PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN DISTRIBUSI PENJUALAN KORAN HARIAN PAGI SUMATRA EKSPRES
Yunita Febriyanti1*), Muhamad Kadafi2
1,2Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Indonesia
1[email protected], 2[email protected]
Kata kunci:
administrasi dan distribusi;
metode object oriented coad & yourdon; penjualan koran
Abstract: Sumatra Ekspres distributes it based on the request of each agent and there are often problems such as the distribution area does not match the turnover of each agent and there are agents who lack rations and there are also those who have excess so that returns occur again. To overcome the problems that arise, it is necessary to design an information system for the distribution of sales of the Sumatra Express morning daily newspaper. Methods of system analysis and design using the Coad & Yourdon object method. The results of this study describe the process of operating the system and system flow that is designed to help process, analyze and present data from distribution so that the distribution of copies of the daily Sumatra Express daily morning is evenly distributed, according to the number of needs of each agent.
Abstrak: Sumatra Ekspres melakukan Pendistribusiannya berdasarkan permintaan dari masing-masing agen dan sering terjadi kendala seperti daerah distribusi tidak sesuai dengan omset masing-masing agen dan ada agen yang kekurangan jatah exemplar ada juga yang kelebihan sehingga terjadinya tindakan retur kembali. Untuk mengatasi permasalahan yang muncul, maka perlu dirancang suatu sistem informasi distribusi penjualan koran Harian pagi Sumatera Express.
Metode analisis dan perancangan sistem dengan menggunakan metode objek Coad & Yourdon. Hasil penelitian ini mendeskripsikan proses pengoperasian sistem dan alur sistem yang dirancang untuk membantu mengolah, menganalisis dan menyajikan data dari pendistribusian agar pembagian eksemplar Harian pagi Sumatera Ekspres merata, sesuai dengan jumlah kebutuhan masing-masing agen.
Febriyanti & Kadafi (2023). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Dan Distribusi Penjualan Koran Pada Harian Pagi Sumatra Ekspres. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Dalam beberapa tahun terakhir ini, perkembangan kemajuan teknologi di bidang sistem informasi dan komunikasi semakin pesat [1][2]. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan teknologi sistem informasi dan komunikasi ini sebagai alat bantu saat bekerja di perusahaan .Sistem informasi merupakan komponen yang saling berinteraksi, seperti perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi, dan orang-orang dalam organisasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan untuk kegiatan operasional dan perencanaan bisnis di masa depan [3][4].
PT. Citra Bumi Sumatra atau Harian Pagi Sumatra Ekspres adalah salah satu perusahaan penerbitan surat kabar di provinsi Sumatera Selatan. Sebagai media cetak independen yang menyebarluaskan informasi obyektif dan menyalurkan keinginan masyarakat serta kontrol sosial yang konstruktif, Sumatra Ekspres juga memperhatikan pentingnya investasi TI untuk meningkatkan layanan secara lebih cepat dan optimal [4].
Universitas Multi Data Palembang | 445 Koran harian pagi Sumatra Ekspres Dalam hal distribusi mengandalkan pengiriman dengan armadanya sendiri, mendistribusikannya ke beberapa agen sesuai kuota yang telah ditentukan dan Pengiriman berdasarkan permintaan masing-masing agen. Saat ini yang menjadi kendala adalah daerah pendistribusian tidak sesuai dengan omset masing-masing agen, ada agen yang kekurangan jatah eksemplar, namun ada juga yang kelebihan sehingga agen akan melakukan retur kembali. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dapat dilakukan dengan pembenahan bagian administrasi distribusi yaitu salah satu alat berupa data atau pengolahan data dengan komputer yang terhubung erat dengan sistem distribusi.
Perancangan sistem ini memberikan suatu sistem yang sangat berguna dalam pengolahan, analisis dan penyajian data dan informasi pendistribusian, sehingga pembagian eksemplar di harian pagi Sumatera Express dapat terdistribusi secara merata dan sesuai jumlah dengan kebutuhan masing-masing agen. Oleh karena itu, perlu dibuat “Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Distribusi Penjualan Koran pada Harian Pagi Sumatera Ekspress”.
METODE
Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis ialah melakukan observasi, wawancara dan studi kepustakaan [4]. Observasi dilakukan pengamatan langsung di Harian Pagi Sumatera Ekspres sekaligus melakukan wawancara bersama petugas administrasi dan melakukan studi kepustakaan dari reference penelitian terdahulu [5] [6].
Dalam perancangan sistem informasi administrasi dan distribusi penjualan koran metode yang penulis gunakan ialah Metode berorientasi objek Coud & Yourdon [7]. Adapun tahapan-tahapan untuk membuat perancangan dengan menggunakan Metode Coad & Yourdon ini adalah pertama Identifikasi Class dan Obyek, Identifikasi Struktur generalisasi/spesifikasi, Mendefinisikan Struktur whole part, Identifikasi subyek, Indentifikasi atribut, Indentifikasi layanan dan yang terakhir Hubungkan Class yang ada dengan message connection [8].
HASILDANPEMBAHASAN
Pada perancangan dengan menggunakan metode Coad & Yourdon langkah atau tahapan pertama kali dilakukan ialah “Identifikasi Class dan Obyek”. Terlihat pada gambar 1.
Gambar 1. Identifikasi Class dan Obyek
Class tersebut adalah class agen, class administrasi & distribusi, dan class laporan.
Lanjut langkah atau tahapan ke-2 ialah “Identifikasi struktur generalisasi/spesifikasi”. Pada gambar 2.
Gambar 2. Identifikasi Struktur Generalisasi/Spesifikasi
Dari ketiga class yang ada pada tahap ke-2, class Administrasi & Distribusi dan class Agen mempunyai struktur generalisasi/spesialisasi. Class Administrasi & Distribusi bisa digeneralisasi/spesialisasi menjadi class Pesanan dan class Pengembalian. Sementara class Agen bisa digeneralisasi/spesialisasi menjadi class Maintenance Agen.
Tahap ket-3 adalah “Mendefinisikan Struktur whole part, pada gambar 3.
Gambar 3. Mengidentifikasi Struktur whole part
Class yang mempunyai struktur whole part ialah class Pesanan dan class Pengembalian. Class Pesanan terdiri dari class Koran, class Pengiriman, dan class Pembayaran.
Selanjutnya Tahap ke-4 adalah “Identifikasi subyek”, pada gambar 4.
Gambar 4. Identifikasi Subyek
Subyek 1 Subyek 2
Subyek 5
Subyek 3
Subyek 4
Universitas Multi Data Palembang | 447 Tahapan/ langkah ke-5 adalah “Identifikasi Atribut”. Pada gambar 5.
Gambar 5. Identifikasi Atribut
Tahapan atau langkah ke-6 ialah “Identifikasi layanan”. pada gambar 6.
Gambar 6. Identifikasi Layanan
Universitas Multi Data Palembang | 449 Di tahapan ke-6 ini, class-class yang sudah diberikan atribut ditambahkan identifikasi layanannya.
Seperti terlihat pada gambar diatas Class Administrasi & Distribusi, Koran, Pengiriman, dan Pembayaran mempunyai layanan yang sama, yaitu Add, Delete dan Update, class Agen mempunyai layanan : pesanan, pengembalian dan pembayaran. Class Pesanan dan Pengembalian mempunyai layanan : pengecekan_agen dan Update pemesanan, class Maintenance agen mempunyai layanan : Update agen, dan class Laporan mempunyai layanan : laporan pemesanan, laporan pengembalian, daftar agen.
Tahap terakhir, ke-7 adalah “Hubungkan Class yang ada dengan message connection”, yang tampak pada gambar 7.
Gambar 7. Hubungan Class yang Ada Dengan Message Connection
Desain Interface
Perancangan Antarmuka Pengguna (Desain interface) merupakan gambaran secara garis besar dari tampilan visual sistem yang akan dibuat. Pada antarmuka ini, desain terdiri dari desain masukan (input) dan desain keluaran (output) yang menampilkan informasi data [9][10].
Tampilan desain Menu Utama, halaman ini ditampilkan saat pengguna masuk untuk pertama kalinya.
Gambar 8. Halaman Utama
Tampilan halaman Menu Pengolahan Data Distribusi Koran
Kontrol atau navigasi pengolahan informasi distribusi surat kabar dapat dilihat pada halaman utama yang terbagi dalam empat menu yaitu : Master data, transaksi, laporan dan monitoring. Terlihat pada gambar 9.
Universitas Multi Data Palembang | 451 Gambar 9. Menu Pengolahan Data Distribusi
Desain Input Data Gudang, Input data gudang ini dipergunakan untuk menginput data produksi koran setiap harinya di Sumatra Ekspres. Pada gambar 10.
Gambar 10. Input Data Gudang
Setiap edisi nantinya didata untuk jumlah eksemplarnya, supaya diketahui jumlah yang sudah terdistribusi, yang masih menyisa ataupun retur dari agen yang tidak laku terjual.
Desain Input Data Agen dan Data Pemesanan, Input data agen berguna ketika ingin menginput data agen yang sudah menjadi rekanan agen penjualan Sumatra Ekspres. Halaman ini dapat diakses dari halaman utama. Tampak pada gambar 11.
Sementara Input data Pemesanan berguna ketika menginput data pemesanan oleh agen. Tampak pada gambar 11.
Gambar 11. Input Data Agen dan Input Pemesanan
Universitas Multi Data Palembang | 453 Tampilan Desain Output Laporan Daftar Agen, Laporan Pemesanan Koran dan Laporan Pembayaran
Gambar 12. Laporan Pembayaran
SIMPULAN
Dari hasil analisis penelitian yang dilakukan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Yang pertama, penyebaran distribusi surat kabar dapat terpantau sehingga sistem dapat digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan untuk menentukan jumlah produksi yang optimal. Kedua, dengan adanya rancangan sistem administrasi dan distribusi ini bisa menjadikan sistem yang akan mempermudah harian Pagi Sumatra Ekspres ketika mengevaluasi dan melakukan pengawasan pendistribusian harian Pagi Sumatra Ekspres.
ACKNOWLEDGEMENT
Penelitian ini berterima kasih kepada PT Citra Bumi Sumatra / Harian Pagi Sumatra Ekspres atas dukungan dan bantuannya dalam menyediakan data dan informasi untuk penelitian ini. Dan ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Muhamad Kadafi selaku dosen pembimbing yang telah membantu dalam penulisan naskah penelitian ini.
DAFTARPUSTAKA
[1] Ahmad, A., 2012. Perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi: Akar Revolusi dan Berbagai Standarnya. Jurnal Dakwah Tabligh,13(1), pp.137-149
[2] Ikram, M, 2021, Sistem Informasi Expedisi Pengiriman Barang pada Bagian Distribusi PT. Tempo Banda Aceh, Jurnal Indonesia : Manajemen Informatika dan Komunikasi.
[3] Almaidah, Reza, Elizabeth, Triana, 2021, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen pada PT Berkat Kasih Tri Tunggal, STIMIK GI MDP Palembang.
[4] Anisah, Novianti, Nia, 2017, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Jatisi, Vol 1 No.2
[4] Julian, 2018, Strategi Marketing Public Relations Harian Pagi Sumatra Ekspres di Kalangan Remaja Kota Palembang, Skripsi UIN Raden Fatah Palembang.
[5] Soyata, Agung Raga, Assegaff, Setiawan, 2020, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Distribusi pada PT Rudi Agung Agralaksana, STIKOM Dinamika, Jambi.
[6] Mariani, Susy, 2012, Analisis dan Perancangan Sistem Administrasi dan Distribusi Penjualan Koran pada Harian Sriwijaya Post (SRIPO), Skripsi Bina Darma.
[7] Lenti, Febri Nova, 2010, Otomatisasi Pemodelan Coad Yourdan, STMIK AKAKOM Yogyakarta.
[8] Kasira, 2017, Analisi dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Distribusi Penjualan Koran Berbasis Website pada Harian Pagi Rakyat Pos Kota Pangkalpinang, Skripsi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang.
[9] Wahyuningsih, Endang, 2020, Pemodelan Sistem Akuntansi Menggunakan Metode Coad & Yourdon.
STMIK Akakom, Yogyakarta.
[10] Ramadhanu, Agung.2017, “Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pendistribusian Bibit Benih Ikan pada BBI (Balai Benih Ikan) Perikanan Limapuluh Kota’” UPI YPTK Jurnal KomTekInfo Vol.
4, No. 1, Juni 2017, Hal. 1-8 ISSN :2356-0010
[11] Arifianto, Andreas dan Wahjudi, Januar. “Sistem Informasi Distribusi Barang Promosi PT Saka Farma Laboratories,” Vol.3(1) –Juni, 2011, ISSN 2085-4552.
