Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Arsip Konsumen Pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran
LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Srata Satu (S-1)
Oleh :
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS ROYAL
ASAHAN – SUMATERA UTARA 2024
Agung Pernadi Heru Syahputra
Putri Amanda Nurhayati Pretyara Nur Indah Shelvina Ayu Wardani
21220484 21220471 21220226 21220481 21220104
LEMBAR PENGESAHAN
Yang bertanda tangan di bawah ini, Instansi Perusahan, Dosen Pembimbing, Kepala Program Studi Sistem Informasi dan Rektor Universitas Royal menyatakan bahwa Laporan Hasil Kuliah Kerja Lapangan dari :
Nama : 1. Agung Pernadi : 21220484
2. Heru Syahputra : 21220471 3. Putri Amanda Nurhayati : 21220226 4. Pretyara Nur Indah : 21220481 5. Shelvina Ayu Wardani : 21220104 Dengan judul : Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Data Arsip Konsumen Pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran
Telah diperiksa dan dinyatakan selesai.
Instansi/Perusahaan Dosen Pembimbing Lapangan,
Arifin Nainggolan Pristiyanilicia Putri, M.M NIP NIDN 0112018802
Mengetahui,
Rektor Universitas Royal, Kepala Program Studi Sistem Informasi
Wan Mariatul Kifti, SE., MM. DR. William Ramdhan,M.KOM NIDN 0114057302 NIDN 0130048702
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh
Alhamdulillah segala Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Laporan KKL ini. Laporan KKL ini penulis susun sebagai salah satu syarat untuk pengajuan judul Skripsi pada Universitas Royal. Dalam penyusunan laporan ini penulis mengambil judul : “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Arsip Konsumen Pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran” .
Selama proses penyusunan Laporan KKL ini penulis telah banyak mendapat bimbingan, nasehat, doa dan materi dari berbagai pihak, maka penulis mengucapkan terimahkasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dhani Alhamidi Lubis, S.AB., M.M., Selaku Ketua Yayasan Pendidikan Royal Teladan Asahan ( YPRTA ).
2. Ibu Wan Mariatul Kifti, S.E., M.M., Selaku Rektor Universitas Royal.
3. Ibu DR. Rizky Fauziah, M.IKom., M.Kom., Selaku Wakil Rektor I Universitas Royal.
4. Ibu Rohminatin, S.E., M.AK., Selaku Wakil Rektor II Universitas Royal.
5. Bapak Nuriadi Manurung, M.Kom., Selaku Wakil Rektor III Universitas Royal.
6. Bapak DR. William Ramdhan, M.KOM., Selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi Universitas Royal.
7. Ibu Pristiyanilicia Putri, M.M., Selaku Dosen Pembimbing KKL yang telah banyak membantu dalam proses penyelesaian laporan KKL.
8. Bapak Dodi Riza Pohan, S.T Selaku Pemimpin dari PT Interyasa Mitra Mandi Cabang Kisaran yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian di perusahaan yang sedang dipimpin saat ini.
9. Bapak Arifin Nainggolan Selaku perwakilan dari perusahaan yang bersedia menjadi Pembimbing Perusahaan ditempat kami melakukan Kuliah Kerja Lapangan ini.
iii
10. Kepada setiap bagian yang ada di perusahaan tempat kami melakukan Kuliah Kerja Lapangan ini, karena mau menerima kami dengan hangat.
11. Kepada seluruh Pegawai perusahaan yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data.
12. Seluruh Dosen dan Staff Kependidikan Universitas Royal yang telah banyak membantu kelancaran perkuliahan penulis.
13. Kepada Kedua Orang Tua Serta Keluarga yang senantiasa mendoakan dan turut memberikan semangat kepada penulis.
14. Kepada teman–teman dan pihak–pihak terkait yang telah banyak membantu kami selaku penulis dalam menyelesaikan Laporan KKL ini.
Dalam penyusunan Laporan KKL ini penulis menyadari sepenuhnya bahwa Laporan KKL ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Laporan KKL ini dan untuk menambah ilmu pengetahuan penulis.
Akhir kata hanya kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa tempat menyerahkan diri, semoga Laporan KKL ini dapat diterima sebagai pedoman dan berguna bagi yang membacanya.
Wassalam’mualaikum Warahmatullahi Wabarokatuh.
Kisaran, 31 Agustus 2024 Hormat Kami,
Penulis Laporan KKL
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... V DAFTAR GAMBAR ... Vii DAFTAR TABEL ... X BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
1.2.1 Tujuan Penelitian ... 6
1.2.2 Manfaat Penelitian ... 7
1.3 Metode Penelitian ... 9
1.3.1 Metode Observasi ... 9
1.3.2 Metode Wawancara ... 10
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Penelitian ... 11
1.4.1 Waktu Pelaksanaan Penelitian... 11
1.4.2 Tempat Pelaksanaan Penelitian ... 11
BAB II. GAMBARAN UMUM ... 13
2.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 13
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 14
2.3 Struktur Organisasi PT Interyasa Mitra Mandiri... 15
2.4 Tugas dan Wewenang ... 16
2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya ... 18
BAB III. ANALISIS DAN PERACANGAN ... 21
3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 21
3.1.1 Analisis Sistem Data Barang Yang Sedang Berjalan ... 22
3.1.2 Analisis Sistem Data Konsumen Yang Sedang Berjalan... 23
3.2 Perancangan Sistem Yang Akan Diusulkan... 26
3.2.1 Perancangan Sistem Data Barang Yang Diusulkan... 27
3.2.2 Perancangan Sistem Data Konsumen Yang Diusulkan... 28
3.3 Perancangan UML ( Unified Modelling Language )... 30
3.3.1 Use Case Diagram ... 31
3.3.2 Class Diagram ... 33
3.3.3 Sequence Diagram ... 34
3.3.4 Activity Diagram ... 41
v
3.4 Perancangan Basis Data ( Database ) ... 49
3.5 Perancangan Logika ( Flowchart ) ... 52
3.6 Perancangan User Interface ... 55
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN HASIL ... 61
4.1 Implementasi Sistem ... 61
4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 61
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras ... 61
4.2 Pengujian Sistem... 62
4.2.1 Pengujian UML ( Unified Modelling Language ) ... 62
4.2.1.1 Pengujian Dengan Black Box ... 63
4.2.1.2 Pengujian Dengan White Box ... 65
4.3 Hasil Sistem... 66
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 78
5.2 Saran... 80 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) 2. Surat Balasan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) 3. Daftar Hadir Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) 4. Laporan Mingguan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL )
5. Rekapitulasi Kegiatan Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) 6. Daftar Nilai Mahasiswa dari Perusahaan
7. Evaluasi Kuliah Kerja Lapangan ( KKL )
8. Lembaran Konsultasi Kuliah Kerja Lapangan ( KKL )
Halaman
Gambar 2.1 Foto Kantor PT Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran... 13
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT Interyasa Mitra Mandiri... 16
Gambar 2.3 Logo Kantor PT.Interyasa Mitra Mandiri... 18
Gambar 3.1 Analisis Sistem Arsip Data Barang Yang Sedang Berjalan... 23
Gambar 3.2 Analisis Sistem Arsip Data Konsumen Yang Sedang Berjalan.... 25
Gambar 3.3 Sistem Arsip Data Barang Yang Diusulkan... 28
Gambar 3.4 Sistem Arsip Data Konsumen Yang Diusulkan... 30
Gambar 3.5 Use Case Diagran Sistem Arsip Data Konsumen... 31
Gambar 3.6 Class Diagram Sistem Arsip Data Konsumen... 34
Gambar 3.7 Sequence Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen... 35
Gambar 3.8 Sequence Diagram Akses Menu Profil... 35
Gambar 3.9 Sequence Diagram Akses Menu Pelayanan... 35
Gambar 3.10 Sequence Diagram Akses Menu Fortopolio... 36
Gambar 3.11 Sequence Diagram Akses Menu Hubungi Kami... 36
Gambar 3.12 Sequence Diagram Login Sistem Arsip Data Konsumen... 36
Gambar3.13 Sequence Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen ... 37
Gambar 3.14 Sequence Diagram Pengelolaan Data Barang... 37
Gambar 3.15 Sequence Diagram Pengelolaan Data Konsumen... 37
Gambar 3.16 Sequence Diagram Pengelolaan Data Supplier... 38
Gambar 3.17 Sequence Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang... 38
Gambar 3.18 Sequence Diagram Pengelolaan Data Kategori Barang... 38
Gambar 3.19 Sequence Diagram Pengelolaan Data User... 39
Gambar 3.20 Sequence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Masuk 39 Gambar 3.21 Sequence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Keluar 39 Gambar 3.22 Sequence Diagram Laporan Barang Masuk... 40
Gambar 3.23 Sequence Diagram Laporan Barang Keluar... 40
Gambar 3.24 Sequence Diagram Update Profil Akun User... 40
Gambar 3.25 Activity Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen... 41
Gambar 3.26 Activity Diagram Akses Menu Profil... 41
Gambar 3.27 Activity Diagram Akses Menu Pelayanan... 42
Gambar 3.28 Activity Diagram Akses Fortopolio... 42
Gambar 3.29 Activity Diagram Akses Menu Hubungi Kami... 42
Gambar 3.30 Activity Diagram Login Sistem Arsip Data Konsumen... 43
Gambar 3.31 Activity Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen... 43
Gambar 3.32 Activity Diagram Pengelolaan Data Barang... 43
Gambar 3.33 Activity Diagram Pengelolaan Data Konsumen... 44
Gambar 3.34 Activity Diagram Pengelolaan Data Supplier... 44
Gambar 3.35 Activity Diagram Pengelolaan Data User... 45
Gambar 3.36 Activity Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang... 45
vii
Gambar 3.37 Activity Diagram Pengelolaan Data Kategori Barang... 46
Gambar 3.38 Activity Diagram Pengelolaan Data Transaksi Barang Masuk... 46
Gambar 3.39 Activity Diagram Pengelolaan Data Transaksi Barang Keluar... 47
Gambar 3.40 Activity Diagram Pengelolaan Laporan Data Barang Masuk... 47
Gambar 3.41 Activity Diagram Pengelolaan Data Laporan Barang Keluar... 48
Gambar 3.42 Activity Diagram Update Profil Akun User... 48
Gambar 3.43 Flowchart Login Sistem Arsp Data Konsumen... 52
Gambar 3.44 Flowchart Logout Sistem Arsip Data Konsumen... 53
Gambar 3.45 Flowchart Menu Home Sistem... 53
Gambar 3.46 Flowchart Menu Utama Sistem... 54
Gambar 3.47 Perancangan Tampilan Menu Home Sistem... 55
Gambar 3.48 Perancangan Tampilan Login Sistem... 56
Gambar 3.49 Perancangan Tampilan Menu Utama Sistem... 56
Gambar 3.50 Perancangan Tampilan Data Barang... 56
Gambar 3.51 Perancangan Tampilan Input Data Barang... 57
Gambar 3.52 Perancangan Tampilan Edit Data Barang... 57
Gambar 3.53 Perancangan Tampilan Detail Data Barang... 58
Gambar 3.54 Perancangan Tampilan Data Konsumen... 58
Gambar 3.55 Perancangan Tampilan Input Data Konsumen... 59
Gambar 3.56 Perancangan Tampilan Edit Data Konsumen... 59
Gambar 3.57 Perancangan Tampilan Detail Data Konsumen... 60
Gambar 3.58 Perancangan Tampilan Update Data Akun User... 60
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Home Sistem... 67
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login Sistem... 68
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Menu Utama Sistem... 68
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Data Barang... 68
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Input Data Barang... 69
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Edit Data Barang... 69
Gambar 4.7 Tampilan Halaman Detail Data Barang... 69
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Data Konsumen... 70
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Input Data Konsumen... 70
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Edit Data Konsumen... 70
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Detail Data Konsumen... 71
Gambar 4.12 Tampilan Halaman Data Kategori... 71
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Input Data Kategori... 71
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Data Satuan... 72
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Input Data Satuan... 72
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Data Supplier... 72
Gambar 4.17 Tampilan Halaman Input Data Supplier... 73
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Edit Data Supplier... 73
Gambar 4.19 Tampilan Halaman Data Transaksi Barang Masuk... 73
Gambar 4.21 Tampilan Halaman Detail Data Transaksi Barang Masuk... 74
Gambar 4.22 Tampilan Halaman Data Transaksi Barang Keluar... 74
Gambar 4.23 Tampilan Halaman Input Data Transaksi Barang Keluar... 75
Gambar 4.24 Tampilan Halaman Detail Data Transaksi Barang Keluar... 75
Gambar 4.25 Tampilan Halaman Data Laporan Barang Masuk... 75
Gambar 4.26 Tampilan Halaman Data Laporan Barang Keluar... 76
Gambar 4.27 Tampilan Halaman Data User... 76
Gambar 4.28 Tampilan Halaman Input Data User... 76
Gambar 4.29 Tampilan Update Data Profil Akun User... 77
DAFTAR TABEL
ix
Halaman
Tabel 1.1 Tabel Waktu Pelaksanaan Penelitian... 11
Tabel 3.1 Tabel Defenisi Aktor Sistem Arsip Data Konsumen... 32
Tabel 3.2 Struktur Tabel User... 49
Tabel 3.3 Struktur Tabel Barang... 49
Tabel 3.4 Struktur Tabel Konsumen... 50
Tabel 3.5 Struktur Tabel Supplier... 50
Tabel 3.6 Struktur Tabel Kategori... 51
Tabel 3.7 Struktur Tabel Satuan... 51
Tabel 3.8 Struktur Tabel Barang Masuk... 51
Tabel 3.9 Struktur Tabel Barang Keluar... 52
Tabel 4.1 Tabel Pengujian Black Box... 63
Tabel 4.2 Tabel Pengujian White Box... 65
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era digitalisasi yang terus berkembang pesat seperti saat ini, kebutuhan akan sistem informasi yang efektif dan efisien menjadi sebuah hal sangat penting bagi setiap perusahaan, termasuk juga pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan barang- barang elektronik dan furniture untuk kebutuhan rumah tangga, maka pihak PT.
Interyasa Mitra Mandiri harus menghadapi beberapa tantangan besar dalam hal mengelola arsip data konsumen. Yang dimana pengelolaan arsip data konsumen merupakan elemen yang sangat penting bagi sebuah perusahaan karena arsip data konsumen tidak hanya menjadi dasar untuk memberikan pelayanan yang lebih optimal, tetapi juga merupakan aset yang sangat berharga bagi pengembangan strategi bisnis di masa akan datang [1].
PT. Interyasa Mitra Mandiri didirikan pada tanggal 27 Juli 2011 dengan tujuan untuk menjadi salah satu perusahaan penyedia barang – barang elektronik dan furniture untuk kebutuhan rumah tangga yang unggul dikota – kota besar. Selain itu sejak didirikan, perusahaan ini telah berkembang sangat pesat dan saat ini telah memiliki kantor cabang yang berlokasi di Jln. Dokter Sutomo No.171, Kisaran Kota, Kec.Kota Kisaran Barat, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara - 21211. Sejak pertama kali didirikan PT. Interyasa Mitra Mandiri dikenal dengan komitmennya dalam memberikan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada para konsumennya, yang dimana hal ini juga didukung oleh tim yang profesional dan berpengalaman
dalam urusan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para konsumen. Sebagai perusahaan yang terus berkembang, PT [2]. Interyasa Mitra Mandiri menyadari pentingnya pengelolaan arsip data konsumen secara efisien. karena dengan jumlah pelanggan yang terus bertambah seperti saat ini, kebutuhan akan sistem pengelolaan data yang dapat diandalkan menjadi sebuah hal yang sangat penting. Kemudian daripada itu perusahaan ini juga bertekad untuk tidak hanya memenuhi kebutuhan para pelanggannya saja tetapi juga mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan dimasa yang akan dengan menggunakan peranan dari teknologi informasi yang akan terus berkembang seperti saat ini [3].
Dalam proses operasional sehari – hari, pihak PT. Interyasa Mitra Mandiri seringkali menghadapi berbagai macam masalah yang berkaitan dengan pengelolaan arsip data konsumen. Salah satu permasalahan utamanya adalah penggunaan dari sistem pengelolaan arsip data konsumen yang masih menggunakan metode manual [4]. Yang dimana untuk proses ini memerlukan waktu yang cukup lama dan rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah menulis data, kehilangan dokumen ataupun sulitnya mencari informasi yang diperlukan dalam waktu yang cepat. Meskipun demikian, penyimpanan arsip secara fisik memerlukan ruang yang cukup besar dan pengelolaannya menjadi semakin kompleks seiring dengan bertambahnya volume data. Dalam jangka panjang, metode ini tidak hanya tidak efisien tetapi juga meningkatkan resiko keamanan data, seperti pencurian ataupun kerusakan dokumen akibat bencana alam dan kesalahan dari manusia [5].
Selanjutnya juga kesulitan dalam hal mencari dan mengakses data konsumen dengan cepat juga menjadi permasalahan yang seringkali dihadapi. Dalam situasi
yang dimana informasi tentang pelanggan harus segera ditemukan dalam waktu yang cepat, misalnya untuk keperluan pelayanan kepada para pelanggan ataupun untuk keperluan dalam hal audit internal, keterlambatan dalam menemukan data dapat mengakibatkan ketidakpuasan para pelanggan dan berpotensi menurunkan reputasi dari perusahaan [6]. Sementara itu, ketiadaan sistem informasi yang terintegrasi menyebabkan terjadinya duplikasi data dalam hal pencatatan informasi dari para konsumen. Hal ini dapat menyebabkan kekeliruan dalam pengambilan sebuah keputusan yang berbasis data, yang pada akhirnya berdampak negatif pada operasional serta strategi bisnis dari perusahaan [7].
Melalui penelitian terdahulu dengan judul penelitian terdahulu yaitu “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Data Kerjasama Tri Dharma Perguruan Tinggi Menggunakan Metode Alphabetical Filing System”. Yang dimana pada penelitian tersebut bertujuan untuk mempermudah proses pengelolaan arsip data kerjasama, arsip data pengajaran, arsip data-data penelitian serta arsip data pengabdian masyarakat yang telah dilakukan oleh pihak dosen ataupun pihak LPPM di Universitas Catur Insan Cendekia. Terlebih lagi, sistem informasi ini telah dirancang dengan menggunakan metode pengarsipan Alphabetical Filing System dengan penggunaan bahasa pemrograman PHP dan Javascript, serta menggunakan database MySQL. Dan untuk proses pengembangan dilakukan menggunakan metode Waterfall, yang mencakup beberapa tahapan antara lain seperti tahapan perancangan, tahapan pengkodean, dan tahapan pengujian sistem. Kemudian, sistem informasi ini juga dilengkapi dengan berbagai fitur, seperti form login untuk dosen dan LPPM, input data kerjasama, input data pengajaran, input data penelitian, dan input data pengabdian masyarakat. Data yang di inputkan akan ditampilkan
3
dalam tabel indeks yang tersusun berdasarkan urutan abjad. Hasil dari implementasi sistem informasi ini menunjukkan bahwa proses pengarsipan data menjadi lebih mudah diakses dan lebih mudah disusun, serta juga tampilan antarmuka yang ramah pengguna menjadi keunggulan utama, meskipun ada kekurangan dalam hal keamanan data yang belum optimal [8].
Dan berdasarkan penjelasan tersebut pulah maka dalam mengatasi berbagai permasalahan yang tengah dihadapi oleh perusahaan, pihak PT. Interyasa Mitra Mandiri memutuskan untuk merancang sebuah sistem informasi pengelolaan arsip data konsumen yang terintegrasi dan otomatis [9]. Sistem ini nantinya akan dirancang untuk mendigitalisasi seluruh arsip data konsumen yang sebelumnya disimpan secara manual, sehingga memungkinkan proses pengelolaan yang lebih cepat, akurat, dan aman. Selanjutnya juga dengan adanya sistem informasi pengelolaan arsip data konsumen ini, maka pihak perusahaan dapat melakukan analisis data yang lebih mendalam, mempercepat proses pelayanan, serta meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada para konsumen [10].
Melalui implementasi sistem informasi ini juga sejalan dengan visi dan misi dari PT. Interyasa Mitra Mandiri untuk menjadi perusahaan yang berorientasi pada penggunaan teknologi informasi. Dengan dukungan sistem yang handal, maka pihak perusahaan diharapkan mampu bersaing di pasar yang semakin kompetitif seperti saat ini dan juga dapat selalu memenuhi harapan dari para konsumen. Dan nantinya juga sistem informasi ini akan memiliki berbagai fitur utama yang mencakup antara lain seperti digitalisasi data konsumen, yang dimana semua arsip data konsumen akan di digitalisasikan dan disimpan dalam bentuk elektronik [11].
Hal ini tidak hanya meminimalkan penggunaan ruang penyimpanan fisik, tetapi
juga mempermudah proses pencarian data dan pengelolaan data, ada juga fitur otomatisasi proses pengelolaan arsip data konsumen, yang dimana sistem ini akan mengotomatisasi berbagai proses, seperti input data, pencarian informasi, dan pengarsipan dokumen. Dengan demikian, risiko kesalahan manusia dapat diminimalkan, ada juga fitur peningkatan dalam hal keamanan data, yang dimana sistem ini nantinya akan dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan data untuk menjaga data yang telah disimpan dalam sistem informasi tersebut, ada juga fitur peningkatan dalam hal aksesibilitas pencarian data, yang dimana untuk data konsumen nantinya dapat diakses dengan cepat oleh pihak – pihak yang berwenang melalui antarmuka yang user-friendly, baik melalui komputer maupun perangkat mobile dan fitur yang terakhir adalah perbaikan dalam hal pelaporan data, yang dimana sistem ini nantinya juga akan menyediakan fitur pelaporan data yang dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mengambil sebuah keputusan yang strategis yang berbasis pada penggunaan data yang lebih akurat [12].
Berdasarkan penjabaran dari keseluruhan pokok pembahasan yang ada diatas maka pihak peneliti dari laporan kali ini berencana akan membangun serta merancang sebuah sistem informasi yang berbasis website untuk membantu pihak perusahaan PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang akan diberikan kepada para konsumennya dan juga dapat mempermudah pihak kantor dalam hal pengelolaan data yang ada diperushanaan tersebut [8]. Dan untuk judul dari laporan dalam penelitian kali ini yaitu
“Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Arsip Konsumen Pada PT.
Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran “.
5
1.2 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.2.1 Tujuan Penelitian
Pada penelitian kali ini bertujuan untuk merancang sistem informasi yang efektif dalam pengelolaan arsip data konsumen pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran. Berdasarkan permasalahan yang telah di identifikasi dalam latar belakang ini, sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan solusi terhadap berbagai tantangan yang dihadapi perusahaan dalam hal pengelolaan arsip data konsumen. Secara lebih rinci, tujuan penelitian ini dapat dijelaskan antara lain sebagai berikut :
1. Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip data konsumen, yang dimana sistem ini nantinya akan dirancang diharapkan dapat menggantikan metode manual yang selama ini digunakan dengan proses digitalisasi yang lebih cepat dan tepat. Dengan demikian, waktu yang diperlukan untuk input, penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan data dapat dipangkas secara signifikan, sehingga memudahkan operasional perusahaan sehari-hari.
2. Meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan data, yang dimana dengan mengotomatiskan proses input dan pengarsipan data melalui sistem informasi yang dirancang, diharapkan kesalahan seperti salah input, duplikasi data, dan kehilangan dokumen dapat diminimalkan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menjaga integritas dan akurasi data konsumen, yang sangat penting untuk mendukung pengambilan sebuah keputusan yang tepat.
3. Meningkatkan keamanan arsip data konsumen, yang dimana sistem informasi ini nantinya akan dirancang dengan dilengkapi berbagai fitur keamanan, seperti pengaturan akses sistem berbasis pada level akses dan sistem backup otomatis.
Yang dimana hal ini bertujuan untuk melindungi data konsumen dari potensi ancaman keamanan data, baik itu dari risiko kehilangan, kerusakan fisik, maupun ancaman dari pihak yang tidak berwenang.
4. Mempermudah akses dan pencarian data konsumen, yang dimana sistem informasi ini nantinya akan dirancang dengan menyediakan antarmuka yang user-friendly, yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mencari, melihat, dan mengelola data konsumen sesuai kebutuhan. Kemudahan akses ini diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan kepada para konsumen, yang pada akhirnya akan meningkatkan kepuasan para pelanggan dan meningkatkan reputasi nama perusahaan.
5. Menyediakan data untuk analisis dan pengambilan keputusan, yang dimana dari penelitian kali ini dapat menyediakan data yang lebih terstruktur dan mudah dianalisis, sehingga dapat mendukung manajemen perusahaan dalam pengambilan sebuah keputusan yang lebih baik. Sistem informasi yang dirancang akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan. Dengan demikian, pihak manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi tren, menganalisis perilaku konsumen, dan merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif.
1.2.2 Manfaat Penelitian
Pada penelitian mengenai perancangan sistem informasi pengelolaan arsip data konsumen pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran ini diharapkan memberikan berbagai manfaat, baik secara praktis maupun teoretis. Manfaat yang dihasilkan tidak hanya akan dirasakan oleh PT. Interyasa Mitra Mandiri sebagai
7
perusahaan yang mengimplementasikan sistem tersebut, tetapi juga oleh pihak- pihak terkait lainnya yang dapat mengambil pelajaran dari penelitian kali ini.
Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diharapkan dari penelitian kali ini :
1. Pihak Peneliti Dalam Penelitian Ini
Manfaat bagi pihak peneliti dalam penelitian kali ini yaitu dapat melatih serta mengembangkan pengetahuan dan skill yang didapat dari bangku perkuliahan, dapat juga mengenali ataupun mengetahui perihal pekerjaan yang selama ini dilakukan di tempat KKL, dapat menjadi modal untuk mempersiapkan diri dalam menyambut dunia perkerjaan setelah menyelesaikan studi perkuliahan, dapat melihat secara langsung peranan penggunaan teknologi informasi dan teknologi telekomunikasi di tempat KKL, dapat menjadi media untuk mengumpulkan pengetahuan dan informasi yang dibutuhkan selama KKL dalam bentuk laporan KKL serta juga dapat mengunakan data ataupun informasi yang diperoleh selama KKL untuk dikembangkan dalam bentuk skripsi diakhir perkuliahan.
2. Pihak Perusahaan PT. Interyasa Mandi Cabang Kisaran
Manfaat bagi pihak Perusahaan PT. Interyasa Mandi Cabang Kisaran mencakup beberapa manfaat signifikan yaitu antara lain seperti dapat meningkatkan efisiensi operasional dari perusahaan, dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen, dapat mengurangin resiko kesalahan manusia maupun resiko kehilangan data, dapat menghemat biaya operasional perusahaan, dapat mendukung dalam pengambilan sebuah keputusan yang lebih strategis yang sesuai bagi perusahaan, dapat meningkatkan kepatuhan
terhadap regulasi dan standar keamanan data bagi sebuah perusahaan, dapat berkontribusi terhadap pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta juga dapat mendorong inovasi bagi pihak PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran dalam hal penggunaan teknologi informasi.
3. Pihak UNIVERSITAS ROYAL
Manfaat bagi pihak Universitas Royal yaitu dapat dijadikan untuk contoh, ataupun sumber referensi yang bermanfaat bagi penelitian yang sejenis dan agar dapat dikembangkan lagi untuk penelitian selanjutnya serta juga dapat membangun hubungan yang baik antara pihak pemerintahan desa seperti kantor balai desa simpang empat ini dengan pihak Universitas Royal Kisaran.
1.3 Metode Penelitian
Dalam perancangan sistem informasi pengelolaan arsip data konsumen pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran, metode penelitian yang digunakan adalah metode dengan pendekatan kualitatif. Yang dimana pendekatan ini dipakai untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan mampu memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan sekaligus mengikuti standar teknologi informasi terkini.
1.3.1 Metode Observasi
Pada penelitian kali ini metode observasi yang digunakan adalah metode observasi terus terang atau tersamar, yang dimana untuk metode observasi ini sesuai dengan pendekatan yang dipakai dalam penelitian kali ini yaitu dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dan untuk metode observasi terus terang ini merupakan metode pengamatan yang dimana objeck yang diamati mengetahui bahwa mereka sedang menjadi objek penelitian. Pada konteks pembahasan PT.
9
Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran, peneliti secara langsung berinteraksi dengan para karyawan dan memberi tahu mengenai tujuan penelitian kali ini serta memberitahukan perihal jenis informasi yang ingin dikumpulkan melalui pengamatan terhadap perusahaan tersebut. Dan juga dalam observasi kali ini, peneliti mengamati secara langsung mengenai proses pengelolaan arsip data konsumen, mulai dari pencatatan data konsumen, tempat penyimpanan arsip data konsumen, hingga proses pencarian kembali dari arsip data konsumen ketika dibutuhkan.
1.3.2 Metode Wawancara
Pada penelitian kali ini metode wawancara yang dipakai adalah metode wawancara terstruktur, yang dimana untuk metode wawancara terstruktur ini merupakan metode wawancara yang dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya, sehingga setiap informasi yang akan diperoleh sesuai dengan daftar pertanyaan yang diajukan kepada narasumber.
Dalam konteks pembahasan untuk PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran penggunaan metode wawancara terstruktur dalam penelitian kali ini bertujuan untuk mendapatkan pandangan, pengetahuan, dan pengalaman dari para karyawan yang terlibat langsung dalam proses pengelolaan arsip data konsumen diperusahaan tersebut. Dan untuk informasi yang dikumpulkan melalui wawancara ini meliputi kendala yang tengah dihadapi dalam proses pengelolaan arsip manual, harapan terhadap sistem yang baru, serta kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem informasi yang akan dirancang nantinya.
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Penelitian
Pada penelitian yang berjudul "Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Arsip Konsumen Pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran"
dilaksanakan dalam kurun waktu yang telah direncanakan secara matang untuk memastikan setiap tahapan penelitian dapat berlangsung secara efektif serta efisien.
Pemilihan waktu dan tempat pelaksanaan penelitian ini juga didasarkan pada ketersediaan sumber daya, kebutuhan dari perusahaan, serta tujuan penelitian yang ingin dicapai. Dan berikut adalah penjelasannya :
1.4.1 Waktu Pelaksanaan Penelitian
Tabel 1.1 Tabel Waktu Pelaksanaan Penelitian
No. Kegiatan
Bulan Pelaksanaan ( Tahun 2024 ) Agustus – September 2024
1 4 8 12 16 20 24 28 31 1 4 8 12 16 20 24 26 1 Tahapan Persiapan
2 Tahapan Pengumpulan Data
3 Tahapan Analisis Kebutuhan dan Perancangan Sistem 4 Tahapan Pengembangan
dan Pengujian Sistem 5 Tahapan Implementasi
dan Evaluasi
1.4.2 Tempat Pelaksanaan Penelitian
Penelitian kali ini dilakukan di Perusahaan PT. Interyasa Mandiri Cabang Kisaran, yang dimana PT. ini bergerak dibidang usaha penjualan barang – barang elektronik dan furniture untuk kebutuhan dari rumah tangga. Sejak didirikan,
11
perusahaan ini telah berkembang pesat dan saat ini memiliki kantor cabang yang berlokasi di Jln. Dokter Sutomo No.171, Kisaran Kota, Kec. Kota Kisaran Barat, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara - 21211.
13
2.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. Interyasa Mitra Mandiri atau Interyasa Humindo adalah perusahan yang bergerak di bidang usaha penjualan barang – barang elektronik dan furniture untuk kebutuhan rumah tangga dalam bentuk penjulan secara tunai maupun kredit.
Perusahan ini pertama kali didirikan oleh Bapak Robinson Sitepu selaku Direktur Utama pada tahun 1980 di Jl. Proyek Senen Blok 1 LT.4 No.29 Pasar Senen Jakarta Barat dengan modal lima juta rupiah.
Sedangkan untuk PT.Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran didirikan pada tahun 2011 yang beralamat di Jl.Malik Ibrahim No.25 Kisaran dan kemudian berpindah di Jl.Sutomo/Listrik No.177 Kisaran dan sekarang berada di Jl Kartini No.149 B,Kel. Sendang Sari Kisaran dan untuk cabang yang kedua di kota kisaran
Gambar 2.1 Foto Kantor PT Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran
berada di Jalan. Dokter Sutomo No.171, Kisaran Kota, Kec. Kota Kisaran Barat, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara – 2121. Dan seiring dengan perkembangan bisnis penjualan kebutuhan rumah tangga hingga saat ini telah memiliki lebih dari 70 cabang yang tersebar di seluru Indonesia.
Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : PT Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran
Lokasi : Jln. Dokter Sutomo No.171, Kisaran Kota, Kec. Kota Kisaran Barat, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara – 21211 Tanggal Berdiri : PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran didirikan pada
tanggal 27 Juli 2011 No.Telepon : 0853-6254-2197
E-mail : interyasamandirikisaran.go.id
2.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi :
Visi dari PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran adalah berusaha untuk menjadikan perusahan yang dapat berkesinambungan antara usaha dengan profit yang memadai.
Misi :
Agar dapat mencapai visi dari perusahaan, maka pihak PT .Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran memiliki tiga misi secara umum antara lain sebagai berikut :
1. Mensejahterakan seluruh karyawan
2. Memberikan pelayanan yang maksimal dan optimal kepada seluruh konsumen
3. Mengembangkan perusahaan menjadi salah satu perusahaan yang berbasis pada perdagangan barang elektronik dan furniture rumah tangga yang slalu menjadi positioning bagi semua konsumen.
Motto :
Motto yang diterapkan di PT.Interyasa Mitra Mandiri adalah berusaha untuk terus memberikan motivasi kepada seluruh karyawan, baik karyawan di kantor pusat maupun karyawan di seluruh cabang penjualan (mitra) untuk selalu mengingat kata RAJUT, yakni artinya adalah Rajin Jujur dan Terampil. Dengan motto tersebut diharapkan seluruh karyawan PT.Interyasa Mitra Mandiri di seluruh cabang penjualan mempunyai dediksi yang tingi terhadap tugas dan tanggung jawab sehingga dapat tercapainya visi dari PT.Interyasa Mitra Mandiri tersebut.
2.3 Struktur Organisasi PT Interyasa Mitra Mandiri
Pada implementasi sistem informasi pengelolaan data arsip konsumen pada PT.
Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran, penting untuk mengetahui bagaimanakah gambaran dari struktur organisasi yang terdapat di Kantor PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran. Dan berikut adalah gambaran dari ilustrasi struktur organisasi yang dapat dijadikan dasar dalam laporan penelitian kali ini :
15
2.4 Tugas Dan Wewenang 1. Credit Supervisor
A. Bertangung jawab sepenuhnya terhadap kelangsungan usaha perusahaan.
B. Menjalankan perushaan dengan sebaik-baiknya.
C. Memberikan kebijakan terhadap keputusan-keputusan yang tinngi di perusahaan.
2. Def Collector
A. Melakukan penagihan atas kontrak konsumen yang mengajukan kredit barang.
B. Harus melakukan penyetoran atas hasil tagihan yang dilakukan.
C. Mencapai target terhadap penagihan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan D. Melindungi dan memelihara aset perusahaan.
Gambar 2.2 Gambar Struktur Organisasi PT Interyasa Mitra Mandiri
3. Surveyor
A. Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan rekan-rekan perusahan.
B. Melakukan pelaksanaan survey lapangan dan penyelikan terkait calon konsumen yang akan mengajukan kredit barang perusahaan.
C. Mencatat dan mengevaluasi hasil survey yang telah dilakukan apakah layak diberikan atau tiak.
4. Kasir
A. Menerimah daftar penerimaan kas,bukti kas pemasukan dan pengeluaran.
B. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan yang terjadi di setiap harinya.
C. Bertanggung jawab atas keuangan .
D. Memberikan gaji sesuai dengan yang ditentukan perusahaan.
5. Administrasi
A. Memposting kartu tagihan yang telah disetorkan oleh collector.
B. Membuat berkas tambahan terkait hasil laporan survey.
C. Mencatan kwintasi yang dipakai oleh karyawan lain.
D. Wajib melaporkan setiap transaksi yang terjadi ke pimpinan.
6. Team Leader dan Sales Marketing
A. Memotivasi calon konsumen agar konsumen bertindak dengan suatu cara yang dikehendakinya agar mengajukan kredit barang yang ditawarkan.
B. Mengarakan sasaran mana dan kepada siapa produk akan di tawarkan dan dijual.
C. Dapat menyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
17
2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya
Gambar 2.3 Gambar Logo Kantor PT.Interyasa Mitra Mandiri
Makna logo PT Interyasa Mitra Mandiri memiliki makna yang mendalam dan simbolik yang dapat mencerminkan visi, serta misi dan karakter dari perusahaan.
Selain itu logo PT Interyasa Mitra Mandiri juga mempunyai komponen-komponen yang mirip gambar, warna, bentuk serta elemen lainnya yang digunakan untuk mendeskripsikan karakteristik serta peran kantor balai desa simpang empat tersebut. pada bawah ini merupakan contoh deskripsi secara rinci tentang makna dari setiap bagian dari logo kantor PT Interyasa Mitra Mandiri. Dan berikut adalah penjelasannya :
Deskripsi Logo :
A. Bentuk segitiga yang digunakan sebagai elemen utama dalam logo melambangkan kekuatan, stabilitas, dan fondasi yang kokoh. Hal ini menggambarkan bahwa perusahaan ini berdiri di atas dasar yang kuat dan memiliki tujuan yang jelas untuk terus berkembang.
B. Garis-garis geometris yang terdapat di dalam segitiga menunjukkan keteraturan, harmoni, dan sinergi antara berbagai komponen yang ada di dalam perusahaan, mencerminkan kerja sama yang terstruktur dengan baik baik di dalam perusahaan maupun dengan para mitra bisnisnya.
C. Warna biru yang mendominasi logo melambangkan kepercayaan, profesionalisme, dan kestabilan, hal ini memberikan kesan bahwa PT Interyasa
Mitra Mandiri adalah perusahaan yang dapat diandalkan dan berintegritas tinggi.
Secara keseluruhan, logo ini menyampaikan pesan tentang kekuatan, kerja sama, dan kemandirian, sekaligus mengilustrasikan komitmen perusahaan untuk terus tumbuh dan memberikan layanan terbaik melalui kemitraan yang kuat dan berkelanjutan.
Elemen Lain :
1. Simbol Geometris di Tengah Segitiga
A. Terdapat simbol berbentuk garis atau pola geometris di dalam segitiga yang menyerupai huruf "M". Huruf "M" dapat merujuk pada kata Mandiri dalam nama perusahaan, yang menunjukkan kemandirian dan kemampuan perusahaan untuk berdiri sendiri.
B. Bentuk ini juga bisa menggambarkan simbol yang lebih abstrak, seperti pergerakan menuju atas (kemajuan) atau melambangkan kerjasama yang harmonis antar divisi atau pihak-pihak terkait.
2. Bentuk Garis Tegas dan Simetris
Garis-garis yang digunakan pada logo tampak tegas dan simetris, menunjukkan bahwa perusahaan beroperasi dengan prinsip-prinsip yang jelas dan solid.
Simetri juga sering dikaitkan dengan keseimbangan dan keselarasan, yang bisa menandakan keseimbangan antara inovasi dan tradisi, serta antara efisiensi operasional dan pertumbuhan berkelanjutan.
3. Ruang Kosong dalam Logo
A. Ruang kosong atau area putih di sekitar segitiga dan di dalam logo itu sendiri menciptakan kesan keterbukaan. Hal ini bisa diartikan sebagai simbol
19
keterbukaan perusahaan terhadap inovasi baru, gagasan, dan peluang kemitraan.
B. Keterbukaan ini juga bisa melambangkan transparansi dalam operasi bisnis dan hubungan dengan mitra.
4. Kesederhanaan Desain
Kesederhanaan desain logo mencerminkan nilai minimalis yang sering dihubungkan dengan efisiensi dan fokus pada hal-hal yang penting. Desain yang sederhana tapi kuat menunjukkan bahwa perusahaan berfokus pada hal- hal esensial dalam menjalankan bisnis, tidak berlebihan dalam pendekatannya, tetapi tetap memiliki dampak yang besar.
5. Nama dengan Font yang Rapi dan Profesional
Nama perusahaan yang ditulis dengan font yang bersih dan profesional mencerminkan keseriusan dalam menjalankan bisnis dan fokus pada memberikan citra profesional kepada klien atau mitra. Font yang digunakan juga memberikan kesan formalitas dan kepercayaan, sejalan dengan nilai yang diusung oleh perusahaan.
21
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Bagian Analisis Sistem yang Berjalan dalam laporan penelitian kali ini bertujuan untuk memahami bagaimanakah proses pengelolaan arsip data konsumen yang selalu dilakukan sebelum adanya rancangan sistem informasi yang baru.
Melalui pemahaman ini, maka kelemahan, kendala, dan potensi perbaikan dari proses yang lama dapat diidentifikasi, sehingga rancangan sistem yang baru dapat dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi serta keakuratan dari proses pengelolaan arsip data konsumen tersebut.
Pada PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran, proses pengelolaan arsip data konsumen masih dilakukan secara manual. Yang dimana sistem yang digunakan masih bergantung pada pencatatan dan pengarsipan kertas serta beberapa lembar kerja yang belum terintegrasi dengan platform digital. Dan setiap kali perusahaan memperoleh data yang baru mengenai konsumen, maka pihak administrasi akan mencatatnya secara manual dan menyimpannya dalam bentuk berkas fisik. Yang dimana berkas – berkas ini kemudian akan disimpan dalam lemari arsip yang tersusun berdasarkan urutan tanggal.
Data konsumen yang diarsipkan mencakup informasi penting seperti Nama konsumen, Alamat konsumen, No.HP, Jenis Barang Yang Dipesan, Harga, Cicilan, Tanggal Pemesanan, Tanggal jatuh Tempo, CA, CI dan Nama Sales. Namun, dikarenakan prosesnya masih manual, pencarian data konsumen yang spesifik seringkali memakan waktu yang lama, terutama jika terdapat banyak berkas yang
harus diperiksa satu per satu. Selain itu, karena tidak adanya integrasi antara catatan fisik dan platform digital, maka terdapat potensi kesalahan dalam pencatatan ataupun terdapat duplikasi data, yang pada akhirnya hal ini akan berdampak pada efektivitas pelayanan kepada para konsumen.
3.1.1 Analisis Sistem Arsip Data Barang Yang Sedang Berjalan
Penjelasan mengenai alur sistem arsip data barang yang sedang berjalan di PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran adalah sebagai berikut :
A. Proses dimulai dari pihak Supplier yang menyediakan data supplier dan data pengadaan barang. Data ini mencakup informasi mengenai identitas s upplier serta rincian barang yang akan disuplai.
B. Data yang berasal dari supplier kemudian diterima oleh bagian Admin.
Setelah data diterima, Admin akan melakukan pencatatan secara mendetail terhadap data supplier dan data pengadaan barang. Pada tahapan ini juga, admin akan memastikan bahwa semua informasi yang terkait dengan pengadaan barang sudah tercatat dengan benar.
C. Data yang sudah selesai dicatat kemudian akan diproses oleh Admin.
Proses ini meliputi pengecekan dan validasi data, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa data supplier dan data pengadaan barang telah sesuai dengan standar ataupun kebutuhan dari perusahaan.
D. Setelah proses selesai, data supplier dan data pengadaan barang akan disimpan sebagai arsip. Dan arsip ini berisikan informasi yang telah divalidasi mengenai data supplier dan data pengadaan barang. Yang
dimana untuk arsip data ini nantinya dapat digunakan untuk keperluan audit, ataupun untuk referensi jika diperlukan oleh perusahaan.
3.1.2 Analisis Sistem Arsip Data Konsumen Yang Sedang Berjalan
Penjelasan mengenai alur sistem arsip data konsumen yang sedang berjalan di PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran adalah sebagai berikut :
A. Proses dimulai ketika konsumen datang kecabang dari perusahaan dan bertanya mengenai barang yang ingin dibeli. Konsumen menanyakan
23
informasi mendetail mengenai barang yang tersedia, baik dari segi harga, stok, maupun spesifikasinya.
B. Karyawan memberikan informasi kepada konsumen tentang barang yang ditanyakan. Informasi ini mencakup hal yang mendetail mengenai barang, stok, harga, dan ketersediaan barang yang diinginkan konsumen.
C. Konsumen menerima informasi mengenai barang yang ditanyakan dari karyawan. Berdasarkan informasi tersebut, maka pihak konsumen akan mulai mempertimbangkan pilihan barang yang akan dibeli.
D. Setelah menerima informasi, konsumen menentukan pilihan barang yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan konsumen.
E. Konsumen kemudian melanjutkan untuk melakukan pembelian barang yang telah dipilih. Pada tahapan ini, transaksi pembelian dimulai dan karyawan membantu dalam proses ini. Yang dimana karyawan nantinya akan mencatat secara mendetail mengenai pembelian yang dilakukan oleh konsumen dan menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada konsumen. Proses ini termasuk memastikan bahwa barang yang dipilih sudah siap untuk diambil ataupun diserahkan.
F. Setelah transaksi selesai dicatat maka barang akan disiapkan, karyawan memberikan nota pembelian beserta barang kepada konsumen sebagai bukti transaksi. Nota ini mencatat rincian barang yang dibeli, jumlah, serta harga.
G. Lalu konsumen menerima nota pembelian serta barang yang telah dipersiapkan oleh karyawan. Nota ini akan menjadi bukti legal bahwa
konsumen telah melakukan pembelian dan menerima barang yang telah dibeli tersebut.
H. Kemudian karyawan akan menyerahkan salinan nota pembelian kepada Admin. Yang dimana Admin nantinya akan bertugas untuk melakukan pencatatan terkait pembelian yang telah selesai dilakukan. Kemudian nota pembelian akan disimpan sebagai arsip baik oleh Admin maupun konsumen. Admin mengarsipkan dokumen terkait pembelian untuk tujuan audit, dan laporan penjualan. Sementara itu, konsumen menyimpan nota pembelian barang sebagai bukti pembelian yang sah.
25
Gambar 3.2 Gambar Analisis Sistem Arsip Data Konsumen Yang Sedang Berjalan
3.2 Perancangan Sistem Yang Akan Diusulkan
PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran, sebagai perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan barang – barang elektronik dan furniture untuk kebutuhan rumah tangga, tengah menghadapi beberapa masalah dalam mengelola arsip data konsumen. Sistem manual yang digunakan saat ini cenderung lambat dan rentan terhadap kesalahan dan juga tidak efisien. Seiring dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen dan data yang harus dikelola, maka perusahaan perlu beradaptasi dengan solusi yang lebih modern dan lebih efisien. Oleh karena itu, perancangan sistem informasi pengelolaan arsip data konsumen di PT. Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran ini menjadi sangat penting untuk mendukung operasional dari perusahaan. Sistem yang akan diusulkan ini bertujuan untuk mengotomatisasi pengelolaan data konsumen, mulai dari penyimpanan, pengarsipan, hingga pelacakan data secara cepat dan akurat. Penggunaan teknologi informasi ini tidak hanya memudahkan proses pengelolaan data, tetapi juga meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumen.
Sistem informasi yang diusulkan dirancang untuk mengatasi berbagai permasalahan yang muncul pada sistem manual, seperti salah menulis data, kehilangan dokumen ataupun sulitnya mencari informasi yang diperlukan dalam waktu yang cepat. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya, baik dalam hal waktu, tenaga kerja, maupun biaya. Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi, maka proses pengambilan keputusan yang terkait dengan data konsumen dapat dilakukan dengan lebih tepat berdasarkan data yang akurat dan real-time. Pengembangan sistem informasi ini juga dirancang untuk memastikan keamanan data konsumen yang
semakin menjadi perhatian penting di era digital seperti saat ini. Selain itu, sistem informasi ini akan dilengkapi dengan modul pelaporan yang dapat membantu perusahaan dalam memonitoring dan menganalisis kinerja serta interaksi dengan para konsumen.
3.2.1 Perancangan Sistem Arsip Data Barang Yang Diusulkan
Alur sistem arsip data barang yang diusulkan adalah sebagai berikut :
A.Supplier menyediakan data yang mencakup informasi tentang supplier itu sendiri dan data barang yang akan disuplai. Data ini dikirimkan kepada Admin sebagai tahapan awal dari proses pengadaan barang.
B.Admin menerima data dari supplier yang berisikan informasi mengenai supplier serta data pengadaan barang. Data ini menjadi informasi penting untuk pencatatan dan pengelolaan lebih lanjut oleh Admin.
C. Kemudian admin akan mencatat data supplier yang telah diterima serta juga mencatat data pengadaan barang. Pada tahapan ini juga, data supplier dan data pengadaan barang mulai dimasukkan ke dalam sistem agar bisa diolah dengan lebih lanjut.
D. Setelah pencatatan selesai, Admin akan memproses data supplier dan data pengadaan barang tersebut. Yang dimana untuk proses ini dapat meliputi v alidasi data, verifikasi ketersediaan barang, harga, dan jumlah barang yang dibutuhkan, serta penyesuaian dengan kebutuhan dari perusahaan.
E. Data yang telah selesai diproses kemudian akan disimpan ke dalam database sistem sebagai bentuk arsip data elektronik. Dan untuk database ini berfungsi sebagai pusat penyimpanan yang memungkinkan akses data
27
secara efisien oleh Admin untuk keperluan pengadaan berikutnya ataupun untuk keperluan audit internal maupun eksternal dari perusahaan.
3.2.2 Perancangan Sistem Arsip Data Konsumen Yang Diusulkan
Alur sistem arsip data konsumen yang diusulkan adalah sebagai berikut : A. Proses dimulai dengan konsumen yang datang langsung kecabang dari
perusahaan dan bertanya mengenai barang yang ingin dibeli.
Gambar 3.3 Gambar Sistem Arsip Data Barang Yang Diusulkan
B. Kemudian karyawan akan merespon konsumen dengan menerima pertanyaan dari konsumen dan memberikan informasi secara mendetail mengenai barang yang ditanyakan dengan mengakses informasi dari sistem.
C. Setelah selesai bertanya, maka konsumen akan mendapatkan informasi yang mendetail terkait barang yang ditanyakkan tersebut dari karyawan.
Yang dimana untuk informasi ini dapat berupa spesifikasi mengenai barang, harga barang, jumlah stok, ataupun rekomendasi mengenai barang yang sesuai kebutuhan dari konsumen.
D. Berdasarkan informasi yang diberikan oleh karyawan, maka konsumen akan memilih barang yang diinginkannya.
E. Setelah itu konsumen akan melakukan proses transaksi pembelian barang, yang dimana konsumen akan membayar barang sesuai dengan harga yang telah ditetapkan.
F. Setelah konsumen memutuskan untuk membeli barang, maka tugas dari karyawan yaitu akan membantu mencatat transaksi tersebut dan mempersiapkan barang yang dibeli oleh konsumen. Di sini, karyawan akan memastikan bahwa barang yang akan dibeli sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen. Setelah proses mencatat dan menyiapkan barang sudah selesai dilakukan, maka disini karyawan akan menyerahkan nota pembelian serta barang kepada konsumen. Nota ini sebagai bukti transaksi yang sah antara konsumen dengan pihak perusahaan yang menyediakan barang tersebut.
29
G. Setelah proses transaksi telah selesai, maka nota pembelian juga akan diserahkan kepada pihak admin. Yang dimana admin akan bertanggung jawab mengelola data transaksi tersebut secara tersistem. Selain itu juga, pihak admin kemudian akan memasukkan informasi terkait transaksi, seperti nota pembelian, ke dalam database sistem perusahaan sebagai bentuk arsip data secara digital.
3.3 Perancangan UML ( Unified Modeling Language )
Perancangan Unified Modeling Language (UML) adalah suatu metode dalam rekayasa perangkat lunak yang digunakan untuk menggambarkan, merancang, dan
Gambar 3.4 Gambar Sistem Arsip Data Konsumen Yang Diusulkan
standar. Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa yang digunakan oleh para pengembang perangkat lunak untuk mengkomunikasikan ide, pemahaman, dan desain sistem perangkat lunak mereka kepada tim pengembang lainnya atau pemangku kepentingan proyek.
3.3.1 Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah jenis diagram dalam Unified Modeling Language (UML) yang digunakan untuk menggambarkan interaksi antara sistem perangkat lunak dengan aktor atau entitas eksternal lainnya. Diagram ini membantu dalam pemahaman dan dokumentasi tentang bagaimana pengguna (aktor) akan berinteraksi dengan sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Berikut adalah rancangan Use Case Diagram pada sistem ini :
31
Gambar 3.5 Gambar Use Case Diagran Sistem Arsip Data Konsumen
Tabel 3.1 Tabel Defenisi Aktor Sistem Arsip Data Konsumen
No Aktor Deskripsi
1 Admin
1. Admin melakukan Login ke sistem
2. Admin melakukan pengelolaan terhadap data barang dari perusahaan dengan mengupdate terus data barang tersebut.
3. Admin melakukan pengelolaan terhadap data konsumen dengan mengupdate terus data konsumen tersebut berdasarkan waktu terjadinya sebuah transaksi pembelian barang.
4. Admin melakukan pengelolaan terhadap data supplier dari perusahaan dengan mengupdate terus data supplier tersebut berdasarkan waktu terjadinya proses masuknya stok barang.
5. Admin melakukan pengelolaan terhadap data user dari sistem dengan mengupdate terus data user tersebut, jika mengalami penambahan ataupun pengurangan data pengguna dari sistem informasi dari perusahaan.
6. Admin melakukan pengelolaan terhadap data transaksi barang yang masuk ataupun barang yang keluar dari perusahaan dengan mengupdate terus data transaksi tersebut. Berdasarkan terjadinya proses transaksi barang, baik transaksi barang yang masuk ataupun transaksi barang yang keluar dari perusahaan.
7. Admin melakukan pengelolaan terhadap data barang yang masuk dan data barang yang keluar dari perusahaan dengan mengupdate terus data barang yang masuk maupun data barang yang keluar dari perusahaan.
8. Admin melakukan pengelolaan terhadap data satuan barang dari sistem dengan mengupdate terus data satuan barang tersebut. Berdasarkan kebutuhan dari perusahaan.
9. Admin melakukan pengelolaan terhadap data kategori barang dari sistem dengan mengupdate terus data kategori barang tersebut. Berdasarkan kebutuhan dari perusahaan.
10. Admin melakukan pengelolaan terhadap data laporan barang dari sistem dengan mengupdate terus data laporan barang tersebut. Berdasarkan perubahan yang terus terjadi selama proses sistem dipakai disetiap bulannya.
11. Admin dapat melakukan perubahan terhadap informasi profil akun dari admin, dengan terus mengupdate informasi yang ingin diubah oleh admin dari akun yang
2 Petugas
1. Petugas melakukan Login ke sistem
2. Petugas dapat melihat informasi mengenai data barang secara real time.
3. Petugas dapat melihat informasi mengenai data konsumen secara real time.
4. Petugas dapat melihat informasi mengenai data supplier dari perusahaan secara real time.
5. Petugas dapat melihat informasi mengenai data proses transaksi yang pernah terjadi diperusahaan secara real time.
6. Petugas dapat melihat informasi mengenai data barang yang masuk maupun data barang yang keluar dari perusahaan secara real time.
7. Petugas dapat melihat informasi mengenai data satuan barang dari sistem berdasarkan kebutuhan dari perusahaan dan dapat melihatnya secara real time.
8. Petugas dapat melihat informasi mengenai data kategori barang dari sistem berdasarkan kebutuhan dari perusahaan dan dapat melihatnya secara real time.
9. Petugas dapat melihat informasi mengenai data laporan barang dari perusahaan secara real time.
10. Petugas dapat melakukan perubahan terhadap informasi profil akun dari petugas, dengan terus mengupdate informasi yang ingin diubah oleh petugas dari akun yang dipakai.
11. Setelah itu Petugas akan Logout dari sistem
3.3.2 Class Diagram
Class Diagram adalah jenis diagram dalam Unified Modeling Language (UML) yang digunakan untuk menggambarkan struktur kelas dalam sistem perangkat lunak. Diagram kelas mengidentifikasi entitas-entitas utama (kelas), atribut-atribut mereka, metode-metode yang mereka miliki, serta hubungan antara kelas-kelas tersebut. Berikut adalah rancangan Class Diagram pada sistem ini :
33
3.3.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah jenis diagram interaksi dalam pemodelan perangkat lunak yang digunakan untuk menggambarkan interaksi antara objek dalam sebuah sistem atau bagian dari sistem ini. Selain itu, Sequence Diagram adalah alat visual yang berguna untuk mengilustrasikan bagaimana objek dalam
Gambar 3.6 Gambar Class Diagram Sistem Arsip Data Konsumen
sistem berinteraksi satu sama lain dalam urutan tertentu untuk mencapai tujuan tertentu atau menjalankan suatu proses. Berikut adalah rancangan Sequence Diagram pada sistem ini :
1. Sequence Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen
2.
Sequence Diagram Akses Menu Profil
3. Sequence Diagram Akses Menu Pelayanan
35
Gambar 3.7 Gambar Sequence Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.8 Gambar Sequence Diagram Akses Menu Profil
Gambar 3.9 Gambar Sequence Diagram Akses Menu Pelayanan
4. Sequence Diagram Akses Menu Fortopolio
5.
S
equence Diagram Akses Menu Hubungi Kami
6.
S
equence Diagram Login Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.10 Gambar Sequence Diagram Akses Menu Fortopolio
Gambar 3.11 Gambar Sequence Diagram Akses Menu Hubungi Kami
7. Sequence Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen
8.
S
equence Diagram Pengelolaan Data Barang
9.
S
equence Diagram Pengelolaan Data Konsumen
37
Gambar 3.13 Gambar Sequence Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen Konsumen
Gambar 3.14 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Data Barang
Gambar 3.15 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Data Konsumen
10. Sequence Diagram Pengelolaan Data Supplier
11.
S
equence Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang
12. Sequence Diagram Pengelolaan Data Kategori Barang
Gambar 3.16 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Data Supplier
Gambar 3.17 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang
13. Sequence Diagram Pengelolaan Data User
14.
S
equence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Masuk
15. Sequence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Keluar
39
Gambar 3.19 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Data User
Gambar 3.20 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Masuk
Gambar 3.21 Gambar Sequence Diagram Pengelolaan Transaksi Data Barang Keluar
16. Sequence Diagram Laporan Barang Masuk
17.
S
equence Diagram Laporan Barang Keluar
18. Sequence Diagram Update Profil Akun User
Gambar 3.22 Gambar Sequence Diagram Laporan Barang Masuk
Gambar 3.23 Gambar Sequence Diagram Laporan Barang Keluar
3.3.4 Activity Diagram
Activity Diagram adalah jenis diagram UML (Unified Modeling Language) yang digunakan untuk menggambarkan alur kerja atau aktivitas dalam suatu proses bisnis, sistem, atau aplikasi. Ini adalah alat yang berguna untuk memodelkan serangkaian langkah atau tindakan yang terjadi dalam suatu proses atau aktivitas, serta hubungan antara langkah-langkah tersebut. Dan berikut adalah rancangan Activity Diagram pada sistem ini :
1. Activity Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen
2.
A
ctivity Diagram Akses Menu Profil
41
Gambar 3.25 Gambar Activity Diagram Masuk Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.26 Gambar Activity Diagram Akses Menu Profil
3. Activity Diagram Akses Menu Pelayanan
4.
A
ctivity Diagram Akses Fortopolio
5.
A
ctivity Diagram Akses Menu Hubungi Kami
Gambar 3.27 Gambar Activity Diagram Akses Menu Pelayanan
Gambar 3.28 Gambar Activity Diagram Akses Fortopolio
6. Activity Diagram Login Sistem Arsip Data Konsumen
7.
Activity Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen
8.
Activity Diagram Pengelolaan Data Barang
43
Gambar 3.30 Gambar Activity Diagram Login Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.31 Gambar Activity Diagram Logout Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.32 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Data Barang
9. Activity Diagram Pengelolaan Data Konsumen
10. Activity Diagram Pengelolaan Data Supplier
Gambar 3.33 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Data Konsumen
11. Activity Diagram Pengelolaan Data User
12. Activity Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang
45
Gambar 3.36 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Data Satuan Barang
13. Activity Diagram Pengelolaan Data Kategori Barang
14.
A
ctivity Diagram Pengelolaan Data Transaksi Barang Masuk
Gambar 3.37 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Data Kategori Barang
15. Activity Diagram Pengelolaan Data Transaksi Barang Keluar
47
16. Activity Diagram Pengelolaan Laporan Data Barang Masuk 17. Activity Diagram Pengelolaan Data Laporan Barang Keluar
Gambar 3.40 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Laporan Data Barang Masuk Gambar 3.41 Gambar Activity Diagram Pengelolaan Data Laporan Barang Keluar
18. Activity Diagram Update Profil Akun User 3.4 Perancangan Basis Data ( Database )
Basis data atau database adalah kumpulan terorganisir dari informasi atau data yang diatur sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengolahan, penyimpanan, pengambilan, dan pemutakhiran data dengan efisien. Basis data yang sudah terkoneksi kedalam sistem bertujuan untuk menyimpan seluruh data yang dimasukan pengguna pada saat sistem ini dijalankan untuk menunjang keperluan Cafe. Berikut adalah struktur tabel yang digunakan pada basis data di Sistem Arsip Data Konsumen untuk PT Interyasa Mitra Mandiri Cabang Kisaran :
1. Tabel User
Tabel 3.2 Struktur Tabel User
Nama Tipe Data Panjang
id_user int 11
49
Gambar 3.42 Gambar Activity Diagram Update Profil Akun User
nama varchar 255
email varchar 255
no_hp varchar 255
role enum ('Admin','Petugas') -
2. Tabel Barang
Tabel 3.3 Struktur Tabel Barang
Nama Tipe Data Panjang
id_barang int 11
id_ktg int 11
id_spl int 11
id_stn int 11
id_user int 11
nama varchar 255
type varchar 255
noakun varchar 255
stok int 11
ht varchar 255
dt varchar 255
3. Tabel Konsumen
Tabel 3.4 Struktur Tabel Konsumen
Nama Tipe Data Panjang
id int 11
id_spl int 11
nama varchar 255
noakun varchar 255
alamat text -
nohp int 11
nama_barang varchar 255
harga varchar 255
cicilan varchar 255
tgl_pesan date -
tgl_tempo date -
CA varchar 255
CI varchar 255
4. Tabel Supplier
Tabel 3.5 Struktur Tabel Supplier
Nama Tipe Data Panjang
id_spl int 11
nama_supplier varchar 255
email varchar 255
no_hp varchar 255
nama_sales varchar 255
alamat varchar 255
id_user int 11
5. Tabel Kategori
Tabel 3.6 Struktur Tabel Kategori
Nama Tipe Data Panjang
id_ktg int 11
nama_kategori varchar 255
6. Tabel Satuan
Tabel 3.7 Struktur Tabel Satuan
Nama Tipe Data Panjang
id_stn int 11
51
nama_satuan varchar 255
7. Tabel Barang Masuk
Tabel 3.8 Struktur Tabel Barang Masuk
Nama Tipe Data Panjang
id int 11
id_barang int 11
tgl_masuk date -
kuantitas int 11
8. Tabel Barang Keluar
Tabel 3.9 Struktur Tabel Barang Keluar
Nama Tipe Data Panjang
id int 11
id_barang int 11
tgl_keluar date -
kuantitas int 11
3.5 Perancangan Logika ( Flowchart )
Flowchart adalah adalah alat visual yang digunakan untuk menggambarkan urutan langkah-langkah atau proses dalam suatu tugas atau aktivitas. Flowchart menggunakan simbol-simbol grafis seperti panah, kotak, oval, dan berbagai bentuk lainnya untuk menggambarkan bagaimana informasi atau bahan mengalir melalui
berbagai langkah atau keputusan dalam suatu proses. Berikut adalah flowchart yang digunakan dalam sistem ini :
1. Flowchart Login Sistem Arsip Data Konsumen
2. Flowchart Logout Sistem Arsip Data Konsumen
3. Flowchart Menu Home Sistem
53
Gambar 3.43 Gambar Flowchart Login Sistem Arsp Data Konsumen
Gambar 3.44 Gambar Flowchart Logout Sistem Arsip Data Konsumen
Gambar 3.45 Gambar Flowchart Menu Home Sistem
4. Flowchart Menu Utama Sistem
Gambar 3.46 Gambar Flowchart Menu Utama Sistem55
