MITIGASI RISIKO DALAM PENYELENGGARAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH

(1)

MITIGASI RISIKO DALAM

PENYELENGGARAAN PENGADAAN

BARANG / JASA PEMERINTAH

Oleh :

Dr. Fahrurrazi, M.Si.

(2)

PENDAHULUAN

Dampak ketidakpastian terhadap pencapaian

tujuan. Dampak adalah deviasi dari apa yang diharapkan,

bisa bersifat positif atau negatif”

– ISO 31000

“Kemungkinan akan terjadinya

sesuatu yang buruk atau tidak menyenangkan”

– Merriam-Webster

Kerugian yang dialami akibat ketidakpastian”

- Perserikatan Bangsa-Bangsa

Risiko adalah kemungkinan kerugian. Risiko

adalah ketidakpastian.

– Emmett J.

Vaughan

Pengertian Risiko

“Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”

– Chartered Institute of Procurement & Supply

Karakteristik Risiko “ketidakpastian”

dan “kerugian”.

UK 29

M e n g e l o l a R i s i k o

(3)

Peristiwa atau

Keadaan

Kemungkinan terjadi

Dampak terhadap

Tujuan

Apa yang mungkin terjadi

Probabilitas terjadinya

peristiwa/keadaan tersebut

Akibat dari terjadinya peristiwa /keadaan tersebut

Unsur Utama Risiko

(4)

Sehingga ...

Pengelola Pengadaan perlu memahami Risiko, terutama pada Pengadaan bersifat Kompleks dan Strategis

Risiko pada pengadaan:



Dapat terjadi pada setiap tahapan



Terdapat risiko dengan tingkatan tertentu dalam semua pengadaan



Setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik secara internal, eksternal, politik, strategis, ataupun operasional



Wujud risiko bisa berbagai macam, antara lain:

• Kerugian materiil atau finansial;

• Tanggung jawab hukum;

• Kegagalan pengadaan, kegagalan operasi, dsb.



Tidak dapat diabaikan, bahkan harus diperhatikan secara cermat apabila mengharapkan keberhasilan

Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan

(5)

Mengungkap &

mendeskripsikan risiko yang dapat mempengaruhi

proyek atau pencapaian hasil

Menentukan penyebab, kemungkinan,

dan dampak dari tiap risiko

Melakukan penilaian dan evaluasi tingkat

risiko (misalnya, rendah, sedang, atau tinggi) serta menentukan prioritas

penanganan risiko

Menyusun rencana penanganan dan mitigasi

risiko agar mencapai tingkat yang dapat

diterima serta

mengimplementasikannya

Memantau, menelusuri, dan meninjau kembali risiko yang dikelola

untuk memastikan tetap berada pada tingkat yang dapat

diterima

Lima Langkah Pengelolaan Risiko?

(6)

SIKAP TERHADAP RISIKO

(Menghindari Risiko)

Risk Avoidance

(Mengurangi Resiko)

Risk Reduction

(Memindahkan Risiko)

Risk Transfer

(Menerima Risiko)

Risk Retention

(7)

Apakah mungkin kita menghilangkan semua risiko?

Tidak mungkin, bila kita ingin tetap melakukan pengadaan.

Risiko tidak mungkin sepenuhnya dihindari, dialihkan, atau bahkan dimitigasi, tetapi risiko perlu dikelola agar tetap berada pada batas yang masih bisa diterima.

Sehingga, sangatlah penting melakukan identifikasi dan pengelolaan risiko, untuk memitigasi dampak yang dapat ditimbulkan oleh risiko.

Pengelola pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui identifikasi, perencanaan dan pengelolaan risiko secara efektif.

Jika Kita tidak mengelola risiko, risiko akan mengelola Kita!

(8)

Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko

1. Risiko Operasional (kegagalan operasional, paling luas dan pada umumnya, seperti kesalahan eksekusi, pelanggaran hukum, kegagalan sistem );

2. Risiko Finansial (berdampak pada kinerja keuangan);

3. Risiko Hazard (akibat kondisi hazard, seperti kerugian akibat bencana/kerusakan);

4. Risiko Stratejik (terkait jakstra organisasi dan berdampak pada kelangsungan);

5. Risiko Kepatuhan

(akibat penyimpangan peraturan/ketentuan/SOP);

6. Risiko Hukum

(terkait kelemahan dokumen/penyimpangan ketentuan yang berakibat adanya tuntutan hukum perdata/pidana);

7. Risiko Reputasi

(terkait citra, reputasi dan kinerja organisasi).

Klasifikasi Risiko (umum):

(9)

1. Risiko Teknis (mengancam kualitas dan ketepatan waktu dan bisa berdampak pada biaya. Prinsip terkait aspek kecukupan desain, spesifikasi, efisiensi operasional, dan keandalan, termasuk keusangan teknologi);

2. Risiko Keuangan (berdampak pada kinerja dan kemampuan keuangan, misalnya fluktuasi nilai mata uang, kebijakan/krisis moneter, krisis likuiditas, dll);

3. Risiko Administratif (termasuk kepatuhan/operasional, seperti kelalaian aspek administrasi, kelengkapan dokumen, perijinan, dll yang dapat berdampak pada keterlambatan pelaksanaan, kerugian, dan bahkan aspek hukum dan itigasi);

4. Risiko Pidana (termasuk klasifikasi hukum, antara lain karena aspek keamanan, pencurian, perusakan/vandalisme, pencurian, penipuan, dan korupsi);

5. Risiko K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) dan Lingkungan(terutama secara khusus pada konstruksi, termasuk klasifikasi operasional).

Kategori Risiko pada Pengadaan (1):

Berdasarkan aspek terkait

(10)

Selain ke lima kategori tadi, dalam manajemen risiko pengadaan dikenal juga:

6. Risiko Proyek(terkait potensi ancaman terhadap keterlaksanaan proyek, mencakup aspek strategi pengadaan, kualifikasi, kompetensi, pengalaman, pengendalian mutu dan SDM, yang secara umum mengidentifikasi biaya, jadwal, personil, persyaratan dan ketentuan, dan hubungan antar para pihak);

7. Risiko Bisnis (lebih bersifat operasional dan stratejik, yang berdampak pada produk/jasa yang dihasilkan, atau pada kelanjutan operasional/bisnis);

8. Risiko Force Majeure (disebabkan kejadian luar biasa diluar kendali para pihak, akibat faktor alam atau kondisi polkam, seperti perang, pemberontakan/terorisme).

Kategori Risiko pada Pengadaan (1): (lanjutan)

(11)

1. Tahap Perencanaan dan Persiapan

(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi barang/jasa atau produk yang menjadi obyek pengadaan)

2. Tahap Pelaksanaan Pengadaan (Pemilihan Penyedia)

(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi penyedia barang/jasa)

3. Tahap Pelaksanaan Kontrak

(termasuk di dalamnya risiko terkait dengan kondisi pihak pengelola dan para pihak yang terlibat)

Kategori Risiko pada Pengadaan (2):

Berdasarkan Tahapan

(12)

ContohSOP PengelolaanRisiko

(13)

ContohSOP PengelolaanRisiko

(14)

Hal-hal yang perlu dipahami dalam perencanaan pengelolaan risiko:

1. Tujuan organisasi, renstra, prioritas, sumber daya dan kendala yang dihadapi dalam aspek operasional maupun bagi kegiatan pengadaan yang dilakukan;

2. Kompleksitas pengadaan;

3. Para pemangku kepentingan yang terlibat; dan

4. Output dari setiap langkah dalam proses pengelolaan risiko (5 langkah utama proses pengelolaan risiko)

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan

• Berapa banyak waktu dan sumber daya yang harus dialokasikan;

• Bagaimana pengelolaan risiko harus dilakukan dan frekuensi kegiatannya;

• Siapa yang seharusnya terlibat; dan

• Kategori risiko dan kriteria/definisi penting yang digunakan dalam analisis risiko.

Hal-hal tersebut diperlukan untuk dapat menentukan:

(15)

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan

Menentukan konteks

Sikap organisasi terhadap risiko menentukan pendekatan organisasi terhadap risiko secara umum dan memengaruhi penilaian terhadap risiko

Tujuan dan Prioritas Organisasi, sebagai informasi untuk perencanaan pengelolaan risiko

Contoh

toleransi risiko (seberapa besar penolakan atau seberapa toleran terhadap setiap risiko)

area fokus tertentu (contohnya, mengurangi penipuan dan korupsi, pengendalian biaya) Sikap organisasi terhadap risiko menentukan

bagaimana risiko akan ditangani

kemauan untuk mengasumsi risiko untuk menekan biaya

kemauan untuk membayar lebih banyak dan mengalihkan risiko kepada penyedia yang dikontrak

• Sebuah peristiwa tidak dianggap sebagai risiko bagi organisasi dalam konteks tertentu kecuali jika peristiwa itu berdampak terhadap tujuan organisasi

• Memastikan bahwa tujuan pengadaan selaras dengan tujuan organisasi yang lebih luas

(16)

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan

Contoh Sumber Risiko

Kompleksitas Pengadaan Berbanding Lurus dengan Tingkat Risiko

Dampak pada Perencanaan

• Spesikasi pengadaan kadang sulit didefiniskan

• Mungkin diperlukan inovasi atau perancangan secara khusus

• Penyedia terbatas dan kompetisi terbatas

• Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan

• Lebih dari satu sumber dana

• Potensi banyaknya hubungan penyedia / subpenyedia

• Lebih dari satu pemegang kontrak (misalnya, dalam Kontrak Payung)

• Jadwal yang terlalu padat

Perlunya Rencana Pengelolaan Risiko

Sumber daya (keuangan dan manusia) yang diperlukan untuk mengelola risiko selama siklus hidup pengadaan dan masa berlakunya kontrak

(17)

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan

 Kenali para pemangku kepentingan untuk menentukan siapa saja yang harus dilibatkan

 Pikirkan risiko pengadaan dari perspektif pemangku kepentingan

 Hubungi para pemangku kepentingan sambil mengumpulkan masukan untuk langkah- langkah identifikasi risiko

Pemangku Kepentingan yang terlibat:

Pihak Internal Pihak Eksternal

 Institusi Pengguna Anggaran (PA/KPA)

 Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

 UKPBJ/Pokja/Pejabat Pengadaan

 Pihak Penyedia Barang/Jasa

 Subkontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung

 Industri/Asosiasi/Kelompok Penyedia Lain terkait dengan ketersediaan produk/ jasa

 Institusi/Otoritas Pembuat Kebijakan/

Peraturan terkait produk dan harga

 Masyarakat/Kelompok/Asosiasi yang bisa berpengaruh pada proses pengadaan

(18)

ContohPedomanPengelolaanRisiko

(19)

Mitigasi Risiko

Kewenangan

(20)

Pengadaan

Petuah

Tidak tercapainya sebuah target kerja, sering ditimpakan penanggung jawab kegagalan tersebut adalah pihak pemilik tugas dan kewenangan.

Permasalahan besar yang kerap

terjadi adalah ketika pemilik tugas

dan kewenangan tidak mengetahui

tanggungjawab yang diemban.

(21)

Studi Kasus

Seorang Kepala Dinas yang bertugas sebagai Pengguna Anggaran yang merangkap juga sebagai PPK

memiliki kesibukan yang cukup tinggi, sehingga tugas penyusunan

spesifikasi teknis dan HPS, serta pengendalian kontrak

diserahkan ke PPTK . Ditemukan Spesifikasi Teknis diskriminatif, HPS mark-up, dan pembiaran penyedia menjual paket ke penyedia lain.

Pelaksana konstruksi membuat

laporan hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan kondisi riil . Di laporan dinyatakan 100% padahal realisasi kualitas mutu hanya 89% . Laporan ini diperiksa dan

disetujui Konsultan Pengawas. PPK

dalam proses pemeriksaan dan

penerimaan hasil pekerjaan

menyatakan sesuai kontrak dan diterima berdasarkan laporan

01 02

(22)

Ranah Kewenangan Para Pihak

Peraturan yang sedang berlaku

Sifat kepemilikan kewenangan

Rumpun organisasi penugasan

Batas tugas dan kewenangan masing-masing pihak

01

02

03

04

(23)

Pelaku Pengadaan

PA

KPA

PPK

_Pengadaan^Pejabat

Pokja Pemilihan

PengadaanAgen

Penyelenggara

Swakelola Penyedia

(24)

Contoh Kewenangan Rumpun Tugas Utama

Pelaku Pengadaan

PA / KPA

Tindakan Anggaran, Perjanjian, Perencanaan Pengadaan (Penetapan), Pemaketan, Pengangkatan Personil

PPK

Perencanaan (Penyusunan) dan Persiapan Pengadaan, Spesifikasi Teknis, HPS, Kontrak

Pokja / PP

Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia

P. Swakelola

Persiapan, pelaksanaan dan pengawasan swakelola

Ahli / Teknis / Pendukung

Sesuai lingkup penugasan yang diberikan

Penyedia

Pelaksanaan kontrak, Kualitas, kuantitas, tempat, dan waktu

(25)

Pengkajian

Perencanaan

Perancangan

Pengawasan

Manajemen Penyelenggaraan Konstruksi

01

05

04

03 02

Penyelenggaraan Usaha Jasa Konsultansi Konstruksi

Kewenangan yang dimiliki dapat didistribusikan kepada pihak lain sesuai peraturan perundang-undangan Contoh : Pada penyelenggaraan usaha jasa konsultansi konstruksi

Pasal 47 PP 22/2020

(26)

Contoh Bentuk-bentuk Penyimpangan Peraturan

(27)

Tahapan Umum Dalam Pengadaan

Perencanaan Pengadaan 1

Persiapan Pengadaan 2

Pemilihan Penyedia 3

Pelaksanaan Kontrak 4

Serahterima dan Pembayaran 5

(28)

TAHAPAN PENGADAAN

Setiap tahapan diatur

proses

^dan

keluaran

Setiap tahapan memuat

kepemilikan tugas

dan

kewenangan

(29)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Identifikasi Kebutuhan

 Penetapan Barang/Jasa

 Cara Pengadaan

 Jadwal Pengadaan

 Penganggaran

Perencanaan Pengadaan

Para Pihak : PA / KPA / PPK

1. Pengadaan tidak didasari Dokumen Perencanaan

2. Pengadaan tanpa justifikasi identifikasi kebutuhan dan tidak didukung proses perencanaan yang sistematis

3. Tidak menentukan / salah menentukan cara pengadaan 4. Intervensi negatif dalam penganggaran pengadaan

5. Penganggaran pengadaan tanpa perhitungan kebutuhan yang tepat atau kebutuhan biaya pengadaan tidak komprehensif

6. Tindakan pemecahan paket menghindari tender

7. Perhitungan waktu proses pengadaan yang tidak cermat

8. Pengangkatan pelaku pengadaan tidak memenuhi persyaratan dan tidak tepat waktu

9. Tidak mempersiapkan kebutuhan kerja aparatur pelaku pengadaan 10. Adanya intervensi vendor sejak perencanaan

11. Risalah pembahasan perencaaan pengadaan tidak terdokumentasikan 12. Pihak yang menyusun dan menetapkan perencanaan pengadaan tidak

memahami dan tidak mempelajari dokumen yang ditetapkan

13. Tidak mengumumkan RUP atau pemilihan penyedia dilakukan sebelum pengumuman RUP

(30)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Mutu / Kualitas

 Jumlah / Kuantitas

 Tempat

 Cara

 Tingkat Layanan

Persiapan Pengadaan

(Spesifikasi Teknis / KAK)

Para Pihak : PPK

1. Spesifkikasi teknis / KAK tidak disusun sejak perencanaan

2. Penetapan spesifikasi teknis / KAK tanpa justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan

3. Spesifikasi teknis / KAK diskriminatif untuk pengadaan yang dilakukan dengan tender/seleksi

4. Spesifikasi teknis / KAK sudah melibatkan vendor yang akan melaksanakan, padahal bukan kontrak terintegrasi

5. Spesifikasi teknis / KAK menyalin sama persis dengan produk atau merk tertentu, sehingga merugikan pihak lain dalam proses kompetisi

tender/seleksi

6. Spesifikasi teknis / KAK disusun oleh ahli atau tim teknis, tapi pihak yang menetapkan Spesifikasi teknis / KAK tidak memahami dan tidak mempelajari dokumen yang ditetapkan

7. Spesifikasi teknis / KAK yang dibuat tidak didasari identifikasi ketersediaan pasar dan pelaku usaha

8. Spesifikasi teknis / KAK yang ditetapkan tidak dapat diukur dengan jelas capaiannya

(31)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Harga pasar

 Menjelang pemilihan penyedia

 Kalkulasi keahlian

 Informasi dapat dipertanggungjawabkan

Persiapan Pengadaan

(Harga Perkiraan Sendiri)

Para Pihak : PPK

1. HPS disusun oleh ahli atau tim teknis, tapi pihak yang menetapkan HPS tidak memahami dan tidak mempelajari dokumen yang ditetapkan

2. Penetapan HPS tanpa justifikasi teknis perhitungan yang akurat

3. Menambah kalkulasi harga yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, seperti pembiaran diskon, penambahan keuntungan yang seharusnya tidak perlu ditambahkan, penambahan untuk praktik korupsi

4. Sumber informasi HPS tidak dapat dipertanggungjawabkan 5. Penyusunan HPS tidak didokumentasikan

6. Masa berlaku penetapan HPS kadaluarsa

7. Pada pekerjaan kontsruksi HPS belum memperhitungkan Biaya K3 8. Pada pengadaan jasa konsultansi konstruksi, HPS belum

memperhitungkan Biaya Remunerasi minimal

(32)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Batang Tubuh Surat Perjanjian

 SSUK

 SSKK

Persiapan Pengadaan

(Rancangan Kontrak)

Para Pihak : PPK

1. Tidak membuat rancangan kontrak atau hanya sekedar menyalin standar yang ada tanpa diisi dan disesuaikan kebutuhan

2. Rancangan kontrak tidak reliabel

3. Lemah mitigasi risiko dalam penyusunan rancangan kontrak

4. Belum menuntukan pilihan pada bagian Rancangan kontrak yang harus dipilih

5. Rancangan kontrak disusun oleh ahli atau tim teknis, tapi pihak yang menetapkan Rancangan kontrak tidak memahami substansi Rancangan kontrak dan tidak mempelajari dokumen yang ditetapkan

(33)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 E-Purchasing

 Pengadaan Langsung

 Penunjukan Langsung

 Tender Cepat

 Tender / Seleksi

Pemilihan Penyedia

Para Pihak : Pokja Pemilihan / PP / Penyedia

1. Syarat peserta tender yang diskirminatif

2. Pertentangan kepentingan (CoI) dalam pemilihan penyedia 3. Dokumen pemilihan yang tidak reliabel

4. Evaluasi penawaran tanpa justifikasi teknis

5. Penjadwalan yang dapat merugikan pihak tertentu 6. Persekongkolan (Vertikal / Horizontal)

7. Proses tidak terdokumentasikan 8. Pemalsuan dokumen

9. Kendali pihak yang tidak bertanggungjawab dan Intervensi jahat 10. Klarifikasi dan pembuktian yang tidak optimal

11. Pinjam perusahaan

12. Pada pemilihan penyedia dengan pengadaan langsung, proses pemilihan penyedia dilakukan dengan rekayasa oleh oknum pihak tertentu, seolah-olah tahapan berjalan

13. Meloloskan pihak yang tidak memenuhi syarat, atau sebaliknya

(34)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Penandatanganan

 Pengendalian

 Perubahan

 Pemutusan

 Penghentian / Berakhir

Pelaksanaan Kontrak

Para Pihak : PPK dan Penyedia

1. Adanya pungutan, seperti alasan penjilidan atau biaya lainnya 2. Kontrak yang ditandatangani tidak reliabel.

3. Ketidakjelasan yang menandatangani kontrak 4. Pekerjaan dimulai tanpa kontrak.

5. Tandatangan kontraktanpa pertemuan masing-masing pihak 6. Tidak dilakukan klarifikasi Jaminan

7. Membuat substansi baru tanpa perubahan kontrak

8. Pengalihan pekerjaan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan 9. Lemahnya pengendalian kontrak

10. Tidak dilakukan pemeriksaan hal-hal yang disampaikan dalam penawaran pada saat kontrak, seperti personel, alat dan metode 11. Konsultan menggunakan tenaga ahli fiktif

12. Tenaga ahli yang dipergunakan di dalam kontrak tidak pernah diperiksa 13. Pihak yang diberikan kewenangan tidak menjalan fungsi pengendalian

kontrak

14. Tahapan kontrak tidak dilaksanakan, seperti PCM, MC, dll 15. Pemalsuan laporan data pekerjaan

(35)

Bentuk-bentuk Penyimpangan Dalam Tahapan Pengadaan

 Pemeriksaan Hasil

 BAST

 Pembayaran

 Pemeliharaan

Serah Terima dan Pembayaran

Para Pihak : PPK dan Penyedia

1. Tidak optimalnya pemeriksaan

2. Rekayasa negatif pemeriksaan dan penerimaan hasil pekerjaan 3. Hasil pekerjaan tidak sesuai kontrak

4. Pembayaran tanpa prestasi kerja

5. Tidak memperhatikan tanggungjawab Penyedia

(36)

01 02

03

Ketidaktahuan atas peraturan

Tugas dan kewenangan yang tidak berjalan Rakus / serakah

04 05

Intervensi kewenangan untuk menyimpang Persepsi pembiasaan pelanggaran

Penyebab Pelanggaran

(37)

Petuah Pengadaan

Berpesan Dalam Kebaikan

99

Penyelenggaraan pengadaan memuat kisah keterpautan banyak variabel dalam

rangkaian ekosistem

pengadaan yang dapat saling mempengaruhi.

Semua unsur wajib turut berkontribusi positif dalam perwujudan tujuan

pengadaan.

(38)

fahrurrazi.id | @Dipertuanagung

“Ketika semua demi ibadah kepada Mu”

#PetuahPengadaan

#ProcureAsWorship

Terima Kasih

WA : 085624222715 / Weblog : fahrurrazi.id

Referensi Slide : Microsoft PowerPoint, fppt.com, Allppt.com, dan SlideModel.com