BAB III PEMBAHASAN
E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor :
1. Faktor Intern
a) Manusia : adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b) Biaya : adalah aspek seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik moril maupun materil yang ada.
2. Faktor Ekstern
a. Penerangan/cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tata
baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan yang terjadi, tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif dan efesien. Menurut (Sedarmayanti,2001) sistem penerangan ada 3 macam yaitu:
1) Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya secara langsung kepermukaan kerja.
2) Sistem setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancarkan kearah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan kebawah ruangan kantor.
3) Sistem penerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancarkan kearah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah tempat kerja.Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyak cahaya memancarkan ke arah langit-langit, kemudian kebawah ruangan kerja, tetapi beberapa cahaya memancarkan langsung ke bawah. Sistem penerangan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan yang ditutupi dengan gorden berwarna krem. Sedangkan penerangannya digunakan lampu neon yang ditutupi kerangka lampu sehingga bercahaya putih dan terlihat mewah, penerangan yang ada tidak membuat mata pegawainya terganggu. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yanng baik maka akan mengganggu kerjaan karyawan,
untuk itu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah sangat baik.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efesiensi kerja para pegawai khusunya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan peralatan lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Oleh karen aitu warna tidak dapat dipergunkaan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga sudah baik. Dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah krem. Pintu berwarna coklat, tirai juga berwarna krem, sehingga menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun lantai yang digunakan adalah berwarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih. c. Air Conditioning (AC)
Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur
pokok : suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangnan dalam biaya pembersihanadalah penting sekali. Laporan-laporan mengenai keuntungan produktivitas karena Air Conditioning adalah sangat lazim. Keuntungan rata-rata setelah diberi Air Conditioning :
2. Mutu Pekerjaan yang lebih tinggi.
3. Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang semakin bertambah. 4. Semangat kerja yang semakin tinggi.
5. Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memasang air conditioning pada ruangan. Sehingga sirkulasi udara udara sangat baik, tidak lembab dan tempratur yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius, sehingga pegawai nyaman dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Suara
Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, menggunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.
Pengaruh suara yang gaduh :
1. Gangguan mental dan saraf pegawai.
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yanng lebih banyak, kesulitan dalam menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
Suara yang ada pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa sering datang beramai-ramai dalam
mengurus administrasi kuliahnya. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja yang harus diperhatikan. Cara mengatur letaknya, susunannya dan tata warna perlengkapan yang akan digunakan.
Menurut (Sedarmayanti,2001) agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efesien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
1.Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai dengan waktu yang ditetapkan.
2.Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja material, peralatan, waktu dan ruanganserta hal lainnya telah dipergunakan sebaik-baiknya
3.Pelaksanakan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
4.Pembagian kerja yang nyata.
5.Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab 6.Prosedur kerja yang praktis.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU umumnya dengan dekorasi kantor belum tertata dengan baik, karena belum adanya penambahan luas ruangan. Namun penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dosen dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi. f. Penyusunan Perabot Kantor
1. Perabot Kantor
Perabot kantor (office furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnyayang mempunyai peranan sangat penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan perabot kantor lainnyadengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai akan senang mempergunakannya. Dan dengan demikian produktifitas kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor.
Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja, alat-alat tulis, lemari dan kursi. Karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, perabot yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan kokoh. Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi, yaitu warna coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya.
Untuk lemari arsip Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diletakkan dipinggir ruangan tetapi masih juga menghambat kelancaran pekerjaan. Karena ruangan yang belum cukup luas sehingga menghalangi pergerakan karyawan. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi. Sebaiknnya lemari arsip ditambah lagi karena penyimpanan skripsi.
2. Mesin-Mesin Kantor Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efesiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum menggunakan sebuah mesin, pertama-tama haarus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut mannusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Diperguanakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk itu menejer harus melengkapi mesin-mesin didalam kantornya untuk memperlancarpekerjaan pegawainya. Menejer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Keuntungan penggunaan mesin kantor :
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih rapi. f. Keterangan yanng dibuat dapat lebih banyak
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan, antara lain :
1. Kalender 2. Buku Agenda
3. Buku Besar untuk identitas mahasiswa manajemen 4. Lembar kertas :
a. Kertas dengan berbagai jenis ukuran b. Kertas dengan kepala/kop surat 5. Alat-alat tulis
6. Pita mesin tik 7. Papan white board 8. Lemari filling
9. Jepitan kertas (paper clis) 10.Alat pelubang kertas
11.Jepitan dokumen tebal (Binder clips) 12.Lem perekat
13.Komputer PC dan printer 14.PC Notebook 15.LCD Projector 16.Wireless 17.Televisi set 18.Cash Register
19.Screen untuk OHP
20.Reading Desk
21.Mesin Tik 22.Kalkulator
g. Pengertian Efektifitas
Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :
Siagian (2001:24) memberikan defenisi sebagai berikut : ”Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasaranadalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasakegiatan yang dijalankannya”. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektifitasnya.
Sementara itu Abdurahmat (2003:92) ”Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efesien, apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan.
h. Tahap organisasi dalam efektifitas pegawai 1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai.
2. Menyusun rencana dan kebijakanyang akan dipergunakan dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang diambil.
4. Adanya tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan yang dilakukan.
i. Faktor-faktor yang mempengaruhi efesiensi
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan asas-asas efesiensi bagi pekerjaan kantor ada lima, yaitu :
1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah dan ringan.
3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai. 4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang dimiliki
persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja secara efesien, diantaranya adalah :
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer didepannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dam mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas mejanya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan diatas meja dan segera dikembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap keliatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.
4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efesien.
5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efesien.
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU asas-asas efesiensi sudah diterapkan. Itu terlihat dari pembuatan transkip nilai, surat keluar dan form pengesahan seminar sudah ada format suratnya sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi-kursi yang digunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah kursi yang dapat diputar dan memiliki sandaran. Tetapi untuk peletakan barang-barang yang sering dipakai seperti peralatan kantor dan berkas yang sudah tidak terpakai lagi belum tersimpan dengan rapi setelah pekerjaan selesai, sehingga terlihat banyak tumpukan berkas di meja.