Petunjuk Penggunaan

(1)

e-Licensing

User External Versi 0.0.2

(2)

Daftar Isi

Daftar Revisi ... 4

1. Pendahuluan ... 5

1.1 Latar Belakang ... 5

1.2 Sebelum Memulai ... 5

1.2.1 Kebutuhan Minimum ... 5

1.2.2 Tombol, Notasi dan Fungsi ... 5

1.2.3 Fungsi e-Licensing ... 6

1.3 Definisi ... 6

1.4 Konvensi ... 6

1.5 Akses ke e-Licensing ... 7

2. Memulai Penggunaan e-Licensing ... 9

2.1 Proses Registrasi ... 9

2.2 Login ... 11

2.3 Halaman Utama ... 12

2.4 Ubah Password ... 12

2.5 Lupa Passsword ... 13

3. Profil LJK ... 15

3.1 Biodata ... 16

3.2 Jenis Usaha ... 16

3.3 Informasi Khusus ... 17

3.4 Perizinan ... 18

3.5 Jenis Produk dan Aktivitas ... 18

3.6 Pengurus ... 20

3.7 Tenaga Ahli & Tenaga Asing ... 21

3.8 Jaringan Kantor ... 22

3.9 Pemegang Saham ... 23

3.10 Anak Perusahaan ... 25

4. Perizinan ... 27

4.1 Pengajuan Perizinan ... 27

4.2 Cek Status Perizinan ... 30

(3)

4.3 Komentar ... 32

4.4 Dokumen Tidak Lengkap ... 33

4.5 Surat Pengantar (dari OJK) ... 34

5. Fit and Proper Test ... 36

5.1 Pengajuan... 36

5.2 Cek Status ... 40

5.3 Dokumen Tidak Lengkap ... 41

5.4 Jadwal Wawancara ... 42

5.5 Surat Keputusan ... 43

6. Keluar Aplikasi ... 44

(4)

Daftar Revisi

Daftar Revisi ini mencatat semua revisi yang pernah dilakukan pada dokumen Petunjuk Teknis ini.

Tanggal Versi Keterangan Revisi Alasan Revisi

TBD 1.0.0 Pembuatan dokumen awal -

(5)

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

TBD

1.2 Sebelum Memulai

1.2.1 Kebutuhan Minimum

Untuk dapat mengoperasikan aplikasi e-Licensing maka LJK perlu mempersiapkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi minimum sebagai berikut:

 Perangkat Keras berupa 1 Unit PC, dengan spesifikasi umum:

o Processor Pentium Core 2 Duo, 2GHz Clock Speed o Memory/RAM sebesar 2 GB

o Media Penyimpanan / Hard disk dengan kapasitas tersedia: 5 GB

 Perangkat Lunak

o Sistem Operasi Microsoft Windows 7

o Internet Browser: Internet Explorer 9+, Mozilla Firefox 3+, Chrome 5+. Non aktifkan pop up blocker di browser selama menggunakan e-Licensing

 Jaringan

o Koneksi Internet

 Pengguna

o Pengguna telah memahami secara baik pengoperasian Microsoft Window dan browser internet yang disarankan.

1.2.2 Tombol, Notasi dan Fungsi

Bagian ini menjelaskan penggunaan Tombol, Notasi dan Fungsi e-Licensing.

Tombol, Notasi dan Fungsi yang digunakan dalam petunjuk penggunaan aplikasi e-Licensing adalah sebagai berikut:

Tombol/Icon Notasi Fungsi

Tambah Untuk menambah record/data Ubah Untuk mengubah record/data Hapus Untuk menghapus record/data Lihat Untuk melihat record/data Cari Untuk mencari data Refresh Untuk merefresh tabel

List Untuk melihat list lebih detail, misal list history

Cetak Untuk mencetak

Download Untuk mendownload file Hapus Untuk menghapus file Simpan Untuk menyimpan Data Batal Untuk membatalkan aksi

(6)

Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya Navigasi

Data Untuk navigasi halaman dan jumlah data tiap halaman dalam table

Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling awal

Tombol navigasi untuk menampilkan halaman sebelumnya

Tombol navigasi untuk menampilkan halaman selanjutnya

Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling akhir

1.2.3 Fungsi e-Licensing

e-Licensing memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

 Melakukan registrasi penggunaan aplikasi

 Informasi persyaratan dan ketentuan perizinan

 Melakukan perubahan profil LJK

 Melakukan permohonan perizinan

 Melakukan permohonan fit and proper test

1.3 Definisi

Petunjuk penggunaan e-Licensing berisi informasi mengenai tata cara penggunaan sistem yang bertujuan agar user dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan baik dan benar.

1.4 Konvensi

Beberapa konvensi berikut ini dibuat untuk memudahkan user memahami "Petunjuk Penggunaan"

ini:

a. Menu Pilihan

Petunjuk tentang menu akan ditulis dalam bentuk berikut ini:

Menu >> Sub Menu >> Sub Sub Menu b. Tombol

Sebuah kotak yang berisi label fungsi penggunaan tombol tersebut.

Contoh:

Tombol "Simpan" berbentuk sebagai berikut:

c. Field Wajib Diisi

Di dalam form aplikasi terdapat tanda bintang merah ( ) yang artinya wajib diisi d. Tabel

(7)

1. Nama Kolom

Data dalam table dapat di urutkan dengan klik di nama kolom. Contoh :

kolom “Kategori Dokumen” diurutkan secara Ascending (A ke Z) kolom “Kategori Dokumen” diurutkan secara Descending (Z ke A) 2. Baris atau data

3. Icon aksi untuk tiap baris data

Icon yang tampil di kolom ini bisa bermacam-macam sebagai contoh icon untuk meng ubah data

4. Icon aksi untuk table

- Icon untuk menambah data - Icon untuk mencari (filter) data

untuk memilih tipe penggabugan filter (dan / atau) untuk menambah filter pencarian

untuk memilih nama kolom

untuk memilih tipe pencocokan (sama dengan / tidak sama dengan / mengandung / tidak mengandung )

untuk menghapus filter

tombol untuk menghapus filter pencarian tombol untuk menerapkan filter pencarian - Icon untuk merefresh data

5. Navigasi data

6. Keterangan jumlah data

1.5 Akses ke e-Licensing

Untuk masuk ke e-Licensing ada beberapa tahapan yang harus dilakukan:

1

3

4

2

5 6

(8)

 Buka browser pada komputer (IE, Mozilla Firefox atau Chrome).

 Kemudian ketik alamat aplikasi pada isian address di browser seperti berikut:

https://dbpt.ojk.go.id

(9)

2. Memulai Penggunaan e-Licensing 2.1 Proses Registrasi

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx

b. Klik tombol

c. Pilih Tipe LJK dan Jenis Usaha (Sektor, Industri dan Jenis Usaha)

Contoh untuk jenis usaha Asuransi Umum isi form sesuai dengan contoh gambar berikut :

d. Masukkan validasi SIPO (Sistem Informasi Penerimaan Otoritas Jasa Keuangan)

User dan Password SIPO digunakan untuk memvalidasi bahwa pengajuan User dilakukan oleh user yang sah (system akan validasi Kode User dan Sandi SIPO dengan NPWP perusahaan). User SIPO hanya digunakan satu kali saat registrasi. User SIPO biasanya diketahui oleh bagian keuangan di LJK

e. Masukkan User Login

Username menggunakan alamat email.

Password harus memenuhi persyaratan keamanan sebagai berikut:

 Panjang Minimal 8 karakter

 Minimal harus ada satu huruf besar

(10)

 Minimal harus ada satu huruf kecil

 Minimal harus ada satu angka

 Minimal harus ada salah satu karakter spesial (.~!@#$%^&*<>?(){}[]|-)

f. Masukkan NPWP Perusahaan

Data detail perusahaan akan otomatis terisi sesuai dengan data profil LJK

g. Lengkapi surat permohonan User

 Download template surat permohonan melalui icon

 Lengkapi form surat permohonan dan ditandatangi oleh pihak yang berwenang (sesuai template surat permohonan)

 Scan dan upload surat permohonan

(11)

h. Isi Captcha dan klik tombol

i. Registrasi sukses

User anda sudah diajukan menunggu verifikasi dari OJK. Jika permohonan sudah disetujui anda akan mendapat email notifikasi bahwa user anda sudah aktif

2.2 Login

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx

b. Masukkan Username(menggunakan alamat email), Passwod dan Captcha c. Klik tombol Login

d. Saat Login pertama kali anda wajib merubah password

(12)

Seperti halnya saat registrasi password harus memenuhi persyaratan keamanan.

Ketikkan password baru dua kali kemudian klik tombol . Anda akan menerima email pemberitahuan bahwa password sudah diubah.

e. Halaman Utama

2.3 Halaman Utama

1. Menu

2. Informasi user yang sedang login 3. Download Petunjuk Penggunaan 4. Faq

5. Ubah Password 6. Logout

7. Pengumuman

2.4 Ubah Password

a. Klik icon

b. Masukkan password lama kemudian klik tombol

1

2 3 4 5 6

7

(13)

c. Masukkan password baru dua kali kemudian klik

Password baru harus memenuhi syarat password yang aman.

d. Anda akan mendapat notifikasi email bahwa password anda sudah diubah

2.5 Lupa Passsword

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx b. Klik tombol

c. Masukkan alamat email dan klik

d. Aplikasi akan membuat password baru dan dikirim ke email

(14)

e. Login dengan password baru

f. Anda wajib untuk membuat password baru sama seperti saat pertama kali login

(15)

3. Profil LJK

Semua perubahan profil oleh User LJK memerlukan persetujuan user OJK. Berikut petunjuk untuk merubah profil LJK :

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK

b. Klik icon untuk merubah nama dan npwp

Klik tombol kemudian klik tombol di bagian paling bawah “Tab Biodata”

Status perubahan “Belum diverifikasi” menunggu OJK untuk melakukan verifikasi

Icon yang muncul pada sudut kanan atas tab menunjukkan ada data yang perlu verifikasi.

Contoh menunjukkan data di tab “Biodata” perlu verifikasi c. Klik icon untuk melihat history perubahan data umum.

(16)

3.1 Biodata

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Biodata

b. Ubah/Lengkapi data kemudian klik tombol

3.2 Jenis Usaha

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Usaha

(17)

b. Untuk merubah “Kode Industri” klik icon

c. Klik tombol simpan

3.3 Informasi Khusus

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Informasi Khusus

b. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon

Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik untuk melihat histori

(18)

3.4 Perizinan

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Perizinan

b. Pilih “Jenis Usaha”

c. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon

Lengkapi form kemudian klik tombol e. Untuk melihat histori perubahan klik icon

3.5 Jenis Produk dan Aktivitas

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Produk dan Aktivitas

(19)

b. Pilih “Jenis Usaha”

c. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon

Lengkapi kemudian klik tombol e. Klik icon untuk “Pengaturan Brosur”

f. Klik icon untuk “Pengaturan Perizinan” terkait produk

(20)

3.6 Pengurus

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pengurus

Lengkapi kemudian klik tombol

d. Klik icon untuk “Pengaturan Sertifikat”

(21)

3.7 Tenaga Ahli & Tenaga Asing

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Tenaga Ahli & Tenaga Asing

(22)

d. Klik icon untuk “Pengaturan sertifikat”

3.8 Jaringan Kantor

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jaringan Kantor

(23)

3.9 Pemegang Saham

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pemegang Saham

b. Untuk merubah klik icon pada bagian “Form Perubahan”

(24)

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol

c. Untuk menambah klik icon pada bagian Form Perubahan

d. Setelah total persentase saham harus 100 % ajukan verifikasi ke OJK dengan mengisi Nomor dan Tanggal Surat OJK kemudian klik tombol . Status akan berubah menjadi “Belum diverifikasi”

Setalah OJK melakukan verifikasi data akan tercopy ke bagian “Data yang sudah diverifikasi”

e. Klik icon untuk melihat histori kepemilikan saham

(25)

3.10 Anak Perusahaan

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Anak Perusahaan

(26)

(27)

4. Perizinan

Berikut tahapan proses Perizinan :

Status Pengajuan Perizinan

LJK OJK

Pengajuan Absensi

Analisa Dokumen

Dokumen Valid?

Dokumen Tidak Lengkap

Analisa Dokumen Selesai

Ya

Keputusan

Tidak

Selesai

4.1 Pengajuan Perizinan

a. Pilih menu Perizinan Online -> Permohonan Perizinan

Sistem akan membuat nomor registrasi sebagai identitas pengajuan.

b. Lengkapi Data Penerimaan Perizinan

c. Pilih Jenis Usaha (jika LJK memiliki lebih dari 1 Jenis Usaha)

d. Pilih Jenis Perizinan

(28)

Jenis Perizinan yang tersedia dapat di cari dengan mengetikkan kata kunci di ComboBox yang tersedia, pilihan akan ter-filter sesuai dengan kata kunci.

e. Lengkapi PIC Perizinan

- Klik icon untuk menambah PIC - Lengkapi data PIC kemudian klik tombol

- Dalam setiap pengajuan perizinan harus ada 1 atau lebih PIC - Data PIC dapat diedit melalui icon

- Data PIC dapat dihapus melalui icon Catatan :

- Daftar PIC akan diingat oleh aplikasi dan akan di gunakan sebagai data awal saat LJK mengajukan perizinan berikutnya.

- Semua PIC akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status.

f. Isi catatan tambahan (jika ada) g. Lengkapi Dokumen Perizinan

Daftar dokumen yang harus dilengkapi otomatis tersedia sesuai dengan jenis Perizinan yang dipilih

(29)

- Template dokumen pendukung dapat di download dengan icon pada kolom

“Template”

- Untuk meng-upload dengan klik icon

Lengkapi data file dan catatan kemudian klik tombol

- Untuk menambah dokumen lain yang tidak ada di daftar melalui icon

Lengkapi data kemudian klik

- Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon - File yang sudah diupload dapat di hapus dengan icon h. Klik

i. Halaman cetak tanda terima

(30)

Untuk mencetak tanda terima klik icon ->

j. Email notifikasi akan di kirim ke user yang melakukan permohonan perizinan dan semua PIC yang di daftarkan.

4.2 Cek Status Perizinan

a. Setiap ada perubahan status perizinan, PIC perizinan LJK akan mendapat notifikasi email.

b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

(31)

c. Klik untuk melihat detail

d. Untuk melihat catatan analisa dokumen oleh OJK, klik di bagian “Dokumen Pendukung”

(32)

e. Untuk melihat catatan proses oleh OJK, klik di bagian “Histori Catatan Perizinan”

f. Surat lampiran terkait perubahan status (jika ada) dapat di download melalui icon di bagian “Histori Catatan Perizinan” kolom “Dokumen”

4.3 Komentar

a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan -> Bagian Komentar Dari Pemohon

b. Untuk memberi komentar klik icon

(33)

Setelah mengirim komentar, LJK tidak dapat mengirim komentar lain sebelum komentar sebelumnya di tidak lanjuti oleh OJK

c. Jawaban/tindak lanjut komentar dapat dilihat di bagian “Komentar Dari Pemohon”. Untuk melihat detail klik icon

4.4 Dokumen Tidak Lengkap

a. Setiap perubahan status perizinan PIC Pengajuan perizinan LJK akan mendapat notifikasi email (termasuk status “Dokumen Tidak Lengkap”).

b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

c. Klik icon kemudian perhatikan bagian “Dokumen Pendukung”

d. Untuk melihat catatan detail dari OJK klik icon

(34)

e. Untuk mengapus file klik icon

f. Untuk mengubah file dan catatan dokumen klik icon , upload file dan lengkapi catatan kemudian klik tombol

g. Untuk menambah dokumen lain klik icon

Isi nama dokumen, upload file dan lengkapi catatan kemudian klik tombol Dokumen tambahan dapat dihapus melalui icon

h. Jika semua dokumen sudah dilengkapi, untuk mengirim kelengkapan kembali ke OJK lengkapi form isian pada bagian bawah Form.

Lengkapi bagian catatan, pilih Aksi “Dokumen sudah dilengkapi” kemudian klik tombol i. PIC akan mendapat notifikasi perubahan yang sudah dilakukan LJK

4.5 Surat Pengantar (dari OJK)

Diakhir proses perizinan LJK dapat mendownload surat dari OJK

(35)

a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

b. Klik icon , lihat bagian form paling bawah

c. Klik icon pada field “Surat Pengantar” untuk mendownload surat.

(36)

5. Fit and Proper Test

Dalam satu pengajuan dapat mengajukan lebih dari satu pihak yang diajukan.

Berikut tahapan proses Fit And Proper Test :

Status Detail Pengajuan Fit And Proper Test

LJK OJK

Baru

Siap Diajukan Sudah Diajukan

Dokumen Valid?

Dokumen Tidak Lengkap

Dokumen Sudah Dilengkapi

Dokumen sudah diverifikasi

Jadwal Wawancara

Jadwal dikonfirmasi?

Jadwal wawancara

sudah dikonfirmasi

Keputusan

Konfirmasi Hadir

Apakah boleh merevisi jadwal?

Permintaan Revisi

Ya

5.1 Pengajuan

Pengisian Form Header Pengajuan

a. Pilih menu Fit And Proper -> Pengajuan Fit And Proper b. Lengkapi form header kemudian klik tombol

(37)

c. Data akan tersimpan dan akan menampilkan tabel detail data yang akan diajukan. Lanjutkan ke bagian “Data Detail Pengajuan”

Pengisian Data Detail

a. Melanjutkan setelah mengisi form header atau dari menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper

b. Klik icon untuk menambah pihak yang diajukan Lengkapi form isian awal kemudian klik

c. Lengkapi Form Biodata kemudian klik tombol

(38)

Untuk Pihak/Pengurus Utama “TKA”, lengkapi juga bagian informasi TKA

Untuk Jenis Pihak Utama “Perusahaan” lengkapi Bagian Pihak yang mewakili

d. Melengkapi dokumen persyaratan

(39)

Melengkapi (upload) Dokumen :

 Template dokumen dapat di download melalui icon pada kolom Download Template

 Klik icon , upload file kemudian klik

 Klik icon pada kolom “Nama File” untuk mendownload file yang sudah dilengkapi.

 Untuk menghapus file klik icon Menambah dokumen tambahan :

 Klik icon , isikan nama dokumen, upload file kemudian klik

 Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon

e. Setelah semua dokumen persyaratan sudah dilengkapi status detail data menjadi “Siap Diajukan”

f. Tambahkan pihak lain (jika ada) yang akan di ajukan dengan mengulang langkah-langkah diatas.

g. Setelah semua data detail pihak yang di ajukan berstatus “Siap Diajukan” pada form header akan berstatus “Siap untuk diajukan” akan muncul tombol

(40)

h. Klik tombol

Tanda terima pengajuan dapat di download dengan klik icon -> PDF

i. Semua PIC Fit And Proper akan mendapat email notifikasi informasi pengajuan Fit And Proper

5.2 Cek Status

a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status

b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper, informasi status gabungan terdapat pada kolom status

c. Untuk melihat status untuk setiap detail pengajuan klik icon , perhatikan bagian “Data Detail Pengajuan”

(41)

d. Untuk melihat data detail tiap detil pengajuan klik icon

e. Histori status proses dapat dilihat pada Tab “Histori”

5.3 Dokumen Tidak Lengkap

a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk dokumen tidak lengkap)

b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan

d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih tab “Dokumen”

f. Klik icon pada dokumen yang akan dilengkapi g. Upload File, kemudian klik

(42)

h. LJK dapat menambahkan dokumen lain melalui icon

Lengkapi nama dokumen dan upload file kemudian klik tombol

i. Setelah semua dokumen sudah dilengkapi klik untuk mengirim lagi ke OJK j. Semua PIC akan mendapat notifikasi email

5.4 Jadwal Wawancara

a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk Jadwal Wawancara)

d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Interview

f. Untuk mengkonfirmasi kehadiran klik g. Untuk Permintaan Jadwal Baru klik

Lengkapi Alasan Penolakan dan sertakan Dokumen Pendukung kemudian klik

(43)

5.5 Surat Keputusan

a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk Status “Keputusan” dan “SK sudah di upload”)

d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Penilaian

f. Untuk mendownload klik icon

(44)

6. Keluar Aplikasi

Untuk keluar dari sistem, dapat dilakukan dengan mengklik tombol yang tersedia di pojok kanan atas. Jika tombol diklik, maka user akan keluar dari aplikasi dan layar tampil ke halaman login.