Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat dan karunia-Nya sehingga kegiatan dan Laporan Kerja Praktek (KP) ini dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik. Kerja praktek ini merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis program studi Akuntansi Keuangan Publik yang dilaksanakan pada akhir semester 8 (delapan), dan sangat penting bagi penulis untuk dapat melamar ilmu yang didapat di perkuliahan. terjun ke dunia kerja yaitu di PT Bias Mandiri Group. Pada akhir penyusunan kerja praktek (KP), kerjasama berbagai pihak membantu dan memberikan arahan sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktek ini dan laporan kerja praktek dengan sebaik-baiknya.
PT Bias Mandiri Group, Batam yang telah mengizinkan penulis melakukan kerja praktek di perusahaannya.
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktik
2 pengetahuan teori/konseptual yang diperoleh di perkuliahan ditransfer ke dunia kerja nyata dan penulis memperoleh pengalaman langsung menggunakan pengetahuan teori/konseptual sesuai dengan bidang profesinya. Kemudian penulis berkesempatan menganalisis permasalahan yang berkaitan dengan ilmu yang digunakan dalam karya sesuai program studi. Diharapkan dengan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ini dapat menambah wawasan penulis tentang berbagai pelaksanaan tugas yang baik dan benar serta mampu menghadapi dunia kerja yang sebenarnya dengan bekal pengalaman yang diperoleh.
Tujuan Dan Manfaat Kerja Praktik 1 Tujuan Kerja Praktik
Mahasiswa memiliki kesempatan untuk menganalisis masalah yang terkait dengan pengetahuan terapan di tempat kerja sesuai dengan program studinya. Mahasiswa berkesempatan untuk mengenal dan menggunakan berbagai peralatan yang digunakan oleh perusahaan, instansi dan perkantoran dalam melakukan aktivitas kerja nyata. Masa kerja praktek selama 4 (empat) bulan terhitung sejak tanggal 1 Maret 2022 sampai dengan tanggal 30 Juni 2022.
Tempat Kerja Praktik
Sejarah Singkat Instansi
PT Bias Mandiri telah memberikan layanan kepada perusahaan minyak dan gas, proyek lepas pantai, perusahaan kabel, perusahaan pelayaran dan lainnya selama lebih dari 20 tahun. Dalam menjalankan aktivitas kerjanya, PT Bias Mandiri memiliki 150 staf yang berkualitas dan memiliki lima kantor cabang di Jakarta, Surabaya, Natuna, Bitung dan BalikPapan serta kantor perwakilan dan agen di seluruh dunia. Berkomitmen untuk menjadi perusahaan pemasok terkemuka terbaik dengan Armada Laut, Udara dan Darat yang lengkap dan terawat untuk memberikan layanan kelas dunia kepada pelanggan secara mendalam untuk memberikan keamanan, kenyamanan, fleksibilitas, pengiriman tepat waktu dan layanan inovatif.
Struktur organisasi merupakan salah satu bagan yang secara sistematis menggambarkan penetapan, tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi bertujuan untuk mendorong keharmonisan kerja sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara teratur dan benar untuk sepenuhnya mencapai tujuan yang diinginkan. Berfungsi untuk menentukan strategi dan tujuan perusahaan, menentukan setiap manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan, mengambil keputusan untuk perusahaan.
PT Bias Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pelayaran dan logistik di kota Batam. Bias Mandiri memberikan layanan lainnya melalui anak perusahaannya yang terdiri dari PT, Pelayaran Batam Samudera yang bergerak di bidang keagenan kapal, formalitas awak kapal dan penanganan kapal, PT Batam Samudra Logistics yang bergerak di bidang pemrosesan dokumen ekspor/impor, cargo forwarding dan mobilisasi proyek dan PT Batam Samudera Jaya yang bergerak di bidang dalam transportasi pergudangan.
Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan
Uraian Kegiatan selama Melaksanakan Kerja Praktik
Laporan kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan Kerja Praktek (KP) di Bagian Keuangan PT Bias Mandiri dari tanggal 1 Maret sampai dengan 30 Juni 2022, untuk selengkapnya dapat dilihat pada uraian berikut. Voucher pembayaran dan kwitansi adalah dokumen yang digunakan pada saat perusahaan melakukan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sebelum melakukan penjurnalan voucher pembayaran dan penerimaan voucher, bagian accounting akan menyusun sesuai dengan nomor pv dan rv serta menerima voucher pembayaran secara terpisah dan voucher yang diberikan oleh kasir.
Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.4 Susun slip pembayaran dan terima voucher berdasarkan No. Masukkan daftar transport, jurnal voucher pembayaran dan dapatkan voucher menggunakan aplikasi corporate finance, verifikasi UMK, invoice, UMK. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9 Memasukkan UMK (Uang Muka) yang masuk ke driver.
Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.12 Pisahkan lampiran JSR yang akan dikirim ke pelanggan dan yang disimpan di file perusahaan. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.13 Pengecekan dan pemindahan nomor kontrak invoice menggunakan sistem SAFI.
Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan
Perangkat lunak ini adalah aplikasi keuangan yang digunakan oleh bisnis untuk mencatat semua transaksi atau aktivitas bisnis. Fitur-fitur dalam aplikasi ini terdiri dari SMS Security, Purchases, Sales, Cash Management, Ledger. Pada buku besar ini terdapat beberapa menu yang terdiri dari jurnal, tutup buku, sub buku besar pos, laporan fiskal simpan dan laporan keuangan.
Salah satu menu yang sering penulis akses adalah sub general ledger post yang digunakan untuk menjurnal voucher pembayaran dan menerima voucher pembelian. Seperangkat komputer adalah peralatan yang terdiri dari perangkat keras, yang dipisahkan seperti gambar di bawah ini berupa monitor, CPU (Central Processing Unit), keyboard dan mouse. Kumpulan komputer ini digunakan untuk keperluan perkantoran yang membutuhkan kestabilan dan waktu kerja yang lama.
Peralatan Dan Perlengkapan Yang Digunakan
Selain sebagai media penyimpanan flashdisk juga berfungsi untuk mentransfer data laporan dari satu komputer ke komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang digunakan seperti pulpen, pensil, stabilo, stapler dan sebagainya untuk menunjang proses kerja di bagian keuangan. Dalam pekerjaan memindai dokumen, stapler digunakan untuk menggabungkan dokumen yang akan dipindai, digandakan, dan dicetak.
Perekat adalah alat yang digunakan untuk merekatkan atau merekatkan sesuatu pada barang atau benda tertentu. Pada bagian keuangan, stiker segel digunakan untuk menempelkan tiket resi pelanggan pada surat HVS untuk digunakan sebagai lampiran JCR. Data yang dibutuhkan untuk membuat daftar PCR adalah laporan piutang perusahaan yang tertuang dalam Job Completion Report (JSR).
Pv dan Rv Data yang dibutuhkan untuk persiapan PV dan RV adalah konfirmasi pembayaran dan konfirmasi akseptasi. Data yang diperlukan untuk memasukkan daftar transportasi ke Excel adalah catatan pengiriman, tanda terima, dan bukti email yang dikirim pelanggan ke pemasaran. Data yang diperlukan untuk masuk ke dalam jurnal penerimaan dan pengiriman uang adalah dokumen yang menunjukkan bukti penerimaan dan bukti pengeluaran serta beberapa lampiran.
Faktur, pelanggan, kapal, tanggal np, tanggal faktur, deskripsi/kegiatan, kuantitas, satuan, harga satuan, faktur, tanggal; keluar dan disampaikan kepada siapa. Data yang dibutuhkan untuk masuk ke UMK yang masuk direksi adalah tanggal masuk, nomor IWO, nomor JOT, no Data yang diperlukan saat scan dokumen invoice adalah menyiapkan dokumen yang kita scan seperti invoice dan lampiran serta laporan hasil tes PCR pelanggan.
Lampiran Medilab atau PCR yang terdapat dalam laporan JSR kemudian dipisahkan untuk dikirim ke klien dan sebagai file perusahaan. Informasi yang diperlukan untuk memverifikasi nomor faktur kontrak jatuh tempo adalah nomor faktur yang digunakan untuk mencari faktur di sistem aplikasi keuangan SAFI. Informasi yang diperlukan adalah tiket penjemputan dan bukti email pelanggan, kemudian diurutkan berdasarkan tanggal untuk diinput.
Dokumen-Dokumen Yang Dihasilkan
Kendala Dan Solusi
Jika Anda ingin memindai terlalu banyak, jika listrik padam, dokumen yang dipindai tidak akan disimpan dan perlu dipindai lagi. 1 Solusi kendala yang ditemui dalam memasuki jurnal adalah dengan bertanya langsung kepada client dengan maksud memperjelas tugas yang diberikan dan bertanya kepada pegawai lain yang mengerti bidangnya. 2 Solusi untuk masalah yang dihadapi saat memindai dokumen adalah pemberitahuan terlebih dahulu saat listrik padam sehingga Anda dapat menyimpan file.
Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan
Kemudian kasir memberikan dokumen tersebut ke bagian akuntansi untuk dijurnal menggunakan aplikasi keuangan SAFI. Pada bagian akuntansi dilakukan pemeriksaan ulang apakah kelengkapan dokumen dan lampirannya, apakah ada kesalahan pencatatan jumlah uang, tanggal, dan nomor PV dan RV, serta dokumen RV dan PV disusun ulang dengan rapi menggunakan staples. Jika terdapat kesalahan pada dokumen voucher pembayaran dan voucher diterima maka bagian accounting akan mengkomunikasikannya kembali kepada kasir.
Kasir akan memeriksa kembali dokumen yang salah dan memperbaikinya, kemudian dokumen akan dicetak kembali. Penjurnalan adalah proses pencatatan setiap transaksi dalam jurnal berdasarkan bukti-bukti yang ada, sesuai dengan tanggal kejadian dan nomor yang tertera pada dokumen rv dan pv. Setelah melakukan pemeriksaan dokumen, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan melalui software akuntansi perusahaan berbasis web.
Serta data yang masuk di jurnal harus sesuai dengan data di dokumen PV dan RV seperti jumlah mata uang, pusat biaya dan nomor voucher. Setelah dilakukan pencatatan jurnal, semua dokumen voucher pembayaran dan voucher kuitansi disusun dengan baik, dicapture kembali, jika ada dokumen yang tidak lengkap dikembalikan. Semua dokumen voucher dilubangi menggunakan punch, kemudian voucher pembayaran dikelompokkan berdasarkan jenis voucher.
Buka aplikasi SAFI dengan menggunakan alamat website yang diberikan oleh bagian accounting, kemudian penulis memasukan User ID, Password dan Session ID, klik login untuk login. Isi kupon gratis atau dapatkan kupon di nomor referensi, lalu isi buku harian periode, klik Cari. Setelah masuk jurnal voucher, cek nomor rekening, saldo debet dan kredit apakah seimbang atau tidak, komentar dan pusat biaya.
Tujuan yang penulis harapkan pada saat membuat jurnal voucher pembayaran dan penerimaan voucher adalah dengan memasukan jurnal menggunakan aplikasi keuangan bisnis SAFI dan mengetahui dokumen apa saja yang dilampirkan pada voucher pembayaran dan menerima voucher.
Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan
Data yang diperlukan untuk membuat jurnal kuitansi dan kuitansi pembayaran adalah dokumen kuitansi dan bukti pembayaran beserta lampirannya seperti bukti kiriman uang, UMK (uang muka), PPT (permintaan pembayaran tunai), kuitansi, JSR dan dokumen pendukung lainnya.
Kesimpulan
Saran
