Received : February08, 2021 Accepted :February12, 2021 Published :March03, 2021
Conference on Community Engagement Project https://journal.uib.ac.id/index.php/concept
Perancangan Sistem Pencatatan Akuntansi Pada Toko Trendy
Ivone1, Cyntia Allencia2
1Universitas Internasional Batam
Email korespondensi : [email protected], [email protected]
Abstrak
Kebutuhan akan informasi dalam era globalisasi saat ini diperlukan suatu terobosan yang dapat memudahkan perkembangan pengetahuan dan informasi. Tujuan melaksanakan pengabdian masyarakat ini adalah membantu Toko Trendy dalam melakukan pencatatan akuntansi dan pelaporannya. Sebelumnya Toko Trendy tidak mempunyai sistem pencatatan yang memadai sehingga tidak bisa menghasilkan laporan yang handal. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu dengan metode wawancara dan observasi. Sistem pencatatan yang dirancang dalam pengabdian masyarakat ini berbasis Microsoft Access.
Sistem ini dirancang sesuai dengan kebutuhan usaha yang dijalankan dan sistem ini dapat menghasilkan laporan keuangan yang handal. Sistem yang telah dirancang selesai akan diimplementasikan ke Toko Trendy dengan demikian Toko Trendy dapat menghasilkan laporan yang akurat. Rekomendasi atas perancangan sistem ini dapat diperbaharui sesuai perkembangan zaman yang terjadi pada masa depan, hal ini dilakukan agar dapat mengambil keputusan secara tepat.
Kata Kunci: Sistem, Pencatatan, Akuntansi
Abstract
Information needs in the current era of globalization are needed, a breakthrough that can facilitate the development of knowledge and information. The purpose of carrying out this community services is to assist Trendy Stores in making accounting records and reporting.
Previously Trendy Stores did not have an adequate record system so they could not produce reliable reports. The method used in data study using interview and observation methods.
This recording system designed for community service is based on Microsoft Access. This system is designed according to the needs of the business being run and this system can produce reliable financial reports. The system that has been designed is completed will be implemented into a Trendy Store so that the Trendy Stores can produce accurate reports.
Recommendations for designing this system can change according to the times that occur in the future, this is done in order to make the right decisions.
Keyword: system, recording, accounting
Pendahuluan
Perkembangan ekonomi sekarang semakin modern dan juga semakin pesat dalam suatu negara, hal ini bisa membawa dampak negatif maupun positif yang dapat mempengaruhi negara tersebut.
Usaha bisnis mikro, kecil dan
menengah baik yang bergerak dalam bidang jasa, dagang, ataupun manufaktur menjamur di Indonesia.
Tidak hanya di daerah kota saja, namun tersebar hingga ke wilayah perdesaan. Dalam hal ini, setiap kota di Indonesia sudah membuat berbagai kebijakan terhadap entitas dalam
negeri. Namun krisis pandemi virus corona yang melanda pada akhir tahun 2019 di Wuhan menyebar secara cepat dan luas ke berbagai negara terutama Indonesia. Jumlah kasus corona yang terus meningkat dalam waktu yang singkat menyebabkan pemerintah menerapkan lockdownatau karantina (Mona, 2020). Dengan adanya pandemi tersebut menyebabkan kelumpuhan ekonomi berbagai terutama Indonesia. Banyak perusahaan yang gugur karena tidak mampu bertahan menghadapi krisis tersebut.
Akuntansi ialah sebuah sistem informasi yang mengukur aktivitas operasional dan mengolah data menjadi laporan yang dimana hasilnya dapat dijadikan referensi untuk proses pengambilan keputusan bisnis (Horngren & Harrison, 2007). Akuntansi merupakan salah satu kelemahan yang dimiliki UMKM. Kelemahan tersebut bersangkutan dengan kemampuan dalam menyusun laporan keuangan secara memadai dikarenakan kurangnya pengetahuan mengenai akuntansi dan belum mampu memperkerjakan tenaga kerja yang mahir dalam bidang penyusunan laporan keuangan sehingga menyebabkan perusahaan tidak memiliki pembukuan yang teratur dan tidak sadar pentingnya laporan- laporan keuangan untuk kelangsungan perusahaan
.
Toko Trendy adalah suatu usaha dagang yang didirikan oleh Pak Anton pada tahun 2003 yang berlokasi di Ruko Tiban III Blok B No.6, Batam. Usaha dagang yang dijalankan oleh Pak Anton merupakan usaha dagang sembako, baik dalam kebutuhan pangan maupun sandang. Kegiatan operasional Toko Trendy dimulai setiap hari Senin – Sabtu pada pukul
08.00 – 19.00 WIB dan dibantu oleh satu orang karyawan tetap yang telah mengikuti Pak Anton dari awal usaha sampai sekarang ini.
Masalah
Toko Trendy terlah berdiri selama 16 tahun, namun pemilik tidak pernah melakukan pencatatan terhadap persediaan barang. Tanpa adanya laporan keuangan pemilik tidak dapat mengetahui dengan jelas pendapatan dan biaya operasional yang telah diterima dan dikeluarkan dalam periode waktu tertentu dan tidak dapat mengetahui sisa persediaan secara langsung. Di samping itu pemilik juga kesulitan dalam menentukan dan mengambil kebijakan dalam pengembangan usaha ke depannya karena tidak mengetahui jelas kinerja usahanya.
Tujuan pencatatan laporan keuangan secara lebih efektif, efisien, terartur dan rapi yaitu agar dapat mempermudah pemilik Toko Trendy untuk melihat kondisi usaha yang sedang dijalanakan serta dapat mengetahui perkembangan perusahaan secara finansial dengan membandingkan posisi keuangan masa kini terhadap periode sebelumnya.
Metode
Dalam melakukan kerja praktik, peneliti menggunakan data primer. Data primer diperoleh secara langsung dari sumber asli dengan melakukan wawancara dan observasi kepada pemilik usaha, adapun teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode survey yang menggunakan pertanyaan secara lisan (Indrianto &
Supomo, 2013). Setelah melakukan survey hingga mendapatkan lokasi kerja praktik, maka akan dilakukan
tanya jawab kepada pemilik Toko Trendy pada setiap kunjungan untuk mengetahui kegiatan operasional dan kendala yang sedang dihadapi oleh pemilik usaha yang berhubungan dengan masalah pencatatan akuntansi.
2. Observasi
Menurut Indrianto dan Supomo (2013), observasi merupakan proses pencatatan suatu kejadian yang sistematis tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu- individu yang diteliti. Teknik ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung seluruh kegiatan yang terjadi dalam Toko Trendy, yaitu dengan memerhatikan proses pencatatan akuntansi dan memerhatikan kegiatan operasional, kemudian melakukan pencatatan terhadap hal yang telah diamati.
Pembahasan
Pelaksanaan/Implementasi
Proses implementasi luaran dibagi menjadi 4 tahap untuk menyelesaikan sistem yang dirancang secara sempurna. Implementasi
pertama yaitu
penjelasan cara penggunaan
sistem secara rinci terhadap pemiliki Toko Trendy agar dapat menginput transaksi ke dalam sistem yang telah dirancang. Implementasi kedua yaitu koreksi sistem apabila ada yang membuat pemilik toko tidak nyaman menggunakan sistem. Biasanya pada tahap implementasi ini akan ada penambahan menu utama agar mempermudah si pemilik dalam penggunaan sistem. Implementasi ketiga yaitu mengadakan pelatihan cara penggunaan sistem pada pemilik Toko Trendy beserta karyawan. Pemilik toko beserta karyawan diajarkan penginputan form-form yang telah tersedia dalam sistem, sehingga menghasilkan
laporan keuangan yang bermanfaat bagi pemilik toko. Pada tahap terakhir, pemilik Toko Trendy beserta karyawan sudah menguasai penggunaan sistem yang terancang tanpa pendampingan dari penulis.
Luaran yang dicapai 1. Menu Utama
Gambar 1. Menu Utama Sumber: Pengolahan data, 2020
Gambar 2. Laporan Sumber: Pengolahan data, 2020
Halaman menu ini digunakan sebagai tampilan awal sistem. Fungsi dari Menu Utama adalah mempermudah pengguna untuk membuka setiap form dan laporan yang ingin dibuka.
Pada menu ini, terdapat Sub menu yang akan menampilkan form pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas, jurnal umum, penyesuaian persediaan, form pelanggan, form pemasok, form aset, daftar akun, form persediaan dan juga akan menampilkan laporan seperti laba rugi, posisi keuangan, perubahan modal, persediaan akhir, daftar aset, daftar penjualan, daftar pembelian, daftar penerimaan kas, daftar pengeluaran kas, mutasi persediaan, buku besar.
2. Form Akun
Gambar 3. Form Akun. Sumber:
Pengolahan data, 2020
Form ini menampilkan nomor akun dan nama akun yang akan digunakan dalam sistem pencatatan akuntansi.
Form akun ini dibuat untuk mempermudah pemilik toko untuk menambah kode akun baru dan menghapus kode akun yang tidak digunakan.
3. Form Persediaan
Gambar 4. Form Persediaan.
Sumber: Pengolahan data, 2020 Form ini mencatat daftar persediaan yang tersedia dalam Toko Trendy.
4. Form Penjualan
Gambar 5. Form Penjualan. Sumber:
Pengolahan data, 2020
Form penjualan digunakan untuk mencatat setiap transaksi penjualan yang berhubungan dengan persediaan. Nota penjualan di sistem diinput sesuai dengan nota penjualan toko. Ini untuk mempermudah melacak penjualan perusahaan.
5. Form Pembelian
Gambar 6. Form Pembelian. Sumber:
Pengolahan data, 2020
Form pembelian digunakan untuk mencatat setiap transaksi pembelian toko yang berhubungan dengan persediaan. Nota pembelian diinput sesuai dengan nota yang dibuka oleh pemasok.
6. Form Penerimaan Kas
Gambar 7. Form Penerimaan Kas.
Sumber: Pengolahan data, 2020 Form ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi penambahan kas perusahaan yang tidak berhubungan dengan persediaan seperti setoran modal pemilik, pendapatan jasa.
7. Form Pengeluaran Kas
Gambar 8. Form Pengeluaran Kas.
Sumber: Pengolahan data, 2020 Form ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengurangan kas perusahaan yang tidak berhubungan dengan persediaan seperti pembelian perlengkapan, pembayaran gaji karyawan, prive.
8. Laporan Laba Rugi
Gambar 9. Laporan Laba Rugi.
Sumber: Pengolahan data, 2020 Laporan laba rugi befungsi untuk menunjukkan keuntungan atau kerugian operasional Toko Trendy terhadap sang pemilik.
9. Laporan Keuangan
Gambar 10. Laporan Keuangan.
Sumber: Pengolahan data, 2020 Laporan keuangan memperlihat informasi dan saldo akhir aset, liabilitas, serta ekuitas dari Toko Trendy. Jumlah aset harus setara dengan jumlah liabilitas dan ekuitas Toko Trendy.
Keunggulan dan Kelemahan Luaran
Setelah penggunaan sistem berbasis komputerisasi yang telah
dirancang penulis kepada pemilik Toko Trendy stok persediaan sudah terkontrol secara akurat. Tidak ada lagi masalah pada stok persediaan seperti kepanikan akibat mendadak stok habis saat ada pembeli yang bertanya. Berkat pencatatan yang tepat, kegiatan operasional Toko Susi Sport pun lebih lancar. Laporan keuangan yang dihasilkan pun sangat membantu pemilik toko untuk memantau kondisi toko. Maka dari itu, dapat dikatakan bahwa proyek ini sukses karena terbukti mempermudah Toko Susi Sport dalam segi pencatatan akuntansi serta dalam menjalani kegiatan operasionalnya.
Tingkat Kesulitan Pelaksanaan Kegiatan
Tingkat kesulitan pelaksanaan kegiatan ini yaitu pada tahap implementasikan sistem akuntansi, dimana pengguna masih kurang pengetahuan mengenai cara penggunaan sistem dengan benar.
Maka dari itu, penulis harus memberi pelatihan kepada pihak toko agar dapat menggunakan sistem akuntansi yang dirancang dengan baik.
Simpulan
Berdasarkan dari hasil observasi yang dilakukan terhadap sistem pencatatan akuntansi
Toko Trendy. Toko Trendy masih menggunakan sistem pencatatan manual dan belum memiliki pencatatan yang memadai. Toko Trendy hanya melakukan pencatatan penjualan persediaan pada buku kas setiap harinya. Oleh karena itu perusahaan tidak dapat menghasilkan laporan keuangan yang handal dan tidak mengetahui stok persediaan. Hal ini dapat menyebabkan pemilik tidak dapat mengetahui keuntungan maupun kerugian perusahaan secara akurat dan aset yang dimiliki perusahaan.
Pencatatan dengan menggunakan sistem akuntansi yang berbasis Microsoft Access sebagai luaran dari proyek ini. Sistem ini dirancang sesuai dengan kebutuhan Toko Trendy yang mampu memberikan laporan keuangan yang lebih tepat dan akurat yang bisa dijadikan sumber informasi kepada pemilik mengenai kondisi perusahaan. Sistem ini juga mempunyai pencatatan persediaan yang diharapkan dapat meminimalisir kesalahan dan kecurangan yang terjadi.
Daftar Pustaka
Adhiyuda,F.(2020). UMKM Dinilai
Bisa Jadi Motor
Utama Kebangkitan Ekonomi In donesia. Tribun News. Retrieved from
https://www.tribunnews.com/bis nis/2020/10/09/umkm-dinilai- bisa-jadi-motor-utama-
kebangkitan-ekonomi-indonesia Mona, Nailul.2020.“Konsep Isolasi
Dalam Jaringan Sosial Untuk Meminimalisasi Efek Contagio us (Kasus Penyebaran Virus Corona Di Indonesia).” Jurnal Sosial Humaniora Terapan 2(2) : 117–25
