1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Semua perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan penjualan perusahaanya.
Karena dengan meningkatnya penjualan akan meningkatkan pula pendapatan perusahaan. Penjualan dapat dilaksanakan secara tunai maupun kredit.
Penjualan dari suatu produk yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penentu dalam kegiatan perusahaan. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan. Penjualan kredit atas suatu produk merupakan salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang.
Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap pembeli. (Mulyadi, 2001:210).
Prinsip Pemberian Kredit adalah faktor 5C yaitu Character = Data tentang kepribadian calon pembeli, Capital = Kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan calon pembeli, Capacity = Kemampuan calon debitur dalam membayar piutang dagang, Collateral = Jaminan yang diberikan calon pembeli, Condition of Economic = Mengaitkan kondisi ekonomi dengan usaha calon pembeli. Formula 4P yaitu Personality = Mencari data mengenai calon pembeli, Purpose = mencari
2
tahu tujuan calon pembeli, Prospect = Harapan masa depan dari usaha calon pembeli jika diberikan barang secara kredit, Payment = Mengetahui bagaimana calon pembeli dapat membayar pinjamannya.
PT. Cheong Song Indonesia merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang perindustrian yang melakukan pengolahan bahan baku benang menjadi kain grey . Sebagai perusahaan PT. Cheong Song Indonesia memerlukan suatu sistem akuntansi penjualan kredit.
Sistem akuntansi penjualan kredit yang dilakukan di PT. Cheong Song Indonesia meliputi prosedur penjualan, prosedur gudang, prosedur pengiriman , prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang dengan melibatkan bagian akuntansi atau fungsi yang terkait dan dokumen-dokumen yang digunakan.
Sebagai pengawasan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang atas informasi yang ada didalamnya telah disetujui dan dipertanggung jawabkan.
Sistem akuntansi di PT. Cheong Song Indonesia pada dasarnya sudah baik, hanya saja belum begitu efektif, karena masih ada fungsi atau unit yang terkait merangkap lebih dari satu pekerjaan. Untuk itu perlu di kaji kembali tentang sistem yang digunakan sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing – masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif.
Dalam laporan tugas akhir ini diharapkan dapat mengetahui gambaran tentang sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3). Oleh karena itu perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan sistem akuntansi dengan baik yang menjamin pengawasan terhadap penjualan, agar penjualan tidak disalahgunakan karena penjualan merupakan sumber pendapatan yang utama bagi perusahaan.
Dari uraian diatas maka dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis menetapkan judul “SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN PRODUK SECARA KREDIT PADA PT. CHEONG SONG INDONESIA CIMAREME BANDUNG BARAT”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka permasalahan pokok yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini antara lain:
1. Bagaimana prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
2. Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
3. Catatan apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
4. Bagian atau unit apa saja yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
4
1.3. Maksud dan Tujuan Laporan 1.3.1. Maksud Laporan
1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Diploma III ASM Ariyanti.
2. Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam bidang Manajemen Administrasi Akuntansi khususnya dalam Sistem Penjualan Produk Secara Kredit.
3. Memperoleh data guna penyusunan Laporan Tugas Akhir ASM Ariyanti.
1.3.2. Tujuan Laporan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Cheong Song Indonesia.
2. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
3. Untuk mengetahui catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
4. Untuk mengetahui bagian dan unit yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
1.4. Kegunaan Laporan 1. Penulis
Penulis dapat membandingkan teori yang telah didapat selama mengikuti perkuliahan di ASM Ariyanti dengan praktek yang dilaksanakan di PT.
Cheong Song Indonesia.
2. ASM Ariyanti
Hasil laporan ini diharapkan dapat menjadi tambahan referensi bagi mahasiswa ASM Ariyanti dalam menambah wawasan yang berhubungan dengan Sistem akuntansi Penjualan Produk Secara Kredit.
3. PT. Cheong Song Indoensia
Laporan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan masukan dan evaluasi bagi manajemen PT. Cheong Song Indonesia dalam membuat kebijakan khususnya dalam Sistem akuntansi Penjualan Produk Secara Kredit.
1.5. Metode dan Teknik Pengumpulan data 1.5.1. Metode
Metode yang digunakan oleh penulis dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini adalah metode Deskriptif yaitu pengamatan yang dilaksanakan berdasarkan fakta yang terjadi di lapangan.
1.5.2. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data dalam pembuatan laporan ini. Penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Wawancara
Dalam teknik pengumpulan data ini penulis melakukan sesi tanya jawab dengan pihak terkait, yang berhubungan langsung dengan sistem akuntansi penjualan produk secara kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
2. Observasi
6
Dalam teknik pengumpulan data ini penulis terjun langsung ke lapangan untuk mengamati bagaimana Pelaksanaan Sistem akuntansi penjualan produk secara kredit pada PT. Cheong Song Indonesia.
3. Studi Pustaka
Dalam teknik pengumpulan data ini penulis mengumpulkan teori dari berbagai macam buku, karya ilmiah, jurnal yang berhubungan dengan sistem penjualan secara kredit serta mengumpulkan data yang didapat dari dokumen-dokumen yang dimiliki di PT. Cheong Song Indonesia.
1.6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1.6.1. Waktu Pelaksanaan
Praktek kerja lapangan dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini dilaksanakan mulai tanggal 02 Maret 2020 sampai dengan 02 Juni 2020, dari hari Senin sampai dengan Jum’at dengan waktu kerja dimulai pukul 08.00 – 16.00 dan hari Sabtu dengan waktu kerja dimulai pukul 08.00 – 13.00.
Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dan Penulisan Laporan
N
o Uraian Kegiatan
Waktu
Ket Februari Maret April Mei Juni
Minggu Ke
Minggu Ke
Minggu Ke
Minggu Ke
Min ggu
Ke 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 1 Permohonan Surat
PKL
2 Pelaksanaan PKL 3 Bimbingan LTA 4 Pengumpulan Data 5 Pengolahan Data 6 Penulisan Laporan 7 Akhir Pelaksanaan
PKL
8 Laporan Selesai
1.6.2. Tempat Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan di PT. Cheong Song Indonesia yang beralamat di Jl. Industri Cimareme No. 2, Cimareme, Ngamprah, Kabupaten Bandung Barat , Jawa Barat 40552, Tel : (022) 6866661 Fax : (022) 6866665 E-mail : [email protected] .
8 BAB II
DATA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Data
2.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Cheong Song Indonesia adalah perusahaan yang berdiri sejak 09 Maret 1991 hingga sekarang bergerak di bidang industri manufaktur yang memproduksi kain grey yang beralamat di Jl. Industri Cimareme No. 2, Cimareme, Ngamprah, Kabupaten Bandung Barat , Jawa Barat 40552, Tel : (022) 6866661 Fax : (022) 6866665 E-mail : [email protected]
2.1.2. Struktur Organisasi PT. Cheong Song Indonesia
Struktur organisasi adalah suatu susunan unit – unit kerja dalam suatu organisasi yang dapat menunjukkan bahwa adanya pembagian kerja. Struktur organisasi juga merupakan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat dalam suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan.
Didalam struktur organisasi yang baik dapat menjelaskan hubungan, fungsi, tugas dan wewenang dari setiap bagian. Dengan ada kejelasan tersebut dapat membuat terjalinnya koordinasi dan kerjasama yang baik antara setiap bagian.
Adapun struktur organisasi PT. Cheong Song Indonesia adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Cheong Song Indonesia
2.1.3. Uraian Tugas
Uraian tugas merupakan rincian tugas dari setiap bagian – bagian yang ada di perusahaan atau organisasi. Dengan adanya uraian tugas akan memudahkan direktur untuk melakukan pengawasan terhadap setiap pekerjaan karyawannya.
Bukan hanya itu, karyawan pun dapat lebih berkonsentrasi terhadap suatu pekerjaan, sehingga setiap aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Berikut merupakan uraian tugas yang terdapat di PT. Cheong Song Indonesia : 1. Komisaris
Bertugas :
a. Melakukan pengawasan atas kebijakan pengurusan b. Membuat dan menyimpan risalah rapat dewan komisaris c. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan kepada RUPS
10
2. President Direktur Bertugas :
a. Pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan
b. Wajib beritikad baik dan bertanggung jawab dalam melakukan pengurusan dalam perseroan
c. Wajib mewakili perseroan baik diluar maupun di dalem pengadilan 3. Wakil President Directur
Bertugas :
a. Mengkoordinasi Manajer-manajer bidang dalam menjalankan fungsinya.
b. Membantu Direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya.
c. Menjadi teladan yang baik bagi pengurus.
4. General Manager Bertugas :
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawan.
b. Mengelola operasional harian perusahaan.
c. Merencanakan , melaksanakan , mengkoordinasi , mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
5. Financial Manager Bertugas :
a. Membantu pencapaian sasaran keungan perusahaan dengan mempersiapkan laporan secara tepat waktu.
b. Membantu general manager mengumpulkan atau menyusun data untuk rancangan keuangan jangka pendek maupun jangka panjang
c. Merencanakan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan pembukuan dan keuangan perusahaan.
2.1.4. Subjek Laporan
2.1.4.1. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.
Cheong Song Indonesia
Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia antara lain sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan
Dalam prosedur penjualan ini, fungsi prosedur penjualan menerima permintaan dari pelanggan dan menyetujui permintaan tersebut.
2. Prosedur Gudang
Dalam prosedur gudang ini, fungsi menyiapkan barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang.
3. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur pengiriman ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang dan surat jalan kepada pelanggan sesuai dengan kain yang di kirim ke pelanggan.
4. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
12
5. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.
2.1.4.2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT.
Cheong Song Indonesia
Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT. Cheong Song Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Purchase Order
Purchase Order adalah dokuman yang berisi order permintaan dari pelanggan yang dibuat oleh pelanggan dan ditandatangani oleh pelanggan untuk memasukan no po ke surat jalan.
2. Sales Contract
Sales Contract adalah surat yang memberikan otorisasi kepada bagian penjualan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan.
3. Intruksi Pengiriman
Intruksi Pengiriman adalah surat yang memberikan otorisasi kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang yang akan dikirim ke pelanggan.
4. Surat Pengeluaran barang
Surat Pengeluaran barang adalah surat yang dibuat oleh bagian gudang dari data gudang yang sesuai dengan barang yang sudah disiapkan untuk pengiriman.
5. Check List Georgette
Check List Georgette adalah surat lampiran dengan surat pengeluaran barang yang fungsinya untuk pemberitahuan data sesuai dengan barang yang sudah disiapkan untuk pengiriman.
6. Surat Jalan
Surat Jalan adalah surat yang dikirimkan bersamaan dengan barang yang dikirim ke pelanggan.
7. Packing List
Packing List adalah surat lampiran dengan surat jalan yang fungsinya untuk pemberitahuan data yang ada didalam pengiriman ke pelanggan.
8. Surat penagihan
Surat penagihan yang berisikan rincian tagihan atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan
9. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atas pembeliaan barang.
10. Faktur Pajak
Faktur Pajak adalah Bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak (PKP) yang melakukan penyerahan barang kena pajak ( BKP ).
2.1.4.3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia yaitu :
14
1. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang PT. Cheong Song Indonesia.
2. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan ini digunakan untuk mencatat penjualan baik secara tunai maupun kredit berdasarkan informasi yang diterima.
3. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
2.1.4.4. Bagian atau unit yang terkait dalam sistem penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia
Bagian atau unit yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Cheong Song Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi bertugas menerima order penjualan dari pelanggan , membuat sales contrac dan Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat intruksi pengiriman kepada pelanggan.
2. Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas nyiapkan barang sesuai dengan informasi yang ada dalam intruksi pengiriman barang.
3. Bagian Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa barang yang akan dikirim, memberi otorisasi pengiriman dan mengirimkan barang.
4. Bagian Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini yang membuat surat penagihan ,faktur penjualan dan faktur pajak serta mengirimkan penagihan piutang kepada para pelanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat jurnal penjualan dan mencatat piutang ke buku piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
2.2. LANDASAN TEORI
2.2.1. Pengertian Sistem dan Prosedur 1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Alexander MC Queen (1993 : 852) mengemukakan bahwa
“Sistem adalah suatu rencana atau skema pola-pola/konsepsi-konsepsi suatu subyek yang dihubungkan secara keseluruhan”. Selanjunya Makassau (1993 : 37) mengemukakan bahwa sistem adalah: “Merupakan totalitas yang efisien dan efektif, terdiri dari bagian yang berstruktur dan berBerlian Motoraksi teratur secara kausalitas dan saling berhubungan satu sama lainn didalam wadah (transpormasi/konversi) yang dipengaruhi oleh aspek-aspek lingkungan, guna mencapai tujuan”. Selain itu Steven A. Mocove mengemukakan bahwa sistem adalah: “Suatu kesatuan (ontity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub-
16
sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan mencapai tujuan-tujuan tertentu”. Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
2. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Prosedur menurut Drs. Sukrisno Agoes (2000 : 105) dalam bukunya Auditing I mengatakan bahwa: Prosedur adalah langkah-langkah yang harus dijalankan dalam melaksanakan aturan agar tidak melakukan penyimpangan dan bekerja secara efektif dan efisien. Sedangkan prosedur menurut Tata Sutabri dalam bukunya
"Sistem Informasi Akuntansi" Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
2.2.2. Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
Definisi akuntansi menurut Haryono Jusup (2001: 4) adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Menurut Nugroho (2009) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi merupakan suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir atau menyusun ,mengumpulkan, dan mengikhtiarkan keterangan-keterangan yang menyangkut seluruh transaksi perusahaan, dimana para pegawai, kegiatan-kegiatan perusahaan, bahan-bahan dan mesin-mesin dapatdipadukan sedemikian rupa sehingga pengawasan dapat dijalankan sebaik- baiknya.” Pengertian sistem akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2008:181) adalah sebagai berikut : “Sistem akuntansi adalah suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggung jawaban bagi aktivitas dan kewajiban yang berkaitan.” Menurut Baridwan (2008:4) sistem akuntansi yaitu:
“Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usulan sutu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan baik dalam benntuk laporan-laporan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan
18
bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham kreditur dan lembaga-lembaga pemerintahan untuk memuali hasil operasi.”
Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang digunakan untuk merangkum semua kegiatan dan transaksi perusahaan guna menghasilkan informasi yang diperlukan oleh manajeman sebagai alat pengawasan demi kelancaran aktivitas perusahaan dimasa yang akan datang.
2.2.3. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 210) yaitu penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jadi dalam sistem akuntansi penjualan terdapat unsur-unsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem akuntansi yang disebut sistem akuntansi penjualan kredit. Menurut Haryono (2003:38) Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan dengan perjanjian dimana pembayarannya dilaksanakan secara bertahap, yaitu ;
1. Pada saat barang-barang diserahkan kepada pembeli, penjual menerima pembayaran pertama sebagian dari harga penjualan (diberikan down payment).
2. Sisanya dibayar dalam beberapa kali angsuran.
Disamping itu untuk melindungi kepentingan penjual dari kemungkinan tidak ditepatinya kewajiban-kewajiban oleh pihak pembeli, maka terdapat beberapa bentuk perjanjian (kontrak) penjualan kredit sebagai berikut ;
1) Perjanjian penjualan bersyarat (conditional) sales (contrac), dimana barang-barang telah diserahkan, tetapi hak atas barang-barang masih berada di tangan penjual sampai seluruh pembayarannya dilunasi.
2) Pada saat perjanjian ditandatangani dan pembayaran pertama telah dilakukan, hak milik dapat diserahkan kepada pembeli, tetapi dengan menggadaikan atau menghipotikkan untuk bagian harga penjualan yang belum dibayar pada pihak perusahaan.
3) Hak milik atas barang-barang untuk sementara diserahkan kepada suatu badan “trust” (trustee) sampai pembayaran harga penjualan dilunasi.
Setelah pembayaran dilunasi oleh pembeli, baru trustee menyerahkan hak atas barang-barang itu kepada pembeli. Perjanjian semacam ini dilakukan dengan membuat akte kepercayaan (trut need atau trust indenture).
4) Beli sewa (lease purchase), dimana barang-barang yang telah diserahkan kepada pembeli dianggap disewakan kepada pembeli sampai harga dalam bentuk kontrak telah dibayar lunas, baru sesudah itu hak milik berpindah kepada pembeli.
Penjualan kredit menurut Soemarso (2005:338) mengemukakan bahwa :
“Penjualan kredit adalah kelonggaran yang diberikan perusahaan kepada pelanggan pada waktu melakukan penjualan. Kelonggaran-kelonggaran yang diberikan biasanya dalam bentuk memperbolehkan pelanggan tersebut membayar kemudian atas penjualan barang atau jasa yang diakukan, misalnya dengan syarat penjualan. Sedangkan penjualan kredit menurut Sujarweni (2015:89) “adalah sistem penjualan dimana pembayarannya dilakukan setelah barang diterima
20
pembeli yang jumlah dan jatuh tempo pembayarannya disepakati oleh kedua pihak.Berdasarkan dua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penjualan kredit adalah sistem penjualan dimana pelanggan mendapatkan barang yang diinginkan dan pembayarannya dilakukan dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.
2.2.3.1. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
2.2.3.2. Prosedur yang membentuk sistem
Menurut Mulyadi (2001: 219,220) prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi:
1. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.
2. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit.
3. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman.
4. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
5. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.
6. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu.
Sedangkan menurut Sujarweni (2015:89) prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pelanggan.
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini bagian penjualan meminta persetujuan kredit pada bagian kredit yaitu pada bagian keuangan.
3. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang pada pebeli sesuai surat order pengiriman.
4. Prosedur faktur/penagihan
22
Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan dikirim pada pembeli.
5. Prosedur pencatatan akuntansi
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi membuat kartu piutang berdasarkan faktur penjualan.
Berdasarkan uraian tersebut penulis menyimpulkan bahwa prosedur sistem akuntansi penjualan kredit itu sangat perlu dan harus diterapakan di suatu perusahaan agar tercipta suatu sistem dan prosedur yang baik.
Sedangkan menurut Krismiaji (2010:307) bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit adalah:
1. Bagian Penjualan
Bertanggungjawab untuk menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan, membuat surat order penjualan, dan meminta persetujuan kredit ke bagian kredit.
2. Bagian Kredit
Bertanggungjawab untuk memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan. Setelah itu memberikan persetujuan kredit terhadap surat order penjualan.
3. Bagian Gudang
Bertanggungjawab untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat order penjualan.
4. Bagian pengiriman
Bertanggungjawab untuk mengirim barang yang sesuai dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian kredit ke pelanggan, dan menjamin bahwa barang yang dikirim telah sampai ke pelanggan yang disebut dalam surat order penjualan.
5. Bagian Penagihan
Bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan dan mencatat penjualan tersebut dalam jurnal penjualan.
6. Bagian Piutang
Bertanggungjawab untuk memposting transaksi penjualan kredit ke rekening pelanggan yang bersangkutan.
2.2.3.3. Dokumen yang digunakan
Menurut mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah:
1. Surat order Pengiriman dan tembusanya a. Tembusan Kredit (Credit Copy)
b. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) c. Surat Muat (Bill of loading)
d. Slip Pembungkus
e. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
f. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy) g. Arsip Index Silang (Cross Index File Copy)
2. Faktur dan tembusanya
a. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
24
b. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales JournalCopy) c. Tembusan Analisis (Analisys Copy)
d. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
4. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Sedangkan menurut Sujarweni (2015:92) dokumen yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah :
1. Faktur Order Penjualan 2. Faktur Penjualan
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen tersebut saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan karena dokumen tersebut merupakan dokumen pendukung didalam proses penjualan kredit.
Menurut La Midjan (2001:183) Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit yaitu:
1. Order Penjualan Barang (Sales Order)
Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.
2. Nota Penjualan Barang
Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan.
3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order)
Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip.
4. Faktur Penjualan (Invoice)
Adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.
5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip)
Adalah dokumen yang menunjukan perintah untuk mengirimkan sejumlah barang yang sesuai dengan pesanan pelanggan, yang menunjukan nama barang dan jumlah barang.
6. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Adalah catatan akuntansi yang menunjukan adanya transaksi penjualan, baik secara kredit ataupun secara tunai.
2.2.3.4. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001: 218), catatan akuntansi yang digunakan adalah:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan tunai maupun kredit.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada tiap debiturnya.
26
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4. Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang ada di gudang.
5. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
Sedangkan menurut Sujarweni (2015:93) catatan yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah :
1. Jurnal Penjualan
Digunakan untuk merekam terjadinya transaksi penjualan barang.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi yang berupa buku pembantu yang isinya adalah rincian piutang-piutang debitur.
3. Jurnal Umum
Digunakan Untuk mencatat jurnal penjualan.
4. Kartu Persediaan Barang
Digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang digudang.
5. Kartu Gudang
Digunakan untuk mencatat berkurangnnya jumlah produk yang dijual.
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa catatan akuntansi di atas merupakan catatan yang wajib dibuat dalam proses penjualan kredit, karena dari catatan tersebutlah suatu perusahaan atau organisasi dapat mengetahui jumlah penjualan setiap bulannya sehingga catatan akuntansi ini sangat penting dan bermanfaat.
Menurut V.Wiratna (2015:87) Jika perusahaan menggunakan metode perpetual maka perlu ada catatan akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan ini digunakan untuk merekam terjadinya transaksi penjualan barang. Terjadinya penjualan barang ini menambah jumlah penjualan yang ada.
b. Kartu Piutang Merupakan catatan akuntansi yang berupa buku pembantu isinya adalah rincian masing masing debitur.
c. Jurnal Umum Pada Jurnal umum untuk mencatat penjualan adalah sebagai berikut: Piutang XXX
Penjualan XXX
d. Kartu Persediaan Barang Kartu persediaan barang dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk mengawasi mjutasi dan persediaan barang di gudang.
e. Kartu Gudang Kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah produk yang dijual, pembuat kartu gudang adalah bagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.
2.2.3.5. Unit Organisasi yang terkait
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yaitu:
28
1. Bagian Penjualan
Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Bagian Kredit
Bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang
Bagian ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.
5. Bagian Penagihan
Bagian ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.
6. Bagian Akuntansi
Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
Sedangkan menurut Sujarweni (2015:91) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit yang terkait adalah
1. Fungsi Penjualan
Menerima pesanan/order dari pelanggan berdasarkan surat order yang diterima pelanggan, membuat surat pesanan penjualan dan memberikannya ke fungsi kredit, setelah membuat surat perintah pengiriman barang.
2. Fungsi Kredit
Menerima surat order penjualan, memeriksa status kredit dan memberi persetujuan kredit.
3. Fungsi Gudang
Menyiapkan barang sesuai pesanan yang diminta pelanggan.
4. Bagian Penagihan
Membuat faktur penjualan sebanyak 3 rangkap, memberikannya ke pembeli, mengarsipkanya, dan memberikannya ke bagian akuntansi
5. Bagian Akuntansi
Membuat jurnal dan membuat kartu piutang dan persediaan.
Berdasarkan penjelasan tersebut penulis menyimpulkan bahwa fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi sangat erat hubunganya apabila melakukan proses penjualan kredit dan penerimaan kas sehingga keenam fungsi tersebut sangat dibutuhkan perusahaan.
Sedangkan menurut Hall (2011:265), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan
30
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut).
2. Fungsi Kredit
Fungsi kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke fungsi penagihan, pergudangan, dan pengiriman.
3. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Fungsi gudang juga perlu mencatat penyesuaian data persediaan.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke fungsi penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
3. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke fungsi piutang.
6. Fungsi Piutang
Fungsi piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
7. Fungsi Buku Besar
Fungsi buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
