MANAJEMEN WAKTU
Oleh :
Anindra Guspa, S.Psi.,M.A/ Penanggung Jawab Topik Email : [email protected]
Fauziah Taslim, S.Psi., M.Psi., Psikolog Email : [email protected]
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2020 Universitas Negeri Padang
Seluruh dokumen di e-Learning Universitas Negeri Padang, hanya digunakan untuk kalangan Internal Universitas, untuk kebutuhan Perkuliahan Online.
Penggunaan dokumen ini di luar UNP tidak diizinka dan tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari Penulis dan Universitas Negeri Padang.
A. Capaian Pembelajaran
1. Memahami konsep manajemen waktu (Time Management) 2. Memahami cara menentukan prioritas (Prioritization)
3. Memahami cara mengatasi interupsi (Managing Interruption) 4. Memahami konsep pendundaan (Procrastination)
5. Mampu melakukan penjadwalan aktivitas yang efektif (Scheduling) B. Indikator Pencapaian Kompetensi
Mahasiswa mampu membuat perencanaan untuk mencapai tujuan masa depan
C. Pokok – Pokok Materi
1. Manajemen Waktu (Time Management) 2. Menentukan prioritas (Prioritization)
3. Manajemen Interupsi (Managing Interruption) 4. Mengatasi penundaan (Procrastination)
5. Membuat jadwal (Scheduling) D. Pre- Test Manajemen Waktu
Sebelum mempelajari manajemen waktu, lakukanlah self assessment di bawah ini
Petunjuk Pengerjaan :
Jawablah pertanyaan di bawah ini sesuai dengan kondisi yang paling sesuai dengan diri anda.
Terdapat 5 pilihan jawaban, yaitu :
Tidak Pernah : TP Jarang : JR Kadang-kadang : KD Sering : SR Selalu : SL
No Pernyataan TP JR KD SR SL
1 Tugas-tugas yang sedang saya lakukan saat ini adalah tugas-tugas yang prioritas
2 Saya seringkali mengerjakan tugas di menit- menit terakhir, atau meminta perpanjangan 3 Saya menyisihkan waktu untuk membuat
rencana dan skejul mengenai tugas-tugas yang harus saya kerjakan
4 Saya tahu berapa waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas yang saya kerjakan
5 Saya kesulitan untuk menghadapi gangguan- gangguan ketika mengerjakan sebuah tugas 6 Saya menggunakan teori goal setting
(menetapkan tujuan lalu menetapkan langkah-langkah untuk mencapainya) untuk menentukan tugas mana yang harus saya kerjakan
7 Saya menyisihkan waktu dalam skejul saya untuk 'hal-hal yang tidak diharapkan' 8 Saya tahu apakah tugas yang saya kerjakan
bernilai sangat penting, penting, atau tidak terlalu penting
9 Ketika saya diberikan sebuah tugas, saya menganalisanya untuk mengetahui tingkat urgensinya dan meletakkannya berdasarkan prioritas
10 Saya serringkali stress tentang deadline dan komitmen dalam mengerjakan tugas dan aktivitas
11 Gangguan-gangguan membuat saya tidak dapat mengerjakan tugas-tugas yang penting 12 Saya harus membawa pekerjaan saya pulang
ke rumah agar selesai
13 Saya memprioritaskan daftar tugas yang harus saya kerjakan (to do list)
14 Saya memastikan prioritas-prioritas saya dengan orangtua dan dosen saya
15 Sebelum mengerjakan sesuatu, saya mengira-
ngira apakah hal tersebut memang layak untuk menghabiskan waktu saya
Petunjuk Skoring :
Cocokkan jawaban anda dengan skor di bawah ini, lalu jumlahkan!
No Pernyataan SKOR
Tidak Pernah Jarang Kadang2 Sering Selalu
1 1 1 2 3 4 5
2 2 5 4 3 2 1
3 3 1 2 3 4 5
4 4 1 2 3 4 5
5 5 5 4 3 2 1
6 6 1 2 3 4 5
7 7 1 2 3 4 5
8 8 1 2 3 4 5
9 9 1 2 3 4 5
10 10 5 4 3 2 1
11 11 5 4 3 2 1
12 12 5 4 3 2 1
13 13 1 2 3 4 5
14 14 1 2 3 4 5
15 15 1 2 3 4 5
Hasil Assessment :
15-30 : Manajemen Waktu Belum Efektif
31-45 : Manajemen Waktu Cukup Efektif namun butuh perbaikan 46-75 : Manajemen Waktu Sangat Efektif
E. Uraian Materi
Pernyataan-pernyataan pada asesmen yang telah dilakukan mengacu pada aspek-aspek Manajemen Waktu, yaitu aspek-aspek yang dapat mendukung seorang individu untuk melakuan manajemen waktu yang efektif. Aspek tersebut diantaranya adalah Goal Setting (pernyataan 6&10), aspek Membuat Skala Prioritas (pernyataan 1, 4, 8, 13, 14, 15), aspek Manajemen Interupsi (5,9,11,12), aspek Penundaan/ Prokrastinasi (Pernyataan 2), dan aspek Membuat Jadwal yang efektif (pernyataan 3 & 7). Anda dapat melihat hasil asesmen anda untuk melihat aspek mana yang membuat
manajemen waktu anda menjadi tidak/ kurang efektif. Penjelasan setiap aspek dan bagaimana cara membuatnya lebih efektif akan di bahas di bawah ini:
1. Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
Ciri “Time Management” yang tidak baik A. Tenggat waktu sering terlewat.
B. Bekerja lembur terus – menerus.
C. Merasa stress karena kurangnya waktu atau terlalu banyak hal yang dikerjakan.
D. Melompat dari hal satu ke hal lain.
E. Kurangnya arah dan tujuan.
Ciri “Time Management” yang baik
A. Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali kualitas kerja.
B. Stress rendah dan lebih dapat menguasai perasaan.
C. Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas penting.
D. Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.
E. Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.
Menghargai waktu
Pernahkah kita membayangkan memiliki uang yang banyak dan apa saja bisa kita beli dengan uang yang kita miliki. Ada satu hal yang tidak bisa dibeli dengan Uang yaitu “WAKTU”. Orang terkaya di duniapun tidak bisa membeli waktu dengan harta yang Mereka miliki.
Gambar 3. Menghargai Waktu
Setiap orang memiliki waktu yang sama dalam menikmati dunia ini, namun bagi setiap orang Waktu yang sama tersebut dapat dimanfaatkan oleh kita semua untuk melakukan apapun. Waktu bisa membuat kita menyesal, jika kita tidak dapat memanfaatkannya dengan baik dan efisien. Penyesalan akan waktu tentunya berdampak kepada kualitas masa depan. Hasil survey di Belgia tahun 2006, kepada masyarakat yang usianya lebih dari 60 tahun, mengalami berbagai penyesalan 72% mereka menyesal karena kurang bekerja keras sewaktu masih muda. 67 % salah memilih profesi atau karier, 63 % waktu mendidik anak mereka atau menggunakan pola didik yang salah, 58% kurang berolahraga dan menjaga kesehatan, 1 % tidak memiliki cukup uang.
Survey diatas menunjukkan penyesalan akan waktu banyak terjadi di masyarakat, bukan hanya kalangan tua, kalangan mudapun mengalami hal yang sama. Hal lain yang muncul terkait survey tersebut adalah bahwa penyesalan akanuang yang banyak menjadi penyesalan yang paling kecil dialami, dan ini menunjukkan bahwa betapa berharganya waktu dibandingakan materi.
Selanjutnya, kenapa waktu menjadi sangat berharga : A. Waktu tidak dapat dibeli
memang waktu tidak dapat dibeli, bahkan oleh orang terkaya sekalipun,
“Sumber daya terbaik anda adalah waktu anda - Brian Tracy”. Waktu menjadi sumber daya yang sangat berharga kita hanya menggunakannya dengan baik, agar waktu yang berharga tidak terbuang sia-sia.
B. Waktu tidak dapat disimpan
Tidak ada seorangpun yang bisa menyimpan waktu, waktu itu terbuka bagi semua orang, diberikan waktu yang sama dan terus menerus habis C. Waktu tidak bisa di stop
Semua orang diberikan waktu yang terus berjalan, tidak ada yang bisa menghentikannya, perjalanan waktu menjadi hal yang sangat
2. Goal Setting & Menentukan Prioritas
Prioritas merupakan pemilihan sebuah/sesuatu hal dengan mendahulukan satu hal dibandingkan hal yang lain. Prioritas biasanya dilakukan atas dasar kepentitngan mana yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Prioritas sangat penting dilakukan karena kerja keraskita dalam bekerja akan mendapatkan hasil yang dicapai sesuai tujuan, dan jika tidak menentukan prioritas kerja keras kita sering mengorbankan hal lain karena tidak memandang hal strategis yang dicapai lebih dulu. Dalam mementukan prioritas ada beberapa teknik yang harus dilakukan.
A. Menentukan tujuan
a. Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Anda dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai urutannya.
b. Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas yang bertentangan
Tetapkan tujuan dengan metode S>M>A>R>T (SMART).
Gambar 4. SMART Goal B. Menyusun skala prioritas
Penggolongan aktifitas kepada golongan-golongan tertentu, misalnya;
Penting: Amat perlu; amat utama; sangat berharga; sangat berguna.
Genting: Berbahaya; kritis (keadaan yang mungkin segera menimbulkan masalah).
Gambar 5. Skala Prioritas
Penggolongan ini dimungkinkan dapat memudahkan seseorang dalam mengambil prioritas mana yang ingin dikerjakan, contoh skala prioritas yang mestinya bisa dilakukan.
Gambar 6. Contoh Skala Prioritas
Sebenarnya dalam menetukan prioritas sangat sederhana jika ada hal yang penting diantara hal-hal lainnnya. Kemudian terjadi, bagaimana kalau banyak prioritas?. Jika sesuatu berada pada prioritas tertinggi, maka yang harus dilakukan adalah;
A. Daftar semua tugas
B. Urutkan tugas-tugas Anda untuk efisiensi C. Negosiasikan batas waktu
3. Mengatasi Interupsi (Managing Interruptions) A. Pengertian Interupsi
Ketika sesuatu menyebabkan kita melupakan apa yang sedang kita lakukan, maka hal tersebut disebut sebagai gangguan. Interupsi merupakan jenis gangguan yang dengan sengaja menarik perhatian kita.
Contohnya, ketika sedang mengerjakan tugas, lalu teman anda menelfon untuk curhat.
B. Strategi Manajemen Interupsi
Terdapat dua strategi utama untuk mengatasi interupsi, yaitu sebelum interupsi itu terjadi (strategi pencegahan) dan strategi untuk mengatasi interupsi setelah terjadi
a. Strategi Pencegahan Interupsi
Tetapkan waktu kapan kamu bisa dan tidak bisa diinterupsi. Buat komitmen dengan diri anda sendiri dan komunikasikan orang sekitar anda bahwa terdapat waktu-waktu dimana anda harus fokus mengerjakan tugas anda sebagai mahasiswa dan waktu dimana anda bisa dihubungi secara bebas. Misalkan, setiap pukul 08.00 hingga pukul 09.00 anda fokus untuk tidak membuka chat atau social media.
b. Strategi mengatasi interupsi
Ketika anda sudah mempersiapkan diri agar dapat berfokus pada tugas anda dan mencegah terjadinya interupsi dari lingkungan, namun interupsi yang tidak terduga tetap bisa terjadi. Cara untuk mengatasinya adalah :
Reschedule
Komunikasikan pada orang yang menginterupsi anda untuk menghubungi anda di lain waktu karena anda harus berfokus pada tugas anda. Menolak permintaan orang lain seperti ini tentunya tidak mudah bagi sebagian orang. Untuk itu, berlatih merupakan hal yang penting, semakin sering anda praktik untuk mengungkapkan keinginan anda, maka anda akan semakin nyaman untuk mengungkapkannya.
Delegate
Opsi lain yang bisa anda lakukan ketika ada orang yang menginterupsi anda adalah dengan mendelegasikan orang lain yang kira-kira dapat menggantikan posisi anda. Anda bisa memulai dengan menggunakan kalimat “Sepertinya lebih baik kamu
berbicara dengan X tentang masalah ini karena sepertinya dia lebih tau”
Minimize
Ketika kedua strategi di atas tidak bisa digunakan, maka strategi terakhir yang bisa anda lakukan adalah dengan cara membatasi waktu anda ketika diinterupsi oleh seseorang. Anda bisa menggunakan kalimat seperti “Oke, tapi saya harus kembali bekerja, apakah bisa kita batasi pertemuan kita selama 1 jam?”.
4. Mengatasi Penundaan A. Pengertian
Menunda sering diartikan sebagai mengulur-ngulur waktu, seharusnya dilakukan sekarang kemudian ditunda tanpa ada alasan urgent kewaktu yang lain.
B. Penyebab kebiasaan menunda ;
a. Kemalasan.; kemalasan sering sekali terjadi karena faktor kebiasaan, dan kemalasan akan berdampak kepada penyelesaian tugas sendiri.
b. Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas.
c. Tugas yang tidak menyenangkan; tugas yang tidak kita minati seringkali menjadi penghambat
d. Takut gagal.
e. Menunggu lebih banyak informasi.
C. Dampak Kebiasaan Menunda
Jika kebiasaan menunda itu berlangsung terus menerus, tentunya akan membuat mengalami Prokrastinasi. Prokrastinasi adalah menunda pekerjaan yang penting dengan pekerjaan yang tidak penting sehingga pekerjaan penting menjadi tertunda.
Gambar 7. Prokrastinasi D. Teknik Mengatasi Penundaan
Mengatasi penundaan tentuny ada banyak hal yang harus dilakukan, salah satunya adalah membuat jadwal kerja dan menentukan batas waktunya.
Dengan adanya batasan waktu seseorang akan dapat merencanakan tujuan mereka dan bisa melakukan efisiensi waktu sesuai target yang ditentukan. Kemudian, jika sudah membuat target kerja, kita harus mengevaluasi pekerjaan kita sebelumnya sehingga waktu yang digunakan selanjutnya dapat terukur dan efisien.
E. Manfaat Mengatasi Penundaan
a. Pekerjaan bisa selesai sesuai target yang ditentukan.
b. Memiliki cukup waktu untuk merevisi pekerjaan yang salah.
c. Suasana hati terjaga dengan baik.
5. Latihan/Tugas/Kasus Membuat Jadwal yang Efektif (Scheduling)
Menurut Kamus Bahasa Indonesia, Jadwal merupakan Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau
rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
Dalam membuat jadwal terdapat beberapa teknik yaitu;
A. Tulis daftar tugas yang harus dilakukan.; kita harus membuat daftar list hal-hal apa saja yang mesti dilakukan di hari tersebut
B. Urutkan berdasarkan prioritas.; lakukan pengurutan prioritas yang sudah dijelaskan
C. Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian); dengan adanya jadwa berjenjang membuat tugas-tugas lebih gampang dan kita bisa mendapatkan efisiensi waktu
D. Tetap fleksibel; fleksibel artinya tidak terlalu kaku, namun akan ada penyesuaian-penyesuain terkait tugas dan waktu
E. Tinjau kembali setelah tugas selesai; sebagai bahan evaluasi dari tugas yang dikerjakan
*) Ditulis dalam modul ini yang kemudian saat dipublikasikan ke e-Learning di upload dalam format PDF
**) Di tulis dalam dokumen terpisah dan dijadikan sebagai bagian dari Aktifitas pada e-Learning
