PDF Manual Procedure

(1)

MANUAL PROCEDURE

Penunjukkan Langsung (E-Catalog)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2014

(2)

M

Manual Procedure

Penunjukkan Langsung (E-Catalog) Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen

:

Revisi

: 1

Tanggal

: 12 Mei 2014

Diajukan oleh

: Sekretaris II

Much. Rikhi Toufan, ST

NIK. 860801 1321 0382

Dikendalikan

oleh

: Sekretaris I

Khoirul Azhar, ST

NIP. 19810709 200910 1 002

Disetujui oleh

: Kepala Unit Layanan Pengadaan

(ULP)

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

NIP. 19591128 198710 1 001

(3)

1 D:\ULP UB\00005 02009 Manual Prosedur Penunjukan Langsung (E-Catalog)\Manual Prosedur Penunjukan Langsung (E-Catalog).Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Manual Prosedur Penunjukkan Langsung (E-Catalog) Unit Layanan Pengadaan - UB

I. PENDAHULUAN

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan

(4)

yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara eTendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP) kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.

1.1. User

User disini adalah pengguna Barang/Jasa, dalam proses pengajuan Kendaraan Bermotor, User mengajukan permohonan beserta spesifikasinya secara tertulis kepada Kuasa Pengguna Anggaran terkait yang disini adalah Rektor / Pembantu Rektor II terkait :

 User Dilingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya pengajuannya melalui Pembantu Rektor II guna di analisis manfaat dan kepentinganya.

 User Di Lingkungan Fakultas Universitas Brawijaya pengajuannya melalui Dekan / Pejabat Pembuat Komitmen di masing-masing Fakultas kemudian diserahkan kepada Kepala Unit Layanan Pengadaan.

1.2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. PPK disini bertindak untuk menandatangani Kontrak pada final pekerjaan yang disampaikan oleh Panitia Pengadaan bilamana suatu pengadaan telah sampai pada proses penetapan pemenang, kemudian PPK menandatangani SPPJB (Surat penunjukan Penyedia Barang/Jasa) dan SP (Surat Pesanan) untuk selanjutnya menyerahkan sepenuhnya kepada Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

1.3. Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa

(5)

Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam e- Purchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut :

 Membuat paket.

 Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket.

 Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan.

 Men-download format standar kontrak.

 Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan.

(6)

1.4. Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi

PPK PANITIA PENYEDIA

Kendaraan Bermotor

USER

Surat Permohonan

Pengadaan Kendaraan

Lihat E-Catalog Kendaraan

Bermotor

Input Data Hasil Negosiasi

Cetak Surat Pesanan

Tambah Kendaraa

n

Download Templete

Kontrak

Buat Rencana

Pengadaan (Offline)

Klik Menu Aplikasi E-Proc pilih aplikasi E-

Purchasing

Buat Paket :

Nama Paket,

Kode Anggaran, Spesifikasi

Input Data Kontrak

Kirim Undangan

Negosiasi Login Pada Website LPSE

Negosiasi (Offline)

Tambah

Kendara

an

Tanda Tangan Kontrak (Offline)

Tanda Tangan Surat Pesanan

(Offline) Tanda Tangan

Kontrak (Offline)

Tanda Tangan Surat Pesanan

(Offline)

YA

Tidak

(7)

2. MEMULAI APLIKASI

2.1. Akses kedalam e-purchasing kendaraan pemerintah.

Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE (Sistem pengadaan secara elektronik). Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link „Aplikasi e-Procurement Lainnya‟, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik tombol Masuk Versi Production.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor

(8)

Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

3. PENJELASAN FUNGSI DAN FITUR 3.1. Menu Halaman Utama

Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut. Pada menu ini juga terdapat buku petunjuk penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh.

3.2. Menu Kelola Paket

Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan ePurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah. Terdapat pengelompokan tampilan daftar paket yang ingin ditampilkan, apakah semua paket, paket yang masih berupa draft, paket yang sudah dicetak surat pemesanannya, dan paket yang dibatalkan. Untuk membuat paket, klik tombolmembuat paket, klik tombol.

(9)

Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.

Informasi K/L/D/I

 Instansi, adalah nama instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat Pesanan.

 Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e- Purchasing Kendaraan Pemerintah.

(10)

 Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e- Purchasing Kendaraan Pemerintah.

 Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

 Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk ePurchasing Kendaraan Pemerintah.

Persiapan

 Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran.

 NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran.

 Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen.

 NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen.

 Jabatan PPK adalah Jabatan Struktural Pejabat Pembuat Komitmen.

 Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

Prosese E-Purchasing

 Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia.

(11)

 Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor yang sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu yang tersedia.

 Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam kontrak payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.

 Alamat Penyedia Kendaraan, adalah alamat penyedia kendaraan bermotor/dealer yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.

Penunjukan Penyedia Barang - diisi setelah proses berlangsung

 Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang dilakukan oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.

 Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak penyedia ke pihak instansi.

 Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.

 Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak penyedia ke pihak instansi.

 Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia ke pihak instansi.

 Tanggal BPKB, adalah tanggal serah terima BPKB dari pihak penyedia ke pihak instansi.

 Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket.

Klik tombol Simpan jika telah selesai mengisi data paket.

Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link Daftar Kendaraan.

(12)

Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol Tambah Kendaraan.

(13)

Klik Tombol Simpan jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan tampil halaman “Negosiasi dan Survey”.

Negosiasi Harga dan Teknis

 Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang akan menyediakan kendaraan bermotor.

 Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi harga dari pihak instansi.

 Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh tim nego kepada pihak penyedia.

 Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak instansi dan pihak penyedia.

(14)

Untuk mencetak surat pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada paket yang bersangkutan pada halaman “Daftar Paket”.

Lalu akan tampil halaman Pada halaman ini, Panitia dapat memasukkan informasi kontrak dan surat pesanan.

(15)

Data Dokumen Kontrak

Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak antara PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :

 Nomor Dokumen Kontrak.

 Tanggal Dokumen Kontrak.

 Harga Total Kontrak.

 Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).

 Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia)

Data Dokumen Surat Pesanan

Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :

 Nomor Surat Pesanan.

 Tanggal Selesai Pekerjaan.

 Tanggal Terima Barang.

 Alamat Pengiriman Barang.

 Tempat Penandatanganan Dokumen.

 Tanggal Penandatanganan Dokumen.

 Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia).

 Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).

Klik Tombol Cetak Surat Pesanan apabila telah selesai mengisi data kontrak dan surat

Contoh hasil file PDF yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:

(16)

SURAT PESANAN (SP) NOMOR : 11352/UN10.41/PD/2013

TANGGAL : 07 Oktober 2013 Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ir. LIES EDHIE YULIANI Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen Alamat : Universitas Brawijaya Malang selanjutnya disebut sebagai Pejabat Pembuat Komitmen;

Berdasarkan Surat Perjanjian Pekerjaan Pengadaan Kendaraan Dinas Roda Empat Kantor Pusat Universitas Brawijaya Tahun Anggaran 2013 nomor : 11350/UN10.41/PD/2013 tanggal 07 Oktober 2013, bersama ini memerintahkan:

Nama : KARTIKA SARI MOTOR

Alamat : Jl. Puncak Borobudur No.1 Malang selanjutnya disebut sebagai Penyedia Barang;

untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Rincian Barang:

No Jenis Barang Satuan / Ukuran Harga Satuan Total Harga

1 Kijang Innova G M/T

Bensin 2 Unit 246.210.000 492.420.000

2. Tanggal barang diterima : 06 November 2013

3. Syarat-syarat pekerjaan: sesuai dengan persyaratan dan ketentuan Kontrak;

4. Waktu penyelesaian: selama 30 (Tiga Puluh) hari kalender terhitung mulai 08 Oktober 2013 dan pekerjaan harus sudah selesai pada tanggal 06 November 2013

5. Alamat pengiriman barang : Kantor Pusat Universitas Brawijaya

6. Denda: Terhadap setiap hari keterlambatan penyelesaian pekerjaan Penyedia Jasa akan dikenakan Denda Keterlambatan sebesar 1/1000 (satu per seribu) dari Nilai Kontrak atau bagian tertentu dari Nilai Kontrak sebelum PPN sesuai dengan Syarat-Syarat Umum Kontrak.

Untuk dan atas nama Pejabat Pembuat Komitmen

Menerima dan menyetujui:

Untuk dan atas nama KARTIKA SARI MOTOR

(17)

3.3. Menu Log Akses

Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.

4. MENGAKHIRI APLIKASI

Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.

5. PENUTUP

Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e- Purchasing Kendaraan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang sedang digunakan.