4
BAB II
METODE MAGANG KERJA
2.1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan Magang Kerja
Pelaksanaan kegiatan magang dilakukan di Bangka City Hotel, Jl.
Alexander no.1 Air Itam, Pangkalpinang. Kegiatan magang ini dilaksanakan selama 6 bulan dimulai pada tanggal 05 September sampai dengan tanggal 28 Februari 2023. Dengan hari kerja yang dimulai dari hari senin - sabtu. Dengan jam operasional kerja yang dimulai pukul 08.00 sampai pukul 16.00 WIB.
Terkhusus pada hari sabtu dimulai dari pukul 08.00 sampai pukul 13.00 WIB.
2.2. Metode Pelaksanaan
Metode pelaksanaan magang di Bangka City Hotel ini dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 05 September 2022 dimulai dengan pengerjaan kegiatan administratif sales. Selama mengikuti kegiatan magang, banyak kegiatan pokok pelaksanaan magang yang telah diikuti. Berikut akan dijelaskan masing-masing dari kegiatan yang telah dilaksanakan selama magang :
2.2.1. Orientasi Lapangan Tempat Magang Kerja
Kegiatan orientasi lapangan dilakukan untuk mengetahui secara keseluruhan keadaaan umum kantor Bangka City Hotel. Seperti mengetahui profil kantor, letak tata area setiap ruangan per departemen, sistem kerja yang diterapkan di kantor dan juga sebagai ajang perkenalan dengan para staf kantor dan dalam mengetahui permasalahan yang ada di kantor. Kegiatan ini juga dilakukan dengan tujuan mengenalkan kepada peserta magang untuk mengetahui tentang semua aktivitas-aktvitas yang dapat dilakukan selama kegiatan magang.
2.2.2. Kegiatan Administrasi Reservasi Ruang Pertemuan
Dalam kegiatan ini, saya sebagai mahasiswa magang membantu di bidang kegiatan administratif pada Bangka City Hotel yang mana khususnya pada bagian/department sales. Adapun kegiatan yang saya lakukan yaitu:
5
a. Surat Penawaran
Surat penawaran paket meeting room//ruang pertemuan ditujukan kepada instansi atau perusahaan yang akan menjalin kerja sama bisnis yaitu dengan melakukan sewa ruang pertemuan di Bangka City Hotel yang mana surat penawaran tersebut bisa dikirimkan melalui pesan singkat WhatsApp atau dikirimkan langsung ke instansi/perusahaan yang dituju.
b. Reservasi /booking
Untuk pencatatan pemesanan ruang pertemuan di Bangka City Hotel masih dilakukan secara manual yaitu mencatat di tabel yang sudah di cetak yang dinamakantable meeting.
c. Banquet Contract
Banquet Contract atau nama lainnya adalah confirmation letter merupakan surat yang digunakan untuk merespon seseorang, menerima file, maupun memberi konfirmasi terhadap hal hal seperti pemesanan hotel, jadwal kegiatan atau pertemuan yang mana surat tersebut ditandatangani oleh sales yang bersangkutan danbooker/pemesesan.
d. BEO(Banquet Event Order)
Lembaran yang berisi tentang detail informasi yang menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan digunakan sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara dan didistribusikan pula padadepartmentyang terkait di dalam BEO.
e. Disposisi
Menentukan department terkait yang berhubungan dengan BEO (Banquet Event Order)dan kemudian di distribusikan.
2.2.3. Kegiatan Pemasaran dan Promosi Ruang Pertemuan
Untuk mempromosikan fasilitas dan pelayanan hotel serta berbagai programnya, Hotel Bangka City menyediakan dan menyebarkan materi promosi yang terdiri dari: Materi promosi yang diproduksi oleh Promotions yang merupakan kebutuhan unit hotel.
6
Kegiatan pemasaran dan promosi ruang pertemuan di Bangka City Hotel terdiri dari berbagai tahapan, yaitu:
a. Brosur Resmi Hotel
Brosur resmi unit hotel yang diproduksi oleh Hotel untuk kebutuhan hotel yang bersangkutan. Biaya produksi sepenuhnya menjadi beban hotel.
b. Iklan
1. Iklansoft-sellataubrand image advertising
bertujuan untuk membangun citra dan memantapkan positioning Hotel Bangka City, dari waktu ke waktu hotel dapat memasang iklan dan sesuai anggaran masing-masing unit hotel, seperti: Image advertising di media masa cetak.Airport billboard, Kerja sama promosi dengan pihak ketiga.
2. Hard Selling
Bertujuan untuk menawarkan harga paket tertentu atau harga yang saat itu sedang berlaku pada periode tertentu. Contoh paket yang ditawarkan : Weekend Package, Destinations, Buy 2 get 3, Discount opening hotel.
Iklan Hard selling dapat dilakukan oleh unit hotel sesuaimedia plan atau dengan bekerjasama dengan pihak ke 3 (third partnership). Setiap unit hotel harus melakukan pemasangan Iklan sesuai dengan kebutuhan.
c. Sales Call
Kegiatan interaksi langsung antara sales dengan customer atau klien untuk mengejar terjadinya penjualan produk atau jasa dengan melakukan kunjungan ke tempat yang berpotensi menghasilkan bisnis seperti ke instansi pemerintahan atau Swasta.
d. Online
Promosi penjualan dengan media online seperti broadcast di sosial media WhatsApp, Instagram,dan lain sebagainya.
2.2.4. Pembuatan Laporan Harian Kegiatan Pemasaran dan Promosi Ruang Pertemuan
Pada pembuatan laporan harian kegiatan pemasaran dan promosi ruang pertemuan pada Bangka City Hotel dilakukan proses rekapitulasi data yang masih
7
dilakukan secara manual yang mana laporan yang disebut dengan laporan sales calltersebut di ketik dan dikirim ke grupWhatsApp Sales & MarketingBCH yang ditujukan kepadaGeneral Managerseperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.1 Laporan Harian Kegiatan Pemasaran dan Promosi Reservasi Ruang Pertemuan
