Pelatihan Teknis Analisis Jabatan - sipeg unj

(1)

Pelatihan Teknis Analisis Jabatan

Lingkup

Pegawai di lingkungan Universitas Negeri Jakarta

Bogor, 9 sd 13 Oktober 2017

Pusat Pengembangan ASN

Jalan Pandansari No 32 KM 45 Tol Jagorawi, Ciawi – Bogor Telepon 0251-8246800 Fax 0251-8246808

Email: [email protected]

Trainin g for Chang

e!

ANALISIS JABATAN

(2)

Pengalaman Mengajar

MSDA Kepegawaian BKN. PIK BKN-UT Diklat Fungsional, Diklat Teknis/Manajemen

ASN, Diklat Prajabatan dan Diklat Kepemimpinan

Alamat Kantor

Pusat Pengembangan ASN BKN Jl. Pandansari Km.45 Ciawi Bogor Telp. /Fax. (0251) 8246800/8246808

Alamat Rumah

Jl. Lumbu Tengah IIc Blok V No.80 Perum Bumi Brkasi Baru Telp (021) 8209401 HP. 08561935085 Email : [email protected]

2

Sekilas Info

(3)

3

LANDASAN HUKUM

• UU. No.5 Th 2014 tentang ASN

• PP. No 11 Th 2017 tentang Manajemen PNS

• Perka BKN No. 12 Th 2011

tentang Pedoman Pelaksanaan

Analisis Jabatan PNS.

(4)

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari Materi Analisis Jabatan, peserta

diharapkan memahami dan dapat mengimplementasikan proses

penyusunan analsis jabatanPNS di instansi kerja masing-masing

sesuai dengan ketentuan

peraturan per undang-undangan

yang berlaku.

(5)

KEBER HASIL A N MAT ERI

PENYU SUNA N TEKNI S

ANAL ISIS JABAT AN TEORI 30%

DAN P RAKTE K

70%

(6)

FILOSOFI

Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan

jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis

beban kerja.

Pasal 56 UU 5/2014

(7)

PENGERTIAN

Analisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan

untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan

metode tertentu.

(Perka BKN No. 12 Tahun 2011)

(8)

TUJUAN ANALISIS JABATAN

Untuk menyediakan informasi jabatan sebagai dasar bagi

program Manajemen

Kepegawaian, Kelembagaan,

Ketatalaksanaan, dan Pengawasan .

(9)

MANFAAT ANALISIS JABATAN

• Perencanaan Pegawai

• Rekrutmen & Seleksi

• Perencanaan Karier

• Pengangkatan Dalam Jabatan

• Penilaian Kinerja

• Remunerasi

• Diklat

(10)

PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN

•

Organisasi pertama kali dibentuk.

•

Pekerjaan Baru

•

Pekerjaan berubah dikarenakan akibat perubahan metode, prosedur dan

teknologi baru.

(11)

ASPEK YANG

DIANALISIS

(12)

HASIL ANALISIS JABATAN

(13)

PETA JABATAN

Susunan nama dan tingkat jabatan

struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organiasai dari tingkat

paling rendah sd yang

tinggi

(14)

CONTOH PETA JABATAN

Rekapitulasi

Kekuatan Pegawai

Struktur Organisasi

Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban Kerja

Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

(15)

Pokok Bahasan

No Identitas Jabatan Uraian Jabatan 15. Syarat Jabatan

1 Nama Jabatan 6. Uraian Tugas - Pangkat dan Gollru

2 Kode Jabatan 7. Bahan Kerja - Pendidikan

3 Unit Organisasi 8. Alat Kerja - Kursus/Pelatihan 4 Letak dalam Struktur 9. Hasil Kerja - Pengalaman Kerja 5 Ikhtisar Jabatan 10. Tanggung Jawab - Pengetahuan

11. Wewenang - Keterampilan 12. Korelasi Jabatan - Bakat Kerja

13. Kondisi Lingkungan Kerja -Temperamen Kerja 14 .Keadaan/Resiko Bahaya - Minat Kerja

- Upaya Fisik - Kondisi Fisik - Fungsi Pekerja 16. Prestasi Kerja yg

diharapkan

17. Butir informasi lain

Informasi jabatan

(16)

1. NAMA JABATAN

• Ringkas

• Substantif

• Jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca

• Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan:

–

Bahan (Pengelola)

–

Alat (Operator)

–

Hasil (Penyusun)

–

Proses (Pengolah)

(17)

2. KODE JABATAN

• Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan

pengadministrasian jabatan.

• Pengkodean Jabatan harus

menggunakan format kode yang

seragam .

(18)

3. UNIT ORGANISASI

• Mencerminkan tempat atau

letak keberadaan suatu jabatan

contoh:

 Kasubag Tata Usaha (Es IV) memiliki unit :

 Kabag Umum (Es. III),

 Kapus/Karo/Dir. (Es. II),

(19)

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan struktural

atau non-struktural (Sesuai SOTK)

Menggambarkan kedudukan:

◦Atasan langsung

◦Atasan dari Atasan langsung

◦Jabatan yang dianalisis

◦Jabatan lain yang memiliki atasan langsung yang sama

Jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir)

Bagian Umum Bagian Umum Subagian Tata Usaha

Subagian Tata Usaha Operator

Komputer Operator Komputer

Pengelola Kepegawaian

Pengelola

Kepegawaian

(20)

5. IKHTISAR JABATAN

•

Merupakan ringkasan uraian tugas yang disusun dalam satu kalimat yang

mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan yang menggambarkan WHW:

–

Apa yang dikerjakan (What)

–

Bagaimana cara mengerjakan (How)

–

Mengapa/untuk apa dikerjakan (Why)

(21)

6. URAIAN TUGAS

• Uraian Tugas adalah paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan

kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas secara berurutan dari tugas yang paling berat sampai yang ringan dengan memenuhi kriteria WHW.

• Tahapan Tugas adalah langkah-langkah

(kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas

(22)

FORMULA PENULISAN URAIAN TUGAS

 TUGAS JABATAN STRUKTURAL :

“POAC” + Tugas Teknis (sesuai Tusi) + Tugas Lain

 TUGAS JABATAN FUNGSIONAL :

Tugas Teknis (sesuai Tusi atasan

langsungnya) + Membuat Laporan + Tugas

Lain

(23)

CONTOH URAIAN TUGAS ES.IV : SUBAG

RT

1. Merencanakan kegiatan Subbagian Rumah Tangga (W) berdasarkan rencana operasional Bagian Tata Usaha (H) sebagai pedoman pelaksanaan tugas (W)

2. Membagi tugas kepada bawahan (W) sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing (H) untuk kelancaran pelaksanaan tugas Subbagian Rumah

Tangga.(W)

3. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di

lingkungan Subbagian Rumah Tangga (W) sesuai

dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan

(H) agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar (W)

4. Dst...

(24)

DISTRIBUSI FUNGSI MANAJERIAL

ESELON I ESELON II ESELON III ESELON IV

Menyusun

kebijakan Mengkoordinas

ikan Merencanakan

Operasional Merencanaka n Kegiatan Merumuskan

Sasaran Menyusun Konsep Sasaran

Memberi

Petunjuk Membagi Tugas

Merencanakan Membina Mengatur Membinming Mengorganisasi

kan Mengarahkan Mengevaluasi Mengawasi Mengendalikan Menyelenggara

kan Menyelia Membuat

Laporan Mengkoordinas

ikan Mengevaluasi Melaporkan Mengarahkan Melaporkan

Membina

*) Kalimat tugas diatas tidak mutlak digunakan secara tekstual

(25)

CONTOH URAIAN TUGAS

Jab Pelaksana : Pengelola

Kepegawaian

• Menyusun kebutuhan pegawai (W)berdasarkan Hasil Anjab dan ABK(H) untuk memperoleh

jumlah pegawai sesuai yang dibutuhkan(W)

• Mengawasi pelaksanaan ujian saringan CPNS(W) sesuai dengan buku tata tertib ujian(H) untuk kelancaran dan objektivitas pelaksanaan ujian(W)

• Menyiapkan surat keputusan pengangkatan

PNS yang telah lulus prajabatan dan memenuhi syarat lain(W) sesuai dengan ketentuan yang berlaku(H) agar PNS diangkat tepat waktu(W)

• dst

(26)

7. BAHAN KERJA

 Adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja

 Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat

kerja)

contoh:

– Data Pegawai (untuk menyusun bezeting) – Surat Tugas (untuk pelaksanaan tugas)

– Dokumen Pengangkatan CPNS menjadi PNS (untuk konsep SK PNS)

(27)

8. ALAT KERJA

• Sarana yang dipergunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja

• Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas

Contoh:

– Hasil Anjab dan ABK (digunakan untuk menghitung Bezeting)

– Buku Tata Tertib Ujian CPNS (digunakan oleh Pegawai sebagai Dasar Melaksanakan Tugas)

– Peraturan tentang Pengangkatan PNS( digunakan oleh Pegawai sebagai dasar untuk membuat naskah SK PNS)

(28)

Kata kerja untuk tugas-tugas Jab. Pelaksana

MEMBUAT MENYIAPKAN MENYAMPAIKAN

MENYEDIAKAN MENGGANDAKAN MEMBERSIHKAN

MEMINDAHKAN MEMASUKKAN MEMERIKSA

MENYUSUN MENGELUARKAN MENERJEMAHKAN MEMASANG MENGUMPULKAN MELAPORKAN

MENJALANKAN MENGHIMPUN MEMBAWA

MENGHITUNG MENGGANDAKAN MENGANGKAT

MENYALIN MEMILIH MENCATAT

MENYEDIAKAN MENYERAHKAN MENGOLAH MENABULASIKAN MENYARANKAN MENYORTIR

MENGANTARKAN MENCARI MELAYANI

MENERIMA MENYEDIAKAN MENYIAPKAN. DLL

(29)

9. HASIL KERJA

• Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas

• Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja)

Contoh :

• Perhitungan Bezeting (hasil kerja Pengelola Kepegawian)

• Laporan Mengawasi Penerimaan CPNS(hasil kerja Pengelola Kepegawaian)

• Konsep SK PNS (Hasil kerja Pengelola Kepegawaian)

(30)

10. TANGGUNG JAWAB

• Adalah kesanggupan seorang PNS untuk menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan

kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat waktu serta berani menanggung resiko atas tindakan yang dilakukannya.

• Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab terhadap:

– Bahan kerja (Kerahasiaan data)

– Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja) – Hasil Kerja (Keakuratan laporan)

– Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP)

(31)

11. WEWENANG

• Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih, mengambil sikap atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas dan mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas.

• Wewenang dapat terkait dengan:

– Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)

– Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan)

– Hasil Kerja (a.l:Menyampaikan informasi yang dihasilkan kepada orang lain)

– Proses Kerja (a.l:Menetapkan prosedur kerja)

(32)

12. KORELASI JABATAN

• Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas

• Hubungan jabatan dapat berupa:

– Hubungan Vertikal (atasan dengan bawahan)

– Hubungan Horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)

– Hubungan Diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi

di organisasi yang berbeda)

HUBUNGAN KERJA

(33)

13. KONDISI

LINGKUNGAN KERJA

• adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan.

• Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi :

– Tempat Kerja – Suhu

– Udara

– Keadaan Ruangan – Letak

– Keadaan Tempat Kerja – Penerangan

– Suara – Getaran

(34)

14. KEADAAN RESIKO BAHAYA

• Kejadian atau keadaan yang mungkin akan dialami pemegang jabatan sehubungan dengan jabatan dan keberadaannya dalam lingkungan pekerjaan.

• Kemungkinan resiko bahaya dapat terkait dengan :

– lingkungan pekerjaan, – penanganan bahan, – proses yang dilakukan,

– penggunaan perangkat kerja, – hubungan jabatan dan

– penanganan produk yang diberikan.

• Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental

(35)

15. SYARAT JABATAN

• Pangkat dan Golongan Ruang

• Pendidikan

• Kursus/Pelatihan

– Penjenjangan – Teknis

• Pengalaman Kerja

• Pengetahuan

• Keterampilan

• Bakat Kerja

• Temperamen Kerja

• Minat Kerja

• Upaya Fisik

• Kondisi Fisik

• Fungsi Pekerja

(36)

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

• Hasil kerja apa yang di

hasilkan oleh pemegang jabatan

• Sebutkan Jumlah satuannya

• Waktu yang diperlukan untuk menghasilkan satuan hasil

tersebut berapa lama

(37)

17. BUTIR INFORMASI LAIN

• Tuliskan informasi yang dapat disampaikan terkait dengan jabatan yang saat ini

dipangku jika ada.

(38)

Terima kasih Semoga