PERANGKAT RPP SMK bismillah iva

(1)

Penyusun : NURIVA ALVIANTI

150412601818

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2017

MENJELASKAN CARA PENGKODEAN

DOKUMEN

(2)

PERANGKAT RPP SMK

MENJELASKAN CARA PENGKODEAN DOKUMEN KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

Penyusun:

Nuriva Alvianti 150412601818

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2017

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran Administrasi Perkantoran Berbasis TIK , untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran yang dibina oleh Bp. Mohammad Arief.

Perangkat RPP ini dibuat dengan mengintegrasikan TIK dalam kegiatan belajar mengajar (KBM) siswa di kelas, sehingga KBM dapat berlangsung aktif, konstruktif, kolaboratif, antusiastik, dialogis, kontekstual, reflektif, multisensory, dan High order thinking skill Training (berfikir tingkat tinggi). Sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, 1: Penilaian Produk, Kunci 2: Penilaian Proses, 3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2017

(4)

Daftar Isi

Halaman

Halaman Judul 1 Kata Pengantar 2

Daftar Isi 3

Silabus 4

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 7 LKS-1:Pengertian dan Kegunaan Mengindeks Dokumen 11 LKS-2: Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha 14 LP-1: Penilaian Produk 16 LP-2: Asesmen Kinerja Proses 18 LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 20 LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 21 LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 22 Materi pembelajaran 23

(5)

SILABUS MATA PELAJARAN KEARSIPAN

Standar Kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

Indikator yang dikembangkan : Mengindeks Dokumen

(6)

SILABUS

Nama Sekolah :

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran Kelas/ Semester : X / I

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Standar kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

Materi

Pembelajaran Kegiatan pembelajaran

Indikator Pencapaian Kompetensi Teknik Bentuk

Instrumen

Contoh Instrumen Menjelaskan cara

pengkodean dokumen

1. Memahami pengertian mengindeks

2. Mengetahui kegunaan mengindeks

3. Melakukan langkah-langkah mengindeks nama orang dan badan usaha

Kognitif: Produk

1. Mengenali dan memahami pengertian mengindeks

2. Mengetahui kegunaan mengindeks

Proses

Mendemonstrasikan prosedur mengindeks nama orang dan badan usaha meliputi: 1. Memeriksa surat 2. Mengindeks surat 3. Mengode surat

Psikomotor:

Mempraktekkan pengindeksan nama orang dan badan usaha: 1. Menentukan judul surat 2. Menentukan indeks

Tes

1 x 45’ LKS 1: Pengertian dan kegunaan mengindeks LKS 2: mengindeks nama orang dan badan usaha

Kunci LKS 1 dan 2 LP 1: Produk LP 2: Proses LP 3: Psikomotor

(7)

3. Menentukan kode surat

Afektif: Karakter

a. Teliti b. Tekun c. Cekatan d. Jujur e. Kreatif f. Disiplin g. Mandiri

Keterampilan sosial

a. Berkomunikasi b. Berkerjasama c. Melayani

Tes

Pengamatan

Asesmen Kinerja Psikomotor

Pengamatan perilaku berkarakter

Pengamatan Keterampilan

Sosial

LP-3: Psikomotor

LP-4: Pengamatan perilaku berkarakter

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial

(8)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

Satuan Pendidikan : SMK PGRI 2 Malang

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran : Pengkodean Dokumen

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

II. Kompetensi Dasar : Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

III. Indikator : Mengindeks Dokumen

A. Kognitif 1. Produk:

a. Mengenali dan memahami pengertian dan kegunaan mengindeks dokumen

b. Melakukan langkah-langkah mengindeks nama orang dan badan usaha 2. Proses:

Mendemonstrasikan Mendemonstrasikan prosedur mengindeks nama orang dan badan usaha yang meliputi:

1. Memeriksa surat 2. Mengindeks surat

3. Mengode surat

B. Psikomotor

Mempraktekkan pengindeksan nama orang dan badan usaha: 1. Menentukan judul surat

2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter, meliputi : a. Teliti

2. Mengembangkan keterampilan social, meliputi:

a. Berkomunikasi b. Bekerjasama c. Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif 1. Produk:

a. Siswa dapat mendeskripsikan pengertian mengindeks dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

b. Siswa dapat menyebutkan kegunaan mengindeks dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

2. Proses

(9)

dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: Memeriksa surat, mengindeks surat, mengode surat

B. Psikomotor

Disediakan warkat : alat tulis dan 10 surat. Siswa dapat melakukan proses pengindeksan arsip sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif 1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai

membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter yang teliti, tekun, cekatan, jujur, kreatif, disiplin dan mandiri sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter. 2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran:

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran : Metode Pembelajaran Ceramah Plus Tanya Jawab dan Tugas

VI. Bahan

 Lembar Kerja 1 dan 2

VII. Alat dan Media: Alat terdiri dari:

 LCD Proyektor

 Komputer atau Laptop  Papan tulis

 2 (Dua) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 surat  Alat Tulis Kantor (ATK),

 peralatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip;

Media terdiri dari Slide Power Point tentang:

 Pengertian mengindeks dokumen.  Kegunaan mengindeks dokumen.

(10)

B. Inti

a. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentang pengertian dan kegunaaan mengindeks dokumen. (Fase 2)

b. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang pengertian dan kegunaan mengindeks dokumen. Guru membagikan LKS 1 pada masing-masing siswa. (Fase 3)

c. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentang langkah-langkah mengindeks nama orang dan badan usaha.

d. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang langkah-langkah mengindeks nama orang dan badan usaha. Guru membagikan LKS 2 pada masing-masing siswa.

Penggalan 2

a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 4 siswa (5 kelompok), untuk mencari informasi dari modul pengertian dan kegunaan mengindeks dokumen. b. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk

melakukan mengindeks dokumen.

c. Meminta siswa untuk melakukan prosedur mengindeks mulai dari mengindeks dokumen dan memberi kode.

d. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil mengindeks dokumen.

Penggalan 3

Memberikan penghargaan kepada siswa yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Kegiatan Penilaian olehPengamat

1 2 3 4

1. Guru membuka pelajaran dengan salam dan do’a, kemudian

memberikan motivasi kepada siswa.

2. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian mengindeks dokumen.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat atau mengemukan warkat dalam suatu instansi/organisasi yang tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK)

(11)

Kegiatan Penilaian olehPengamat

1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat resume/rangkuman dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ringan pada siswa terkait materi yang telah disampaikan.

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengertian dan Kegunaan mengindeks Dokumen

2. LKS 2 : Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha

3. Kunci LKS 1 dan 2 4. LP 1: Produk

5. LP 2: Proses 6. LP 3: Psikomotor

7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 9. Silabus

10. Modul

Daftar Pustaka

1. Amsyah, Zulkifli; 1995, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia. 2. Anwar, Syamsul; 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.

3. Barthos , Basir; 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara. 4. Madiana, Gina ; 1994, Kearsipan SMK, Bandung : Armico.

5. Endang.R, Sri; 2009, Modul:Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga.

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 1: Pengertian dan Kegunaan Mengindeks Dokumen

Tujuan : Mendeskripsikan pengertian dan kegunaan mengindeks dokumen

Alat : 10 macam warkat/surat, ATK, Perangkat penyimpanan arsip

Langkah Kerja

1. Mendeskripsikan 3 pengertian indeks.

2. Mendeskripsikan kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen. Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :

- Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor kontrol atau disebut daftar inventarisasi

(12)

Analisis

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks secara umum?

... ... ... ... 2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks dari segi perpustakaan?

... ... ... ... 3. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks dari segi kearsipan?

... ... ... ... 4. Deskripsikan apa saja kegunaan indeks dalam dunia administrasi?

... ... ... ...

5. Deskripsikan apa saja kegunaan indeks dalam dunia kearsipan?

... ... ... ...

Kunci LKS 1 : Pengertian dan Kegunaan Mengindeks Dokumen

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks secara umum? Indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat

2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks dari segi perpustakaan?

Indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi

3. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan pengertian indeks dari segi kearsipan?

Merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

4. Deskripsikan apa saja kegunaan indeks dalam dunia administrasi?

Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

(13)

- Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: ________

Lembar Kerja Siswa 2 : Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha

Tujuan :

1. Dapat memahami dan mengetahui cara mengindeks nama orang 2. Dapat memahami dan mengetahui cara mengindeks badan usaha

Rumusan Masalah :

1. Apa saja cara mengindeks nama orang? 2. Apa saja cara mengindeks badan usaha?

Langkah – langkah :

1. Mengidentifikasi apa saja cara mengindeks nama orang 2. Mengidentifikasi apa saja cara mengindeks badan usaha

3. Mendiskusikan dengan teman sebangku, tentang cara mengindeks nama orang dan badan usaha agar menemukan jawaban yang terbaik.

Analisis :

1. Identifikasi apa saja cara mengindeks nama orang! 2. Identifikasi apa saja cara menindeks badan usaha!

(14)

... ...

12

Kunci LKS 2 : Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha

1. Identifikasi apa saja cara mengindeks nama orang!

a. Nama orang Indonesia

Nama orang indonesia terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Misal Arifin. Sedangkan nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 unit yaitu Dimas Nogroho.

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia :

 Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama. Singkatan yang mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang

 Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang

 Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir

b. Nama orang asing

 Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang china dan korea.

 Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit  Nama yang memakai awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah

dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.

 Nama yang memakai seniority dalam indeks diletakkan pada unit terakhir 2. Identifikasi apa saja cara mengindeks badan usaha!

 Untuk nama perusahaan, dindeks terlebih dahulu kata yang pentung, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian baru diindeks.  Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagaibagian dari nama tersebut,

angka itu diindeks sebagai satu unit.

 Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada, dsb, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung.

 Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi dan universitas diletakkan pada unit terakhir

(15)

 Nama organisasi/perhimpunan yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti perusahaan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan di unit terakhir.

13

Nama : NIS : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1

Ada berapa macam pengertian ? Sebutkan dan jelaskan definisi masing-masing pengertian tersebut!

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 2

Sebutkan apa saja fungsi dari mengindeks!

Kunci LP 1 : Produk 1

Ada berapa macam pengertian ? Sebutkan dan jelaskan definisi masing-masing pengertian tersebut!

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

1. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat 2. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku

deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi

3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kunci LP 1 : Produk 2

Sebutkan apa saja fungsi dari mengindeks!

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :

(16)

2. Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.

Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.

14

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses:

Mendemonstrasikan prosedur mengindeks nama orang dan badan usaha meliputi, kegiatan: 1. Memeriksa surat

2. Mengindeks surat 3. Mengode surat

Prosedur :

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.

2. Tugasi siswa untuk memeriksa surat.

3. Siswa mengindeks nama orang dan badan usaha.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri Oleh guru

1. Persiapan:

- Kemampuan melakukan klasifikasi - Kemampuan mengurutkan proses

10 10

2 Prosedur memeriksa surat

Ketelitian

3. Prosedur mengindeks surat

Ketelitian

4 Prosedur mengkode surat

(17)

Kecepatan 5 Jumlah 100

Malang, .... April 2017 Siswa Guru

(...) (...) 15

Dosen Pembimbing,

(18)

(19)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Psikomotor:

Mempraktekkan pengindeksan nama orang dan badan usaha: 1. Menentukan judul surat

2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanyak 5 set untuk lima kelompok 2. Tugasi siswa melakukan prosedur pengindeksan nama orang dan badan usaha. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum Oleh siswa sendiriSkor AsesmenOleh guru

1 Menyiapkan peralatan warkat dan

ATK 20

2. Mengidentifikasi 10 surat yang telah

diberikan 20 3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting

untuk diperhatikan dan dilaksanakan

dalam mengindeks surat 30 4 Mengidentifikasikan keterampilan

yang ada pada surat pengkodean dokumen

30 J u m l a h 100

Malang, ... April 2017 Siswa Guru

(...) (...)

Dosen Pembimbing,

(...)

(20)

LEMBAR PENILAIAN 4 :

FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaska n (B)

Sangat baik (A)

1. Tekun 2. Cekatan 3. Jujur 4. Kreatif 5. Disiplin 6. Mandiri

Malang, ... April 2017 Pengamat

(...)

(21)

LEMBAR PENILAIAN 5 :

FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C) Memuaskan(B) Sangat baik(A)

1 Berkomunikasi 2 Bekerjasama 3 Melayani

Malang, ... April 2017 Pengamat

(22)

19

MATERI

Mengindeks Dan Mengabjad

Pengertian Indeks

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

- Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat

- Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi

- Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :

- Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.

Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.

Peraturan Mengindeks

(23)

pula nama-badan-swasta (perusahaan) dan organisasi, yang kesemuanya mempunyai corakdan ragam sendiri-sendiri.

Peraturan mengindeks yang berjumlah 20 (dua puluh) ini dipergunakan secara universal tapi yang dibahas dalam materi ini hanya 10 (sepuluh). Untuk lebih mudah memahaminya, peraturan-peraturan tersebut disajikan dalam kelompok-kelompok yang masing akhir dari tiap kelompok -masing berisi empat peraturan.

Peraturan 1 : Nama Orang

Nama orang diindeks menjadi urutan sebagai berikut yaitu : nama belakang, nama depan dan nama tengah(bilamana ada). Untuk nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama keluarganya terletak didepan.

Nama Indeks Urutan

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

Benny Tengker Syafri Samsu Siti Aminah

Adnan Buyung Nasution Soeharto

Liem Swie King Kim Dong Ill Yasuhiro Nakasone Mista Bin Idris I Ketut Suradjaja

Tengker

Peraturan 2 : Mengabjad

Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut urutan abjad latin, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Bilamana unit pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua masing-masing, huruf demi huruf. Jika unit kedua juga sama, maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan seterusnya.

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

Ahda Arafah Amsyah Rio Khormein Amsyah Intan Anastasia Amsyah Ira Tarida Hutauruk Ira Farida Hutauruk Ira Roida Hutauruk

Amsyah

Peraturan 3 : Nama Tunggal dan singkatan

Nama tunggal didalam urutan abjad mendahului nama tunggal yang sama yang mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dengan sebutan “tidak ada mendahului ada”.

Abjad

(24)

Soeharto

Peraturan 4 : Awalan Nama Keluarga

Awalan nama keluarga dalam indeks tidk terpisah dari nama keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah De, Da, de, Del, des, Di, Du, Fitz, La, Le, M’, Mc, Mac, O’, St., Van, Van der, Von, Von der, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. Diindeks menjadi Saint.

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

Bartje Van Houten V. B. Da Costa Johny Dakosta John Mc Enroe George St. John

Van

Peraturan 5 : Nama Perusahaan

Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dari nama orang kalaupun berasal dari nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk usaha) yang terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai satu unit misalnya toko buka, perseoroaan terbatas, beauty salon dan lain-lain.

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

Toko Waringan Kencana

Curtis Secretarial School

Saragih Lapo Tuak Dian Electronic Tuty Beauty Salon

Hotel Indonesia

Peraturan 6 : Nama Perusahaan Berasal Dari Nama Orang Lengkap

Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap dituliskan dengan urutan seperti pada peraturan 1, yaitu dengan urutan nama belakang, nama depan, dan nama tengah (bilamana ada). Anam orang lengkap terdiri dari lebih dari satu unit.

Abjad

(25)

Dasaad Musin Concern PT Ali Bajeber

P.T. Miller Corporation

Musin

Peraturan 7 : Kata Sandang “The”

Kata sandang ‘The’ didalam indeks ditulis didalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjad diabaikan. “The” yang terletak didepan, pada indeks diletakkan di belakang didalam tanda kurung. ‘the’ yang terletak ditengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung.

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

The New International Theater

Andrew the Baker

New

Peraturan 8 : Nama dengan Tanda Hubung

Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Utnuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks seperti Peraturan 1, yaitu dibalik.

Abjad

Peraturan 9 : Singkatan

Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjangannya, semuanya dituliskan delam satu unit. Huruf-huruf yang bukan singkatan diindeks dalam bentuk huruf-huruf yang berdiri sendiri sebagai unit.

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

ASEAN TVRI

St. George Hotel RRI

Peraturan 10 : Bantuk Usaha dan Katas Sambung

Bentuk usaha atau yang dapat disamakan sebagai bentuk usaha diindeks sebagai unit dengan menempatkan di balakang dan dapat disingkat. Bentuk usaha yang terdiri dari kataganda diindeks sebagai satu unit.

(26)

Abjad

Unit 1 Unit 2 Unit 3

PT Waringin Kencana

Harris Co. Ltd.

Waringin Kencana Harris

PT

Company Limited

2