Sirmas Munte, ST, MT
PRODI: TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MEDAN AREA
PERBAIKAN SISTEM KERJA
MATA KULIAH ERGONOMI MAKRO
( Macro Ergonomics ) 2 sks
PERTEMUAN - 9
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja dalam melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Setiap orang memiliki peranannya masing-masing yang ditentukan pula oleh sebuah sistem kerja. Sistem kerja diperlukan dalam suatu tempat usaha, perkantoran, maupun perusahaan sehingga bisa terbentuk pola kerja dalam aktivitas sehari-hari.
Manajemen kerja yang baik dapat menopang bisnis agar bisa bertumbuh dan berkembang. Sehingga tujuan perusahaan bisa terlaksana dengan baik, meminimalisir masalah kerja. Namun faktanya, tidak semua perusahaan dapat melakukannya dengan optimal sehingga bermunculan masalah di antara para karyawan.
Bagaimanapun sistem atau manajemen kerja tetap diperlukan dalam menjalankan suatu bisnis baik kecil maupun berskala besar.
Manajemen yang baik akan mendorong perkembangan dan pertumbuhan perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, manajemen senantiasa membuat system kerja di perusahaan.
Sistem ini bertujuan untuk mengorganisir karyawan yang ada di perusahaan sehingga perusahaan dapat menjalankan usaha dengan lancar.
Selain itu, system kerja di perusahaan akan membuat karyawan bisa bekerja secara teratur. Aturan ini wajib diikuti oleh seluruh karyawan termasuk para pimpinan perusahaan.
Kewajiban untuk mentaati aturan tersebut dilakukan demi berjalannya sistem yang sudah dibuat perusahaan.
Tujuan akhir tentu agar sasaran dan target yang ingin dituju perusahaan dapat dicapai.
Untuk apa Sistem Kerja
• Dapat membantu perusahaan dalam pengendalian kerja, sehingga perusahaan bisa mengatur jadwal kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
• Bisa menjadi pedoman kerja bagi seluruh karyawan yang terlibat di dalamnya.
• Berguna untuk memastikan hasil kerja karyawan menjadi lebih efektif, walaupun dengan menggunakan biaya yang sedikit.
• Penjabaran dari tujuan perusahaan melalui aktivitas bisnis yang terealisasi. Hal ini memiliki menfaat yang positif karena semua karyawan bisa mengetahui tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
• Tata Kerja
Merupakan cara melaksanakan kerja agar efektif dan efisien mengenai suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, tenaga kerja, waktu, fasilitas yang tersedia dan lainnya (aturan kerja).
• Prosedur Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja yang saling berhubungan sehingga menunjukkan adanya tahapan yang harus dikerjakan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan (tahapan kerja).
• Sistem Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam melaksanakan suatu pekerjaan (pola keseluruhan).
Lingkungan kerja dengan manajemen kerja yang bagus dapat menciptakan serta menjaga kebiasaan kerja yang baik pula.
Lingkungan kerja harus memicu sifat kompetitif dan kolaborasif yang seimbang. Jika komunikasi bagus dijalankan maka suatu sistem dapat berjalan lancar dan minim masalah.
Manfaat Sistem Kerja
• Tata kerja, prosedur, serta sistem kerja merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lainnya ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Atasan hingga bawahan pun melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan bagiannya termasuk mematuhi aturan yang ada.
• Adanya sebuah sistem mulai dari tata kerja dan prosedur yang diberlakukan dapat membantu pengendalian kerja dengan baik.
• Sebuah sistem yang diterapkan di tempat kerja menjadi pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat di dalamnya tanpa terkecuali. Hal berlaku mulai dari atasan hingga para pekerja termasuk satpam maupun cleaning service.
• Aturan berguna dalam menyeragamkan kinerja para karyawan, serta memastikan hasil kerja tetap efektif meskipun menggunakan biaya sekecil mungkin.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dll ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang bagus, maka bisa dilakukan pengendalian kerja dengan baik.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan sebagai pedoman kerja untuk semua orang yang terlibat didalamnya.
Sehingga dengan demikian:
• Pengendalian kerja bisa dilakukan.
• Menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Menjadi pedoman kerja.
• Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan.
• Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.
• Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat dijadikan sebagai pedoman kerja.
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang efisien mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, tenaga kerja, fasilitas dan waktu yang tersedia.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berhubungan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Sistem kerja, merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.
Tata Kerja
Prosedur Kerja
Sistem Kerja
Aturan Kerja
Tahapan Kerja
Pola keseluruhan Kerja
Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja
• Harus disusun sistematis, rapi dan teratur. Ada dokumen yang dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). Dokumen ini mencantumkan prosedur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Dapat dilakukan peninjauan, evaluasi, apakah benar-benar baik atau belum baik. Pasalnya, suatu sistem bisa saja cocok untuk kondisi dan waktu tertentu tetapi belum tentu akan selamanya.
Pasti ada perubahan yang terjadi dan mempengaruhi relevansi sistem kerja. Aturan hingga sistem bisa direvisi jika ada yang kurang dan disesuaikan dengan keadaan sehingga bisa menjadi sesuatu yang lebih cocok dan baik bagi semua pihak.
• Sistem harus sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan. Manjemen kerja termasuk SOP itu berlaku untuk semua pihak.
• Aturan maupun sistem harus bisa mendorong pelaksanaan pekerjaan sehingga efektif dan efisien. Hal ini demi menekan biaya dan bisa mendapatkan keuntungan tinggi.
• Sistem atau pedoman perlu diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan sehingga bisa diketahui dan dipahami bersama.
Asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja, lainnya:
• Harus disusun secara sistematis (teratur), sistematis dalam arti segala sesuatunya tersusun dengan teratur dan rapi.
• Harus diberitahukan kepada semua pihak, sehingga semua pihak menjadi tahu dan saling membantu.
• Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan, sehingga menjadi sesuatu yang bisa mendorong pelaksanaan kerja menjadi efisien.
• Harus bisa ditinjau dan dievaluasi, yaitu bisa diperiksa, dinilai apakah sudah benar-benar baik atau belum.
• Harus bisa direvisi/diperbaiki untuk disesuaikan dengan keadaan serta menganulir kekurangan sehingga menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.
Pengaturan pokok: tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja, yaitu:
• Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi dalam tempat kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya pemberian petunjuk , perintah serta instruksi kepada para bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang sedang dilaksanakan.
• Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-masing, tentang pelaksanaan kerja beserta hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang sedang dilakukan.
• Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan, dengan mempelajarinya dan kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.
• Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang berkaitan yang memiliki hubungan kerja.
Pinsip-prinsip dan cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja, yaitu:
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja disusun dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja disusun dengan memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
• Perlu ditetapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
• Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dimaksud.
• Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan berkesinambungan.
Atasan
Bawahan
Wajib mengkoordinasikan
Wajib mempelajari laporan
Wajib memanfaatkan laporan
Wajib membuat laporan
Wajib menyampaikan tembusan
• Setiap tahap harus merupakan kerja nyata.
• Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
Menurut pendapat lain cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja, yaitu:
• Memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia.
• Memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
• Memperhatikan sifat dari pekerjaan.
• Tujuan organisasi dll harus dijelaskan.
• Pentahapan harus berkesinambungan.
• Setiap tahap adalah kerja nyata.
• Kecakapan dan keterampilan perlu ditetapkan.
• Perkembangan teknologi perlu diterapkan.
• Harus punya buku pedoman.
Sistem Yang Efektif
Penting pula untuk diketahui, pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di tempat kerja. Pimpinan memberikan petunjuk, instruksi, arahan kepada bawahan agar bekerja mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan. Sementara itu, bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasannya masing-masing.
Laporan yang dimaksud adalah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku. Atasan dan bawahan tentunya saling berkesinambungan sehingga penting dilakukan koordinasi.
Perusahaan dapat menjalankan dan mengembangkan bisnisnya dengan membuat sistem kerja yang baik dan efektif. Tentu saja perusahaan juga perlu menjalankannya dengan konsisten dan terus menerus. Bukan hanya berdampak pada perusahaan, saat kamu menjadi karyawan atau bagian dari perusahaan tersebut juga turut mengalami perkembangan kemampuan individu.
Misalnya dapat merasakan tim kerja yang solid, dapat menyelesaikan berbagai masalah, memberikan ide, hingga turut melakukan inovasi.
Sistem Kerja Karyawan
Sistem kerja yang terkait dengan kehadiran karyawan terdiri dari beberapa jenis, yuitu:
• WFO (Work From Office), yaitu karyawan bekerja pada tempat yang disediakan (kantor). Kelebihannya adalah pekerjaan karyawan bisa terpantau dengan baik dan mudah berkoordinasi antar karyawan. Namun kelemahannya adalah karyawan bisa kelelahan karena terlalu lama menghabiskan waktu di perjalanan, terutama jika rumahnya jauh dari kantor. Selain itu perusahaan juga perlu memberikan uang akomodasi kepada karyawan.
• WFH (Work From Home), yaitu karyawan bekerja dari rumah.
Kelebihannya adalah karyawan bisa bekerja dengan lebih nyaman karena bekerja dari rumah sendiri serta tidak menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk berangkat ke kantor. Namun kelemahannya adalah karyawan menjadi lebih sulit untuk berkoordinasi dengan rekan kerja dan perusahaan sulit memantau kerja karyawan. Selain itu, ada kemungkinan karyawan menjadi teristraksi oleh kegiatan diluar pekerjaan kantor, misalnya mengurus pekerjaan rumah tangga, anggota keluarga yang berisik atau adanya hiburan seperti televisi.
• WFA (Work From Anywhere), yaitu bekerja dari mana saja. Sistem kerja ini membuat karyawan bisa bekerja secara fleksibel, bisa dari rumah, dari café, taman dan lain-lain. Kelebihannya adalah bisa menyesuaikan tempat kerja sesuai dengan kenyamanan karyawan. Pada beberapa kasus, perusahaan juga tidak perlu nmenyewa kantor yang besar karena karyawan bisa bekerja dari mana saja tanpa harus datang ke kantor. Sedangkan kelemahannya adalah karyawan bisa saja memiliki pengeluaran yang cukup besar karena seringkali bekerja diluar rumah. Selain itu, coordinasi antar tim menjadi lebih sulit karena bekerja dari tempat yang berbeda dan perusahaan sulit memantau karyawan dari jarak jauh.
• Hybrid, yaitu pola kerja yang menggabungkan WFO dan WFH, sehingga karyawan bisa bekerja dari rumah dan terkadang bekerja dari kantor. Hal ini membuat kinerja karyawan menjadi lebih optimal karena karyawan bisa bekerja dengan efektif. Contoh, bila karyawan perlu koordinasi antar tim karyawan bisa ke kantor untuk melakukan diskusi, namun bila membutuhkan ketenangan, karyawan bisa bekerja dari rumah.
• Remote, adalah sistem kerja yang dapat ditangani secara jarak jauh. Biasanya sistem kerja ini diterapkan bagi karyawan yang melamar pekerjaan dari negara lain untuk memangkas akomodasi. Perusahaan yang menerapkan sistem remote memungkinkan karyawannya bekerja dari mana saja, misalnya perusahaan dari Singapura memberikan kesempatan bekerja secara remote untuk pekerja dari Indonesia.
• Mobile, yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan akomodasi, misalnya pelkerjaan yang memaksa karyawan untuk sering berpindah tempat. Contohnya: kurir, supir, sales, pilot, nakhoda dll. Mereka akan menghabiskan banyak waktu di perjalanan karena mereka biasanya bekerja dibidang layanan jasa. Kelebihan dari sistem kerja ini karyawan akan memiliki fisik dan mental yang kuat karena mereka bisa disebut sebagai orang lapangan. Adapun kelemahannya, yaitu jika karyawan tidak memiliki mental dan fisik yang kuat, tentunya mereka akan kesulitan menjalankan sistem kerja ini.
• Pekerjaan Khusus, sistem kerja ini biasanya bekerja menjadi abdi negara, seperti intel, surveyor, mata-mata dll. Mereka bisa bekerja dari mana saja dan mereka tidak boleh terlihat seperti sedang bekerja karena tugas yang dikerjakan bersifat rahasia.
• Sistem Kerja Roster, merupakan sistem kerja yang biasa digunakan oleh perusahaan di industri pertambangan maupun konstruksi. Dalam sistem kerja ini, karyawan akan dibagi periode kerja menjadi 8:2, yaitu 8 minggu berturut- turut digunakan untuk bekerja dan 2 minggu berturut-turut setelahnya digunakan untuk istirahat.
Terima
Kasih
Sumber:
• https://kbbi.lektur.id/sistem-kerjahttps://blog.qelola.com/
2021/10/05/pengertian-dan-fungsi-sistem-kerja-dalam-aktivit as-kerja-sehari-hari-16335/
• https://www.linovhr.com/sistem-kerja-karyawan/
• https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2019/09/tata-kerja-prose dur-kerja-dan-sistem-kerja-dalam-kantor.html
