ACCOUNTING. Vol. 01, No.01, Maret 2020, pp 39-48 39
PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN YANG SESUAI SISTEM DAN PROSEDUR STUDI KASUS PT. TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA
MAKASSAR
Nurul Ramadhani H1, Neng Indriyani2, Daryanti3
SekolahTinggi Ilmu Ekonomi YPUP Makassar
[email protected]1, [email protected]2, [email protected]3
ABSTRACK
The research aimed to find out the procedure and system of the employees salaries payment along with its implementation to fulfill the terms and aims of the internal control system of employees salary payment at PT.
Taspen (Persero) Makassar main branch office. The method of collecting data was using the observation, interview, and documentation. The technique of data analysis used descriptive qualitative, by describing the payment system on the company which cover documents, the relatedfunction, accounting records used, and link procedure that builds up the system. It then evaluated on theory descriptions and compared with the existed theories. The result showed that the procedure and system of employee salary payment at PT. Taspen (Persero) Makassar main branch office still ineffective. It indicated by the incomplete documents, and the inserting of the employee’s card hour attendance was not in control. In the case of salary payment, it used the journal and internal conrol system, which is generally good overall, by describing payment transaction by usisng flowcharts.
Keywords: System, Procedure, Employees Salary Payment.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang semakin meningkat sangat mempengaruhi perkembangan kinerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Semakin meningkatnya teknologi dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan tentunya juga harus didukung dengan adanya sumber daya manusia atau karyawan yang berkualitas untuk mendukung tercapainya tujuan utama perusahaan yaitu memperoleh keuntungan yang optimal. Karyawan memiliki peran penting dalam berlangsungnya aktivitas perusahaan.
Hubungan antara karyawan dan perusahaan adalah hubungan yang saling menguntungkan dan saling tergantung kedua belah pihak. Karyawan dalam memberi kontribusinya kepada perusahaan akan menghasilkan kinerja dan pencapaian yang baik bagi perusahaan tersebut. Sebaliknya jika melaksanakan kinerja tidak sesuai prosedur maka akan berdampak buruk pada perusahaan.
Sistem gaji merupakan sistem yang sangat penting dan yang harus dilaksanakan oleh setiap perusahaan, begitu juga dengan PT. Taspen (Persero) KCU Makassar dalam
menjalani aktifitas perusahaan. PT. Taspen (persero) KCU Makassar adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang asuransi tabungan hari tua dan dana pensiun ASN, mereka mempunyai tanggung jawab untuk melayani para ASN untuk menimbun dana yang akan diperoleh pada saat usia pensiun atau tidak bekerja kembali.
PT. Taspen sebuah perusahaan yang besar, yang menyerap banyak tenaga kerja, sehingga masalah gaji dan upah merupakan salah satu aspek yang berarti, baik bagi pekerja maupun perusahaan. Pada tingkatan golongan karyawan, baik yang lulusan sarjana maupun SMA tidak mempengaruhi besar gaji yang diterima karna ada beberapa karyawan yang mempunyai jabatan yang sama walaupun beda golongan. Karena yang dapat dilihat dan paling penting adalah kemampuan karyawan itu sendiri.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Sistem dan Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan Pada PT.
Taspen (persero) KCU Makassar”.
40 Nurul Ramadhani H, Neng Indriyani, Daryanti Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah sistem dan prosedur pembayaran gaji karyawan sudah sesuai dengan teori pada PT. Taspen (Persero) KCU Makassar ?
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem dan Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan pada PT Taspen (Persero) KCU Makassar sudah sesuai dengan teori.
TINJAUAN LITERATUR
Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang rutin terjadi yang dimana berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu kelompok hal tersebut dikemukakan oleh (Mulyadi 2016:2). Sedangkan prosedur adalah urutan kegiatan yang dibuat untuk melibatkan beberapa orang atau lebih dalam menangani beragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Krismiaji (2015:2), dikemukakan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa sistem yang memiliki karakteristik sama dengan induknya guna menghasilkan sebuah informasi yang bermanfaat untuk mengendalikan dan merencanakan agar subsistem memiliki komponen, proses, dan tujuan.
Menurut Tmbooks (2017:3), sistem merupakan bagian dari sub-sub sistem yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Suatu sistem saling berkaitan dalam melakukan berbagai kegiatan yang dibuat untuk melakasanakan program perusahaan.
Sistem akuntansi mempunyai prosedur dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, buku pembantu dan laporan keuangan yang digunakan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikooardinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan guna untuk memudahkan pelaporan keuangan perusahaan Astuty Hasti (2018:86).
Prosedur adalah urutan langkah-langkah dimana setiap yang dilakukan atau dikerjakan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh metode- metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang (Ida Nuraida,
2008:35). Menurut Rifqa (2017:75), mengemukakan bahwa prosedur adalah kegiatan yang mengidentifikasi fungsi suatu pekerjaan yang dilakukan secara berurutan berulang-ulang dengan cara terpadu dan seragam agar terencana dengan baik.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem sangat dibutuhkan untuk suatu instansi pemerintah maupun perusahaan yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha kesatuan yang saling mengumpulkan dan mengorganisir untuk membantu menangani jalannya operasi perusahaan untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut Mulyadi (2016:3), mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi adalah organisai formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi adalah transaksi yang dilakukan guna menghasilkan sebuah sistem informasi yang bermanfaat untuk mengoprasikan bisnis, merencanakan, dan mengendalikan (Krismiaji 2015:4).
Sistem informasi akuntasi merupakan sistem yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi (Tmbooks 2014:2).
Sistem informasi akuntasi dapat ditelaah dari ketiga kata penyusunannya yaitu sistem, informasi, akuntansi adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama sehingga sistem terdiri dari beberapa subsistem dan demikian juga sebaliknya (Samiaji sarosa:11).
Untuk menjalankan suatu kegiatan, perusahaan harus memperkerjakan orang- orang yang disebut karyawan atau pegawai.
Setiap karyawan atau pegawai memberikan pikiran dan tenaga kepada perusahaan akan menuntut timbalbalik yang berupa gaji.
Gaji menurut Mulyadi (2016:309), gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Romney dan Steinbart (2014:156), gaji merupakan aktivitas
ACCOUNTING. Vol. 01, No.01, Maret 2020, pp 39-48 41 pemrosesan dan bisnis data yang berkitan dan berulang dengan pengelolaan karyawan.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah sistem yang digunakan untuk memberi gaji dan upah kepada karyawannya atas jasa-jasa yang mereka berikan kepada perusahaan (Wiratna Sujarweni 2019: 127).
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan suatu sistem, catatan, prosedur untuk menetapkan berapa pendapatan yang harus diterima oleh karyawan tetap. Gaji adalah imbalan yang diberikan kepada perusahaan.
Sistem penggajian harus dirancang agar dapat membayar gaji karyawan secara teratur untuk menyediakan data yang digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajemen, misalnya dalam menetapkan tunjangan duka cita karyawan, tunjangan dalam tawar menawar jumlah pensiun atau tunjangan lain dengan keryawan.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang dapat digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah.
Dokumen-Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan.
2) Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan yang datang bekerja di perusahaan.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mengisi jam dalam mencatatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung.
4) Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap DaftarUpah Dokumen berisi ringkasan gaji dan upah setiap dapartemen, dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
7) Amplop Gaji dan Upah
Uang diberikan kepada karyawan dalam bentuk amplop.
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berisi bukti pengeluaran kas untuk upah dan gaji.
Prosedur Penggajian
Dalam sistem penggajian dan
pengupahan terdapat beberapa prosedur yang perlu dilakukan sebagai berikut:
1) Prosedur Pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang di gaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini, sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai kenaikan pangkat karyawan baru dan lama, pemberhentian karyawan, dan penurunan pangkat.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah prosedur distribusi biaya tenaga kerja yang didistribusikan kepada dapartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
4) Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur pembayaran gaji dan upah membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini memegang peranan penting untuk mencari dan menyeleksi karyawan baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, golongan gaji dan kenaikan pangkat, pemberhentian dan mutasi karyawan.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan atau oleh karyawan yang bertanggungjawab terhadap pembuatan daftar gaji dan upah.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
42 Nurul Ramadhani H, Neng Indriyani, Daryanti Fungsi ini menghitung penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran yang dituangkan daftar gaji dan upah.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat pembayaran yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah (misalnya utang pajak dan dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: bagian utang, kartu biaya, dan bagian jurnal.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap didalam perusahaan.
2) Kartu Harga Pokok Produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja non-produksi dan biaya tenaga kerja langsung setiap dapartemen dalam perusahaan.
4) Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan dan sebaga tanda terima gaji dan upah dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
System Flowchart
System Flowchart atau disebut juga diagram alir adalah sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang dijelaskan dala diagram tersebut adalah menyatakan aliran algiritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk yang sesuai dengan makna dari simbol tersebut.
Pengendalian Internal Atas Penggajian Pengendalian Internal (intern control) adalah metode yang menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan akurat, memperbaiki informasi dan mendorong
diataatinya kebijakan yang ada pada manajemen (Krismiaji, 2015:216).
Menurut Mulyadi (2016:129), Mengemukakan bahwa Pengendalian Internal adalah semua kegiatan, rencana, metode, pengukuran,organisasi yang dipilih untuk meningkatkan efesiensi operasional guna mendukung dipatuhinya kebijakan manajemen yang terlah ditetapkan.
Ada beberapa tujuan sistem pengendalian internal menurut definisi tersebut seperti:
Utuk menjaga kekayaan organisasi, menjaga kelancaran operasi perusahaan, menjaga keakuratan laporan keuangan perusahaan, dan menjaga kedesiplinan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016:321), Unsur pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan berikut ini:
1) Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi kepegawaian.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
.
2) Sistem Otorisasi
a) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah wajib memiliki surat keputusan direktur keuangan.
b) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
c) Setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
e) Perintah lembur wajib diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
f) Daftar gaji dan upah harus diotorisai oleh fungsi personalia.
g) Bukti kas keluar sebagai pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Prosedur Pencatatan
ACCOUNTING. Vol. 01, No.01, Maret 2020, pp 39-48 43 a) Perubahan dalam catatan penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan daftar karyawan.
b) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja divertifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4) Praktik Yang Sehat
a) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
b) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c) Pembuatan daftar gaji dan upah harus divertifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
d) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
2) Aktivitas pengendalian
a) Otorisasi yang tepat terhadap aktivitas transaksi dan kegiatan.
b) Pembagian tugas dan tanngung jawab.
c) Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik.
d) Perlindungan yang cukup terhadap akses kekayaan dan catatan.
e) Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan.
METODE PENELITIAN
Desain yang digunakan peneliti adalah desain penelitian deskriptif pendekatan kualitatif, yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi analisis untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur pembayaran gaji karyawan Pada PT Taspen (Persero) KCU Makassar sesuai dengan teori.
Lokasi penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah di PT Taspen (Persero) KCU Makassar Jalan Bontolempangan no 27 Makassar. Peneltian ini dilaksanakan selama kurang lebih dua lebih bulan mulai dari bulan mei sampai juli.
Data Kualitatif adalah data dari penjelasan kata verbal tidak dapat dianalisis dalam bentuk bilangan atau angka.
Data Kuantitatif adalah jenis data yang dihasilkan dari pengamatan yang diukur dalam skala symbol angka untuk menghasilkan suatu kesimpulan yang berlaku secara umum dalam suatu parameter.
Sumber primer adalah data yang diperoleh dengan melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan objek yang diteliti.
Sumber sekunder adalah data yang berupa dokumen, catatan, dan prosedur yang terkait dengan struktur organisasi perusahaan dan profil perusahaan.
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Observasi/pengamatan
Dalam metode ini, diadakan pengamatan secara langsung pada obyek yang diteliti.
Metode ini digunakan untuk menungkapkan data mengenai sistem dan prosedur pembayaran gaji karyawan pada PT Taspen (persero) KCU Makassar.
2) Wawancara
Dalam metode ini data yang diperoleh dengan cara melaksanakan tanya jawab dengan bagian SDM dan umum ataupun secara langsung dengan karyawan kepada bagian-bagian yang berhubungan dengan sistem dan prosedur pembayaran gaji karyawan pada PT Taspen (persero) KCU Makassar.
3) Dokumentasi
Metode dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara memngumpulkan catatan-catatan yang dimiliki oleh Pt Taspen (persero) Kcu Makassar berupa dokumen sistem penggajian, prosedur penggajian, dan dokumen sistem penggajian.
Dalam penelitian ini, metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yaitu adalah peneliti yang berusaha mendeskripsikan suatu gejala, peristiwa, kejadian yang terjadi saat sekarang. Dengan tujuan untuk menyajikan gambaran lengkap mengenai sosial atau dimaksudkan untuk klarifikasi mengenai suatu fenomena atau kenyataan social dengan jalan mendiskripsikan sejumlah variable yang berkenaan dengan masalah dan unit yang diteliti antara fenomena yang diuji.
HASIL DAN PEMBAHASAN
44 Nurul Ramadhani H, Neng Indriyani, Daryanti Hasil penelitian yang dilakukan peneliti dilapangan adalah sebagai berikut : Klasifikasi karyawan
Dengan berdirinya suatu perusahaan yang merupakan wadah untuk mencapai tujuan yang ditentukan dibutuhkan orang- orang yang bekerja sama, tanpa adanya orang-orang tersebut tujuan yang akan dicapai akan sulit terpenuhi. PT. Taspen (persero) Kcu Makassar memiliki 43 orang atau karyawan dalam melaksanakan tugas dalam perusahaan tersebut, dimana terdiri dari:
Tabel 4.1
Tabel 4.1
Jumlah Karyawan PT. TASPEN (Persero) KCU Makassar Berdasarkan Jenis
Kelamin
Sumber: PT TASPEN (PERSERO) KCU MAKASSAR
Berdasarkan tingkat pendidikan. Setiap perusahaan sudah menganggap sumber daya manusia atau karyawan merupakan salah satu faktor yang mutlak dalam menjalankan kegiatan perusahaan. Untuk melaksanakan berbagai tugas atau pekerjaan latar pendidikan karyawan dapat memberikan bantuan didalam pekerjaan. Berikut adalah tabel tingkat pendidikan karyawan di Pt Taspen (persero) Kcu Makasssar :
Tabel 4.1
Jumlah Karyawan PT. TASPEN (Persero) KCU Makassar Berdasarkan Tingkat
Pendidikan
Tingkat Pendidikan
Total Karyawan
S2 5
S1 17
D3 5
D2 1
SMA 15
Jumlah 43 43 Sistem Pembayaran gaji
Aktivitas dalam sistem penggajian dilaksanakan untuk keperluan pembayaran gaji karyawan secara akurat dan tepat waktu.
Sistem penggajian adalah pengelolaan
aktivitas bisnis yang berhubungan dengan serangkaian kegiatan pembayaran untuk karyawan perusahaan secara efektif.
PT.Taspen (persero) KCU Makassar melaksanakan sistem penggajian yang menggunakan sistem berbasis komputer untuk gaji pokok, Tunjangan, perekaman data potongan, dan penghasilan secara individual maupun massal. Intruksi kerja ini digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan proses perekaman data potongan dan penghasilan tambahan secara individual atau massal, agar sesuai dengan aturan yang ada. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah: Gaji pokok, tunjangan, jenis potongan, potongan koperasi, potongan piutang pegawai, potongan bapinroh, lembur, kompensasi cuti, penghargaan karyawan, bantuan (air, listrik, dan telepon).
Dokumen yang digunakan dalam proses
penggajian di PT. Taspen (persero) KCU Makassar antara lain adalah:
1) Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir adalah adalah dokumen yang akan digunakan sebagai alat pencatat waktu. Kartu ini berisi tentang tanda pengenal karyawan, jam masuk, jam pulang serta jam lembur karyawan.
2) Laporan Absensi atau Bukti Kehadiran Fingerprint sebuah elektronik yang digunakan untuk alat absensi.
3) Slip Gaji
Slip gaji adalah lembaran yang mencamtunkan gaji pokok, tunjangan- tunjangan serta potongan-potongan dan jumlah gaji karyawan.
4) Daftar Lembur
Setiap adanya slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan izin lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang sangat diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur karyawan.
5) Buku Harian Transaksi
No Jenis Kelamin Total
1. “Laki-Laki” 21
2. “Perempuan” 22
Total 43
ACCOUNTING. Vol. 01, No.01, Maret 2020, pp 39-48 45 Buku harian adalah buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan surat pernyataan gaji yang dibuat.
6) Surat Kesepakatan Kerja
Surat kesepakatan kerja adalah bukti yang menandakan bahwa karyawan adalah bagian dari perusahaan.
7) Bukti Kas Umum dan Bank
Doukumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang sesuai dengan daftar yang telah dibuat oleh fungsi akuntansi berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
Prosedur Pembayaran Gaji 1) Prosedur Pencatatan waktu hadir
Untuk mengertahui kehadiran setiap karyawan. Karyawan yang hadir akan melakukan absen melalui mesin absen yang digunakan adalah fingerprint dan setiap bulan akan dibuat rekap absen sebagai laporan kepimpinan oleh bagian sdm.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Prosedur pembuatan catatan waktu kerja yang dipakai sebagai dasar pembuatan
daftar gaji dan upah yaitu kebenaran atas kehadiran, pengangkatan karyawan, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, serta proses potongan gaji.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah Dalam prosedur ini dilakukan tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan administrasi belanja karyawan dan mendistribusikan sebagai sarana pembuat daftar gaji.
4) Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur ini dilakukan oleh fungsi
akuntansi dan fungsi keuangan. APBN pada kementrian Negara atau lembaga satuan kerja dalam bentuk melakukan pembukuan atas pengeluaran kas dan buku pembantu kas bank setelah menrima surat dari instansi.
Fungsi organisasi yang terkait dengan dengan sistem penggajian
1) Fungsi Kepegawaian
Bagian ini mengelola daftar kehadiran pegawai setiap harinya, bagian kepegawaian ini mengolah data-data kepegawaian tentang sesuatu hal yang menyangkut track record atau sejarah pegawai mulai dari calon sampai dengan
pengusulan pensiunan pegawai. Khusus data yang berpengaruh terhadap perubahan pangkat dan golongan perlu diperhatikan sebagai bahan laporan setiap bulannya.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan menggunkan fingerprint.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat catatan waktu hadir bagi semua karyawan yang berisi penghasilan bruto.
Bagian ini adalah aturan gaji yang bertujuan untuk menetapkan gaji pokok, tunjangan-tunjangan, lembur, pemotongan, dan gaji bersih yang diterima oleh karyawan. Fungsi dilakukan oleh bagian keuangan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas proses pembayaran gaji karyawan misalnya utang pajak, utang gaji, dan dana pensiun.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini Digunakan untuk mentransfer gaji karyawan ke bank yang akan dibagikan pada saat tanggal ketentuan gaji yang diterima.
Catatan Akuntansi Penggajian yang Digunakan:
1) Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap dapartemen didalam perusahaan.
2) Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non-produksi setiap dapartemen dalam perusahan.
4) Kartu Penghasilan Karyawan
Kartu penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat berbagai potongan yang akan diterima karyawan sebagai tanda bahwa gaji yang diterima sudah ditanda tangani oleh karyawan yang bersangkutan.
46 Nurul Ramadhani H, Neng Indriyani, Daryanti Tahapan Proses Perhitungan Gaji pada PT Taspen (persero) KCU Makassar
Adapun langkah- langkah yang perlu diketahui:
Time Evaluation Simulasi Payroll Release Payroll Correction Payroll
Setelah Tahapan di atas di lakukan, maka cek periksa kehadiran, ketidakhadiran, tunjangan, lembur dan lainnya. Bila terjadi kesalahan dan untuk mengetahui penyebab terjadinya, apabila telah diperbaiki maka akan dilakukan tahap-tahap proses gaji kembali dari no 1 sampai 3 diatas, yaitu Time evaluation, release payroll, dan correction payroll. Selanjutnya apabila telah diperbaiki maka tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
Posting To Accounting Posting To Finance
Percetakan LPT khusus payroll Pencetakan Lampiran
Exit Payroll Gaji
Adapun besaran gaji yang diterima oleh karyawan berbeda-beda, berdasarkan tingkat jabatan yang ada dalam perusahaan. Selain gaji pokok yang diterima, karyawan juga akan mendapatkan tunjangan-tunjangan lain, uang lembur dan tambahan lain untuk mendapatkan jumlah penghasilan.
Pelaksanaan Unsur Pengendalian Internal Sebuah perusahaan yang sudah berjalan
harus memonitor kegiatan dan hasilnya.
Manajemen harus memiliki sikap dan pandangan secara professional untuk meningkatkan hasil kinerja perusahaan yang telah dicapai. Maka dari pernyataan tersebut, perusahaan harus memerlukan suatu pengendalian yang memberikan kepastian yang cukup. Pengendalian internal secara umum diperlukan untuk memberikan kepastian yang cukup agar apa yang dituju sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai perusahaan. Pengendalian Internal yang baik dan memuaskan harus mengandung empat ciri yaitu:
1) Suatu organisasi yang membagi fungsi organisasi secara tepat di antara petugas atau bagian di dalamnya terdapat pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang saling berhubungan.
2) Prosedur pemberian tanggung jawab dan wewenang yang sesuai antar bagian operasi dengan berbagai catatan yang ada. Catatan-catatan akuntansi harus dipisahkan sebagai bagian tersendiri dan bertanggung jawab penuh terhadap data akuntansi.
3) Praktik yang sehat harus ditaati dan dilaksanakan agar setiap perhitungan ataupun pencatatan yang dilakukan berdasarkan ketentuan yang ada dan petugas juga dituntut untuk mendorong kemajuan perusahaan.
4) Penempatan pegawai secara tepat sesuai dengan kemampuannya. Penempatan pegawai secara tepat akan mendorong kemajuan perusahaan dan kebijakan manajeman dalam melaksanakan sebaik- baiknya.
Data yang diperoleh, sistem pengendalian internal dalam penggajian yang dilakukan oleh PT. Taspen (persero) Kcu Makassar adalah sebagai berikut:
1) Unsur Struktur Organisasi
a) Bagian pembuat daftar gaji terpisah dari bagian bendahara pengeluaran.
b) Adanya pemisahan tugas antara pencatatan waktu hadir dan pembuatan daftar gaji dan upah.
2) Sistem Otorisasi
a) Daftar gaji diotorisasi oleh petugas pengelolaan PT Taspen.
b) Pencatatan dan pengeluaran gaji diotorisasi oleh bagian sdm dan umum.
c) Daftar penilian pegawai tahunan, perubahan status pegawai yang terjadi diotorisasi oleh bagian kepegawaian
d) Perintah lembur berdasarkan surat keputusan yang ditandatangani oleh kepala kantor.
3) Sistem wewenang dan dan prosedur pencatatan
Prosedur yang mengatur tentang hak, tugas, dan wewenang yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap utang, kekayaan, pendapatan dan biaya. Wewenang dilakukan untuk perlindungan adalah:
ACCOUNTING. Vol. 01, No.01, Maret 2020, pp 39-48 47 a) Setiap orang yang namanya
tercantum dalam daftar gaji dan upah memiliki surat pengangkatan (SK) sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh kepala cabang.
b) Setiap perubahan gaji yang dilakukan karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, harus didasarkan atas surat keputusan direktur.
c) Setiap potongan gaji dan upah selain dari pajak penghasilan, harus didasarkan surat keputusan gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d) Besaran gaji yang tercantum oleh daftar gaji divertifikasi ketelitiannya oleh pembuat daftar gaji
e) Perubahan besaran gaji pegawai dalam daftar gaji direkonsiliasi dengan bagian kepegawaian.
f) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
4) Praktik Yang Sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
a) Kartu jam hadir harus sesuai dengan kartu jam kerja.
b) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi fungsi pencatat waktu.
c) Pembuat daftar gaji dan upah harus divertifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi atau bendahara pengeluaran dan direkonsiliasikan.
d) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan dan harus diawasi serta dilaporkan setiap tahun oleh pembuat daftar gaji.
e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
5) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, otoritas, dan prosedur pencatatan semuanya tergantung karyawan yang melaksanakannya.
PENUTUP a) Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji pada PT Taspen (persero) KCU Makassar sudah baik, akan tetapi masih ada dokumen yang tidak digunakan yaitu dokumen amplop gaji dan sebaiknya dokumen yang harus ditambah juga adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah agar lebih efesien.
Catatan akuntansi sistem pembayaran gaji karyawan sudah dilakukan dengan baik sehingga dapat mendukung efektivitas pengendalian intern. Serta jaringan prosedur yang membentuk sistem belum seluruhnya efektif karena absensi karyawan masih kurang dalam hal pengawasan.
Dan Perusahaan sudah melaksanakan tugas dan wewenangnya terhadap karyawan dengan membayarkan gaji sesuai dengan tingkatan dan golongan yang ada.
b) Saran
Adapun saran-saran yang ingin disampaikan atas penelitian dan pembahasan, mengemukakan hal-hal yang dapat dipertimbangkan:
Amplop gaji seharusnya tetap diberikan meskipun sudah melakukan pemberian uang melalui transfer bank ke atm. Karena dengan dilakukannya pemberian slip gaji dan bukti transfer kepada karyawan tanpa amplop nanti akan mudah hilang.
Sebaiknya jika dalam melakukan absen dengan mesin pencatatan waktu (fingerprint) harus adanya pengawasan, bisa saja dilakukan oleh satpam untuk mengawasi. Agar tidak terjadi penyelewengan hari kerja maka perusahaan harus melakukan pengawasan internal dalam sebulan sekurang-kurangnya tiga kali.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar & Hopwood. (2014). Accounting Information System. Edisi kesepuluh.
New Jersey: Prantice Hall.
Cenik, A & Hendro, L. (2016). SIA. Edisi Pertama. Jakarta: Mitra Wacana Media
Diana, S & Setiawati, L. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:
Andi.
48 Nurul Ramadhani H, Neng Indriyani, Daryanti Hall, Jemes. (2015). Sistem Informasi
Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta:
Salemba Empat.
Hasti, A., & Artiska, C.L.M.C (2018).
Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT. Sekawan Mujur Sejahtera Makassar. Jurnal Ekonimi dan Akuntansi. 13 (2): 85-93. Diakses pada tanggal 14 September 2019 diakses melalui website http://ojs.stkip- ypup.ac.id/index.php/equity/issue/view/9 /Astuty%20Hasti%2Claudia%20La%Ma reta%Cosari%Artiska.
Krismiaji (2015). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat.
Yogyakarta: Upp Stim Ykpn.
Mahatmoyo, Atyanto (2014). Sistem Informasi Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Pertama:
Deepublish.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
PT. TASPEN. (2019). Www.taspen.co.id.
Makassar: PT. Taspen (persero) Kantor Cabang Utama Makassar.
Rifka R.N. (2017). Step by Step Lancar Membuat SOP. Yogyakarta: Huta Publisher.
Roppeah. (2013). Sistem Akuntansi Pembayaran Gaji Pada Pt Bank Riau Cabang Bagan Siapiapi. Riau:
UIN Suska Riau.
Saroso, Samiaji. (2015). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Grasindo.
Subatri, Tata.(2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sujarweni, Wiratna. (2019). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.
Suliyanto. (2006). Metode Penelitian Bisnis.
Jakarta: Andi.
