TATA RUANG KANTOR
Moh. Mahbub Zamzami 1 Abstract
Office layout is the arrangement of equipment and physical facilities in the available space, to ensure the smooth and afficient working in the office. Office layout requires knowledge about the workflow, the needs of the individual, the type of work to be done, and the best way to do it. Office layout refresh to the best arrangement of furniture and equipment, a suitable location of the various departments and physical facilities is another similar in order to secure the maximum output of office work whitout compromising the quality service office. The purpose of the office layout that ensures the smooth running and effectiveness of the work flow of the office. In addition good office layout also offers advantages as well as create a good impression on all the visitors and customers, which is good promotion for the company.
Keywords : office spatial.
Abstrak
Tata ruang kantor adalah pengaturan peralatan dan fasilitas fisik lainnya dalam ruang yang tersedia, untuk memastikan kelancaran dan efisien kerja di kantor. Tata ruang kantor menuntut pengetahuan tentang alur kerja, kebutuhan individu, jenis pekerjaan yang harus dilakukan, dan cara terbaik untuk melakukannya. Tata ruang kantor merujuk pada pengaturan terbaik dari furniture dan peralatan, lokasi yang cocok dari berbagai departemen, dan fasilitas fisik lain yang serupa dalam rangka mengamankan output maksimum pekerjaan kantor tanpa mengorbankan kualitas layanan kantor. Tujuan dari tata ruang kantor yaitu memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja kantor. Selain itu ruang kantor yang baik juga menawarkan keuntungan seperti halnya menciptakan kesan yang baik pada semua pengunjung dan pelanggan, yang merupakan promosi yang baik bagi perusahaan.
Kata kunci : tata ruang kantor
1 Jurusan Tarbiyah IAIN MADURA, Prodi Manajemen Pendidikan Islam Jl. Raya Panglegur KM 04 Pamekasan,
PENDAHULUAN Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja di segala bidang.
Dengan demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan (mengumpulkan) informasi.
Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran modern saat ini. Peranan tata ruang kantor memberi nilai tambah bagi kelangsungan aktifitas perusahaan. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja. Oleh karena itu penataan ruang kantor merupakan suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat yang ada di dalam kantor tersebut.
Alat-alat pembantu dan perlengkapan yang ada dalam ruangan bertujuan untuk memudahkan aktifitas bagi para karyawan yang ada di kantor tersebut. Kantor sebagai pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktifitas perusahaan berlangsung memerlukan suasana yang baik dan teratur sehingga akan mendapat kenyamanan, keefektifitas dan keefisienan dalam bekerja. Bila tata ruang kantor tidak sesuai, maka para karyawan akan merasa bosan dan jenuh dalam menjalankan aktifitas mereka di dalam kantor. Semangat dan kegairahan bekerja para karyawan akan menurun dan pada akhirnya tujuan kantor tersebut tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan.
Untuk mencegah terjadinya hal yang demikian, maka harus diusahakan agar membuat tata ruang kantor tersebut lebih nyaman, teratur dan menyenangkan.
Penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor yang memadai harus disediakan bukan hanya untuk menempatkan perabot dan peralatan lain tetapi juga untuk memungkinkan pergerakan yang mudah dari satu bagian ke bagian lain. Oleh sebab itu, penataan ruang kantor pegawai harus memperhatikan berbagai aspek yang mengandung kelancaran kerja. Penerapan tata ruang kantor (layout) pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Padang sudah cukup baik, karena tata ruang kantor yang diatur sedemikian rupa akan memberikan kenyamanan dalam bekerja. Perasaan nyaman adalah langkah awal untuk menciptakan produktivitas kerja karyawan. Tata ruang kantor yang baik dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat dari seseorang atau tim yang bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor dan mereka harus memahami dulu bahwa pemakaian ruang suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus dan berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.
1.Apakah Pengertian Tata Ruang kantor, 2. Bagaimana Tujuan Tata Ruang Kantor, 3. Apa saja Keuntungan Tata Ruang Kantor , 4Bagaimana Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor, 5Apa saja Macam-macam Tata Ruang Kantor. Dari rumusan masalah tersebut maka dapat saya simpulkan tujuan dari rumusan masalah di atas yaitu : Untuk mengetahui dan memahami Pengertian Tata Ruang kantor, Untuk mengetahui dan memahami Untuk mengetahui dan memahami, Untuk mengetahui dan memahami Keuntungan Tata Ruang Kantor, Untuk mengetahui dan memahami Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor, Untuk mengetahui dan memahami Macam-macam Tata Ruang Kantor.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang kantor
Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “ office layout”. Terdapat beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli. Quible menyatakan bahwa tata ruang kantor menjelaskan bagaimana penggunaan ruang secra efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai. Selanjutnya, Terry menyatakan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan
ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.
Gie menyatakan bahwa penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat membantu para pekerja dalam menngkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mundar- mandir yang sebetulnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancara proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.2
Menurut Wallace, P.D. bahwa tata ruang kantor mengacu pada susunan yang sistematis dari furniture, mesin, dan fasilitas lainya dalam ruang kantor yang tersedia. Ini menyiratkan penempatan orang dan peralatan pada masing-masing departemen atau bagian kantor sehingga pemanfaatan akomodasi atau ruangan yang tersedia dapat dilakukan dengan sebaik mungkin.3
Sedangkan menurut Gibson, P bahwa secara umum tata ruang kantor dapat didefinisikan sebagai penataan fasilitas kerja dan meja kerja. Tata ruang kantor yang efektif didasarkan pada interaksi antara peralatan, aliran kerja, dan karyawan.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor harus memastikan susunan terbaik dari furniture dan peralatan sesuai dengan aliran kerja dalam ruangan tertentu, sehingga dapat menghasilkan produktifitas yang maksimum dan biaya yang minimum. Tujuan dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
1. Memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja di kantor.
2. Meminimalkan biaya ruang kantor melalui pemanfaatan ruang kantor yang efektif.
3. Meningkatkan kepuasan, kenyamanan, dan semangat kerja karywan dengan menyediakan ruang kerja yang memadai dan kondisi yang baik.
2 Donni Juni Priansa, Agus Garnida, Manajemen perkantoran, (Bandung : Alfabeta, 2015), hlm.116-117.
4. Memudahkan pengawasan pekerjaan.
5. Meningkatkan citra yang baik dari kantor kepada pelanggan dan pengunjung.
6. Menjaga fleksibilitas tata ruang kantor untuk beradaptasi dengan perubahan output, layanan pelanggan, dan volume dokumen.
7. Memastikan kapasitas yang seimbang antara peralatan dan personel untuk setiap tahap pada aliran kerja. 4
C. Keuntungan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah faktor yang sangat penting dalam mewujudkan efisiensi organisasi. Oleh karena itu, tata ruang kantor harus direncanakan oleh seorang ahli dan dirancang secara ilmiah. Jika perencanaan tata ruang kantor kurang memadai akan mengakibatkan berkurangnya produktifitas karyawan, absensi meningkat, peningkatan Turn over karyawan, penurunan kenyamanan fisisk, dan semangat kerja karyawan yang menurun.
Tata ruang kantor yang baik menawarkan keuntungan sebagai berikut:
1. Aliran kerja menjadi teratur dan lancar, sehingga pergerakan karywan dapat diminimalkan.
2. Penggunaan ruangan yang tepat.
3. Memudahkan pengawasan dan pengendalian.
4. Penggunaan peralatan dan mesin kantor yang lebih baik.
5. Menciptakan kesan yang baik pada semua pengunjung dan pelanggan, yang merupakan promosi yang baik bagi perusahaan.
6. Meningkatkan kenyamanan dan semangat kerja karywan.5 D. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
Prinsip-prinsip berikut harus dipertimbangkan ketika merencanakan tata ruang kantor.
Sesuai dengan aliran kerja
Ini adalah prinsip yang paling penting. Sejauh mungkin pekerjaan harus bergerak maju dari satu operasi ke operasi lainnya. Mundur kebelakang atau melebar kesamping akan menyebabkan kehilangan banyak waktu dan meningkatkan gaya. Disis lain, garis
4 Bhatia, Prinsip manajemen office, (New Delhim: Lotus Tekan, 2007), hlm. 33.
lurus aliran kerja akan meningkatkan kecepatan kerja, menghilangkan gerakan yang tidak perlu, serta memungkinkan pengendalian dan pengawasan yang efektif.
Pengaturan antar departemen
Departemen atau bagian yang sering berinteraksi harus diletakkan secara berdekatan. Hal ini membantu mengurangi waktu perjalanan dokumen, arsip dan personel. Sebagai contoh, departemen pembeliyan harus ditempatkan berdekatan dengan departemen persediaan. Demikian pula, ruang tamu dan ruang petugas yang sering dikunjungi oleh orang luar harus dekat dengan pintu masuk utama.
System dan prosedur kantor
Penataan mesin dan peralatan harus sesuai dengan system dan prosedur kantor yang telah ditetapkan. Ini akan memastikan keteraturan dan kesetabilan aliran kerja.
Kebutuhan staff dan layanan
Setiap karywan harus dilengkapi dengan ruang kerja dan fasilitas pelayanan yang memadai. Misalnya, lemari arsip, harus dekat meja kerja sehingga pegawai tidak perlu pindah dari tempat duduk mereka ketika memerlukan arsip.
Ruang privasi
Jika pekerjaan bersifat rahasia atau memerlukan konsentrasi mental, ruang privasi harus disediakan. Gunakan partisi bergerak untuk memberikan privasi dan kerahasiaan dalam pekerjaan kantor.
Kebutuhan supervisi
Ruang supervisor harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga supervisor dapat mengamati para pegawai. Sedapat mungkin, ruangan atau meja karywan menghadap atasan.
Pemisahan kebisingan
Ruang pegawai yang menggunakan peralatan bising harus ditempatkan secara terpisah untuk menghindari gangguan terhadap kelompok kerja lainnya.
Furniture dan peralatan
Furnitur dan peralatan harus ditempatkan sehingga tersediia ruang yang cukup untuk pergerakan orang. Penempatan furniture dan peralatan juga harus memberikan kemudahan untuk membersihkan dan memperbaiki. 6
E. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
Tata ruang terpisah (tertutup) biasa juga disebut tata ruang bersel, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainnya. Pemisahan ini berupa kamar-kamar atau sekat-sekat yang dibuat menggunakan kayu, teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya.
1. Kelebihan tata ruang terpisah.
a. Keamanan dan kerahasian pekerjaan lebih terjamin.
b. Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh unit lain.
c. Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa tidak senang/ ketidak puasan para pegawai tidak begitu cepat menular.
d. Dapat menimbulkan rasa memiliki atau bertanggung jawab atas peralatan kantor yang ada diruangannya.
e. Bagi para pegawai senior/ pimpinan tidak merasa kehilangan status,karena ia menempati tempat atau ruangan yang terpisah dari tempat bawahannya.
2. Kelemahan tata ruang terpisah.
a. Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainnya.
b. Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.
c. Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.
d. Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilakukan.
e. Fleksibilitas tat ruang kantor rendah (tidak mudah diadakan perubahan). 7
Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja yang tidak dipisah-pisahkan tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.
1. Kelebihan tata ruang terbuka.
a. Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatan.
b. Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal
c. Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembangnya organisasi.
d. Pengawasan pegawai mudah dilakukan.
e. Komunikasi mudah dilaksanakan.
f. Tataruang mudah diubah.
g. Penggunaan mesin kantor dapat bergantian.
h. Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.
2. Kelemahan tata ruang terbuka.
a. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin.
b. Kebisingan dan gangguan dari tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainnya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan.
c. Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan dan dapat menurunkan semngat kerja serta kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karna dipakai bersama-sama.
d. Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya berkurang karena ia sehari-hari berada satu ruangan dengan bawahannya. 8
Kesimpulan
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak. Tujuan dari tata ruang kantor adalah Memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja di kantor. Tata ruang kantor yang baik menawarkan keuntungan yaitu sebagai Aliran kerja menjadi teratur dan lancar, sehingga pergerakan karywan dapat diminimalkan. Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
1. Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “ office layout”. Terdapat beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli. Quible menyatakan
bahwa tata ruang kantor menjelaskan bagaimana penggunaan ruang secra efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
2. Tata ruang kantor harus memastikan susunan terbaik dari furniture dan peralatan sesuai dengan aliran kerja dalam ruangan tertentu, sehingga dapat menghasilkan produktifitas yang maksimum dan biaya yang minimum.
3. Tata ruang kantor adalah faktor yang sangat penting dalam mewujudkan efisiensi organisasi. Oleh karena itu, tata ruang kantor harus direncanakan oleh seorang ahli dan dirancang secara ilmiah. Jika perencanaan tata ruang kantor kurang memadai akan mengakibatkan berkurangnya produktifitas karyawan, absensi meningkat, peningkatan Turn over karyawan, penurunan kenyamanan fisisk, dan semangat kerja karyawan yang menurun.
4. Prinsip tata ruang kantor yaitu sesuai dengan aliran kerja, pengaturan antar departemen, system dan prosedur kantor, kebutuhan staf dan layanan, ruang prifasi, kebutuhan supervisi, pemisahan kebisingan, furniture dan peralatan.
5. Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Garnida , Donni Juni Priansa, Manajemen perkantoran, Bandung : Alfabeta, 2015.
P.D.Wallace, Enclyclopedia of ecommerce, New Delhi: Sarup & Sons, 2001.
Bhatia, Prinsip manajemen office, New Delhim: Lotus Tekan, 2007.
Rasto, Manajemen Perkantoran, Bandung: Alfabeta, 2015.
