PETUNJUK PENGISIAN FORM INVENTARISASI Pada sudut kiri atas diisi nama Sinode, Klasis, Jemaat, dan Ruangan.
Form Inventarisasi ini terdiri dari 23 kolom, dimana setiap kolom memuat data jenis barang yang bersangkutan.
Kolom 1 : Diisi sesuai dengan Nomor Urut Pencatatan Barang.
Kolom 2 : Diisi dengan jenis, nama barang.
Contoh: - Meja Tulis - AC
- Mesin Tik, - PC Unit
Kolom 3 : Diisi dengan Merk atau Model Barang.
Contoh : Olivetti manual IBM.
Infocus
Kolom 4 : Diisi Nomor Seri pabrik yang biasanya sudah tercantum pada Barang yang bersangkutan.
Mesin Tik No. 7471475 atau Laptop dengan Serial Number 0339
Kalau bukan buatan pabrik dikosongkan/distrip (-).
Kolom 5 : Diisi ukuran, yang tentunya berlainan untuk tiap jenis barang yang berbeda.
Contoh : Mesin Tik “ 18”
Kolom 6 : Diisi bahan dari jenis barang yang bersangkutan.
Contoh : Kursi kayu ditulis “ Kayu”
Kursi Besi ditulis “ Besi “.
Barang-barang tertentu yang dipandang tidak perlu disebutkan nama bahannya atau mungkin sulit menyebutkan bahannya, maka dalam kolom ini dapat dikosongkan/distrip (-).
Kolom 7 : Diisi tahun pembuatan atau tahun pembelian.
Apabila tidak di ketahui tahun pembuatan atau pembeliannya dapat diperkirakan. Tahun Pembelian wajib diisi
Kolom 8 : Diisi nomor Kode Barang (Kode Lokasi dan Kode Barang).
Dikosongkan saja karena by system (Aplikasi BMG GPM) Kolom 9
Kolom 10
:
:
Diisi banyaknya barang yang mempunyai karakteristik yang sama jenis, merk/model, ukuran, bahan dan tahun pembuatan dalam tahun pembelian yang sama.
Diisi dengan harga satuan barang atau harga barang per buah/unit.
Kolom 11 : Diisi harga pembelian/perolehan/pengadaan barang sesuai data laporan terakhir.
Contoh : harga 10 buah Kursi Besi/Metal @Rp. 350.000,- maka jumlah harga 10 x 350.000 = 3.500.000,-
Kolom 12,13 dan 14 : Diisi dengan angka yang sesuai dengan keadaan barang pada waktu pencatatan. (sesuai laporan terakhir sebelum inventarisasi) B = Baik KB = Kurang Baik RB = Rusak Berat Contoh : 7 buah Meja ½ Biro kondisi Baik ada 4 buah, Kurang Baik ada 2 buah dan Rusak Berat ada 1 buah.
Kolom 15, 16 dan 17 : Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu Inventarisasi.
Contoh : 7 buah Meja ½ Biro kondisi Baik ada 4 buah, Kurang Baik ada 2 buah dan Rusak Berat ada 1 buah.
Kolom 18 : Diisi sesuai jumlah barang sejenis pada saat inventarisasi.
Contoh : Pada pencatatan sebelumnya (data awal) tercatat Proyektor merek Infocus sebanyak 2 buah tetapi pada saat inventarisasi hanya ditemukan 1 buah, maka kolom 18 ini diisi sesuai jumlah barang yang riil di lapangan yaitu 1 buah.
Kolom 19 : Diisi sesuai harga satuan barang pada kolom 10 yaitu harga pada saat pembelian atau harga perkiraan sendiri jika belum diisi (selain Tanah dan Bangunan) sesuai harga pada tahun pembelian.
Untuk Harga Tanah gunakan NJOP tertera pada PBB dan Bangunan diisi dengan nilai Rp. 1,- (satu rupiah),Jika tdk ada dokumen pendukung,
Kolom 19 adalah hasil perkalian antara kolom 10 dan kolom 18.
Kolom 20 : Diisi sesuai keberadaan barang pada saat inventarisasi. Apakah barang yang ada merupakan barang berlebih yaitu di data awal tidak tercatat tetapi barangnya ada pada saat inventarisasi.
Sedangkan untuk barang yang tidak ditemukan yaitu di data awal tercatat namun tidak ada pada saat inventarisasi. Jika tidak ada barang yang berlebih atau barang yang tidak ditemukan maka diisi dengan strip datar ( - )
Kolom 21 : Diisi sesuai jumlah barang sejenis pada saat inventarisasi. (selisih antara data laporan terakhir dengan hasil inventarisasi)
Kolom 21 adalah hasil pengurangan dari Kolom 18 dikurangi Kolom 9. Diisi dengan rumus pengurangan pada MS Excel Kolom 22 : Kolom 22 ini adalah hasil pengurangan dari Kolom 19
dikurangi Kolom 11. Diisi dengan rumus pengurangan pada MS Excel
Kolom 23 : Diisi sesuai keterangan barang jika dianggap perlu pada saat inventarisasi.
Misalnya: disumbangkan dari bapak X / ibu Y
Setelah diisi seluruhnya maka pada sudut kanan bawah dibutuhkan tanggal pencatatan pada saat inventarisasi dan ditanda tangani oleh Tim yang melakukan Inventarisasi dan diketahui Ketua MJ/Klasis/Sinode.
