SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan :
1. Menjamin barang yang dibeli benar-benar dibutuhkan perusahaan.
2. Melindungi barang sampai saat digunakan.
3. Menentukan faktur pembelian barang dan jasa sudah benar dan sah.
4. Mencatat dan mengklasifikasi biaya dengan teliti dan secepatnya.
5. Membukukan kewajiban (utang) dan pembayaran ke rekening.
6. Menjamin semua pembayaran sudah melalui otorisasi.
7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan .
Fungsi :
1. Menentukan kapan perusahaan memerlukan bahan.
2. Memesan, membeli, menerima dan menyimpan barang.
3. Memastikan bahwa utang perusahaan benar-benar sesuai dengan kewajiban perusahaan.
4. Menyajikan pembayaran kas.
5. Memindahbukukan catatan transaksi ke buku besar.
6. Menyiapkan berbagai laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.
Hubungan Antar Fungsi dalam Siklus Pengeluaran
Tentukan kebutuhan barang/jasa Tentukan kebutuhan barang/jasa Memesan barang/jasa Memesan barang/jasa Menerima & menyimpan barang Menerima & menyimpan barang Cek keabsahan utang Cek keabsahan utang
Membayar utang Membayar utang Memindahkan ke buku besar Memindahkan ke buku besar Menyiapkan laporan keuangan Menyiapkan laporan keuangan
Menerima layanan jasa Menerima layanan jasa
Mencatat uang Mencatat uang
Formulir yang digunakan dalam siklus pengeluaran :
1. Formulir permintaan pembelian 2. Formulir pesanan pembelian
3. Laporan penerimaan barang
4. Faktur penjualan (dari pemasok) 5. Voucher pembayaran
6. Voucher cek
7. Dokumen lain
DATABASE
1. File induk pemasok 2. File induk utang
3. File induk persediaan
4. File pesanan pembelian aktif 5. File transaksi pembelian
6. File lain masih dapat ditambahkan.
LAPORAN
1) Laporan operasional :
Daftar faktur penjualan
Register cek (daftar cek)
Jurnal pembayaran kas
Daftar utang yang akan dibayar
Daftar pesanan barang yang belum diterima
Daftar persediaan barang
Daftar barang yang diterima terlambat.
2) Tampilan layar
3) Laporan manajemen
4) Analisis pembelian.
Pengawasan Umum Yang Diselenggarakan Dalam Siklus Pengeluaran:
1. Bagian yang bertugas menyimpan (barang) dipisah dari bagian yang bertugas mencatat (pengolah data).
2. Dokumentasi dan manual prosedur tentang siklus pengeluaran yang lengkap dan masih berlaku.
3. Praktik yang sehat untuk setiap penyusunan jadwal (rencana) kerja, penyusunan laporan, pengubahan program dan kegiatan lainnya benar-benar dilaksanakan.
4. Kebijaksaan pembelian harus diatur oleh manajemen.
5. Dalam sistem berkomputer, terutama dalam metode on-line, teknik pengawasan harus diterapkan.
