BUKU PROFILE DAN PANDUAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) NEW VERSI 015

(1)

BUKU PROFILE DAN PANDUAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) NEW

VERSI 015

OLEH

BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BIRO KEPEGAWAIAN - SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016

UNTUK USER PENGELOLA

(2)

KATA PENGANTAR

SIMPEG NEW versi 015 merupakan hasil pengambangan dari aplikasi SIMPEG yang dibangun pada tahun 2011, SIMPEG NEW memiliki penambahan Modul/ Fitur seperti Absensi, Kinerja, Izin/ Dinas Luar Cuti, Interaksi Pegawai, Daftar Riwayat Pekerjaan, Kenaikan Gaji Berkala, Layanan Konsultasi, Tunjangan Kinerja dan Disiplin. Dalam SIMPEG NEW juga terdapat penambahan usergroup sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing user.

Tujuan pengembangan aplikasi ini merupakan implementasi Undang-Undang Aparatur Sipil Negara dimana setiap Kementerian/ Lembaga harus memiliki Sistem Informasi Kepegawaian yang terintegrasi, akurat dan akuntabel. Selain itu, tujuan pengembangan aplikasi ini adalah untuk mentransformasikan proses manual menjadi otomatis sehingga administrasi dan pelayanan kepegawaian di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia berbasis Teknologi Informasi.

Dengan telah dilaksanakannya launching SIMPEG New 015 dan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 10 Tahun 2016 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM, diharapkan aplikasi SIMPEG ini dapat segera diterapkan penggunaannya dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk menunjang kinerja pegawai dan proses administrasi kepegawaian secara otomatis.

Tentu saja aplikasi yang kami kembangkan ini masih terdapat kekurangan sehingga kami akan terus melakukan penyempurnaan.

Harapan kami, buku pedoman ini dapat membantu pegawai untuk lebih memahami cara penggunaan fitur-fitur baru yang tersedia dalam SIMPEG NEW 015.

Kepala Biro Kepegawaian,

Drs. M. Arifin H.A., M.M.

NIP. 19591202 198103 1 001

(3)

PANDUAN PENGELOLA

http://simpeg.kemenkumham.go.id atau

http://simpeg.kemenkumham.org

(4)

DAFTAR ISI

PENGELOLA ABSENSI ... 1

PENGELOLA KINERJA ... 5

PENGELOLA IZIN - DL - CUTI ... 8

PENGELOLA TUNJANGAN KINERJA ... 10

PENGELOLA DISIPLIN ... 11

PENGELOLA ADMINISTRASI JABATAN ... 13

ADMIN ADMINISTRASI JABATAN ... 14

LAMPIRAN ... 17

o CARA MENGGUNAKAN RUMUS VLOOKUP PADA MS.EXCEL ... 18

o CARA MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN ... 22

o CARA MENGISI GRADE JABATAN PADA APLIKASI SIAP ... 26

o CARA MEMINDAHKAN PEGAWAI ... 28

(5)

PENGELOLA ABSENSI

Hak Akses Pengelola ABSENSI :

1. Mengunggah (upload) data absensi secara rutin H+1;

2. Meng-edit data absensi apabila ada surat ijin atau keterangan lainnya;

3. Mengatur hari libur khusus (bagi pegawai lepas piket);

4. Melihat dan Mencetak absensi.

Tata Cara Penggunaan :

1. Untuk upload Klik tombol [ABSENSI] pada halaman utama, lalu Klik tombol

[Pegawai Tertentu] (1) lalu pilih dan klik sembarang nama pegawai (2), setelah data

file excel telah selesai dikerjakan, maka langkah selanjutnya adalah

mengunggah/upload file dengan cara klik tombol [Upload] (3), selesai.

(6)

2. Apabila terdapat keterangan berhasil upload sekian maka data absen sudah terupload, apabila gagal upload sekian berarti data absen tidak berhasil upload, mohon cek kembali format file excelnya apakah format tabel dan format text nya sudah sesuai.

3. Berikut penjelasan tentang format file excel absensi yang akan di upload, apabila belum punya formatnya maka Klik “Download Sample File Upload Absensi” seperti gambar di atas, berikut tampilan format file absen yang benar untuk di upload kedalam Fitur absensi SIMPEG New 015 :

 File berupa excel, format dalam excel harus SAMA PERSIS (sesuai dengan sample di atas dan harus format TEXT termasuk tanggal dan jam harus format TEXT).

Contoh penulisan tanggal yyyy-mm-dd tidak bisa diganti dengan format seperti berikut: 01-09-2015 | 01 Sep 2015 | 2015/09/01 | 2015-9-1 harus 2015-09-01

 1 File excel bisa diisi langsung semua pegawai berdasarkan NIP dan bisa juga dengan tanggal berurut ataupun acak, karena aplikasi akan membaca berdasarkan tanggal dan NIP pegawai.

 Pastikan sesuai dengan format tabel, Tanggal dahulu, lalu NIP, lalu Mulai Jam Kerja, dst.

 Apabila terdapat pegawai terlambat tidak lebih dari 30 menit dan pulangnya

mengganti 30 menit sesuai peraturan yang berlaku maka status LT,HADIR diganti

menjadi HADIR.

(7)

4. STATUS kehadiran harus disesuaikan dengan format sebagai berikut :

apabila terdapat mesin handkey yang tidak sesuai dengan status seperti di atas maka harus disesuaikan sama persis sesuai dengan format status di atas untuk file excel yang akan di upload.

* Apabila ingin mengubah status yang berbeda dengan format menjadi seperti dengan format status Simpeg New secara otomatis bisa menggunakan rumus VLOOKUP pada Ms.Excel (panduan penggunaan rumus VLOOKUP terlampir pada halaman akhir buku panduan ini hal.18)

5. Pengaturan hari libur khusus bagi pegawai lepas piket, pada halaman utama menu ABSENSI klik tombol [Pengaturan Tanggal Libur] (1), lalu pilih tanggal yang akan dijadikan Tanggal Libur Khusus (2), lalu ketik Keterangan Libur Khusus (3), lalu klik Nama Pegawai yang di atur tanggal libur khususnya (4), lalu klik tombol [Simpan], berikut tampilan langkahnya:

1 2 3

Klik

Pilih tanggal

Ketik keterangan libur khusus

Contoh:

Lepas Piket

4

Pilih pegawai dimaksud

5

Klik Simpan

6

Tombol untuk menampilkan daftar Pegawai dengan tanggal libur tertentu

(8)

6. Apabila terdapat absensi salah satu pegawai akan di edit atau diperbaiki statusnya maka berikut langkahnya :

Kemudian akan tampil seperti gambar berikut :

1

Pilih tanggal periode absensi

2

Ketik NIP Pegawai dimaksud

3

Klik Tampilkan

4

Klik Edit

5

Kolom edit

6

Klik Simpan

(9)

PENGELOLA KINERJA

Hak Akses Pengelola KINERJA :

1. Melihat SKP, jurnal, monitoring, penilaian SKP, penilaian PPKP dan buku catatan unit kerja masing-masing;

2. Menyetujui SKP Unit Kerja masing-masing (untuk membantu atasan langsung yang tidak sempat menyetujui SKP unit kerja masing-masing);

3. Mengedit, menghapus isi SKP unit kerja masing-masing apabila SKP belum disetujui oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan;

4. Mengedit, menghapus isi jurnal harian unit kerja masing-masing apabila belum disetujui oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan;

5. Mengedit isi penilaian SKP unit kerja masing-masing apabila belum disetujui oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan;

6. Menyesuaikan target SKP apabila terdapat pegawai yang:

o Pindah/mutasi/berganti jabatan dalam tahun SKP berjalan;

o Capaian target tidak tercapai dikarenakan faktor eksternal (bukan atas kesalahan pegawai tersebut).

o Penyesuaian harus berdasarkan permohonan atasan langsung dari pegawai tersebut ke pengelola kinerja dan Surat Keputusan (SK) apabila pindah/mutasi/

berganti jabatan.

Tata Cara Penggunaan :

1. (SKP Tahunan) Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping kanan sesuai kebutuhan, dalam hal ini adalah SKP Tahunan:

1

Pilih Pegawai Klik SKP

2

(10)

2. Berikut tampilan Formulir SKP sebagai user pengelola :

3. Apabila pada bulan November terdapat pegawai yang masih jauh tercapai target kinerjanya maka Pengelola Kinerja bisa merevisi Kuant/Output dengan syarat : a. Dikarenakan faktor eksternal (bukan kesalahan dari pegawai tersebut);

b. Atas permintaan pegawai tersebut;

c. Diketahui dan disetujui oleh atasan pegawai tersebut;

d. Besaran Kuant/Output adalah hasil kesepakatan pegawai dengan atasan pegawai tersebut.

4. Untuk menghapus atau mengubah butir kegiatan terjadi apabila terjadi kesalahan ketik, bukan mengganti kegiatan yang sudah disepakati antara pegawai dan atasannya di awal tahun, dengan syarat :

a. Atas permintaan pegawai tersebut;

b. Diketahui dan disetujui oleh atasan pegawai tersebut.

Tanda pensil untuk edit/ubah butir kegiatan Tanda silang untuk hapus butir kegiatan

( Pilih SKP ) Daftar riwayat SKP di tahun yang sama apabila

di tengah tahun pernah berganti SKP dikarenakan

mutasi/berganti jabatan Pilih Tahun SKP

Persetujuan SKP oleh Pengelola Catatan: harus seijin atasan langsung ybs.

Seharusnya Persetujuan SKP menjadi kewajiban atasan masing-masing, pengelola sifatnya hanya membatu

(11)

5. (Jurnal Harian) Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping kanan sesuai kebutuhan, dalam hal ini adalah Jurnal Harian:

6. Pengelola dapat melihat jurnal harian pegawai, berikut tampilan jurnal harian pegawai dimaksud :

Catatan : Apabila terdapat pertanyaan bagaimana atasan menilai perilaku kerja bawahan apabila tanggal sudah terlewat? Jawab : untuk user pegawai (struktural) selaku atasan, apabila terlewat mengisi perilaku kerja bawahan maka bisa memilih tanggal yang sudah terlewat dan dilakukan penilaian perilaku kerja bawahan.

1

Pilih Pegawai Klik Jurnal Harian

2

(12)

PENGELOLA IZIN / DL, CUTI

Hak Akses Pengelola IZIN / DL, CUTI :

1. Mengelola IZIN / DL, CUTI unit kerja masing-masing;

2. Melihat saldo cuti unit kerja masing-masing;

3. Memberi nomor dan tanggal surat IZIN / DL, CUTI;

4. Mencetak IZIN / DL, CUTI unit kerja masing-masing.

Tata Cara Penggunaan :

1. Login menggunakan user pengelola IZIN - DL - CUTI lalu Klik tombol [IZIN - DL - CUTI]

pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah:

2. Setelah klik tombol [Permintaan] maka muncul daftar pejabat/pegawai yang mengajukan cuti atau izin :

1

2

Menampilkan Approval Cuti/izin/DL seperti gambar di bawah

Hapus permohonan cuti/izin

Untuk mencetak SK cuti/izin

(13)

3. Berikut adalah tampilan menu APPROVAL CUTI, IZIN / DL :

4. Klik tombol untuk menampilkan riwayat cuti/izin berdasarkan nama pejabat dimaksud :

Ketik Nomor Surat

Pilih tanggal surat

Klik Proses

Pilih Tahun Pilih Bulan Pilih Nama Pejabat Klik Cari

(14)

PENGELOLA TUNJANGAN KINERJA

Hak Akses Pengelola TUNJANGAN KINERJA :

1. Melakukan PROSES perhitungan tunjangan kinerja;

2. Melakukan cetak hasil perhitungan tunjangan kinerja.

Catatan :

1. Pastikan grade jabatan muncul/sudah terisi sesuai grading jabatan;

2. Apabila grade belum terisi atau salah, silahkan menghubungi Admin Simpeg unit masing-masing untuk entry grade jabatan melalui Aplikasi SIAP (tata cara terlampir).

Tata Cara Penggunaan :

1. Klik tombol [TUNJANGAN KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah :

Klik Tampilkan untuk memproses

3

Pilih periode tanggal

1

Klik ubah satker untuk memilih satuan kerja

2

Klik download to excel untuk

menyimpan file dalam bentuk ms.excel

4

Klik cetak untuk print Masukkan NIP Pegawai

diamaksud

Menampilkan Status Pegawai

(15)

PENGELOLA DISIPLIN

Hak Akses Pengelola DISIPLIN :

1. Melihat dan mencetak Daftar ALPHA;

2. Melihat dan mencetak Daftar Tidak Terpenuhi SKP;

3. Membuat Surat Panggilan;

4. Membuat Surat Perintah Melakukan Pemeriksaan;

5. Membuat Surat Pembentukan Tim Pemeriksa;

6. Membuat Surat Pemberhentian Pemeriksaan;

7. Membuat Surat Keputusan Hukuman Disiplin.

Tata Cara Penggunaan :

1. Klik tombol [DISIPLIN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah:

2. Pengelola Disiplin dapat melihat daftar Alpha dan daftar Tidak Terpenuhi SKP juga

bisa melakukan tindak lanjut seperti membuat Surat Panggilan, Surat Perintah

Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim Pemeriksa, Surat Pemberhentian

Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin. Berikut adalah contoh pembuatan

Surat Panggilan, caranya Klik Surat Panggilan pada menu Disiplin sesuai gambar di

atas, lalu akan muncul seperti gambar berikut :

(16)

3. Lihat gambar, pilih surat panggilan yang keberapa (1) lalu ketikkan nomor surat pangilan (2) lalu ketik NIP Baru pegawai yang akan dipanggil kemudian secara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai dengan NIP dimaksud. Lalu ketik NIP untuk menghadap kepada (4) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai dengan NIP dimaksud.

4. Lihat gambar, isikan keterangan pemanggilan (5), lalu ketik NIP Atasan Langsung/

Ketua Tim Pemeriksa (6) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai dengan NIP dimaksud, ketik tembusan kepada (7), klik tombol [Simpan] untuk menyimpan dan klik tombol [Simpan PDF] untuk menyimpan dalam bentuk file PDF (8).

5. Untuk membuat Surat Perintah Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim Pemeriksa, Surat Pemberhentian Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin, kurang lebih caranya sama dengan langkah-langkah membuat Surat Panggilan di atas.

1

2

3

4

5 6 8

7

(17)

PENGELOLA ADMINISTRASI JABATAN

Hak Akses PENGELOLA ADMINISTRASI JABATAN : 1. Melihat dan Mencetak Berita Acara Sumpah;

2. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Pelantikan;

3. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;

4. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan.

Tata Cara Penggunaan :

1. Klik tombol [ADMINISTRASI JABATAN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah:

1 Klik sesuai kebutuhan

4 3 2

5 Masukkan Nomor SK Kolektif dimaksud Pilih Tanggal SK

Masukkan Nomor Urut Pejabat dimaksud sesuai dengan SK Kolektif Menampilkan surat perorangan

sesuai dengan Nomor SK Kolektif

dimaksud untuk di edit/cetak

(18)

ADMIN ADMINISTRASI JABATAN

Hak Akses ADMIN ADMINISTRASI JABATAN : 1. Membuat Peta Jabatan Promosi dan Rotasi;

2. Melihat dan Mencetak Berita Acara Sumpah;

3. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Pelantikan;

4. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;

5. Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan.

Tata Cara Penggunaan :

1. Klik tombol [ADMINISTRASI JABATAN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah:

Klik Slide baru untuk memulai

1

2

3 4 5

7

6

Klik promosi atau rotasi Sesuai kebutuhan

(19)

Tanda “/” untuk menambah kandidat lainnya Klik untuk mencari kandidat berdasarkan nama dengan cara

ketik nama lalu klik tanda cari

Tanda “-” untuk menghapus kandidat dimaksud

Tanda “+” untuk menambah pengganti kandidat dimaksud Klik untuk melihat detail

pegawai dimaksud : DRH, Cela, Kinerja, Kompetensi

Pilih Eselon dimaksud

Klik Simpan untuk menyimpan Klik tanda cari untuk

mencari jabatan kosong

Klik TALENT POOL untuk memilih

kandidat yang sesuai dengan kompetensi jabatan kosong

dimaksud

Ketik Keterangan Pembahasan Pilih Tanggal SK

Klik Jabatan Kosong dimaksud

(20)

2. Untuk melakukan edit SK Jabatan, pada halaman utama dengan cara seperti gambar di bawah :

3. Untuk mencetak Berita Acara Sumpah, Surat Pernyataan Pelantikan, Surat Penyataan Melaksanakan Tugas, Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan dengan cara seperti di bawah :

- xox-

1 2

4 Ketik Nomor SK 3

dimaksud

Klik “>>” untuk edit SK dimaksud

1 Klik sesuai

kebutuhan 4

3 2

5 Masukkan Nomor SK Kolektif dimaksud Pilih Tanggal SK

Masukkan Nomor Urut Pejabat dimaksud sesuai dengan SK Kolektif Menampilkan surat perorangan

sesuai dengan Nomor SK Kolektif

dimaksud untuk di edit/cetak

(21)

LAMPIRAN

(22)

CARA MENGGUNAKAN RUMUS VLOOKUP PADA MS.EXCEL

Cara menggunakan rumus VLOOKUP untuk untuk mengubah otomatis status absensi yang berbeda dengan format status pada SIMPEG New :

1. Klik kolom pertama KONVERSI (1) (lihat gambar dibawah) untuk menempatkan hasil rumus untuk mengubah status sesuai dengan format, lalu klik fx (2) untuk memunculkan fungsi rumus :

2. Berikut tampilan Fungsi Rumus :

2

3

4 Pilih Lookup & Reference

Pilih VLOOKUP

5 Klik OK

1

(23)

3. Kemudian akan muncul menu Function Argumen - VLOOKUP :

Hasil . . . 1 Untuk mengisi caranya klik kolomnya lalu

blok Status Sebelum (A) lalu enter

A B

2 Untuk mengisi caranya klik kolomnya lalu blok Status Mesin dan Status

SIMPEG NEW (B) lalu enter, tambahkan

simbol dolar $ (Shift + 4) pada tiap kode

C2:D31 menjadi $C$2:$D$31

3 Ketik 2 karena mengambil kolom ke 2, SIMPEG New 4 Ketik FALSE

Klik OK 5

(24)

4. Berikut hasil konversi status dari rumus VLOOKUP :

Klik kolom hasil konversi lalu taruh kursor pada pojok kanan bawah hingga berubah menjadi tanda + lalu klik tahan (drag) dan tarik ke bawah, berikut hasilnya :

Lalu blok kolom KONVERSI (C) lalu klik kanan COPY, kemudian PASTE ke tabel STATUS pada file ABSEN yang akan di upload menggunakan PASTE SPECIAL :

Klik kanan 1

2 Setelah klik kanan akan muncul menu seperti

pada gambar

Klik PASTE SPECIAL

C

(25)

Setelah klik paste special maka akan muncul tampilan berikut

Berikut adalah hasil paste special values nya, yang digunakan pada kolom status pada file absensi yang sesuai dengan format status SIMPEG New :

-xox-

4 Klik OK 3

Pilih VALUES

(26)

CARA MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN

UNTUK ADMIN SIMPEG

o Kenapa saya tidak bisa login SIAP dan DOSSIER? bisa masuk namun tidak ada daftar pegawai di unit saya.

Jawab: disebabkan karena sebelumnya login sebagai Pegawai pada SIMPEG New sehingga browser ( mozilla firefox atau google chrome ) masih menyimpan data login sebagai user pegawai, cara mengatasinya adalah CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES.

o Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Google Chrome?

1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :

Kemudian akan muncul menu berikut, klik Setting (2):

1 2 Klik Setting

(27)

2. Kemudian klik “Show advanced settings..” (3)

3. Lalu klik Clear browsing data :

4. Lalu tutup browser Google Chrome, klik tanda silang pada pojok kanan atas :

Kemudian buka kembali browser Google Crome dan sudah dapat login pada SIAP atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.

3 Klik Show advanced settings..

4

5

(28)

o Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Mozilla Firefox?

1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :

2. Klik Options (2) :

1 2 Klik Option

(29)

3. Klik Privacy (3) lalu klik clear all current history (4) :

4. Lalu tutup browser Mozilla Firefox, klik tanda silang pada pojok kanan atas :

5. Kemudian buka kembali browser Mozilla Firefox dan sudah dapat login pada SIAP atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.

o Bagaimana agar hal ini tidak terulang...??? (Khusus bagi Admin Simpeg) Jawab:

Selalu gunakan Mozilla Firefox untuk membuka SIAP dan DOSSIER Selalu gunakan Google Chrome untuk membuka Simpeg New

Sehingga data browsing login tidak rancu, disamping itu untuk melakukan upload file DOSSIER hanya bisa menggunakan Mozilla Firefox, apabila upload file DOSSIER menggunakan Google Chrome maka tombol browse untuk mencari file yang akan di upload tidak muncul.

4 3

8 Klik clear all current history Klik Privacy

6 Check list Cookies

7 Klik Clear Now

5 Pilih Everything

(30)

CARA MENGISI GRADE JABATAN PADA APLIKASI SIAP

UNTUK ADMIN SIMPEG

1. Gunakan browser Mozilla Firefox untuk login Aplikasi SIAP dengan cara masuk ke alamat http://simpeg.kemenkumham.go.id lalu akan muncul tampilan seperti di bawah, lalu pilih SIAP (1) :

2. Kemudian akan muncul menu login SIAP seperti di bawah :

3. Apabila berhasil login akan muncul tampilan sebagai berikut : 1 Klik SIAP

2 Masukkan user

Admin SIMPEG

3 Masukkan Password

4 Klik Masuk

Klik Home 5

(31)

4. Kemudian klik sub pegawai dimaksud (6) :

5. Kemudian klik nama pegawai dimaksud (7) , lalu klik Detail Pegawai (8) :

6. Kemudial klik poin B. Identitas Pegawai (9), Klik Job Grade sesuai dengan Grading Jabatannya (10), lalu klik Simpan (11) :

7. Untuk mengganti jabatan melalui poin G1. Riwayat Jabatan lalu entry SK Jabatan.

-xox-

6 Klik Sub pegawai dimaksud

7 Klik pegawai dimaksud

8 Klik Detail Pegawai

9 Klik B.Identitas Pegawai

10 Pilih Grade yang sesuai

11 Klik Simpan

(32)

CARA MEMINDAHKAN PEGAWAI

UNTUK ADMIN SIMPEG

Untuk memindahkan pegawai yang pindah/atau rolling ke unit lain atau sub lain adalah sebagai berikut :

1. Pindah sub atau masih dalam satu unit (rolling/pindah internal), cara ini hanya berlaku untuk JFU dan JFT. Login ke Aplikasi SIAP menggunakan user Admin SIMPEG, apabila sudah masuk ke halaman utama SIAP maka buka sub pegawai dimaksud :

2. Kemudian akan muncul pesan sebagai berikut :

3. Apabila JFU/JFT pindah antar unit / antar UPT maka Admin SIMPEG UPT :

o menghubungi Admin SIMPEG Kantor Wilayah apabila yang bersangkutan masih pindah dalam lingkup Kanwil tersebut, dikarenakan SK Mutasi dikeluarkan oleh

Kantor Wilayah, Admin Kanwil akan melakukan entry SK Mutasi pada Detail Pegawai poin U. Catatan Mutasi apabila sudah di entry maka JFU/JFT akan

otomatis pindah sesuai dengan SK Mutasi yang di entry.

o menghubungi Super Admin SIMPEG apabila yang bersangkutan pindah antar Kanwil, dikarenakan SK Mutasi dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal.

Klik dan tahan (drag) nama pegawai yang akan dipindahkan

lalu geser (drop) ke sub baru pegawai tersebut

2 Klik Ya

1

(33)

4. Untuk memindahkan Struktural tidak bisa menggunakan cara DRAG n’ DROP seperti cara di atas, untuk struktural hanya bisa dipindahkan dengan cara meng-entry SK Jabatan pada Detail Pegawai poin G1. Riwayat Jabatan :

Apabila SK Jabatan yang bersangkutan sudah berhasil di entry maka data yang bersangkutan akan pindah secara otomatis pada jabatan barunya.

Catatan :

1. Aturan entry SK Jabatan pejabat struktural ke dalam SIMPEG :

o Apabila SK Jabatan dikeluarkan oleh Kantor Wilayah dengan di tanda tangani oleh Kepala Kantor Wilayah, berarti yang bersangkutan masih pindah dalam lingkup Kantor Wilayah tersebut, wewenang entry SK Jabatan adalah oleh Admin Kanwil. Apabila SK Jabatan belum di entry maka Admin UPT bisa langsung menghubungi Admin Kanwil untuk meminta entry SK Jabatan dimaksud.

o Apabila SK Jabatan dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal dengan di tanda tangani oleh Kepala Biro Kepegawaian/ Sekretaris Jenderal/ Menteri Hukum dan HAM RI, berarti yang bersangkutan pindah dalam lingkup atau antar Kantor Wilayah, wewenang entry SK Jabatan adalah oleh Super Admin SIMPEG, Apabila SK Jabatan belum di entry maka bisa menghubungi Super Admin melalui, pilih salah satu :

 Aplikasi SIAP : Forum - Tanya Jawab atau

 E-mail ke : [email protected]

dengan cara mencantumkan NIP, NAMA, NOMOR dan TANGGAL SK JABATAN, NAMA JABATAN BARU dan UNIT BARU pejabat dimaksud, akan lebih baik jika dilampirkan scan petikan SK Jabatan dimaksud untuk diupload ke dalam dossier. Setelah permintaan entry SK Jabatan di kirim maka Super Admin akan segera menindaklanjutinya.