TUGAS AKHIR
PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI PADA DEPARTEMEN
MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU
Diajukan Oleh :
LANGGA SARI NASUTION 082103067
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : LANGGA SARI NASUTION
NIM : 082103067
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI PADA DEPARTEMEN
MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU
Tanggal Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM
NIP. 19741012 200003 2 003 )
Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : LANGGA SARI NASUTION
NIM : 082103067
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI USU
Medan, Maret 2011 Menyetujui
Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul tugas akhir ini adalah “PERANAN TATA RUANG
KANTOR DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan sekaligus selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Teristimewa kepada kedua Orang Tua tercinta dan tersayang; Ayahanda Salam Abidin Nasution dan Ibunda (Alm) Anglerina Hasibuan yang telah membesarkan penulis dengan cinta dan kasih sayang yang sangat besar serta tiada henti-hentinya mendoakan penulis agar dapat mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua yang terbaik yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyeleseikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Buat (Alm) Bunda, walaupun kita sudah tidak di dunia yang sama tapi Bunda selalu ada memberikan semangat di dalam hati ananda. Miss u Bunda...
7. Terima Kasih yang Spesial buat My Aiank Baby Yunan Helmi yang telah mendukung dan memberi semangat. Semoga kita selalu bersama. Amin... 8. Buat teman seangkatan Kesekretariatan Grub B, Ade, Tiara, Muti, Fitri, Nurul,
Windy, Ermi, Inez. Senang bisa kenal dengan kalian. Miss u all friends.... 9. Kawan magang Penulis Kelompok 7 catrin yang setia nungguin berangkat ke
kampus, Arie yang sudah berbaik hati ngantarin pulang ke kos, Tary, Azja, Ifrayos dan Isda. Semoga kesuksesan bersama kita yoo!!!
10.Anak-anak kosan 15 Ade, Ani, Evi, Fiqo, Silvi, Dewi, Lina, Melan. Makasih ya weii saran dan bantuannya. Khusus buat Ade dan Ani makasih sayang. 11.Buat sahabat-sahabat Penulis yaitu Marlina yang sangat berjasa dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini. Makasih ya printernya. Riska yang selalu memotivasi. Yeyen dan Halawa yang selalu mendoakan Penulis.Kalian takkan terganti. Semoga kita dapat jadi sahabat sampai tua kelak.
12.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Segala budi baik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin...
Wassalam.
Medan, Maret 2011 Penulis,
DAFTAR ISI
B. Struktur Organisasi dan Personalia... 12
C. Job Description ... 17
E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor ... 34
F. Peranan Tata Ruang Kantor ... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
A.Kesimpulan... 51
B. Saran ... 52
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefesienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.
Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja disegala bidang. Dengan demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan diberbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan mendistribusikan (mengumpulkan) informasi (Sukoco, 2007).
Departemen Manajemen merupakan salah satu departemen yang ada di Fakultas Ekonomi USU. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.
Pada Departemen Manajemen USU tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen sekretaris departemen dibuat ruangan berkamar dan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka. Sedangkan ruangan dosen pada saat ini sedang direnovasi yang rencananya akan dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih mudah dalam pengurusan akademik dan administratif, seperti pengurusan seminar, transkip nilai, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU prinsip tata ruang kantor belum dilakukan sepenuhnya. Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan peralatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya. Pegawai juga tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan. Perkakas dan peralatannya juga kurang memadai. Seperti lemari untuk menyimpan arsip, sampul arsip (folder), sekat (guide), map dan filling
bertumpuk-tumpuk dimeja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip. Tetapi Departemen Manajemen sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikan rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disuka dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan, sehingga tercapai efesiensi kerja para pegawainya.
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan, maka penulis tertarik dengan judul Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
B. Perumusan Masalah
“Bagaimana Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU?”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Para Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
b. Bagi Penulis : Sebagai bahan tambahan pengetahuan manajemen perkantoran tentang tata ruang dan efektifitas kerja pada kantor.
c. Bagi Pihak Lain : Sebagai bahan masukan dan tambahan wawasan tentang tata ruang kantor.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Dan dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan dengan manajemen yang baik, supaya Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rencana dari jadwal kegiatan dan sitematika penulisan
BAB II : PROFIL INSTANSI
Profil instansi yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja organisasi dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada Bab ini membahas mengenai pengertian tata ruang kantor dan Peranan Tata Ruang Kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi
Fakultas Ekonomi USU lahir di kota medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan USU sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji USU. Ini menunjukan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Kemudian USU membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi USU atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan USU sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Fakultas Ekonomi mendirikan program pendidikan Strata-1 dan Diploma III yaitu:
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan.
b. Departemen Manajemen. c. Departemen Akuntansi.
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan.
Sejarah Ringkas Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU di Medan dimulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961. semula fakultas Ekonomi USU di Medan diasuh oleh Yayasan USU. Oleh karena fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kuta Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari USU di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitungmulai 1 Oktober 1961. Keputusan Menteri Pendidikan da Kebudayaan RI No. 0535/0/1983 tanggal 8 Oktober 1983 membakukan Jurusan Manejemen pada Fakultas Ekonomi USU. Dengan dasar Surat Keputusan Menteri PTIP No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan yang terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No. 208/DIKTI/Kep/1996 pada tanggal 11 Juli 1996 tentang Jurusan pada Program Sarjana di Lingkungan USU.
Pada saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen Manajemen. Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator yang menunjukan pengembangan tersebut adalah :
1. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.
4. IPK mahasiswa cendrung makin baik.
5. Adanya motivasi yang tinggi di kalangan staf pengajar untuk meningkatkan strata pendidikannya serta kualitas pengajarannya.
6. Saat ini manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3.
7. Rasio antara staf pengajar dengan mahasiswa sebesar (1:11) tergolong cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar.
8. Memiliki 4 (empat) konsentrasi : Manajemen Keuangan, manajemen Pemasaran, Manajemen Sumber Daya manusia dan Manajemen Usaha Kecil.
Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi USU
Tujuan Fakultas Ekonomi USU :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
Visi Departemen Manajemen
Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi , menjadi pusat informasi bisnis bagi masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam penngembangan bisnis dan manajemen di wilayah Asia (ASEAN Region).
Misi Departemen Manajemen
rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
Tujuan Departemen Manajemen
a. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembanagan dunia bisnis, manajemen dan industri.
b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahandunia bisnis dan industri.
c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Mampu memberikan konsultasi bisnis seperti pemberian saran-saran pelaksanaan bisnis dan layanan konsultasi dalam berbagai bidang manajemen.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
PIMPINAN UNIVERSITAS PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. & H.,M.Sc.(C.T.M) Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec. Ac
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
Bagian Tata Usaha
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
Sub Bagian Akademik
1. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Umum dan Keuangan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Kepegawaian
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
Sub Bagian Perlengkapan
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Ketua Departemen Manajemen
1. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.
2. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.
4. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
5. Melaksanakan pelaksanaan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa.
6. Memimpin rapat dosen program studi.
7. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.
Sekretaris Departemen Manajemen
1. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.
2. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. 4. Membuat notulen rapat dosen program studi.
Pegawai Administrasi.
Pegawai administrasi menejemen ada tiga orang yang mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Menyimpan arsip nilai.
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
3. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.
6. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. 7. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).
8. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.
9. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali) 10.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. 11.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
12.Menempelkan nomor urut di skripsi.
13.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh ketua Departemen.
14.Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.
16.Membagikan kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) kepada mahasiswa.
17.Membuat form pengesahan seminar proposal.
18.Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.
19.Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen.
20.Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperi perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai , dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Departemen Manajemen terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Departemen Manajemen dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
F. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.
3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.
4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut menentukan kelancaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor penting dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada tempat yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai dan peletakan perabot-perabot kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai dan peletakan perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk mrnciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut.
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu: Office Layout atau sering disebut Layout saja. Tata ruang kantor adalah : pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya, didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefenisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
Menurut Terry dalam Gie (1988:200) menyatakan “Tata Ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruangan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkansuatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan peraktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan suatu tempat untuk melaksanakan tata usaha dengan susunan peralatan dan perlengkapan dianggap perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya layak.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar. Sehingga Adapun tujuan tata ruang kantor adalah :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu atau oleh suara bising lainnya.
e. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
g. Mengusahakan adanya keleluasaan gerakan pegawai yang sedang bekerja. (Sedarmayanti, 2001:126)
yang minimum. Ruang harus cukup dan mempunyai jumlah gang yang cukup luas agar tidak terganggu dalam melakukan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga diperguanakan dengan baik.
Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamu/mahasiswanya sebab para tamu/mahasiswa umumnya mellihat kualitas perusahaan dari kantor tersebut. Tata kantor yang baik adalah bila diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.
C. Prinsip Tata Ruang Kantor
Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah :
1. Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan.
3. kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan pegawai yang memperguanakannya. 4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam
garis yang lurus dengan penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.
6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.
7. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai kantor.
8. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa sehingga pegawai tidak ada yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disuka.
9. Pegawai yang kerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas.
10.Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh harus dipisahkan.
11.Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan yang kecil yang sama luasnya.
12.Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.
13.Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
14.Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
15.Atur meja sedemikan rupa hingga cahaya matahari datang dari sebelah kanan (Moekijat, 1995:121).
sebaiknya perlu diadakan penambahan ruangan yang cukup. Perkakas dan peralatannya juga kurang memadai. Seperti lemari untuk menyimpan arsip, masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk dimeja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip. Tetapi Departemen Manajemen USU sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikan rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disuka dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan, sehingga tercapai efesiensi kerja para pegawainya.
D. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Adapun bentuk tata ruang kantor lain :
1. Tata Ruang Berkamar.
Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat pennyekat tertentu, sehingga ruang kerja tereebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.
a. Adapun keuntungan tata ruang berkamar antara lain : 1) Konsentrasi kerja lebih terjamin.
2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi. 3) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggunng
jawab atas ruangan yang dimiliki.
b. Adapun kelemahan tata ruang berkamar antara lain :
2) Diperlukan biaya yang besar untuk : biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan perkembangan organisasi.
4) Mempersulit pengawasan.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Adalah ruangan besar/terbuka untuk pekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan termasuk tanpa pemisah/penyekat sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang.
a. Keuntungannya antara lain :
1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan cahaya warna dan dekorasi.
2) Lebih mudah melakukan hubungan satu pegawai dengan pegawai yang lain.
3) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan. b. Kelemahannya antara lain :
1) Kemungkinan timbul atau terjadi kebisingan.
2) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
3. Tata Ruang Berhias atau Panorama.
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lain sebagainya. Bentuk kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan, alam terbuka dan benar-benar lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
a. Keuntungannya antara lain :
1) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. 2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. 3) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
4) Kebisingan atau kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
5) Produktivitas dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien, sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
b. Kelemahannya antara lain :
1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman. 2) Biaya pemeliharaan tinggi.
3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak murah.
4. Tata Ruang Gabungan
Pada Departemen Manajemen USU tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen, sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih mudah dalam pengurusan kuliahnya, seperti pengurursan seminar, transkip nilai, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya.
E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor :
1. Faktor Intern
a) Manusia : adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b) Biaya : adalah aspek seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik moril maupun materil yang ada.
2. Faktor Ekstern
a. Penerangan/cahaya
baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan yang terjadi, tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif dan efesien. Menurut (Sedarmayanti,2001) sistem penerangan ada 3 macam yaitu:
1) Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya secara langsung kepermukaan kerja.
2) Sistem setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancarkan kearah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan kebawah ruangan kantor.
untuk itu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah sangat baik.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efesiensi kerja para pegawai khusunya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan peralatan lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Oleh karen aitu warna tidak dapat dipergunkaan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga sudah baik. Dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah krem. Pintu berwarna coklat, tirai juga berwarna krem, sehingga menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun lantai yang digunakan adalah berwarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih. c. Air Conditioning (AC)
Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur
pokok : suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangnan dalam biaya pembersihanadalah penting sekali. Laporan-laporan mengenai keuntungan produktivitas karena Air Conditioning adalah sangat lazim. Keuntungan rata-rata setelah diberi Air Conditioning :
2. Mutu Pekerjaan yang lebih tinggi.
3. Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang semakin bertambah. 4. Semangat kerja yang semakin tinggi.
5. Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memasang air conditioning pada ruangan. Sehingga sirkulasi udara udara sangat baik, tidak lembab dan tempratur yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius, sehingga pegawai nyaman dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Suara
Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, menggunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.
Pengaruh suara yang gaduh :
1. Gangguan mental dan saraf pegawai.
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yanng lebih banyak, kesulitan dalam menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
mengurus administrasi kuliahnya. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja yang harus diperhatikan. Cara mengatur letaknya, susunannya dan tata warna perlengkapan yang akan digunakan.
Menurut (Sedarmayanti,2001) agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efesien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
1.Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai dengan waktu yang ditetapkan.
2.Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja material, peralatan, waktu dan ruanganserta hal lainnya telah dipergunakan sebaik-baiknya
3.Pelaksanakan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
4.Pembagian kerja yang nyata.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU umumnya dengan dekorasi kantor belum tertata dengan baik, karena belum adanya penambahan luas ruangan. Namun penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dosen dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi. f. Penyusunan Perabot Kantor
1. Perabot Kantor
Perabot kantor (office furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnyayang mempunyai peranan sangat penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan perabot kantor lainnyadengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai akan senang mempergunakannya. Dan dengan demikian produktifitas kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor.
Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja, alat-alat tulis, lemari dan kursi. Karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.
Untuk lemari arsip Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diletakkan dipinggir ruangan tetapi masih juga menghambat kelancaran pekerjaan. Karena ruangan yang belum cukup luas sehingga menghalangi pergerakan karyawan. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi. Sebaiknnya lemari arsip ditambah lagi karena penyimpanan skripsi.
2. Mesin-Mesin Kantor Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efesiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum menggunakan sebuah mesin, pertama-tama haarus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut mannusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Diperguanakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk itu menejer harus melengkapi mesin-mesin didalam kantornya untuk memperlancarpekerjaan pegawainya. Menejer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Keuntungan penggunaan mesin kantor :
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih rapi. f. Keterangan yanng dibuat dapat lebih banyak
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan, antara lain :
1. Kalender 2. Buku Agenda
3. Buku Besar untuk identitas mahasiswa manajemen 4. Lembar kertas :
a. Kertas dengan berbagai jenis ukuran b. Kertas dengan kepala/kop surat 5. Alat-alat tulis
6. Pita mesin tik 7. Papan white board 8. Lemari filling
9. Jepitan kertas (paper clis) 10.Alat pelubang kertas
13.Komputer PC dan printer 14.PC Notebook
15.LCD Projector
16.Wireless
17.Televisi set 18.Cash Register
19.Screen untuk OHP
20.Reading Desk
21.Mesin Tik 22.Kalkulator
g. Pengertian Efektifitas
Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :
Siagian (2001:24) memberikan defenisi sebagai berikut : ”Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasaranadalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasakegiatan yang dijalankannya”. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektifitasnya.
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efesien, apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan.
h. Tahap organisasi dalam efektifitas pegawai 1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai.
2. Menyusun rencana dan kebijakanyang akan dipergunakan dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang diambil.
4. Adanya tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan yang dilakukan.
i. Faktor-faktor yang mempengaruhi efesiensi
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan asas-asas efesiensi bagi pekerjaan kantor ada lima, yaitu :
1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai. 4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang dimiliki
persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja secara efesien, diantaranya adalah :
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer didepannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dam mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas mejanya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan diatas meja dan segera dikembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap keliatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.
4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efesien.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU asas-asas efesiensi sudah diterapkan. Itu terlihat dari pembuatan transkip nilai, surat keluar dan form pengesahan seminar sudah ada format suratnya sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi-kursi yang digunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah kursi yang dapat diputar dan memiliki sandaran. Tetapi untuk peletakan barang-barang yang sering dipakai seperti peralatan kantor dan berkas yang sudah tidak terpakai lagi belum tersimpan dengan rapi setelah pekerjaan selesai, sehingga terlihat banyak tumpukan berkas di meja.
F. Peranan Tata Ruang Kantor
Dalam hal ini penulis akan menganalisis dan mengevaluasi tata ruang kantor yang diterapkan dan digunakan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
Pada pokoknya, manajemen perkantoran merupakaian rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan dimana aktivitas-aktivitas diatas merupakan tugas dari manajer kantor yang mengawasi aktivitas kantor untuk mencapai tujuannya serta memberikan perhatian terhadap aspek-aspek tujuan organisasi perencanaan kerja, pegawai, peralatan kantor dan juga terhadap tata ruang kantornya.
Departemen Manajemen. Struktur organisasi berbentuk garis, sehingga terlihat jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap tingkatan. Struktur organisasi ini sesuai dengan visi dan misi dari Departemen Manjemen Fakultas Ekonomi USU.
Zaman modern ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesatnya. Tetapi hal ini tidak didukung dengan ruang kantornya, yang merupakan tempat dimana seluruh aktivitas perkantoran dilakukan. Kalau kita amati dengan baik, masih banyak perusahaan swasta/BUMN yang belum memiliki ruang kantor yang baik. Baik disini maksudnya ruang kantor yang tertata rapi, penyusunan meja, kursi dan peralatan kantor yang teratur dan sesuai dengan pedoman yang ada serta menciptakan suasana yang nyaman bagi karyawan.
Sejauh ini Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sebagian besar telah melaksanakan penataan ruang kantor yang sesuai dengan konsep tata ruang yang ada. Konsep tata ruang kantor yang disesuaikan Departemen Manajemen yaitu konsep tata ruang gabungan, dimana pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU terdapat dua jenis konsep tata ruang yaitu tata ruang berkamar terbuka dan tata ruang terbuka.
konsep ruangan terbuka. Alasan dalam pemilihan konsep tata ruang gabungan itu sendiri adalah agar tercipta suasana yang lebih harmonis antara kepala departemen dengan para pegawainya dan agar komunikasi langsung dapat dilaksanakan.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, penentuan konsep tata ruang kantor yang dipakai bukan hanya menjadi tugas staf urusan tata ruang saja, tetapi merupakan sumbangan pemikiran yang bertujuan agar seluruh karyawan merasakan kenyamanan bekerja, sehingga pelaksana aktivitas kantor dapat berjalan dengan maksimal.
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga telah menerapkan sebagian prinsip-prinsip tata ruang kantor yang ada. Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor yang diterapkan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang sama telah digunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
2. Meja-meja telah disusun sedemikan rupa, sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disukai.
3. Dalam ruangan mendapatkan udara dan cahaya yang cukup.
4. Pegawai yang mempunyai banyak hubungan dengan mahasiswa Departemen Manajemen ditempatkan didepan ruangan, sehingga mudah didatangi tanpa harus mengganggu bagian –bagian lain.
6. Perlengkapan kantor telah diletakkan dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
7. Arus pekerjaan sederhana, sehinjgga dapat menguranngi mondar-mandirnya pegawai dan surat-surat sampai yang seminimun-minimumnya.
Prinsip-prinsip yang telah diterapkan oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap peningkatan efektifitas kerja pegawai dan kenyamanan para pegawainya.
Selain itu faktor-faktor fisik kantor juga sangat mempengaruhi peningkatan efektifitas kerja pegawai. Diantara faktor-fakor yang penting dari kondisi kerja fisik Diantara faktor-fakor yang penting dari kondisi kerja fisik antara lain :
1. Penerangan 2. Warna 3. Ac 4. Suara 5. Dekorasi
Dapat kita lihat ingkungan fisik kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Penerangan
neon yang ditutupi kerangka lampu sehingga bercahaya putih dan terlihat mewah, penerangan yang ada tidak membuat mata pegawainya terganggu.
2. Warna
Untuk tata warna pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga sudah baik. Dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah cream. Pintu berwarna coklat, tirai juga berwarna cream, sehingga menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun lantai yang digunakan adalah berwarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.
3. Air Conditioning
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memasang air conditioning pada ruangan. Sehingga sirkulasi udara udara sangat baik, tidak lembab dan tempratur yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius, sehingga pegawai nyaman dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Suara
Suara yang ada pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa sering datang beramai-ramaidalam mengurus administrasi kuliahnya. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas.
5. Dekorasi
ruangan. Namun penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dosen dibuat sekatnnya sehingga terlihat rapi.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat bahwa tata ruang kantor memiliki peranan penting dalam meningkatkan efektifitas kerja para pegawainya. Tata ruang yang direncanakan dengan baik dan sesuai dengan pedoman-pedoman yang ada, dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memiliki lingkungan fisik dan penataan ruangan yang cukup baik. Hal ini merupakan nilai terbaik bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, seiring dengan semakin meningkatnya kinerja dan citra Departemen Manajemen pada saat ini.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yanng dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Tata ruang dibuat dengan konsep tata ruang terbuka dan berkamar, atau dengan kata lain konsep tata ruang gabungan.
2. Penataan tata ruang kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU cukup baik. Hal itu dapat dililhat dari faktor cahaya, tata warna, AC, suara, dekorasi, penyusunan perabot kantor. Fasilitas kantor yang disediakan sudah memadai dalam membantu pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efesien.
3. Asas-asas efesiensi sudah diterapkan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dari kursi-kursi yang digunakan di Departemen Manajemen sudah menggunakan kursi yang dapat diputar dan memiliki sandaran, sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan.
B. Saran
Pada kesempatan ini penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dan juga untuk melengkapi Tugas Akhir ini. Saran-saran tersebut adalah :
1. Menambah luas ruangan agar dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai. 2. Menambah ruangan tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi mengganggu orang
yang ingin masuk kedalam ruangan.
3. Sebagai langkah dalam merencanakan tata ruang kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU perlu menentukan letak yang tepat untuk meletakkan alat-alat kantor agar dapat menunjang efesiensi kerja.Untuk meletakkan tempat tersebut, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai yang merupakan syarat untuk tata ruang kantor yang baik, antara lain :
a. Aliran pekerjaan berjalan dengan efektif. b. Kesenangan dan rasa puas pegawai. c. Memudahkan pengawasan.
d. Kesan yang baik bagi tamu dan mahasiswa.
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang, 1988. Pengertian Tata Ruang
Kantor.
Gie, The Liang 2009. Pengertian Tata Ruang
Kantor.
Moekijat, 1995. Tata Laksana Kantor. Cetakan ketujuh, Bandung : Mandar Maju Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran. Cetakan kedua, Bandung: Bandar
Maju
Siagian, Sondang, 2008. PengertianTentang Efektifitas. http:othenk.blogspot.com Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
