BAB II PROFIL INSTANSI
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
Bagian Tata Usaha
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
Sub Bagian Akademik
1. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Umum dan Keuangan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Kepegawaian
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
Sub Bagian Perlengkapan
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Ketua Departemen Manajemen
1. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.
2. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.
4. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
5. Melaksanakan pelaksanaan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa.
6. Memimpin rapat dosen program studi.
7. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.
Sekretaris Departemen Manajemen
1. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.
2. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. 4. Membuat notulen rapat dosen program studi.
5. Memimpin jalannya seminar propsal, ujian skripsi dan seminar magang, apabila ketua program studi berhalangan hadir.
Pegawai Administrasi.
Pegawai administrasi menejemen ada tiga orang yang mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Menyimpan arsip nilai.
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
3. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.
6. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. 7. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).
8. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.
9. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali) 10.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. 11.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
12.Menempelkan nomor urut di skripsi.
13.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh ketua Departemen.
14.Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.
16.Membagikan kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) kepada mahasiswa.
17.Membuat form pengesahan seminar proposal.
18.Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.
19.Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen.
20.Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).