Prosedur Operasional Standar dan Standar Operasional Manajemen KSP/USP Koperasi

(1)

STANDAR OPERASIONAL MANAJEMEN STANDAR OPERASIONAL MANAJEMEN

DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOM & SOP) KSP/USP KOPERASI (SOM & SOP) KSP/USP KOPERASI

Oleh :

Oleh : SUHARTOYOSUHARTOYO HP. 081333521951 HP. 081333521951

(2)

22

PENDAHULUAN

KSP/USP KOPERASI BELUM BERPERAN SEBAGAI LEMBAGA

KEUANGAN KARENA MASIH DIHADAPKAN BEBERAPA KENDALA YAITU :

•BELUM ADANYA KESAMAAN SISTEM DAN PROSEDUR DALAM OPERASIONAL MANAJEMEN KELEMBAGAAN, MANAJEMEN

USAHA DAN MANAJEMEN KEUANGAN.

•BELUM ADANYA STANDAR SISTEM DAN PROSEDUR DALAM OPERASIONAL MANAJEMEN KELEMBAGAAN, MANAJEMEN

USAHA DAN MANAJEMEN KEUANGAN.

(3)

TUJUAN :

SEBAGAI PANDUAN BAGI PENGELOLA KSP/USP KOPERASI DALAM MENJALANKAN KEGIATAN OPERASIONAL USAHA SIMPAN PINJAM

KOPERASI SECARA PROFESIONAL, EFEKTIF ,DAN EFISIEN

SASARAN :

1. TERWUJUDNYA PENGELOLAAN KSP/USP KOPERASI YG SEHAT DAN MANTAP MELALUI SISTEM PENGELOLAAN YANG

PROFESIONAL.

2. TERWUJUDNYA PENGELOLAAN KSP/USP KOPERASI YANG EFEKTIF DAN EFISIEN.

3. TERCIPTANYA PELAYANAN PRIMA KEPADA ANGGOTA, CALON ANGGOTA, KOPERASI LAIN DAN ATAU ANGGOTANYA.

(4)

44

LANDASAN OPERASIONAL KSP/USP KOPERASI

:

1. Undang – Undang RI No. 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian Pasal 44

2. PPRI No. 9 Tahun 1995, tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi

3. Kepmenkop dan UKM RI No.96/Per/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasi

4. Permenkop dan UKM RI No. 19/Per/M.KUKM/XI/2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi

5. Permenkop dan UKM RI No. 09 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan dan Pembinaan Perkoperasian

(5)

DEFINISI DAN KONSEPSI

1. SOM MERUPAKAN PANDUAN UNTUK MENGOPERASIONALKAN BERBAGAI KEBIJAKAN DAN PERATURAN YG TERKAIT DG. PENGELOLAAN KSP/USP KOPERASI, SEDANGKAN STANDAR PROSEDUR PENGELOLAAN OPERASIONAL AKAN DITUANGKAN DALAM “ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR “.

2. SOM ADALAH STRUKTUR TUGAS, PROSEDUR KERJA, SISTEM MANAJEMEN & STANDAR KERJA YANG DAPAT DIJADIKAN ACUAN BAGI PIHAK MANAJEMEN KSP/USP KOPERASI DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN BERMUTU BAGI PARA ANGGOTA DAN PENGGUNA JASA LANNYA.

3. SOM ADALAH PEDOMAN PENGELOLAAN YANG BERISIKAN KEBIJAKAN DAN STRATEGIS PENGELOLAAN KSP/USP KOPERASI DI BIDANG ORGANISASI KELEMBAGAAN, USAHA DAN PENGELOLAAN KEUANGAN.

(6)

ISTILAH DALAM SOP ISTILAH DALAM SOP

1. Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti, dan tidak boleh menyimpang.

Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.

2. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan. Operasional atau kegiatan/ kerja bersifat

rutin dan non rutin. Setiap operasional/ kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang bersifat baku (tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis)

3. Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah- langkah, biasanya terkait dengan suatu proses kerja.

(7)

PENGERTIAN SOP PENGERTIAN SOP

• SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai beberapa proses

penyelenggaraan kegiatan usaha simpan

pinjam dan pembiayaan koperasi yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu

pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan

pengurus atau pengelola koperasi yang

berperan dalam kegiatan tersebut.

(8)

LANGKAH PEMBUATAN SOP LANGKAH PEMBUATAN SOP

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP 2. Perancangan awal

3. Evaluasi internal 4. Evaluasi eksternal 5. Pengujian

6. Perbaikan

7. Implementasi

(9)

RUANG LINGKUP

RUANG LINGKUP SOM MELIPUTI 1.SOM KELEMBAGAAN

2.SOM USAHA DAN 3.SOM KEUANGAN

UNTUK MELIHAT SEJAUH MANA KEBIJAKAN, ATURAN, SISTEM DAN PROSEDUR UNTUK MASING-MASING SOM TERSEBUT

DIPENUHI DAN DIJALANKAN DENGAN BAIK ATAU TIDAK OLEH KSP/USP KOPERASI.

(10)

1010

S.O.M.

(STANDAR OPERASIONAL

MANAJEMEN )

SOM. KELEMBAGAAN KSP/USP-KOPERASI :

8 SUBSTANSI.

SOM. USAHA

KSP/USP-KOPERASI : 13 SUBSTANSI.

SOM. KEUANGAN KSP/USP-KOPERASI :

6 SUBSTANSI.

(11)

SOM DAN SOP KSP/USP KOPERASI SOM DAN SOP KSP/USP KOPERASI

SOM KSP/USP KOPERASI

MANAJEMEN KELEMBAGAAN

STANDAR ORGANISASI DAN MANAJEMEN KSP/USP KOPERASI STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI

STANDAR PENGELOLA KSP/USP KOPERASI

PROSEDUR STANDAR PENUTUPAN USP KOPERASI PROSEDUR PEMBUBARAN

STANDAR PENGGUNAAN SHU

STANDAR PENGELOLAAN HARTA KEKAYAAN KSP KOPERASI YANG MEMILIKI UNIT USAHA SIMPAN PINJAM

KETENTUAN PERALIHAN

MANAJEMEN USAHA

PROSEDUR STANDAR PELAYANAN KSP/USP KOPERASI STANDAR JENIS PINJAMAN

STANDAR PERSYARATAN CALON PEMINJAM

STANDAR PELAYAN PINJAMAN KEPADA UNIT LAIN STANDAR PLAFON PINJAMAN

STANDAR BIAYA PINJAMAN STANDAR AGUNAN

STANDAR PENGAJUAN PERMOHONAN PINJAMAN STANDAR ANALISIS PINJAMAN

STANDAR PEMBINAAN NASABAH KSP/USP KOPERASI STANDAR PENANGANAN PINJAMAN BERMASALAH KEBIJAKAN PROMOSI

STANDAR PENGEMBALIAN DAN JANGKA WAKTU PINJAMAN

MANAJEMEN KEUANGAN

STANDAR OPERASIONAL KESEIMBANGAN ARUS DANA STANDAR OPERASIONAL PENGGUNAAN KELEBIHAN DANA STANDAR OPERASIONAL PENGHIMPUNAN DANA DARI LUAR

STANDAR OPERASIONAL PEMBAGIAN SHU

STANDAR OPERASIONAL PELAPORAN KEUANGAN

STANDAR OPERASIONAL PENGUKURAN KINERJA KSP/USP KOPERASI

(12)

1212

SOP KELEMBAGAAN

1. STANDAR ORGANISASI DAN MANAJEMEN KSP/USP- KOPERASI.

2. STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI.

3. STANDAR PENGELOLA KSP/USP-KOPERASI.

4. PROSEDUR STANDAR PENUTUPAN USP.

5. PROSEDUR PEMBUBARAN.

6. STANDAR PEMBAGIAN DAN PENGGUNAAN SHU.

7. STANDAR PENGELOLAAN HARTA KEKAYAAN KSP/USP KOPERASI.

8. KETENTUAN PERALIHAN.

(13)

1. STANDAR ORGANISASI DAN

MANAJEMEN KSP/USP KOPERASI.

a. VISI, MISI & TUJUAN KSP/USP-KOPERASI.

b. STANDAR KEANGGOTAAN.

c. STANDAR STATUS KEANGGOTAAN.

d. STANDAR PENDAFTARAN ANGGOTA.

e. STANDAR PERLAKUAN KPD. ANGT. BARU.

f. STANDAR PEMANFAATAN PELAYANAN PADA KSP/USP-KOPERASI.

g. PROSEDUR STANDAR PERMOHONAN

KELUAR DARI KEANGGOTAAN.

(14)

1414

2. STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI

a. STANDAR KELENGKAPAN ORGANISASI 1) Memiliki struktur organisasi

2) Memiliki kantor

3) Identitas organisasi yang jelas 4) Kepengurusan

5) Memiliki rencana kerja tertulis

6) Sistem dan prosedur kerja tertulis

7) Kelengkapan dan prosedur administrasi tertulis 8) Memiliki aturan tentang monitoring dan evaluasi 9) Memiliki sistem dan prosedur pengendalian intern b. STRUKTUR ORGANISASI

c. STANDAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(15)

3. STANDAR PENGELOLA KSP/USP KOPERASI

A. PENGELOLA KSP KOPERASI

Pengelolaan KSP Koperasi dapat dilakukan oleh Pengurus atau Pengelola/Manajer/Direksi

B. PENGELOLA USP KOPERASI.

Pengelolaan USP Koperasi dilakukan oleh Pengelola/Manajer yang diangkat oleh Pengurus USP Koperasi

(16)

1616

4. PROSEDUR STANDAR PENUTUPAN USP KOPERASI

a. HARUS DILAKUKAN ATAS SEPENGETAHUAN &

PERSETUJUANANGGOTA

b. HARUS MENIMBULKAN MANFAAT BAGI KOPERASI DAN ANGGOTANYA

c. HARUS MELALUI PERTIMBANGAN YG MATANG DARI ASPEK TEKNIS, EKONOMI & SOSIAL

5. PROSEDUR PEMBUBARAN

SESUAI DENGAN KETENTUAN DALAM PERATURAN PERUNDANGAN YANG BERLAKU (PP No 17/1994)

TENTANG AKTA PENDIRIAN DAN PEMBUBARAN KOPERASI

(17)

6. STANDAR PEMBAGIAN DAN PENGGUNAAN SHU

a. DIBAGIKAN KPD ANGGOTA SECARA ADIL.

b. DIBAGIKAN KPD ANGGOTA UNTUK BALAS JASA YANG TERBATAS TERHADAPMODAL.

c. DIBAGIKAN SBG BAGIAN KEUNTUNGAN KEPADA

PEMEGANG SURAT PERJANJIAN MODAL PENYERTAAN KPD KSP/USP (SIMPKOP).

d. MEMBIAYAI PENDIDIKAN DANPELATIHAN UNTUK ANGGOTA.

e. INSENTIF BAGI PENGELOLA DAN KARYAWAN.

f. KEPERLUAN LAIN DALAM MENUNJANG KEPERLUAN KSP/USP

(18)

1818

7. STANDAR PENGELOLAAN HARTA KEKAYAAN KSP / USP KOPERASI

Dalam hal rapat anggota setuju kegiatan usaha perlu dikembangkan, maka harta kekayaan KSP/USP Koperasi tersebut dapat dijadikan jaminan hutang dengan dibebani hak tanggungan atau digadaikan sepanjang tidak

mengganggu tingkat kesehatan KSP/USP Koperasi.

8. KETENTUAN PERALIHAN

• MENYESUAIKAN PALING LAMA DUA TAHUN SEJAK BERLAKUNYA SOM INI.

• DALAM MASA TRANSISI, KSP/USP WAJIB MENYUSUN STANDAR OPERASIONALMANAJEMEN.

(19)

SOP USAHA

1. PROSEDUR STANDAR PELAYANAN KSP/USP 2. STANDAR JENIS PINJAMAN.

3. STANDAR PERSYARATAN CALON PEMINJAM.

4. STANDAR PELAYANAN PINJAMAN KEPADA UNIT LAIN.

5. STANDAR PLAFON PINJAMAN.

6. STANDAR AGUNAN.

7. STANDAR PENGEMBALIAN & JANGKA WAKTU PINJAMAN.

8. STANDAR PENGAJUAN PINJAMAN.

9. STANDAR PENGAJUAN PERMOHONAN PINJAMAN.

10. STANDAR BIAYA PINJAMAN.

11. STANDAR PEMBINAAN NASABAH.

12. STANDAR PENANGANAN PINJAMAN BERMASALAH 13. KEBIJAKAN PROMOSI.

(20)

2020

1.1. PROSEDUR STANDAR PELAYANAN KSP/USP KOPERASIPROSEDUR STANDAR PELAYANAN KSP/USP KOPERASI

A.A. BATASAN PELAYANAN (PENGHIMPUNAN DAN PENYALURAN DANA).BATASAN PELAYANAN (PENGHIMPUNAN DAN PENYALURAN DANA).

B.B. STANDAR PENGHIMPUNAN DANA KSP/USP KOPERASI.STANDAR PENGHIMPUNAN DANA KSP/USP KOPERASI.

Dari anggota, calon anggota KSP/USP Koperasi lain dan anggotanya berupa Dari anggota, calon anggota KSP/USP Koperasi lain dan anggotanya berupa

tabungan dan simpanan berjangka.

C. STANDAR MANAJEMEN PENYALURAN DANA PADA KSP/USP-KOPERASI.

Diutamakan dalam bentuk pinjaman kepada anggota.

2. STANDAR JENIS PINJAMAN.

A. BERDASARKAN JANGKA WAKTU (PENDEK, MENENGAH DAN PANJANG)

B. BERDASARKAN SEKTOR USAHA (PERDAGANGAN, INDUSTRI, PERTANIAN, PETERNAKAN DAN JASA)

C. BERDASARKAN TUJUAN (PRODUKTIF DAN KONSUMTIF)

D. BERDASARKAN PENGGUNAAN (MODAL KERJA DAN INVESTASI)

(21)

3. STANDAR PERSYARATAN CALON PEMINJAM

a. ANGGOTA DAN CALON ANGGOTA TINGGAL DI WILAYAH JANGKAUAN PELAYANAN KSP/USP KOPERASI.

b. MEMPUNYAI USAHA/ PENGHASILAN TETAP.

c. MEMPUNYAI SIMPANAN AKTIF (TABUNGAN/SIMP BERJANGKA)

d. TIDAK MEMILIKI TUNGGAKAN.

e. TIDAK PERNAH TERSANGKUT MASALAH PIDANA.

f. TELAH MENGIKUTI PROGRAM PEMBINAAN PRA PENYALURAN PINJAMAN.

g. MEMILIKI KARAKTER DAN MORAL YANG BAIK.

h. MEMPERTIMBANGKAN JUMLAH AGUNAN UNTUK PINJAMAN YANG JUMLAH BESAR DAN BERESIKO.

(22)

2222

4. STANDAR PELAYANAN PINJAMAN KEPADA UNIT LAIN

HARUS MEMPERHATIKAN : 1.PRINSIP KEHATI-HATIAN.

2.MENETAPKAN BATAS MAKSIMUM PEMBERIAN KREDIT.

3.MEMPERTIMBANGKAN KONDISI LIKUIDITAS DAN KELAYAKAN EKONOMINYA.

5.

STANDAR PLAFON PINJAMAN

Penetapan Plafon Pinjaman harus memperhatikan prinsip kelayakan, keadilan dan penyebaran resiko

1.PENETAPAN PLAFON PINJAMAN PRODUKTIF.

2.PENETAPAN PLAFON PINJAMAN KONSUMTIF.

3.PENETAPAN PLAFON PINJAMAN PRODUKTIF DENGAN AGUNAN.

(23)

6. STANDAR BIAYA PINJAMAN.

a. METODE PENETAPAN BIAYA PINJAMAN.

b. STRATEGI PENETAPAN TINGKAT BUNGA PINJAMAN KSP/USP KOPERASI.

c. METODE PENETAPAN NILAI BUNGA PINJAMAN KSP/USP KOPERASI d. PERHITUNGAN BUNGA PINJAMAN (BASE LANDING RATE)

e. METODE PERHITUNGAN ANGSURAN BUNGA PINJAMAN.

7.

STANDAR AGUNAN

a. AGUNAN BUKAN MERUPAKAN HAL YANG SANGAT UTAMA.

b. AGUNAN ADALAH KEKAYAAN BERHARGA MLIK PRIBADI ANGGOTA/

CALON ANGGOTA.

c. UNT MENGURANGI RESIKO, AGUNAN DAPAT DIPERLUAS KEPADA LEMBAGA PENJAMIN DAN ASURANSI KREDIT.

(24)

2424

8. STANDAR PENGEMBALIAN & JANGKA WAKTU PINJAMAN.

– PEMOTONGAN GAJI, MEMBAYAR SENDIRI ATAU

KSP/USP KOPERASI MELAKUKAN PENAGIHAN KEPADA PEMINJAM.

9. STANDAR PENGAJUAN PINJAMAN.

– PENGAJUAN PERMOHONAN PINJAMAN.

– ANALISIS KELAYAKAN PINJAMAN.

– KEPUTUSAN PINJAMAN.

– PENCAIRAN PINJAMAN.

– MONITORING DAN PEMBINAAN.

(25)

10. STANDAR ANALISIS PINJAMAN

a. ANALISIS TERHADAP KEMAUAN MEMBAYAR (ANALISIS KUALITATIF)

b. ANALISIS TERHADAP KEMAMPUAN MEMBAYAR (ANALISIS KUANTITATIF)

11. STANDAR PEMBINAAN PEMINJAM

1. HARUS MEMBERITAHUKAN POSISI PINJAMAN.

2. MENGIRIMKAN SURAT TEGURAN/PENAGIHAN APABILA PEMINJAM TERLAMBAT.

3. KONSULTASI MANAJEMEN DAN PENDAMPINGAN.

(26)

2626

12. STANDAR PENANGANAN PINJAMAN BERMASALAH.

A. PENGELOMPOKAN KOLEKTIBILITAS PINJAMAN BERMASALAH

1.PINJAMAN KURANG LANCAR.

2. PINJAMAN DIRAGUKAN.

3. PINJAMAN MACET.

B. PENANGANAN PINJAMAN BERMASALAH :

1. UNT. PINJAMAN KURANG LANCAR: PENINGKATAN INTENSITAS PENAGIHAN (MEMPERPANJANG JANGKA WAKTU)

2. UNT. PINJAMAN DIRAGUKAN: RESCHEDULING, RECONDITIONING DAN RESTRUCTURING.

3. UNTUK PINJAMAN MACET: PENJUALAN ASET, PENGAJUAN KLAIM KEPADA LEMBAGA PENJAMIN / ASURANSI KREDIT DAN MELALUI PENGADILAN.

(27)

13 . KEBIJAKAN PROMOSI

• TUJUAN PROMOSI

• MEDIA PROMOSI

• KEUNGGULAN KSP/USP-KOPERASI.

(28)

2828

SOP KEUANGAN

1. STANDAR OPERASIONAL KESEIMBANGAN ARUS DANA.

2. STANDAR OPERASIONAL PENGGUNAAN KELEBIHAN DANA.

3. STANDAR OPERASIONAL PENGHIMPUNAN DANA DARI LUAR.

4. STANDAR OPERASIONAL PEMBAGIAN SHU.

5. STANDAR OPERASIONAL PELAPORAN KEUANGAN.

6. STANDAR OPERASIONAL PENGUKURAN KINERJA.

(29)

a. PERENCANAAN KAS.

b. DIMENSI WAKTU PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN KAS.

c. PENDEKATAN PENYUSUNAN ANGGARAN.

d. PENGENDALIAN POSISI KAS.

e. ARUS DANA MASUK.

f. ARUS DANA KELUAR.

g. LIKUIDITAS KSP/USP-KOPERASI.

h. PENGATURAN LIKUIDITAS MINIMUM.

i. MANAJEMEN AKTIVA PASIVA.

1. STANDAR OPERASIONAL

KESEIMBANGAN ARUS DANA.

(30)

3030

2. STANDAR OPERASIONAL

PENGGUNAAN KELEBIHAN DANA :

• TEMPATKAN DALAM BENTUK GIRO, TABUNGAN, DEPOSITO BERJANGKA, SERTIFIKAT DEPOSITO PD BANK &

LEMBAGA KEUANGAN LAIN.

• PEMBELIAN SAHAM/OBLIGASI MELALUI

PASAR MODAL

(31)

3. STANDAR OPERASIONAL PENGHIMPUNAN DANA DARI LUAR:

a. ANGGOTA.

b. KOPERASI LAIN.

c. BANK DAN LEMBAGA KEUANGAN LAIN.

d. PENERBITAN OBLIGASI DAN SURAT UTANG LAIN.

e. SUMBER LAIN YANG SYAH.

Harus mempertimbangkan :

•Biaya dana

•Jumlah pinjaman

•Jangka waktu pinjaman

•Angsuran

(32)

3232

4. STANDAR OPERASIONAL PEMBAGIAN SHU.

– SHU TAHUN BERJALAN HRS. DIBAGAI SESUAI AD/ART.

5.

STANDAR OPERASIONAL PELAPORAN KEUANGAN.

a. Periodisasi Laporan

b. Lingkup Laporan Keuangan.

c. Pengguna Laporan Keuangan.

d. Fungsi Laporan Keuangan.

e. Neraca.

f. Perhitungan Hasil Usaha.

g. Laporan Arus Kas.

h. Laporan Perubahan Ekuitas.

i. Catatan Atas Laporan Keuangan.

(33)

6. STANDAR OPERASIONAL PENGUKURAN KINERJA

Ukuran kinerja keberhasilan KSP/USP Koperasi dengan memperhatikan

a.Aspek: Permodalan, Likiditas, Solvabilitas &

Rentabilitas.

b.Penilaian Kesehatan KSP/USP Koperasi.

1)Permodalan

2)Kualitas Aktiva Produktif 3)Manajemen

4)Efisiensi 5)Likuiditas

6)Kemandirian dan Pertumbuhan 7)Jati Diri Koperasi

(34)

3434