1 DAFTAR ISI 1. Halaman Login... 2 2. User ... 4 2.1 Ubah Profile ... 4 2.2 Ubah Password... 5 3. Surat ... 6 3.1 Surat Masuk ... 6 3.2 Surat Keluar ... 8
3.3 Tambah Surat Masuk ... 9
3.4 Tambah Surat Keluar ... 13
4. Disposisi ... 17
4.1 Disposisi Diterima ... 18
4.2 Disposisi Dikeluarkan ... 18
4.3 Melakukan Disposisi ... 19
4.3.1 Dari Surat Masuk ... 19
4.3.2 Dari Disposisi Diterima ... 21
4.4 Melaporkan Progress Disposisi ... 24
5. Administrasi Akses ... 25
5.1 User ... 25
5.1.1 Menambahkan User ... 25
2 1. Halaman Login
1. Masukan username E-Office di textfield username 2. Masukan Password E-Office di textfield password 3. Klik login
4. Jika ada Kesalahan dalam memasukan username atau password akan tampil pesan seperti dibawah ini
5. Pastikan username dan password yang diketikkan benar
3 Khusus untuk username yang memiliki peran lebih dari satu di e-office akan tampil pilihan mengakses e-office sebagai apa seperti dibawah ini
Untuk kasus ini, user memiliki 2 peran di e-office. Pilih salah satu peran yang akan digunakan untuk mengakses e-office. akan Tampil halaman seperti dibawah ini
4 2. User
2.1. Ubah Profile
Pada modul ini berfungsi untuk mengubah profile yang ada di e-office Langkah langkahnya adalah:
1. Membuka menu Personal yang ada di pilihan menu kiri, kemudian pilih menu profile.
2. Maka akan muncul tampilan yang ada di bawah ini
3. Ketikan data yang ingin di ubah, jika sudah selesai klik tombol simpan untuk menyimpan data.
5 2.2. Ubah Password
Pada Modul ini berfungsi untuk Mengubah Password untuk mengakses e-office. Langkah langkahnya adalah :
1. Membuka menu Personal yang ada di pilihan menu di kiri , kemudian pilih menu profile
2. maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini
3. isi password baru kemudian ulangi password tersebut.
6 3. Surat
3.1. Surat Masuk
Pada Modul ini berfungsi untuk Melihat Surat Masuk yang Masuk ke user. Langkah langkahnya adalah
1. Membuka menu Persuratan yang ada di pilihan menu di kiri dan Pilih Menu Surat Masuk.
7 Jika ingin melihat notifikasi surat masuk dari email, anda bias masuk ke email dan klik url yang tersedia pada isi email eoffice. Seperti gambar dibawah ini.
1. Pilih menu inbox pada email anda
2. Kemudian cari email dari eoffice, buka emailnya dan anda bisa klik url yang tersedia pada isi emailnya.dan otomatis akan terbuka surat yang masuk pada eoffice anda.
8 3.2. Surat Keluar
Pada Modul ini berfungsi untuk Melihat Surat Keluar yang Masuk ke user, Langkah langkahnya adalah
1. Membuka menu persuratan yang ada di pilihan menu di kiri dan Pilih Menu Surat Keluar
2. Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini
• Pencarian di Surat Masuk/Keluar
Untuk melakukan pencarian dengan mudah di dalam surat masuk/keluar maka tahapan yang dilakukan adalah masukan kata kunci di kolom pencarian.
• Laporan Surat Masuk /Keluar
9 2. Ada berbagai macam cara untuk melihat laporan dalam bentuk lain
3. Pilih copy jika hanya ingin mengcopy isi Laporan surat masuk yang telah ditampilkan
4. Pilih CSV jika hanya ingin melihat isi Laporan dalam bentuk CSV
5. Pilih Excel jika hanya ingin melihat isi Laporan dalam bentuk Excel
6. Pilih PDF jika hanya ingin melihat Laporan dalam bentuk PDF
7. Pilih Print jika hanya ingin Print Laporan
3.3. Tambah Surat Masuk
Pada Modul ini berfungsi untuk Menambah Surat Masuk ke dalam Sistem E-Office. Langkah langkahnya adalah
10 2. Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini
3. Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat masuk
4. Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini, Ada 4 tahapan dalam menambahkan surat masuk.
• Tahapan pertama adalah untuk Klasifikasi Surat.
Mengisi Nomor Agenda, Memilih Jenis Naskah DInas, Memilih Topik, Memilih Sifat Surat, dan Memilih Tempat Penyimpanan Berkas.
• Masuk ke tahap kedua, Tahapan Kedua adalah untuk Konten Surat. mengisi Nomor Surat, Memilih Tanggal Surat, Memilih Tenggat Waktu, Memilih Nama Pengirim, Mengisi Perihal dan Isi/ Ringkasan
11 Keterangan :
1. Untuk nama pengirim yang, ada pilihan untuk Internal dan Kontak.
2. Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan Lingkungan Kementerian. Sedangkan Kontak digunakan untuk daftar nama orang luar. Untuk field dapat diisi dengan nama maupun dengan jabatan. • Masuk ke tahap ketiga, Tahap ketiga adalah menentukan Daftar Penerima
12 a. Untuk kepada/Tujuan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari nama/jabatan yang akan dikirimkan
Jika sudah menemukan nama atau jabatan
Klik nama atau jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi tahapan pencarian.
b. Untuk tembusan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari jabatan yang akan dikirimkan
13 Klik jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi tahapan pencarian.
• Masuk Ke Tahap Ke Empat, Tahap Keempat adalah untuk File/Berkas memberikan keterangan tambahan, tautan untuk surat, dan lampiran surat
• Klik untuk menyimpan
3.4. Tambah Surat Keluar
Pada Modul ini berfungsi untuk Menambah Surat Keluar ke dalam Sistem E-Office. Langkah langkahnya adalah
14 2. Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini
3. Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat keluar
4. Ada 4 tahapan dalam menambahkan surat keluar
• Tahapan pertama adalah untuk Klasifikasi Surat, Mengisi Nomor Agenda, Memilih Jenis Naskah DInas, Memilih Topik, Memilih Sifat Surat, dan Memilih Tempat Penyimpanan Berkas
• Masuk ke tahap kedua, Tahapan Kedua adalah untuk Konten Surat. mengisi Nomor Surat, Memilih Tanggal Surat, Memilih Tenggat Waktu, Memilih Nama Pengirim, Mengisi Perihal dan Isi/ Ringkasan.
15 Keterangan :
1. Untuk nama pengirim yang, ada pilihan untuk Internal dan Kontak.
2. Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan Lingkungan Kementerian. Sedangkan Kontak digunakan untuk daftar nama orang luar.
3. Untuk field dapat diisi dengan nama maupun dengan jabatan
• Masuk ke tahap ketiga, Tahap ketiga adalah menentukan Daftar Penerima dengan Field tujuan dan tembusan.
16 a. Untuk kepada/Tujuan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari nama/jabatan yang akan dikirimkan
Jika sudah menemukan nama atau jabatan
Klik nama atau jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu dituju.
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi
tahapan pencarian. b. Untuk tembusan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari jabatan yang akan dikirimkan
17 Klik jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi
tahapan pencarian.
• Masuk Ke Tahap Ke Empat, Tahap Keempat adalah untuk File/Berkas. memberikan keterangan tambahan, tautan untuk surat, dan lampiran surat
• Klik untuk menyimpan
4. Disposisi
Pada Modul ini berfungsi untuk Melihat Disposisi. Langkah langkahnya adalah : 1. Membuka menu Surat yang ada di pilihan menu di kiri dan Pilih Menu Disposisi
18 4.1. Disposisi Diterima
Modul yang menampilkan data disposisi yan diterima, caranya adalah hanya dengan klik disposisi disposisi diterima. Makan akan muncul seperti yang ada di bawah ini.
4.2. Disposisi Dikeluarkan
Modul yang menampilkan data disposisi yang dikeluarkan, caranya adalah hanya dengan klik disposisi lalu klik Disposisi Dikeluarkan. Makan akan muncul seperti yang ada di bawah ini.
4.3. Melakukan Disposisi
Untuk melakukan disposisi dapat di lakukan dengan 2 cara, yaitu dengan melalui surat masuk atau melalui disposisi diterima.
19 4.3.1. Dari surat masuk
Langkah langkahnya adalah
1. Membuka menu persuratan yang ada di pilihan menu di kiri dan kemudian pilih surat masuk
2. Lalu pilih surat yang ingin di disposisikan , dan klik pada nomor surat Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, kemudian klik tombol
20 3. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, kemudian klik tombol
disposisi
21 5. Tekan tombol kirim disposisi untuk mengirimkan disposisi
4.3.2. Dari Disposisi Diterima
Langkah – langkahnya untuk disposisi melalui disposisi di terima
1. Membuka menu Surat yang ada di pilihan menu di kiri dan Pilih Menu Disposisi, lalu pilih disposisi diterima.
22 2. Pilih surat yang ingin di disposisikan kemudian klik pada nomor surat.
3. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, kemudian klik tombol disposisi untuk mendisposisikan surat
23 4. Kemudian ketikan data disposisi lalu pilih penerima disposisi
24 4.4. Melaporkan Progress diposisi
Jika ingin mengisi laporan, dapat menulis laporan pada kolom komentar yang telah disediakan pada detail disposisi. Laporan dapat berupa tulisan maupun file yang formatnya pdf atau image. Langkah -langkahnya adalah
1. Pilih menu Persuratan dan pilih menu Disposisi. Maka tampilannya akan seperti ini
2. Tampilan daftar disposisi akan tampil dan klik info pada disposisi yang ingin dilaporkan progressnya.
25 3. Isi laporan pada kolom text yang sudah tersedia dan klik simpan.
5. Administrasi Akses 5.1. User
5.1.1. Menambah user
Pada Modul ini berfungsi untuk Menambah user ke dalam Sistem E-Office. Langkah langkahnya adalah
1. Pilih Menu Pengaturan , kemudian pilih Menu Administrasi Akses dan klik menu User.
26 3. isi semua field yang ada sesuai kolom yang tersedia., dan jika sudah terisi
datanya klik simpan.
5.1.2. Mengubah data user
1. Pada halaman User, pilih icon
27
3. Untuk menambahkan peran klik dan isi semua field
