rencana Proyek

(40)

7.3. KPROY melakukan penjaminan bahwa tiap solusi keamanan sudah sesuai dengan kebutuhan. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penjaminan Solusi Keamanan

Sub-Prosedur 2

7.4. KPROY memastikan bawah penyampaian proyek, identifikasi kepemilikan dan tanggung jawab, proses review kualitas, success criteria, dan metrik kinerja sudah sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pihak yang akan bertanggung jawab selanjutnya, yaitu KPROG dan KALAB. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penjaminan Kualitas Penyampaian Proyek

7.5. KPROY dan TP mendefinisikan kebutuhan untuk validasi dan verifikasi daripada kualitas suatu rencana. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Verifikasi dan Validasi dari Penyampaian Proyek

8. File Terkait

FO-BAI-21 FO-BAI-22 FO-BAI-23 FO-BAI-24 FO-BAI-25

9. Flow Diagram Sub-Aktivitas Sub-Prosedur 1

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KPROY TP KPROG KALAB

7.1.1.

Mengidentifikasi pekerjaan yang akan dilakukan dengan konsultasi ke KALAB dan KPROG

Formulir Identifikasi Pekerjaan / Aktivitas dalam Perencanaan Proyek 7.1.2.

Penjaminan bahwa tiap kontrol internal sudah sesuai dengan kebutuhan

Formulir Penjaminan Kualitas dan Kontrol Rencana Proyek 7.1.3.

Penjaminan bahwa tiap solusi keamanan sudah sesuai dengan kebutuhan

Formulir Penjaminan Solusi Keamanan Start

End

(41)

Sub-Prosedur 2

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KPROY TP KPROG KALAB

7.2.1. Memastikan bawah

penyampaian proyek, identifikasi kepemilikan dan tanggung jawab, proses review kualitas, success criteria, dan metrik kinerja sudah sesuai demgam kualitas yang diharapkan diharapkan oleh pihak yang akan bertanggung jawab selanjutnya

Formulir Penjaminan Kualitas Penyampaian Proyek

7.3.1.

Mendefinisikan kebutuhan untuk validasi dan verifikasi daripada kualitas suatu rencana

Formulir Verifikasi dan Validasi dari Penyampaian Proyek

End

Start

(42)

6.6 PS BAI-01-11 Mengawasi dan Mengendalikan Proyek

Mengawasi dan Mengendalikan Proyek

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Mengukur kinerja proyek terhadap kriteria utama kinerja proyek seperti jadwal, kualitas, biaya, dan risiko. Mengidentifikasi penyimpangan/ketidaksesuaian dari yang diharapkan.

Menilai dampak dari penyimpangan pada proyek dan program secara keseluruhan, dan melaporkan hasilnya kepada pemangku kepentingan.

2. Standar yang Berlaku PMBOK

PRINCE2

3. Indikator Kinerja

3.1 Pelaksanaan aktifitas operasional yang tidak sesuai SOP

3.2

Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

1 2 3

5. Keluaran

1 Strategy Excecutive Commitee, Internal

Kriteria kinerja proyek 2 Strategy Excecutive

Commitee, Internal

Laporan progress proyek 3 Strategy Excecutive

Commitee, Internal

Persetujuan perubahan pada proyek

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1 Kertas

7. Aktivitas

(43)

7.1 SJ membuat list kriteria proyek yang harus dicapai ketika proses pengukuran kinerja proyek berlangsung.

7.2 KJ memastikan pelaksanaan aktifitas

7.3 KPROY menilai hasil rekapitulasi penyimpangan proyek untuk melihat dampak positif dan negatif menghasilkan Formulir identifikasi ketidaksesuaian proyek dari target awal

7.4 SJ melakukan analisis penyimpangan dari kriteria kinerja proyek kunci.

7.5 Setiap KALAB menyediakan informasi tentang proyek yang dikerjakannya untuk dinilai menghasilkan Formulir identifikasi ketidaksesuaian proyek dari target awal

7.6 SJ menyimpan dan merangkum data yang didapat dari setiap KALAB tentang laporan kemajuan.

7.7 KALAB melaporkan kemajuan proyek yang dipegangnya, penyimpangannya, dampak positif dan negatif menghasilkan Formulir penilaian proyek

7.8 KPROY mempresentasikan hasil kemajuan proyek kepada KJ dan SJ menerima informasi seputar kemajuan proyek.

7.9 KPROG mengulas kembali monitoring program, jika perlu lakukan perbaikan terhadap kegiatan-kegiatan yang kurang menunjang aktifitas proyek.

7.10 KJ melakukan perubahan pada monitoring dan kriteria kinerja proyek jika diperlukan

7.11 KJ meninjau kembali tindakan perbaikan yang direncanakan pada aktifitas sebelumnya.

7.12 KPROG merekomendasikan kesepakatan kepada para pemangku kepentingan, kemudian memulai tahapan proyek.

7.13 SJ mengumpulkan data dan informasi tentang setiap proyek yang telah disepakati

7.14 KPROG mengulas sistem pengendalian perubahan.

7.15 KJ membuat sistem pengendalian perubahan terhadap proyek dan mengkomunikasikannya kepada setiap KPROY.

8. File Terkait

FO-BAI-26 FO-BAI-27

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT KJ SJ KALAB KPROY KPROG

7.1.

Membuat list kriteria proyek

7.2.

Memastikan pelaksanaan aktifitas

7.3. Formulir

identifikasi

START

(44)

Menilai hasil rekapitulasi penyimpangan proyek

ketidaksesuaian proyek dari target awal

7.4.

Melakukan analisis

penyimpangan dari kriteria 7.5.

Menyediakan informasi tentang proyek

Formulir identifikasi ketidaksesuaian proyek dari target awal 7.6.

Menyimpan dan merangkum data

7.7.

Melaporkan kemajuan proyek

Formulir penilaian proyek 7.8.

Mempresent- asikan hasil kemajuan proyek 7.9.

Mengulas kembali monitoring program 7.10.

Melakukan perubahan pada

monitoring dan kriteria kinerja 7.11.

Meninjau kembali tindakan perbaikan 7.12.

Merekomen

(45)

-dasikan kesepakatan kepada para pemangku kepentingan 7.13.

Mengumpulkan data dan informasi tentang setiap proyek 7.14.

Mengulas sistem pengendalian perubahan 7.15.

Membuat sistem pengendalian

perubahan ^End

(46)

6.7 PS BAI-01-12 Mengelola Sumber Daya Proyek

Mengelola Sumber Daya Proyek dan Paket

Kerja

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Mengelola paket kerja proyek dengan menempatkan kebutuhan formal dalam perizinan dan penerimaan paket kerja, dan menugaskan dan mengkoordinasikan sumber daya IT yang sesuai.

PMBOK

PRINCE2

3. Indikator Kinerja

3.1. Pelaksanaan aktifitas operasional yang tidak sesuai SOP 3.2. Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

-

5. Keluaran

No. Tujuan Keluaran Jenis Keluaran

1 APO7.05, APO7.06 Kebutuhan sumber daya proyek 2 Internal Tanggung jawab dan peran proyek

3 Internal Celah (Gaps) di dalam perencanaan proyek

6.1. Kertas 6.2. Alat tulis 6.3. Perangkat PC

7. Aktivitas

7.1. KPROY mengidentifikasi bisnis dan kebutuhan sumber daya TI untuk proyek. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Identifikasi Keterampilan Tenaga Proyek.

7.2. KPROY memetakan peran dan tanggung jawab setiap bagian proyek 7.3. KPROY dan TP membagi sumber daya ke dalam setiap proyek

7.4. KPROY mengidentifikasi keterampilan yang dimiliki oleh setiap individu dalam proyek.

Aktivitas ini menghasilkan Formulir Identifikasi Keterampilan Tenaga Proyek.

7.5. KPROY membagi proyek dalam pekerjaan – pekerjaan yang lebih kecil kemudian membaginya ke setiap sumber daya yang ada

7.6. TP merekrut sumber daya eksternal jika memang dibutuhkan, agar proyek dapat terlaksana dengan maksimal. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Kriteria Rekrutmen Proyek

7.7. KPROY mendefinisikan dengan jelas hak dan tanggung jawab serta batasan yang mengikat tiap individu yang direkrut TP (termasuk keuangan, hukum, pengadaan, SDM, audit internal dan kepatuhan). Aktivitas ini menghasilkan Formulir Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek

(47)

7.8. TP merangkum segala permasalahan proyek dan memberikan rekomendasi

perbaikan. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Kesenjangan dan Rekomendasi Proyek 7.9. KPROY mengidentifikasi kesenjangan yang terjadi selama berjalannya proyek

8. File Terkait

SUB-AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KPROY TP

7.1. mengidentifikasi bisnis dan kebutuhan sumber daya TI untuk proyek

Formulir Identifikasi Keterampilan Tenaga Kerja Proyek 7.2. Memetakan peran

dan tanggung jawab setiap bagian proyek 7.3. Membagi sumber daya ke dalam setiap proyek

7.4. Mengidentifikasi keterampilan yang dimiliki oleh setiap individu dalam proyek

Formulir Identifikasi Keterampilan Tenaga Kerja Proyek 7.5. Membagi proyek

dalam pekerjaan – pekerjaan yang lebih kecil kemudian membaginya ke setiap sumber daya yang ada 7.6. Merekrut sumber daya eksternal jika memang dibutuhkan, agar proyek dapat terlaksana dengan maksimal

Formulir Kriteria Rekrutmen Proyek

7.7. Mendefinisikan dengan jelas hak dan tanggung jawab serta batasan yang mengikat tiap individu yang direkrut tim proyek.

Formulir Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek Start

(48)

7.8. Merangkum segala permasalahan proyek dan memberikan rekomendasi perbaikan

Formulir

Kesenjangan dan Rekomendasi Proyek 7.9. Mengidentifikasi

kesenjangan yang terjadi selama

berjalannya proyek ^End

(49)

6.8 PS BAI-01-13 Mengakhiri Proyek atau Iterasi

Laboratorium Jurusan Sistem Informasi PS BAI 01.13 No Revisi:

Mengakhiri Proyek atau Iterasi

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Pada akhir setiap proyek, rilis atau iterasi, memerlukan stakeholder proyek untuk memastikan apakah proyek, pelepasan atau iterasi mendapatkan hasil sesuai yang direncanakan. Mengidentifikasi dan mengkomunikasikan setiap kegiatan yang sangat diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan, mengidentifikasi dan menyimpan pengalaman pada dokumen knowledge untuk digunakan pada masa yang akan datang

PMBOK PRINCE2

3. Indikator Kinerja

4. Masukan

1. BAI07.08 Revisi action plan

Laporan review pasca implementasi

5. Keluaran

1 Strategy Excecutive Commitee, APO02.04

Laporan review pasca implementasi

2 Strategy Excecutive Commitee, Internal

Pengalaman didapat dari proyek

3. Strategy Excecutive Commitee, Internal

Konfirmasi penerimaan dari stakeholder proyek

(50)

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1 Kertas

7. Aktivitas

7.1

KPROY mempersiapkan kebutuhan formal untuk penutupan proyek dan melakukan review pasca implementasi proyek

7.2

KPROY memastikan proyek telah benar-benar selesai dan siap untuk penutupan proyek

7.3 KPROG melakukan review pasca implementasi proyek untuk menilai kualitas proyek sejauh mana memenuhi hasil. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Evaluasi Ketercapaian Proyek

7.4 KPROY mengulas proyek yang telah dilaksanakan dan mengulas aktivitas yang belum terpenuhi. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Evaluasi Proyek

7.5 KPROY membuat dokumentasi lesson learned untuk rekomendasi proyek dimasa yang akan datang. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Pembelajaran Proyek

7.6 KPROY membuat rangkuman hal positif dan negatif yang didapatkan sebagai lesson learned

7.7 KPROY melakukan presentasi proyek yang telah dilaksanakan kepada KPROG dan KJ untuk mengetahui sejauh apa penerimaannya. Aktivitas ini menghasilkan Formulir Penerimaan Proyek

8. File Terkait

AKTIVITAS PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT

KPROY KPROG KJ

7.1.

Mempersiapkan kebutuhan formal untuk penutupan proyek dan melakukan review pasca implementasi proyek

7.2. Memastikan proyek telah benar-benar selesai dan siap

Start

(51)

untuk penutupan proyek

7.3.

Melakukan review pasca implementasi proyek untuk menilai kualitas proyek sejauh mana

memenuhi hasil

Formulir Evaluasi Ketercapaian Proyek

7.4.

Mengulas proyek yang telah

dilaksanakan dan mengulas aktivitas yang belum

terpenuhi

Formulir Evaluasi Proyek

7.5. Membuat dokumentasi lesson learned untuk

rekomendasi proyek dimasa yang akan datang

Formulir Pembelajaran Proyek

7.6. Membuat rangkuman hal positif dan negatif yang didapatkan sebagai lesson learned

7.7. Melakukan presentasi proyek yang telah

dilaksanakan untuk mengetahui sejauh apa penerimaannya

Formulir Penerimaan Proyek

End

(52)

6.9 PS BAI-01-14 Mengakhiri Program

Mengakhiri Program

Tanggal Terbit:

Halaman:

Prosedur

1. Deskripsi

Menghapus program dari daftar portofolio investasi yang aktif ketika telah ada persetujuan yang menyatakan bahwa tujuan telah tercapai atau tuntas.

2. Standar yang Berlaku PMBOK

PRINCE2

3.1 Pelaksanaan aktifitas operasional yang tidak sesuai SOP 3.2 Insiden yang disebabkan masalah operasional

4. Masukan

1 2 3

5. Keluaran

1 Strategy Excecutive Commitee,

APO05.05 APO07.06

Komunikasi penutupan program

6. Peralatan & Perlengkapan

6.1 Kertas

7.