MODUL SPESIFIK 6.
MANAJEMEN PUSKESMAS
A. Deskripsi Singkat
Mengelola puskesmas sebagai satu unit organisasi yang didalamnya terdapat sumber daya manusia, peralatan, anggaran dan program program kegiatan dan lingkungan internal dan eksternal memerlukan ilmu manajemen. Manajemen diterjemahkan dalam tiga rangkaian utama yaitu P1 Perencanaan, P2 Penggerakan dan pelaksanaan serta P3 Pengawasan, pengendalian dan Penilaian.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes.
Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis
Dalam penyelenggaraan program/upaya kesehatan pokok di puskesmas berdasarkan rencana yang ada dilakukan pengorganisasian. Dalam pelaksanaan program kegiatan harus jelas siapa yang menjadi unsur pimpinan dan siapa yang menjadi unsur supervisor, dan siapa yang menjadi unsur pelaksana. dan perlu dibangun komitmen serta koordinasi perlu dikembangkan di puskesmas melalui lokakarya mini bulanan dan lokakarya mini tribulanan.
Untuk mengukur kinerja program atau pencapaian program maka harus dituangkan dalam dokumen penilaian kinerja puskesmas dengan menghitung hasil capaian dari standart pelayanan minimal dari enam upaya kesehatan wajib.dan upaya pengembangan yang diprioritaskan sesuai kebutuhan di wilayah kerjanya.
Agar dicapai pelayanan yang bermutu dan berkinerja tinggi, untuk itu prinsip dasar mutu dan peningkatan kinerja perlu dipahami oleh manajer puskesmas dan staff, salah satu diantaranya juga penyusunan standar prosedur operasional untuk tiap unit pelayanan
Modul 1 akan membahas empat pokok bahasan utama, yaitu:
1. Pokok Bahasan 1:Perencanaan tingkat puskesmas 2. Pokok Bahasan 2: Lokakarya mini Puskesmas 3. Pokok Bahasan 3: Penilaian kinerja Puskesmas
4. Pokok bahasan 4: Pelayanan bermutu berdasarkan Standar Operasional Prosedur
B. Tujuan Pembelajaran:
a. Tujuan pembelajaran umum:
Peserta latih memahami manajemen pengelolaan di puskesmas dengan melakukan penyusunan perencanaan, melaksanakan penggerakan pelaksanaan berdasarkan rencana kerja, melaksanakan penilaian kinerja puskesmas berdasarkan SPM yang ada, serta melaksanakan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan berlandaskan pada dokumen SOP yang ditetapkan.
b. Tujuan pembelajaran khusus:
1. Peserta memahami tahapan dalam penyusunan perencanaan puskesmas
2. Peserta mampu menyelenggarakan lokakarya mini bulanan dan tribulanan puskesmas untuk menggalang komitmen dan koordinasi.
3. Peserta mampu memahami tehnik penilaian kinerja berdasarkan SPM ( standar pelayanan minimal )
4. Peserta mampu meberikan pelayanan bermutu berdasarkan SOP yang telah ditetapkan
C. Alokasi Waktu:
Alokasi waktu yang dibutuhkan untuk pembelajaran dan memahami modul ini adalah pada minggu pertama e‐learning.
D. Pelatih/Narasumber:
Mentor lokal, dan fasilitator/narasumber dari lembaga konsultan.
POKOK BAHASAN I
PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS
I. Pengantar
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes.
Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis
II. Tujuan Pembelajaran
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah selesainya pembahasan modul perencanaan tingkat puskesmas peserta mempunyai ketrampilan dalam menyusun perencanaan kegiatan tahunan berdasarkan fungsi dan asas penyelenggara
Tujuan Khusus: setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Tingkat Puskesmas, perserta latih mempunyai kompetensi:
ehnik pengorganisasian ini peserta latih mampu menerapkan pengorganisasian dengan benar dilingkungan organisasinya sesuai tunturan dan perubahan lingkungan
2. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Puskesmas, perserta latih diharapkan mempunyai kompetensi:
1. Mampu menjelaskan tahapan perencanaan puskesmas
2. Mampu menganalisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas.
3. Mampu memanfaatkan data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas.
4. Mampu menyusun RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya
5. Mampu menyusun RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber
III.Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan
1. Pentahapan penyusunan rencana puskesmas
2. Analisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas.
3. Pemanfaatan data data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas.
4. Penyusunan RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya
5. Penyusunan RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber
IV. Alokasi Waktu:
Selama minggu ke tiga dan keempat pembelajaran berbasis web.
V. Pelatih:
Tutor lokal, fasilitator lembaga konsultan dan NS sesuai materi.
VI. Bahan Ajar:
A. Pendahuluan.
1. Manfaat Perencanaan Tingkat Puskesmas
a. Memberikan petunjuk untuk menyeleng‐garakan upaya kesehatan secara efektif & efisien
b. Memudahkan pengawasan & pertanggung‐jawaban
c. Dapat mempertimbangkan hambatan, dukungan dan potensi yang ada
2. Fungsi Puskesmas
Pusat penggerak pembanguan berwawasan kesehatan, Pusat pemberdayaan masyarakat dibidang kesehatan, Pusat pelayanan kesehatan strata pertama (perorangan dan masyarakat)
3. Ruang Lingkup PTP ( Perencanaan Tingkat Puskesmas) mencakup : a. Upaya kesehatan wajib
b. Upaya kesehatan pengembangan
c. Upaya kesehatan penunjang
Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) pelaksanaan program kesehatan diwujudkan dalam bentuk upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya kesehatan perorangan (UKP) yang ditata sedemikian rupa agar saling mendukung untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Kep.Menkes No.
128/Menkes/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Puskesmas, pada hakekatnya reformasi puskesmas mengarah pada pemantapan fungsi puskesmas dalam UKP dan UKM essensial, termasuk pengembanga programnya sesuai dengan kemampuan dan kompetensi petugas puskesmas.
6 upaya wajib yang dilakukan puskesmas adalah promosi kesehatan, kesehatan lingkunga, KIA dan KB, perbaikan gizi masyarakat, pencegahan dan pemberantasan penyakit menular, dan pengobatan. Selain itu puskesmas juga dapat melakukan upaya kesehatan pengembangan antara lain kesehatan sekolah, kesehatan olahraga, kesehatan kerja, kesehatan gizi dan mulut, dan kesehatan jiwa.
4. Manajemen Perencanaan Puskesmas
Perencanaan adalah suatu proses sistematik untuk menentukan masalah, memperhitungkan sampai berapa jauh masalah dianggap sebagai kebutuhan yang harus dipecahkan, memformulasikan tujuan (goals) dan sasaran (objektives) yang realistik untuk mengurangi masalah tersebut, memilih alternative, menetapkan strategi intervensi program, merinci program dalam kegiatan, dan menilai hasil‐
hasil program yang dilaksanakan.
Perencanaan adalah proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja puskesmas. Rencana tahunan puskesmas dibedakan atas dua macam.
a. Pertama, rencana tahunan upaya kesehatan wajib.
b. Kedua, rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan.
Perencanaan tingkat puskesmas adalah Suatu proses penyusunan rencana kegiatan puskesmas pada tahun yang akan datang yang dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya
B. Tahapan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
Apabila akan menyusun perencanaan di puskesmas kepala puskesmas beserta staf harus memperhatikan dan melalui empat tahapan , supaya hasil perencanaan berkualitas dan mendapatkan masukan dari semua komponen organisasi.
Perencanaan yang adekuat serta disusun dengan mengikutsertakan peran anggota organisasi maka dapat dipastikan sebagai modal keberhasilan pencapaian tujuan pengelolaan kegiatan sebesar 50 %.
1. Tahap persiapan
a. Mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam proses Penyusunan PTP agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap‐tahap perencanaan.
b. Ka pukesmas membentuk tim penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas
c. menjelaskan pedoman PTP kepada tim agar dapat memahami pedoman, demi keberhasilan penyusunan PTP.
d. bersama‐sama tim mempelajari kebijakan dan pengarahan yang telah diterapkan oleh Dinkes Kabupaten Kota, Dinkes Prov, dan Kementerian Kesehatan
Catatan Pelatih : Apakah sdr dalam menyusun perencanaan puskesmas sudah melibatkan staf? dan apa dasar pertimbangan pemilihan staf yang terpilih menjadi anggota tim ?
2. Tahap Analisis Situasi
Untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang di hadapi puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan.
Ada dua kelompok yang perlu di kumpulkan data umum dan data khusus : a. Data umum terdiri atas
1) peta wilayah kerja dan fasilitas pelayanan (format ‐1)
2) data sumber daya terdiri atas Ketenagaan ( format 2a), Obat dan bahan habis pakai (format ‐2b), peralatan (format 2c), sumber pembiayaan (format‐2d),sarana dan prasarana (format 2e)
3) data peran serta masyarakat (format‐3)
4) data penduduk dan sasaran program (format ‐4) 5) data sekolah(format‐5)
6) data kesling wilayah kerja puskesmas (format‐6)
b. data khusus ( hasil penilaiaian kinerja puskesmas) 1. data kematian (format ‐7)
2. kunjungan kesakitan (format‐8) 3. 10 besar Pola penyakit (format‐9) 4. status kesehatan
5. kejadian luar biasa /KLB (format‐10)
6. cakupan program Yankes 1 tahun terakhir per desa (format‐11) 7. hasil survey (bila ada) (format‐12)
Catatan Pelatih: Dari sekumpulan data di puskesmas data apa saja yang belum sdr miliki ? dan bagaimana cara mengupayakan agar data sdr menjadi lengkap?, setelah data lengkap bagaimana sdr memaknai data tersebut dan bagaimana sdr menganalisis terhadap data dimaksud ?
3. Tahap penyusunan rencana usulan kegiatan (RUK)
Berdasarkan hasil analisa situsai data data diatas kemudian disusun rencana usulan kegiatan
Penyusunan RUK dilaksanakan dengan memperhatikan :
1) Menyusun RUK kegiatan bertujuan untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah
2) Menyusun Rencana kegiatan baru yang disesuakan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri atas dua langkah
1) Analisa masalah dapat dilakukaan melalui kesepakatan kelompok tim penyusun perencanaan dan Konsil Kesehatan Kecamatan atau BMKM(
badan musyawarah Kesehatan Masyarakat) atau LSM yang peduli bidang kesehatan di kecamatan
a) Identifikasi masalah ( masalah adalah kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang menimbulkan rasa tidak puas dan ada upaya untuk menanggulanginya
b) Menetapkan urutan prioritas masalah ( mengingat adanya keterbatasan kemampuan mengatasi masalah bersamaan dan sekaligus juga dlam teknologi, maka dipilih dengan kesepakatan Tim, jika tidak tercapai kesepakatan maka
dilakukan mengunakan tools manajemen prioritas masalah seperti CARL
c) Merumuskan masalah ( mencakup apa masalahnya, siapa yang terkena masalahnya, berapa besar masalahnya, dimana masalahnya dan bilaman masalah itu terjadi)
d) Mencari akar penyebab masalah ( dapat digunakan diagram sebab akibat dari ishikawa/diagram tulang ikan, ataupun dari pendekatan sistem kemungkinan penyebab dari Input man , money, material, metode, machine, Proses pelaksanaan ( perencanaan, penggerakan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan penilaian) serta serta lingkungan.
Berdasarkan kemampuan staf pilihlah metode yang paling dipahami dan mudah dilaksanakan
2). Penyusunan rencana usulan kegiatan :
meliputi upaya kesehatan wajib, pengembangan dan penunjang. Yang meliputi :
a) Kegiatan tahun yang akan datang ( meliputi kegiatan rutin, sarana/prasarana,operasional, dan program hasil analisis masalah)
b) Kebutuhan sumber daya berdasar sumber daya yang ada sekarang
c) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan
RUK disusun dalam bentuk matrik
No Upaya kesehatan Kegiatan tujuan sasaran target Indikator Keberhasilan
Sbr biaya
dana alat tenaga
1 Kia/KB
2 Pengobatan
3 Gizi
4 Kesling
5 P2M
6 Promkes
Catatan Pelatih : lakukan identifikasi masalah yang ada di puskesmas sdr ?, kemudian buatlah cara memprioritaskan daftar masalah tersebut menggunakan metode yang sdr pahami ? Bilamana sudah memperoleh urutan prioritas masalah lakukan analisa penyebab terjadinya masalah gunakan diagram tulang ikan untuk setiap masalah, Akhirnya buatlah akternatif kegiatan yang paling mungkin dapat dilakukan di puskesmas sdr untuk setiap program.
4. Tahap /langkah penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan
Bahan pertimbangan utama dalam menyusun rencana pelaksanaan adalah pertimbangan kemampuan sumber daya yang dimiliki puskesmas seperti tenaga , peralatan dan dana serta metode.
a. mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang disetujui
b. membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK
c. menyusun rancangan awal, rincian dan volum kegiatan serta sumber daya pendukung menurut bulan lokasi dan pelaksanaan
d. mengadakan lokakarya mini tahunan
e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks
no Upaya kesehatan kegiatan Tujuan target Vol kegiatan
Rincian pelaks
Lokasi pelaks
Tenaga plksana
jadwal biaya
1 Kia /KB
2 Pengobatan
3 Gizi
4 P2M
5 Kesling
6 Promles
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam pentahapan PTP meliputi. 4 langkah, yaitu :
1. Tahap persiapan
2. Tahap Analisis Masalah
3. Tahap Penyusunan Rencana Usulan kegiatan (RUK) 4. Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Sebagai gambaran utuh maka pemahaman siklus pemecahan masalah dan pngambilan keputusan dapt diuraikan sebagai berikut ini, yang merupakan prasyarat bagi peningkatan kemampuan pimpinan dan staf di puskesmas :
Di dalam pemecahan masalah terkandung suatu proses Sistematika yang mempunyai urutan logis. Langkah‐langkah dalam pemecahan masalah selengkapnya dapat dilihat pada diagram berikut :
Untuk lebih jelasnya tahapan dan langkah‐langkah pemecahan masalah dapat diuraikan sebagai berikut :
I. PENGERTIAN MASALAH
Untuk mengetahui apakah itu masalah maka perlu diketahui mengenai pengertian masalah yaitu adnya kesenjangan antara harapan / tujuan yang ingin dicapai dengan kenyataan yang sesungguhnya sehingga menimbulkan rasa tidak puas dan merasa bertanggung jawab untuk menanggulanginya.
Dengan demikian untuk memutuskan adanya masalah ada 3 syarat yang harus dipenuhi, yaitu :
1. Adanya kesenjangan 2. Adanya rasa tidak puas
3. Adanya rasa tanggung jawab untuk menanggulangi masalah
Didalam penetapan masalah harus diketahui keadaan yang diinginkan berupa sesuatu yang ideal baik berupa Konsep, target, standar dan keadaan sebenarnya, dari hasil pengumpulan data berupa wawancara , observasi, pengukuran maupun angket. Hasil Kesenjangan
Pelaksanaan
Rencana Pelaksanaan
Alternatif Pemecahan Analisa Penyebab
Pemecahan Masalah Tujuan / Sasaran Prioritas Masalah
Pengambilan Keputusan Penilaian
Penetapan Masalah
dari dua keadaan tersebut selanjutnya dibandingkan sehingga diketahui kesenjangannya.
Contoh :
Keadaan yang diinginkan (target Imunisasi) = 80 % Keadaan yang sebenarnya (cakupan Imunisasi) = 60 % Kesenjangan = 80 % ‐ 60 % = 20 % (Besarnya Masalah)
Selanjutnya untuk mengetahui rumusan masalahnya diperlukan konfirmasi dengan menjawab pertanyaan 4w + 1 H
1. Apa masalahnya (What) → Imunisasi
2. Siapa yang bermasalah (Who) → Petugas imunisasi 3. Dimana terjadinya masalah (Where) → Puskesmas X 4. Kapan terjadinya (When) → Januari 2003
5. Berapa besar masalahnya → 20 %
Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin seluruhnya dapat ditanggulangi, untuk itu perlu adanya prioritas masalah. Metode yang digunakan untuk penentuan prioritas masalah dapat menggunakan : CARL
C : Capability /Ketersediaan Sumber Daya (dana dan sarana/ peralatan) A : Accesibility/Kemudahan, dapat didasarkan pada ketersediaan metode / cara/teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak.
R : Readness /Kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran seperti keahlian / kemampuan dan motivasi
L : Leverage/ Seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan yang dibahas.
Nilai total merupakan hasil perkalian C x A x R x L, urutan ranking atau prioritas adalah nilai tertinggi sampai nilai terendah.
NO MASALAH C A R L NILAI RANK
1 Cakupan kunjungan bumil K4 3 2 1 2 12 5
2 Balita BGM 2 3 2 3 36 2
3 Pembinaan dokter kecil 3 1 3 1 9 7
4 Jumlah bayi yg mendapat ASI eksklusif
1 3 4 1 12 6
5 Jumlah bayi yg mendapat imunisasi campak
1 2 3 4 24 3
6 Cakupan suspek TB paru 4 2 2 1 16 4
7 Jumlah bumil yg mendapat TT1
5 3 1 3 45 1
II. ANALISA FAKTOR PENYEBAB MASALAH
Dalam penentuan prioritas masalah kita telah menemukan 5 masalah yang akan ditanggulangi, untuk itu dalam Analisa Penyebab Masalah dilakukan diskusi yang masing‐masing kelompok beranggotakan antara 3 orang sampai 7 orang.
Untuk analisadapat dilakukan dengan memilih metode yang dipahamai antara lain diagram tulang ikan atau dengan pendekatan sistem analisa masalah dan penyebabnya. Masalah selalu dimunculkan pada output (prestasi kerja) hal ini dapat dilihat pada hasil penghitungan cakupan dari standar pelayanan minimal yaituhasil kegiatan selama bulan berjalan dibagi sasaran dikalikan 100 prosen pada variabel dan sub‐sub variabel.
Penyebabnya terdapat pada proses manajemen (PI, P2 dan P3), sedangkan lingkungan dan sumber daya merupakan faktor yang berpengaruh dan perlu dipertimbangkan dalam pemecahan masalah.
Contoh matrik Analisa Penyebab Masalah Masalah ( out put )
Stratifikasi
Penyebab Masalah
Proses Sumber daya Lingkungan Cakupan Imunisasi
Campak 75%
POA imunisasi tidak ada
Tenaga kurang Adanya kepercayaan yang keliru thd imunisasi
III. PEMECAHAN MASALAH
Setelah kita mengetahui Penyebab Masalah, langkah selanjutnya berupa Pemecahan Masalah.
Tujuan Pemecahan Masalah ini adalah menghilangkan / mengurangi faktor‐
faktor penyebab.
Kegiatan yang dilakukan berupa : 1. Pencapaian tujuan dan sasaran.
2. Mencari alernatif Pemecahan Masalah.
Langkah pertama
Penetapan tujuan dan sasaran.
Untuk penetapan tujuan ini hendaknya melihat masalah apa yang akan ditanggulangi, dalam contoh masalah yang akan ditanggulangi adalah masalah cakupan imunisasi yang masih rendah.
Tujuan :
Meningkatkan cakupan imunisasi dari 60 % menjadi 80 % dalam waktu satu tahun di Puskesmas Bara api.
Langkah kedua : Penetapan sasaran
Seperti diketahui untuk mencapai tujuan dapat dilakukan dengan menanggulangi faktor Penyebab timbulnya masalah, untuk itu faktor penyebab tersebut merupakan sasaran yang akan ditanggulangi
Dari contoh di atas faktor penyebab masalah dilihat dari 3 faktor yaitu : 1. Manajemenberupa Proses PI, P2 dan P3
2. Sumber daya yang meliputi sarana, tenaga dan dana.
3. Lingkungan yang meliputi Fisik, Biologi, Sosek, Sosbud.
Untuk menanggulangi masalah ini kita dapat melakukan dengan pendekatan sistim yaitu dengan menggunakan sudut pandang upaya upaya aktif untuk menyelesaikan masalah yang terdapat pada faktor penyebab. Dari faktor‐faktor tersebut maka sasaran yang akan diperbaiki adalah :
A. Sasaran terdapat faktor manajemen (proses) : Menyusun POA B. Sasaran terhadap faktor Sumber Daya : Mengusahakan tenaga
C. Sasaran terhadap faktor Lingkungan : meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang imunisasi.
Langkah ketiga
Pengembangan altematif cara/ langkah tindakan yang digunakan untuk mengatasi sasaran.
Sasaran Alternatif Kegiatan
1. Menyusun POA imunisasi ‐ Konsultasi dengan Dinkes Tk. II
‐ Mempelajari cara menyusun POA
‐ Penyusunan POA
2. Mengusahakan tenaga ‐ Mengusulkan tenaga ke Dinkes Tk. II
‐ Mengangkat Tenaga Honorer
‐ Efesiensi tenaga yang ada
3. Peningklatan pengetahuan ‐ Kerjasama dengan tokoh masyarakat
‐ Kerjasama dengan lintas sektoral
‐Meningkatkan penyuluhan terhadap masyarakat
IV. PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Setelah kita mengembangkan berbagai altematif untuk pemecahan, maka kegiatan selanjutnya berupa penyaringan kegiatan dengan menggunakan pertimbangan ( Syarat mutlak ). Persyaratan mutlak yang harus dipenuhi oleh keputusan yang akan kita hasilkan biasanya menyangkut dua hal yaitu :
1. output ( hasil )
2. input ( Sumber daya ) Langkah pertama
Penyaringan kegiatan dengan kritera mutlak.
Masukkan kegiatan ke dalam kolom kegiatan kemudian disaring dengan kriteria
mutlak berikan nilai I apabila dapat dilaksanakan dan nilai 0 apabila tidak dapat dilaksanakan .
Penyaringan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka Peningkatan cakupan imunisasi.
No Alternatif Kegiatan
Kriteria
Hasil Hasil dpt
Di dlm wkt 4 bln
Biaya dpt Ditanggung Puskesmas
Teknologi yang dikuasai
1 Konsultasi Penyusunan POA
dengan Dinkes kab 1 1 1 1
2 Penyusunan POA bersama 1 1 1 1
3 Usulan tenaga ke pemda 1 1 1 1
4 Mengangkat Tenaga Honor 0 1 1 0
5 Efisiensi tenaga yang ada 1 1 1 1
6 Kerjasama dengan tokoh
Masyarakat 2 1 1 1
7 Kerjasama denga Lintas Sektoral 0 1 1 0
8 Meningkatkan Penyuluhan di
masyarakat 1 1 1 1
Jika salah satu dari kegiatan tersebut tidak memenuhi persyaratan kriteria mutlak ( nilainya = 0)
Maka kegiatan tersebut langsung disingkirkan, sehingga untuk pengambilan keputusan di atas maka kegiatan yang memenuhi kriteria mutlak adalah :
1. Konsultasi Penyusunan POA dengan Dinkes kab
2. Penyusunan POA bersama di Puskesmas
3. Mengusulkan tenaga jurim tambahan ke pemda
4. Efisiensi tenaga yang ada
5. Kerja sama dengan tokoh Masyarakat
6. Meningkatkan penyuluhan di Masyarakat .
Kriteria keinginan: Kriteria Yang dipergunakan untuk memilih keputusan yang paling tepat, terhadap, altmatif yang telah lolos dari kriteria mutlak yang biasanya memuat persyaratan tehnis pelaksanaan.
Contoh :
1. Biayanya murah.
2. Mudah dilaksanakan oleh staf Puskesmas
3. Bersifat mendidik.
Langkah kedua:
Memberikan bobot pada kriteria keinginan
1. Biayanya murah bobot 10
2. Mudah dilaksanakan oleh Staf Puskesmas bobot 8
3. Bersifat mendidik bobot 6
Langkah ketiga :
Penilaian Kegiatan dengan menggunakan kriteria keinginan Alternatif
Kegiatan
Kriteria keinginan Biaya
murah ( 10 )
Mudah dilaksanakan ( 8 )
Bersifat mendidik ( 6 )
Jumlah
Konsultasi POA Penyusunan POA Mengusulkan tenaga Efisiensi tenaga Kerjasama dengan Tokoh Masyarakat Kerjasama LS
5 x 10 7 x 10 7 x 10 6 x 10 5 x 10 5 x 10
6 x 8 6 x 6 6 x 8 4 x 8 5 x 8 6 x 8
7 x 6 6 x 6 6 x 8 5 x 6 6 x 6 6 x 6
140 146 136 122 126 134
Dari hasil diatas maka Keputusan yang diambil untuk kegiatan meningkatkan cakupan imunisasi adalah :
1. Penyusunan POA di Puskesmas
2. Konsultasi Penyusunan POA ke dinkes kab 3. Mengusulkan Tenaga
4. Kerjasama dengan Lintas Sektoral 5. Kerjasama dengan tokoh masyarakat 6. Efisiensi tenaga
V. RENCANA PELAKSANAAN ( PENYUSUNAN POA )
Rencana pelaksanaan disusun oleh masing‐masing penanggung jawab dibantu oleh anggota lainnya, rencana kegiatan dibuat dalam bentuk matrik yang isinya meliputi : kegiatan, tujuan, waktu, tempat, pelaksana dan biaya.
VI. PENILAIAN Matrik Penilaian
Kriteria Indikator Standar Pengukuran Data Hasil
Kriteria : Adalah ciri dari subyek yang akan dinilai, bisa kriteria input, proses, output, dampak.
Indikator : Variabel/subvariabel yang memberi petunjuk adanya perubahan dari kriteria.
Standart : Tingkat / level yang dipakai untuk membanding dari variabel / sub variabel pada Indikator.
Pengukuran : Perhitungan yang digunakan dapat berupa rate‐ ratio proporsi / presentasi atau rumus lain.
Data : Data yang diperoleh pada saat pelaksanaan evaluasi berupa keadaan yang sebenarnya.
Hasil : Merupakan interprestasi dari data sesudah dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan berupa efektifitas atau efisiensi.
Contoh :
Kriteria Indikator Standar Pengukuran Data Hasil
Output cakupan Imunisasi
Jml bayi yang diimunisasi
Jml bayi yang direncanakan mendapat imunisasi
Jml bayi diimunisasi dibanding jml bayi yang ada
300 230
x 100
130 % efektif
Input
Transformasi input‐output dana yang tersedia dibanding bayi yang di imunisasi
Dana yang ada tahun ini Rp.
24.000,‐
Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th ini : 300
Dana yang tersedia tahun lalu Rp. 23.000,‐
Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th lalu : 230
Jumlah dana yang dibagi jumlah bayi yang diimunisasi tahun ini Jml dana dibagi jml bayi yang
diimunisasi tahun lalu
24000/300
23000/300
X 100 %
80 %
Rencana Pelaksanaan dan Pengendalian
Langkah‐langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut : 1). Pengorganisasian
Menetapkan para penanggung jawab dan para pelaksana untuk setiapkegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja.
2). Penyelenggaraan
Pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian, ditugaskan menyelenggarakan kegiatan Puskesmas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
a). Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkut jadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas penanggung jawab dan pelaksana.
b). Menyusun jadwal kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas.
c). Menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
3). Kendali Mutu
Prinsip program kendali mutu adalah kepatutan terhadap berbagai standart dan pedoman pelayanan serta etika profesi, yang memuaskan pemakai jasa pelayanan yang telah dilaksanakan setiap 6 bulan sekali.
4). Kendali Biaya
Penyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan program kendali biaya.
Prinsip program kendali biaya adalah kepatuhan terhadap rencana biaya yang telah ditetapkan sesuai penetapan anggaran dan dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitas penggunaan anggaran dimaksud,
Langkah ‐ Langkah
a. Secara singkat langkah‐langkah dalam menyusun rencana pelaksanaan program program di Puskesmas adalah sebagai berikut :
b. Mengidentifikasi indikator tiap‐tiap kegiatan. Setiap kegiatan dalam program di Puskesmas mempunyai indikator masing‐masing agar petugas dapat dengan mudah melaksanakan program/kegiatan tersebut maka perlu lebih dahulu diidentifikasi indikator dari program atau kegiatan itu.
Indikator ini distetapkan sesuai standar pelayanan minimal di masing masing puskesmas, Contohnya Pelayanan kesehatan ibu dan anak :
a) Cakupan kunjungan ibu hamil K4 (95 %)
b) Cakupan pertolongan persalinan oleh Bidan atau tenaga kesehatan yang memiliki kompetisi kebidanan (90 % )
c) Ibu hamil resiko tinggi yang dirujuk ( 100 % ) d) Cakupan kunjungan neonatus ( 90 % )
e) Cakupan kunjungan bayi ( 90 % )
f) Cakupan bayi berat lahir rendah / BBLR yang ditangani ( 100 % ) g) Menyusun target dari setiap indikator kegiatan
c. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
Identifikasi Intervensi Yang Cost Effective Analysis Pengertian Cost Effective Analysis ( CEA )
Cost artinya biaya; effective artinya tujuan tercapai. Untuk dapat melihat apakah suatu biaya yang digunakan mencapai tujuan (efektif)
Cost effective analysis, maka salah satu cara yaitu membandingkan dengan analysis yang lain yang disebut Cost Beneft Analysis ( CBA ). Secara singkat CBA berarti biaya dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh. Jadi dalam praktek analisis manfaat biaya (CBA) biasanya digunakan untuk pilihan proyek. Misalnyan ada 3 proyek; Proyek A, B, dan C.
Pilihan proyek jatuh kepada proyek yang nilai CBA nya paling baik. CEA diarahkan untuk memilih alternatif penggunaan biaya. Contoh :
Ada dana di Puskesmas sebesar Rp.100.000,‐/bulan yang diperuntukkan kegiatan perbaikan gizi. Dalam hal ini ada 2 alternatif kegiatan, yaitu PMT Pemulihan dan PMT Penyuluhan. Kegiatan mana yang kita pilih ?
a. Dengan dana Rp.100.000,‐ / bulan, maka jika kita memilih kegiatan PMT Pemulihan yang utama, hanya mencakup ± 5 pasien atau kasus.
b. Tetapi jika pilihan yang kedua diambil, yaitu PMT Penyuluhan, mungkin akan menyelamatkan lebih dari 100 pasien atau kasus. Artinya jika kita harus memilih satu jenis kegiatan diantara dua kegiatan, maka terpilih alternatif kegiatan PMT Penyuluhan.
Penugasan
Peserta terbagi atas 5 kelompok , @ kelompok berjumlah 6 orang
Berdasarkan data yang ada dalam kasus dibawah ini lakukan analisa data sebagai bahan penyusunan rencana usulan kegiatan program puskesmas.
STUDI KASUS
Sebuah puskesmas di daerah pedalaman kab A, kec X selama tahun 2012 kondisinya sebagai berikut :
1. Visi Puskesmas “Menjadi puskesmas pilihan utama dalam pelayanan kesehatan untuk mewujudkan masyarakat sehat”.
2. Misi Puskesmas
1. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna yang bermutu 2. Mengolah sumber daya yang ada secara optimal
3. Memberdayakan masyarakat dibidang kesehatan diwilayah kerja dan sekitarnya
Karyawan sebanyak sebanyak 17 orang , terdiri atas 5 paramedis perawatan , 3 bidan, 1 kesehatan lingkungan, 1 gizi dan 7 pekarya, Anggaran puskesmas berasal dari APBD kab serta Jamkesmas, ASKES serta BOK ( Bantuan Operasional Kegiatan)
a. Luas Wilayah Kerja Puskesmas X adalah 29,98 km2
b. PembagianWilayah Wilayah kerja Puskesmas X terdiri dari 5 desa dengan 27 dusun. Dengan Kondisi Geografis Daerah lereng 80% Daerah lembah 20%
c. Transportasi dengan mobil dan perahu tradisional bermesin , Tidak semua desa atau balai desa dapat terjangkau dengan kendaraan bermotor roda empat. Angkutan umum yang tersedia diantaranya: ojek, perahu tradisional.
d. Komunikasi Sarana komunikasi dari puskesmas ke luar melalui HP dengan sinyal yang kurang bagus.
Sarana kesehatan lingkungan berupa sumur gali , dan sebagian besar dari perlindungan mata air terbuka (PMA ), Posyandu di dusun dusun berstrata pratama dan madya , sedangkan yang purnama atau mandiri belum
Situasi Puskesmas
‐ Luas tanah : 897 m2
‐ Luas gedung : 350 m2
Terdapat ruang Apotek, laboratorium sederhana, Bp Gigi, RuangKIA dan KB, BP Umum serta ruang pendaftaran dan ruang tunggu. Gudang farmasi
‐ ada Polindes 2 buah buka setiap senin, selasa dan kamis
‐Sarana Penunjang
- Medis meliputi (Imunisasi Kit , Poliklinik set , General equipment , Minor set, Alat laboratorium ,Dental set ,Partus set
b. Non Medis
- Mobil ambulan ada 1 buah bisa dipakai , Motor dinas ada 5 buah, 1 tidak rusak berat.
Jumlah penduduk 4025 jiwa, sex rasio 1 : 8 , Angka ketergantungan 39,36%, Kepercayaan penduduk sebagian besar beragama kristiani, dan 5 % muslim, dan Tingkat pendidikan penduduk di wilayah kerja didominasi lulusan SD dan SMP hanya sebagian kecil tamat SMA, Sarana pendidikan TK 2 buah, SD 6 buah, SMP 1 b Perilaku positif (mendorong pembangunan kesehatan) adalah Gotong royong dalam tenaga. Kebiasaan warga mengadakan olah raga, dan berburu , memancing mengkonsumsi vegetarian
Sedangkan Perilaku masyarakat yang negatif (menghambat pembangunan kesehatan) antara lain Kebiasaan BAB di sungai, kolam, kebun, selokan, dll , Letak kandang di dalam rumah , Kepercayaan bahwa penyakit diakibatkan mahluq halus, Kebiasaan berobat ke dukun, Bayi umur satu bulan diberi makanan pengganti selain ASI Sosial ekonomi, sebagian besar di biladang/ kebun sebagian yang lain penggalian, Pola penyakit terbesar adalah Ispa, diare, Typus perut, PMS.GO Konjungtivitis dan hipertensi , tahun 2012 masih dijumpai
Status gizi kurang ada 12 balita serta 5 balita menderita gizi buruk, ada 5 kematian bayi karena TN, serta MMR 2, sedangkan kematian umum 12 orang
Dari data Standar Pelayanan Minimal Puskesmas dari bulan Januari s/d desember 2012 cakupannya adalah :
1. KIA :
a. Cakupan kunjungan K 1 (97,66% ) b. Cakupan kunjungan K 4 (96,09%)
c. Cakupan pertolongan persalinan oleh nakes ( 98,91 %)
d. Cakupan pemeriksaan kesehatan siswa TK, kelas 1 SMP, SMA dan setingkat ( 105 % )
e. Cakupan pelayanan usila dan prausila (24,49 %)
2. GIZI
a. Pemantauan balita yang datang dan ditimbang (D/S) (88,93%) b. Balita gizi buruk yang mendapat perawatan ( 100 % )
c. Cakupan bufas yang mendapat kapsul vitamin A ( 99,18 % )
3. KESEHATAN LINGKUNGAN : a. Rumah sehat (45,34%)
b. Penduduk yang memanfaatkan jamban ( 18,66 %)
4. P2M :
a. Penderita malaria diobati ( 100 % )
b. Penemuan kasus TB BTA (+) ( Case Detection Rate ) ( 83,33 % )
c. Cakupan Balita dengan pneumonia yang ditemukan/ditangani ( 13,46 %) d. Balita dengan diare yang ditangani sesuai standar ( 387,10 % )
e. Jumlah bumil yang mendapat TT1 ( 23,70 %) f. Jumlah bumil yang mendapat TT 2 ( 27,08 %)
5. PROMOSI KESEHATAN :
a. Bayi yang mendapat ASI eksklusif (22,07%) b. Jumlah kunjungan ke posyandu (100%) c. Frekuensi pembinaan (100%)
d. Jumlah kader terlatih (100%)
e. Penyuluhan HIV/ AIDS di sekolah (85,71%)
f. Penyuluhan NAPZA dan HIV/ AIDS oleh petugas kesehatan (6,94%)
Catatan pelatih peserta sesuai kelompok puskesmas masing masing membaca kasus, kemudian mengidentifikasi masalah, dilanjutkan menetapkan prioritas masalah Dengan metode CARL, dilanjutkan mengkaji penyebab tiapmasalah dengan alat manajemen Diagram tulang ikan atau pendekatan sistem, kemudian menyusun alternatif sehingga tersusun Rencana Usulan kegiatan.
VII. Penugasan ( harus sudah dikirim via email pada akhir minggu ke tiga )
1. Lakukan analisa data diatas, kemudian buatlah prioritas masalahnya, serta lakukan kajian analisa penyebab masalah
2. Gunakan data yang sudah dianalisis sebagai sumber informasi dan manfaatkan data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas
3. Diskusikan dalam kelompok , kemudian Buatlah RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya
4. Diskusikan upaya dalam menyusun RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber
VIII. Penutup
Perencanaan puskesmas wajib dibuat oleh setiap puskesmas sebagai bahan kajian yang akan dicapai selama kurun waktu satutahun kedepan. Perencanaan ini berisi identifikasi potensi kekuatan sumber daya puskesmas dan peluang peluang yang ada di lingkungan kecamatan. Diasmping masalah masalah cakupan hasil kerja yang ada, kemudian diprioritaskan. Setiap masalah berdasarkan urutan prioritas dilakukan analisa penyebab masalahdengan diagram tuulang ikan, kemudian disusun alternatif pemecahannya. Dengan mempertimbangkan alokasi sumber daya dan tenaga serta dana
IX. Evaluasi:
1. Ketepatan waktu penyerahan tugas
Kualitas tugas yang menunjukkan bahwa linatih dapat memahami secara runtut
Kepustakaan
Depkes RI, Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, 2006
Fakultas Kesehatan Masyarakat UI dan Depkes RI, Modul Perencanaan Kesehatan Dati II, Jakarta, 1988.
Trihono, Manajemen Puskesmas berbasis Paradigma Sehat,2005
Kepmenkes nomor 128/Menkes/SK/II/2004 Kebijakan dasar Pusat Kesehatan Masyarakat.
POKOK BAHASAN II LOKAKARYA MINI PUSKESMAS
I. Pengantar
Peningkatan kinerja organisasi sebagaimana telah dikemukakan adalah perbaikan proses kerja, upaya yang dapat ditempuh antara lain dengan Reformasi dipemerintahan termasuk reformasi sektor kesehatan yang pada dasarnya adalah melakukan sesuatu perubahan secara mendasar dan komprehensif, membutuhkan perubahan cara berfikir dari berbagai pihak yang berkaitan dengan sektor kesehatan, mulai dari para birokrat, pembuat keputusan sampai denga pelaksana di lapangan.
Optimalisasi hubungan kerja antar unit di puskesmas dilakukan dengan wadah kegiatan lokakarya mini , didalammnya termuat penggalangan komitmen untuk mencapai visi dan misi organisasi dan penggalangan kerjasama lintas program dan lintas sektor di wilayah kecamatan. Sehingga kegiatan pembangunan kesehatan yang multi dimensi problem mampu diatasi secara komprehensif dengan melibatkan sektor sektor lain di luar kesehatan.
Melalui pembelajaran ini puskesmas diharapkan mampu meningkatkan kemampuan petugas dalam mengelola kerja sama tim internal puskesmas dan lintas sektor.
II. Tujuan Pembelajaran a.Tujuan Umum Umum
Setelah selesainya pembahasan modulLokakarya Mini Puskesamas, peserta latih mampu melaksanakan kegiatan Lokarya Mini Puskesmas
b. Tujuan Pembelajaran Khusus
setelah selesainya pembahasan modul Lokakarya mini puskesmas peserta latih mampu:
1. Peserta mampu menggalang komitmen dalam tim kerja 2. Peserta mampu melaksanakan pertemuan bulanan puskesmas
3. Peserta mampu melaksanakan pertemuan tribulanan dengan lintas sektor kecamatan
4. Peserta mampu melaksanakan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor.
5. Peserta mampu memantau hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.
6. Peserta mampu mengidentifikasi masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
7. Peserta mampu mengidentifikasi penyebab masalah serta mengupayakan pemecahan masalah.
8. Peserta mampu menyusun perbaikan rencana kerja untuk periode selanjutnya.
III. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan a.Penggalangan komitmen dalam tim kerja
b. Pertemuan bulanan pertama dan Rutin Puskesmas c.Pertemuan tribulanan dengan lintas sektor kecamatan d. Kerjasama tim lintas program dan lintas sektor e.Pemantauan kegiatan
f.Identifikasi Masalah pelaksanaan kegiatan g.Identifikasi penyebab masalah
h. Penyususnan rencana perbaikan POA
IV. Alokasi Waktu( selama minggu ke tiga dan ke empat pembelajaran berbasis web).
V. Pelatih:
Tutor lokal fasilitator lembaga konsultan dan NS sesuai materi konsorsium.
VI. Bahan Ajar:
A. Pendahuluan
Mengapa perlu penggalangan tim dan lokakarya mini di instansi dalam menjalankan manajemen.
Tim kerja dalam alam organisasi moderen perlu ditumbuh kembangkan, hal ini sejalan dengan teori manajemen bahwa sinergi kelompok yang kuat akan menciptakan hasil prestasi kerja yang jauh lebih bermakna daripada kerja perbagian / sektor.
Puskesmas sebagai unit organisasi yang terdiri atas 7 unit fungsional yang memiliki karakteristik kerja berbeda , perbedaan karakteristik ini untuk menuju atu visi yang sama sehinga perlu membangun komitmen untuk menjadi tim kerja puskesmas. Upaya ini salah satunya dengan mengoptimalkan fungsi manajemen Penggerakan pelaksanaan di tingkat puskesmas disepakati dengan istilah Lokakrya mini.
B. Hakikat Lokarya mini
Penerapan manajemen penggerakan pelaksanaan dalam bentuk lokakarya mini bulanan rutin dengan forum pertemuan semua staf dan pimpinan di puskesmas dilaksanakan untuk saling menyampaikan hasil kinerja antar unit, sehingga persoalan yang dihadapi tiap unit dapat dipecahkan bersama dengan memberikan saran serta masukan untuk mengatasi masalah. Lokakarya mini bulanan pertama pada dasarnya penumbuhkembangkan komitmen antar staf puskesmas. Berprinsip pembagian tugas pokok dan fungsi sehingga tercipta beban kerja yang merata. Sedangkan lokakarya mini tribulanan pertama untuk membangun komitmen denganlintas sektor, agar memperoleh dukungan dalam pelaksanaan kegiatandi desa wilayah kerja, untuk lokakarya tribulanan rutin adalah upaya mengkomunikasikan kinerja antar UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Daerah ) di wilayah kecamatan
C. Ruang Lingkup
Pada dasarnya ruang lingkup Lokakarya Mini meliputi dua hal pokok yaitu : 1. Lintas Program
Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru.
Pertemuan bertujuan untuk :
a. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.
b. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
c. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK)
d. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam abentuk rencana kerja yang baru.
2. Lintas Sektor
Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor‐
sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan.
Pertemuan dilkasanakan untuk :
a. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangakan peran serta masyarakat dalam bidab‐ng kesehatan.
b. Mengkaji hasilkegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun upaya pemevcahan dalam bentuk rencana kerja sama.
Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas
Pengorganisasian dan keterpaduan lintas program, artinya keterpaduan internal Puskesmas, bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan meningkatkan motivasi dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas.
Tindak lanjut dari perencanaan adalah mengadakan pengorganisasian intern Puskesmas dan pemantauan dilaksanakan melalui Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas.
1. Tujuan Lokakrya Mini Bulanan Puskesmas a.Tujuan Umun
Terselenggaranya lokakarya bulanan intern Puskesmas dalam rangka pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.
b. Tujuan Khusus
1) Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.
2) Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program.
3) Diketahuinya hambatan.masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
4) Dirumuskannya cara pemecahan masalah.
5) Disusunnya rencana kerja bulan baru.
2. Tahapan Kegiatan
Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 tahap yaitu :
a. Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupaka Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksanyanya rencana kegiatan Puskesmas (RPK)
Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan ynag Pertama adalah sebagai berikut :
1) Masukan
I. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggungjawab staff dan kewenangan puskesmas.
II. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas.
III. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas.
2) Proses
i. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan lapangan/
daerah binaan.
ii. Analisis beban kerja tiap petugas.
iii. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah binaan.
iv. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK)
3) Keluaran
I. Rencana kegiatan (Plan Of Action‐ POA) Puskesmas tahunan.
II. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA.
III. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.
b. Lokakarya Mini Bulanan Rutin
Lokakarya Bulanan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama.Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan POA Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur.
Penanggung jawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang dalam pelaksananaanyya dibantu staff Puskesmas
dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal‐hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasilguna dan berdayaguna.
Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah sebagai berikut 1) Masukan
I. Laporan hasil kegiatan bulan lalu
II. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/ Kota III. Informasi tentang hasil rapat di kecamatan
IV. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru
2) Proses
I. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan menggunakan PWS
II. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap dtandar pelayanan.
III. Merumuskan alternatif pemecahan masalah 3) Keluaran
I. Kesepakatan untuk melaksanakann kegiatan II. Rencana kerja bulan yang baru
3. Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan
Setelah dipahami dari tujuan Lokakarya dan dari tahapan kegiatan tersebut diatas, dapat diketahui materi yang akan diberikan/ dibahas, maka selanjutnya untuk dapat menyelenggarakannya perlu diperhatkan hal‐hal sebagai berikut : a. Pengarah : Kepala Puskesmas
b. Peserta
Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa
c. Waktu
Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulnan disesuaiakan dengan kondisi dan situasi Puskesmas serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya penyelenggaraan pada jam 10.00 – 15.00
Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas,tanpa mengganggu aktifitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan.
d. Acara
Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut:
1) Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggalangan Tim
• Pembukaan
• Dinamika kelompok
• Pengenalan program baru
• POA puskesmas
• Analisa beban kerja petugas
• Pembagian tugas dan desa binaan
• Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru
2) Lokakarya Mini Bulanan Rutin
• Pembukaan
• Dinamika kelompok : menumbuhkan motivasi
• Pengenalan program baru
• Inventarisasi kegiatan bulan lalu
• Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
• Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
• Pembagian tugas bulan yang akan datang
• Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru e. Tempat :
Diupayakan agar lokakarya mini dapat diselemggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta.
f. Persiapan
Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan meliputi : 1) Pemberitahuan hari, tanggal dan jam
2) Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf U 3) Papan tulis, spidol, dan kertas lembar baik 4) Rencana Kerja Harian bulan lalu
5) Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain menggunakan PWS
6) Buku catatan/ notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan
7) Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan 8) Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya
4. Lokakarya Mini Tribulananlintas Sektor
Setelah melaksanakan penggalangan/peningkatan kerjasama lintas sektoral, sebagai tindak lanjut semangat kerjasama dalam Tim yang telah ditimbulkan dalam lingkungan sektor sektor yang bersangkutanperlu dipelihara dengan baik.Keberhasilan pembangunan kesehatan memerlukan dukungan lintas sektor sehinga perlu adanya koordinasi ditataran pelaksanaan lapangan yang prima.
a.Tujuan Lokarya Mini Tribulanan Lintas Sektor 1) Tujuan umum
Terselenggaranya lokakrya tribulanan lintas sektor dalam rangka hasilkegiatan kerjasama lintas sektoral dan tersusunnya rencana kerja tribulanan berikunya.
2) Tujuan khusus
I. Membahas dan memecahkan secara bersama lintas sektor masalah dan hambatan yang dihadapi
II. Merumuskan mekanisme / rencana kerja lintas sektoral yang baru tribulan yang akan datang
b. Tahapan Kegiatan Lokakrya Mini Tribulanan Lintas Sektoral 1) Lokakarya Mini Tri Bulan yang pertama
Lokakarya mini tribulan yang pertama merupakan lokakarya penggalangan tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian.
Pengorganisasian dilakukan untuk dapat terlaksananya rencana kegiaan sektoral yang terkait dengan kesehatan.
Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penanggung jawab dan pelaksana setiap kegiatan untuk satuan wilayah kerja. Pembagian habis program kerja dan wilayah kerja kecamatan dilakukan seluruh sektor tekait dengan mempertimbangkan kewenangan dan bidang yang dimilikinya. Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut:
a) Masukan
I. Penggalangan tim yang dilakukan melalui dinamika kelompok II. Informasi tentang program lintas sektor
III. Informas i tentang progra kesehatan
IV. Informasi tentang kebijakan program dan konsep baru b) Proses
I. Inventarisasi peran bantu masing masing sektor II. Analisa masalah peran bantu masing masing sektor
III. Pembagian peran dan tugas masing masing sektor pelayanan.
c) Keluaran
I. Kesepakatan tertulis lintas sektor terkait dalam mendukung program kesehatan
II. Rencana kegiatan masing masing sektor 2) Lokakarya mini Tribulanan rutin
Merupakan tindak lanjut dari lokakarya penggalangan kerja sama lintas sektoral yang telah dilakukan dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap. Penyelenggara dilakukan oleh camat dan puskesmas
dibantu oleh lintas sektor terkait di kecamatan. Cara pelaksanaan sebagai berikut :
a) Masukan
I. Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungan sektorterkait
II. Inventarisasi masalah hambatan dari masig masing sektor dalam pelaksanaan program kesehatan
III. Pemberian Informasi baru b) Proses
I. Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan
II. Analisa hambatan dan masalah dukungan dari masing masing sektor
III. Merumuskan cara penyelesaian masalah
IV. Menyusun rencana kerja dan menyepakati kegiatan untuk tribulan baru.
c) Keluaran
I. Rencana kerja tribulan yang baru II. Kesepakatan bersama
c. Penyelenggaraan Lokakarya Tribulanan Lintas Sektoral 1) Persiapan
Sebelum pelaksanaan perlu dilakukan persiapan yang meliputi : a) Pendekatan kepada camat
I. Memimpin lokakarya dengan menjelaskan acaranya
II. Mengkoordinasikan sektor sektor agar menyajikan laporan kegiatan dan pembinaan
III. Mempersiapkan tempat penyelenggaraan b) Puskesmas melaksanaka
I. Penyajian hasi kegiatan dengan visualisasi yang mudah dipahami( grafik PWS)
II. Persiapan ATK dan formulir kerja tribulan
III. Persiapan catatan hasil kesepakatan bulan lalu, dan instruksi dengan PSM yang berkait sektor kesehatan
IV. Pembuatan surat undangan yang ditandatangani camat.
2) Peserta
Yang memimpin kegiatan camat dan dihadiri oleh kepala UPT SKPD di tingkat kecamatan
a) Dinkes Kab/Kota
b) Tim penggerak PKK Kecamatan Puskesmas di wilayah kecamatan c) Unsur pembantu pimpinan kecamatan ( Sekcam/Kasi Kesra ) d) Linsek Kecamatan ( Pertanian, Agama,
Pendidikan,Disdukcapil,BKKBN)
e) Lembaga organisasi kemasyarakat ( Badan musyawarah kesehatan masyarakat /TP PKK Kec)
3) Waktu
Lokmin Tribulanan pertama diselenggarakan pada bulan pertama tiap tahun anggaran berjalan, sedangkan berikutnya tiap tribulan. Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.
Acara Lokmin tribulanan pertama : a) Pembukaan
b) Dinamika kelompok c) Kegiatan sektor
d) Inventarisasi peran bantu sektor e) Analisa hambatan dan masalah
f) Pembagian peran dan tanggung jawab sektor g) Perumusan rencana kerja
h) Kesepakatanuntuk melaksanakan kegiatan Acara Lokmin tribulanan rutin :
a) Pembukaan
b) Dinamika kelompok menumbuhkan motivasi c) Kegiatan sektor terkait
d) Masalah dan hambatan masing masing sektor e) Analisis masalah dan hambatan
f) Rencana kerja tribulan mendatang g) Kesepakatan pembinaan
h) Kesepakatan bersama i) Penutupan
4) Tempat
Dikecamatan atau tempat lain yang dianggap sesuai sikon VII. Penugasan:
Catatan Pelatih menugaskan peserta untuk mendislusikan dan menyelesaikan tugasdibawah ini sesuai dengan kondisi nyata yang pernah dilakukan di puskesmas a. Apakah yang harus disiapkan bilamana puskesmas sdr akan melaksanakan
lokakarya mini bulanan pertama dan lokakarya mini tribulanan pertama
b. Jelaskan perbedaan dari lokakrya mini bulanan dan tribulanan dalam pelaksanaan di lapangan ?
c. Mengapa penggalangan komitemen pada setiap lokakarya mini diperlukan ? d. Bagaimana langkah langkah dalam melaksanakan penggalangan komitmen ? e. Lakukan simulasi lokarya mini bulanan dan tribulanan dan gunakan Skype
untuk berkomunikasi.
VIII. Penutup
Proses Lokakaryamini bulanan dan lokakrya mini tribulanan diharapkan dapat dilakukan pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan ( RPK ) Puskesmas.
Identifikasi permasalahan yang dihadapi selanjutnya dilakukan rumusan pemecahannya, sehingga akan dapat dikadil\kan dasr perbaikan rencana kegiatan periode berikutnya dengan berkelanjutan..
IX. Kepustakaan
Ditjen Binkesmas, Pedoman Lokarya Mini, 2006
Pusdiklat Depkes RI, Modul Manajemen Puskesmas, 1997
Kepmenkes RI nomor 128/Menkes/SK/II/2004 Kebijakan dasr Puskesmas
