1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Kecamatan merupakan unsur pelaksana pemerintah Kabupaten yang
dipimpin oleh seorang Camat yang berada dibawah Bupati dan bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Camat Kecamatan Tengaran
mempunyai tugas pokok membantu Bupati Kabupaten Semarang dalam
penyelenggaraan pemerintah, pembangunan, dan pembinaan kehidupan
masyarakat dalam wilayah Kecamatan Tengaran.
Perwujudan tugas pokok untuk membantu Bupati Kabupaten Semarang,
Camat Kecamatan Tengaran dibantu oleh seorang Sekretaris Kecamatan
(Sekcam) dan para Kepala Seksi (Kasi) yang terdiri atas Kasi Pemerintahan, Kasi
Pembangunan, Kasi Kesejahteraan Rakyat, Kasi Ketentraman dan Ketertiban, dan
Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa beserta seluruh staf dari masing-masing
Kasi. Tugas pokok dari masing – masing pegawai adalah :
1. Camat: Melaksanakan kewenangan pemerintah yang
dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah.
2. Sekretaris Kecamatan (sekcam): Melaksanakan sebagian
tugas Camat dibidang penyusunan, perencanaan,
pengelolaan administrasi keuangan, administrasi umum dan administrasi kepegawaian.
3. Seksi Tata Pemerintahan: Melaksanakan sebagian tugas
camat dibidang tata pemerintahan.
4. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat, dan Desa:
Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang
pembangunan, pemberdayaan masyarakat, dan desa.
5. Seksi Kesejahteraan Rakyat: Melaksanakan sebagian tugas
2
6. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum: Melaksanakan
sebagian tugas camat dibidang ketertiban umum. “1
Sebagai acuan dalam pelaksanaan tugasnya untuk membantu Bupati
Kabupaten Semarang, Kecamatan Tengaran menerapkan visi sebagaimana visi
pembangunan dari Kabupaten Semarang yaitu:
“Mewujudkan Kecamatan Tengaran yang adil, mandiri dan sejahtera dengan berwawasan pada ketersediaan Sumber Daya Alam dan Sumber Daya Manusia dengan mengutamakan pelayanan Masyarakat yang prima.” 2
Misi Kecamatan Tengaran yang merupakan penjabaran dari visi
Kecamatan Tengaran adalah :
“1. Mewujudkan tertib pengelolaan administrasi kepegawaian, melaksanakan ketatalaksanaan keuangan kecamatan.
2. Meningkatkan kepemerintahan yang baik mulai tingkat paling bawah ke atas sehingga kewibawaan pemerintah tetap terjaga. 3. Mewujudkan kondisi aman, tertib, tenteram dan nyaman bagi
seluruh masyarakat dengan menjunjung tinggi Hak Azazi Manusia dan mengedepankan supremasi hukum.
4. Mengembangkan system ekonomi kerakyatan yang bertumpu pada pemberdayaan masyarakat.
5. Meningkatkan pengamalan ajaran agama dalam kehidupan
sehari – hari sebagai perwujudan iman dan taqwa serta
peningkatan kesejahteraan masyarakat.
6. Meningkatkan kepuasan masyarakat akan pelayanan yang telah diterima sebagai bukti peningkatan kinerja pemerintahan. “ 3
Tujuan yang ingin dicapai oleh pemerintahan Kecamatan Tengaran
berdasarkan visi dan misi Kecamatan Tengaran adalah :
1. Mewujudkan terciptanya tertib administrasi kepegawaian,
ketatalaksanaan dan keuangan Kecamatan Tengaran.
1
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2011, Peraturan Bupati Semarang Nomor 92 tahun 2011 tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Rincian Tugas Kecamatan dan Kelurahan
Kabupaten Semarang, Kabupaten Semarang
2
Kecamatan Tengaran, 2011, Renstra Kecamatan Tengaran, Tengaran
3
Ibid
3
2. Meningkatkan kualitas aparat pemerintah baik di desa maupun
di tingkat atasnya sehingga mampu meningkatkan citra dan kewibawaan pemerintah di mata masyarakat.
3. Mewujudkan supremasi hukum dan pemerintahan yang baik.
4. Mempercepat pemulihan ekonomi melalui pemberdayaan
ekonomi masyarakat.
5. Mewujudkan kesejahteraan rakyat dan kualitas kehidupan
beragama.
6. Meningkatkan kepuasan pelayanan kepada masyarakat serta
meningkatkan kerja pemerintah ke arah yang lebih baik.”4
Setiap kantor yang masih aktif pasti melakukan kegiatan korespondensi,
pelaporan, dokumentasi prosedur, melakukan perjanjian kontrak, dan lain – lain
yang menciptakan adanya dokumen kantor, demikian pula dengan kantor
Kecamatan Tengaran. Tidak semua dokumen dapat dimusnahkan/ dibuang begitu
saja, karena ada dokumen penting yang menunjang kelancaran kegiatan
perkantoran. Adanya dokumen penting tersebut mengharuskan setiap kantor
memiliki records atau rekaman dari kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan.
Records dari kegiatan – kegiatan dalam perkantoran yang masih diperlukan untuk
pengambilan keputusan disebut arsip dinamis.
“ Arsip dinamis atau records dalam konteks Anglo-Saxon adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, bandan koperasi swasta, dan perorangan.”5
Arsip dapat digunakan sebagai pusat ingatan dan informasi, alat
pengawasan, bukti autentik, dan sumber penelitian. Begitu pentingnya arsip
membuat pengelolaan arsip mutlak untuk dilakukan dengan baik dan benar karena
4
Kecamatan Tengaran,2011, Renstra Kecamatan Tengaran, Tengaran
5
4
hal ini berdampak pada keberhasilan dan kelancaran perusahaan pada seluruh
pekerjaan dan kegiatan perkantoran. Pengelolaan arsip yang baik dan benar
adalah pengelolaan arsip dengan menyesuaikan jenis arsip dan tempat
penyimpanan arsip untuk mempermudah dan mempercepat penemuan kembali
arsip saat dibutuhkan.
Arsip dapat berubah-ubah sesuai dengan penggunaanya dalam jangka
waktu tertentu. Arsip dinamis yang semula merupakan arsip dinamis aktif akan
berubah menjadi arsip dinamis inaktif ketika penggunaanya mulai berkurang.
Arsip dinamis inaktif disimpan sebagai arsip statis apabila dianggap penting,
namun dapat dimusnahkan jika sudah tidak bermanfaat dan tidak digunakan.
Penyusutan arsip dinamis membutuhkan ketelitian dan pertimbangan yang
baik dari seorang juru arsip, jangan sampai arsip yang masih digunakan ikut
dimusnahkan, dan sebaliknya arsip yang sudah tidak digunakan masih disimpan.
Penyusutan arsip penting dilakukan untuk efisiensi dan efektifitas pekerjaan
kantor, dengan mengadakan jadwal penyusutan arsip secara rutin kantor dapat
melakukan penghematan biaya perawatan arsip sekaligus mempermudah
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Berdasarkan keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip
dinamis bertujuan untuk :
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya
arsip yang penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
5
4. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.
Tercapainya tujuan manajemen arsip tersebut akan mengantarkan kantor
pada kemudahan dan kelancaran dalam menentukan kebijakan dan keputusan
kantor, sehingga tujuan kantor akan terpenuhi.
1.2. Permasalahan Penelitian
Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah :
“ a. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga–
lembaga Negara dan Badan–badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan–badan
swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan berbangsa.” 6
Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan/ instansi.
Penyimpanan arsip yang baik dan benar terlihat ketika arsip yang dibutuhkan
cepat dan mudah ditemukan.
Berdasarkan wawancara peneliti dengan Bapak Pinarso, Pegawai
Kecamatan Tengaran, penulis menemukan gejala problematis sebagai berikut :
a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan berhubungan
dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap unit kerja menemui kendala
karena terbatasnya tempat dan pengetahuan pengelolaan arsip.
6
6
b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan seadanya, hanya ada
satu lemari untuk menyimpan arsip seluruh unit kerja.
c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan sikap ragu – ragu
pegawai untuk melakukan pemusnahan, sehingga dari tahun ke tahun
tumpukan kertas arsip semakin banyak.
d. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan
sulit.
Berdasarkan gejala problematis tersebut, dapat dirumuskan masalah
penelitian “ Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan
inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang ?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
Mengetahui sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor
Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang.
1.4 . Signifikasi Penelitian 1.4.1 Signifikasi Teoritis
Hasil penelitian ini secara teoritis diharapkan mendukung teori tentang
manfaat arsip yang dikemukakan oleh Irra Chrisyanti Dewi :
“Dengan menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan/ kerusakan. “7
7
7 1.4.2 Signifikasi Praktis
1. Bagi Pendidikan
Memberikan sumbangan pemikiran dalam bentuk penelitian
kualitatif dalam rangka mengembangkan ilmu pengetahuan.
2. Bagi Pegawai Kantor Kecamatan Tengaran
Sebagai bahan informasi dan pertimbangan dalam melakukan
kegiatan manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.
3. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan tentang penelitian kualitatif dan
memperluas wawasan tentang dunia perkantoran dan sistem
8 1.5. Keterbatasan
Pelaksanaan penelitian ini tidak terlepas dari berbagai kendala-kendala
yang menyebabkan adanya keterbatasan dari penelitian ini. Selama melaksanakan
penelitian, Penulis mengalami kesulitan dalam memperoleh data-data yang
diperlukan, dan adanya keterbatasan waktu, tenaga, biaya, dan pikiran, peneliti
hanya meneliti arsip dinamis aktif dan inaktif yang berbentuk kertas, di Kantor
