Pada tahap ini, satuan pendidikan harus membuat rencana kegiatan secara rinci hingga nominal kegiatan (termasuk pajak, biaya administrasi, dan biaya pengiriman). Kertas kerja disiapkan oleh satuan pendidikan dan disetujui oleh Departemen melalui MARKAS.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0
Daftar Isi
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1
Pendaftaran pembelian barang dan jasa (di luar SIPLah) Pendaftaran penarikan atau penyetoran tunai di BKU.
Mulai Menggunakan ARKAS
Buku Panduan versi 4.0
Soal Sering Ditanya
Soal Sering Ditanya (SSD)I
Panduan Pengguna ARKAS 4 versi 3.0 16 Pertanyaan: Saya pengguna ARKAS versi 3, bagaimana cara mengupdate ARKAS ke versi 4.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 16Tanya: Saya pengguna ARKAS versi 3, bagaimana cara memperbarui ARKAS ke versi 4?
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 17
Pemutakhiran
Untuk PAUD dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 19
Sinkronisasi dengan MARKASII
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 19
Unduh & Instal ARKAS
Sebelum mengunduh dan menginstal ARKAS 4, pastikan Anda mengetahui arsitektur sistem operasi Windows (32-bit/64-bit) yang Anda jalankan di perangkat komputasi Anda. Lihat versi arsitektur sistem operasi perangkat Anda, baik 32-bit atau 64-bit, di bagian Spesifikasi Perangkat dan periksa Jenis Sistem.
Pengecekan Detail Arsitektur Sistem Operasi Perangkat Komputer
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 Buku Panduan ARKAS 4 versi 4.0 21 21
Klik Unduh ARKAS 4
Unduh installer ARKAS 4 yang sesuai dengan arsitektur sistem operasi Windows (32-bit/64-bit) pada perangkat komputer Anda
Unduh dan Instal ARKAS
Unduh penginstal ARKAS 4 yang kompatibel dengan arsitektur sistem operasi Windows (32-bit/64-bit) di perangkat komputasi Anda. Setelah sinkronisasi berhasil, tutup terlebih dahulu ARKAS 3 untuk melanjutkan proses instalasi ARKAS 4 pada perangkat Anda.
Unduh dan Instal ARKASIII.2
Bagi pengguna ARKAS 3 tidak perlu uninstall ARKAS yang sudah ada, Anda bisa langsung melanjutkan ke proses instalasi ARKAS 4. Hal ini dikarenakan pada langkah selanjutnya akan dilakukan Konversi Data Base (DB Conversion) dari ARKAS 3.4 dan ARKAS 4.
Konversi Data
Untuk PAUD dan Kesetaraan tidak perlu melakukan langkah ini dan dapat langsung mengunduh dan melakukan Registrasi Akun dan Login
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 261.Masukkan Kode Aktivasi yang didapatkan melalui Dinas Pendidikan
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 27
Registrasi Akun dan Login
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Registrasi Akun
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.01
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0Login ARKAS
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 32
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Reset Password
Menyunting Data
Penanggung Jawab
Menyunting Data Penanggung Jawab VI
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 36
Jika bulan terakhir yang Anda pilih bukan bulan Desember, maka secara otomatis akan muncul formulir untuk mengisi rincian penanggung jawab baru sehingga muncul Periode 1 dan Periode 2.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.08. Klik Simpan Perubahan
Fitur Utama
Klik tombol Aktifkan Kertas Kerja untuk mengaktifkan kertas kerja pada sumber pendanaan yang berstatus tidak aktif. Pada halaman ini Anda dapat melihat/menyusun/memperbarui dokumen kerja atau RKAS untuk sumber pendanaan apa pun yang tersedia.
Penganggaran
Catatan: Jika mendapat pesan berikut, Anda dapat mengklik Aktifkan Kertas Kerja untuk dapat mengaktifkan kertas kerja tahun 2024. Anda juga dapat menghapus kertas kerja dengan status “Draft, Require Review and Resubmit”.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Penatausahaan
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0Arsip
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 42
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Perbarui Aplikasi
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Keluar (Logout)
Mengaktifkan Kertas Kerja
Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSP Reguler)
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 47 5
Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSDA dan Sumber Dana Lainnya)
Mengaktifkan Kertas Kerja (BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja)
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 49
Laman Utama Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler)
Menyusun
Kertas Kerja
Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler)
Sebaiknya tombol Update Data Aktivitas digunakan secara berkala agar data yang ada di ARKAS selalu sinkron dengan data yang ada di MARKAS.
Menyusun Kertas Kerja (Sumber Dana Lainnya)
Edit Detail Anggaran saat Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler)
Di bawah ini adalah tombol-tombol aktivitas yang diurutkan berdasarkan periode saluran sesuai petunjuk teknis BOSP terbaru yaitu dua level saluran.
Sisip Uraian saat Menyusun Kertas Kerja (BOSP Reguler)
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 588.Anggaran kegiatan yang baru disisipkan telah berhasil masuk ke dalam kertas kerja dan
Review Kertas Kerja dan Mengajukan
Pengesahan
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Review Kertas Kerja
Sedangkan grafik rasio BOSP Reguler akan menampilkan dua grafik; Honor Shopping dan di antara jenis pembelian dari batas atas lengkap. Berikut ini disajikan porsi biaya paruh waktu dari total batas atas khusus sumber pendanaan rutin BOSP. Terdapat berbagai warna dengan keterangan yang akan memudahkan Anda dalam mengidentifikasi jenis pengeluaran yang direncanakan dalam dokumen kerja atau RKAS.
Mengajukan Pengesahan Kertas KerjaX.2
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 631.Apabila Anda melihat notifikasi Mengirim Kertas Kerja pada laman utama ARKAS, itu
Cek Status PengesahanX.3
Setelah Anda melihat perubahan status tertunda persetujuan, tunggu proses persetujuan dari Departemen selama 7-14 hari kerja sejak Anda mengirimkan permohonan persetujuan. Klik “Periksa Status” secara berkala untuk mengetahui status validasi kertas kerja dan bila diperlukan berkoordinasi langsung dengan Departemen untuk memproses Validasi Kertas Kerja.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 64
Di halaman ini Anda juga dapat menemukan tabel Estimasi dan Pengeluaran untuk membantu Anda membandingkan berbagai aktivitas yang telah Anda anggarkan dengan aktivitas yang telah dibelanjakan. Jika ingin mengedit atau mengubah rincian kegiatan dari RKAS yang disetujui departemen, Anda dapat mengklik shift bulanan mana saja sesuai ketentuan yang ditetapkan departemen 17. ARKAS 4 Manual Versi 3.0 66 Anda dapat mencetak Kertas kerja yang disetujui atau RKAS segera setelahnya.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 66Anda dapat mencetak Kertas Kerja yang sudah disahkan atau RKAS secara langsung setelah
Mencetak Kertas Kerja dan RKASX.4
Panduan ARKAS 4 Versi 3.0 67 Apabila terdapat sesuatu yang memerlukan penambahbaikan dalam dokumen kerja anda mengikut Dinas, status dipaparkan.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 67Apabila menurut Dinas ada yang perlu diperbaiki dari Kertas Kerja Anda, maka akan muncul status
Revisi Kertas Kerja (Ditolak Dinas)X.5
Terdapat kotak penanda berwarna kuning di kolom aktivitas dan pengingat di kanan bawah untuk menunjukkan keberhasilan audit informasi anggaran Anda.
Pergeseran RKAS
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0Pergeseran
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 72
Misalnya, Anda akan menganggarkan jajan di bulan Februari untuk beralih ke belanja jajan di bulan Januari, atau menutup salah satu kegiatan yang dianggarkan. Anda dapat menghapus atau membatalkan Kegiatan pada bulan tertentu dengan mengklik tombol (-) pada Bulan yang ingin Anda sesuaikan. Anda tidak dapat menghapus bulan yang anggaran bulan tersebut telah dibelanjakan atau direalisasikan di BKU.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 751
Membatalkan Pergeseran
Anda dapat membatalkan shift tersebut jika masih berstatus 'Draft' dengan cara menghapus worksheet yang sedang dalam proses pergeseran. Klik ikon (x) pada halaman utama Anggaran untuk menghapus draft Lembar Kerja Shift dan Membatalkan Shift. Draf shift lembar kerja telah dihapus dan dikembalikan ke RKAS yang telah disetujui oleh departemen sebelumnya.
Menghabiskan Sisa Dana Kuota 1 Tahun
Selisih Harga Satuan
Pada aliran ini, sisa dana akan otomatis terdeteksi di awal ketika pengguna melakukan perpindahan. Satuan pendidikan dapat menemukan tampilan di ARKAS yang menunjukkan sisa dana anggaran pada tahun berjalan. Hal ini dapat terjadi apabila terdapat perbedaan harga satuan antara yang direncanakan sebelum tahun anggaran dengan nilai nominal yang terealisasi pada saat pengeluaran berlangsung.
Perubahan RKAS
XIII Perubahan RKAS
Perubahan RKAS hanya dapat dilakukan satu kali dalam setahun sesuai dengan peraturan pelayanan di masing-masing daerah. Menghapus kegiatan dan membuat kegiatan baru sesuai dengan pembagian jenis pengeluaran atau menambah kegiatan yang belum terealisasi. Pada halaman ini Anda dapat mengedit kegiatan yang dimasukkan dan mengubahnya sesuai kebutuhan, dengan catatan tidak melebihi jenis pengeluaran yang telah dianggarkan sebelumnya.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 84
Apa Saja yang Menyebabkan Pengajuan Perubahan RKAS Gagal?
Aktivasi Buku Kas Umum (BKU)
Buku Kas Umum (BKU)
Aktivasi Buku Kas Umum (BKU)
Perlu diketahui, data pada kolom ini tidak dapat diubah karena data diambil dari Channel BOSP dan terisi otomatis. Penjelasan mengenai kolom Pengurangan Nominal terdapat pada tabel pemberitahuan berwarna kuning di bagian atas formulir. Proses aktivasi BKU hanya memerlukan koneksi internet untuk dana BOSP Reguler dan BOSP Kinerja, karena sistem akan melakukan sinkronisasi dengan data dari website BOSP Salur.
Konfirmasi Penerimaan Dana (BOS Reguler)
Dalam hal satuan pendidikan mempunyai SiLPA, maka pada halaman konfirmasi penerimaan dana BOSP Reguler dengan SiLPA akan muncul kolom yang diisi secara otomatis dan kolom yang harus diisi secara manual. Jika pada saat konfirmasi penerimaan dana muncul tampilan seperti gambar di bawah ini, berarti Anda mempunyai SiLPA dana BOSP tahun sebelumnya dan terdeteksi terlambat melaporkan ke fungsi BKU, sehingga penerimaannya untuk tahap 1 satuan pendidikan akan dikenakan pengurangan penyaluran. Informasi dan nilai nominal pada tabel BOSP Regular Tahap 1 tidak dapat diubah karena sudah tersinkronisasi dengan sistem.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.019. Klik Aktifkan BKU
Konfirmasi Penerimaan Dana (BOSP Daerah)
Konfirmasi Penerimaan Dana (BOSP Kinerja dan SiLPA BOSP Kinerja)
Konfirmasi Penerimaan Dana (Sumber Dana Lainnya)
BKU tidak dapat diaktifkan kecuali Dokumen Kerja sumber pendanaan yang bersangkutan telah diaktifkan atau disetujui oleh departemen. Sesuai dengan Juknis BOSP 2023, Anda dapat mengaktifkan BKU tahun berjalan setelah melaporkan realisasi penggunaan fitur BKU ARKAS tahun sebelumnya.
Mengapa Saya Tidak Dapat Mengaktifkan BKU?
Mengisi BKU
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Cara Mengisi BKU
Mencatat Penarikan atau Penyetoran
Tunai di BKU
Mencatat Penarikan TunaiXVI.1
Mencatat Setor TunaiXVI.2
Jika Anda ingin melakukan transaksi non tunai, Anda dapat langsung melakukannya dengan mengacu pada saldo non tunai yang tertera di BKU ARKAS.
Non TunaiVII.5
Menghapus Pencatatan Setor TunaiXVI.3
Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0XVII.1
Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi (Belanja di luar SIPLah)
Abaikan kotak jika Anda membeli melalui toko/badan usaha, sebaliknya centang kotak jika Anda membeli melalui usaha perseorangan. Apabila pemilik toko atau usaha belum mempunyai nomor NPWP, centang dengan mengklik kotak kecil. Sementara itu, tidak wajib mengisi seluruh kolom yang tersedia untuk pelaporan pembelian yang tidak dilakukan melalui toko/badan usaha.
Isi Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi
Isi Detail Pembelanjaan Form Detail Barang/Jasa (Belanja di luar SIPLah)
Seluruh data kegiatan, akun pengeluaran, uraian yang ditampilkan telah sesuai dengan dokumen rencana kegiatan satuan pendidikan dan RKAS yang disetujui departemen. Anda dapat memilih pajak PPN atau SSPD sesuai dengan pajak yang berlaku di wilayah Anda. Jika terdapat pajak lainnya, maka klik + Tambah Pajak, dan pilih jenis pajak yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di wilayah satuan pendidikan Anda.
Mencatat Perhitungan Pajak ( Belanja di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN ≥ Rp2.000.000 )
Untuk pembelian diluar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN : > Rp. 2.000.000, kolom Pelaporan Pajak diisi sesuai ketentuan (bukan Rp 0). Jumlah nominal pada kolom Sudah Dibelanjakan mencerminkan seluruh jumlah nominal yang dikeluarkan oleh satuan pendidikan dan dicatat dalam BKU bulan yang bersangkutan. Untuk pembelian di luar SIPLah dengan nilai transaksi sebelum PPN: >Rp 2.000.000, diisi kolom Surat Pemberitahuan Wajib Pajak (bukan Rp 0), karena satuan pendidikan wajib memungut PPN.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1129.Apabila Anda melanjutkan klik tombol Hapus BKU, akan muncul notifikasi untuk
Mencatat Pembelanjaan Barang dan Jasa di SIPLah
XVIII.1 Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Transaksi (Belanja di SIPLah)
Klik panah bawah pada kolom Jenis Transaksi untuk memilih jenis transaksi (tunai atau non tunai). Nominal saldo tunai yang tertera adalah berdasarkan informasi penarikan tunai yang sebelumnya Anda sampaikan ke BKU. Setelah terhubung dengan data SIPLah, masukkan nomor invoice SIPLah nama marketplace/penyedia yang ingin dicatat realisasinya.
XVIII.2 Mencatat Detail Pembelanjaan Form Detail Barang/Jasa (Belanja di SIPLah)
Klik + Tambahkan aktivitas lain untuk menambahkan aktivitas pembelian melalui SIPLah yang juga perlu direalisasikan. Terdapat kolom biaya pengiriman, biaya administrasi dan biaya lainnya (opsional) yang otomatis terisi jika Anda berbelanja melalui SIPLah. Pencatatan realisasi pengeluaran suatu kegiatan melalui SIPLah berhasil dilakukan sedemikian rupa sehingga muncul pada lembar BKU dan wajib lapor dicatat sebesar 0 Rp.
XVIII.3 Form Perhitungan Pajak pada BKU ARKAS 4 (Belanja di SIPLah)
Nilai nominal pada kolom Wajib Pajak untuk pengeluaran oleh SIPLah otomatis dilaporkan sebesar Rp. 0, karena satuan pendidikan tidak wajib melaporkan Pajak pengeluaran melalui SIPLah 4. Pada beberapa kasus, satuan pendidikan mengalami kendala “Data Tidak Ditemukan” pada saat merealisasikan penggunaan dana yang diterima untuk belanja melalui SIPLah. Pada pengisian BKU tahap ketiga yaitu pada Formulir Penghitungan Pajak, Anda harus mencentang kotak kecil yang menandakan bahwa Anda telah melakukan pembelian di SIPLah sehingga Anda tetap dapat menikmati manfaat gratis lapor pajak yang ditawarkan.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 1223.Pada form Perhitungan Pajak, Anda akan melihat perubahan tampilan setelah
Menambah
Penerimaan Dana Pertahapan di BKU
Menambah Penerimaan Dana Pertahapan di BKU (Terkena pengurangan penyaluran)
Menyelesaikan atau Menutup BKU
Jumlahnya silahkan dicantumkan pada kolom Bunga Bank/Layanan Giro dan Pajak Bunga/Biaya Administrasi jika ada. Anda tidak dapat menetapkan nominal bunga pajak/biaya administrasi lebih tinggi dari nominal bunga bank/jasa serah terima.
XX Menyelesaikan atau Menutup BKU
Ketika Anda kembali ke halaman utama administrasi, BKU bulan berjalan akan menampilkan status Belum Melapor Pajak sebagai pengingat bagi Anda. Pelaporan pajak wajib dilakukan karena sumber pendanaannya berasal dari APBN sesuai ketentuan yang berlaku. Namun pelaporan pajak harus dilakukan oleh satuan pendidikan yang sumber pendanaannya berasal dari APBN sesuai ketentuan yang berlaku.
Lapor Pajak
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0XXILapor Pajak
Pelaporan pajak salah satu kegiatan berhasil dengan perubahan warna nominal menjadi hitam pada kolom Wajib Lapor Pajak pada lembar BKU bulan yang diisi dan terdapat tag notifikasi di kanan bawah aplikasi. Lakukan langkah yang sama untuk melengkapi pelaporan Wajib Pajak atas seluruh kegiatan pada bulan yang bersangkutan sampai seluruh jumlah Wajib Pajak berubah menjadi hitam.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.08.Klik Lanjut
Hapus BKU setelah BKU Ditutup
Apabila terdapat kesalahan dalam pencatatan realisasi BKU bulan sebelumnya dengan ketentuan BKU tersebut telah disetujui oleh Dinas, maka satuan pendidikan dapat mengajukan permohonan penghapusan BKU pada bulan yang ingin diperbaiki atau dihapus. . Memastikan satuan pendidikan memiliki dokumen kerja terkait sumber pendanaan yang telah disetujui Departemen dan satuan pendidikan telah mencatat pengeluaran serta menutup Buku Besar Kas Umum (GCL) pada bulan penghapusan GCL. Klik tombol ikon Hapus BKU di kiri atas, untuk menghapus BKU yang telah tervalidasi dalam 1 bulan penuh.
Menghapus BKU yang Sudah Disahkan
Jika ada BKU bulan yang sudah diisi atau ditutup, namun bulan BKU berikutnya ingin dihapus, maka dampaknya bulan BKU yang ditutup juga ikut terhapus. Klik Periksa Status Terkini pada BKU bulan yang telah dihapus dan berstatus Berlaku untuk Dihapus. Berikut tampilan BKU yang berhasil dihapus sehingga tampilan status pada halaman utama admin berubah kembali menjadi Draft.
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.1 138
Anda sekarang akan dibawa ke halaman isi ulang BKU murni untuk bulan BKU yang Anda hapus. Jika permintaan penghapusan BKU tidak dapat disetujui oleh departemen sesuai ketentuan yang disebutkan, klik Lihat Catatan Layanan untuk melihat langkah selanjutnya yang dapat dilakukan lalu klik Saya mengerti. Jika Anda melihat pesan ini, berarti permintaan Anda untuk menghapus BKU gagal karena permintaan untuk menghapus BKU di bulan lain belum diproses oleh departemen.
Cetak BKU
Buku Panduan ARKAS 4 versi 3.0 Cara Cetak BKU
Anda dapat mencetak dokumen BKU pada catatan BKU yang masih berjalan pada tahun fiskal.
Terhubung dengan Tim Penjawab ARKAS
Terhubung dengan Tim Penjawab ARKAS
Selesai
