Request for Proposal (RFP) Hybrid Event Organizer
Seminar Publik
“Shine Bright: Advancing G20 Solar Leadership”
Institute for Essential Services Reform
Tebet Barat Dalam VIII No. 20A-B Jakarta Selatan 12810
Indonesia
07 Oktober 2022
1. LATAR BELAKANG
Indonesia menjadi tuan rumah G20 pada tahun 2022 di mana salah satu isu prioritas adalah transisi energi.
Pertumbuhan ekonomi di Indonesia dapat diarahkan pada pertumbuhan ekonomi hijau melalui komitmen pada transformasi energi dan target pertumbuhan ekonomi hijau. Berdasarkan hasil kajian IESR, potensi energi surya di Indonesia mencapai 20.000 GWp. Untuk mencapai target 23% energi terbarukan pada tahun 2025, pemerintah perlu menambahkan 18 GW energi surya dengan nilai investasi sebesar 14,1 miliar dolar AS.
Energi surya menjadi salah satu prioritas pemerintah dalam program strategis nasional (PSN) berupa target pemasangan PLTS atap 3,6 GW hingga 2024, pemanfaatan PLTS skala besar dalam RUPTL 2021-2030 sebesar 4,7 GW, dan perbaikan regulasi untuk pemanfaatan PLTS atap oleh pelanggan PLN dan pemegang IUPTL. Negara-negara G20 lainnya juga telah menunjukkan komitmen dan kemajuan untuk pengembangan energi surya, meski pertumbuhan energi surya global saat ini masih belum memadai untuk mencapai target iklim membatasi kenaikan temperatur dunia di bawah 1.5oC.
Untuk mendukung target dan komitmen Indonesia serta negara-negara G20 untuk akselerasi pengembangan energi surya, IESR akan menyelenggarakan seminar publik“Shine Bright: Advancing G20 Solar Leadership”, yaitu peluncuran laporanflagship Indonesia Solar Energy Outlook (ISEO) 2023 dan konferensi beragam pemangku kepentingan. Acara ini akan dilakukan di minggu keempat Oktober dan menjangkau dan melibatkan kementerian dan lembaga strategis di tingkat nasional, pemerintah daerah, pelaku bisnis, lembaga keuangan, asosiasi, pengembang energi surya, dan masyarakat umum.
2. RANGKUMAN DAN DESKRIPSI ACARA
IESR membutuhkan penyelenggara acara profesional yang dapat menyelenggarakan acara seminar publik
“Shine Bright: Advancing G20 Solar Leadership”. Kegiatan ini berlangsung selama 1 (satu) hari dengan 2 sesi: pagi dan siang, diselingi dengan makan siang. Seminar akan dilakukansecara hibrid, dengan target peserta 100 peserta luring dan 1.000 peserta daring; dan dilakukan dalam 2 bahasa (Indonesia dan Inggris).
Agenda tentatif:
3. PANDUAN PROPOSAL
Proposaluntuk kegiatan ini akan diterima hingga pukul 23.00 WIBpada hariKamis, 13 Oktober 2022.
Setiap proposal yang diterima setelah tanggal dan waktu ini dianggap tidak dapat diterima. Semua proposal harus ditandatangani oleh agen resmi atau perwakilan perusahaan yang mengajukan proposal.
Jika organisasi yang mengajukan proposal harus melakukanoutsourcingatau mengontrak pekerjaan apa pun untuk memenuhi persyaratan, ini harus dinyatakan dengan jelas dalam proposal. Selain itu, biaya yang termasuk dalam proposal harus mencakup pekerjaan yang dialihdayakan atau dikontrak. Setiap organisasioutsourcingatau kontraktor harus diberi nama dan dijelaskan dalam proposal.
Harap merinci semua biaya dan sertakan deskripsi layanan terkait. Syarat dan ketentuan kontrak akan dinegosiasikan setelah pemilihan pemenang tender untuk RFP ini, termasuk jaminan atas kelancaran penyelenggaraan acara, misalnya dalam bentukperformance bond.
Proposal dialamatkan pada Manajer Program Akses Energi Berkelanjutan IESR melalui surel citra@iesr.or.id, cc: icmi@iesr.or.id dan uliyasi@iesr.or.id dengan subjek: IESR Shine Bright Event - Proposal dari [nama perusahaan].Pertanyaan dan klarifikasi dapat dilayangkan pada alamat surel yang sama.
4. BIAYA DAN JASA
Semua proposal harus menyertakan biaya yang diusulkan (dalam Rupiah/IDR) untuk menyelesaikan tugas yang dijelaskan dalam ruang lingkup proyek. Biaya harus dinyatakan sebagai biaya satu kali atau biaya tidak berulang. Biaya-biaya dan jasa mencakup:
MICE Penyelenggaraan acara secara hibrid dengan kehadiran langsung untuk moderator dan/atau pembicara yang berlokasi di Jakarta Raya,
undangan khusus untuk 100 orang, dan kehadiran daring untuk peserta lainnya dan/atau narasumber yang tidak bisa hadir secara langsung.
Broadcastdilakukan dari hotel bintang 5, dengan paketmeetingdan internet bandwidthdengan harga yang kompetitif.
Venuedengan hotel standar bintang 5, lokasi yang diprioritaskan adalah Hotel Pullman Thamrin.
Venuedipersiapkan untuk pertemuan hibrid dengan kebutuhan:
1. Hall/ballroomdenganstagedan menggunakanLED Screen 2. Morning and evening coffee dan makan siang
Kecepatan internet minimal 100Mbps (untuk kebutuhanlivedan streaming) pada acara hibrid.
Rencana mitigasi untuk memastikan kelancaran acara di hari H (misalnya jika ada gangguan kelistrikan, internet, atau lainnya)
AV Production Alat/teknologi audio visual dengan spesifikasi terbaik untuk kegiatan hibrid mencakup minimal:
1. LED screenoptimum sesuai ukuran ruangan dan panggung 2. High-quality camera(minimal 3 unit, untuk mengakomodasi
transisi antar sesi) - dan kamera harus menyorot panggung serta ambience
3. Lighting equipment (>100 W, 20k lm)
4. Monitor and teleprompter(2-3 unit, untuk presentasi,prompter and visual di acara daring)
5. PC and laptop 6. Audio equipment
7. Peralatan lainnya untuk memastikan kualitas produksi acara Platformdaring Zoom HD untuk kapasitas sesuai target peserta Aset digital termasuk dan tidak terbatas untuk broadcast acara (bumper,e-poster, lower third, opening and closing video) danvideo motionuntuk peluncuran laporan, 3 paketcarousels, 1 reelsuntuk promosi acara
MC yang berpengalaman untuk memandu acara serupa
Moderator andal untuk sesi dialog dantalk-show, diprioritaskannews anchoratau jurnalis yang berpengalaman memandu diskusi terkait energi
Penerjemah Bahasa Indonesia – Inggris dan peralatan 50receiversdi tempat selama penyelenggaraan acara. Penerjemah diutamakan yang berpengalaman menjadi penerjemah acara serupa sehingga tidak menghilangkan substansi jika ada istilah/konteks teknis
Swab antigendi awal penyelenggaraan acara Fasilitasi plakat untuk pembicara
Boothfoto instan (bersifat opsional)
Photographer/videographer untuk dokumentasi acara daninterview on the spot
Crew
Pasca-kegiatan Laporan naratif penyelenggaraan kegiatan, dokumentasi foto (sunting), danpop-video3 menit
Catatan: Seluruh biaya wajib dideskripsikan dalam proposal.
Maksimum biaya, sudah termasuk pajak, yang bisa diterima adalah Rp 500.000.000.
IESR menggunakan pendekatan seleksi multikriteria yang kompetitif dan tidak terbatas pada penawaran dengan harga terendah.
5. KUALIFIKASI PENYEDIA JASA
Penyedia jasa harus menyediakanitemberikut sebagai bagian dari proposal mereka:
● Deskripsi pengalaman dalam penyelenggaraan acara daring dan hibrid
● Contoh tiga atau lebih acara serupa yang dilakukan oleh organisasi
● Testimoni dari klien sebelumnya tentang acara yang dilakukan oleh organisasi
● Sumber daya yang diantisipasi untuk proyek ini (jumlah total, peran, jabatan, pengalaman)
● Konfirmasi kerangka waktu penyelesaian proyek
● Konsep penyelenggaraan acara yang akan ditawarkan
