KONSEP KEARSIPAN
01
02
03
04
05
06
Pembelajaran Konsep Kearsipan Terkait:
Pengertian Arsip dan Kearsipan
Dokumen dengan dokumentasi
Syarat, jenis dan Fungsi Arsip
Ruang Lingkup dan Tujuan Kearsipan
Tugas Kearsipan
Azas- Azas Kearsipan
The Power of PowerPoint | thepopp.com 2
Arsip dan 1
Kearsipan
Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali
4
Dokumen dan Dokumentasi
5
Di fokuskan pada benda/informasinya
Tidak merupakan unit kerja
Bersifat Pasif
Digunakan sebagai alat bukti dan penunjang penelitian
Dokumen
Di fokuskan pada kegiatannya
Merupakan Unit Kerja
Bersifat Aktif
Mengolah dan menyiapkan dokumen baru dan menyiapkan untuk penelitian
Dokumentasi
Insert an image Insert an image
Syarat Arsip
6 Arsip
Otentik Andal Bulat
Siap Pakai
Akurat
Mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan sistem
tertentu
Jenis Arsip
7
1. Vital Record 2. Useful Record 3. Essensial Record 4. Immportant Record
Kepentingan
1. Tertulis 2. Visual
Fisik
1. Financial Record 2. Inventory Record
3. Personel Record 4. Sales Record 5. Production Record
Isi
1. Lembaga Pemerintah
2. Instansi Pemerintah/
Swasta
Kepemilikan
Fungsi Arsip
8
Menurut UU No.7 Tahun 1971 Pasal 2, Fungsi arsip dibedakan menjadi : Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip
9
menentukan kebijaksanaan perusahaan.
menghimpun secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan
perusahaan.
Sebagai alat bantuan perpustakaan Sebagai alat penyimpanan
warkat
Ruang
Lingkup
Kearsipan
The Power of PowerPoint | thepopp.com 11
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Tujuan Pengelolaan
Arsip
Azas- Azas Kearsipan
12
peyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri
Sentralisasi
2
penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit bagian atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat/warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri.
Desentralisasi
penyelenggaran pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua azas tersebut bisa diminimalisir
Gabungan
1
3
Thank you!
Any questions?
