Evaluator memvalidasi pencapaian kinerja dan memverifikasi bukti untuk setiap indikator 4. Evaluator memberikan umpan balik terhadap pengembangan karyawan. Login ke akun eselfie hcis.perumnas.co.id melalui web browser. 2. Pindahkan kursor ke menu Performance. Karyawan harus menyertakan link bukti setiap indikator yang dikumpulkan di Google Drive yang dibuat secara independen.
Karyawan dapat menggantinya dengan menghapus kolom Action dan mengulangi proses sebelumnya untuk memilih indikator kinerja. Reviewer mengakses Selfie dan masuk ke menu Performance Guide, lalu mengklik ikon perubahan di Action Box. Evaluator mengkonfirmasi dan memeriksa kesesuaian angka pencapaian KPI dengan memeriksa bukti-bukti indikator kinerja melalui link yang telah dimasukkan.
Setelah yakin angka pencapaian KPI sudah sesuai, selanjutnya asesor memberikan feedback pada menu Pengembangan Individu. Kemudian pastikan untuk mengatur akses dengan memilih "Siapapun yang memiliki tautan" dan "Komentar", lalu salin dan tempel tautan tersebut ke kotak Bukti Tautan pada formulir eselfie KPI.
Performance Management Cycle
Penilaian Kinerja : Penilaian kinerja yang dilakukan oleh seluruh pegawai dengan cara membandingkan hasil yang dicapai pada akhir tahun dengan target kinerja yang telah ditetapkan pada saat tujuan. Meninjau, memperbarui, dan merekonsiliasi KPI dengan menyelaraskan indikator dengan perubahan strategi, kebutuhan organisasi, dan tujuan bisnis. KPI disusun secara top-down, dimulai dari atasan tertinggi dalam organisasi kemudian diturunkan secara bertahap ke tingkat yang lebih rendah.
Penyusunan KPI dilakukan secara obyektif dengan mengacu pada konsep SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Bound) - untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada buku saku KPI di halaman 7. Setelah itu lengkapi KPI dengan uraian, rumus dan informasi lain untuk membantu atasan dan bawahan dalam memantau secara jelas pencapaian tujuan. Menganalisis pencapaian kinerja saat ini dan tujuan yang ingin dicapai dalam tim, meninjau KPI yang telah disusun untuk disetujui oleh atasan sebelum meneruskan KPI kepada bawahan.
Penetapan target dan bobot KPI dilakukan secara One-to-One dialog antara atasan dan bawahan serta memperhatikan program kerja pada tahun berjalan. Penetapan tujuan hendaknya dilakukan pada awal siklus kinerja yang berjalan dengan mengacu pada SOP Perencanaan dan Penilaian Kinerja Perumnas.
KPI Leading & Lagging
KPI Leading1
KPI Lagging2
Penetapan dan Penyusunan KPI Individu
KPI Tree
Tipe KPI Cascading
FULLY CASCADE PARTIAL CASCADE SUPPORTING CASCADE
KPI Individu (1/2)
KPI Individu (2/2)
KPI Generik
Bobot & Target KPI Individual (1/2)
Bobot & Target KPI Individual (2/2)
KPI untuk Individual Contributor (1/2)
Direktur
Kepala Divisi
Kepala Departemen
Assistant Manager
KPI untuk Individual Contributor (2/2)
KPI Katalog untuk Individual Contributor
Tingkat Penyelesaian Tugas/Laporan Tepat Waktu
SLA (Service Level Agreement) (1/2)
SLA (Service Level Agreement) (2/2)
Proyek atau Program (1/3)
Proyek atau Program (2/3)
Proyek atau Program (3/3)
Perubahan dan Penyesuaian KPI Individu
KPI Posisi Vacant
Performance Monitoring Performance Appraisal
Tahap ini dilakukan minimal dua kali dalam setahun melalui Kajian Tengah Tahun dan Kajian Akhir Tahun untuk memantau pelaksanaan sasaran kinerja yang telah ditetapkan pada tahap Perencanaan Kinerja. Pada fase ini terjadi proses pemberian feedback secara berkala, pembinaan dan pendampingan dari atasan kepada bawahan, pengembangan dan bila perlu dilakukan review untuk memastikan tujuan tercapai. Pemantauan Kinerja merupakan bagian dari siklus Manajemen Kinerja, dimana siklus ini dimaksudkan untuk mengukur kinerja dan memberikan umpan balik secara terus menerus kepada karyawan dan kelompok kerja mengenai kemajuan mereka dalam mencapai tujuan.
Menurut Best Practice, waktu yang diperlukan untuk melakukan Pemantauan Kinerja (Performance Guide) adalah 30 menit, namun tergantung kompleksitas permasalahan yang akan dibahas. Dalam siklus ini atasan juga dapat melihat sejauh mana kesenjangan pencapaian kinerja bawahannya, sehingga dapat memberikan solusi dan dukungan yang diperlukan. Setelah itu, setiap atasan langsung wajib memberikan update tujuan dan pencapaian kinerja bawahannya untuk kemudian dilaporkan ke Divisi HR jika diperlukan.
Tahap Pemantauan Kinerja (Performance Guidance) merupakan kesempatan untuk merevisi, menyelaraskan atau menambah tujuan yang diperlukan agar sesuai dengan waktu yang tersedia. Dalam siklus ini atasan juga dapat melihat sejauh mana kesenjangan pencapaian kinerja bawahannya sehingga dapat memberikan solusi yang diperlukan. Spesifik : Pastikan untuk memberikan fakta berdasarkan situasi yang dialami, termasuk tindakan yang dilakukan dan hasil yang dicapai saat itu dengan menggunakan konsep STAR (Situation, Task, Action, Result).
Tepat waktu: Berikan umpan balik sesegera mungkin setelah mengamati kinerja orang tersebut, ketika hal tersebut akan memberikan dampak terbesar atau ketika orang tersebut sangat membutuhkannya untuk melakukan perubahan yang diperlukan. Sebagai Manajer Pemasaran saat itu, Anda bisa mengambil keputusan yang menurut saya baik untuk meringankan masalah yang ada. Saat itulah Anda segera mengetahui latar belakang mengapa keluhan tersebut berlarut-larut dan Anda mencari alternatif lain untuk menyelesaikan masalah yang ada dengan mempertimbangkan untung dan ruginya.
Akan lebih baik jika Anda memprofilkan pejabat mana saja yang mempunyai pengaruh signifikan dan mencoba masuk melalui kegiatan yang dapat mendekatkan diri dengan mereka. Hindari mengarahkan orang tersebut untuk menerima cara berpikirnya sendiri, sehingga tidak terjadi dialog dua arah. Log Form Monitoring dan Diskusi: Digunakan oleh atasan untuk memantau kemajuan terhadap target kinerja yang telah ditetapkan, termasuk melakukan review bilamana timbul masalah atau dilakukan perubahan dan lain sebagainya untuk mencapai target.
Panduan Formulir Performance Monitoring
Panduan Formulir Penilaian Kinerja Tahunan (1/3)
Panduan Formulir Penilaian Kinerja Tahunan (2/3)
Panduan Formulir Penilaian Kinerja Tahunan (3/3)
Evaluasi kinerja (penilaian kinerja) dilakukan pada akhir siklus pengelolaan kinerja dan diatur dalam kebijakan dan prosedur SDM terkait perencanaan dan evaluasi kinerja. Berdasarkan SOP yang berlaku saat ini, Penilaian Kinerja Perumnas masih dilakukan dua kali dalam setahun pada setiap akhir semester.
Level Jabatan
Bobot Kinerja
Bobot Behaviour
Standar penilaian mengacu pada SOP Perencanaan dan Penilaian Prestasi Kerja sebagai berikut: Jika mengacu pada Standar Penilaian Kinerja pada tabel di samping (sesuai SOP Perencanaan dan Penilaian Prestasi Kerja), maka penilaian terhadap pegawai X dan Y (81, 4 dan 81,1) masing-masing berada pada rentang nilai kinerja dengan nilai B-. Namun nilai awal dapat berubah setelah kalibrasi, dimana nilai B- sebelumnya dapat menjadi lebih tinggi, konstan, atau lebih rendah (lihat “Ilustrasi perhitungan setelah proses kalibrasi” untuk penjelasan lebih detail). Setelah mengisi formulir KPI (Penilaian Diri), nilai akan dinilai kembali oleh dosen pembimbing yang nantinya akan menjadi nilai akhir.
Bagaimana jika karyawan X mendapat nilai akhir 81,4 dan karyawan Y mendapat nilai akhir 81,1, namun karyawan setiap karyawan. Apabila pegawai 1 dan pegawai lainnya mempunyai kinerja yang sama maka akan memperoleh skor kinerja kinerja yang sama.
Nilai normatif ini dapat berubah melalui proses kalibrasi yang akan membandingkan nilai antar pegawai dengan penilaian yang sama sebagaimana dibenarkan oleh atasannya (lihat pembahasan mengenai “Kalibrasi”). Karyawan Y dengan beban kerja lebih rendah pada KPI Laporan Tepat Waktu Selesai diberikan target lebih besar dengan bobot lebih rendah. Cara memperkirakan KPI, jika pegawai X mengerjakan pekerjaan 80% lebih banyak dibandingkan pegawai Y pada divisi yang mempunyai KPI yang sama.
Penilaian akhir terhadap pegawai yang mempunyai rangkap jabatan atau penugasan baru tetap dilakukan sebagai proses evaluasi kinerja secara umum. Mekanisme pembahasan dan permintaan masukan penilaian KPI dari atasan sebelumnya akan diatur secara ex post dan dilaksanakan di luar sistem manajemen kinerja yang ada. Untuk KPI “Budget Variance” yang ada dari pekerjaan sebelumnya ke pekerjaan saat ini, penilaiannya sebagian diminta dari atasan sebelumnya (Q1) dan sebagian lagi dinilai langsung oleh atasan saat ini (Q2).
Kalibrasi
Menambahkan konversi nilai kalibrasi untuk menghubungkan hasil kalibrasi kinerja individu dengan kinerja tim sesuai dengan rasio yang ditentukan.
Terima Kasih
