Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Pelayanan Kantor Kecamatan Dengan Menggunakan The Open Group
Architecture Framework (TOGAF)
Firdaus Laia*, Djajasukma Tjahjadi, Christina Juliane Program Studi Magister Sistem Informasi, STMIK LIKMI, Bandung, Indonesia Email: 1firdauslaia1998@gmail.com, 2djaja@likmi.ac.id, 3christina.juliane@likmi.ac.id
Email Penulis Korespondensi: firdauslaia1998@gmail.com
Abstrak−Kantor Kecamatan Amandraya merupakan salah satu kecamatan dari 35 kecamatan yang ada di Kabupaten Nias Selatan, Pulau Nias. Wilayah Kecamatan Amandraya terdiri dari 21 desa dan 79 dusun. Kantor Kecamatan Amandraya merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bertugas melaksanakan sebagian kewenangan di wilayah Kecamatan Amandraya, mencakup bidang ekonomi, pembangunan, pemerintahan, kesejahteraan rakyat, serta berbagai urusan pelayanan umum yang disampaikan dan di tugaskan secara langsung oleh Bupati Nias Selatan. Namun, Kantor Kecamatan Amandraya sampai saat ini belum memiliki sistem yang dapat mempermudah dan mengefisienkan pelayanan dalam instansi pemerintahannya. Semua kegiatan atau proses bisnis yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya masih dilakukan secara konvensional, baik itu untuk para pegawai maupun media pelayanan untuk pengurusan dokumen atau berkas desa dan masyarakat umum. Arsitektur enterprise Sistem Informasi Kantor Kecamatan Amandraya dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pemerintah dan masyarakat. Proses perancangan arsitektur enterprise Sistem Informasi Kantor Kecamatan Amandraya dimaksudkan untuk membantu para pegawai dalam melakukan pelayanan yang lebih baik terhadap masyarakat secara optimal, dan mampu menciptakan good governance. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu wawancara, observasi, studi pustaka, tinjauan pustaka, dengan menggunakan TOGAF ADM sebagai framework dalam perancangan arsitektur. Hasil dari penelitian berupa blueprint arsitektur Sistem Informasi Kantor Kecamatan Amandraya yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam menunjang kegiatan atau proses bisnis yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya khususnya pada bagian pelayanan desa dan masyarakat secara umum, serta mampu menyelesaikan permasalahan sistem informasi yang masih belum terintegrasi.
Kata Kunci: Perancangan Arsitektur; Sistem Informasi; E-Government; Kantor Kecamatan Amandraya; TOGAF ADM Abstract−Amandraya District Office is one of 35 sub-districts in South Nias Regency, Nias Island. Amandraya District consists of 21 villages and 79 hamlets. The Amandraya District Office is one of the government agencies in charge of carrying out several authorities in the Amandraya District area, covering the fields of economy, development, government, people's welfare, as well as various public service matters that are delivered and assigned directly. by the Regent of South Nias. However, until now the Amandraya District Office does not yet have a system that can simplify and streamline services within the government agencies. All activities or business processes at the Amandraya District Office are still carried out conventionally, both fo r employees and media for document management services or village archives and the general public. The enterprise architecture of the Amandraya District Office Information System is specifically designed to meet the needs of the government and society.
The process of designing the enterprise architecture of the Amandraya District Office Information System is intended to assist employees in providing better services to the community optimally, as well as being able to create good governance. The research methodology used is interviews, observations, literature studies, literature reviews, using TOGAF ADM as a framework in architectural design. The results of the research are in the form of an architectural blueprint for the Amandraya District Office Information System that can be used as a reference in supporting business activities or processes at the Amandraya District Office, especially in villages and community service. departments in general, as well as being able to solve information system problems that are not yet integrated.
Keywords: Architectural Design; Information Systems; E-Government; Amandraya District Office; TOGAF ADM
1. PENDAHULUAN
Sistem pelayanan merupakan satu kesatuan yang utuh yang terdiri dari rangkaian pelayanan yang saling berhubungan, apabila suatu bagian tertentu dari sistem pelayanan mengalami gangguan maka akan menyebabkan gangguan terhadap keseluruhan pelayanan itu sendiri [1]. Pelayanan yang diperoleh masyarakat dari aparatur pemerintah merupakan nilai-nilai dasar dari suatu sistem pemerintahan yang terdapat di suatu daerah. Rendahnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan birokrasi yang diberikan tentunya mencerminkan sistem pemerintahan yang dapat dikatakan kurang baik. Hak setiap warga negara untuk mendapatkan kualitas layanan yang sama tanpa kecuali [2]. Pemerintah perlu mempertimbangkan berbagai sistem pelayanan yang tersedia untuk mencapai kesejahteraan sosial yang lebih baik.
Kantor Kecamatan Amandraya merupakan salah satu instansi pemerintahan yang berada di Pulau Nias tepatnya berada di Kabupaten Nias Selatan yang bertugas melaksanakan sebagian kewenangan di wilayah Kecamatan Amandraya, mencakup bidang pemerintahan, pembangunan, ekonomi, kesejahteraan rakyat serta berbagai urusan pelayanan umum yang disampaikan dan di tugaskan secara langsung oleh Bupati. Kantor Kecamatan Amandraya merupakan salah satu instansi yang sampai saat ini belum memiliki sistem yang dapat mempermudah dan mengefisienkan pelayanan yang terdapat dalam instansi pemerintahannya [3]. Semua kegiatan yang dilakukan masih konvensional, yang meliputi pencatatan inventaris barang, pembuatan surat, penulisan daftar hadir, agenda surat, pengurusan berkas rekomendasi desa, sampai pada ketentuan pengurusan dan pelayanan
umum masih secara manual. Tanpa disadari sistem pelayanan yang tidak terintegrasi dengan baik, hal tersebut akan menimbulkan berbagai masalah, di antaranya pencatatan data dan informasi yang tidak akurat, hilangnya data, pemerasan oleh orang yang tidak bertanggung jawab serta waktu yang relatif lama bagi masyarakat melakukan pengurusan surat yang diperlukan [4]. Berdasarkan beberapa masalah yang telah diuraikan, dalam membangun penerapan sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, maka diperlukan arsitektur. Arsitektur diperlukan untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan efisien, dalam hal ini dapat berperan penting dalam menyelaraskan dan mengintegrasikan proses bisnis yang dilakukan di Kantor Kecamatan Amandraya. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) digunakan untuk memodelkan arsitektur.
Konsep perancangan arsitektur dengan TOGAF dapat membantu dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi, dimana TOGAF memberikan pendekatan atau metode secara rinci tentang bagaimana membangun, mengelola dan mengimplementasikan enterprise architecture. TOGAF memiliki Architecture Development Method (ADM) sebagai metodologi pengembangan arsitektur yang di dalamnya terdapat beberapa tahapan untuk mengembangkan dan memelihara arsitektur teknis suatu organisasi, di mana ADM membentuk siklus iteratif dari seluruh proses, sehingga pada setiap iterasi dapat mengambil sebuah keputusan baru dalam menentukan ruang lingkup enterprise, tingkat kerincian, tujuan dan target waktu yang diperlukan [5].
Penggunaan metode TOGAF ADM dipilih berdasarkan beberapa penelitian sebelumnya terkait arsitektur sistem informasi pemerintahan yang berkaitan dengan pelayanan publik. Pada penelitian pertama, dikatakan bahwa TOGAF ADM sebagai metode yang fleksibel untuk memvalidasi atau mengautentifikasi berbagai teknik pemodelan yang digunakan dalam melakukan perancangan, hal ini dikarenakan metode TOGAF ADM dapat disesuaikan dengan perubahan-perubahan dan kebutuhan selama proses perancangan dilakukan [6]. Penelitian lain juga mengatakan bahwa dengan menggunakan framework TOGAF ADM sebagai acuan untuk perencanaan arsitektur enterprise sistem informasi, maka dapat membangun sistem informasi dan teknologi informasi yang saling terintegrasi dengan baik, dengan tujuan memenuhi kebutuhan aktivitas bisnis suatu organisasi, khususnya dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat [7]. Kemudian hal yang tidak kalah penting berdasarkan penelitian sebelumnya yang menyatakan bahwa 92% dari kompleksitas metode TOGAF ADM mampu mendukung arsitektur SI/TI dibandingkan dengan metode-metode lainnya, selain itu juga framework TOGAF dikatakan mengungguli metode lain dalam hal input dan output yang dihasilkan [8].
Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung berbagai kegiatan yang dilakukan di dalam Kantor Kecamatan Amandraya. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis mencoba untuk memecahkan permasalahan di atas agar tercapai sistem yang lebih baik. Sistem yang penulis usulkan nantinya dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat yang berada di wilayah Kecamatan Amandraya. Baik dari pihak pemerintah maupun masyarakat saling melengkapi dan mendapatkan keuntungan dalam berbagai kegiatan yang dilakukan [9]. Pemerintah juga secara tidak langsung mengajak masyarakat untuk mengenali kemajuan teknologi saat ini.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Pendekatan metodologi perancangan arsitektur SI/TI yang digunakan pada Kantor Kecamatan Amandraya dengan menggunakan siklus TOGAF ADM dimulai dari tahap A sampai tahap F. Tahapan penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 1.
Mulai
Perancangan Arsitektur TOGAF Architecture Development Method
Metode Pengumpulan Data
Fase Preliminery
Fase A : Visi Arsitektur
Fase B : Arsitektur Bisnis
Fase C : Arsitektur Sistem Informasi
Fase D : Arsitektur Teknologi Fase E : Peluang Dan
Solusi Fase F : Perencanaan
Migrasi
Blueprint
Selesai Requirements Management
Metode Pengumpulan Data
• Principle Catalog
• Identifikasi 5W+1H
• Wawancara
• Observasi
Requirements Management
• Identifikasi kebutuhan tahap ADM
Visi Arsitektur
• Visi Misi
• Struktur Organisasi
• Value Chain Diagram
• Stakeholder Map Matrix Arsitektur Bisnis
• Function Catalog
• Actor/Role Matrix
• Usulan Perbaikan Bisnis Arsitektur Sistem Informasi
• Arsitektur Data
• Arsitektur Aplikasi Arsitektur Teknologi
• Analisis Gap
• Usulan Perbaikan
• Deployment Diagram Peluang Dan Solusi
• Migration Viewpoint Perencanaan Migrasi
• Urutan Implementasi
• Roadmap Fase Preliminery
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Berikut pendefenisian singkat yang dilakukan pada setiap tahapan yang telah diuraikan pada gambar 1, antara lain:
1. Pengumpulan Data
Setelah melakukan berbagai identifikasi, serta mempelajari berbagai teori serta konsep yang diperlukan, pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan berbagai data yang dibutuhkan pada objek penelitian yaitu Kantor Kecamatan Amandraya, dengan tujuan untuk memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan untuk menunjang proses penelitian atau mencapai sasaran penelitian [10].
a. Wawancara
Wawancara yang dilakukan, dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang telah disusun sebelumnya oleh peneliti. Kemudian digunakan untuk ditanyakan langsung kepada pihak-pihak terkait yang mengetahui dan memahami data dan informasi yang dibutuhkan.
b. Observasi
Observasi dilakukan melalui riset secara langsung kegiatan atau prosedur yang dijalankan pada Kantor Kecamatan Amandraya yang beralamat di Jalan Pendidikan, Desa Tuindrao Satu, Kabupaten Nias Selatan, Sumatera Utara.
2. Fase Preliminery
Tahapan awal atau persiapan dilakukan pendefenisian kerangka prinsip untuk memastikan tanggung jawab pemangku kepentingan, kerangka kerja, metode yang akan digunakan dalam pengembangan arsitektur enterprise. Langkah pertama yang akan dilakukan ialah mengidentifikasi prinsip-prinsip yang akan dijadikan sebagai acuan pengembangan arsitektur yang menjadi ciri arsitektur teknologi informasi yang akan dikembangkan. Kemudian, langkah selanjutnya ialah menentukan ruang lingkup (what), siapa yang akan bertanggung jawab (who), di mana lokasi objek (where), kapan perencanaan arsitektur dilakukan (when), kenapa harus dilakukan perancangan arsitektur enterprise (why), bagaimana rencana arsitektur enterprise akan dibuat (how) [11].
3. Requirement Management
Tahap ini melakukan analisis kebutuhan dan mendokumentasikan kebutuhan pengguna di Kantor Kecamatan Amandraya, dengan tujuan untuk mengelola kebutuhan arsitektur untuk semua fase ADM dengan mengidentifikasi, menyimpan, dan menyesuaikan setiap fase terkait dengan kebutuhan enterprise [12].
Langkah-langkah dalam tahapan ini meliputi:
a. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan di Kantor Kecamatan Amandraya b. Analisis masalah dan kebutuhan yang di identifikasi pada Kantor Kecamatan Amandraya
c. Merancang solusi sistem informasi berdasarkan permasalahan dan kebutuhan di Kantor Kecamatan Amandraya.
4. Fase A: Visi Arsitektur
Tahap awal dari architecture development method (ADM) ini mencakup visi misi divisi IT, struktur organisasi yang diusulkan, value chain diagram, serta menguraikan stakeholder dalam sebuah map matrix. Fase ini juga bertujuan untuk menciptakan perspektif yang sama tentang pentingnya sebuah arsitektur enterprise dalam mencapai tujuan Kantor Kecamatan Amandraya, merumuskan strategi dan mendefinisikan ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan [13].
5. Fase B: Arsitektur Bisnis
Tahap ini menggambarkan arsitektur bisnis Kantor Kecamatan Amandraya saat ini, menemukan dan mengidentifikasi kesenjangan antara arsitektur bisnis. Pada fase ini, kondisi awal arsitektur bisnis didefinisikan. Pada tahap ini juga dilakukan pemodelan bisnis dengan memilih tools yang sesuai untuk menggambarkan arsitektur bisnis. Pemodelan arsitektur bisnis ini dilakukan dengan mengidentifikasi area fungsional utama, mendefinisikan fungsi bisnis, dan mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab dalam implementasi proses bisnis yang ada saat ini [14].
6. Fase C: Arsitektur Sistem Informasi
Tahap ini menekankan bagaimana arsitektur sistem informasi yang dibangun meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan pada Kantor Kecamatan Amandraya. Pada arsitektur data, hal ini akan dilakukan dengan mengidentifikasi semua komponen data yang akan digunakan aplikasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh Kantor Kecamatan Amandraya berdasarkan kebutuhan area fungsional bisnis yang ditetapkan. Identifikasi yang akan dilakukan ialah menentukan entitas data yang diharapkan, mendefinisikan entitas data, dan membuat hubungan atau relasi antara fungsi bisnis dan entitas data [15].
Salah satu teknik yang dapat digunakan ialah permodelan UML dalam hal ini class diagram. Dalam arsitektur aplikasi, dilakukan langkah dalam mengidentifikasi kandidat aplikasi, menentukan jenis aplikasi yang dibutuhkan dalam memproses data dan mendukung bisnis, serta memodelkan arsitektur aplikasi [16].
7. Fase D: Arsitektur Teknologi
Tahap ini akan ditentukan kebutuhan-kebutuhan teknologi untuk dapat mengolah data tersebut. Langkah pertama ialah mengidentifikasi kandidat teknologi yang akan digunakan untuk menghasilkan berbagai opsi teknologi untuk platform teknologi yang ada dalam aplikasi (perangkat lunak dan perangkat keras) [17].
Adapun teknik yang digunakan ialah mengidentifikasi prinsip-prinsip platform teknologi yang terdiri dari beberapa bagian. Dengan memanfaatkan teknik-teknik tersebut, maka dapat memberikan gambaran mengenai
jaringan yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya. Secara umum, arsitektur teknologi akan membandingkan perencanaan dan pengembangan teknologi lama dan teknologi baru. Analisis yang dilakukan akan menempatkan infrastruktur teknologi baru yang diperlukan untuk implementasi di masa depan [18].
8. Fase E: Peluang Dan Solusi
Tahap ini menekankan manfaat yang diperoleh dari arsitektur enterprise [19]. Melakukan evaluasi gap dalam arsitektur enterprise, termasuk arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, dan arsitektur teknologi, untuk mengembangkan solusi lebih lanjut. Evaluasi dan strategi untuk solusi yang dapat dijadikan sebagai dasar bagi Kantor Kecamatan Amandraya atau stakeholder untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan diterapkan.
9. Fase F: Perencanaan Migrasi
Tahap ini dibuatkan urutan implementasi sistem didasarkan pada skala prioritas yang terhubung dengan aplikasi, dan hasil dari fase ini ialah rencana migrasi yang direncanakan dari sistem sebelumnya ke sistem baru [20]. Tujuannya adalah untuk membuat roadmap arsitektur, rencana implementasi, migrasi berdasarkan kebutuhan stakeholder.
10. Blueprint
Pada tahap akhir ini didapatkan cetak biru atau sebuah blueprint yang nantinya dapat dijadikan sebagai acuan atau pedoman dalam menerapkan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik pada Kantor Kecamatan Amandraya.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Preliminary Phase
Preliminary phase merupakan tahapan awal yang menggambarkan persiapan dan inisiasi aktivitas yang diperlukan dalam memenuhi proses desain arsitektur enterprise.
3.1.1 Principle Catalog
Tabel 1. Principle Catalog
Kategori Principle Principle
Prinsip-prinsip bisnis a. Arsitektur enterprise yang dibuat harus sesuai dengan kegiatan, tujuan, tupoksi, serta kebutuhan bisnis dari Kantor Kecamatan Amandraya
b. Prinsip yang dibuat harus berlaku pada setiap bagian yang menjadi lingkup penelitian
c. Pengelolaan arsitektur harus mudah dan efisien sehingga meningkatkan kerjasama antar bagian di Kantor Kecamatan Amandraya.
Prinsip-prinsip data a. Data dikelola dengan baik untuk memastikan tempat penyimpanan, serta akurasi data
b. Data didefinisikan secara konsisten dan definisi tersebut dapat dimengerti dan tersedia untuk semua user
c. Data dilindungi dari penggunaan dan publikasi yang tidak berijin.
Prinsip-prinsip aplikasi a. Aplikasi dapat beroperasi pada berbagai platform teknologi sehingga aplikasi bisa dikembangkan dan dioperasikan dengan lebih efektif dan efisien
b. Aplikasi-aplikasi mudah digunakan oleh user, sehingga user dapat fokus pada tugasnya.
Prinsip-prinsip teknologi a. Arsitektur harus dirancang untuk memudahkan penambahan dan pengembangan di masa depan
b. Menggunkan software, hardware, dan platform yang telah distandarkan untuk mencegah data yang tidak kompatibel dengan teknologi yang digunakan.
3.2 Requirement Management
Pada tahap requirements management ini dilakukan identifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan, yang ditentukan berdasarkan kebutuhan data pada tahap ADM. Adapun tahapan pada requirement management meliputi:
1. Identifikasi Permasalahan dan Kebutuhan
Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan mengamati dan mewawancarai berbagai bagian pada kantor kecamatan amandraya, mulai dari Camat, Sekretaris Camat, Kassubag, dan beberapa Kepala Seksi lainnya yang memiliki tupoksi masing-masing pada bidangnya. Hal ini bertujuan tidak lain untuk mengidentifikasi jenis perusahaan yang dijadikan sebagai objek penelitian, serta mempermudah dalam menentukan perancangan model yang akan dilakukan nantinya. Berdasarkan hasil identifikasi diketahui bahwa bisnis utama Kantor Kecamatan Amandraya bergerak di bidang pemerintahan, Kantor Kecamatan Amandraya memiliki proses bisnis yang terbagi menjadi dua bagian, pertama yaitu aktivitas utama mencakup pengawasan kegiatan yang dilakukan oleh perangkat desa dan tugas dibidang pemerintahan dan pelayanan kepada
masyarakat yang berkaitan dengan administrasi. Kedua adalah aktivitas pendukung yang mencakup pelayanan-pelayanan sesuai pada setiap bidang yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya.
2. Analisis Permasalahan dan Kebutuhan a. Analisis proses bisnis
Berdasarkan hasil dari wawancara dan observasi yang dilakukan secara langsung, proses bisnis yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya belum sepenuhnya memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasionalnya.
b. Analisis sistem informasi
Berdasarkan hasil dari wawancara dan observasi yang dilakukan secara langsung, sistem informasi di Kantor Kecamatan Amandraya hanya digunakan untuk pengolahan berbagai data kepegawaian saja, aplikasi yang memang sudah disediakan dari pemerintahan pusat yang difungsikan untuk pengolahan berbagai data pegawai disetiap instansi.
c. Analisis teknologi informasi
Berdasarkan hasil dari wawancara dan observasi yang dilakukan secara langsung, teknologi informasi yang digunakan saat ini tidak sepenuhnya mendukung proses bisnis pada Kantor Kecamatan Amandraya, hanya sebatas peralatan dasar yang biasa digunakan dalam sebuah organisasi.
3. Solusi Permasalahan dan Kebutuhan
Menghadapi permasalahan tersebut, maka solusinya diperlukan Sistem Informasi Pelayanan di Kantor Kecamatan Amandraya dengan tujuan agar sesuai dengan visi dan misi pada Kantor Kecamatan Amandraya, serta dapat mememenuhi perintah langsung dari Bupati yang dimana setiap instansi di Kabupaten Nias Selatan dituntut dalam menerapkan sistem informasi dan teknologi informasi yang baik dalam mengefisienkan setiap kegiatan, sehingga mampu memberikan pelayanan secara prima. Perancangan yang dimaksud harus mencakup sistem informasi dan teknologi informasi yang beroperasi di Kantor Kecamatan Amandraya. Dalam pelaksanaannya perlu adanya suatu departemen atau divisi untuk menangani permasalahan tersebut, dalam hal ini divisi IT yang akan bertanggung jawab atas sistem informasi dan teknologi informasi Kantor Kecamatan Amandraya.
3.3 Fase A. Arsitektur Visi
Visi divisi IT Kantor Kecamatan Amandraya ialah “Sistem Informasi memberikan efektifitas, efisiensi dan keamanan data dalam menjalankan berbagai aktivitas pada setiap sistem yang terintegrasi pada Kantor Kecamatan Amandraya dalam melayani masyarakat dengan rangka mewujudkan Amandraya Maju, Masyarakat Sejahtera”.
Untuk dapat mewujudkan visi dan misi arsitektur tersebut, maka diperlukan kesepakatan terhadap pandangan arsitektur yang akan dirancang, berikut ialah visi dan misi arsitektur yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya:
1. Merancang sistem yang terintegrasi, ketika suatu saat sistem dikembangkan, maka dapat diintegrasikan dengan sistem lain di masa depan atau masa ynag akan datang.
2. Saat merancang arsitektur sistem informasi, menyelaraskan kebutuhan pengguna dengan kebutuhan bisnis Kantor Kecamatan Amandraya, sehingga menghasilkan arsitektur yang mampu membantu peningkatan kinerja proses pelayanan bagi masyarakat dan pemangku kepentingan.
3. Membangun Sistem Informasi Pelayanan Kantor Kecamatan Amandraya kearah yang lebih baik, baik itu dari segi efektifitas, efisiensi dan relevansi.
4. Dengan memanfaatkan teknologi dalam sebuah organisasi, maka terdapat beberapa keuntungan yang dapat diberikan. Salah satunya ialah pengajuan surat atau berkas yang dipelukan dapat diproses dengan lebih mudah dan efisien, selama masyarakat terhubung dengan jaringan internet melalui website Kantor Kecamatan Amandraya.
Berdasarkan identifikasi, analisis, solusi permasalahan, serta kebutuhan yang telah dilakukan, dengan mengacu pada visi dan misi pada divisi IT, dan sistem informasi dan teknologi informasi yang berbasis layanan, maka perlu dibuat struktur organisasi yang disesuaikan dengan visi dan misi perusahaan, untuk mendukung perancangan enterprise yang dapat di lihat pada gambar 2.
KASI PMD KASI KESSOS
KASI PELUM KASI TRANTIB
KASI TAPEM
SEKRETARIS CAMAT CAMAT
SUBBAG KEUANGAN
SUBBAG UMUM
DIVISI IT
Gambar 2. Struktur Organisasi Usulan
Bagian IT bertugas dalam melakukan pengembangan, pengimplementasian, dan perawatan sumber daya di Kantor Kecamatan Amandraya. Adapun subbagian yang terdapat pada divisi IT antara lain:
1. Aplikasi TI
a. System analyst, berperan dalam mendesain sistem secara keseluruhan, baik dari segi basis data, aplikasi, serta teknologi informasi pendukung
b. Programmer, berperan dalam tahap pembangunan dan pengembangan aplikasi yang telah di desain dari system analyst
2. Technological Support
a. System administrator, berperan dalam melakukan konfiguras terhadap sistem jaringan komputer b. Database administrator, berperan dalam mendesain arsitektur database, dan berperan terhadap desain
dan pengembangan dari programmer (developer)
c. Helpdesk, berperan dalam melakukan perawatan dan perbaikan perangkat lunak dan perangkat keras.
3.4 Fase B. Arsitektur Bisnis
Pada tahap ini dilakukan pemodelan arsitektur terhadap proses yang berkaitan langsung dengan proses pelayanan publik, dan yang menjadi bisnis utama pada Kantor Kecamatan Amandraya.Setelah mengidentifikasi fungsi bisnis dan proses bisnis yang sedang berjalan dan merancang arsitektur bisnis, terdapat beberapa fungsi bisnis dan proses bisnis yang harus ditambahkan. Hal ini dikarenakan Kantor Kecamatan Amandraya belum menerapkan sistem informasi yang interkoneksi saat menggunakan komputer. Berikut ini penambahan fungsi bisnis baru dan proses bisnis yang ditunjukkan pada tabel 2.
Tabel 2. Usulan Perbaikan Bisnis
Fungsi Bisnis Proses Bisnis Keterangan
System Administrator
1. Proses bisnis manajemen user 2. Proses bisnis backup database 3. Proses bisnis maintenance
4. Proses bisnis menjaga tingkat keamanan 5. Proses bisnis memastikan kondisi
infrastruktur
Administrator sistem bertugas dalam mengadministrasikan sistem, melakukan perawatan sistem, memiliki kewenangan untuk mengatur akses hak atas sistem, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pengaturan operasional suatu sistem.
3.5 Fase C. Arsitektur Sistem Informasi 3.5.1 Arsitektur Data
Fase ini melakukan penetapan arsitektur data dengan mendefinisikan entitas data yang akan digunakan dalam arsitektur aplikasi. Tahapan pendefinisian class data di dalamnya meliputi: identifikasi entitas data, perancangan class data yang dijelaskan dalam class diagram, yang kemudian class diagram tersebut digunakan dalam menggambarkan hubungan antar data yang digunakan dalam arsitektur Sistem Informasi Pelayanan Kantor Kecamatan Amandraya.Entitas data dirancang atau bertujuan untuk menggambarkan hubungan antara entitas data dan fungsi bisnis dalam suatu perusahaan dan untuk mendukung proses bisnis yang terdapat dalam fungsi bisnis tersebut. Pengidentifikasian setiap fungsi bisnis dan proses bisnis, dihasilkan entitas data yang kemudian digunakan untuk merancang class untuk menemukan hubungan antara entitas data.
Tabel 3. Entitas Data
Aktivitas Fungsi Bisnis Entitas Data
Penerimaan data pemohon administrasi Data permohonan
Entitas data Pemohon Entitas pendaftaran Entitas kepala desa Entitas masyarakat Pelayanan administrasi Administrasi umum
Entitas administrasi umum Entitas surat masuk Entitas surat keluar Administrasi desa Entitas administrasi desa Pelaporan
Pelaksanaan program kerja kecamatan Entitas program kerja Pelaksanaan kegiatan unit kerja Entitas kegiatan Prasarana dan fasilitas pelayanan Entitas kebutuhan Publikasi dan sosialisasi
Publikasi PMD Entitas publikasi masyarakat
dan desa
Sosialisasi PMD Entitas sosialisasi
masyarakat dan desa
Monitoring Evaluasi secara langsung rencana dan
anggaran desa Entitas monitoring desa
Pengelolaan sarana dan prasarana Kebutuhan sarana prasarana Entitas fasilitas pelayanan
Administrasi keuangan Keuangan daerah Entitas keuangan
Pengelolaan sumber daya manusia Data pegawai Entitas data pegawai
Cuti pegawai Entitas cuti pegawai
Aktivitas Fungsi Bisnis Entitas Data
Absensi pegawai Entitas absensi pegawai
Kinerja pegawai Entitas kinerja pegawai
Pengelolaan sistem informasi dan
teknologi informasi Pengelolaan SI/TI Entitas pengelolaan SI/TI
Inventaris/Aset
Penerimaan inventaris/aset Entitas penggunaan inventaris
Penggunaan inventaris/aset Entitas penerimaan inventaris
Pelaporan inventaris/aset Entitas pelaporan inventaris 3.5.2 Arsitektur Aplikasi
Tahap ini dilakukan pembuatan arsitektur aplikasi dalam menguraikan atau mendefenisikan sistem informasi atau aplikasi-aplikasi utama yang diperlukan untuk pengelolaan data dan pengaturan fungsi bisnis yang terdapat pada proses bisnis utama dan juga pendukung. Hasil yang akan digunakan dalam hal ini ialah aplication portofolio catalog dan package diagram dalam pemodelan sistem.
Tabel 4. Kandidat Aplikasi
Aktivitas` Fungsi Bisnis Kandidat Aplikasi
Penerimaan data pemohon administrasi Data permohonan Aplikasi PKAmand Pelayanan administrasi Administrasi umum
Aplikasi Layanan Amand Administrasi desa
Pelaporan Pelaksanaan program kerja kecamatan
Aplikasi Pelaporan Amand Pelaksanaan kegiatan unit kerja
Prasarana dan fasilitas pelayanan
Publikasi dan sosialisasi Publikasi PMD Aplikasi Publikasi dan
Sosialisasi Amand Sosialisasi PMD
Monitoring Evaluasi secara langsung rencana dan
anggaran desa Aplikasi Monitoring Amand
Pengelolaan sarana dan prasarana Kebutuhan sarana prasarana Aplikasi Sarana Prasarana Amand
Administrasi keuangan Keuangan daerah Aplikasi Keuangan Amand
Pengelolaan sumber daya manusia Data pegawai
Aplikasi SDMAmand Cuti pegawai
Absensi pegawai Kinerja pegawai Pengelolaan sistem informasi dan
teknologi informasi Pengelolaan SI/TI Aplikasi Administrator Amand
Inventaris/Aset Penerimaan inventaris/aset
Aplikasi Inventarisasi Amand Penggunaan inventaris/aset
Pelaporan inventaris/aset 3.6 Fase D. Arsitektur Teknologi
Berdasarkan dari hasil identifikasi dan penggambaran kondisi arsitektur teknologi yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya, dapat disimpulkan bahwa Kantor Kecamatan Amandraya belum sepenuhnya memanfaatkan teknologi secara optimal untuk mendukung proses bisnisnya. Untuk itu perlu dilakukan penyempurnaan arsitektur teknologi yang lebih baik berdasarkan hasil identifikasi dan kebutuhan pada tahap arsitektur sebelumnya. Berikut penggambaran usulan arsitektur teknologi yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya, dapat dilihat pada gambar 3.
Printe r Kompute r
Kassubag Umum Dan Kepegawaian
Printe r Kompute r Administrator
Printe r Kompute r
Pelayanan Umum
Firew all Switc h
Switc h
Printe r Kompute r
Kassubag Perencanaan Dan Keuangan
Printe r Kompute r Kesejahteraan Dan Sosial
Printe r Kompute r Ketentraman Dan Ketertiban
Printe r Kompute r Tata Pemerintahan Switc h
Switc h
File Serv er
Web Serv er Data bas e Serv er
Printe r Kompute r Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa
Kompute r
Route r
KANTOR KECAMATAN AMANDRAYA
Firew all
Kepala Desa Dan Masyarakat
La ptop Kamputer Ta ble t
Hp
Gambar 3. Asitektur Teknologi
3.7 Fase E. Peluang dan Solusi
Peluang dan solusi yang menjadi dasar sebelumnya untuk pemodelan arsitektur, dengan tujuan dirancang untuk menghasilkan sistem informasi yang sesuai dengan tujuan utama dari perancangan. Solusi yang diusulkan pada tahap ini ialah merancang atau mengembangkan aplikasi, serta mempersiapkan infrastruktur yang dibutuhkan.
Proses implementasi juga memerlukan beberapa skema yang perlu untuk diperhatikan dalam menghindari atau mengurangi terjadinya risiko kegagalan. Strategi atau skema ini meliputi:
1. Pertimbangan Ekonomis (Biaya Pelaksanaan atau Implementasi)
Dalam implementasi infrastruktur teknologi, salah satu hal penting ialah berkaitan dengan faktor ekonomi.
Faktor ini sebagai salah satu bagian yang sangat penting, hal ini disebabkan karena organisasi menghitung manfaat atau keuntungan yang didapat setelah biaya yang dikeluarkan atau tidak dikeluarkan ketika menerapkan sistem, perbandingan seperti ini dilakukan karena cukup membutuhkan biaya yang cukup besar.
Selain peralatan dan infrastruktur pendukung, biaya tersebut juga harus memperhitungkan pembelian peralatan itu sendiri, termasuk perangkat keras dan aplikasi yang akan dibangun. Pertimbangan ekonomi ini tercermin tidak hanya dalam investasi pembangunan, tetapi juga dalam terdapat unsur keunggulan kompetitif suatu organisasi.
2. Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)
Bagian yang mengurus atau menangani SI/TI pada Kantor Kecamatan Amandraya belum memiliki staf yang produktif pada bidang tersebut, sehingga diperlukan penambahan staf dalam menangani SI/TI yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya, dan kemudian harus kompeten atau ahli pada bidang tersebut. Apabila SDM terlibat langsung atau tidak langsung secara teratur, keterampilan TI dan proses bisnis (operasional) harus dikembangkan. Eksekutif yang terlibat langsung dalam sistem juga harus ikut serta terlibat langsung dalam pengimplementasiannya.
3. Mengurangi Risiko Pengembangan dan Implementasi
a. Menguji modul aplikasi yang akan diterapkan pada sistem yang akan dibangun
b. Dokumentasikan seluruh sistem informasi secara lengkap dan terstruktur sehingga setiap kesalahan dapat dengan mudah dilacak
c. Implementasi sistem informasi dilakukan secara paralel dengan beberapa aplikasi yang ada, dan jika implementasi berjalan lancar maka migrasi data dimulai
d. Pelatihan pengguna aplikasi
e. Sosialisasi kepada seluruh pemangku kepentingan termasuk masyarakat.
3.8 Fase F. Perencanaan Migrasi 3.8.1 Urutan Implementasi
Penentuan urutan implementasi aplikasi membutuhkan perspektif organisasi dari sisi operasional. Perspektif operasional dalam hal ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu orientasi fungsional kelompok sistem aplikasi (front office system) yang secara langsung memberikan layanan kepada pengguna, dan orientasi fungsional yang lebih cenderung ditujukan dalam memberikan bantuan pekerjaan (back office system) menyediakan layanan pengguna, memberikan bantuan administrasi dan pekerjaan umum.
1. Front Office System
Sesuai dengan pendefenisian berdasarkan orientasi fungsinya, maka dari hal tersebut kandidat untuk aplikasi front office system ditunjukkan pada tabel 5.
Tabel 5. Front Office System
Nama Aplikasi Fungsionalitas
Aplikasi PKAmand
Pengajuan administrasi serta memberikan informasi publik tentang Kantor Kecamatan Amandraya
2. Back Office System
Sesuai dengan pendefenisian berdasarkan orientasi fungsinya, maka dari hal tersebut kandidat untuk aplikasi back office system ditunjukkan pada tabel 6.
Tabel 6. Back Office System
Nama Aplikasi Fungsionalitas
Aplikasi Layanan Amand Penerimaan pengajuan dan layanan yang diajukan kepala desa, perangkat desa, dan masyarakat umum
Aplikasi Sarana Prasarana Amand Pengelolaan data yang ada di bidang sarana dan prasarana secara terkomputerisasi
Nama Aplikasi Fungsionalitas
Aplikasi SDMAmand Pengelolaan data pegawai, kinerja, absensi, cuti, dan hal lainnya yang berhubungan langsung dengan kepegawaian
Aplikasi Pelaporan Amand Pengelolaan pelaksanaan program kerja, kegiatan unit kerja, prasarana dan fasilitas pelayanan Aplikasi Publikasi dan Sosialisasi Amand Pengelolaan data dan informasi tentang desa yang
dapat dilihat secara langsung oleh masyarakat secara umum
Aplikasi Administrator Amand Pengelolaan seluruh kebutuhan sistem dan teknologi informasi
Aplikasi Keuangan Amand Pengelolaam periode alur kas, perencanaan program, dan pencatatan uang masuk atau laporan keuangan
Aplikasi Inventarisasi Amand Pengelolaan data penerimaan, penggunaan, dan pelaporan inventaris/aset
Aplikasi Monitoring Amand Pengelolaan data dan informasi yang berhubungan dengan laporan setiap kepala desa terhadap program yang telah disetujui
3.8.2 Roadmap
Berdasarkan perspektif yang telah diidentifikasi sebelumnya, dapat disimpulkan pengurutan kandidat aplikasi ditunjukkan pada tabel 8.
Tabel 8. Roadmap Rencana Migrasi
No Nama Aplikasi Keterangan Layananan Aplikasi
1 Aplikasi PKAmand Aplikasi Baru Berbasis Web
4 Aplikasi Layanan Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
9 Aplikasi Sarana Prasarana Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
10 Aplikasi SDMAmand Aplikasi Baru Berbasis Web
2 Aplikasi Pelaporan Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
3 Aplikasi Publikasi dan Sosialisasi Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
8 Aplikasi Administrator Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
7 Aplikasi Keuangan Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
5 Aplikasi Inventarisasi Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
6 Aplikasi Monitoring Amand Aplikasi Baru Berbasis Web
4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, adapun kesimpulan dari Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Pelayanan Kantor Kecamatan Dengan Menggunakan TOGAF, yaitu menghasilkan sebuah blueprint atau cetak biru perencanaan yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi pada Kantor Kecamatan Amandraya, yang dimana blueprint yang dihasilkan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan model arsitektur di Kantor Kecamatan Amandraya. Hasil dari perancangan arsitektur yang telah dilakukan, beberapa unit kerja khususnya bagian pelayanan desa dan masyarakat umum yang terdapat pada Kantor Kecamatan Amandraya dapat diintegrasikan menggunakan aplikasi berbasis website, yang disesuaikan dengan visi dan misi dari Kantor Kecamatan Amandraya. Dalam instruksi migrasi sistem, tahap F membuat rencana peta jalan migrasi untuk mengacu pada prioritas aplikasi dari rencana migrasi. Rencana migrasi mencakup Aplikasi Pelaporan Amand, Aplikasi Layanan Amand, Aplikasi SDMAmand, dan Aplikasi Sarana Prasarana Amand yang memiliki prioritas tinggi untuk implementasi sistem.
REFERENCES
[1] Heryanto, H., & Kohar, A. (2021). Perencanaan Arsitektur Sistem Informasi Administrasi Kantor Urusan Agama (Kua) Menggunakan TOGAF (Studi Kasus: Kua Kecamatan Indramayu). JURNAL INVESTASI, 7(1), 16–35.
[2] Farlina, Y., & Pribadi, D. (2020). Sistem Informasi Pelayanan Publik Di Kecamatan Warudoyong Kota Sukabumi Berbasis Website. IJCIT (Indonesian Journal on Computer and Information Technology), 05(02), 180–186.
https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijcit/article/view/8445
[3] Noveriyanto, B., Nisa, L. C., Bahtiar, A. S., Sahri, S., & Irwansyah, I. (2018). E-Government Sebagai Layanan Komunikasi Pemerintah Kota Surabaya (Studi Kematangan e-government Sebagai Layanan Komunikasi Government to Government, Government to Citizen, Government to Business). Profetik: Jurnal Komunikasi, 11(1), 37.
https://doi.org/10.14421/pjk.v11i1.1371
[4] Rachman, E. S., & Noviyanto, B. (2017). Pemanfaatan E-Government Pada Desa Wonokarto Untuk Meningkatkan Akurasi Dan Informasi Potensi Desa. Technology Acceptance Model, 8(1), 45–50.
[5] Safitri, N., & Pramudita, R. (2017). Pengembangan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise. Bina Insani ICT Journal, 4(1), 73–82.
[7] Irmayanti, D., & Permana, B. (2018). Perencanaan Arsitektur Enterprise Sistem Informasi Disnakersostrans Kabupaten Purwakarta Menggunakan TOGAF. Jurnal Teknologi Rekayasa, 3(1), 17. https://doi.org/10.31544/jtera.v3.i1.2018.17- 28
[8] Ardiansyah, S., Setiorini, A., Atrinawati, L. H., & Fiqar, T. P. (2019). Perancangan Arsitektur Sistem dan Teknologi Informasi Menggunakan Togaf ADM (Studi Kasus Dinas Perhubungan Kota Balikpapan). Jurnal Manajemen, Teknik Informatika Dan Rekayasa Komputer, 19(1), 70–79. https://doi.org/10.30812/matrik.v19i1.481
[9] Ibrahim, W. H., & Maita, I. (2017). Sistem Informasi Pelayanan Publik Berbasis Web Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kampar. Jurnal Ilmiah Rekayasa Dan Manajemen Sistem Informasi, 3(2), 17–22.
[10] Rachman, S., & Kurniadi, D. (2020). Perencanaan Arsitektur Enterprise Sistem Informasi SMK Negeri 4 Pariaman Menggunakan TOGAF Architecture Development Method (ADM). Jurnal Vocational Teknik Elektronika Dan Informatika, 8(2).
[11] Putra, Y. P., & Hadiana, A. (2020). Designing Enterprise Architecture for Public Health Center Based on TOGAF Architecture Development Method. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 879(1).
https://doi.org/10.1088/1757-899X/879/1/012163
[12] Arifin, I. (2019). Design Of Architecture Enterprise Model Information System Academic And Student Administration Bureau Using TOGAF ADM. International Journal of Advanced Research and Publications, 3(6), 207–215.
http://www.ijarp.org/published-research-papers/june2019/Design-Of-Architecture-Enterprise-Model-Information- System-Academic-And-Student-Administration-Bureau-Using-Togaf-Adm.pdf
[13] Marlianti, R. S., & Saepudin, S. (2021). Perancangan Enterprise Architecture Sistem Informasi Terminal Menggunakan Model TOGAF ADM ( Studi Kasus : Terminal Tipe B Palabuhanratu ) Enterprise Architecture Design of Terminal Information System Using TOGAF ADM Model ( Case Study : Palabuhanratu Type. TEKNIKA, 10(2), 137–145.
https://doi.org/10.34148/teknika.v10i2.367
[14] Fitriana, R., & Bakri, M. (2019). Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Akademik Menggunakan the Open Group Arsitekture Framework (Togaf). Jurnal Tekno Kompak, 13(1), 24. https://doi.org/10.33365/jtk.v13i1.263
[15] Rahmadani, R. G., & Sumitra, I. D. (2020). Design of Enterprise Architecture Information System Practicum Scheduling in Computer Laboratory STMIK WIDYA CIPTA DHARMA Samarinda using TOGAF ADM Method. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 879(1). https://doi.org/10.1088/1757-899X/879/1/012095
[16] Dewi, S., & A.S, M. P. (2018). Perancangan Enterprise Arsitektur Perusahaan Kacamata Studi Kasus Pada Moriska Optik. 15.
[17] Herdiana, O. (2018). TOGAF ADM Planning Framework for Enterprise Architecture Development Based on Health Minimum Services Standards (HMSS) at Cimahi City Health Office. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 407(1). https://doi.org/10.1088/1757-899X/407/1/012167
[18] Hermawan, R. A., & Sumitra, I. D. (2019). Designing Enterprise Architecture Using TOGAF Architecture Development Method. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 662(4). https://doi.org/10.1088/1757- 899X/662/4/042021
[19] Monita, K., Erfina, A., & Warman, C. (2021). Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan Framework TOGAF Architecture Development Method ( TOGAF-ADM) Pada SMK Bina Mandiri 2. SISMATIK (Seminar Nasional Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika), 327–334. https://sismatik.nusaputra.ac.id/index.php/sismatik/article/view/43 [20] Falesti, C. A. D., & Sari, W. S. (2018). Perancangan Enterprise Architecture Sistem Informasi pada Koperasi Simpan
Pinjam Rezky Mentari Rembang dengan Metode TOGAF ADM. Journal JOINS Udinus, 39–48.
