KEARSIPAN
INDEKS ARSIP
Kegunaan mengindeks:
• Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang kode kegiatannya sama dalam satu berkas
• Sebagai media penemuan kembali dokumen Syarat dalam mengindeks:
• Singkat, jelas dan mudah dimengerti
• Berorientasi pada kebutuhan pemakai
• Merupakan kata yang mudah dimengerti
• Diambil atau ditentukan dari isi surat
Indeks dalam pengertian kearsipan merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip,
sehingga mudah ditemukan kembali.
TATA CARA MENGINDEKS
Nama orang terdiri dari 2 macam, yakni nama tunggal dan nama ganda ( lengkap ).
•Nama tungal merupakan nama yang terdiri dari satu unit.
Misalnya : Arifin, Syarifuddin, dan Ramadhani.
•Nama ganda ( lengkap ) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau lebih.
Misalnya : Dimas Nugroho, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo.
Penjelasan dari nama Muhammad Galih Prasetyo.
1. Muhammad adalah nama depan (first name / Unit 1)
2. Galih adalah nama tengah (middle name / Unit 2)
3. Prasetyo adalah nama akhir (last name / Unit 3)
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 KODE ARSIP
Prasetyo Muhammad Galih Pr
CONTOH 1
Muhammad Galih Prasetyo, sebelum diindeks:
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3
Muhammad Galih Prasetyo
Setelah diindeks menjadi:
CONTOH 2
Dimas Nugroho, sebelum diindeks:
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3
Dimas Nugroho -
Setelah diindeks menjadi:
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 KODE ARSIP
Nugroho Dimas - Nu
Penulisan untuk indeks dapat langsung ditulis seperti berikut:
NO. DAFTAR NAMA SEBELUM INDEKS
DAFTAR NAMA SETELAH INDEKS
1. Surat dari Drs. Samuel Alfonso Alfonso, Samuel, Drs 2. Surat dari Muhammad Samsul Samsul, Muhammad 3. Surat dari Irdan Romula Batu Bara Batu Bara, Irdan, Romula 4. Surat dari PT Pertamina Pertamina, PT
5. Surat dari Apotek Kimia Farma Kimia Farma, Apotek 6. Surat dari Rumah Makan Angkasa Angkasa, Rumah Makan 7. Surat dari PT Abadi Jaya Abadi Jaya, PT
Kode arsip diambil dari 2 abjad pertama nama setelah diindeks, contohnya seperti dibawah ini:
NO. DAFTAR NAMA SEBELUM INDEKS DAFTAR NAMA SETELAH INDEKS KODE ARSIP
1. Drs. Samuel Alfonso Alfonso, Samuel, Drs Al
2. Muhammad Samsul Samsul, Muhammad Sa
3. Irdan Romula Batu Bara Batu Bara, Irdan, Romula Ba
4. PT Pertamina Pertamina, PT Pe
5. Apotek Kimia Farma Kimia Farma, Apotek Ki
6. Rumah Makan Angkasa Angkasa, Rumah Makan An
7. PT Abadi Jaya Abadi Jaya, PT Ab
TERIMAKASIH…
.
