KEARSIPAN
SISTEM
PENYIMPANAN
ARSIP
Sistem penyimpanan adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
Manfaat sistem penyimpanan arsip:
1. Arsip dapat tertata dengan rapi
2. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan
3. Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara 4. Mudah dalam perawatan
5. Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
6. Mudah dalam penyusutan, karena dapat diketahui mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
MACAM-MACAM SISTEM
PENYIMPANAN
1. SISTEM ABJAD
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan urutan abjad A - Z nama orang / badan / organisasi.
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
◦ A, B, C,………Z
◦ Aa, Ab, Ac, ………Az
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
◦Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
◦Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
◦Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
◦Mudah diterapkan Kekurangan
◦Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
◦Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
◦Harus mempergunakan peraturan mengindeks
◦Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.
2. SISTEM SUBJEK
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah atau perihal pada isi surat.
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
◦ Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
◦ Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
◦ Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
Berikut contohnya:
Masalah Utama Masalah Sub Masalah
Kp : Kepegawaia
n Cuti
a. Cuti Melahirkan b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi
a. Kenaikan golong an
b. Masa kerja
c. Tunjangan kelua rga
d. Alih tugas
e. Jabatan
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
◦ Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
◦ Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kekurangan
◦ Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
◦ Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
3. SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Daftar klasifikasinya dibuat seperti berikut:
1. Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci 2. Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide 3. Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode
hanging folder
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
◦Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
◦Sangat mudah diterapkan
◦Sederhana.
Kekurangan
◦Tidak cocok untuk organisasi besar
◦Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
◦Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
◦Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
◦Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
4. SISTEM WILAYAH
Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan wilayah, daerah, atau alamat surat.
Daftar klasifikasinya dibuat seperti berikut:
1
A B C D E
JAKARTA
Jakarta Pusat Jakarta Barat Jakarta Selatan Jakarta Timur Jakarta Utara
2
A B C D
JAWA BARAT Bandung Bogor Cirebon Merak
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
◦Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
◦ Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
Kekurangan
◦ Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
◦Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
◦ Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-
batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing
cabang atau perwakilan.
5. SISTEM NOMOR
Penyimpanan arsip system nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan kode angka/nomor.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No.
Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
◦Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
◦Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
◦Sederhana dan mudah dilaksanaka.
◦Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
◦Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
◦Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Kekurangan
◦Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
◦Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
◦Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Daftar Klasifikasi Nomor
Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah
000 Organisasi 100 Kepegawaian
100 Upah 110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit 112 Cuti Tahunan 200 Keuangan
200 Kredit 210 Pajak
210 Pajak Motor 211 Pajak Mobil 212 PBB
213 PPH
TERIMAKASIH…
.
