Performance Monitoring (1/2)
28
Tahapan ini dilakukan paling tidak dua kali dalam setahun melaluiMid-Year Review dan End-Year Review untuk memonitor pelaksanaan atas realisasi pelaksanaan sasaran kinerja yang telah ditetapkan pada tahapanPerformance Planning.
Dalam prosedur SDM Performance Monitoring (Bimbingan Kinerja) dilakukan 4 kali dalam setahun, namun atasan dapat melakukanPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja) sepanjang periode pengelolaan kinerja ketika dibutuhkan.
Pada tahap ini terjadi proses pemberian umpan balik secara berkala, coachingmaupun mentoringdari atasan kepada bawahan, pengembangan, dan apabila diperlukan dilakukan reviewuntuk memastikan target tercapai.
Performance Monitoring merupakan salah satu bagian siklus dariPerformance Management dimana dalam siklus ini dimaksudkan untuk mengukur kinerja dan memberikan umpan balik yang berkelanjutan kepada karyawan dan kelompok kerja tentang kemajuan mereka dalam mencapai tujuan mereka.
Performance Monitoringmemberikan kesempatan untuk memeriksa bagaimana kinerja karyawan dan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah apa pun lebih awal.
Apa ituPerformance Monitoring? 1
Kapan sebaiknya dilakukan tahapanPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja)?
2
Performance Monitoring (2/2)
SecaraBest Practice durasi yang dibutuhkan untuk melakukanPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja) adalah 30 menit namun tergantung daripada kompleksitas isu yang hendak dibicarakan.
Secara lebih detail durasi pada masing-masing tahapan adalah sebagai berikut:
o Open : 3 menit
o Clarify : 10 menit o Develop : 10 menit o Agree : 5 menit o Close : 2 menit
Tahapan diatas mengacu pada prinsipInteraction Essentials yang akan dijelaskan pada slideberikutnya.
Beberapa pertanyaan yang diajukan selama proses Bimbingan Kinerja dapat mengacu pada Buku Saku SMART KPI halaman 14.
Setiap atasan langsung pada tiap kuartal wajib untuk mengkonfirmasi target dan realisasi kinerja serta evaluasi strategi dalam mencapai target kinerja berdasarkanevidenceyang disiapkan oleh bawahannya.
Kesempatan ini dapat digunakan oleh atasan untuk memberikanfeedback, coaching, dan mentoring dengan menerapkanInteraction Essentials sebagai panduan.
Pada siklus ini atasan juga dapat melihat sejauh mana gap pencapaian kinerja bawahannya sehingga dapat memberikan solusi dan dukungan yang dibutuhkan.
Setelah itu setiap atasan langsung wajib memberikan updatetarget dan realisasi kinerja bawahannya untuk kemudian dilaporkan kepada Divisi SDM apabila dibutuhkan
pengembangan kompetensi karyawan dalam menunjang pencapaian target kerja (Learning & Development).
Apa keuntungan melakukanPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja)?
3 Apa yang perlu dilakukan dalam melakukanPerformance Monitoring (Bimbingan
Kinerja)?
4
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukanPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja)?
5
Tahapan ini sebagaicheck-point untuk melihat kemajuan kinerja terhadap sasaran kinerja yang direncanakan.
TahapPerformance Monitoring (Bimbingan Kinerja) merupakan kesempatan untuk meninjau, menyelaraskan, ataupun menambah tujuan yang diperlukan sehingga selaras dengan waktu yang dimiliki.
Pada siklus ini atasan juga dapat melihat sejauh mana gap pencapaian kinerja bawahannya sehingga dapat memberikan solusi yang dibutuhkan. Bawahan pun mampu segera
mendapatkan bantuan yang dibutuhkan atas kondisi yang dihadapi dan proses yang terjadi di lapangan terawasi secara transparan.
Interaction Essentials (1/2)
30
Inti dari pemberianfeedback,coaching,maupunmentoringyakni proses dialog antara atasan dan bawahan dengan memperhatikan kebutuhan dasar dari lawan bicara, yakni kebutuhan personal (PersonalNeeds) maupun kebutuhan praktis (PracticalNeeds).
Untuk melakukan prosesfeedback,coaching,maupunmentoringsecara efektif, Atasan dapat menggunakan prinsipInteractionEssentialsdanEvidence-basedFeedback.
Practical Needs Personal Needs
Kebutuhan untuk mencapai objektif dari sebuah diskusi/interaksi, denganCritical Point sbb :
Kebutuhan untuk dihargai sebagai manusia dengan hal-hal yang perlu diperhatikan sbb:
OPEN Gambarkan tujuan yang hendak dicapai dari sesi tersebut.
Identifikasi pentingnya sesi ini dilakukan.
CLARIFY
Berikan dan galilah informasi yang dibutuhkan untuk memahami dan menjelaskan situasi yang sedang didiskusikan.
Galilah permasalahan yang ada dan kekhawatiran yang mungkin terjadi.
DEVELOP Cari serta diskusikan ide-ide yang mungkin untuk dilakukan.
Identifikasi sumber daya maupun dukungan yang dibutuhkan.
AGREE
Tentukan tindakan, termasuk rencana kontingensi.
Konfirmasikan bagaimana cara memantau dan mengukur kemajuan yang ada.
CLOSE Tekankan hal-hal penting dari rencana yang dibuat.
Konfirmasikan komitmen dari yang bersangkutan.
ESTEEM Katakan secara spesifik dan tulus.
Perkuat kemampuan dan keahlian yang dimiliki orang tersebut.
EMPATHY Gambarkan perasaan dan fakta yang ada.
Menggali dan mengakui emosi-emosi yang muncul.
INVOLVEMENT Lemparkan ide-ide dengan pertanyaan.
Dapatkan kepercayaan dan komitmen.
SHARE
Kemukakan perasaan dan pikiran Anda untuk mendapatkan kepercayaan.
Jelaskan alasan atau pemikiran Anda terhadap peluang untuk perbaikan atau pengembangan.
SUPPORT
Secara spesifik jelaskan dukungan apa yang Anda mampu berikan.
Ekspresikan kepercayaan Anda pada orang tersebut.
Apa aspek yang perlu diperhatikan dalam proses feedback, coaching, maupunmentoring? 1
Interaction Essentials (2/2)
Inti dari pemberianfeedback,coaching,maupunmentoringyakni proses dialog antara atasan dan bawahan dengan memperhatikan kebutuhan dasar dari lawan bicara, yakni kebutuhan personal (PersonalNeeds) maupun kebutuhan praktis (PracticalNeeds).
Untuk membuat prosesfeedback,coaching,maupunmentoringsecara efektif dapat mengacu pada prinsipInteractionEssentialsdanEvidence-BasedFeedback.
PERFORMANCE PLANNING
PERFORMANCE MONITORING
PERFORMANCE APPRAISAL
OPEN √ √ √
CLARIFY √ √ √
DEVELOP √ √ √
AGREE √ √ √
CLOSE √ √ √
ESTEEM √ √
EMPATHY √ √
INVOLVEMENT √ √ √
SHARE √
SUPPORT √ √
Bagaimana penggunaan prinsipInteraction Essentials dalam tahapPerformance Management? 2
√: Menunjukkan penekanan metodeInteraction Essentials pada tiap tahapanPerformance Management
Evidence-Based Feedback (1/3)
32 Dalam memberikan feedbackyang efektif, atasan perlu memperhatikan prinsip sebagai
berikut:
Spesifik : Pastikan memberikan fakta berdasarkan situasi yang dialami, termasuk tindakan yang diambil dan hasil yang dicapai saat itu dengan menggunakan konsep STAR (Situation, Task, Action, Result).
Tepat Waktu : Berikan umpan balik sesegera mungkin setelah mengamati kinerja ybs, ketika hal tersebut akan berdampak paling besar atau saat orang tersebut sangat membutuhkan hal tersebut untuk membuat perubahan yang diperlukan.
Seimbang : Berikan umpan balik positif maupun umpan balik pengembangan dengan
menggunakan konsep STAR ataupun STAR/AR (Situation, Task, Action, Result, Alternative Action; Enhanced Result).
Saat memberikan umpan balik pengembangan (STAR/AR), ajukan pertanyaan seperti:
o Menemukan alternatif tindakan sehingga orang tersebut memahami tindakan apa yang lebih tepat dan efektif.
o Menemukan hasil yang dapat ditingkatkan sehingga orang tersebut memahami hasil dari penerapan serangkaian tindakan yang berbeda.
UMPAN BALIK POSITIF (STAR)
Situation Situasi yang dihadapi orang tersebut.
Task Peran atau tugas orang tersebut dalam situasi yang dirujuk.
Action Tindakan-tindakan yang dilakukan atau yang diucapkan orang tersebut.
Result Dampak atau hasil yang ditimbulkan dari tindakan tersebut.
UMPAN BALIK PENGEMBANGAN (STAR/AR)
Situation Situasi yang dihadapi orang tersebut.
Task Peran atau tugas orang tersebut dalam situasi yang dirujuk.
Action Tindakan-tindakan yang dilakukan atau yang diucapkan orang tersebut.
Result Dampak atau hasil yang ditimbulkan dari tindakan tersebut.
Alternative
Action Alternatif tindakan yang diharapkan dilakukan atau diucapkan orang tersebut.
Enhanced
Result Dampak atau hasil yang ingin ditingkatkan dari hasil tindakan tersebut.
Bagaimana melakukanfeedback (umpan balik) yang efektif?
1
Evidence-Based Feedback (2/3)
UMPAN BALIK POSITIF (STAR)
Situation Situasi yang dihadapi orang tersebut
Task Peran atau tugas orang tersebut dalam situasi yang dirujuk
Action Tindakan-tindakan yang dilakukan atau yang diucapkan orang tersebut
Result Dampak atau hasil yang ditimbulkan dari tindakan tersebut
UMPAN BALIK PENGEMBANGAN (STAR/AR)
Situation Situasi yang dihadapi orang tersebut
Task Peran atau tugas orang tersebut dalam situasi yang dirujuk
Action Tindakan-tindakan yang dilakukan atau yang diucapkan orang tersebut
Result Dampak atau hasil yang ditimbulkan dari tindakan tersebut
Alternative
Action Alternatif tindakan yang diharapkan dilakukan atau diucapkan orang tersebut
Enhanced
Result Dampak atau hasil yang ingin ditingkatkan dari hasil tindakan tersebut
Bagaimana melakukanfeedback (umpan balik) yang efektif?
2
ILUSTRASI
Situation Pada saat Anda menangani komplain pelanggan yang cukup berat 3 bulan yang lalu,
Task sebagai Marketing Manager, saat itu Anda mampu mengambil keputusan yang menurut saya tepat dalam rangka meredakan permasalahan yang ada.
Action
Saat itu Anda segera mencari tahu latar belakang mengapa komplain tersebut bisa berlarut-larut dan mencari berbagai alternatif untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan mempertimbangkan untung ruginya .
Result
Hal tersebut menurut saya sangat tepat karena akhirnya pelanggan mampu menerima itikad baik dari perusahaan dan masalah ini tidak sampai terblow up di media massa.
ILUSTRASI
Situation Lima bulan yang lalu, dalam memenuhi kebutuhan proyek di daerah X
Task Anda ditugaskan untuk mendapatkan perijinan pembangunan High Rise Building untuk kebutuhan proyek di daerah X.
Action Hinggasaat iniAnda hanya mengajukan proposal kepada instansi terkait dan tidak melakukan follow-up secara berkala
Result Maka perijinan tersebut belum berhasil Anda dapatkan
Alternative Action
Akan lebih baik apabila Anda melakukan profiling pejabat siapa saja yang memiliki pengaruh signifikan dan mencoba masuk melalui aktivitas-aktivitas yang dapat mendekatkan diri kepada mereka.
Pembinaan relasi seperti ini tentu akan memudahkan Anda mendapatkan
Evidence-Based Feedback (3/3)
34 Rencanakan apa saja yang akan sampaikan selama sesifeedback,coaching,dan
mentoring.
01
02
03
04
05
Atur kecepatan pertanyaan, sehingga tidak terkesan memberikan banyak pertanyaan sekaligus dalam satu waktu. Berikan waktu kepada orang tersebut untuk berpikir dan kemudian menanggapi.
Gunakan pertanyaan-pertanyaan yang mampu mendorong ybs untuk menemukan kekuatan dan kebutuhan pengembangan serta ide inovatif dalam rangka membangun komitmen.
Hindari mengarahkan orang tersebut untuk menerima cara berpikir semata sehingga tidak terjadi dialog dua arah.
Berikan bukti-bukti mengenai dampak kinerja positif yang ia hasilkan terhadap karyawan lain, ataupun terhadap produktivitas maupun profitabilitas dengan menggunakan konsep STAR dan STAR/AR.
FormMonitoring & Discussion Log : Digunakan atasan untuk melakukan monitor terhadap kemajuan sasaran kinerja yang telah ditetapkan, termasuk review saat terjadi kendala ataupun dilakukan perubahan dan sebagainya dalam rangka mencapai target. Formulir ini juga mencakup rencana tindak lanjut dan tenggat waktu yang ditentukan untuk
mengevaluasi kembali, serta saran rencana pengembangan untuk memperkuat peran ataupun fungsi pekerja bila dirasa diperlukan.
FormPenilaian Kinerja Tahunan : Digunakan atasan dan bawahan saat mendiskusikan penilaian kinerja individu baik di tengah atau akhir tahun. Formulir ini juga digunakan sebagai media dokumentasi pencapaian, area kekuatan maupun area pengembangan berikut dengan rencana pengembangan yang telah ditetapkan atasan berdasarkan diskusi yang dilakukan.
Apa saja yang harus dipersiapkan sebelum memulai sesifeedback, coaching, dan mentoring?
3 Formulir apa saja yang dapat digunakan dalam melakukanPerformance Monitoring
(Bimbingan Kinerja)?
4