1 Bab I Pendahuluan BAB 1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Inventory pada suatu perusahaan berhubungan erat dengan kegiatan mengumpulkan data tentang aktivitas (Manalu & Akma ludin, 2019). Karena inventory begitu penting bagi perusahaan, maka keberadaan suatu sistem inventory yang berbasis teknologi informasi (IT) sangat dibutuhkan (Irzan &
Depa, 2021) untuk mempermudah pencatatan dan pengolahan transaksi dibandingkan dengan cara manual (Erdiansyah, 2019).
Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang berhubungan dengan barang atau aset dalam instansi. Umumnya kegiatan da lam inventarisasi barang adalah pencatatan penga daan barang, penempatan, mutasi dan pemeliharaan. Setiap barang ya ng ingin diadakan harus dicatat dengan ba ik begitu juga jika barang yang sudah diadakan dan disalurkan harus dicatat dan dilaporkan dengan ba ik dan benar sebagai data aset pemerintah.
Hardware dan Software saat ini memiliki perkembangan dan kecanggihan teknologi yang kian pesat yang dampaknya dapat dirasakan oleh kebanyakan masyarakat baik yang berasal dari era dulu maupun era sekarang. Semua era menikmati manfaat dari kecanggihan teknologi saat ini karena memudahkan segala pekerjaan mereka. Teknologi yang dapat dirasakan saat ini salah satunya adanya sistem informasi di berbagai bidang. Salah satunya sistem inventarisasi barang yang sekarang banyak dibutuhkan untuk mengelola sistem inventaris barang dari ribuan bahkan puluhan ribu barang.
Balai Diklat Keagamaan Palembang merupakan satuan kerja institusi kediklatan di bawah Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Republik Indonesia yang bertugas melayani pegawai (ASN) Kementerian Agama dengan wilayah kerja adalah provinsi Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu dan Kepulauan Bangka Belitung (Peraturan Menteri Agama, 2018). Nomenklatur Balai Diklat Keagamaan Palembang menurut PMA No. 10 Tahun 2018 terdiri dari eselon III (Kepala Balai), eselon IV (Kasubag TU, Seksi Diklat Tenaga Teknis
Bab I Pendahuluan Pendidikan dan Keagamaan, dan Seksi Diklat Tenaga Administrasi), serta kelompok jabatan fungsional (widyaiswara, arsiparis, pustakawan, perencana dan analis kepegawaian). Jumlah pegawai BDK Palembang 66 Orang ditambah 10 orang tenaga honorer yang melayani 21.000.000 ASN tersebar dalam berbagai jabatan struktural dan fungsional menempati tugas di Kanwil, Perguruan Tinggi Keagamaan, Kemenag Kab/Kota, sekolah/madrasah dan KUA kecamatan.
Balai Diklat Keagamaan (BDK) Palembang terletak di Jalan Demang Lebar Daun, Kec. Ilir Barat I, Kota Palembang, Sumatera Selatan. Balai Diklat Keagamaan Palembang ini secara resmi berdiri pada tahun 1981 melalui keputusan Menteri Agama nomor 45 tahun 1981 tentang Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi, Kantor Departemen Agama Kabupaten atau Kotamadya dan Balai Diklat Pegawai Teknis Keagamaan. Akan tetapi meski sudah cukup lama didirikan, Balai Diklat Keagamaan (BDK) ini masih memiliki banyak kekurangan dalam hal aspek penunjang seperti pengelolaan sistem yang akan sangat berguna terhadap kemajuan kantor. Balai Diklat Keagamaan (BDK) belum sepenuh nya menerapkan sistem untuk data, khususnya pada pengolahan inventaris barang yang ada di kantor tersebut. Setiap barang yang ada pada kantor tersebut belum memiliki nomor aset, belum adanya proses pendataan atau peletakan serta pemindahan barang di setiap ruangan, sistem yang mereka buat masih menggunakan pencatatan manual pada buku besar, serta dalam membuat laporan tahunan masih harus menulis data secara manual, akibatnya proses pencatatan memakan waktu yang cukup lama, hal ini terlihat pada saat pendataan barang yang dirasa kurang efektif dan efisien.
Evaluasi yang penulis lakukan dalam penelitian ini menggunakan metode PIECES framework sebagai dasar pengumpulan dan pengolahan data. Metode PIECES sendiri merupakan salah satu metode sistem yang biasa digunakan untuk menganalisa suatu sistem dalam perusahaan berbasis computer, di mana terdapat beberapa kriteria dalam pengujiannya, antara lain Performance, Information, Economy. Control, Efficiency, dan Service. Evaluasi dilakukan pada sistem
Bab I Pendahuluan inventarisasi barang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi di dalam sistem untuk kemudian dilakukan koreksi dan perbaikan, sehingga dapat memberikan manfaat yang lebih banyak lagi bagi perusahaan.
Dari permasalahan diatas dibutuhkan sebuah Sistem Inventaris Barang Berbasis Web. Maka dari itu peneliti bermaksud untuk membangun sebuah sistem yang mampu mengelola inventaris barang dengan baik, peneliti tertarik untuk membahas Tugas Akhir dengan judul “APLIKASI INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA (BMN) MENGGUNAKAN METODE PIECES PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN KOTA PALEMBANG)”. Dalam laporan ini yaitu Sistem yang akan dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan MySQL sebagai databasenya. Peneliti berharap dengan adanya sistem ini dapat membantu dan mempermudah pihak Balai Diklat Keagamaan (BDK) dalam pengolahan data inventaris barang, baik dari proses peminjaman atau pengembalian serta pemindahan barang, proses penomoran barang serta pembuatan laporan bulanan dan tahunan. Sehingga proses pendataan yang dilakukan oleh staf bagian inventaris barang di Balai Diklat Keagamaan (BDK) menjadi lebih teratur.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas, maka masalah yang dihadapi, yaitu:
1. Bagaimana cara mengubah proses manual menjadi lebih efektif dan efisien untuk mengelola inventaris pada Balai Diklat Keagamaan (BDK) Kota Palembang.
2. Bagaimana cara mempermudah pegawai dalam meihat, melakukan pencarian dan menemukan informasi dari data inventaris yang ada pada Balai Diklat Keagamaan (BDK) Kota Palembang dengan menggunakan Aplikasi Monitoring Inventarisasi Barang Milik Negara (BMN).
Bab I Pendahuluan 1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang diperlukan agar pembahasan tidak menyimpang dari rumusan masalah. Adapun batasan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem website ini ditujukan kepada pegawai BDK Palembang yang memiliki wewenang dalam mengelola inventaris barang yang ada pada Kantor Balai Diklat Keagamaan Kota Palembang.
2. Dalam pengelolaan website inventaris barang ini hanya dilakukan oleh user yang melakukan login terlebih dahulu pada halaman awal website.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan penelitian dan penyusunan tugas akhir ini yakni sebagai berikut:
1. Mengganti pengelolaan inventaris secara manual dengan memanfaatkan teknologi yang ada dengan menggunakan website.
2. Mengetahui kondisi inventaris barang pada BDK Palembang sehingga bisa ditindaklanjuti secara efektif dan efisien.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat dari pelaksanaan penelitian dan penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah pegawai yang bekerja dibagian pengelolaan inventarisasi barang.
2. Sebagai sarana untuk lebih teliti serta dapat mengembangkan wawasan berfikir dan menerapkan ilmu yang telah didapat selama masa perkuliahan di Politeknik Negeri Sriwijaya,
Bab I Pendahuluan 1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika pembahasan dan penulisan tugas akhir ini terdiri atas lima bab, masing-masing bab berisi::
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan secara garis besar mengenai Tugas Akhir seperti latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan menjelaskan teori umum, yang berkaitan dengan judul, teori khusus yaitu berkaitan dengan sistem yang dipakai dalam aplikasi yang akan dibuat, teori program yang berkaitan dengan aplikasi program yang akan di buat.
BAB III METODELOGI PENELITIAN
Pada bab ini penulis memaparkan deskripsi terkait tentang tempat penelitian, serta metode-metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data dan sistem yang berjalan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi pembahasan dari masalah yang ada melalui Aplikasi Monitoring Inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) pada Balai Diklat Keagamaan Palembang yang meliputi deskripsi rancangan, desain sistem yang dibuat serta desain output dari sistem.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas dan dianalisa. Sebagai tindak lanjut dari kesimpulan, maka pada akhir penulisan dikemukakan saran-saran yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dibahas.
