NOTULENSI KELOMPOK 8
PENGERTIAN, KEGUNAAN, MACAM-MACAM, AGENDA, PERSIAPAN, DAN NOTULENSI RAPAT
Mata Kuliah: Kesekretarisan
ADMINISTRASI PERKANTORAN 2023
Dosen Pengampu: Nadia Sasmita Wijayanti S.A.B., M.Si.
Disusun oleh:
Dias Tika Sahara (23091420067/2023) Yasmine Hanifah (23091420068/2023) Gigih Wahyu Saputro (23091420069/2023) Eqtada Ahmad Bilhaque (23091420070/2023)
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2023
A. Pendahuluan
Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik pemerintah maupun swasta.
Baik eksekutif maupun lembaga legislative. Baik perusahaan yang bergerak untuk mencari keuntungan maupun lembaga nirlaba seperti Yayasan dan sebagainya.
B. Notulensi Presentasi
1. Apa perbedaan rapat tertutup dan rapat terbuka, serta berikan contohnya?
(Rachmayani Azahra_23091420025)
Jawab: Rapat terbuka dapat dihadiri oleh semua anggota instansi, masalah yang
dibawah tidak bersifat rahasia dan pemberitahuan dilakukan secara publik tidak personal, contoh rapat terbuka adalah rapat bulanan dan tergantung instansi tersebut.
Sedangkan, rapat tertutup adalah dihadiri oleh yang berkepentingan saja, masalah yang dibahas bersifat rahasia dan pemberitahuan dilakukan secara personal, contoh rapat tertutup adalah rapat dewan direksi dan tergantung instansi tersebut.
2. Jelaskan lebih lanjut mengenai rapat insidental dan berikan contohnya! (Rachel Widya Amara_23091420166)
Jawab: Rapat yang tidak terjadwal dan dilakukan untuk membahas masalah yang
pentinh dan harus diselesaikan bersama. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan seringkali dilakukan secara resmi. Contoh rapat insidental adalah rapat monitoring dan evaluasi palopo dan rapat insidental membahas antisipasi virus covid- 19.
3. Apa dampak jangka pendek dan panjang notulensi saat rapat? (Dyah Adha Putri_23091420026)
Jawab: secara garis besar dampak panjang dan dampak pendek notulensi adalah sama yaitu memudahkan pengambilan keputusan, meningkatkan akuntabilitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan transparansi, meningkatkan keterlibatan.
4. Dalam bagian rapat disebutkan adanya working paper, working paper itu memuat apa dan dalam bentuk bagaimana? (Fernanda Hafidz Rahmawan_23091420044)
Jawab: working paper memuat isi tujuan, latar belakang, analisis/data, dan berbentuk dokumen tertulis.
5. Apa bila dalam rapat terdapat perselisihan pendapat, bagaimana cara mengatasinya?
(Navina Azizah Fitriani_23091420016)
Jawab: cara mengatasi perselisihan pendapat adalah dengan cara menggunakan data dan fakta yang benar dan menyikapi pendapat atau argumen orang lain dengan bijak.
6. Bagaimana cara pembagian waktu untuk setiap topik yang akan dibahas dalam rapat?
(Estu Prastiwi_23091420066)
Jawab: Menentukan Topik yang Akan Dibicarakan, Membuat agenda dan susunan
acara saat rapat, Mempersiapkan Tempat Rapat, Menyiapkan Bahan dan Perlengkapan Rapat.
7. Apa yang bisa dilakukan jika belum bisa mengambil keputusan dalam rapat tersebut, apakah harus mengulang kembali atau bagaimana? (Lita Triastuti_23091420040) Jawab: Pengambilan keputusan dalam rapat pada dasarnya diusahakan sejauh
mungkin dengan cara musyawarah untuk mencapai mufakat, apabila tidak terpenuhi, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak.
8. Apa saja hal yang perlu dihindari dalam sebuah rapat? (Eudina Dwi Jovia_23091420041)
Jawab: hal yang perlu di hindari adalah tidak memperhatikan isi dari rapat, makan
ketika rapat sedang berjalan, berbicara sendiri, terlambat datang ke tempat rapat, dan tidak mau mendengarkan pendapat orang lain.
9. Hal apa yang harus dihindari agar rapat bisa berjalan lancar dan efektif? (Lolita Audya Bethari_23091420055)
Jawab: hal yang harus dihindari ketika rapat demi kelancaran rapat dan mencapai
hasil yang efektif :
1. Tidak mempersiapkan diri 2. Terlambat
3. Menggunakan perangkat elektronik yang mengganggu 4. Tidak fokus pada topik pembahasan
5. Menggangu pembicara
6. Tidak menghargai pendapat orang lain 7. Tidak menyampaikan pendapat dengan jelas
10. Apakah ada ketentuan untuk siapa saja yang menghadiri rapat atau semua anggota bisa menghadiri rapat tersebut? (Fachrami Gamashinta_23091420100)
Jawab: Ketentuan rapat biasanya bervariasi tergantung pada jenis rapatnya. ada rapat
yang terbuka untuk umum yang bisa di hadiri oleh semua anggota, lalu ada juga rapat tertutup yang hanya dikhususkan oleh anggota tertentu atau yang memiliki izin khusus untuk menghadiri rapat tersebut.
