Penerapan dan Peranan Electronic Data Processing System Dalam Pengolahan Data Akuntansi

(1)

(2)

. Karya llmiah

PENERAPAN DAN PERA NAN ELECTRONIC DA TA PROCESSING S\'STEM DALAM PF:NGOl.AHAN

DATA AKllNTANSI

01,EH:

LINDA LORES, SE

FAKlJLTAS EKONOMI lJNIVERSITAS MEDAN AREA

MEDAN 2000

UNIVERSITAS MEDAN AREA

(3)

KATA PENGANTAR

Puji clan syukur pcnulis sanpaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas scgala berkat dan rahmatNya kepada pennlis sehingga penulis dapat rnenyelesaikan karya ilmiah iai.

Dalam penulisan karya ilmiah, penuli$ meir.pi;:roleh bantuan dan dorongan dari

I

berbagai pihak, clan untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepacla : I. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Medan Area.

!

2. Bapak kepala perpustakaan Universitas tvledan Area.

I

3. Pihak-pihak tertentu yang ticlak dapat

pen ~tli s seb ~1 tka n

narnanyansatu per satu.

Penuli~

menyndari bahwn ap<l yang clils<ljikan dalarn kmy<l ilmiah ini belurnlah I

sesua1 clengan apa yang di harapkan, ¹mtuk itu lah penu Ii s dengan segal a rend ah ha ti menerirna berbagai kritik clan saran yai1i g sifatnya rnernb<1:1gun untuk lebih

sempurnanya karya ilrniah ini.

Akhimya penulis sangat menghadpkan bahwa karya ilmiah ini dapat bennanfa'at untuk rnembantn rnahasiswa clalam perkuliahm1 clan sekaligus d<lpat digunakan untuk melengkapi persyaratan akadernis.

tvledaJ1,.lOktober 2000

LINDA LORES,SE

(4)

DAFTAR ISi

KA l'A PENGANl'A H .... . DAFTAJl ISi ... II

BAB I : PENDAHULUAN

\.1. Latar beiakang ... . 1.2. Manfaat/tu1uan penulisan.

BAB ILTINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian sistim pengolahan data elektronis (EDP System) .. ... 4 2.2. Hubungan akuntansi, sistim akuntansi dan EDP System. 10

BAB Ill: PEMBAHASAN

i

Penerapan EDP System dalam pengolahan data akuntansi .. ... 25 BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... . 41

B. Saran ... 41

II

(5)

HAB I PENOA HUI ,UAN

Dunia usaha di Indonesia clewasa ini terns berkembang yang ditandai dengan munculnya perusahaan-perusahaan besar cliberbagai sektor. Hal ini

I

di;11unQ:ki11kan karena 8clanya usaha-usaE1a pemerintah untuk mencapa1 tingkat

~

I

pertu1nhu<'1h:111· ekonnrni yang tinggi. \ Sal8h satu usaha tersebut ad;ilah clike\11arkan11ya Uncl<111g-Uncla11g Pena11<1nja11 Modal Asing clan Pena11ama11 Modal Dalam Negeri y;rng clikoordinasikan oleb Badan Koorclinasi Penanaman Modal (BKPM)

Selain itu kernajuan yang clicapai investor asing maupun investor dalam negen tidak terlepas clari kernarnpuan pihak rnanajemen perusahaan itu sendiri dalam mclaks<rnakan kegiata11 pengelolaan perusahaan

Bagi pernsah<18n kec1l bi<lsanya pimpinan perusahaan sekaligus bertinclak sebag2i pemilik clan clapat 18ngsung turun tangan untuk mengatasi permasalahan vanQ: tirnbul

Perusahaan yang kia11 berkcmban;,i. ce11deru11g u11tuk 111e11gakibatkan kerumitan dalarr1 pengelolam1 11sC1ha., clirnana tiap saat tcrjacli trans<1ksi-1;·;rnsaksi yang rnerubah kornposisi harta rnaupun kewajiban. Perusahaan bes<ll' di111ana volu111c trnnsaksinya begi1u banyak, pengolahan data merupakrln prnblen1a yang rn em erl ukan pem i k i ran seri us.

(6)

Pengolahan data secara manual khususnya data akuntansi pacla pcrusahaan

l

yang besar tidak rnernungkink'an \lntuk dapat menghasilkan infonnasi keuangan seca:-CI cepat, tcp;1t cl;-111 bcrrnr. Dengan aclanya rcvolusi clalam teknolog1 inl'onrnisi, mengharuskan perusahaan besar beradaptasi clengan kemajuan yang dicapai.

Dengan dernikian pcngolahan data secara manual cliganti dengan pengolahC1n data secara elektronis.

Kornpllter rnerup;1kan alat elektronik yang rnampu rncngolah data sccara c:epat clan tepat. Proses data te1jacli secara otom8tis, kclren;:i kornputer rnerniliki ke1m1111puan tek11is clalarn mengoi3h data berclasarkan program-program yang tclcih disusun scbelt1rnnva. Hal inilah yang rnendorong penggunaan komputer sehi11i;ga pe11golahan dataclapat clilaksanakan sesuai prinsip tepat waktu, tepat gun?;-da;1 tepat sas(lr<111 serta clapat clipercaya

tvlerasa tertarik akan besarnya rn;:infaat pcmakaian sistim pe11golahan data secara elekti"o111s clan perananny<l yang sang<ll penting dalam clunia usaha clewasa ini, penulis bcrketet;:ipan hati unruk rnembahas1:ya dalarn suatu karya ilmiah clengan mengamb1I judul "Penerapan dan Penman Elc-~ktronic Data Processing System Dalam Pengolahan Datll Akuntansi"

.2. Manfaatltu.iuan penulisan

Karena luasnya pernakaian kornputer clalam kegiatan opcrasi perusahaan inaka pembahasan dibatasi pacla masalah pengolahan data akuntansi clalam sistirn pengolahan data scc.1rn elektronis yaitu cle11ga11 menggunaka11 kompuler.

2

(7)

Adapun rnanfaat/tujua1'1 penu\1san'ini adalah •

1. Un1.uk mengetahui bflgaima11C1 peneraran L~lectronic Data Processing System clC1\C1111 pengolahan data C1ku11t3nsi.

2. Karya tulisan ini diharapkan d3pat bergi.111a sebagai bahan rnasukan bagi orang yang memerluk3n.

(8)

BAl3 U

TJNJAUAN PUSTAI<A

2. t. Pengertian Sistim Pengolahan Data Elektronis (EOP Ssystem)

Adanya kebutuhan infom1asi sernakin ' memperlil1atkan tendensj menaik,

maka perlu mendapatkan perhati.an dalam hai penanganannya karena didorong' okh peranan pengambilan keputusan dan tersedianya data yang makin banyak dar, kompleks. Meluasnya pengelolaan 'dan hubungan antar unsur-unsur dalam orgarnsasi berakibat tirnbulnya berbagai jenis data clan informasi, menclorong manusia untuk mencari dan rnengirnplem-=:ntasikan tckhnik-tekhnik baru agar per.gendalian cla1am tiap unsur rclapat 1i1aksanakan. Dengan clemik ian pembangunan suatu sistim inforrnasi perlu difikirkan agar penanganan data dapa\

dilaksanakan sesuai prinsip tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran clan dapat dipercaya. Penerapan suatu sistim informasi tidak terlepas dari penggunaan peralata yang sanggup mengatasi kelernahan clidalam sistim informasi dengm1 mengandalkan tenaga manusia. Dengan demikian diperlukan I suatu sistirn

rcngolahan cbta )'<ing 111c11ggun;1k;111 perclatan modern scbag;ii pir;rnti11y;.1.

Sistim pengolahan data dengan rnenggunakan peralalan modern yaitu kornput~r

lebih dikenal dengan istilah Sistirn Pengolaha11 Data Elektronis (Electronic Data Processing System)

Menurut JM. Van Oorschot dalarn suatu kertas kerjanya dengan judul

"J:'.-volution of Office Machine'.i" disampaikan pada seminar in Administrative

UNIVERSITAS MEDAN AREA 4

(9)

Menurut JM. Van Oor hot dalam sualu kertas kerjanya dengan j1.idul

"Evolution of Office Machines" disampaikan pada seminar in Administratiw

Data Processing oleh JHP Administrative Data Processing Group di London padn tahun 1967 mengatakan bahwa :

''EDPS (Electronic Data Processing Stystem) ... is a term used for describing the processing of data la.rgely by electronic means in which a computer plays the key · role".²^l

jadi jelaslah bahwa sistim pengoldhan data elektronik merupakan proses

I

pengolahan sebagian besar data deng~n elektronik dimana komputcr memainkar, peranan penting

I

Sebagai suatu komponen paling penting dalam sistim pengolahan data e1cktronik, maka disini akan dikemuk<1kan beberapa defenisi mengenai komputer.

Defenisi komputer rnenurut JM. Van Oorshot adalah :

"Computer . a grnups of machines which i11 coorporation and full coordination under the control of a prowam stored in its rnemory'-. ~

DRri defemsi tersebut diambil kdsimpulan bahwa komputcr 111erupaka11

s~perangkat mesin y<tng saling bekerja sanrn dan dioordinasi secara penuh dibawah pengawasan program yang tersimpan didalarn memorinya.

Sec..langkan menurut Barry E. Cushing ^J

2l John .I Longkutov. E_<mgenal!.lJ]_~omillll§L cetakan ke-9, Mutiara $umber Widya, Jakarta, 19¹)2, hal.

36.

3 fbid, h::ibrnan36

(10)

6

"Komputer aclalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan perhitungan dan operasi yang logis serta menyirnpan dan melaksanakan serangkaian instruksi yang akan m.ernungkinkannyn untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia"⁴

Berdasarkan kedua de!inisi tcrsebut jelas bahwa komputcr mcrupakan suatu alat pcrnbantu yang niarnpu urituk melaksanakan tugas-tugas pengolahan data dan bekerja atas dasar program-program scbagai suatu rangkaian instruksi.

Untuk melaksanakan pengolahan data oleh suatu mesin komputer maka cara melaksanakannya dilakukan tiga bagian besar yaitu :

a. Bagian yang mernbaca data.

b. Bagian yang mengolah data.

c. Abagian yang !T1erekarn/rnengelt1arkan hasil pengolahan.

Bagian-bagian in ii ah yang diartikan sebagai komponen-komponen fungsioni l, dirnana menurut tenninologi yang sering dipakai dalarn dunia komputer cliperinci sebagai berikut :

a. Alat pembaca data : Input Unit

b. Alat pengolah utama : Central Proces~ing Unit c. Alat penyirnpan data : Memory/Storage Unit ci. .l\lat penghasil : Output Unit

Kesatuan dari keempat komponen diatas membentuk suatu sistim komputer.

4 Barry E. Cushing, .$_iiitim lnfonnasi Akuntansi dan Organisasi Pert1sahaan, Edisi rrr, Penerbit Erlangga, 1988, Terjemahan dari Accounting Informastion System nnd Bussines

Orgar~ization,diterjernaiikan Ruchyat Kosasih, halarnan 11 O

(11)

7

a. lnput Data.

Kl)munik<i5:i dcng<in su<itu ai:Jt c\ckt1·011ik pengol;.ih clat:J cli1mingkink'1:1 meialui alat pernbaca data yang secara langsung dihubungkan dengan sistirn komputer.

Data yang dipcrsiapkan untuk diolah, pertama-tama clipindahkan kedalam rncJium (alat pcrcb1111 data), yang selanjutnya akan dibaca input unit, dimana data

I

yang dibawa diternskan kedalam mernpry/storage unit

Dengan peran1arc:an central processin:g unit. Contoh-conloh alat input unit yang

I

banyak digunakan scbagai <ilat pcrantara adalah . Card Reader Macl1ine

Magnetic Tape Unit Disk Drive

Dan lain-lain.

Ada c111pat cara untuk mcmasukkan data kcdala111 ko111puter yaitu mclalui punched c::nd, pengetik:an langsung, interactive clan point of origin. Penggunaan kartu sudah jarang, ha! ini disebabkan komputer generasi pertama clan kedua suctah digantikan genera~:i yan13 lebih baru. Cara pemasukan data yang banyak digunakan scko.rang ad~1iah pengetikan langsung (mclalui kevbo<irdl. interactive

l

of ^C'^{rigin (}^pem^asukan^data~eperti >;ang dilah:ukan usaha-usaha svvalayan ).

CPU mcrupakan pusal kompulcr, mempunya1 1·ungsi unluk mclakukan kegiatan-kegia1:111 ;:irithrnetic d~rn logika serta mengawasi kegiatan seluruh sistim

(12)

EDP. Agar dapat malakukan fungsi ini, CPU dibadi menjadi tiga bagian bcrdasarkan fungsinya ·

Main Memory Section (internal storage unit) Arithmatic Logic Section

- :·Control Scclillll

lvhin Memory Sec/ion (lnlernlil Stornge Uni!)

Merupakan bagian untuk rnenyimpan data yang akan diolah, suclah diolah dan instrnksi-inslruksi untuk bagian lain dari CPU. Untuk rnenunjukkan data yang clisimpan cligunakan binary digi: atau bit. Kelo1T1pok 8-bit clisebut byte, digunakan umuk menunjukkan satu karakter tungal seperti huruf atau angka. Kapasitas memori dari komputer diukur dengan kilobytes (K) atau megabyte (M). satu K sarna dengan 1024 bytes sedangkan satu M sama dei1gan 1024 1( bytes. Setiap byte menunj ukkan satu lokasi dalarn m3in memory section sebagai ternp<:lt peny1mpanan.

Setiap lokasi penyimpanan mempunyai alamat/kode tertentu yang digunakan untuk memanggil data tertentu sehingga bila diperlukan :11engarnbil data rnaka sebelumnya harus d1ten1ukan alamat/kode data itu lebih dahulu.

A rt/ hme/ ic /,ogre Seel inn

Merupakan bagian dari CPU yang rnelaksanakan kegiatan mengolah data secara physik, 111eliput1 kegiatan penjumlahai1,pengurangan, perkalian, pernbagian term as u k pem i nclahan, penyatuan, pemilihan, penyusunan, memperbanclingkan clan mene!nukan data. Kegiatan ini terlaksana berdasarkan program.

(13)

( ·(;11/rol Sect /011

Bagian ini be:rfung ! untu · mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan dolzm1 sistim EDP. dilakukan agar terdapat keserasian kerja antara setiap alat Fungsi bagian ini dilakukan dcngan cara rnencntukan program kornputer rnana

~·ung akc.n cliketJa~an lebih clu!u, 111cngatur alat input/output, 111emasukkan dan rnengeluarbn data dari tcrnpat penyimpanan.

i

c. ;vkmory/ storage Unit

Mcrup;1k;111 tc111p;1t rn1;11ain01.111g ;1t;1u tcmp;1t rnc11y1111p;111 ti<IL1/progr;1111 su;1tu

!

sist1111 komputc1·.

Memory/Storage da!Rm suatu sistim kornputer terdiri dari tiga jenis, yaitu :

I

Internal storage atua main storage clan biasanya mernpunyai satu bangunan

cknga11 CPU

Aw:iliary storage adalah storage yang membantu main storage, berada diluar bangunan deng::in main storage clan bersifat sen1cntara waktu selam?, pen go I a han.

E:-;ternal storJgc adalah sturage yang menyirnpan data diluar main storage dzilam waktu relatif lama dan bia~anya dapal rnenanlpung data dalarn .iurnlah besar, urnparna;1ya dalarn media tape, disk dan lain-lain

d. Ou~put Unit

Unit ini aclalah unit yang rnenerirna inforrnasi dari komputcr (CPU) dan merubahnya kedalarn hentuk yang dapat dibaca. Output (keluarnn) ini dapar menghasilkan dcnga!1 mcnggunakan :

Mesin Plong

(14)

i (i

Mesir: Plong Pita Kertas Visual Display Terminal Printer

Plotters

Selanjutnya didalarn sistirn-sistim komputer yang besar digunakan juga alar kornunikasi yang berfungsi sebagai intenm~diary ' antara pengguna dengan CPU.

Dengan bantuan peralatan komunikasi data dapat dimasukkan dari berbagai tempat dan inforrnasi dapat didistribusikan dengan cepat kepada para pe;iggunanya.

Orga111sasi dari pada komputer yang digunakan clalam suatu perusahaan clisebut Network. Bentuk netvvork ada untuk pengguna local (LAN - Local Area Network) dan ada untuk pengguna lebih luas (WAN - Wide Area Network)

2.2. Hubung:rn Akuntansi, Sistim Alrnntansi dan EDP Sistim.

· Akur.tansi, sistim akuntansi dan EDP System n1e111punyai hubungan yang erat terutama dalam hal pengolahan data akuntansi. Terlebih dahulu penulis akan mengernukakan beberapa defenisi yang acla mengenai ketiganya .

.lib dikl:1;ih hcrh<1g::ii pustaka rncngcm11 akuntansi rnaka hanyak sckali de!'eni'.;1 yang cJi.1u1npai dianlaranya scperti yang dikatakan Paul Grady dalam hasil peneli1ian oleh AICP1\, yaitu :

"accounting is the body

or

^know^ledge and function concorncd with systematic:

originating, aulhenticating, recording, classiJ~1ing, processing, summarizing, analysing, interpreting supplying of dependable and significant information covering transaction and v,1hich are in part at least, of financial charnc1~

(~\ ~.,

.••

^.... - ,~~

^. ^~-~~·

,l"!J..Jl.v.~,

^~-^{· ~'}^...^,,.\^.

^\

·~·"'~" .. ,. ~

• . ;("~,~·>,..~- .

Jtt.'° """ .:>/,~ ~ ....

0 ,. _.,"'.,:' ;,;>#·,-·

t·~~-.· .... -;."-·~· /" .

>!t·~~

,.,.

^{. /}_._,/-.Qj^..(_,

.

:·:·

~... ,."-;:;:~ .. -~ : .

(15)

11

I I

required for the management and opertioo of an entity and for the reports tl:iat have to be submitted, there on to meet fudiciary and other responsibilities".))

sedangakan didalarn Statement ol' the Accounting Principle Board No.4 disebutkan bahwa •

.. Akuntansi adalah suatu akti t'itas jasa, fungs1nya adalah rnenyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomis yang dap8t ber111anl8at dalam pcngarnbilan keputusan ekonomis, dalam rnenctapkan pilihan-pilihan logis diantara berbagai tinclaka:1 alternatif.,-'¹

I<edua del'enisi cliatas rnengungbtlJkan pengertian rncngenai akuntansi, P:of DR. S Hadibroto mengatakan bahwa ·

"Bahwa sesuatu defenisi adalah bahwa ia 8kan rnernbatasi arti kcseluruhan dari kata .ituat8u ia rnungkin rnenutupi scgi-segi yang pcnting clari kata itu, akan tetapi sesuatu defenisi rnempunyai kelebihan karena ia mernberikan suatu ide tentang apa yang sedang dibicarakan'' ⁷l

Dari kedua defenisi tersebut ddpat disirnpulkan ha! yang paling penting bahwa akuntansi tidak terbatas pada pendatatar. belaka, tetapi rneliputi kegiatan lain seperti

.

teknik pengawasan, interprctasi laporan kcuangan, prins1p-prinsip peny8jim1

lapora:l k uangan dan cara-cara melaporkan fakta-lakt8 usah8 yang ditujukan untuk menghasilkan inforrnasi keuangan yang akurat sebagai laporan bagi pinak-pihak berkepentingan dalarn pengambilar, keputusanatas hal-hal yang berkaitan dcngan _ialannya operasi perusahaan

;l S Hadibroto, Dachnial Lubis, Sudrndjad S, DasaT-dasar Akuntansi, Cetakan Kelima, 1983, Penerbit LPJ ES, Jakarta, iialainan 2.

61 Smith Skousen, Akunta1i;;j_l 11termediate, Edisi kedelapan, Jilid I, Penerbit Erlan_sga, Jakarta, 1984,

halaman 2, Terjemahan dari Intermediate Accounting, Coc1prehensive Volume, 8'" Edition, Diterjennhkan oleh Nugroho Widjajanto.

'l S Ha,libroto, Stud Pe:-bandinoan antara Akuntansi ;.\rnerika dan_Bela11da dan PengaruhnyCl terhadc.p Profesi di lnclo11esia, l)enerbir PT. lchtiar Baru - Van Hoeve, .Jakarta, I 982, halarnan 2.

(16)

IL. ^~

lnfonnasi akunt(lnsi rnerupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan rnanajemen. Untuk dapat menghasiikan informasi yang sesuai diperlukan suatu sistim yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi clalarn suatu perusaha:rn.

Menurut Howard F. Stettler•

''Sistim akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur- prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghcisilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang oleh pihak manajemen diperlikan untuk .. mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lernbaga-lernbaga pernerintah untuk menilai hasil operasi'' KJ

Stephen A Moscove memberikan defenisi mengenai sistim informasi akunt<lnsi sebagai berikut •

''Sistim informasi akuntansi adalah suatu komponen orga111sas1 yanfj mengurnpulkan, rnengklasifikasikan, ' ¹mengolah, rnenganalisa dan rnengkomunikasikan informasi finansial dan decision making yang relevan kepada pihak diluar perusahaan (seperti kantor pa_iak, investor dan kreditor) dan pihak inter;~ (terutama manajemen)".⁹

Sedangkan Barry E. Cushing memberikan defenisi •

"Sistim inforn1asi akuntansi adalah suatu set surnber daya manusia dan modal

dalarn suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahrn1 ciat;-i transaksi".¹^"¹

~l Zaki Ba;·idwan Sistim Akuntansi Penyusunan l)rosedur clan Metode, Edisi V, BPFE Yogyakarta, 1991,h;ilaman 4

9l Zaki !:3aridwa1¹ Sistim l1Jformasi f\kuntansi, ce1akan Ketiga, BPFE Yogy::ikarta, 1991, halama11 3

Hll lbid.11alaman :;

(17)

I _-''

Dari hebcrapa dcf'enisi tersebut clapat disirnpulkanhahwa sistirn akuntansi mcrupakan bagian clari sistim inl'ormasi akuntansi lebuh jauh lagi, ruang lingkup sistim inforrnasi akun\ansi bersifat rnenyeluruh yilitu menyangkut senwa kegiatan clan semua pihak yang terlibat dalam perusah::wn.

Akuntansi, sist!rn akuntansi dan EDP System rnernpunyai kaitan yang sangr.t erat. Sistirn akuntans1 mc!iouti scmua teknik, 111etodc clan proseclur untuk 111cncat2t

' ' I

I

dan mengolah data akuntansi dalam ran~ka rnenghasi lkan inforrnasi keuangan yang

diperlukan. Untuk rnengolah data akunta~si sistirn pengolahan data secara elektronis • (EDP System) digunakan sebagai konse~wensi atas meningkatnya kebutuhan c.ka1~

informasi keuangan yang tepat dan benar seiring dengan semakin banyak clan rurnitr.ya kegiatan perusahaan.

S1stirn akuntansi sebagaimana telah di~urnuskan, meliputi sernua teknik metode dan proseciur untuk rnencatat dan rnengo\;1h data akuntansi Sisti1~1 akunt<rnsi

1

yang disusun u11tuk suatu perusahaan dapat diproses dcngan cara manual ataL;

diproses dengan alat elektronik yaitu ko1pputer. Perbedaan 0.lat yang dipakai untuk rnengolah datamengakibatkan perbedaan antarn s1stim akuntansi manual dengan sistirn akuntansi yang menggunakan kornputer, terutarna dalam hal elemen-elemen Yang rnernbentuk sist1111 akuntansi. Sisti111 akuntansi yang diproses secara manual berdasarkai1 delcnis1 menurut Howard F. Stettler, elemen-e\ernennya terdiri dari :

a. Forrnulir b. Buku Catalan

(18)

I 4

a. Fonnulir

Formulir merupakan sarana yang digunakan untuk mengadakan pencatatan atas transaksi pada saat terjadinya, sehingga dapat dijadikan bukti tertulis clari transaksi tersebut.

formulir-forrnulir itu dapat berupa faktur penjualan dan pembelian, daftar penerirnaan barang, bukti kas kehiar dan lain-lain.

Fonnulir-rormulir daiam sistim akuntansi ini dapat diperoleh dcngan berbagai cara seperti dibeli dari luar, diketik kenrndian diperbanyak atau dicetak. Apabila formulir itu dibeli dari pihak luar, biasanya bentuk rnaupun susunannya tida.k sesuai dengan keoutL1han maka sebaiknya forrnulir dirancang perusahaan sendiri sesuai dengan kebutuhan.

b. Buku Catatan

Proses pembukuan merupakan proses pencatatan dan pengolahan data akuntansi sehingga dapat disusun laporan keuangan berupa daftar neraca, perhitungan laba rugi dan laporan perubahan posjsi keuangan.

Secara sisternatis pencatatan dan pengolahan data akuntansi dapat digambarkan dalam diagram berikut ini :

(19)

Akhir periode Disusun •

Transaksi Utama Pembuatan

t

Bukti As! i

' i .

Pencatata1

da'tm

^Buku^Hanan

I

Pembukuar1 dalarn Buku Besar

. l

Kcrtas kcr:ja yang rrn;rnual jumlah dcbct (h1n krcdit Tiap pcrkiraa11 dalarn Buhr 13csar

r'embei ulan-pembelu Ian dalpen ulupan perki raa n

i

Daftar neraca dan perhitungan laba-rugi (Laporan Keuangan)

Sumber: S Hadibroto at al, Dasar-dasar Akuntansi, cetakan kelima, LP3ES,Jakarta, 1982, halaman 42.

l 5

Dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa buku catatan yang digt:1mkan terd i ri dari :

Bu kt i-bukr i A si i

Bukti-bukti aski (original docwnent) dijadikan sebagai dasar untuk melakukan

I

pencatatan selanjutnya yaitu pencatatan kebuku harian dan buku besar. Bukti- bukti asli ini dapat rnerupakan kwitansi, faktur, nota bank clan sebagainya.

(20)

16

/311k11 hc:rian muujurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi yang rnernuat data clalam urutan kmriologis . .lurnal yang disebut sebagai catatan asli/awal dalarn akuntansi formal, men§:,rikhtisarkan data transaksi menjacli suatu nilai yang diukur dengan uang. Setiap ayat jurnal rnewakili data utarna menyangkut satu transaksi, menunjukkan jumlah debet clan kreclit serta perkiraaan yang berpengaruh.

Sistim inforrnasi akuntansi manual biasanya menggu11akan dua jenis jurnai yai

.

tu jurnal urnurn clan khusus. Jurnal umum menyediakan serangkaian kolom

dalam forn1at yang disusun dalam bentuk urnum sehingga dapat menampung setiap transaksi keuangan sedangkan jurna1 khusus rnenyediakan format tertentu yang disesua1kan untuk menarnopung jenis transaksi tertentu yang terjacii berulang-ulang dengan volume yang sangat tinggi. Jurnal khusus rnemungkinkan trar.saksi sejenis dicatat, di_iumlahkan dan diposkm1 ke buku besar secara efisien.

Terdapat empat jurnal khusus untuk transaksinya yang terjadi berulang-ulang, yaitu sebagai berikut :

Jumal penjualan untuk mencatat penjualan kredit

Jurnal penerirnaan kas untuk mencatat uang kas yang diterirna dari semua sumber.

Jurnal pembelian untuk mencatat pembelian kredil

Jurnal pc11gi..;luar;rn kas un1uk mcncata1 ~cmua pcngcluaran kas Jfoku Besar

Buku besar juga merupakan catatan akuntansu formal yang mengikhtisarka.n status setiap perkiraan dalam nilai uang, dimana jumlah transaksi yang tercatat

(21)

dalam jumal dipidahkan atau diposkan dalarn buku besar sesuai denga!1 masing- masing perkiraan Malalui proses ini status setiap perkiraan yang terpengaruli dimutakJ1irkandengan rnenaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai tran.saksi. Jadi jmnal menekankan status perkiraan (yaitu saldo setiap perkiraan).

Buh1 besar yang pada hakikatnya berisikan ikh1isar date.: keuangan sehubungan dengan semua perkiraan aktiva, kewajiban/hutang, pendapatan dan beban yang

a(.~a pada perusahaan sedangkan buku besar pernbantu (subsidiary ledger)mernuat

I

carat<rn terinci untuk perkiraan tertentu dalam buku besar umurn, rni~alnya buku

I

besar pembantu untuk perkiraan piutang usaha, hutang usaha, persediaan barang dagangan dan aktiva tetap.

Sd!ap perkiraan buku bcsar umum yang didukung olch buku hcsar pembantu

di~.ebut perkiraan pengendali (control account) Disebut clemikian karena saldo total pada perkiraan-pcrkiraan pembantu harus sama dengan jumlah yang dicatat dalarn buku besar um um yang bersesuhian.

l.aparan keuangan

Menurut Myer dalam bukunya Financial Statement Analysis mengatakan bahwa yang dinrnksud dengan laporan keuangan adalah :

''Dua daftar yang disusun oleh :akuntan pada akhir periode untuk suatu perusahaan. Kedua daftar itu adalal1 daftar neraca atau dafta~ posisi keuangan da.n daftar pendapC:l.tan atau daftar rugi laba. pada waktu akhir-akhir ini sudah menjadi kebrnsaan lx1gi perseroan-perscroan untuk menambah daftar ketiga yaitu daftar surplus atau daftar laba yang tidak dibagikan (laba yang d. h \., Jl)

1ta an/ .

sedangkan didalam prinsip Akuntahsi Indonesia disebu!kan bahwa:

(22)

18

"Laporan keuangan meliputi : Neraca, Laporan perubahan pos1s1 kcuanga;1 dan Catalan atas laporan keuangan". ¹²⁾

Dari dua defenisi diatas diketahui bahwa neraca dan perhitungan rugi ]aba mcrupakan daftar utama suatu laporan keuan[!pn. Apabila perusahaan cukup besnr dan perkiraan yang terdapat dalam kedua daftar utama cukup banyak pula dibuat daftar-daftar larnrman yang memperinci perkiraan-perkiraan yang dirasa perlu.

Pembuatan lapornn keuangan ihi sehaiknya rnernpcrhatikan kwalil'ikasi yang bcrlaku agar dapat bcrmanfaat sebagai sumbcr-surnber inl"orrnas1 keuangan yang akan dijadikan sebagai balrnn pc:rtimbangan dalarn penga111bilan kcputusan olcl\

pihak yang berkepentingan, dimana laporan keuangan menyajikan keada<~n

keuangan perusahaan secara menyeluruh pada tanggal tertentu. c. Prosedur-proseclur

Prosedm ada.lah urut2.n kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lehih untuk mencapai keseragaman tindak dilarn rnen1perlakukan transaksi-transaks.i yang sering terjadi. Dengan prosedur- prosedur ini data yang terkumpul dicatat dan disampaikan kepada yang rncrnerlukannya

d. Alat-alat

Yang dirnak'.;uc! dcngan alal-alat dalam sistim ahmtansi adalah alat-alat yanhg dig\.makan untuk rneiakukan pencatatan sehingga dapat dibasilkan ]aporan.

iii S M;,:nawir, Ar1alisa Laporan Keuangan, Edisi Ill, Penerbit Liberty, Yogyakarta, 1988, halaman 5.

12) Ikatan .A!..'L!ntan I ndinesia, Prinsip Akuntansi Indonesia 1984, Edisi Revisi, November 199 I, balaman 8.

(23)

! .

Pada perusahaan kecil biasanya alat yang dipakai terbatas pada tinta dan pena.

Dewasa ini sistim pencatatan telah m.eningkat dengan pemakaian alat-alat teknik yang lebih rna1u, pernakaian rnesin-mesin berupacash-register, mesin-mesin tik

l

untLLk menyusun buku-bu~~u harian maupun bttku besar, pemakaian alat-alat komputer yang merubah teknik pencatatan transaksi-trnnsaksi usaha. Nanrnn demikian perubahan tcknik tersebut tidak rnengurangi adanya siklus akuntansi yaitu bahwa tiap proses pembukuan tetap dilaksanakan menurut urutan yang dilampaui oleh pembukuan biasa. Hanya teknik pencatatan clan teknik- teknik

I

per.golahan data berubah sesuai dengan alat yang dipakai. Dengan menggunakar.

komputer dalam sistim akuntansi cara pencatatan berubah sifatnya. Cara yang laz.im yaitu mencatat data akuntansi 'dengc:n huruf clan angka berubah rnenjadi kode elektronik dan tempat mencatatnya berubah pula dengan memakai pita-pita (tape). Namun pada akhir proses pe11golahan data komputer tersebut sanggup mr:!lerjemahkan kembali kode elektronik tac.Ji mer.jadi laporan biasa dengan huruf dan angka.

Elemen-elemen sistirn akuntansi yang menggunakan kornputer dalam pengolahan data terdiri atas :

a. Hardware b. Software c. Brainware a Hardware

Hardwari~ adalah scluruh ko111ponen peralatan y<ing rncrnbentuk suatu sistim ko111puter dan peralatan IG1111nya yang rnemungkinkan kompLtter dapat

(24)

20

melaksanakan tugas. daLam hal 1rn termasul< rnesm-mesrn pemban1u penyiapan data, alat-alat telekomunibsi dan lain-lain.

Alat hardware yang utama dalam keseluruhan sistirn komputer adalah unit pongolahan sentral (CPU) yang rnei<.lksanakan l'ungsi pcngolahan dibawah pengendalian program kornputer. huBungan komponen-kornponcn sistim komputer dapat dilukiskan dalam gambar dibawah ini :

Unit Pengolahan Sentral (CPU)

!----:=---~;~;.;,:.~1-1

I pengendali . I

h1tun12.an I

I ~

I '

I - i

I i~ ,._ I

1 1nstruksi- I I

1 Tnstruksi I

· Data ₁

I program I

I I

Program • r •if I

~1 Dan data ^J ~

~~ -~ Unit memon J9ll> ~]

I I

1 - - - -- -- - l

Gambar 2 : lteraksi komponen utama sebuah komputer

Samber Barry E.Cushing, Sitem lnforrnasi Almntansi, dan Organisasi Perusahaan, Dari Accounting Information System and Business Organization, ditcr,iemahkm1 . Ruchyat Kosasih.. Pcnerbit Erlangga Jakarta, 1988,

hal2111an 113.

b. Software

Dengan adanya hardware saja, lentu tidak akan dapat memecahkan problerna atau tidak akan dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh dari

(25)

21

software Y;rng diartikan dengan software adalah seluruh perangkat cliluar dari peralatan hardw::tre.

Software atau perangkat lunak komputer dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu program clan dokumentasi

Program komputer digunakan untuk memerintah kornputer melakukan langkah-langkah yang tercantLLln dalarn prograrn itu.

/\d:.i hchcr<1p:1 m:1c<1rn progr:rn1 knrnpulcr, y;1itu •

Application program

Mernpakan prograrn yang ~ligunakan untuk pekerjaan proses data

I

tertentu. Misalnya program ~111tuk menghitung depresiasi aktiva tet::ip, memproses data hutang dan Jajn-lain

Utility program

Merupakan program komputer yang disediakan perusahaa11 komputer atau penghasil software. Contohnya adalah program untuk memindahkan

I

data dari satu alat penyimpan kc alat penyimpan lainnya, program untuk menso1iir catatan dalam pita atau disket dan lain-lain

Operating system progrnm

Merupakan program yang mengkoordinas! k~giatan CPU dengan pripheral equipment baik input maupui: output

Adapun yang dimaksud dengan dokumentasi adalah catatan atau ketcrangan-kelerangan yang dibuat untuk menjclaskan urutan-urutan suatu : program dan scgala keterangan yang bcrkaitan dengan program tcrsebul.

(26)

22

Dengan adanya dohirnentasi 1engkap, dapat diketahui fungsi suatu program, bentuk input, susunan output dan lain-lain.

flowchart, baik untuk sitem maupun program hiasanya dalam dokurnentasi i ni mel iputi :

Flowchar1, baik untuk sistirn 1T1aupun progTarn Penjelasan tentang file yang digunakan

lnstruksi-instruksi terhadap orerator mesin dan Keterangan tentang pengamanan yang timbul.

Sukses tidaknya suatu program tidak ha!1ya tergantung pada benar tidaknya program komputcr, tet:Jpi juga sangat tergantung pada dokumentasi Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi diantara orang yang membuat program (programer) dengan operator komputer. Karena ditulis orang lain maka pengetahuan operator kornputer mengenai pe1aksanaan program ter(Santung pada tersedianya clokumentasi yang lengkap.

Dokurncntasi ini dapat discbut schagai proscdur

Dal;nn p1..'11ulisa11 program digur1akan bahasa ya11g dimcngcrti kompulc:·

yaitu bahasa komputcr. Sejak perkembangan kornputer dari gcncrasi perlama hingga saat ini, bahasa-bahasa komputer yang dikenal antara lain:

lJntuk komputer geperasi pertama bahksa yang digunakan adalah bahasa mesin (machfoe language).

Pada generas1 kedua, bahasa yang dikembangkan dan digunakan adalah yang disebut symbolic language yaitu machine orinted assemble1 language.

(27)

'!' __ ,

Untuk gcnerasi ketig b hasa yang digunakan adalah termasuk pada high level programming language dan terdiri dari :

- Procedur oriented language, dirnana bahasanya antara lain fortra.11, cobol, basic, algol, PL/l dan lain-lain.

- Problem oriented language, bahasanya antara lain RPG.

Apabila program ditulis dengan rnenggunakan bahasa selain bahasa JT:csin, dipcrlukan suatu program yang akan rnentcrjcrnahkan kc bahasa mesin yang disebut dengan complier.

c. Brainware

~

Braimvare rneliputi semua personil yang terlibat dalarn kegiatan perencanaan, penyusunan dan pengendaliai1 kegiatan penggunaan kornputer, dapat digolongkan kepadajabatan inti yang tersebut dibawah ini :

System Analyst

Tugas dari system analyst adalah mendisain sitem pengolahan data dengan komputer seperti menyusun, rnerurnuskan dan mengembangkan teknik pemecahan rnasalah pengolaha:n data dengan komputer.

Progrnrner

Tugasnya mcnyusun instruksi bagi komputer.

Compu1er Operator'

Tugasnya mena11gan1 secara langsung pengolahan data dalarn ruangan komputer.

Data Entry Operator

(28)

24

Tugasnya rnelakukan pvngurusan terhadap data yang akan diolah, mulai dari pengurnpu!an data, perekaman data kecialam media-media komputcr hingga kcpada pemeriksaan clan pengiriman informasi yang dihasilkan kompu1er.

Librarian

Tugas dari librarian adalah mengurus file-file data yang berada dalam media kartu, tape, disket dan lain-lain, yang berhubungan dengan proses pengolahan data dengan komputer clan bertanggung jawab atas peny1mpanannya.

(29)

(30)

BABlll PEMBAHASAN

Pcncrapan EDP System dalam Pengolahan Data Akuntansi

I

Pada dasarnya dike11al dua cara u11tuk _I rnengolah data yaitu secara kelompok per kelornpok (batch processing) dan secarn satu per satL1 (on-line processing).

Beberapa cara proses data juga diµengaruhi oleh alat yang digunakan untuk memasukka n data keda 1 am korn puter, seh i ngga cara-cara proses data clapat j uga dikombinasik.an sehingga ada tiga cara (rnetode) proses data, yaitu :

a. Terminal Entry/On-line Processing

Dalarn cam ini setiap data yang ada segera dirnasukkan ke komputer le\vat tem1inal untuk diproses. Terminal Entry/On-line Processing dapat dilakukan dalam 4 cara yang berbeda, yaitu:

Transak~i yang dirnas11kkc.n ke kornputer akan d.iproscs sampai selesai, termasuk penyesuaian data da]am master file atau database.

Langkah-langkah dalarn cam ini adalah sebagai bcrikut:

- DClta ( transa ksi) di rnasukkan lewat terrn i nal segera sesuda h transkasi terjadi.

- I<omputer rnelakukan pr;-:ngecekan val1dita:; transaksi. Jika ada kesalahan maka pesan kesalahan itu akan nampak pada layar·monitor.

UNIVERSITAS MEDAN AREA 25

(31)

Masler File atau Databa$C

Validitas

:J

Up-date

Proses (segera)

·- ^... ^--

^Transaksi^Catalan

26

Gambar 3 Proses transaksi sampai selesai, termasuk up-date data clalarn rn aster fi k a tau database.

Surnber Zaki Baridwan, Sistem lnformasi ;\kuntansi, Cetakan Ketiga,

J 9Q 1, BPFE Yogyakarta, halaman 74

Transalsi yang dimasukkan dalam komputer akan diproses bersama dengan mcnyesuaikan (up-date) memo/changes file, sedangkan master fil•.::

sesungguhnya ~kan disesuaikan pada setiap periode tertentu.

Langkah-langkah dalarn cara ini adalah :

Data dimasukkan ke komputer lewat terminal segera sesuclah transaksi terjad i.

Komputer melakukan eek validitas transaksi. Jika ada kesal<~han maka akan nampak dilayar monitor, bila tidak ada maka data diproses bersarna dengan menyesuaikan memo file. HasiJ proses nampak pada layar monitor.

Setiap akhir perode, file transaksi digunakan untuk menyesuaikan master file, yang sudah disesuaikan akan dicopy clan digunakan pada proses data berikutnya.

(32)

27

Cara ini dalam bentuk gambar akan narnpak seperti dibawah ini :

Memo Dicopy awal periode Master

file

..---

file

t !

Validitas

T enn;,.;1 ~~

^Up-date_Proses

____ ^_.,.

^File ^Up-date

Transaksi

..

^periocli^k

--- ~~ ( segera)

Garnbar 4 Proses transaksi bersarna dengan menyesuaikan data dalarn 1nc1110/cha11gcs file

Surnber Zaki Baridwan, Ssistim Informasi Akuntansi, cctakan ketiga, 1991, BPFE Yogyakarta, halarnan 76.

Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan segera diproses sampai selesai sedangkan proses µenyesuaian data dilakukan secara periodik.

Langkah-langkah daJarn cara ini adalaJ1 :

Setelah dat<: dimasukkan lewat terminal, komputer malakukan pengecekan validitas trnnsaksi, jika ada kesalahan akan nampak pesan Jewat layar monitor, bila tidak rnengandtlllg kesalahan data akan diprosese dan akan menggunakan reference dari master filer data reference. Keluaran akan nampak pada layar monitor.

Data yang digunakan untuk rnenyesuaikan master file data reference dikurnpulkan dan setiap periode tertentu akan digunakan untuk rnenyesuaikan master file data reference.

(33)

28

Master file data referen ang sudah disesuaikan digunakan sebagai data referebce untuk mempro transaksi yang te~jadi.

Cara ini dalam bentuk gambar akan narnpak seperti dibawah ini :

Terminal

s

Master File data reference )

Validitas Proses (segera)

.,.

^__ Master

File data reference

Up-date File data Reference

periodik

Input rerubahan

Ji le periodik

Gambar) : Proses transaksi dengan segera dan meng up-date reference secar;:i periodik.

Sumber : Zaki Baridwan, Sistim lnformasi Akuntansi, cetakan ketiga, l 99 l, BPFE Yogyakarta, halaman 77.

dalam master file.

b. Terminal Entry/Batch Processing

Metode ini rnerupakan gabungan dai-i kedua cara dasar dalarn proses data dengan komputer. Dalam cara ini data yang terjadi langsung dimasuldcan lewat terminal tetapi tidak diproses dengan segera. Data yang dimasukkan disimpan

(34)

29

dulu dalzim suatu file transaksi rnenunggu s2at diproscs. Transaksi yang terjadi dicek dulu valid1tasnya sebelum dicatat dalarn file transaksi

Metode ini dapat rlibedakan n1enjadi dua, tergantung pada pe11gecehu~

validitas transaksinya, yaitLl :

Validitas transaksi dicek dengan rnenggunakan file data reference.

Langkah-langkah dalam earn ini adalah :

setelah data dirnasukkan lewat terminal pada saat terjadinya, validitas • dicek dangan data reference.

Bila ada kesalahan nampak pada layar monitor, transaksi yang valid disirnpan daiarn file transaksi yang setiap periode akan di proses.

Contoh trnnsaksi yang died: dengan c:;:ita reference ini adalah pengcluaran kas. i\pabila pcrusahaan akan rnernbayar hutang maka transaksi pengeluara1~

l

kas akan mernerlukan data reference daiam file hutang. Dari file ini diketahui jurnlah yang harus dibayar, nornor faktur, tanggal pembelian dan lainnya. Transaksi. pengeluaran kas ini dimasukkan ke terminal pada saat terjadi tetapi diproses setiap periode

Cara ini dapat digm11barkan seperti dibawah ini :

(35)

Master

!:le

Validilas dan '

1

Menyimpan - - • transaks1

File Transaksi

Valid ....

____ _

l~)~oses

~iodik 3 ()

Gambar 6 Terminal entry/batch processing bila validitas transaksi dicek dengan rnenggunakan file data reference

Surnber Zaki Baridwan, Sistim lnformasi Akuntansi, cetakan ketiga

1991, BPFE Yogyakarta, halaman 79.

Validitas transaksi dicek dengan menggunakan program-progrnm yang berisi nilai tertentu

Contoh transaksi yang diproses dengan cara ini a(falah pen~buatan faktur penjualan. Validitas harga jual dapat dicek dengan rnenggLmakan program komputer yang berisi harga minimum dan maksimum, sehingga bila terdapat harga j ual yang melebihi batas dapat diketahui kesalahannya.

Gambar dari cara ini adalah sebagai berikut:

Validitas Dan Penyi:npanan

transaksi

File

transaksi Proses perioclik

C!amhar 7 TcrminC1l c11tn·/hatch processing hil'1 v;1lidiU1s u·ans~iksi docck dc11g<111 rnc1H,'g111'aka11 program ).1ang hcr1si 11ilai lcrtcntt1

(36)

3 l

Sumber Zaki Baridwan, Sistim lnforma~:i Ah1i1tansi, cetakan ketiga, BPFE Yogyakarta, t991, alaman 80.

c. Batch Entry/Batch Processing

Yang ctimaksud dengan batch entry adalah proses memasukkan sekelompok data ke kornputer sekaligus, sedangkan yang dimaksud dengan batch processing adalah proses sekelompok data oleh lrnmputer sekaligus. Jika dibandingkan dengan on-1 i ne processing ma.ka batch processing dapat menggunakan kompute!"

iebih efisien, karena sekaligus proses sekelompok data clapat diselesaikan.

Batch processing dapat juga memanfac,tkan kontrol total untuk pengecekm1. Proses data dengan rnenggumikan metocle ini dapat dilakukan dalam dua bentuk yang berbeda yaitu :

Batch processing dengan urutan data seperti yang ada di dalam t'ile. Dalam cara ini agcir transaksi yang terjadl dapat diproses maka diperlukan mensortir transaksi kedaiam urutan yang sama dengan urutan data dalam file

Batch processing dcngan urutan transaksi

Dalam cara ini transaksi yanhg terjadi tidak perlu disortir karena transaksi yang ada akan diproses dengan · uartan transaksi, karena itu media yang . digunakan untuk master file har;us bcrsifat direct access clan yang dapa[

digunakan hanyalah disk atau drum magnetis, sedangkan pita tidak dapat digunakan. Cara ini sebaiknya digunakan bila untuk mensortir diperlukan waktu yang lebih lama dibanding¹proses yang digunakan Jrutan data dalam file.

(37)

"Konversi data mel iputi pengumplilan dan pemrosesan data untu k rnenghasilkan informasi yang dibutuhkan. Karena adanya kemampuan komputer, rYiaka sistim inforrnasi berdasarkan komputer dapat sangat memudahkan konversi data tersebut, rnisalnya sistim dapat rnemproses volume transaksi dengan jumlahbesar secara tepat waktu dan cer111at"_ 13l

Konfersi data akuntansi akuntansi dcngan rnenggunakan komputer tetap rnasih berpedoman kepada siklus, yang digambarkan seperti dibawah ini :

M'.'!na- Do-

Bagan Perki-

raan

Meng- Merna

ngkap ku- elorn- suk- Mem-

Dan Men pok kan pas

So

~'l1Cn- Sum- kan (men- kan _ar

ca tat ber dan Cat at data

I

data ^_,,...-' meng- ulang ke

buku

...

~

1

^Dah^Memin-^sai-

l

^{Do per-}^K.iraan_{Ke ne-}

Ra ca saldo

kode- kan data

Data ke jurnal

Neraca saldo

{

Mengikhtisarkan dalam Japoran

keuangan

Laooran Keuang-

an

-,

I I I I I I I I

--- --- --- --- --- --- - --- · -

I

Gambar 8: Siklus Akuntansi

Sumber : Joseph W. Wilkinson, Sistini Akuntansi dan Informasi, Jilid 1, Penerbit Erlangga,l 986, .ludul asli Accounting and Information System, Second Edition, diterjernahkan Marinus S, 1990, halarnan 15.

U) .Joseph W. Wilkinson. Ssistim Akunlansi dan lnformasi, Jilid I, Pcncrbit .Erlangga, Jakarta, .Judul asli Accounting and fnfom1ation System, Second Edition, te1jemahan oleh M:irianus Sirn1ga, 1990, halaman 332

(38)

,,

.L'

Tahapan pengolahan data engan rnenggunakan komputer dapat dibagi atas tiga yaitu :

a. Input Data

b. Proses Data

c. Output Data a. Input Data

Data yang digunakan untuk memasukkan (input) kedalam komputer diperoleh dalarn beberapa tahap sebelum sampai ke kornputer. Pertama kali transaksi yang te~jadi perlu diidentifikasi dan dicatat, disebut dengan data

carturc Untuk mengidcntif'1kasi dan rncncatat transaksi yang tc~jadi ada dua

kemungkinan yaitu:

Data dicatat sarna seperti sistim manual, yaitu digunakan bukti-bukti transaksi yang kemudian hams diubah agar sesuai dengm1 rnesm komputcr.

Data dicatat dengan cara-cara yang dapat dibaca komputer atau memasukkan data kedalam komputer dengan menggunakan terminal.

Sesudah data diidentifikasi dan dicatat dalam bukti transaksi, maka perlu dirubah bentuknya kedalarn bentuk ^yang dapat dibaca 111esin. Ket,riatar.

rnerubah bentuk datadisebut kegiatan penyiapan data (data preparation), ten:1asuk pernberian kode. Transaksi akuntansi harus dik,elompokkan dan d1beri kode untuk setiap perkiraan yang t:imbul akibat suatu transaksi sebelurn diposkan kebuku besar.

Pernberian kodc telah didefenisikan scbagai berikul :