1 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) merupakan unit yang melakukan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Pelayanan Elektronik (SPSE) dalam tender elektronik, e-katalog. 3 D:\Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu ULP UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri dari mahasiswa, dosen, unit/lembaga/fakultas, penyedia barang dan jasa). 4 D:\Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu ULP UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 5 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
6 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 7 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 8 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
9 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Tim Pendukung bertugas
Program Kerja
Memilih penyedia barang dan jasa yang profesional dan dapat menyelamatkan keuangan negara sesuai dengan peraturan yang berlaku. 13 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 14 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Renstra
Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga lain terkait dengan pengadaan barang/jasa
15 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu ULP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Peningkatan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. 2 Paket lelang dapat direalisasikan minimal 80% sesuai dengan tata cara pengajuan lelang per unit/lembaga/fakultas, kecuali paket lelang barang dan jasa yang tidak dilelang atau masuk daftar hitam.
16 D:\Pedoman Mutu ULP Layanan Pengadaan UB\Unit Pelayanan Pengadaan MM (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP. Penguatan personel melalui pelatihan di bidang pengadaan barang dan jasa, ujian sertifikasi pengadaan barang dan jasa, penyempurnaan sistem pengadaan publik secara elektronik. 17 D:\Pedoman Mutu ULP Pelayanan Pengadaan UB\Unit Pelayanan Pengadaan MM (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
18 D:\Pedoman Mutu ULP Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP. JABILNA SLUZBENA UNOTA UB (ULP) menjamin mutu pelayanan sebagai tanggung jawab kepada pemangku kepentingan demi pengembangan mutu pelayanan UNIT PELAYANAN PEMBELIAN UB (ULP) secara berkelanjutan. tidak hanya secara internal, tetapi juga secara internasional, eksternal BPK dan IRJEN. Dengan SPMI ini UNIT PELAYANAN PUBLIK (ULP) UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya dengan mewujudkan misinya serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan para pemangku kepentingan yaitu kebutuhan pelayanan masyarakat dan masyarakat.
Untuk melaksanakan penjaminan mutu pada Unit Pelayanan Pengadaan (PSU), dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yaitu Quality Assurance Group (QAG) dalam bentuk sederhana yang dikoordinasikan dengan Pusat Penjaminan Mutu (PJM). di Universitas. tingkat. 19 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Sedangkan produk/output yang dihasilkan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah penyedia barang/jasa, sumber daya manusia bersertifikat/berkualitas, laporan proses seleksi penyedia barang/jasa, rancangan kontrak, pelatihan dan kerjasama yang kualitasnya akan dipastikan menggunakan kriteria kesesuaian produk.
20 D:\Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu ULP UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 21 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT
22 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 14 Pedoman Tata Cara Lelang Gagal 15 Pedoman Tata Cara Sanggahan 16 Pedoman Tata Cara Daftar Hitam 17 Pedoman Tata Cara ULP PUMK 18 Pedoman Tata Cara Persuratan 19 Petunjuk Kerja. 23 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Audit eksternal dilakukan terhadap seluruh institusi dan unit kerja di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya untuk mengukur kepatuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang tercermin dari kepatuhan, apakah terdapat temuan dan/atau diperolehnya sertifikat. Sesuai ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di Perpustakaan Universitas, kepala unit Pelayanan Pembelian bertindak sebagai Representative Manager (MR) dalam pelaksanaan manajemen mutu sehari-hari. Untuk membantu MR, dibentuk Tim Penjaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.
Mengembangkan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dengan melakukan sosialisasi ke seluruh unit kerja. Melaksanakan audit internal terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dan memenuhi Audit Mutu Internal (AIM) yang dilakukan universitas melalui Pusat Penjaminan Mutu (PJM). 24 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Kepuasan Pelanggan
Kebijakan Mutu
Perencanaan Sistem Mutu
25 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP.
Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi
26 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Deskripsi pekerjaan terkait SMM ditentukan dan diterapkan pada seluruh struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab dalam dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk mencapai kebijakan dan target mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu. Komunikasi yang efektif dan efisien mengenai kebijakan mutu, persyaratan, target dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan seluruh elemen organisasi mencapai tujuan yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi. Manajemen juga diharuskan untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian target kualitas dan mengevaluasi kinerjanya serta memenuhi kepuasan pelanggan.
Rapat pengurus: pimpinan ULP, sekretariat, MR, ketua GJM, tenaga kependidikan dan tim pendukung, minimal 2 bulan sekali. Feedback dari seluruh anggota pelanggan minimal setahun sekali, misal feedback dari unit kerja/fakultas, e-help.
Tinjauan Manajemen
27 D:\Pedoman Mutu ULP Unit Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP. Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya mendefinisikan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses utama (proses bisnis) dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungan Universitas Brawijaya. 28 D:\Pedoman Mutu ULP Unit Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP.
29 D:\ULP Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 30 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 31 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
32 D:\Pedoman Mutu ULP Unit Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP. Pelatihan e-procurement Layanan Pengadaan Publik Secara Elektronik (LPSE) pada LKPP Jakarta Pusat di LKPP Jakarta (November 2010). 34 D:\Pedoman Mutu ULP Unit Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP.
35 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP. 36 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP. 37 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP.
38 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP. 39 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP. 40 D:\ULP UB Quality Manual Procurement Service Unit\MM Procurement Service Unit (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITETI BRAWIJAYA ULP.
41 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. 42 D:\Unit Layanan Pembelian Manual Mutu UBP UB\MM Unit Layanan Pembelian (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA.
Ketersediaan Sarana dan Prasarana
43 D:\Pedoman Mutu ULP Unit Layanan Pengadaan UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | UNIVERSITAS BRAWIJAYA ULP.
Kompetensi dan Pelatihan
Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
44 D:\ULP Unit Layanan Pengadaan Manual Mutu UB\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA. Sementara itu, PFP harus menetapkan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur serta analisis risiko terkait keselamatan, keamanan, dan kebersihan. Dokumen terkait infrastruktur terdapat pada Dokumen Pendukung Standar Unit Layanan Pengadaan (ULP) Form 6 serta Manual Prosedur Penanganan Aset Barang Dagangan dan Inventaris.
Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja
