SOP Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

(1)

Standar Operasional Prosedur (SOP) Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

I. LATAR BELAKANG

Kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A merupakan salah satu kegiatan HIMA SE- A dalam Program Kerja Bidang Informasi dan Komunikasi (INFOKOM) yang difungsikan sebagai media untuk mengenal lebih dalam tentang desain grafis kepada masyarakat umum.

Kegiatan ini tidak hanya dikhusus untuk anggota HIMA SE-A, melainkan untuk masyarakat luas.

Kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A ini bertujuan untuk menambah skill dan pengetahuan khususnya untuk mahasiswa Universitas Winaya Mukti dan umumnya untuk masyarakat luas, dan bertujuan untuk mempererat rasa kekeluargaan antar anggota HIMA SE- A.

Kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A harus direncanakan secara matang agar dapat dijadikan ajang mencari informasi, mempelajari hal-hal yang berguna untuk diri sendiri dan organisasi, sehingga dalam pelaksanaannya tidak melanggar aturan-aturan dan landasan- landasan yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan ini, dan Goal setting atau tujuan dari kegiatan ini dapat tercapai.

LANDASAN

1. Tridharma Perguruan Tinggi

2. Program Kerja HIMA SE-A periode 2021 – 2022

3. Ketentuan Umum HIMA SE-A BAB II Pasal 5 tentang Tujuan Organisasi Himpunan Mahasiswa Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian-Agribisnis FAPERTA UNWIM.

II. KETENTUAN PELAKSANAAN

A. BENTUK, TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN 1. Bentuk Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan dalam bentuk webinar berupa pematerian beserta praktek.

2. Tempat Kegiatan

Tempat pelaksanaan di Zoom Meeting.

3. Waktu Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan pada : Hari : Sabtu, 21 Mei 2022 Waktu : 09.00 s/d Selesai

(2)

B. PESERTA DAN PELAKSANA 1. Peserta

Peserta Webinar Desain Grafis HIMA SE-A adalah Mahasiswa Universitas Winaya Mukti dan masyarakat umum.

2. Pelaksana

a. Penanggung jawab

Penanggung jawab adalah pimpian perguruan tinggi di bidang kemahasiswaan dan bertanggung jawab kepada pimpinan perguruan tinggi.

b. Pengawas

Pengawas DPMJ, dan Pelaksana Tugas Ketua Himpunan HIMA SE-A.

c. Steering Comite (SC)

Steering Comite terdiri dari Tim Bidang Informasi dan Komunikasi (INFOKOM) HIMA SE-A.

d. Panitia/Organizing Comite

Panitia adalah para pengurus Hima SE-A dan Anggota aktif HIMA SE-A.

C. TUJUAN DAN GOAL SETTING 1. Tujuan :

a. Tujuan umum:

Pelaksanaan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A ini adalah untuk melatih dan mengembangkan skill masyarakat umum terutama mahasiswa UNWIM di bidang desain grafis.

b. Tujuan Khusus:

• Mempererat hubungan antar anggota HIMA SE-A

• Membangun keakraban antar anggota HIMA SE-A

• Memperkenalkan Universitas Winaya Mukti ke masyarakat luas

• Membentuk generasi Indonesia yang paham akan dunia desain grafis 2. Goal setting :

• Mahasiswa Universitas Winaya Mukti dan masyarakat umum lebih mengenal mengenai dunia desain grafis.

• Masyarakat memahami potensi pada diri mereka di bidang desain grafis.

• Masyarakat dapat mengimplementasikan materi tentang desain grafis dalam kehidupan sehari - hari.

(3)

III. PROSEDUR

A. Pra Pelaksanaan Kegiatan

1. Pembuatan SOP (Standar Oprasional Prosedur) Webinar Desain Grafis HIMA SE- A

Pembuatan SOP adalah kegiatan yang dilakukan untuk membuat kerangka atau acuan kerja dalam kegiatan, agar proses atau tindakan operasional bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pembuatan SOP diketahui oleh Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi dan disetujui oleh Pelaksana Tugas Ketua Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi Agribisnis.

Kerangka pembuatan SOP sesuai dengan Ketentuan Umum BAB VI pasal 13 dan Ketentuan khusus BAB VII pasal 41 Peraturan Daerah Keluarga Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Winaya Mukti.

2. Pembentukan panitia

Pembentukan panitia adalah kegiatan yang dilakukan untuk memilih tempat atau bidang di susunan kepanitiaan. Susunan kepanitiaan sebagai berikut:

a. Ketua pelaksana

• Memimpin panita sesuai dengan ketentuan-ketentuan kebijaksanaan yang telah diputuskan.

• Memimpin rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A.

• Mengkoordinasikan panitia.

• Mengarahkan pelaksanaan kegiatan.

• Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan.

• Bertanggung jawab atas kepanitiaan, kegiatan, dan penanggung jawab kegiatan (pimpinan perguruan tinggi bidang kemahasiswaan) melalui koordinasi dengan SC.

• Meminta laporan kepada setiap divisi.

• Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan.

• Berkonsultasi aktif dengan SC.

(4)

b. Sekretaris

• Membantu Ketua Pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.

• Membuat surat seperti: surat pemberitahuan, surat rekomendasi.kegiatan, surat undangan, surat peminajaman alat dan tempat, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, surat permohonan pemateri.

• Membukukan dan mengarsipkan hasil rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A .

• Menjadi Notulen disetiap rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A.

• Membuat proposal serta laporan pertanggung jawaban.

• Bertanggung jawab atas cap/stempel kegiatan.

• Membuat SK kepanitiaan.

• Menyiapkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia.

• Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan).

• Memfasilitasi rapat kepanitiaan.

• Membuat list kebutuhan dan anggaran.

• Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.

c. Bendahara

• Membantu Ketua Pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.

• Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua pelaksana.

• Mengadakanusaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana.

• Menyusun rencana anggaran belanja danpengelolaandana.

• Mengawasi pemasukan dan pengeluaran dana.

• Membuat pembukuan tentang segalas esuatu yang menyangkut pendanaan.

• Membuat pembukuan semua kuitansi, nota, atau semua bukti lainnya. yang berkaitan dengan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A .

• Membuat laporan pertanggung jawaban keuangan secara keseluruhan.

• Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana

(5)

d. Divisi acara

• Membuat susunan acara (Run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, pengisi acara, perlengkapan dan tempat).

• Bersama Divisi Transportasi Logistik menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal- hal teknis dilapangan.

• Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait.

• Menyediakan moderator atau MC atau pembawa acara disetiap rangkaian acara.

• Membuat list kebutuhan anggaran.

e. Divisi Logistik

• Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya berkoordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan perlengkapan sarana.

• Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman atau penyewaan peralatan.

• Bertanggung jawab atas pemeliharaan atau perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan.

• Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.

• Membuat list kebutuhan dan anggaran.

f. Divisi Humas

• Mengantarkan dan memasikan disposisi surat (undangan, surat peminjaman alat dan tempat).

• Menghubungi tamu-tamu penting dalam acara Webinar Desain Grafis HIMA SE-A dengan berkoordinasi terhadap divisi acara.

• Menghubungi dan mengkonfirmasi pembicara/pemateri.

(6)

• Membuat list kebutuhan dana dan anggaran

g. Divisi konsumsi

• Menyiapkan dan mengatur menu makanan, termasuk penjadwalannya.

• Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta dan pengisi acara.

• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan.

• Mengurus biaya konsumsi.

• Membuat list kebutuhan dana dan anggaran.

h. Divisi Dokumentasi

• Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video.

• Menyediakan alat dokumentasi.

• Membuat perlengkapan kesekretariatan ( Sertifikat pemateri, peserta, dan panitia, serta plakat untuk pemateri, background untuk zoom meeting)

• Membuat list kebutuhan dan anggaran

• Bertanggungjawab kepada ketua pelaksana.

3. Rapat Kepanitiaan

Rapat kepanitiaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk merumuskan, merancang dan mempersiapkan keperluan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan, serta untuk melaporkan progres kinerja dari setiap divisi dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan. Rapat kepanitiaan dibagi dalam beberapakali rapat, dengan pembahasan sebagai berikut :

a. Pemaparan dan pembahasan Konsep b. Pembuatan administrasi kegiatan

c. Kebutuhan per divisi dan rencana anggaran biaya d. Progres persiapan per divisi

e. Pemaparan susunan acara kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A . f. Teknis pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A.

(7)

B. Hari Pelaksanaan Kegiatan a. Pembukaan

Pembukaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk proses awal kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A serta membuka acara kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A . Dengan susunan acara sebagai berikut :

• Susunan acara pembukaan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A:

- Pembukaan acara

- Pembacaan Ayat Suci Al-Quran - Menyanyikan Mars HIMA SE-A.

- Menyanyikan Hymne Universitas Winaya Mukti.

- Sambutan Ketua pelaksana kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A - Sambutan Pelaksana Tugas Ketua Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi

Agribisnis

- Sambutan Kepala Prodi Agribisnis Universitas Winaya Mukti - Sambutan Dekan Fakultas Pertanian Universitas Winaya Mukti - Sambutan Rektor Universitas Winaya Mukti

b. Pemberian materi

Pemberian materi dilakukan oleh pemateri yang telah dipilih oleh panitia, Pemberiani materi berbentuk ceramah kemudian dilanjutkan dengan implementasi materi.

Materi yang akan disampaikan adalah:

• Pengertian desain grafis

• Pemilihan software desain grafis (memilih canva)

• Pengertian dan fungsi canva

• Alasan memilih canva

• Pengenalan canva

• Contoh penerapan penggunaan canva (poster pertanian)

c. Implementasi Materi

Implementasi materi merupakan tindak lanjut dari materi yang diberikan, dimana peserta diberikan praktek, simulasi untuk memperdalam keterampilan dan pemahaman pada materi yang telah disampaikan.

(8)

d. Evaluasi panitia

Evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui progres kegiatan dengan cara setiap divisi melaporkan kepada ketua pelaksana. Evaluasi panitia dilakukan diakhir acara.

C. PASCA PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Pembuatan Laporan Pertanggung jawaban

Pembuatan laporan pertanggung jawaban merupakan rangkaian terakhir dalam pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A ini. Tujuan dari pembuatan laporan pertanggung jawaban ini adalah untuk mengevaluasi seluruh proses pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A, mempertanggung jawabkan keuangan kegiatan sehingga dana masuk dan keluar dapat diketahui secara rinci, dan mengetahui kendala-kendala serta kekurangan-kekurangan yang dihadapi selama pelaksanaan.

Kerangka pembuatan LPJ sesuai dengan Ketentuan Umum BAB IV pasal 7 dan Ketentuan Khusus BAB III pasal 19-pasal 27 Peraturan Daerah Keluarga Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Winaya Mukti.

2. Evaluasi Akhir

Evaluasi Akhir adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui progres kegiatan dengan cara setiap divisi melaporkan kepada ketua pelaksana. Evaluasi ini sangat diperlukan untuk dapat memperbaiki kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya. Evaluasi akhir paling lambat dilaksanakan satu minggu setelah pelaksanaan kegiatan selesai.

IV. TATA TERTIB PELAKSANAAN WEBINAR DESAIN GRAFIS HIMA SE-A A. TATA TERTIB PANITIA

1. Panitia tidak diperbolehkan menghina dan berbicara kasar terhadap peserta ataupun panitia lainnya.

2. Tidak dalam pengaruh obat-obatan dan minuman keras.

3. Tidak melakukan perbuatan asusila ataupun pelecehan terhadap peserta atau panitia lain.

4. Tidak menggunakan NARKOBA

5. Pada saat pelaksanaan kegiatan panitia diwajibkan menggunakan baju PDH HIMA SE- A.

(9)

6. Bertanggung jawab dengan tugasnya masing-masing.

7. Datang tepat waktu ketika pelaksanaan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

8. Setiap anggota rapat harus datang tepat waktu (tenggang waktu 15 menit dari waktu yang telah ditentukan)

9. Bagi anggota yang tidak bisa mengikuti rapat harus izin terlebih dahulu kepada ketua pelaksana sehari sebelum rapat

10. Bagi anggota yang tidak mengikuti rapat selama 3x pertemuan akan mendapat sanksi yang pertama peringatan, kedua teguran dan ketiga berupa dikeluarkan dari kepanitiaan 11. Bagi panitia yang melanggar peratuan, akan dikenakan sanksi.

B. TATA TERTIB PESERTA WEBINAR DESAIN GRAFIS HIMA SE-A 1. PeraturanAtribut :

• Mengenakan baju yang rapih dan sopan 2. Peraturan Selama Kegiatan

1. Tidak diperbolehkan menghina dan berbicara kasar terhadap peserta ataupun panitia.

2. Tidak dalam pengaruh obat-obatan dan minuman keras.

3. Tidak melakukan perbuatan asusila ataupun pelecehan terhadap peserta atau panitia lain.

4. Tidak menggunakan NARKOBA

5. Datang tepat waktu ketika pelaksanaan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A.

6. Peserta diwajibkan On Camera saat kegiatan berlangsung .

V. SANKSI DAN PEMBELAAN

Sanksi adalah tanggungan (tindakan, hukuman, dan sebagainya) untuk panitia atau pun peserta yang melanggar perjanjian atau ketentuan yang telah dibuat sanksi tersebut dibedakan menjadi 3 bagian sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan (Ringan, Sedang, dan Berat)

A. SANKSI PANITIA

Sanksi panitia adalah sanksi untuk panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A yang telah melanggar atau tidak sesuai dengan aturan serta ketentuan yang diberikan.

Sanksi tersebut diberikan sesuai kesalahan atau pelanggaran (biasa, sedang, berat) yang dilakukan.

(10)

NO JENIS PELANGGARAN TINGKAT

PELANGGARAN BENTUK SANKSI

1.

• Berpakaian tidak sesuai dengan aturan pelaksanaan

kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Terlambat ketika pelaksanaan

• Tidak tepat waktu ketika rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Tidak hadir satu kali dalam rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Berpakaian tidak sopan saat rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Menimbulkan kekacauan saat rapat ataupun saat pelaksanaan

BIASA

• Teguran langsung atau hukuman ringan (Push up, Scout jump, Sit up)

(11)

2.

• Melakukan

penghinaan terhadap peserta atau panitia lain pada saat pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Berbicara kasar terhadap peserta atau panitia lain ketika pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Tidak menjalankan tugasnya setelah pembagian tugas per divisi

• Tidak mengikuti rapat panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A selama dua kali pertemuan.

SEDANG

• Mendapatkan surat peringatan

3.

• Melakukan kontak fisik terhadap peserta atau panitia lain.

• Berada dalam pengaruh obat- obatan dan minuman keras saat rapat ataupun saat pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A .

BERAT

• Mendapatkan surat peringatan

• Dikeluarkan dalam kepanitiaan

• Bertanggung jawab sepenuhnya atas tindakan yang

(12)

• Menggunakan NARKOBA

• Melakukan tindak asusila atau pelecehan terhadap peserta atau panitia lain

dilakukan (sesuai dengan hukum yang ada)

B. SANKSI PESERTA

Sanksi peserta adalah sanksi untuk peserta Webinar Desain Grafis HIMA SE-A yang telah melanggar atau tidak sesuai dengan aturan serta ketentuan yang diberikan.

Sanksi tersebut diberikan sesuai kesalahan atau pelanggaran (biasa, sedang, berat) yang dilakukan.

NO JENIS PELANGGARAN TINGKAT

PELANGGARAN JENIS SANKSI

1.

• Berpakaian tidak sesuai dengan aturan pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Terlambat 5 – 10 menit pada saat pelaksanaan kegiatan.

• Keluar masuk ruangan saat acara berlangsung kecuali seizin panitia

• Merusak dan

menghilangkan perlengkapan

Webinar Desain Grafis HIMA SE-A pribadi atau orang lain.

RINGAN

• Nasihat

• Sanksi Verbal/

Teguran secara langsung

(13)

2.

• Terlambat 10 – 20 menit pada saat pelaksanaan

• Tertawa dan berteriak yang tidak sesuai dengan norma kesopanan

SEDANG

• Nasihat

• Sanksi Verbal/

• Sit up/ scout jump/

push up

3.

• Tidak mengikuti kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

• Menggunakan NARKOBA

• Dalam pengaruh obat- obatan dan minuman keras

• Menyinggung SARA, merendahkan

martabat dan berkata kotor

• Melakukan tindakan

yang memicu

keributan

• Melakukan perbuatan asusila.

BERAT

• Nasihat

• Sanksi Verbal/

• Tidak

mendapatkan E- Sertifikat

C. PEMBELAAN

Pembelaan adalah suatu hal yang dilakukan oleh peserta/panitia ketika melakukan kesalahan atau tidak mengikuti peraturan yang diberikan. Pembelaan dapat diterima dan ditolak dengan keterangan sebagai berikut :

1. Pembelaan peserta atau panitia diberikan kesempatan sebelum sanksi diberikan 2. Setiap bentuk kesalahan didasarkan atas praduga tak bersalah

3. Pembelaan harus didasarkan pada alasan yang rasional

(14)

4. Pembelaan setelah diberikan dapat diterima atau ditolak sesuai dengan alasan dan bukti salah atau tidaknya.

VI. HAK DAN KEWAJIBAN PESERTA A. HAK PESERTA

1. Mendapat perlindungan dan perlakuan yang sama oleh panitia Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

2. Mendapatkan ilmu pengetahuan dan mengikuti implementasi materi

3. Mendapat penghargaan dan sanksi/Hukuman sewajarnya sesuai dengan sanksi dan tata tertib Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

4. Bertanya serta mendapat penjelasan dan bimbingan dari Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

5. Memiliki hak untuk membela diri selama itu masih bisa di pertanggungjawabkan (disertakan bukti/saksi)

6. Mengadukan panitia dan peserta yang melanggar ketentuan yang telah dibuat oleh Steering Comitee

7. Peserta diperkenankan membawa dompet alat komunikasi serta kebutuhan- kebutuhan pribadi lainnya.

B. KEWAJIBAN PESERTA

1. Mengetahui seluruh informasi mengenai Webinar Desain Grafis HIMA SE-A 2. Peserta wajib datang 15 menit sebelum acara dimulai

3. Membaca, memahami, dan melaksanakan segala ketentuan yang telah ditetapkan dalam tata tertib peserta Webinar Desain Grafis HIMA SE-A 4. Mengikuti seluruh rangkaian acara kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-

A

5. Menjaga ketertiban acara selama pelaksanaan

6. Menghormati seluruh panitia dan komponen yang ada di dalam dan di luar kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A

7. Menghormati hak-hak peserta yang lain

8. Mengenakan pakaian dan atribut sesuai dengan ketentuan yang diberikan ketika kegiata Webinar Desain Grafis HIMA SE-A berlangsung.

9. Menjaga kerapihan dan kebersihan diri maupun lingkungan.

(15)

VII. PENUTUP

Pada dasarnya pelaksanaan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A merupakan salah satu upaya proses pengembangan skill di bidang desain grafis.

SOP ini dibuat berdasarkan kebutuhan dalam membantu pelaksanaan kegiatan Webinar Desain Grafis HIMA SE-A dan juga sebagai acuan atau pedoman dalam melaksanakannya.

Tidak lupa kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada pihak yang membantu dalam pembuatan SOP ini sehingga dapat diselesaikan sebelum waktu yang ditentukan.

(16)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR WEBINAR DESAIN GRAFIS HIMA SE-A FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS WINAYA MUKTI

Mengetahui, Ketua Bidang

Informasi dan Komunikasi (INFOKOM)

INTAN WINARYO NPM.4122.1.20.12.0016

Menyetujui,

Pelaksana Tugas Ketua Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi Agribisnis

(HIMA SE-A)

SONI KURNIAWAN NPM.4122.1.19.12.0003