PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN BERKAS PADA KANTOR NOTARIS DILA MEILINDA, S.H., M.Kn

Penulisan laporan PKL ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh sertifikat PKL pada Program Studi Sarjana Sistem Informasi. Yeni Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia. Agung Tri Prastowo, M.Kom., selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan laporan magang kerja lapangan ini.

Ibu Dilla Meilinda, S.H., M.Kn., selaku pemilik Kantor Notaris Dilla Meilinda, S.H., M.Kn., yang telah sangat membantu dalam berusaha mendapatkan data-data yang penulis perlukan. Akhir kata penulis berharap kepada Allah SWT Kemudian, apabila pegawai ingin mencari berkas-berkas lama yang diperlukan, maka pegawai tersebut harus memeriksa berkas-berkas tersebut satu persatu di lemari arsip. Oleh karena itu, membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari file yang dibutuhkan, sering terjadi kehilangan dan kerusakan pada file yang disimpan, serta tidak adanya keamanan data sehingga file tersebut ditemukan dan dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Dengan sistem pengarsipan yang terkomputerisasi, karyawan akan dengan mudah mengarsipkan file dalam jumlah besar dan dapat dengan cepat mencari file-file lama yang diperlukan pada waktu tertentu sehingga informasi yang diperlukan tepat waktu.

LatarBelakang

Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis menyarankan untuk membuat sistem informasi pengarsipan file. Diharapkan dengan sistem file yang terkomputerisasi, pegawai dapat dengan mudah mengarsipkan file dalam jumlah besar dan dapat dengan cepat mencari file-file lama yang dibutuhkan pada waktu tertentu sehingga informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya. Berdasarkan uraian di atas, penulis menyusun laporan PKL dengan judul “Perancangan Aplikasi Pengarsipan Berkas Dekat Kantor Notaris dan PPAT Dila Meilinda, SH., M.Kn.”.

Rumusan Masalah

BatasanMasalah

Pelaporan kegiatan selama mengikuti PKL di kantor Notaris dan PPAT Dila Meilinda, SH., M.Kn. Sebagai sumbangan mental dan memberikan kemudahan bagi kantor Notaris Dila Meilinda S.H., M.Kn. dan PPAT dalam melaksanakan proses pengarsipan berkas di kantor Notaris DilaMeilinda S.H., M.Kn. dan PPAT. Memberikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan penulis sejak tanggal 23 November 2015 sampai dengan tanggal 16 Januari 2016 di kantor Notaris Dila Meilinda S.H., M.Kn dan PPAT.

Mengumpulkan informasi berupa data dengan cara menanyakan langsung kepada pimpinan dan pegawai yang mengetahui data terkait aplikasi pengarsipan berkas di kantor DilaMeilinda S.H., Notaris M.Kn dan PPAT. Observasi dilakukan berdasarkan praktik kerja lapangan (PKL) yang berlangsung dengan memperhatikan kegiatan dan sistem kerja pada kantor Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn dan PPAT Kabupaten Pesawaran. Uraian ini harus dikaitkan dengan permohonan pemberkasan berkas ke kantor Notaris dan PPAT DilaMeilinda S.H., M.Kn.

Bab ini memuat hasil penelusuran dan analisis penulis mengenai permohonan pengajuan berkas pada DilaMeilinda S.H., M.Kn Notaris dan Kantor PPAT. Kesimpulannya memuat hasil pembahasan mengenai perancangan aplikasi pengarsipan berkas pada DilaMeilinda S.H., M.Kn Notaris dan Kantor PPAT. Bahkan sudah banyak perusahaan leasing yang telah bekerjasama dan menjadi mitra notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn.

Notaris adalah pemilik dan pendiri suatu kantor atau organisasi yang mempunyai tanggung jawab penuh atas kegiatan yang berlangsung di kantor Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn. Bagian nomor berkas merupakan bagian yang penting karena pada bagian ini berkas-berkas yang diterima dari pihak yang menyewakan diperiksa dan diberi nomor berdasarkan nomor urut akta.Sehubungan dengan wewenang dan tanggung jawab bagian nomor berkas pada kantor Notaris Dila. Meilinda, S.H., M.Kn. Bagian pencatatan akta bertugas memasukkan data-data yang diperlukan untuk pembuatan Akta Jaminan Fidusia (AJF), Wewenang dan tanggung jawab bagian nomor berkas pada kantor Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn.

Bagian pemasukan sertifikat fidusia bertugas membuat akta sebagai bukti otentik sehubungan dengan kontrak antara perusahaan leasing dengan notaris.Kewenangan dan tanggung jawab bagian pemasukan sertifikat fidusia ada pada kantor notaris. Dil Meilind, S.H., M.Kn. Bagian penyerahan berkas bertugas mengirimkan dokumen jaminan fidusia, sertifikat fidusia yang disertai dengan akta.Wilayah dan tanggung jawab bagian penyerahan berkas berada pada kantor notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn. Stempel atau stempel yang digunakan oleh Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn merupakan stempel Notaris yang disahkan oleh pemerintah dan diatur dengan undang-undang.

Penulis dimuat pada Bagian Pencatatan Akta Perwalian pada kantor Dila Meilinde, S.H., M.Kn, Notaris yang beralamat di Jalan Lan Imam Bonjol Nomor 33 Kurungan Nyawa, Kecamatan Gedong Tataan, Kabupaten Pesawaran. Perhatikan bagaimana tata cara pengarsipan berkas di kantor Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn dengan menggunakan Microsoft Office Word. Dokumen yang digunakan pada saat pengarsipan berkas di kantor Notaris Dila Meilinde, S.H., M.Kn Kantor Notaris Dila Meilinde, S.H., M.Kn.

Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Metode Pengumpulan Data

Wawancara
Pengamatan
Tinjauan Pustaka
Dokumentasi

Dalam hal ini metode pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian, yaitu dilakukan dengan mempelajari data tertulis seperti literatur, catatan, pada saat praktek kerja lapangan (PKL) dan bahan tertulis lainnya yang diperoleh dengan membaca buku di perpustakaan dan mencari di internet mengenai hal tersebut. data yang berkaitan dengan aplikasi pengarsipan file untuk memperoleh teori-teori yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan penelitian. Dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan data-data terkait Aplikasi Pengarsipan Berkas yang akan dijadikan lampiran dalam Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

Sistematika Penulisan

LANDASAN TEORI

Pengertian Aplikasi
PengertianPengarsipan

Penyimpanan Arsip
Prosedure Penyimpanan
Metode Penyimpanan Arsip
Macam-macam Penyimpanan Arsip
Ciri-Ciri Arsip yang Baik
Pengarsipan Elektronik
Sistem Management Arsip Elektronik

Pengertian Berkas
Tahap Metode Waterfall

Definisi Persyaratan
Sistem dan Perangkat Lunak Desain
Implementasi dan Unit Testing
Integrasi dan Pengujian Sistem
Operasi dan Pemeliharaan

Alat-alatPengembanganSistem

BaganAlirDokumen
Data Flow Diagram
Entity Relationship Diagram

Kamus Data

Nomor kode masalah klasifikasi arsip dan tanggal pengiriman atau penerimaan surat dapat digunakan sebagai dasar pemilahan arsip yang akan disimpan. Cara penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal adalah cara menata arsip dengan cara menempatkannya pada lemari atau rak arsip dan map (kartu, organiser) dengan menggunakan urutan tanggal yang tertera pada naskah atau surat. Cara penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor merupakan suatu cara menyusun arsip yang mana penempatannya pada tempat penyimpanan berdasarkan urutan nomor yang terkecil.

Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan untuk melanjutkan pekerjaan dalam suatu unit kerja (unit proses) dalam suatu organisasi. Tempat penyimpanan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pengorganisasian kehidupan dan kebangsaan pada umumnya, atau untuk penyelenggaraan sehari-hari. Dalam bukunya Manajemen Arsip, Suraja (2006) menyebutkan ciri-ciri arsip yang baik adalah:

Dokumen disimpan secara sistematis, artinya arsip tidak hanya disusun secara urut dan disusun menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan bahwa penyimpanan arsip dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, daerah, asal usul, organisasi atau satuan kerja pembuat dokumen. Arsip elektronik adalah arsip yang disimpan pada media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau dimodifikasi.” Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik merupakan suatu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap pekerja kantoran berupa pembuatan dan penyimpanan arsip berbasis komputer.

Sistem Pemindaian Elektronik merupakan suatu sistem pengelolaan arsip yang mengawali proses pengubahan media arsip kertas menjadi arsip elektronik. Pada tahap ini hasil perancangan perangkat lunak diwujudkan dalam serangkaian program atau unit program. Ketika memodelkan perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan pemrograman terstruktur, notasi pemodelan ini harus berupa fungsi atau prosedur dalam kode pemrograman.

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat dikaitkan dengan entitas di kumpulan entitas lain. Entitas pada grup entitas A dapat berelasi dengan beberapa entitas pada grup entitas B, namun tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada grup entitas B berelasi dengan paling banyak satu entitas pada grup entitas A. Entitas entitas pada grup entitas A dapat ditautkan ke beberapa entitas di grup entitas B, dan sebaliknya, di mana setiap entitas di grup entitas B dapat dihubungkan ke beberapa entitas di grup entitas A.

Kamus data merupakan kumpulan daftar elemen data yang mengalir melalui sistem perangkat lunak sehingga input dan output dapat dipahami secara umum (memiliki cara penulisan yang baku).

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Proses Bisnis Berjalan

Visi dan Misi Organisasi

Struktur Organisasi Notaris Dila Meilinda S.H.,M.Kn

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Lokasi Perusahaan

Logo Perusahaan

Makna dan Cap Notaris

PEMBAHASAN

DiskripsiTugas

Prosedure Sistem Berjalan

Teknik Pengumpulan Data Pengarsipan Berkas

Penulis melakukan wawancara kepada bagian entry mengenai tata cara pengarsipan file, dari hasil wawancara diketahui bahwa sistem entry menggunakan Microsoft Office Word sebagai tambahan. Analisa dan Perbaikan Permohonan Pembiayaan Akta Fidusia inilah yang akhirnya dijadikan judul laporan PKL penulis. Fungsi bagian berkas pada sistem pencatatan Akta Fidusia adalah untuk menerima berkas yang akan dimasukkan dan mengembalikan AJF dan SJF yang telah dihasilkan kepada pihak yang menyewakan.

Fungsi bagian penomoran sistem entri dokumen jaminan kepercayaan adalah untuk memberi nomor pada file yang akan dimasukkan dan menunjukkan waktu mulai dan waktu berakhirnya entri dokumen jaminan kepercayaan. Fungsi bagian input sistem entri obligasi perwalian adalah untuk memasukkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat surat obligasi perwalian dan sertifikat obligasi perwalian. Fungsi pengelola dalam sistem penginputan akta perwalian adalah untuk mengesahkan AJF dan SJF yang telah dibuat.

Buku Pemilik Kendaraan Bermotor atau sering disebut BPKB Dokumen ini memuat identitas kendaraan yang dijamin seperti nomor BPKB, nomor polisi, warna kendaraan, jenis kendaraan, tahun pembuatan, nomor rangka dan nomor mesin. Sistem dapat menjalankan proses pencarian data Undang-Undang Jaminan Fidusia untuk menghasilkan laporan kapan pun diperlukan. Kebutuhan perangkat keras pada sistem ini adalah alat yang digunakan untuk memasukkan Akta Perwalian dan mencetak Akta Perwalian serta laporannya.

Diagram aliran data adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan aliran data dari atau ke suatu sistem, dimana data tersebut disimpan untuk proses yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi yang terjadi antara data tersebut dan proses yang menghasilkannya. data yang diterapkan pada data dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Perancangan form menu login pada sistem ini dapat dilihat pada Gambar 4.7 dibawah ini. Form SJF menampilkan input file SJF yang diterima dari bagian keuangan untuk membuat laporan harian dan laporan bulanan.

Perancangan formulir pendaftaran AJF pada sistem ini ditunjukkan pada Gambar 4.11 di bawah ini. Pada saat pengarsipan dokumen di kantor Notaris Dila Meilinda, S.H., M.Kn, disarankan untuk memperbaiki alur atau pola sistem pengarsipan dengan membuat pernyataan tentang letak baki dokumen yang ingin disimpan, sehingga dapat kirimkan.

FungsiSistemBerjalan