142
Perancangan Sistem Informasi Cuti Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Binjai Berbasis Website
Adnan Buyung Nasution1, Anggy Permata Sari2, Dian Putri Kinanti3 [email protected]1 , [email protected]2 ,
123 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara,Indonesia.
Informasi Artikel:
Dikirim: 09-01-2024; Diterima: 10-01-2024; Diterbitkan: 18-01-2024 Doi : http://dx.doi.org/10.31602/tji.v15i1.13825
ABSTRAK
Komisi Pemilihan Umum Kota Binjai dapat disebut sebagai instansi pemerintahan yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan proses pemilihan di wilayah tersebut.Salah satu tugas yang sering dilakukan oleh pegawai KPU Kota Binjai adalah mengajukan cuti pegawai. Proses pengajuan cuti masih bersifat manual dan belum terintegrasi dengan baik secara komputerisasi, sehingga memakan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan. Selain itu, pegawai harus mengecek sisa cuti yang tersedia melalui kasubag umum dan memberikan formulir yang telah diisi kepada atasan langsung untuk disetujui. Untuk mengatasi masalah tersebut, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memfasilitasi pengelolaan permintaan cuti di lingkungan KPU Kota Binjai. Penerapan sistem pengajuan cuti akan menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi.Pengembangan sistem ini mengadopsi pendekatan metode Waterfall, yang melibatkan serangkaian langkah-langkah seperti analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pegawai, Cuti, Waterfall.
Pendahuluan
Di era saat ini, kemajuan pesat dalam teknologi informasi memungkinkan penggunaan kompleksitas teknologi informasi untuk meningkatkan produktivitas(Muhammad Ajie Rizaldi, 2022). kemajuan teknologi informasi memiliki dampak yang semakin terlihat pada berbagai dimensi kehidupan,seperti aspek sosial, politik, budaya, pendidikan semakin terpengaruh oleh kemajuan teknologi dan penyebaran informasi(Rhomadhona, 2018). Dengan teknologi informasi yang handal dan akurat, kesalahan yang tidak disengaja dapat dicegah sehingga meningkatkan efisiensi dan kecepatan operasional suatu lembaga/instansi tertentu(Abdilah dkk., 2021). Teknologi informasi banyak diimplementasikan dalam perusahaan/instansi, terutama dalam sistem informasi kepegawaian. Salah satu contohnya penerapan sistem informasi pengajuan cuti online(Susilowati & Widiana, 2019).
Di era saat ini, kemajuan pesat dalam teknologi informasi memungkinkan penggunaan kompleksitas teknologi informasi untuk meningkatkan produktivitas(Muhammad Ajie Rizaldi, 2022). Perkembangan teknologi dan
143 penyebaran informasi memiliki pengaruh yang semakin nyata pada berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam dimensi sosial, politik, budaya, dan pendidikan semakin terpengaruh oleh kemajuan teknologi dan penyebaran informasi(Rhomadhona, 2018).
Dengan teknologi informasi yang handal dan akurat, kesalahan yang tidak disengaja dapat dicegah sehingga meningkatkan efisiensi dan kecepatan operasional suatu lembaga/instansi tertentu(Abdilah dkk., 2021). Penerapan teknologi informasi secara luas terjadi di berbagai perusahaan dan instansi, khususnya dalam konteks sistem informasi kepegawaian. Contoh nyata dari hal tersebut adalah implementasi sistem pengajuan cuti secara daring atau online. (Susilowati & Widiana, 2019).
Cuti dapat diartikan sebagai absensi sementara yang diberikan sebagai hak kepada seorang pegawai atau karyawan setelah mendapatkan persetujuan dari atasan untuk jangka waktu tertentu(Agustiansyah & Zein, t.t.). Dalam Peraturan Pemerintahan Nomor 24 Tahun 1976, jenis-jenis cuti mencakup cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti karena alasan penting, dan cuti di luar tanggungan negara.
Komisi Pemilihan Umum (KPU) adalah institusi nasional yang bersifat permanen dan independen, bertugas menyelenggarakan proses pemilihan umum(Khan dkk., 2021). Komisi Pemilihan Umum Kota Binjai bertanggung jawab untuk memberikan cuti kepada pegawai selama proses pelaksanaan, manajemen, penghitungan, dan penempatan cuti(Hamzah dkk., 2023), merupakan tugas dari sub bagian umum.
Pegawai yang akan mengajukan permohonan cuti harus membuat surat izin untuk mengajukan cuti, lalu permohonan tersebut diberikan kepada atasan untuk disetujui,setelahnya pegawai menyampaikan surat permohonan cuti kesubbag umum.
Barulah pegawai diberi cuti atau izin setelah mendapatkan cap persetujuan atau pengesahan, dan persetujuan pengajuan cuti atau izin dicatat. Selain itu,ketika atasan sedang tidak ada dikantor maka akan terkendala untuk persetujuan cutinya dan juga pegawai menghitung sendiri sisa cuti dalam stok cutinya, sehingga dalam pengelolaan manajemen cutinya menjadi tidak baik.
Permasalahan dalam pengajuan cuti yang masih manual dapat diatasi dengan mengevaluasi serangkaian alternatif untuk menemukan yang terbaik(Zavadskas &
Turskis, 2010), sehingga membantu pegawai mengajukan cuti dengan cepat dan memudahkan pimpinan dan admin mengolah data cuti(Rachman & Effiyaldi, 2023) melalui pengembangan sistem informasi berbasis website, dilakukan upaya untuk menciptakan solusi atau memanfaatkan peluang dengan menggunakan komputer(Rahmi dkk., 2023). Salah satu metode pengembangan sistem melibatkan System Development Life Cycle(SDLC)(Susanto & Widiyanto, 2021),prototyping(Purnia dkk., 2021),Rapid Application Development (RAD)(Nurman Hidayat & Kusuma Hati, 2021), Object Oriented Technology(Cahyaningtyas & Sediyono, 2023), Metode End-user Development (Jayadi dkk., 2023),waterfall (Wahid, 2020). Dalam penelitian ini,untuk membuat alur kerja yang jelas serta menjamin konsistensi proses dalam hal ini menggunakan metode Waterfall.
Banyak penelitian telah dilakukan tentang metode pengembangan sistem dalam perancangan sistem informasi. Sebagai contoh penelitian Salim Agustiansyah tentang sistem informasi pengajuan cuti menggunakan metode waterfall Menciptakan suatu
144 sistem pengajuan cuti daring yang menyederhanakan proses permohonan dan persetujuan cuti(Agustiansyah & Zein, t.t.),penelitian lain yang dilakukan oleh Susi Susilowati tentang sistem informasi cuti menggunakan metode Waterfall menghasilkan web untuk pengajuan cuti pegawai yang memudahkan admin dan pegawai untuk mengajukan cuti (Susilowati & Widiana, 2019),penelitian selanjutnya yang dilakukan oleh Muhammad Ajie Rizaldi tentang Sistem Informasi E-Cuti yang dibangun dengan metode Waterfall membantu pengajuan cuti pegawai dengan cepat, aman, dan efisien(Muhammad Ajie Rizaldi, 2022).
Model waterfall adalah model pengembangan sistem yang mendalam yang beroperasi secara linier dan berurutan(Adenowo & Adenowo, 2013). Singkatnya,model ini mencakup langkah-langkah analisis, desain, implementasi, pengujian, dan pengoperasian dan pemeliharaan.
Penelitian ini bertujuan untuk menciptakan sistem komputerisasi pengajuan cuti karyawan yang sederhana dan efisien, yang dapat mendukung kelancaran proses operasional di KPU Kota Binjai. Diharapkan sistem ini akan menjadi lebih mudah digunakan dan data akan dikirim dengan cepat dan tepat.
Metode
2.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam konteks penelitian, proses pengumpulan informasi memegang peranan krusial(Irawan dkk., 2023),Data dikumpulkan melalui observasi dan wawancara.
a. Observasi
Pengamatan langsung lokasi penelitian untuk mendapatkan informasi relevan dikenal sebagai observasi(Sidauruk dkk., 2020),data pada kasus yang diangkat.
Observasi dilakukan dalam proses desain dan pengembangan sistem informasi yang berbasis web.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan narasumber untuk mendapatkan informasi yang diperlukan(Nurwahid dkk., 2023).
2.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam penelitian ini, digunakan pendekatan pengembangan sistem SDLC (Sistem Development Life Cycle) dengan metode waterfall(Nur, 2019). Pendekatan ini dimulai dengan menganalisis kebutuhan sistem, merancang sistem, melakukan pengkodean program, melaksanakan pengujian, dan terakhir, menerapkan serta merawat sistem(Nurwahid dkk., 2023).
145
Gambar 1. Metode Waterfall
1. Requirement Analysis
Langkah awal dalam metode waterfall adalah melakukan analisis kebutuhan.
Para pengembang harus melakukan penelitian untuk mengenali berbagai kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan dikembangkan. Informasi ini dapat diperoleh melalui berbagai metode seperti wawancara, survei, atau aktif berpartisipasi dalam diskusi forum terkait guna mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam.
2. Sistem and Software Design
Langkah kedua dalam metode waterfall melibatkan proses perancangan dan pengembangan berdasarkan informasi kebutuhan pengguna. Perancangan ini bertujuan untuk memfasilitasi dan merinci proses pengerjaan, dengan fokus pada tampilan sistem yang akan dikembangkan. Tahapan desain pada metode ini memiliki peran khusus dalam mengidentifikasi kebutuhan perangkat keras dan sistem yang diperlukan untuk menjalankan seluruh proses pengembangan.
3. Implementation and Unit Testing
Langkah ketiga dalam metode waterfall adalah implementasi, yang melibatkan proses coding. Pengembangan sistem dilakukan melalui pembagian menjadi modul-modul kecil, yang kemudian akan digabungkan pada tahap selanjutnya dalam metode waterfall. Pada tahapan ini, setiap modul yang telah dibuat diperiksa secara cermat untuk memastikan bahwa mereka memenuhi fungsi yang telah ditetapkan dan mematuhi standar yang telah ditetapkan.
4. Integration and System Testing
Pada tahap keempat pengembang akan melakukan pengujian untuk mengetahui bagaimana sistem berfungsi secara keseluruhan dan jika terdapat kegagalan.
5. Operation and Maintenance
Sistem perawatan yang telah dibangun setelah langkah-langkah sistematis di atas merupakan tahap akhir dari pendekatan ini. Setelah sistem didistribusikan dan digunakan oleh pengguna, diperlukan tindakan pemeliharaan untuk memastikan kinerja sistem tetap optimal sesuai dengan tujuannya. Proses pemeliharaan umumnya melibatkan perbaikan pada implementasi sistem, penanganan kesalahan yang mungkin masih ada atau yang baru terdeteksi, dan
146 peningkatan kinerja sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna
2.3 Perancangan Sistem
Pendekatan perancangan sistem berorientasi objek digunakan untuk menyederhanakan proses pengembangan sistem. Pendekatan ini memanfaatkan UML sebagai modelnya, yang mencakup use case, activity, class, dan sequence.
2.3.1 Usecase Diagram
Diagram ini menunjukkan fungsi dari setiap aktor yang terlibat dalam website KPU Kota Binjai untuk pengajuan cuti pegawai.
Gambar 2. Use case Diagram
2.3.2 Activity Diagram
a. Login oleh user (pimpinan, pegawai, dan admin)
Untuk mengakses situs webnya, pegawai, pimpinan, dan admin harus melewati tahapan kegiatan yang digambarkan dalam diagram ini.
Gambar 3. Activity Diagram Login User (Pimpinan, Pegawai dan Admin)
147 b. Activity Diagram Input Cuti oleh User (pimpinan, pegawai, dan admin)
Diagram ini mengambarkan tahapan kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan, pegawai, dan admin dalam melakukan pengajuan cuti dalam websitenya.
Gambar 4. Activity Diagram Input Cuti User(Pegawai,Pimpinan dan Admin)
c. Activity Diagram Laporan Cuti Oleh Admin dan Pimpinan
Diagram ini mengambarkan tahapan kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan dan admin ketika pimpinan sudah menerima pengajuan cuti ataupun menolak ajuan cutinya dalam website.
Gambar 5. Activity Diagram Laporan Cuti
148 2.3.2 Sequence Diagram
Sequence Diagram berisikan tahapan atau rangkaian kegiatan yang dilakukan pimpinan, pegawai dan admin dalam mengakses website pengajuan cuti.
Gambar 6. Sequence Diagram Pengajuan Cuti
Implementasi sistem
Berikut adalah hasil dari rancangan sistem yang telah disusun sebelumnya.
A. Implementasi Halaman Pegawai 1. Halaman Pengajuan Cuti
Halaman ini berfungsi untuk memulai pengajuan cuti
Gambar 7. Implementasi Halaman Pengajuan Cuti
149 2. Halaman Persetujuan Cuti
Semua cuti yang telah diajukan dapat dilihat di halaman ini.
Gambar 8. Implementasi Halaman Persetujuan Cuti
B. Implementasi Halaman Admin 1. Halaman Beranda Admin
Halaman ini untuk melihat jumlah user total dan riwayat pengajuan cuti pegawai.
Gambar 9. Implementasi Halaman Dashboard Admin
2. Halaman Daftar Cuti
Halaman ini untuk melihat riwayat pengajuan cuti pegawai.
Gambar 10. Implementasi Halaman Daftar Cuti
150 C. Implementasi Halaman Pimpinan
1. Halaman Notifikasi
Halaman ini dimaksudkan untuk menyampaikan notifikasi tentang pengajuan cuti pegawai.
Gambar 11. Implementasi Halaman Notifikasi
2. Halaman Data Approval Cuti
Halaman ini untuk melihat daftar cuti yang menunggu persetujuan pimpinan.
Gambar 12. Implementasi Halaman Approval Cuti
KESIMPULAN
Dalam penelitian yang telah dilakukan, menurut peneliti sistem pengajuan cuti di KPU Kota Binjai masih menganut sistem yang manual. Hal ini membuat alur pengajuan menjadi lebih rumit. Selain itu sistem yang ada sekarang masih menyulitkan pegawai dalam mengajukan cuti maupun instansi dalam memanajemen data cuti menjadi kurang efektif. Peneliti telah melakukan observasi dan wawancara di KPU Kota Binjai tersebut dan dijadikan acuan untuk membuat sistem pengajuan cuti berbasis web.
Dengan sistem yang telah dibuat oleh peneliti diharapkan proses pengajuan cuti pada KPU Kota Binjai menjadi lebih efektif dan efisien karena akan memudahkan baik dari sisi pegawai maupun dari sisi KPU Kota Binjai. Selain itu dari sisi dokumentasi menjadi lebih efisien karena data tersimpan pada server yang secara tidak langsung berdampak pada lingkungan karena telah meminimalisirkan penggunaan kertas.
151 Referensi
Abdilah, A., Yulianti, W., Sanggade, S., Emiliaty, A., & Destiany, Y. (2021). Perancangan Sistem Informasi Cuti Berbasis Web Pada Koperasi Syariah Benteng Mikro Indonesia. ADI Bisnis Digital Interdisiplin Jurnal, 2(2), 31–37.
https://doi.org/10.34306/abdi.v2i2.549
Adenowo, A. A. A., & Adenowo, B. A. (2013). Software Engineering Methodologies: A Review of the Waterfall Model and Object-Oriented Approach. 4(7).
Agustiansyah, S., & Zein, A. (t.t.). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI MENGGUNAKAN METODE WATERFALL BERBASIS WEB.
Cahyaningtyas, C., & Sediyono, E. (2023). Perancangan Aplikasi Android Bank Sampah Menggunakan Metode Object Oriented di Wilayah Salatiga. Journal of
Information Technology, 3(1), 41–48.
https://doi.org/10.46229/jifotech.v3i1.667
Hamzah, E., Sunoto, A., & Almustaqim, A. (2023). Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Cuti Online Pada Dinas Perhubungan Kota Jambi. Jurnal Manajemen Teknologi Dan Sistem Informasi (JMS), 3(1), 313–322.
https://doi.org/10.33998/jms.2023.3.1.775
Irawan, M. D., Ikhwan, A., Krianto Sulaiman, O., Widarma, A., Handika Siregar, Y., &
Aliana A. Raof, R. (2023). Qur’an tilawatil examination system. JURNAL INFOTEL, 15(1), 8–16. https://doi.org/10.20895/infotel.v15i1.848 Jayadi, P., Aria Bima, A. C., Yudha, Y. P., & Kelik Sussolaikah. (2023). End User
Development pada Use Case Point untuk peningkatan Estimasi Perangkat Lunak. TEMATIK, 10(1), 74–82. https://doi.org/10.38204/tematik.v10i1.1289 Khan, S., Muradi, M., & Akbar, I. (2021). Evaluasi Kebijakan KPU Tentang Rekrutmen
Badan Ad-Hoc (Studi Di Kabupaten Banggai). Jurnal Ilmiah Muqoddimah: Jurnal Ilmu Sosial, Politik dan Hummanioramaniora, 6(1), 1.
https://doi.org/10.31604/jim.v6i1.2022.1-10
Muhammad Ajie Rizaldi, A. P. (2022). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai Berbasis Web pada PT. Mitratiga Perkasa Abadi.
https://doi.org/10.5281/ZENODO.7067874
Nur, H. (2019). Penggunaan Metode Waterfall Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan. Generation Journal, 3(1), 1.
https://doi.org/10.29407/gj.v3i1.12642
Nurman Hidayat & Kusuma Hati. (2021). Penerapan Metode Rapid Application Development (RAD) dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Rapor Online (SIRALINE). Jurnal Sistem Informasi, 10(1), 8–17.
https://doi.org/10.51998/jsi.v10i1.352
Nurwahid, M. H., Budiman, B., & Winarti, W. (2023). Perancangan Sistem Informasi E- Raport Berbasis Web Di MTS Daruth Tholibiin Jatisari. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, 5(1), 36–41. https://doi.org/10.47233/jteksis.v5i1.734 Purnia, D. S., Ratningsih, R., Surahman, M., & Agustin, W. (2021). Implementasi
Metode Prototyping Pada Rancang Marketplace Rumah Kost Berbasis Mobile.
EVOLUSI : Jurnal Sains dan Manajemen, 9(1).
https://doi.org/10.31294/evolusi.v9i1.10145
152 Rachman, A., & Effiyaldi, E. (2023). Sistem Informasi Cuti Pegawai Berbasis Web Pada
Universitas Jambi. Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 8(1), 55–66.
https://doi.org/10.33998/jurnalmsi.2023.8.1.763
Rahmi, E. R., Yumami, E., & Hidayasari, N. (2023). Analisis Metode Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Website: Systematic Literature Review. remik, 7(1), 821–834. https://doi.org/10.33395/remik.v7i1.12177
Rhomadhona, H. (2018). Penerapan Teknologi QR Code Berbasis Web untuk Absensi Pegawai pada BKPSDM Kabupaten Tanah Laut. Jurnal Humaniora Teknologi, 4(1). https://doi.org/10.34128/jht.v4i1.38
Sidauruk, Y. A., Nofriansyah, D. D., Kom, S., Kom, M., Rizky, F., Kom, S., & Kom, M.
(2020). SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK MENENTUKAN TINGKAT KINERJA PEGAWAI DESAINER DALAM BIDANG JASA PERCETAKAN PADA CV.ASCO GRAFIKA MENGGUNAKAN METODE ADDITIVE RATIO ASSESSMENT (ARAS).
Susanto, E., & Widiyanto, W. W. (2021). New Normal: Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Menggunakan Metode SDLC (System Development Life Cycle).
10(01).
Susilowati, S., & Widiana, R. (2019). Penerapan Website Sistem Pengajuan Cuti Pegawai Pada Kantor Kecamatan Ciawi Bogor. J-SAKTI (Jurnal Sains Komputer dan Informatika), 3(2), 327. https://doi.org/10.30645/j-sakti.v3i2.151
Wahid, A. A. (2020). Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi.
Zavadskas, E. K., & Turskis, Z. (2010). A NEW ADDITIVE RATIO ASSESSMENT (ARAS) METHOD IN MULTICRITERIA DECISION‐MAKING / NAUJAS ADITYVINIS KRITERIJŲ SANTYKIŲ ĮVERTINIMO METODAS (ARAS) DAUGIAKRITERINIAMS UŽDAVINIAMS SPRĘSTI. Technological and Economic Development of Economy, 16(2), 159–172. https://doi.org/10.3846/tede.2010.10
