Panduan Penggunaan Simpeg (Cuti)

(1)

(2)

Daftar Isi

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN...2

BAGI BAGIAN KEPEGAWAIAN / ADMIN...2

1. Membuka halaman SIMPEG...2

2. Halaman Login...2

3. Halaman Dashboard...3

4. Data Pegawai / Hakim...4

5. Saldo Cuti...8

6. Konfirmasi Cuti...10

7. Reset Jawaban...14

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN...15

BAGI ATASAN LANGSUNG...15

4. Konfirmasi Cuti...17

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN...21

BAGI KETUA...21

4. Konfirmasi Cuti Ketua...23

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN...29

BAGI HAKIM & PEGAWAI...29

4. Permohonan Cuti...31

5. Cancel Permohonan Cuti...35

6. Riwayat Cuti...35

(3)

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah sistem yang bertugas untuk melakukan manajemen tugas kepegawaian. Untuk saat ini fitur yang tersedia adalah manajemen cuti pegawai dan hakim dalam lingkugan Pengadilan Negeri Bengkulu.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memiliki 4 categori pengguna yaitu

Menu Type User

Pegawai Kepegawaian / admin

Atasan Langsung

Ketua

Login V V V V

Dashboard V V V V

Pegawai - V - -

Saldo Cuti - V - -

Permohonan Cuti 1. Hakim /

Pegawai 2. Permohona

n Pribadi 3. Permohona

n Bawahan 4. Riwayat

Cuti

- V V V

V V V V

- V V v

- V V

V Master

1. Jabatan 2. Bagian 3. Golongan 4. Jenis Cuti

- - - - -

V V V V V

- - - - -

Ada beberapa fitur – fitur lain yang tidak terdaftar pada table diatas, seperti : Pesan Whatsapp.

Setiap proses pengajuan cuti akan diinformasikan melalui pesan whatsaap. Mulai dari permohonan sampai nanti izin cuti

(4)

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BAGI BAGIAN KEPEGAWAIAN / ADMIN

1. Membuka halaman SIMPEG

Aplikasi SIMPEG dapat dikases melalui alamat url : https://ecuti.pn-bengkulu.go.id.

Untuk masuk ke sistem, pengguna wajib melakukan login. Halaman login dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 1. Halaman Login

2. Halaman Login

Pada halaman login lakukan penginputan NIP dan Password. Untuk settingan diawal, password adalah NIP. Bila Username dan Password benar, maka sistem akan lanjut ke halaman beranda. Bila tidak akan muncul pesan kesalahan username atau password.

(5)

Gambar 2. Halaman Login – Kesalahan Penginpusan NIP atau Password

3. Halaman Dashboard

Bila berhasil login, Pengguna akan dilanjutkan ke halaman dashboard. Dari halaman ini akan dapat mengakses menu – menu yang disediakan

Gambar 3. Halaman Dashboard Halaman dashboard berisi beberapa informasi yaitu :

1. Saldo Cuti Pegawai

(6)

2. Jumlah Cuti Hari ini 3. Jumlah Permohonan Cuti 4. Daftar Cuti hari ini 5. Kelender Cuti

4. Data Pegawai / Hakim

4.1 Menambah Data Pegawai / Hakim

Untuk menambah data pegawai / hakim, Pengguna dapat melakukan tahapab sebagai berikut :

1. Pengguna mengklik menu Pegawai / Hakim. Sistem akan menampilkan halaman daftar pegawai, kemudian klik tombol Tambah yang ada pada pojok sebelah kanan

Gambar 4. Halaman daftar pegawai 2. Sistem akan menampilkan form tambah.

3. Isikan NIP pegawai yang ingin ditambahkan, kemudian klik tombol cari

3

2 1

(7)

Gambar 5. Form tambah citizen

Catatan : Penginputan data pegawai selain NIP dilakukan secara otomatis. Data diambil dari aplikasi Website Pengadilan Negeri Bengkulu

Gambar 6. Hasil pencarian data pegawai 1 2

1

(8)

Catatan : Bila data pegawai sudah ada sebelumnya, maka akan muncul alert / pesan bahwa data sudah pernah disimpan

4. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan data ke sistem.

5. Bila data barhasil disimpan, maka nama pegawai yang diinput tadi akan muncul pada daftar pegawai

Gambar 7. Daftar Nama Pegawai yang baru saja diinput 4.2 Mengubah data pegawai

1. Untuk proses perubahan data (Update), dapat dilakukan dengan mengklik

tombol berwarna biru pada kolom action.

Gambar 8. Tombol edit data pegawai

2. Sistem akan menampilkan halaman edit data. Perubahan data pertama kali harus dilakukan pada website Pengadilan Negeri Bengkulu. Pada sistem ini tidak dapat melakukan perubahan data secara manual.

(9)

Gambar 9. Halaman edit

Melakukan perubahan data dapat dengan mengklik tombol ubah data. Sistem akan mengambil data dari website Pengadilan Negeri Bengkulu dan mengisikan pada form inputan secara otomatis lalu kemudia disimpan.

3. Bila perubahan data berhasil, sistem akan menampilkan pesan penyimpanan data berhasil

Gambar 10. Pesan Perubahan data berhasil

(10)

5. Saldo Cuti

Halaman saldo cuti adalah halaman yang berisi daftar saldo cuti dari seluruh Pegawai dan Hakim. Admin dapat melakukan manajemen data cuti Pegawai.

5.1 Menambah data saldo

1. Untuk mengakses saldo cuti, dapat mengklik menu saldo cuti

Gambar 11. Halaman saldo cuti

2. Untuk menambah data saldo dapat dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah.

3. Form tambah saldo akan muncul, lalu isikan isian form yang ada, kemudian klik tombol simpan

Gambar 12. Form tambah saldo

1 2

4

3 4 2

1

(11)

Catatan : Pengisian nama pegawai dilakukan dengan mengetikkan nama (seperti pada gambar dibawah ini), kemudian pilih nama yang dimaksud.

Maka kemudian data NIP akan terisi secara otomatis.

4. Setelah berhasil menyimpan, maka data saldo akan muncul pada daftar saldo

5.2 Mengubah data saldo

Mengubah data saldo dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Dari halaman daftar saldo, klik tombol pada kolom paling kanan

2. Kemudian form perubahan data akan muncul, silahkan sesuaikan perubahan data pada masing – masing inputan, kemudian klik tombol simpan

3

2 1

(12)

Gambar 13. Ubah saldo cuti

6. Konfirmasi Cuti

Bagian Kepegawaian sebagai admin harus melakukan konfirmasi permohonan cuti.

Adapun tahapan dalam melakukan konfirmasi cuti adalah sebagai berikut : 1. Bagian Kepegawaian akan menerima pesan whatsapp

Gambar 14. Pesan whatsapp yang masuk ke bagian Kepegawaian

2. Bagian Kepegawaian akan melakukan konfirmasi cuti dengan mengklik link yang ada pesan atau masuk ke menu Permohonan Cuti -> Hakim / Pegawai

Gambar 15. Daftar Permohonan Cuti 1 2

(13)

3. Lalu kemudian, Klik tombol detil, untuk melakukan konfirmasi

4. Kemudian akan muncul halaman form permohonan cuti, dihalaman ini kepegawaian dapat melakukan konfirmasi cuti

Gambar 16. Halaman Form Permohonan Cuti

Bagian Kepegawaian dapat memberikan konfirmasi izin cuti dengan mengklik tombol setuju atau ditolak. Untuk bahan pertimbangan, terdapat tombol Lihat

(14)

Kalender, dimana kelender ini berisi tentang sebaran tanggal cuti pegawai yang telah mendapatkan izin cuti, seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 17. Kalender Cuti

5. Bila bagian kepegawaian menolak permohonan cuti, maka kemudian dapat mengisi catatan alasan mengapa cuti nya ditolak, lalu kemudian mengklik tombol simpan

(15)

Gambar 18. Form Penginputan alasan penolakan

6. Bila Kepegawaian menyetujui permohonan cuti, maka sistem akan meminta konfirmasi sekali lagi apakah yakin untuk menyetujui

Gambar 19. Konfirmasi izin cuti

7. Setelah memberikan konfirmasi, maka akan muncul pesan berhasil

(16)

Gambar 20. Pesan berhasil mengubah data izin

8. Atasan langsung pemohon selanjutnya akan mendapatkan notifikasi pesan whatsapp yang berisi informasi permohonan cuti agar segera di verifikasi.

7. Reset Jawaban

Bila terjadi kekeliruan dalam memberikan jawaban, Bagian Kepegawaian dapat melakukan reset jawaban. Fitur ini dapat digunakan selama Atasan Langsung dari Pemohon cuti belum memberikan jawaban.

Gambar 21. Tombol Reset Jawaban

Bila bagian Kepegawaian melakukan reset jawaban, maka Pemohon Cuti akan terinformasikan bahwa jawaban permohonan nya diubah / direset.

(17)

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BAGI ATASAN LANGSUNG

1. Membuka halaman SIMPEG

(18)

Gambar 2. Halaman Login – Kesalahan Penginpusan NIP atau Password

(19)

6. Saldo Cuti Pegawai 7. Jumlah Cuti Hari ini 8. Jumlah Permohonan Cuti 9. Daftar Cuti hari ini 10. Kelender Cuti

4. Konfirmasi Cuti

Sebagai atasan langsung mempunyai akses untuk menu konfimasi cuti bawahan. Cuti yang bisa dikonfirmasi oleh atasan adalah cuti yang telah disetujuibagian Kepegawaian.

Adapun Langkah – Langkah untuk melakukan konfirmasi cuti adalah sebagai berikut : 1. Atasan langsung akan mendapatkan pesan whatsapp tentang permohonan

cuti

(20)

Gambar 4. Pesan masuk ke whasapp atasan lansgung

2. Atasan langsung dapat mengakses cuti tersebut dengan mengklik link yang sudah tersedia atau dari menu Permohonan Cuti -> Permohonan Bawahan, kemudian memilih cuti mana yang akan dikonfirmasi dengan mengklik tombol Detil

Gambar 5. Daftar Permohonan Cuti Bawahan

3. Form Permohonan cuti akan muncul. Atasan langsung dapat melakukan konfirmasi izin cuti terhadap bawahan nya pada halaman ini

1 2

(21)

Gambar 6. Form Permohonan Cuti

Pada gambar diatas, atasan langsung dapat memberikan jawaban dengan 3 pilihan, yaitu Izinkan, Perubahan dan Ditolak. Selain itu atasan langsung juga wajib meninggalkan catatan apa pun jawabannya.

Catatan : Bila memilih jawaban perubahan, maka Atasan Langsung dapat memilih tanggal perubahan cuti.

2

1

(22)

4. Setelah menekan tombol Simpan, jawaban akan disimpan dan pesan berhasil simpan akan muncul. Setelah taha ini. maka Ketua akan menerima pesan permohonan cuti baru.

Gambar 7. Pesan berhasil menyimpan jawaban dan mengirimkan notifikasi kepada Ketua

5. Reset Jawaban

Selama Ketua Pengadilan belum memberikan jawaban terhadap permohonan cuti, maka atasan langsung masih bisa melakukan reset jawaban. Tombol reset jawaban akan muncul pada halaman form permohonan cuti.

(23)

Gambar 8. Reset Jawaban Atasan Langsung

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BAGI KETUA

1. Membuka halaman SIMPEG

(24)

Gambar 2. Halaman Login – Kesalahan Penginpusan NIP atau Password

(25)

4. Konfirmasi Cuti Ketua

Sebagai pimpinan satker seluruh cuti pegawai dan hakim harus disetujui oleh ketua sebagai penentu keputusan izin cuti. Adapun Langkah – Langkah konfirmasi ketua adalah sebagai berikut :

1. Ketua akan mendapatkan pesan whatsapp yang berisi permohonan untuk konfirmasi cuti

(26)

Gambar 4. Pesan Whatsapp permintaan konfirmasi cuti

2. Kemudian ketua dapat mengakses permohonan cuti langsung melalui link yang sudah disediakan pada pesan atau juga melalui menu Permohonan Cuti ->

Permohonan Konfirmasi Ketua, kemudian klik tombol detil

Gambar 5. Permohonan Konfirmasi Cuti

3. Halaman Form permohonan cuti akan ditampilkan. Pada halaman ini ketua dapat melakukan konfirmasi izin cuti dari pegawai tersebut

2 1

(27)

(28)

3 2

1

(29)

Gambar 6. Form Permohonan Cuti

4. Dalam memberikan izin, ketua memiliki 3 pilihan jawaban yaitu Izinkan, Perubahan dan Ditolak, setelah ketua memberikan jawaban tersebut,

5. kemudian ketua wajib meninggalkan catatan,dan mengklik tombol Simpan

6. Setelah menekan tombol simpan, akan muncul pesan berhasil menyimpan izin cuti, kemudian pemohon cuti akan mendapatkan pesan whatsapp berisi jawaban konfirmasi ketua.

Gambar 7. Pesan Berhasil menyimpan izin cuti

Catatan : Bila ketua mengjinkan permohonan cuti, maka saldo cuti akan dikurangi

5. Reset Jawaban

Bila terjadi kekeliruan, ketua dapat mereset jawaban cuti nya. Tombol reset jawaban akan muncul pada form permohonan cuti

(30)

Gambar 8. Reset Jawaban

Bila Ketua melakukan reset maka saldo cuti pegawai akan turut juga di reset, dengan catatan bahwa izin yang diberikan sebelumnya adalah disetujui.

(31)

BUKU PANDUAN SISTEM INFROMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BAGI HAKIM & PEGAWAI

1. Membuka halaman SIMPEG

Gambar 1. Halaman Login

(32)

Gambar 2. Halaman Login – Kesalahan Penginpusan NIP atau Password

(33)

4. Permohonan Cuti

Hakim dan Pegawai dalam mengajukan permohonan cuti dapat mengikuti Langkah – Langkah sebagai berikut :

1. Klik menu Permohonan Cuti -> Permohonan Pribadi, kemudian akan muncul daftar permohonan cuti pribadi

2. Kemudian klik tombol tambah

Gambar 4. Daftar Permohonan Cuti

3. Halaman form tambah cuti akan muncul

2 1

(34)

Gambar 5. Form Permohonan Cuti 4. Kemudian isi filed – field yang ada pada form tersebut.

a. Nama Pegawai

Anda dapat mengisi nama pegawai dengan menekan select box. Select Box tersebut hanya berisi nama anda.

b. NIP, Jabatan, Pangkat dan No. HP akan otomatis terisi sesaat setelah memilih nama

c. Unit kerja berisi default value Pengadilan Negeri Bengkulu d. Masa Kerja.

Isi masa kerja sesuai dengan lama anda bekerja sebagai Hakim / Pegawai e. Jenis Cuti

Pilih jenis cuti sesuai dengan kebutuhan anda. Anda dapat memilih Cuti Tahunan, Cuti Sakit, Cuti Melahirkan, Cuti Besar, Cuti Alasan Penting, Cuti diluar tanggungan negara

(35)

f. Tanggal Mulai

Isikan tanggal mulai dengan tanggal kapan anda akan mulai cuti g. Tanggal Selesai

Isikan tanggal selesai dengan tanggal kapan anda akan selesai cuti h. Alasan Cuti

Isikan alasan cuti yang jelas agar mempercepat proses permohonan cuti i. Alamat menjalakan cuti

Isikan alamat dimana anda selama cuti

Gambar 6. Mengisi form cuti

Catatan : Saat mengisi Tanggal Selesai akan terjadi perhitungan lama cuti, kemudian menampilkan sisa cuti. Bila lama cuti dan sisa cuti tidak cukup maka akan muncul pesan peringatan

(36)

Gambar 7. Pesan kesalahan bila saldo cuti tidak mencukupi 5. Setelah semua form terisi dengan benar, kemudian klik tombol Simpan

6. Permohonan cuti akan disimpan dan akan muncul pada daftar permohonan cuti pribadi

Gambar 8. Daftar Permohonan Cuti

7. Selanjutnya adalah menunggu konfirmasi dari Kepegawaian, atasan langsung dan ketua. Apabila sudah diberikan izin maka akan muncul pesan whatsapp seperti gambar dibawah ini

(37)

Gambar 9. Pesan pemberitahuan jawaban izin cuti

5. Cancel Permohonan Cuti

Pegawai dan Hakim dapat membatalkan cuti yang telah diajukan selama cuti tersebut belum diizinkan oleh ketua. Membatalkan cuti dapat dilakukan dengan menekan tombol cancel

Gambar 10. Halaman daftar cuti – cancel cuti

6. Riwayat Cuti

Pegawai dan hakim dapat melihat Riwayat cuti yang diajukan. Halaman Riwayat cuti dapat diakses melalui menu Permohonan Cuti -> Riwayat Cuti