SOAL JADWAL RETENSI ARSIP I. BERILAH TANDA SILANG (X) PADA JAWABAN YANG BENAR
1. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, disebut :
a. Rekaman suara b. Vidio
c. Kaset d. Arsip
2. Jadwal yang memuat sekurang-kuranganya, jangka waktu penyimpanan, jenis arsip dan keterangan musnah, permanen dan dinilai kembali adalah :
a. Jadwal Retensi Arsip b. Daftar berkas arsip c. Daftar isi berkas
d. Jadwal kegiatan pimpinan 3. Retensi arsip adalah :
a. Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu arsip b. Informasi yang menyatakan tugas dan fungsi organisasi
c. Himpunan arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan d. Ketentuan yang memuat kegiatan pencipta arsip
4. Jangka waktu penyimpanan arsip di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan, disebut :
a. Retensi arsip aktif b. Retensi Arsip inaktif
c. Arsip yang akan dimusnahkan d. Arsip yang permanen
5. Himpunan arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki keterkaitan dalam suatu kontek pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis dan kesamaan masalah :
a. Pedoman retensi b. Series arsip c. Berkas arsip d. Item arsip
6. Pada Jadwal Retensi Arsip ada kolom KETERANGAN terdapat kalimat “ Dinilai kembali “ namun kalimat tersebut pada pelaksanaannya dibuat seminimal mungkin kalau bisa dihindari yang diutamakan adalah “Musnah” atau “Permanen” hal ini disebabkan :
a. Suatu arsip memiliki nilaiguna skunder atau permanen b. Arsip tersebut bisa langsung di musnahkan
c. Terjadi keragu-raguan yang pada akhirnya menimbulkan masalah d. Arsip mempunyai nilaiguna primer,skunder dan tersier
7. Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip dilingkunganya, adalah:
a. Unit Kearsipan b. Unit pencipta arsip c. Satker
d. Unit Pengolah/unit kerja
8. Jadwal Retensi Arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, BUMN dan BUMD setelah mendapatkan ...
a. Persetujuan Kepala Daerah
b. Pertimbangan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia c. Penetapan Pimpinan Lembaga Negara
d. Pesetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia 9. Tim kerja penyusun JRA sekurang-kurangnya memuat unsur :
a. Pimpinan unit kearsipan, Unit pengolah, Arsiparis dan atau pengelola arsip b. Pejabat eselon II, pencipta arsip, pengelola arsip
c. Pemilik arsip, pejabat setempat, Arsip Nasional RI
d. Lembaga Kearsipan, Pimpinan unit kearsipan dan pimpinan kepala daerah
10. Pengesahan Jadwal Retensi Arsip oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daeah, perguruan tinggi, BUMN dan BUMD dalam bentuk ...
a. Peraturan atau penetapan b. Keputusan/ketetapan c. Instruksi
d. Surat Edaran
11. Fungsi dan tugas organisasi pada dasarnya dibagi menjadi 2 bagian yaitu : a. Fungsi utama dan fungsi tambahan
b. Fungsi bisnis dan fungsi sosial c. Fungsi sosial dan fungsi untung rugi d. Fungsi Fasilitatif dan Fungsi substantif
12. Tugas pokok pada organisasi yakni melaksanakan tugas dan fungsi dari instansi yang bersangkutan sehingga masing-masing instansi mempunyai tugas pokok yang berbeda; tugas tersebut dinamakan :
a. Fasilitatif b. Substantif c. Bisnis
d. Struktur organisasi
13. Komposisi arsip yang tercipta dalam setiap instansi yang volumenya paling banyak adalah...
a. Arsip tidak berguna b. Arsip aktif
c. Arsip inaktif d. Arsip vital
14. Mengelola arsip pada dasarnya tidak hanya mengelola fisiknya saja tetapi perlu juga dipelihara struktur, isi dan konteks maka pernyataan tersebut menggambarkan bahwa arsip perlu juga dikelola ....
a. Informasinya b. Fisik arsipnya
c. Bebas dari jamur
d. Jangan sampai jatuh ke orang yang tidak berhak
15. Arsip yangmenngambarkan masa lalu dan sebagai alat bukti sejarah dan sebagai jati diri bangsa, memori kolektif bangsa dan bukti akuntabilitas adalah arsip....
a. Arsip dinamis b. Arsip statis c. Arsip vital d. Arsip penting
16. Arsip merekam kegiatan atau peristiwa sebagaimana apa adanya, mewakili fakta yang direkam menunjukkan kejujuran maka tinjauan secara:
a. Filosofis b. Yuridis c. Sosiaologis d. Geografis
17. Fungsi dari Jadwal Retensi Arsip pada hakekatnya adalah untuk : a. Penyusutan dan penyelamatan
b. Penataan arsip c. Pengelompokan arsip
d. Bagian dari Manajemen kearsipan
18. 4 (empat ) instrumen yang minimal harus dimilik oleh instansi adalah :
a. Tata naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsi dan Sistem Klasifikasi keaman dan Akses Arsip Dinamis
b. Arsip Terjaga, Dafatar arsip, arsip Dinamis dan arsip statis
c. Manjamen Kearsipan, Daur Hidup arsip, SDM kearsipan dan anggaran d. Jadwal Retensi Arsip, record center, central file dan Daftar Arsip
19. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur, pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, terjadi penumpukan arsip masalah ini sering terjadi di...
a. Record center b. Unit Kerja
c. Kebanyakan instansi d. Kurangnya SMD kearsipan
20. Peralatan standar yang digunakan untuk arsip aktif, adalah ...
a. Filing cabinet, folder, skad/guide dan lemari/rak arsip b. Bok, rak dan folder
c. Folder, odner, kertas pembungkus d. Rool opec, rak arsip dan bok arsip
21. Jadwal Retensi Arsip pada dasarnya secara garis besar dikelompokkan menjadi 2 bagian yaitu :
a. Primer dan skunder b. Aktif dan inaktif c. Dinamis dan statis d. Fasilitatif dan substantif
22. Nilai yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti , bahan pertenggungjawaban nasional adalah nilaiguna :
a. Nilai guna primer b. Nilaiguna tersier c. Nilaiguna intrinsik d. Nilaiguna skunder
23. Pada Jadwal retensi Arsip terdapat kolom keterangan , kolom tersebut berisi : a. Musnah, permanen, dinilai kembali
b. Aktif, inaktif
c. Series arsip, jenis arsip
d. Tingkat perkembangan, volume arsip
24. Berdasarkan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2 bagian yaitu : a. Substantif dan Fasilitatif
b. Penting dan Berguna c. Terjaga dan Umum d. Dinamis dan Statis.
25. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dinamakan : a. Central file
b. Gudang c. Bok arsip d. Record Center
II. JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI
1. Apakah yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ? 2. Bagaimana Persyaratan penyusunan JRA ?
3. Pada Kolom JRA khususnya Jangka Waktu Penyimpanan ( retensi) aktif terdapat beberapa kalimat “tutup berkas (clossfile)” apa maksudnya dan berikan beberapa contoh
4. Bila JRA telah mendapat persetujuan Kepala ANRI bagaiman proses selanjutnya di Instansi yang mengajukan JRA ???
angka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu arsip
