View of Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile Development Dinas Kesejahteraan Sosial

(1)

120 Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

Received June1^st June25^th, 2012; Accepted July 10^th, 2 http://jurnal.mdp.ac.id [email protected]

Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile Development Dinas Kesejahteraan Sosial

Maria Claudia Letsoin*¹, Gunawan Prayitno² Program Studi Informatika, STMIK Pesat Nabire e-mail: *¹[email protected],²[email protected]

Abstrak

Sistem informasi arsip data kepegawaian pada dinas kesejahteraan sosial masih melakukan pengarsipan data kepegawaian secara manual dalam hal ini pengarsipan data masih disimpan pada sebuah lemari, tentunya hal ini menyebabkan kerumitan dalam pencarian data pegawai dan pembaruan informasi pegawai serta tidak ada sistem pengamanan yang memadai, sehingga meningkatkan risiko kebocoran data atau akses yang tidak sah. Maka dari itulah dibuat sebuah sistem informasi arsip data kepegawaian dengan menggunakan metode agile development yaitu pendekatan pengembangan SDLC(System Development Life Cycle) dan melakukan pengujian sistem black box testing. Hasil yang diperoleh adalah sebuah sistem informasi arsip data kepegawaian berbasis android yang dapat dipergunakan untuk mengelola pengarsipan data kepegawaian dinas kesejahteraan sosial. Aplikasi berbasis android ini memberikan fasilitas seperti pencarian data kepegawaian yang tergolong cepat dan pembaruan data lebih di permudah dari sebelumnyaserta memberikan fasilitas pengamanan data yang lebih aman dengan fiitur yang dibuat pada aplikasi.

Kata kunci: Sistem Informasi, Arsip Data, Kepegawaian, Agile Development Aplikasi Android

Abstract

The personnel data archive information system at the Department of Social Welfare still performs manual employee data archiving. In this case, employee data is stored in a cabinet, which leads to difficulties in searching for employee data and updating employee information. Moreover, there is no adequate security system, thereby increasing the risk of data leakage or unauthorized access. Therefore, a personnel data archive information system was developed using the agile development method, which involves the SDLC (System Development Life Cycle) approach and black box testing. The result obtained is an Android-based personnel data archive information system that can be used to manage the archiving of personnel data at the Department of Social Welfare. This Android-based application provides features such as fast employee data search, simplified data updates compared to the previous system, and enhanced data security with built-in features in the application.

Keywords: Information System, Data Archive, Human Resources, Agile Development, Android Application.

(2)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 121

Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile Development Dinas Kesejahteraan Sosial]

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) 1. PENDAHULUAN

Sistem yang tercipta dapat dipahami sebagai alur kegiatan rutin yang bergantung pada prosedur yang saling terkait untuk memenuhi dan memfasilitasi fungsi dasar lembaga. Sistem informasi adalah kombinasi dari subsistem yang terhubung dan terintegrasi yang dirancang untuk memecahkan masalah tertentu dengan menggunakan komputer untuk mengolah data untuk memberikan nilai tambah dan manfaat bagi pengguna[1].

Dinas Kesejahteraan Sosial adalah lembaga pemerintah yang bertanggung jawab dalam melaksanakan program-program kesejahteraan sosial di suatu kota. Dinas Kesejahteraan Sosial sendiri memiliki berbagai jenis bidang di dalamnya, tentunya jumlah pegawaipun tergolong banyak. Hal ini akan berdampak pada arsip data kepegawaian yang mencakup penyimpanan berbagai informasi terkait pegawai seperti biodata pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, pengalaman, data keluarga, dan catatan lainnya yang relevan[2].

Penelitian Sintia, Lisda, Siti[3] menjelaskan ketidakefisienan pengarsipan data surat baik masuk maupun keluar, dimana masih menggunakan sistem manual. Jika surat diperlukan, bagian Pemeliharaan mencari dengan membuka banyak surat di arsip, yang menyulitkan pencarian surat karena tidak semua arsip tertata dengan baik, sehingga memperlambat proses pencarian surat. Masalah lain yang terjadi ketika register surat tidak sesuai dengan jenis huruf atau kelas huruf, hal ini memperlambat proses pencarian dan tidak jarang surat yang dimaksud tidak ditemukan padahal surat tersebut benar-benar ada.

Penelitian Iwan, Sebri[4] Pemanfaatan teknologi informasi yang belum maksimal, seperti aplikasi pengarsipan data yang masih berdiri sendiri, mandiri yaitu teknologi informasi yang masih sendiri, masih mengalami perubahan beberapa bagian penyimpanan data pengarsipan data. Proses ini sering mengakibatkan pelaporan data yang tidak benar, dimulai dengan ringkasan informasi surat masuk dan keluar serta ringkasan informasi pegawai.

Penelitian yang dilakukan oleh Amrullah, Makhrusi, Hadisaputra, Ilhamdi, Sujana[5]

menjelaskan bahwa pengarsipan penting dalam preservasi dokumen agar informasi yang tersimpan lebih mudah dicari dan dilacak. Kegiatan ini tentang pembuatan aplikasi web dengan menggunakan database PHP dan MySQL.

Berdasarkan ketiga penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa penelitian yang dilakukan oleh Sintia, Lisda, Siti[3] memiliki kesamaan dengan penelitian ini yaitu permasalahan yang ada yang membedakan penelitian ini dengan metode pengembangan yang digunakan, atau metode waterfall, yaitu penyelidikan. penulis Iwan, Sebri[4] memiliki kesamaan dengan penelitian ini yaitu desain aplikasi, yang menggunakan UML dalam desain aplikasi, perbedaan penelitian ini adalah desain aplikasi berbasis web, penelitian Siti[5]

memiliki kesamaan dengan penelitian ini, yaitu penggunaan . dari metode Pengumpulan data untuk pengembangan sistem, perbedaannya adalah pengembangan sistem Penelitian ini menggunakan database MySQL.

Sistem informasi arsip kepegawaian yang ada di Kantor Dinas Kesejahteraan Sosial masih melakukan pengarsipan data secara manual yaitu proses pengarsipan dan pemeliharaan data kepegawaian masih dilakukan secara manual yaitu data disimpan pada sebuah lemari, menyebabkan kerumitan dalam pencarian data pegawai dan pembaruan informasi pegawai serta tidak ada sistem pengamanan yang memadai, sehingga meningkatkan risiko kebocoran data atau akses yang tidak sah[6].

Maka dari itulah dibuat sebuah sistem informasi arsip data kepegawaian berbasis android agar mempermudah segalah urusan pengarsipan data kepegawaian. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada, penginputan data dapat dipermudah dengan dijadikan satu

(3)

122 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

aplikasi berbasis android. Aplikasi berbasis android ini bertujuan agar dapat memberikan fasilitas seperti pencarian datakepegawaian yang tergolong cepat dan pembaruan data lebih di permudah dari sebelumnya[7].

2. METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang dilakukan yaitu dengan teknik pengumpulan data dan model pengembangan aplikasi.

2.1 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dengan observasi langsung di kantor Dinas Kesejahteraan Sosial Kabupaten Nabire, Papua pada bagian Tata Usaha, yang dimana terdapat lemari penyimpanan arsip data kepegawaian.

Kemudian wawancara dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber terkait proses pengarsipan data sampai pada kendala yang dihadapi saat melakukan pengarsipan data kepegawaian. Serta melakukan studi pustaka dengan mempelajari jurnal-jurnal terkait serta buku referensi.

2.2 Model Pengembangan

Selain itu, metode pengembangan aplikasi, berikut adalah program aplikasi berbasis Android yang dibuat dengan menggunakan metode pengembangan agile, metode ini merupakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistem, atau sering disingkatSDLC(System Development Life Cycle)[8]. Siklus pengembangansystem development life cycle adalah pendekatan yang terdiri dari analisis dan perancangan sistem yang dikembangkan menggunakan siklus yang lebih spesifik untuk aktivitas yang akan dilakukan. Gambar 1 menunjukkan bahwa tahap penelitian dilakukan dengan menggunakan metode agile development yaitu analisis sistem, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, versi dan evaluasi, pemeliharaan sistem, produk akhir[9].

Gambar 1. Metode Agile Development

(4)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 123

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Pengembangan Aplikasi

Adapun tahapan-tahapan pengembangan aplikasi menggunakan metode agile develepoment yaitu:

3.1.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah proses evaluasi terhadap kebutuhan perangkat lunak maupun perangkat keras dengan tujuan untuk memecahkan masalah[10]. Dapat dilihat pada tabel 1 terdapat kebutuhan perangkat keras yang di gunakan dan pada tabel 2 terdapat kebutuhan perangkat lunak yang di perlukan untuk membuat sistem informasi arsip data kepegawaian.

Tabel 2. Perangkat Lunak (Software)

3.1.2 Perancangan

Model UML digunakan dalam perancangan arsitektur sistem informasi arsip data pribadi yaitu use case diagram dan action diagram [11].

1. Use Cas Diagram

Use cas diagram dipakai untuk menggambarkan pengguna sistem yang terhubung dengan pengguna lainnya. Pada gambar 2use cas diagram sistem informasi arsip data kepegawaian terdapat dua actor yaitu pegawai dan admin. Pada actor pegawai dapat melakukan login terlebih dahulu untuk mengecek data pegawai, yang didalamnya terdapat biodata pegawai, nip dan golongan, data gaji tetapi tidak dapat mengubah data. Pegawai juga dapat melakukan pengisian perubahan data, data tersebut akan dikirimkan pada admin. Sedangkan pada actor admin dapat melakukan login terlebih dahulu. Setelah melakukan login, admin dapat mengakses pengecekan data, input data, update data dan kelola akses pegawai.

Tabel 1. Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi Keterangan

Processor Intel(R) Core(TM) i3-1005G1 1.20GHz

RAM 4,00 GB (3,46 GB usable)

Harddisk SSD 500GB

Type System 64-bit

Android POCO M4 Pro

Spesifikasi Keterangan

Operating System Windows 10

Open Source Web Appication MIT App Inventor

Web Browser Google Chrome, Google Spreadsheet

Art Design Paint

(5)

124 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

Gambar 2. Use Cas Diagram 3.1.3 Activity Diagram

Activity diagram pada gambar 3 memberikan gambaran yang jelas tentang aliran kerja, interaksi antara entitas yang terlibat, serta tindakan dan keputusan yang terlibat dalam proses tersebut[12]. Pada gambar 3activity diagram sistem informasi arsip data kepegawaian terdapat gambaran aktivitas pegawai, system dan juga admin. Pegawai dan admin dapat melakukan login, selanjutnya system bertugas untuk melakukan pengecekan login, jika login tidak berhasil maka sistem akan otomatis kembali kehalaman login dan jika login berhasil maka pegawai dapat melakukan pengecekan data dan juga mengisi perubahan data. Pengisian perubahan data akan dikirimkan pada admin, sebelum data dikirimkan sistem akan melakukan pengecekan. Jika tidak berhasil maka otomatis sistem akan kembali pada pengisian pembaruan data dan jika berhasil maka perubahan data akan masuk ke dalam pengecekan data admin. Admin akan

(6)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 125

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) melakukan pengecekan data,input data, update data dan kelola akses pegawai. Jika telah selesai maka sistem akan menyimpan data dan melakukan logout.

Gambar 3. Activity Diagram

3.1.4 Development Aplikasi

Proses development aplikasi merupakan proses implementasi aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian[13]. Proses ini yang difokuskan adalah pengelolaan arsip data kepegawaian pada kantor Dinas Kesejahteraan Sosial. Dapat dilihat pada gambar 4 adalah tampilan pilihan menu login dan pada gambar 5 merupakan tampilan data pegawai setelah login.

Selanjutnya pada gambar 6 merupakan tampilan data admin setelah login dan pada gambar 7 merupakan tampilan input data pegawai.

(7)

126 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

Gambar 4. Tampilan Menu Login Gambar 5. Tampilan Data Pegawai

Gambar 6. Tampilan Data Admin Gambar 7. Tampilan Input Data

(8)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 127

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) 3.1.5 Testing

Metode black box digunakan pada tahap aplikasi. Pada tahap pengujian, fungsionalitas aplikasi berbasis Android yang diusulkan diuji [14]. Skenario pengujian black box menggunakan kasus input data input dapat dilihat pada Tabel 3. Ketika skenario dijalankan, hasil dari semua skenario diakui sesuai, disimpulkan bahwa skenario pengujian fungsionalitas diakui berhasil.

3.1.6 Deploy Aplikasi

Application deployment adalah penyebaran atau pemasangan aplikasi pada layanan web hosting agar dapat digunakan oleh pegawaidinas kesejahteraan sosial melalui Internet. Pada fase ini, perangkat lunak didistribusikan kepada pengguna untuk digunakan sesuai dengan analisis dan desain sistem yang dikembangkan. Saat menerapkan aplikasi, aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian diunduh dari perangkat lokal ke host yang dipilih.

3.1.7 Revisi dan Evaluasi

Digunakan ketika beberapa penambahan dan perubahan dilakukan pada aplikasi tanpa mengubah tujuan utama dari aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian. Ulasan dan peringkat sangat dipengaruhi oleh umpan balik pengguna. Umpan balik dikumpulkan melalui kuesioner untuk menilai apakah aplikasi tersebut penting atau masih perlu perbaikan.

Berdasarkan hasil survei yang dibagikan kepada pegawai, dapat disimpulkan bahwa tampilan, pengalaman dan proses arsip data dalam aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian adalah penting. Berdasarkan hasil saran yang diberikan, tidak perlu dilakukan perubahan pada aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian, karena aplikasi bekerja sesuai dengan keinginan pengguna.

3.1.8 Maintenance Sistem

Pemeliharaan sistem merupakan tahap terakhir dari pengembangan aplikasi, yang bertujuan untuk memelihara aplikasi agar berjalan dengan baik. Saat memelihara aplikasi sistem informasi arsip data pribadi, hal-hal berikut harus diperhatikan: Periksa sistem file, Periksa node dan kapasitas penyimpanan, Periksa basis data dan Periksa keamanan aplikasi.

Pemeliharaan sistem dilakukan ketika ada perbaikan proses yang mempengaruhi aliran yang sedang berlangsung. Dari waktu ke waktu, aplikasi SDM kemudian menderita karena banyak masalah termasuk file sistem yang rusak, data database yang lebih besar, dan kemampuan hosting yang menurun. Oleh karena itu, pemeliharaan sistem berperan dalam meningkatkan kinerja aplikasi agar dapat bekerja dengan baik.

3.1.9 Pengujian Aplikasi

Pengujian aplikasi sistem informasi arsip kepegawaian menggunakan black box dengan menguji fungsi aplikasi terkait input dan output aplikasi berbasis android. Hasil pengujian aplikasi menggunakan black box dapat dilihat pada tabel 4.

Pengujian Pengamatan

Masalah dan hasil uji (Data Benar)

Tujuan dan Hasil dinyatakan sesuai

Masalah dan hasil uji (Data Salah)

Masalah dan hasil uji (Data Kosong)

Tabel 3. Pengujian Black Box

(9)

128 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

Tabel 4. Pengujian Aplikasi

Skenario Uji Uji Hasil

Tampilan Awal Tampila awal Sukses

Login Login pengguna Sukses

Login Login admin Sukses

Lupa Password Lupa sandi pengguna Sukses Lupa Password Lupa sandi admin Sukses Pegawai

Cek Data Biodata Pegawai Sukses

Cari Data Sukses

Data Gaji Sukses

Perubahan Data Isi perubahan data Sukses Admin

Cek Data Data baru Sukses

Data lama Sukses

Input Data Input perubahan data Sukses Update Data Update perubahan data Sukses Kelola Akses Pegawai Pendaftaran pengguna Sukses Pemberian akses Sukses Pencabutan akses Sukses

KESIMPULAN

Berdasarkan dari hasil pembahasan yang didapatkan baik dari penelitian serta hasil uji coba aplikasi berbasis android yang telah dibuat, maka dapat disimpulkandalam proses pengarsipan data kepegawaian dinas kesejahteraan sosial diperlukan tambahan bantuan teknologi masa kini seperti teknologi informasi komputer yang dibuat berbasis android untuk memberikan kemudahan dalam pengarsipan data. Aplikasi sistem informasi arsip data kepegawaian berbasis android ini memberikan kemudahan dalam pencarian data lama maupun data baru serta memberikan kemudahan untuk melakukan perubahan data. Selanjutnya pada hasil pengujian aplikasi dengan black box testing berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil sesuai harapan berdasarkan tujuan perancangan awal aplikasi sehingga program aplikasi dapat dinyatakan layak untuk digunakan. Untuk kedepannya agar sistem dapat berjalan lancar maka disarankan kepada instansi agar dapat melakukan perawatan (maintenance) seperti mengecek kondisi perangkat secara berkala agar tetap dalam kondisi prima dan aplikasi siap digunakan.

5. SARAN

Membangun metode pengembangan perangkat lunak sistem informasi arsip kepegawaian yang baru untuk mengakomodasi kekurangan-kekurangan metode yang dianalisa.

Bagi yang ingin mengutip aplikasi berbasis android ini dikemudian hari dapat mengembangkan aplikasi lebih baik. Selanjutnya dapat diterapkan fitur-fitur tambahan dalam pembuatan aplikasi seperti pencetakan dokumenpengarsipan data.

(10)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 129

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) UCAPAN TERIMA KASIH

Ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada Dinas Kesejahteraan Sosial dan STMIK Pesat Nabire serta semua pihak yang telah mengambil bagian dalam menyelesaikan penulisan articleini, baik dukungan secara finansial maupun pemikiran.

DAFTAR PUSTAKA

[1] M. Model, W. Pada, and P. T. Medina, “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Menggunakan Model Waterfall pada PT. Medina,” pp. 71–78.

[2] F. Fajriani, A. H. Jatmika, and L. M. Ulum, “Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat di Berbasis Web Dengan PHP MYSQL (Information System of Archive Letter Management in BPKAD West Nusa Tenggara Province Based on PHP MYSQL),” Vol. 1, No. 1, pp. 120–130, 2020.

[3] S. Mahmudah, L. Widiastuti, and S. Ernawati, “Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar (Studi Kasus: Ma Darul Ihya Bogor),” Vol.

3, No. 3, pp. 225–231, 2019, doi: 10.30865/mib.v3i3.1215.

[4] P. Studi, S. Informasi, and P. Data, “Sistem Informasi Pengarsipan Data Dinas Perhubungan Kota Prabumulih,” Vol. 9, No. 1, 2022.

[5] M. Makhrus, S. Hadisaputra, M. L. Ilhamdi, and I. M. Sujana, “Pelatihan Sistem Pengarsipan Data Berebasis WEB pada Tenaga Admin Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mataram,” 2020.

[6] R. Artikel, M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem, “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype,” Vol. 7, pp. 390–403, 2021.

[7] E. Prianto, A. Yudhana, A. Fadlil, and L. Teori, “Kepegawaian dan Kegiatan Berbasis Android,” pp. 63–68.

[8] S. Pratasik, I. Rianto, U. N. Manado, and D. U. Kepangkatan, “Pengembangan Aplikasi E-DUK Dalam Pengelolaan SDM Menggunakan Metode Agile Development The Development of E-DUK Application in HR Management Using Agile Development Method,” Vol. 6, No. 2, pp. 204–216, 2020.

[9] A. Faqih and F. M. Basysyar, “Sistem Informasi Kepegawaian Mengunakan Metode Agile Development di CV. Angkasa Raya,” Vol. 12, pp. 30–45, 2022, doi:

10.34010/jati.v12i1.

[10] V. B. Gulo, A. Triayudi, and A. Iskandar, “Sistem Informasi Aplikasi Pemesanan Makanan Restoran Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Development,” Vol. 10, No. 1, pp. 154–164, 2023, doi: 10.30865/jurikom.v10i1.5633.

(11)

130 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933

[11] M. A. Albar and H. Akbar, “Sistem Kendali Arsip Kepegawaian (SIKASEP) Berbasis Desktop pada Balai Sosial Bina Remaja (BSBR) KARYA (Desktop Based Personnel Archive Control System At Balai Sosial Bina Remaja (BSBR),” Vol. 1, No. 1, pp. 94–102, 2019.

[12] T. A. Pertiwi, N. T. Luchia, P. Sinta, R. Aprinastya, I. R. Fachrezi, and M. L. Hamzah,

“Jurnal Testing dan Implementasi Sistem Informasi Absensi Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Web-Based Attention Information System Design and Implementation Using The Agile Software Development,” Vol. 1, No. 11, pp. 53–66, 2023.

[13] R. Fahrudin and R. Ilyasa, “Perancangan Aplikasi "Nugas" Menggunakan Metode Design Thinking Dan Agile Development,” Vol. 8, No. 1, pp. 35–44, 2021.

[14] J. Susanto, M. M. Junaidi, Y. Sudrajat, and T. Desyani, “Pengujian Black Box pada Aplikasi Desktop Penjualan Elektronik Menggunakan Metode Equivalence Partitioning,”

Vol. 4, No. 1, pp. 52–57, 2021, doi: 10.32493/jtsi.v4i1.8519.