Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa, Alhamdulillah modul ini dapat terselesaikan dengan sukses. Modul Diklat Kompetensi PBJP Level 1 ini diharapkan dapat membantu peserta untuk memahami dan menerapkan praktik yang baik dalam perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, serta dapat menjadi acuan bagi semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan pelatihan.
- Latar Belakang
- Deskripsi Singkat
- Tujuan Pembelajaran
- Materi Pokok dan Submateri Pokok
Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan diharapkan mampu menjelaskan proses Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 1. Mengidentifikasi dan mengumpulkan bahan dan/atau data dan/atau informasi yang diperlukan dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah /Jasa.
Uraian Materi
- Peningkatan Kualitas Perencanaan PBJP
- Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
- Identifikasi/Reviu Kebutuhan Barang/Jasa
- Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa
- Penetapan Barang/Jasa
Uraian kebutuhan barang/jasa secara menyeluruh (jangka pendek hingga jangka panjang) akan dijadikan dasar penyusunan strategi setiap pengadaan. Pengadaan barang/jasa juga dapat dilakukan dengan menggabungkan berbagai jenis pengadaan di atas ke dalam 1 (satu) paket pekerjaan terpadu (Barang, Jasa Lainnya, Jasa Konsultansi dan Pekerjaan Konstruksi).
Latihan
Barang/jasa yang bersangkutan antara lain meliputi namun tidak terbatas pada perjalanan dinas, honor pembicara tamu, uang saku rapat dan/atau honor hasil kegiatan. KBLI merupakan klasifikasi yang dikeluarkan oleh BPS (Badan Pusat Statistik) yang merupakan klasifikasi badan usaha yang dibagi berdasarkan kegiatan/kegiatan ekonomi, sedangkan KBKI mengkategorikan produk/komoditas yang dihasilkan dari kegiatan ekonomi tersebut.
Rangkuman
Untuk mengidentifikasi kebutuhan suatu barang/jasa, dapat digunakan data historis pembelian atau pembelian pada periode sebelumnya atau saat ini, melalui proses analisis pembelanjaan. Sedangkan kegiatan perencanaan pengadaan barang/jasa meliputi identifikasi pengadaan barang/jasa dan penentuan barang/jasa.
Evaluasi Materi Pokok
Jumlah organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi; Besarnya tugas dan tanggung jawab; dan barang/jasa yang tersedia di pasar. Ukuran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi; Besarnya tugas dan tanggung jawab; dan barang/jasa yang tersedia/dimiliki/dikuasai.
Umpan Balik dan Tindak Lanjut
- Pengertian Spesifikasi Teknis dan KAK
- Spesifikasi Teknis Barang/Jasa
- Kerangka Acuan Kerja
- Evaluasi
Setelah diperoleh data dan informasi mengenai barang/jasa yang dibutuhkan dari proses identifikasi kebutuhan dan pendefinisian barang/jasa, selanjutnya dapat disusun spesifikasi teknisnya. Untuk mencapai tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah, PPK dalam menyusun spesifikasi teknis/TR harus memperhatikan produk yang dihasilkan oleh usaha mikro kecil dan koperasi. Memanfaatkan keahlian dan pengetahuan pemakai untuk memperoleh informasi mengenai fungsi dan kinerja yang diperlukan atas barang/jasa yang akan disediakan;.
Spesifikasi adalah ciri-ciri umum suatu barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan tertulis para pengguna barang/jasa tersebut.
Penyusunan Rencana Anggaran Belanja/RAB
Rencana Anggaran Belanja Pengadaan/RAB merupakan rincian kebutuhan anggaran untuk mencapai keluaran pengadaan barang/jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasa yang pelaksanaan kontraknya harus dimulai pada awal tahun, dapat dilaksanakan setelah menetapkan pagu anggaran K/L atau persetujuan RKA perangkat daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan identifikasi komponen biaya yang telah disiapkan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi harga satuan setiap komponen berdasarkan analisis pasar.
Survei standar harga pasar diperlukan apabila harga suatu barang/jasa tidak termasuk dalam SBM dan SBD.
Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri/HPS
Biaya non personalia dapat dibayarkan secara sekaligus, harga satuan dan/atau kompensasi atas biaya yang dikeluarkan (at cost price). Tahapan penyusunan RAB pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut: pengumpulan data dan informasi, identifikasi komponen pekerjaan, penetapan komponen biaya dan/atau harga satuan, serta penyusunan rincian RAB. . Pengumpulan data dan informasi, identifikasi komponen pekerjaan, penetapan komponen biaya dan/atau harga satuan serta penyusunan rincian RAB.
Mengumpulkan data dan informasi, mengidentifikasi komponen biaya dan/atau harga satuan serta menyiapkan rincian RAB.
Perumusan Strategi Pengadaan
Pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) berupa struktur SDM yang profesional dengan hadirnya pengelola PBJ. Mengalokasikan paling sedikit 40% (empat puluh persen) dari nilai anggaran atas barang/jasa yang dikelolanya untuk pemanfaatan produk usaha kecil dan/atau koperasi produksi dalam negeri. Supply Positioning Model merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu satuan kerja/lembaga sehingga dapat ditetapkan prioritas pengadaan barang/jasa.
Berdasarkan prinsip Pareto, sebagian besar jenis barang/jasa biasanya mewakili 80% (umumnya paket kecil) hanya sebagian kecil (20%) dari nilai pembelian dan sebaliknya sebagian kecil dari jenis barang/jasa 20% (paket besar) ) mewakili sebagian besar (80%) nilai barang/jasa. %) total pembelian.
Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa
Pengemasan mengetahui keluaran suatu proses pengadaan barang/jasa sesuai kebutuhan K/L/PD, baik diperlukan untuk pemenuhan kegiatan operasional maupun kebutuhan investasi. Dalam pengemasan pengadaan hendaknya diperhatikan seluruh jumlah barang/jasa yang dibutuhkan dengan memperhatikan jumlah ketersediaan stok di Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, kapasitas pelaku usaha, waktu penyerahan dan jumlah penyerahan, baik dalam satu kali. atau secara bertahap. Sementara itu, perlu dilakukan upaya standarisasi paket pengadaan dan pembuatan kontrak payung untuk menghemat siklus pengadaan barang/jasa rutin yang memiliki jumlah pelaku usaha yang cukup besar.
Kemampuan pelaku usaha dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa dapat dilihat dari kemampuan teknis dan kemampuan finansial pelaku usaha.
Cara Pemaketan
Misalnya menggabungkan 1 paket pembangunan di sepuluh kecamatan, membuat nilai paket tersebut menjadi besar sehingga tidak bisa diikuti oleh usaha mikro kecil dan koperasi. 4) Membagi pembelian barang/jasa ke dalam beberapa paket dengan tujuan menghindari tender/seleksi. Ketergantungan terhadap barang/jasa dan pemasok tertentu sangat tinggi dan jumlah penyedia barang/jasa di pasar sangat terbatas. Organisasi dapat memprioritaskan barang/jasa yang memiliki risiko pasokan tinggi dan harga barang/jasa yang relatif tinggi ('prinsip Pareto'), dimana ketersediaan barang/jasa tersebut mempengaruhi aktivitas organisasi.
Kebutuhan pengemasan perlu dipetakan pada kuadran SPM dengan mengidentifikasi dan mengkategorikan barang/jasa berdasarkan: item non kritikal, item leverage, item bottleneck dan item strategis sehingga kita dapat mengambil keputusan yang terbaik dalam pembelian paket.
Konsolidasi PBJ
Cara Pengadaan
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Dalam mengumumkan RUP barang/jasa, perlu diperhatikan keabsahan RUP yang dibuat bersamaan dengan penetapan/pengesahan anggaran pembelian barang/jasa. Dalam melakukan pengemasan barang/jasa perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: efisiensi penggunaan sumber daya (waktu, tenaga kerja) dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa, mengutamakan produk dalam negeri dan pemasok dalam negeri serta sisi komersial. Pembelian barang/jasa yang bernilai besar hendaknya dilakukan oleh usaha mikro, kecil, dan koperasi.
Konsolidasi Pengadaan dilakukan pada tahap perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia dan/atau persiapan pemilihan penyedia.
Perumusan Organisasi Pengadaan
Dengan adanya struktur organisasi maka akan lebih mudah dalam pembagian fungsi dan pengalokasian sumber daya dari masing-masing departemen untuk melaksanakan suatu proses dengan lebih jelas. Perancangan struktur organisasi harus dilakukan agar proses dapat dijalankan seefisien dan seefektif mungkin serta terciptanya kerjasama antar departemen. Struktur organisasi harus mampu menyeimbangkan pentingnya garis komando yang jelas dengan tetap mempertimbangkan pentingnya fleksibilitas dan kreativitas.
Untuk itu kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah membentuk organisasi pembelian yaitu satuan kerja pembelian barang/jasa.
Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ)
Satuan kerja pengadaan barang/jasa yang selanjutnya disingkat UKPBJ adalah satuan kerja di kementerian/lembaga/pemerintah daerah yang menjadi Center of Excellence pengadaan barang/jasa. Kepala UKPBJ mengalokasikan sumber daya pengelolaan pada fungsi pengadaan barang/jasa dalam pelaksanaan tugas dan fungsi UKPBJ. Dalam pemberian tugas, Ketua UKPBJ senantiasa memberikan kesempatan untuk meningkatkan kapasitas dan pengalaman sumber daya pengelola fungsi pengadaan barang/jasa.
UKPBJ yang telah mencapai tingkat kematangan minimal Proaktif dapat mengajukan permohonan untuk ditetapkan sebagai Pusat Unggulan Pengadaan Barang/Jasa (PKP-BJ).
Para Pihak yang Terlibat Dalam Tahap Perencanaan Pengadaan
Pengelolaan Sumber Daya Fungsi Pengadaan Barang/Jasa merupakan sumber daya yang menjalankan fungsi pengadaan barang/jasa pada. Di K/L/PD pengelola pengadaan berasal dari ASN atau PNS dalam Jabatan Fungsional Manajer Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pengelolaan Sumber Daya Fungsi Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan oleh ASN, prajurit Tentara Nasional Indonesia, atau anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia.
Pengelolaan Sumber Daya Fungsi pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh prajurit Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian Negara Republik Indonesia.
Pengelolaan Risiko
Pengertian manajemen risiko menurut ISO 31000 adalah serangkaian kegiatan dan metode terkoordinasi yang digunakan untuk mengelola dan mengendalikan risiko yang dapat mempengaruhi kemampuan mencapai tujuan. Tingkat peluang terjadinya risiko dan tingkat dampaknya sangat bervariasi tergantung pada barang/jasa apa yang dibeli, kapan barang/jasa tersebut dibeli, di mana/dari siapa barang/jasa tersebut dibeli dan lingkungan eksternal. Jenis dan lokasi risiko yang mungkin terjadi, sifat, nilai dan kompleksitas barang/jasa yang menjadi objeknya akan menentukan tingkat risiko dan dampak kerugian yang akan ditimbulkan.
Identifikasi risiko secara dini dalam perencanaan pengadaan penting untuk memastikan kepatuhan/menghindari risiko pelanggaran prinsip-prinsip pembelian barang/jasa selama proses pembelian dan untuk menentukan metode penanganan yang tepat untuk mencapai tujuan.
Risiko dalam Perencanaan Pengadaan
Latihan ini dilakukan untuk memperdalam materi mengenai risiko dalam perencanaan pengadaan barang/jasa dalam PBJP yang telah dijelaskan sebelumnya. Risiko dalam pengadaan barang/jasa dapat terjadi pada setiap tahapan yaitu perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan. Kategori risiko dalam pengadaan barang/jasa antara lain: risiko teknis, risiko finansial, risiko administrasi, risiko pidana dan risiko K3.
Kategori risiko dalam pengadaan barang/jasa antara lain ancaman terhadap kualitas dan ketepatan waktu serta dapat berdampak pada biaya.
- Definisi Data dan Informasi
- Karakteristik Informasi
- Pengumpulan Data dan Informasi
- Data dan Informasi Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
Sebagaimana telah dijelaskan, data/informasi terkait perencanaan pengadaan barang/jasa dapat diperoleh dengan berbagai cara dan sumber yang berbeda. Data/informasi yang dikumpulkan meliputi data dan informasi perencanaan termasuk dokumen rencana kerja kementerian/lembaga/perangkat daerah. Data/informasi dalam perencanaan pengadaan barang/jasa yang dapat memberikan informasi mengenai pengeluaran organisasi di masa lalu adalah;
Data/informasi yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk menggambarkan perkembangan atau kecenderungan suatu situasi/.
Simpulan
Implikasi
Tindak Lanjut
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Keputusan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Umum. Modul Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Lembaga Kebijakan, Judul Modul: Modul Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Versi: April 2016. Harga Perkiraan Sendiri (HPS). : perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan oleh PPK dengan memperhitungkan biaya tidak langsung, keuntungan dan PPN. Jasa Konsultasi: jasa profesional yang memerlukan... beberapa keahlian dalam berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan pemikiran.
Lembaga: organisasi non-kementerian negara dan badan anggaran lainnya yang dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu berdasarkan undang-undang.
