Jurnal Mardika, Masyarakat Berdikari dan Berkarya
https://ejurnalunsam.id/index.php/mardikaVolume 2 | Nomor 1 | Maret |2024 e-ISSN: 3032-3053, dan
DOI: doi.org/10.55377/mardika.v2i1.9733
Sistem Presensi Menggunakan Qr Code Dan Google Spredsheet Di Sekolah Madrasah Iptidaiyah Di Desa Trebungan
Nur Azizah1, Raudatul Jannah2 , Rudi Agus Wilantara3 , Andika Fajri A4 , M. Rifqi A.H5
Kata Kunci:
Absensi Digital, Presensi,
Inovasi Presensi Sekolah
Corespondensi Author
Pendidikan Teknologi Informasi, STKIP PGRI, Situbondo, 68322, Indonesia
Pendidikan Ekonomi, STKIP PGRI, Situbondo, 68322, Indonesia
Email: [email protected] , [email protected]
History Artikel
Received: 09-02-2024;
Reviewed: 18-02-2024 Revised: 20-02-2024 Accepted: 25-02-2024 Published: 30-03-2024
Abstrak. Pendidikan merupakan salah satu aspek penting dalam pembangunan suatu bangsa. Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak lembaga pendidikan, termasuk sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan, dituntut untuk memanfaatkan teknologi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kegiatan, termasuk proses presensi siswa. Adapun metode yang digunakan diantaranya metode observasi yaitu metode dengan melakukan pengamatan secara langsung pada obyek yang akan di amati. Sistem presensi manual yang masih banyak digunakan di sekolah-sekolah saat ini seringkali menyebabkan berbagai masalah, seperti ketidak akuratan data, kehilangan lembar presensi, dan pemrosesan data yang memakan waktu.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan inovasi dalam manajemen presensi siswa. Oleh karena itu dibuatlah aplikasi absensi siswa yang dirancang dan di implementasikan untuk sekolah-sekolah, dan dalam Perancangan hingga ke tahap implementasi Absensi Digital telah dapat dijalankan dengan baik. Dengan aplikasi ini dapat mencegah terjadinya kecurangan absensi, karena absen disimpan dalam bentuk sebuah file excel dan dapat langsung tersimpan secara otomatis Kedalam file excel (google spreadsheet).
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
Pendahuluan
Pendidikan merupakan salah satu aspek penting dalam pembangunan suatu bangsa. Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak lembaga pendidikan, termasuk sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan, dituntut untuk memanfaatkan teknologi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kegiatan, termasuk proses presensi siswa. Sistem presensi manual yang masih banyak digunakan di sekolah-sekolah saat ini seringkali menyebabkan berbagai masalah, seperti ketidakakuratan data, kehilangan lembar presensi, dan pemrosesan data yang memakan waktu. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan inovasi dalam manajemen presensi siswa. Oleh karena itu, dibuatlah laporan ini dengan judul "Pembuatan Sistem Presensi Menggunakan QR Code dan Google Spreadsheet di Sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan." Alasan Pembuatan Sistem Presensi Efisiensi Waktu dan Tenaga: Sistem presensi manual membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar untuk pengumpulan dan pengolahan data. Dengan menggunakan teknologi QR Code dan Google Spreadsheet, proses ini dapat dilakukan secara otomatis, menghemat waktu dan tenaga guru.
Akurasi Data: Manualnya proses presensi seringkali menyebabkan kesalahan dalam pencatatan data presensi. Dengan adanya sistem presensi berbasis QR Code, akurasi data dapat ditingkatkan karena prosesnya bersifat otomatis. Keterlibatan Orang Tua: Sistem ini juga dapat meningkatkan keterlibatan orang tua dalam mengawasi kehadiran anak-anak mereka. Data presensi yang terupdate secara real- time dapat diakses oleh orang tua melalui Google Spreadsheet.
Kemudahan Akses dan Pemantauan: Google Spreadsheet memberikan kemudahan akses dan pemantauan secara online. Guru, kepala sekolah, dan orang tua dapat mengakses data presensi kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung dengan internet. Penerapan Teknologi Digital
memperkenalkan atmosfer digital di lingkungan pendidikan. Hal ini sesuai dengan arus globalisasi dan persiapan siswa menghadapi perkembangan teknologi di masa depan. Melalui laporan ini, diharapkan sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan dapat merasakan manfaat positif dari implementasi sistem presensi berbasis QR Code dan Google Spreadsheet, meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keterlibatan stakeholder dalam pengelolaan kehadiran siswa.
A. Penelitian Terdahulu
Andisa Risfania Syahputri (2019)[1] Pengaruh Penerapan Sistem Absensi Online Dan Elogbook Terhadap Disiplin Kerja Pegawai Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kalimantan Timur Analisis Regresi Sederha na, Uji T, Analisis Regresi Berganda Secara parsial Sistem Absensi Online dan Elogbook memberikan pengaruh yang sedang dengan arah positif dan terbukti signifikan terhadap disiplin kerja di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kalimantan Timur. Secara simultan Sistem Absensi Online dan Elogbook memberikan pengaruh yang sangat rendah dan bernilai positif serta signifikan terhadap disiplin kerja di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi. Pada penelitian Ansida Risfania Syahputri (2019) menggunakan variabel absensi online sebagai variabel independen dan disiplin pegawai sebagai variabel dependent. Sedangkan pada penelitian ini menggunakan variabel absensi fingerprint dan absensi online sebagai variabel independent sedangkan variabel dependent menggunakan kinerja karyawan.
Pemanfaatan QR Code Dalam Memudahkan Proses Absensi Siswa Berbasis Aplikasi Mobile. Menurut Akhiruddin Pulungan dan Alfa Saleh (2019)[2] Absensi adalah salah suatu hal penting bagi instansi seperti perkantoran, rumah sakit, pabrik, sekolah, universitas, dan instansi lain yang memanfaatkan absensi untuk mengukur kinerja. Karena pentingnya absensi, maka sudah saatnya dibuat sistem secara digital agar terekam secara digital dan dapat mempermudah kegiatan absensi terutama di lingkup sekolah. Penelitian ini menghasilkan sistem absensi dengan smartphone android, menggunkan kamera untuk membaca QR Code. Dengan dibuatnya aplikasi ini, diharapkan dapat mempemudah guru untuk memonitoring kegiatan belajar mengajar.
Penelitian selanjutnya berjudul “Perancangan Aplikasi Absensi Realtime Berbasis Web Pada Yayasan Sajogyo Inti Utama” oleh Maulana pada tahun (2020)[3]. Penelitian ini memberikan penjelasan lebih rinci dalam pengembangan sebuah aplikasi berbasis website dimulai dari pengumpulan data yang dilakukan dengan 5 metode yaitu survei, observasi, wawancara dokumentasi dan studi pustaka.
Kemudian langkah-langkah pengembangan sistem yang dibagi menjadi 5 tahapan yaitu Analisa kebutuhan, pengembangan sistem, pengujian sistem, implementasi sistem, dan perbaikan serta pemeliharaan sistem. Dalam penelitian ini juga diberikan gambaran dari sistem yang diusulkan untuk dibangun sehingga alur jalannya aplikasi menjadi lebih jelas dan mudah dipahami. Penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi absensi yang berjalan secara realtime sehingga mempermudah proses pengolahan data harian. sistem yang dibangun juga memiliki fitur pembuatan laporan sehingga tidak memungkinkan terjadinya kesalahan input dan duplikasi data, proses pembuatan laporan juga cukup cepat dan efisien.
Yulianto, A. (2021).[4] Perancangan Sistem Informasi Absensi Sekolah Menggunakan Metode Prototype Berbasis Web.REMIK: Riset Dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer,5(2), 257- 262. Kebutuhan teknologi saat ini sudah mutlak dibutuhkan dalam dunia pendidikan, salah satu system yang berhubungan dengan jaringan dan prosedur yang paling terhubung dalam satu lembaga dalam pendidikan baik baik pendidikan dasar menengah maupun atas, salah satu dasar untuk merancang system informasi absensi menggunakan metode prototype berbasis web. Tidak semua lembaga memiliki jaringan internet sehingga system dapat dibangun dalam jaringan internet, akan menjadi sebuah trobosan baru yang dapat meningkatkan efisiensi para guru kepada siswa sehingga dapat mengefisiensikan waktu para pengajar dan memungkinkan pengawasan yang lebih ketat kepada siswa.
Pertiwi, T. A., Luchia, N. T., Sinta, P., Dahlia, A., Fachrezi, I. R., Aprinastya, R., & Hamzah, M. L.
(2023).[5] Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Absensi Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Software Development.Jurnal Testing Dan Implementasi Sistem Informasi,1(1), 53-66.
Absensi merupakandaftar kehadiran seseorang yang dicatat dalam sebuah dokumen. Sistem pencatatan absensi pegawai diDISPERDAGKOPUMK Kab. Kamparmasih belum efisien dan efektif, mulai dari pendataan, perhitungan absensiyang berdampak pada proses perhitungan rekapitulasi absensi dari pegawai menjadi relatif lama. Selain itu, bentuk laporan absensi yang dibuat berupa hardcopy dapat menyebabkan kesalahan dalam pencatatan data, proses pencarian data serta dikhawatirkan terjadinya
Desa Trebungan
kehilangan data absensi pegawai. Untuk mengatasi permasalahan diatas maka dibuatlah Sistem Informasi Absensi Pegawai Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Software Development.
Sistem inidiharapkan mampu melakukan pengolahan data secara cepat dan akurat, serta pengambilan jumlah data tiap kehadiran perpegawai sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi.
Metode
Dalam pelaksanaan penelitian kami melaksanakan dalam waktu 5 hari untuk mencari informasi tentang apasaja yang ada dan yang kurang dari sekolah MI Al-khairiyah Trebungan, setelah kita melakukan penelitian kita lanjukan ke tahap sosialisai dan pelatihan hingga implementasian pada semua guru yang ada di MI Al-khairiyah Trebungan yang berlokasi di JL. RAYA PELABUHAN KALBUT TREBUNGAN MANGARAN SITUBONDO, Trebungan, Kec. Mangaran, Kab. Situbondo Prov. Jawa Timur. Pembuatan sistem absensi menggunakan aplikasi scan it to office yang menggunakan sistem QR Code dan Google Spreadsheet di Sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan merupakan inovasi yang efisien dan ekonomis dalam memonitoring kehadiran siswa dan membantu guru dalam perekapan.
A. Lokasi Penelitian
Dalam pelaksanaan penelitian kami melaksanakan dalam waktu 5 hari untuk mencari informasi tentang apasaja yang ada dan yang kurang dari sekolah MI Al-khairiyah Trebungan, setelah kita melakukan penelitian kita lanjukan ke tahap sosialisai dan pelatihan hingga implementasian pada semua guru yang ada di MI Al-khairiyah Trebungan yang berlokasi di JL. RAYA PELABUHAN KALBUT TREBUNGAN MANGARAN SITUBONDO, Trebungan, Kec. Mangaran, Kab. Situbondo Prov. Jawa Timur.
B. Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang meliputi metode Observasi yaitu metode metode pengumpulan datadengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada obyek yang akan diteliti
C. Perancangan Aplikasi
Pembuatan sistem presensi menggunakan aplikasi scan it to office yang menggunakan sistem QR Code dan Google Spreadsheet
D. Penautan Akun
Setelah dirancang untuk aplikasinya setelah itu penautan akun antara aplikasi absensi dengan google dirve (google spredsheet) dengan catatan harus menggunakan akun yang sama
E. Percobaan
Setelah semua proses selasai, dilakukanlah percobaan untuk mengetes bagaimana hasilnya apakah berjalan dengan lancar atau tidak
F. Sosialisasi dan Pelatihan
Setelah melalui tahap percobaan barulah dilakukan proses Sosialisasi dan Pelatihan yang meliputi metode sosialisasi dan pelatihan pada guru yaitu untuk mengenalkan aplikasi absensi digital dan melatih guru dalam mengoprasikan aplikasi absensi tersebbut
G. Implementasi
Metode implementasi yang meliputi metode sosialisasi dan pelatihan pada guru yaitu untuk mengenalkan aplikasi absensi digital dan melatih guru dalam mengoprasikan aplikasi absensi tersebut
Hasil Dan Pembahasan
A. Pembahasan
Pembuatan sistem presensi menggunakan aplikasi scan it to office yang menggunakan sistem QR Code dan Google Spreadsheet di Sekolah Madrasah Ibtidaiyah di Desa Trebungan merupakan inovasi yang efisien dan ekonomis dalam memonitoring kehadiran siswa. Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi yang mudah diakses dan digunakan oleh semua pihak sekolah. Proses implementasinya meliputi beberapa tahapan utama sebagai berikut:
Gambar 1 Use Case Diagram
Gambar 1 menunjukan interaksi antara pengguna pada sistem ini terdiri dari manajemen administrasi, manajemen presensi, manajemen akun dan manajemen laporan. Berikut penjelasan dari masing- masing manajemen :
a) Manajemen administrasi, ini menjelaskan tentang pengguna melakukan proses login ke dalam sistem absensi. Setelah melakukan proses login maka pengguna dapat melakukan kegiatan seperti penambahan item, penyekenan terhadap siswa, administrasi daftar hadir mengajar & realisasi SAP.
b) Manajemen presensi, yaitu bagaimana pengguna melakukan proses absensi selama pembelajaran.
c) Manajemen akun, ini menjelaskan tentang tahapan pengolahan data sistem yang ada pada kontrak belajar serta daftar hadir mengajar & realisasi SAP, seperti guru dapat menambahkan data, mengubah data maupun menghapus data.
d) Manajemen laporan, ini menjelaskan tentang bagaimana pengguna mencari data dan menampilkannya untuk proses pencetakan.
2) Flowchart
Pada tahap ini analisa fitur-fitur yang perlu dibangun di dalam sistem absensi. Tahapan ini terdiri dari satu tahapan flowchart yaitu untuk guru, seperti ditunjukan pada Gambar 2.
Gambar 2 Flowchart Absensi Digital Siswa
Tabel 2 menunjukan alur proses sistem untuk menginputkan data absensi setiap siswa. Tahapan ini terdiri dari pengguna mengakses sistem absensi, kemudian pengguna melakukan proses input akun untuk dapat masuk ke sistem absensi, jika input sesuai maka proses sistem berlanjut dan apabila tidak sesuai, maka sistem akan meminta untuk mengulang inputan. Tahap selanjutnya yaitu pengguna
Desa Trebungan
melakukan proses input absensi. Dan langkah terakhir adalah guru menampilkan data absensi mahasiswa yang telah melakukan absen selama perkuliahan dan selesai.
B. Hasil
Pengujian digital signature yang telah dilakukan didasarkan atas usulan digital signature yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini adalah tahapan-tahapan pada proses yang dibuat:
1) Halaman Beranda Aplikasi
Gambar 3 Halaman Beranda Aplikasi
Guru sebelum masuk harus mengklik google spreadsheet (drive) untuk masuk ke halaman login 2) Halaman Login
Gambar 4 Halaman Login
Pada halaman login kita hurus memasukkan akun email google kita dan ingant akun yang digunakan pada aplikasi harus sama dengan yang digunakan pada google drive (google spred sheet) agar antara aplikasi scan it to office dan google drive (google spredsheet) bisa terhubung.
3) Membuat File Google Spredsheet
Gambar 5 Membuat File Google Spreadsheet
Pada gambar 3 ini adalah proses pembuatan file google spredsheet yang akan menjadi tempat data siswa yang akan masuk.
Gambar 6 Penambahan Item Absensi Digital
Pada gambar 4 adalah proses pengeditan atau penambahan item yang nantinya akan digunkan dan yang akan muncul saat proses penyekenan.
5) Web Pembuat Qr Codenya
Gambar 7 Web Pembuat Qr Codenya
paga gambar 5 adalah web yang digunakan untuk mebuat QR Codenya untuk proses pembuatanya sangatlah simpel yaitu:
a. Ketikkan terlebih dahulu nama-nama siswa yang akan dibuat barcodenya terlebih dahulu.
b. Copy lalu paste nama-nama yang ingin dibuat di web QrexPlore.
c. Setelah itu Generate d. Lalu download e. Selesai
6) Hasil Pembuatan Qr Code
Gambar 8 Hasil pembuatan Qr Code
Desa Trebungan
Gambar 9 Hasil pembuatan Qr Code
Pada gambar 6 dan 7 adalah hasil dari pembuatan dan pengeditan QR Code yang sudah kita buat.
Untuk pengeditannya menggunagan aplikasi canva.
7) Pengaplikasian Barcode
Gambar 10 Pengaplikasian Barcode
Pada gambar 10 adalah proses pengaplikasian Barcode di MI Al-Khairiyah yang bertujuan untuk ke efektifan dari aplikasi absensi tersebut.
8) Hasil Penginputan Barcode
Gambar 11 Hasil Penginputan Barcode
Pada gambar 11 adalah hasil dari penginputan dengan aplikasi absensi digital yang terscan lalu masuk ke dalam file spredsheet.
9) Pengimplementasian
Gambar 12 Pengimplementasian
Pada gambar 12 merupakan proses pengimplementasian/penerapan yang dilakukan di MI Al- Khairiyah.
Kesimpulan
Perancangan hingga ke tahap implementasi Absensi Digital telah dapat dijalankan dengan baik. Dengan aplikasi ini dapat mencegah terjadinya kecurangan absensi, karena absen disimpan dalam bentuk sebuah file excel dan dapat langsung tersimpan secara otomatis Kedalam file excel (google spreadsheet). Aplikasi ini juga mengunakan sistem Scan QR Code yang bertujuan mempermudah guru dalam pengabsenan, perekapan dan meminimalisir terjadinya kecurangan saat siswa tidak masuk. Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh maka penulis mempunyai saran-saran berupa untuk item Time (Waktu) pada aplikasi Scan It To Office terkadang masih terjadi eror, maka dari itu memerlukan pengabdetan sistem kembali pada aplikasi, untuk penambahan kehadiran siswa seperti alpha, masuk dan izin saat pengapsenan dikelas masih harus manual atau di klik tidak secara otomatis, dan perancangan hingga ke tahap implementasi Absensi Digital telah dapat dijalankan dengan baik, untuk selanjutnya diharap kan aplikasi ini dapat terus diaplikasikan di sekolah-sekolah.
Daftar Rujukan
[1] Andisa Risfania Syahputri (2019) Pengaruh Penerapan Sistem Absensi Online Dan Elogbook Terhadap Disiplin Kerja Pegawai Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kalimantan Timur, 6(2), 5690-5702.
[2] Akhiruddin Pulungan dan Alfa Saleh. (2019) Pemanfaatan QR Code Dalam Memudahkan Proses Absensi Siswa Berbasis Aplikasi Mobile,10(1), 1-12.
[3] Maulana. (2020) Perancangan Aplikasi Absensi Realtime Berbasis Web Pada Yayasan Sajogyo Inti Utama.1(1), 1-12
[4] Yulianto, A. (2021). Perancangan Sistem Informasi Absensi Sekolah Menggunakan Metode Prototype Berbasis Web.REMIK: Riset Dan e-Jurnal Manajemen Informatika Komputer,5(2), 257-262.
[5] Pertiwi, T. A., Luchia, N. T., Sinta, P., Dahlia, A., Fachrezi, I. R., Aprinastya, R., & Hamzah, M. L. (2023). Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Absensi Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Software Development.Jurnal Testing Dan Implementasi Sistem Informasi,1(1), 53-66.
[6] Mulia, (2020). Sistem Informasi Absensi berbasis WEB di Politeknik Negeri Padang, 05(01), 11±17.
[7] Ahmad, F. (2020). Implementasi Sistem Absensi Online Menggunakan QR Code. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 7(3), 455-462.
Desa Trebungan
[8] Rubiati. N., & Sahara. W. H. (2019). Aplikasi Absensi Siswa Menggunakan Qr Code dengan Bahasa Pemrograman Php di Smkit Zunurain Aqila Zahra di Pelintung. J. Inform. Manaj. dan Komput., vol. 11, no. 1, pp. 62–70.
[9] Agil, M., Kartika, R., Diyah, R., Bahri, S., & Nurhalifah, S. (2021). Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media Penyimpanan Data Masyarakat Rw.04 Kp. Cilayung. Proceedings Uin Sunan Gunung Djati Bandung, 1(48), 1–7.
[10] ]Li, X., Liu, H., & Li, D. (2021). Design and Implementation of an Attendance System Based on QR Code and Google Sheets. Journal of Physics: Conference Series.
