Gambar 11.7 merangkum beberapa isu utama dalam mengelola pengembangan aplikasi di setiap segmen portofolio.
Seringkali, organisasi harus memperoleh atau mengembangkan keterampilan teknologi baru untuk mengembangkan aplikasi dan mendukung proses evaluasi.
Beberapa keterampilan mungkin harus diperoleh melalui vendor atau ahli dari luar, tetapi penting bahwa transfer pengetahuan yang efektif terjadi selama fase evaluasi, untuk menghindari ketergantungan di masa depan pada keterampilan teknis yang hanya tersedia di luar.
Tahun 1990-an melihat implementasi yang luas dari Enterprise (atau Enterprise wide) Systems (ES) di banyak industri. Yang paling terkenal mungkin adalah paket Enterprise Resource Planning (ERP) yang disediakan oleh berbagai
vendor, awalnya untuk sektor manufaktur. Sejak itu, versi ERP telah dikembangkan untuk industri lain seperti logistik, utilitas, perawatan kesehatan, ritel, dan bahkan pendidikan. Sistem ES, baik berbasis paket atau dibuat khusus, telah
dikembangkan di sebagian besar sektor industri dan komersial, mulai dari Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), Manajemen Pusat Panggilan, Manajemen Rantai Pasokan (SCM), Administrasi Kebijakan (dalam asuransi) hingga Pasien Elektronik Catatan dalam perawatan kesehatan. Karakteristik utama mereka adalah bahwa mereka mempengaruhi sejumlah besar proses dan fungsi organisasi, menstandardisasi dan mengintegrasikan informasi dan aktivitas.
Beberapa benar-benar perusahaan-lebar dalam arti bahwa mereka berurusan dengan semua kebutuhan informasi bisnis, tetapi semua memiliki pengaruh yang signifikan terhadap strategi SI keseluruhan organisasi. ES biasanya tidak cocok dengan salah satu dari empat segmen portofolio, mengingat kegiatan yang tercakup dan berbagai potensi manfaat yang tersedia. Oleh karena itu, mereka sering melibatkan kombinasi dari semua masalah portofolio, campurannya bergantung pada tujuan investasi dan situasi saat ini di seluruh kegiatan.
Sementara aplikasi berpotensi tinggi harus dievaluasi terkait dengan teknologi tertentu, mungkin ada lebih dari satu opsi untuk evaluasi. Dapat disarankan untuk melaksanakan proyek-proyek R&D yang bersaing dan paralel yang berfokus pada satu aplikasi bisnis, terutama jika potensi keuntungannya tampak sangat tinggi, jika kecepatan adalah esensinya dan/atau pesaing melakukan evaluasi serupa. Namun, dalam kasus ini kriteria keputusan akhir harus dijabarkan dengan jelas atau proses hanya akan meninggalkan lebih banyak ketidakpastian di akhir daripada di awal!
tidak dapat dicapai dalam operasi. Contohnya adalah situs web pakaian boo.com, yang terlalu lambat dalam memuat grafik yang rumit. Ini membuat pelanggan potensial frustrasi dan mungkin berkontribusi pada kehancuran perusahaan.
KASUS KHUSUS 'SISTEM PERUSAHAAN'
. penggantian sistem yang ada untuk memenuhi persyaratan Y2K, lebih hemat biaya daripada mengubah semua aplikasi yang ada; . penggantian sistem warisan yang tidak terintegrasi dengan aplikasi dan basis data terintegrasi untuk
mengurangi biaya jangka panjang dan menyediakan sistem dengan kualitas lebih tinggi yang menggabungkan 'praktik terbaik' industri; . peningkatan undang-undang dan peraturan di banyak industri telah membuat
Sementara sebagian alasan pertumbuhan penggunaannya adalah pengembangan paket komprehensif oleh pemasok perangkat lunak, lima masalah lain telah mempercepat adopsi mereka:
Kasus Khusus 'Sistem Perusahaan' 543
Gambar 11.7 Pendekatan dan karakteristik pembangunan
Secara keseluruhan, apa pun jenis ES tertentu, perbedaan utama dari pengembangan SI yang lebih tradisional adalah niat ambisius, kompleksitas aplikasi dan ruang lingkup lintas fungsi, jangkauan pemangku kepentingan yang berbeda yang terlibat, dan tingkat perubahan bisnis dan organisasi yang diperlukan untuk mengakomodasi model bisnis baru yang melekat pada ES.
Pada akhir 1990-an banyak makalah dan buku ditulis untuk memberikan pemahaman tentang masalah ini, keterkaitannya dan cara mengatasinya.9 Sebagian besar tulisan hingga saat ini didasarkan pada pengalaman ekstensif yang sekarang tersedia dari implementasi ERP, tetapi pelajarannya sama-sama valid. untuk pengembangan ES lainnya. Yang utama diringkas di sini.
Oh! dan kemungkinan menghentikan bisnis jika gagal!
Sementara implementasi ES, berdasarkan cakupan dan potensi dampaknya, inisiatif perubahan organisasi utama, banyak yang default menjadi 'proyek perangkat lunak'. Dalam survei kriteria keberhasilan10 untuk proyek ERP, 89%
dinilai berhasil—perangkat lunaknya berfungsi dan proyek diselesaikan dengan mendekati perkiraan waktu dan biaya. Tetapi hanya 25% yang telah mencapai manfaat bisnis yang diinginkan. Contoh pada Tabel 11.1 mungkin merangkum alasan utama untuk ini. Perusahaan yang bersangkutan mengimplementasikan paket ERP dua kali! Pertama kali tidak berhasil, tetapi mereka menyadari mengapa dan memiliki keberanian untuk mencoba lagi dan kali ini berhasil.
Pengalaman perusahaan ini bukanlah hal yang luar biasa—banyak organisasi menerapkan kembali sistem semacam itu untuk mendapatkan manfaat yang tidak dicapai pertama kali. Sebuah perusahaan farmasi besar menerapkan sistem ERP di seluruh dunia pada 1990-an di semua unit manufakturnya, tetapi memberikan kebebasan yang cukup besar kepada setiap unit dalam cara 'menyesuaikan' dan memanfaatkan paket. Akibatnya, manfaat rantai pasokan utama yang diharapkan tidak bertambah. Implementasi ulang lebih
terstandarisasi dan membutuhkan unit untuk mengubah praktik mereka menjadi 'kepatuhan' merupakan masalah utama, dan membeli perangkat lunak 'sesuai' yang komprehensif dapat membantu menghindari konsekuensi serius dari kegagalan memenuhi regulator; . penyediaan arsitektur aplikasi dan proses bisnis, untuk memungkinkan perpindahan cepat dan efektif ke
dalam perdagangan elektronik dan adopsi internal praktik e-bisnis; . dalam organisasi multinasional atau global, kebutuhan untuk memperluas bisnis dengan replikasi cepat model bisnis yang ada, untuk menggunakan sumber
daya dan pengetahuan secara fleksibel di seluruh produk, layanan dan pasar serta untuk menangani secara konsisten dan efektif dengan pelanggan global yang besar.
TEAM
Team-Fly®
ES menciptakan visi itu atau memungkinkannya terjadi. Sayangnya, itu Visi sering mengabaikan atau meminimalkan masalah dan kendala saat ini
meningkatkan kinerja dan kelincahan rantai pasokan untuk semua perusahaan utama
visi tentang bagaimana bisnis akan beroperasi setelah manfaat penuh dari ES menciptakan hubungan yang koheren antara visi bisnis masa depan dan bagaimana
dapat direalisasikan, tetapi tetapkan niat awal yang memberikan 'garis dasar baru'
standar (atau 'vanilla') implementasi perangkat lunak dengan terkait
pendekatan yang lebih tepat untuk fase pertama adalah membangun keseluruhan muncul mencerminkan pendekatan dua fase yang berulang ini. Fase I melibatkan
dimana masalah dan kendala telah dihilangkan. Implementasi fase I harus memberikan dasar baru ini, seringkali melalui dasar, bahkan terbatas,
yang membatasi kemampuan organisasi untuk mengimplementasikan ES dengan sukses. A Kasus Khusus 'Sistem Perusahaan' 545
Satu tema umum dari penelitian11 ke dalam implementasi ES yang memiliki produk.
Kurangnya dukungan bisnis menyebabkan kedua prosedur Baru sepenuhnya diganti Keyakinan bahwa persyaratannya adalah kunjungan Situs sederhana dan ulasan dari yang lain pengalaman perusahaan (sumber: Mencapai Manfaat dari Paket Perangkat Lunak
Upaya kedua—berhasil
dan kesulitan menerapkan pemutakhiran Skala waktu pengiriman yang lebih singkat dan mudah tetap di tempatnya, dan sedikit gerakan yang diperlukan untuk menggunakannya; fasilitas untuk
prosedur perusahaan untuk menetapkan
Keyakinan bahwa ini adalah implementasi yang berisiko rendah dan langsung
Fungsi Bisnis dipimpin, oleh yang baru
perubahan DAMPAK, London, 1998)
Perubahan minimal pada paket, dan Persyaratan
Perubahan bisnis kecil
fungsi, didukung oleh IS Tabel 11.1 Menerapkan sistem 'Perencanaan Sumber Daya Perusahaan'—satu
beberapa perubahan besar
Pembangunan sistem yang lebih lama dan lebih kompleks, penggunaan fasilitas internal yang inovatif.
Manfaatnya melebihi ekspektasi jalur peningkatan masa depan dan sudah diketahui — cukup gunakan paket
untuk mengotomatiskan arus
Program Peningkatan Bisnis yang Diaktifkan, Pedoman Praktik Terbaik,
sistem baru dan lama (terutama manual) sistem sebelumnya dan semua staf adalah
Biaya, tidak ada manfaat
praktik dan sistem terbaik Upaya pertama—gagal
bisnis untuk mengadopsi sistem baru sistem lama ditarik
Proses organisasi dan bisnis IS dipimpin, dengan pengetahuan yang tidak
memadai tentang fungsi bisnis yang bersangkutan
proses
Perubahan paket yang dipesan lebih dahulu.
manajer yang direkrut, berpengalaman dalam
Pengetahuan bahwa ini akan membutuhkan
Sebuah visi baru (semoga tidak banyak berkurang dari yang asli!) Kemudian diperlukan untuk mengembangkan tujuan dan rencana baru untuk mencapai inovasi dalam proses dan praktik bisnis berdasarkan kemampuan ES yang sekarang tersedia untuk bisnis.
Sebuah model, berdasarkan hasil sejumlah penelitian tetapi menggunakan banyak terminologi Markus et al.,13 ditunjukkan pada Gambar 11.8.
perubahan praktik bisnis yang penting. Studi12 menunjukkan bahwa kinerja bisnis sering memburuk segera setelah implementasi, dan kemungkinan untuk memungkinkan hal ini diperlukan—peningkatan inventaris, lebih banyak sumber daya, dan menginformasikan harapan kepada mitra dagang. Fase 'shakedown' biasanya mengikuti di mana pemahaman tentang:
(a) bagaimana mengoptimalkan kinerja melalui perubahan lebih lanjut pada praktik bisnis dan konfigurasi ulang perangkat lunak; dan (b) bagaimana manfaat lebih lanjut sekarang dapat dicapai dengan menggunakan lebih banyak kemampuan perangkat lunak
dan dengan perubahan bisnis dan organisasi yang lebih radikal atau ekstensif.
Kedua tahap dapat diringkas sebagai 'berbasis masalah' untuk mencapai titik awal baru dari mana pengembangan 'berbasis inovasi' dapat dilakukan.
Gambar 11.8 Sistem perusahaan—tampilan implementasi dua tahap
beberapa isu-isu kunci tertentu yang perlu ditangani dalam kaitannya dengan
terkait dengan jenis ES yang terlibat (misalnya sistem ERP dan CRM).
implementasi telah hati-hati, bahkan perlahan, direncanakan untuk mendapatkan mendapatkan konsensus yang memadai tentang seperti apa masa depan dan bagaimana mendapatkannya
bagaimana cara baru dalam menjalankan bisnis dapat diciptakan.
untuk menyediakan layanan TI serta teknologi itu sendiri. Banyak penulis17 STRATEGI PENGELOLAAN INFRASTRUKTUR TI
perhatian manajemen sehari-hari di seluruh organisasi. Menghapus
Seperti yang juga dikatakan sebelumnya, ada banyak literatur yang diterbitkan dalam 5 tahun terakhir tentang topik ini; Tabel 11.2 berisi ringkasan dari
ketidakcukupan teknologi. Ketika mereka gagal, alasannya adalah organisasi dan, dalam banyak kasus, karena persepsi yang berbeda tentang niatnya
Mungkin definisi terbaik adalah 'dasar yang memungkinkan kemampuan TI bersama . perubahan di setiap daerah, diikuti dengan implementasi yang cepat. Seringkali, dua pertiga dari durasi proyek secara efektif 'perencanaan' dan sepertiga
fase, di mana beberapa perbedaan persepsi dibahas
strategi bisnis.
dan manajemen lini operasional dan di antara manajer lini dalam fungsi atau unit yang berbeda. Bukti dari satu studi14 adalah bahwa berhasil
diluncurkan. Pada awal proyek yang begitu besar dan ambisius, sulit untuk
'kasus khusus' dari ES. Tentu saja ada masalah khusus lebih lanjut
Definisi McKay dan Brockway mencakup keahlian manajerial
memasukkan 'layanan' dalam infrastruktur TI, karena sulit untuk dipisahkan pemahaman dan komitmen mayoritas, jika tidak semua, pemangku kepentingan terhadap manfaat dan menetapkan cara terbaik untuk mengimplementasikannya di sana, ketika berbagai isu dan masalah saat ini menjadi fokus
Detailnya dapat ditemukan di beberapa publikasi yang dirujuk di catatan akhir.15 masalah-masalah itu melepaskan kemampuan organisasi untuk membayangkan dan menyetujui
adalah implementasi. Banyak kegagalan dihasilkan dari perencanaan yang singkat
Bagian ini berkaitan dengan pengelolaan infrastruktur teknologi dari perspektif strategis dan, khususnya, isu-isu yang mempengaruhi investasi dalam pengembangannya dan kontribusi serta keselarasannya terhadap
Mendefinisikan infrastruktur TI dan komponennya menjadi lebih sulit seiring dengan berkembangnya teknologi dan semakin menjadi utilitas bisnis.
Seperti yang dikatakan sebelumnya, implementasi ES adalah program transformasi bisnis, bukan proyek SI/TI. Sangat sedikit yang gagal karena
atau didamaikan, diikuti oleh fase implementasi yang tak berkesudahan!
yang memberikan dasar untuk sistem bisnis lainnya.'16 Ini
dan manfaat serta tingkat perubahan yang diperlukan antara eksekutif senior Strategi untuk Mengelola Infrastruktur TI 547
. Harus ada manfaat yang diidentifikasi secara eksplisit baik bagi perusahaan maupun bagi sebagian besar, jika tidak semua, unit/fungsi yang terlibat, untuk memungkinkan perubahan bisnis dilakukan:
tetapi penerapan ES jarang memberikan manfaat langsung yang cukup untuk membenarkan biaya dan upaya. Memanfaatkan kemampuan baru akan memberikan manfaat lebih lanjut, yang perlu diidentifikasi di awal dan ditindaklanjuti setelah implementasi dasar selesai.
. Tim yang kuat, diberdayakan, multidisiplin, yang dipimpin oleh bisnis menggunakan suara
. Sebagian besar organisasi menyadari (setelah kejadian) bahwa lebih banyak sumber daya dan keahlian . Inisiatif SI/TI perusahaan sering kali tidak dipercaya oleh unit bisnis atau fungsi karena meningkatnya
kendali dan hilangnya otonomi.
. Agar berhasil, model bisnis harus berubah dan begitu juga struktur dan hubungan bisnis dan organisasi.
Penggerak dan kebutuhan akan perubahan harus dipahami di seluruh organisasi.
. Visi dan strategi bisnis yang didefinisikan dengan buruk atau dikomunikasikan secara tidak efektif akan mengurangi ES menjadi proyek teknologi saja, yang dimiliki oleh fungsi SI!
. Teknologi jarang menjadi penyebab kegagalan, biasanya akibat dari masalah organisasi atau budaya yang belum terselesaikan atau implementasi yang buruk
. Mengubah ukuran kinerja (dan bahkan sistem penghargaan) untuk mencerminkan saling ketergantungan yang dihasilkan dari model bisnis baru sangat penting, jika perilaku ingin berubah.
. Perubahan bisnis yang dimungkinkan oleh Sistem Perusahaan (ES), bukan perangkat lunak, yang menghasilkan manfaat bisnis utama dan langgeng.
. Infrastruktur fisik, yang terdiri dari rangkaian produk dan layanan jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak dasar, yang digunakan untuk memungkinkan aplikasi dan penggunaan tujuan umum teknologi agar berfungsi dengan sukses. Sebuah komponen dianggap sebagai bagian dari infrastruktur jika digunakan oleh lebih dari satu aplikasi (misalnya middleware) atau oleh banyak orang. Oleh karena itu, perangkat lunak seperti groupware untuk memungkinkan berbagi pengetahuan dan kerja kolaboratif adalah bagian dari infrastruktur, karena memiliki banyak aplikasi. Dapat dikatakan bahwa paket perangkat lunak Sistem Perusahaan, setelah diinstal, pada dasarnya adalah bagian dari infrastruktur, mengingat berbagai aktivitas yang didukungnya dan pengaruhnya terhadap arsitektur bisnis dan TI.
seharusnya dikhususkan untuk manajemen perubahan!
prinsip-prinsip manajemen proyek sangat penting untuk keberhasilan.
proses.
Tabel 11.2 Masalah utama dalam implementasi Sistem Perusahaan
masalah manajemen infrastruktur yang terkait dengan pengadaannya dari masalah yang memengaruhi penggunaannya dalam layanan dan aplikasi. Oleh karena itu, infrastruktur TI dianggap terdiri dari:
Sifat layanan TI dan isu-isu strategis terkait telah dibahas sebelumnya dalam bab ini, dan manajemen outsourcing dibahas di bagian terakhir bab ini.
Tujuan dari bagian ini adalah untuk membahas strategi infrastruktur dari manajemen umum, bukan perspektif teknis—disediakan referensi ke teks yang lebih komprehensif tentang aspek-aspek tertentu.
Tujuan di balik keseluruhan manajemen infrastruktur teknologi adalah untuk menyediakan seperangkat teknologi, sumber daya, proses, dan layanan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang dan kemampuan organisasi untuk menerapkannya secara efektif. Secara khusus, ini berarti mendukung portofolio aplikasi dan penggunaan alat TI untuk tujuan umum dalam jangka pendek dan menengah, dan melakukan investasi untuk membuat perbaikan yang dapat dibenarkan pada infrastruktur untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan bisnis jangka panjang, tetapi tidak pasti. Ini menyiratkan rencana migrasi berkelanjutan untuk berpindah dari infrastruktur teknologi saat ini ke rangkaian komponen yang paling tepat untuk mencocokkan sistem dan arsitektur informasi, mungkin melewati beberapa tahap selama beberapa tahun.
. Proses manajemen untuk memastikan investasi dalam infrastruktur direncanakan dan dibenarkan secara koheren, dan hubungan dengan pemasok teknologi dan penyedia outsourcing sesuai untuk peran mereka dalam memungkinkan strategi bisnis.
Tujuan Bisnis Manajemen Teknologi
. Kebijakan dan standar, yang mencakup aspek teknologi untuk menentukan bagaimana infrastruktur, akuisisi, penerapan, dan dukungannya dikelola.
Ini menangani hal-hal seperti sumber, kontrak, tingkat layanan, pencadangan dan pemulihan, rencana darurat dan, yang semakin penting, keamanan dan kontrol akses.
STRATEGI BISNIS
. Arsitektur, yang menggambarkan infrastruktur fisik dan menunjukkan konfigurasi saat ini dan, jika memungkinkan, masa depan. Selain model infrastruktur fisik dan lokasinya, dll., ini juga mencakup model informasi, proses, dan struktur organisasi. Arsitektur teknologi adalah representasi dari satu set komponen perangkat keras dan perangkat lunak, dijelaskan dalam hal bagaimana mereka mendukung aplikasi dan kebutuhan informasi bisnis.
MENGHUBUNGKAN INFRASTRUKTUR IT DENGAN Menghubungkan Infrastruktur TI dengan Strategi Bisnis 549
Menanggapi pendorong bisnis yang menarik strategi pasokan TI, seperti efektivitas biaya, fleksibilitas dan daya tanggap, kerja jarak jauh, global
Basis Bisnis untuk Mengelola Teknologi
Sebagian besar masalah yang harus ditangani oleh manajer bisnis yang bertanggung jawab atas teknologi adalah masalah bisnis. Untuk mengelola isasi dan produktivitas karyawan, akan ada sejumlah tujuan TI tertentu yang harus dipenuhi, seperti yang diilustrasikan pada Tabel 11.3. Namun, karena alasan keuangan, teknis atau manusia, tidak mungkin untuk dapat
menyediakan infrastruktur yang ideal pada waktu tertentu. Paling-paling, infrastruktur teknologi dapat berkembang pada tingkat yang diminta oleh bisnis dan rencana SI, tetapi, jika perlu, rencana ini mungkin harus dimodifikasi ke tingkat yang ditentukan oleh evolusi teknologi atau ekonomi untuk
memperoleh dan menggunakannya. .
Tabel 11.3 Contoh tujuan pengembangan infrastruktur TI
aplikasi dan teknologi yang ada.
. Mengurangi kompleksitas dan non-standarisasi untuk memastikan fleksibilitas dan daya tanggap terhadap perubahan di semua tingkat dan lokasi organisasi, dan memungkinkan mobilitas staf dan konsistensi pengetahuan pengguna yang diperlukan di seluruh organisasi.
. Memaksimalkan penggunaan informasi terkini dan fasilitas yang tersedia di
. Memfasilitasi pengembangan aplikasi yang cepat dengan menyediakan seperangkat alat modern, dan pelatihan bagi pengguna dan pengembang SI.
. Menyediakan infrastruktur yang sesuai untuk mempertahankan kinerja aplikasi saat ini dan pengembangan atau peningkatan aplikasi bisnis yang dianggap penting untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
. Untuk memiliki infrastruktur yang kompatibel dan sebanding dengan organisasi lain di industri untuk mendapatkan manfaat penuh dari perkembangan SI/TI industri.
. Memfasilitasi peningkatan produktivitas pengguna dan proses bisnis mereka, dengan melengkapi mereka dengan alat desktop dan perangkat lunak perkantoran, aksesibilitas ke informasi yang mereka butuhkan, dan kemampuan jaringan untuk berkomunikasi secara internal dan eksternal sesuai kebutuhan (misalnya melalui Intranet dan Internet , groupware, email, konferensi video, dan aplikasi desktop).
. Untuk memberikan kemampuan untuk mengubah bisnis dan struktur organisasi tanpa penundaan besar, biaya atau gangguan karena kendala TI. Ini mungkin juga mencakup kemampuan untuk meminimalkan biaya dan kompleksitas merger, akuisisi, dan divestasi.
. Menyediakan integrasi dan konsistensi yang memadai di seluruh infrastruktur, untuk meminimalkan biaya, menjaga kualitas, dan untuk memungkinkan konektivitas internal dan eksternal.
. Untuk membangun dan mengelola infrastruktur, untuk melayani seluruh grup, yang dapat menangani komunikasi multimedia volume tinggi di dalam grup dan memungkinkan komunikasi dengan pelanggan dan pemasok dengan cara yang konsisten dan ekonomis.
Oleh karena itu, kesulitan utama adalah membuat investasi untuk memenuhi ketidakpastian
untuk menghubungkan pengembangan infrastruktur ke bagian bisnis yang relevan
mengikuti perkembangan teknologi baru dan yang sedang berkembang serta persaingan saat ini sejauh diperlukan untuk menjelaskan konsep atau mengatasi masalah yang diangkat oleh
masalah untuk meningkatkan keputusan mereka mengenai teknologi: seperangkat prinsip yang dengannya mereka dapat menilai berbagai masalah, untuk memastikan
cara terbaik untuk memperoleh manfaat tidak langsung. Sedangkan biaya per unit sebesar yang akan dihasilkan dari infrastruktur yang tidak memadai, tetapi lebih sulit
bagi manajer bisnis untuk mencoba melakukannya. Namun, lebih banyak bisnis
dilihat sebagai biaya).
kepentingan bisnis dijunjung tinggi.
persyaratan khusus untuk investasi teknologi bagi bisnis
dikerahkan untuk mendapatkan keuntungan atau membuat pilihan bisnis baru. Dua masalah tertentu yang bertahan lama dari manajemen infrastruktur TI, dalam kombinasi, menciptakan sejumlah kesulitan bagi organisasi:
investasi dalam aplikasi baru baik untuk sistem bisnis dan kerja individu atau kelompok, dan dalam otomatisasi lebih banyak aktivitas,
(yaitu menjaga di depan kebutuhan);
perkembangannya. Jadi, beberapa masalah yang akan dihadapi adalah:
strategi dan setiap evolusi organisasi. Selain itu, mereka perlu
teknologi secara efektif, tidak perlu terlalu terlibat dalam detail teknis. Bab ini juga tidak mencoba melakukannya, kecuali dalam hal
kebutuhan dalam sesuatu yang tidak memiliki nilai eksplisit! Oleh karena itu, penting
persetujuan, dan bagaimana memastikan bahwa pengembangan yang diusulkan
teknologi menurun, pengeluaran untuk TI masih meningkat, dengan penggunaan TI, dan mengajukan saran tentang bagaimana teknologi mungkin
teknologi. Teknologi berubah begitu cepat; itu bahkan melampaui kebanyakan orang teknis untuk tetap up to date, dan bahkan lebih sulit dan kurang berharga
strategi. Sebagian besar organisasi dapat mengidentifikasi masalah bisnis saat ini manajer dituntut untuk memiliki pemahaman yang cukup tentang strategi
. itu harus dikembangkan sebagai dasar untuk masa depan, penggunaan aplikasi yang tidak pasti daripada hanya mencocokkan fungsionalitas bisnis saat ini18
untuk meramalkan masalah masa depan yang akan dihasilkan dari kegagalan untuk berinvestasi dasar pengambilan keputusan dan peningkatan kemungkinan bahwa yang terbaik jangka panjang
. sulit untuk menentukan nilai yang diperoleh dari infrastruktur TI19 (yaitu
kebutuhan, dan untuk menentukan implikasi memperoleh atau tidak memperoleh Menghubungkan Infrastruktur TI dengan Strategi Bisnis 551
Manajer yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengembangkan dan mengelola infrastruktur diharapkan dapat memberikan layanan yang terus meningkat dan berkembang untuk bisnis, dalam menanggapi tuntutan bisnis.
. Menghubungkan investasi teknologi dengan kebutuhan bisnis—bagaimana menghubungkan
seperti manajemen alur kerja. Hal ini tampaknya dapat diterima karena kepercayaan yang berkembang dan beberapa bukti bahwa infrastruktur TI yang efektif memungkinkan responsivitas organisasi dan fleksibilitas karyawan20—semua karakteristik penting di sebagian besar bisnis saat ini—
dan memfasilitasi untuk mengatasi kompleksitas yang berkembang. Ini didukung oleh individu, yang, pada umumnya, menikmati peningkatan kekuatan yang dapat mereka peroleh dari TI. Namun, semua bukti tidak menunjukkan peningkatan produktivitas yang direalisasikan dalam semua penggunaan TI. Laporan menunjukkan21 bahwa produktivitas pekerja kantoran tidak benar-benar meningkat selama era 'desktop' dan ada beberapa bukti bahwa penyalahgunaan atau keterampilan yang tidak memadai telah menyebabkan efek negatif pada produktivitas. Justifikasi investasi infrastruktur dibahas secara singkat di bawah ini, dalam keseluruhan alasan untuk investasi SI/TI yang dibahas secara rinci di Bab 9.
Manajer bisnis memerlukan pengetahuan untuk menilai situasi, memahami opsi yang tersedia, menilai implikasinya, dan mampu merespons dengan tepat dalam hal menugaskan investasi atau penyediaan oleh pihak luar.
. Investasi TI oleh pihak lain—bagaimana pesaing, pelanggan, dan pemasok yang ada dan potensial menggunakan atau dapat menggunakan
teknologi untuk meningkatkan posisi kompetitif mereka dan kemungkinan konsekuensinya dalam hal (i) dampak pada pasar dan pelanggan, (ii) perubahan hubungan dan biaya struktur dalam rantai nilai dan (iii)
ancaman atau peluang yang diciptakan oleh pendatang baru berbasis TI di industri.
. Implikasi teknis dan 'hype'—sebagian besar manajer bisnis diharuskan membuat keputusan bisnis yang penting, atau diminta untuk
merekomendasikan strategi kepada tim manajemen secara keseluruhan.
Mereka tidak mungkin memiliki pemahaman mendalam tentang bagaimana banyak teknologi bekerja, tetapi harus cukup tahu untuk dapat mengajukan pertanyaan yang masuk akal dan tidak bingung dengan saran dari pemasok potensial atau artikel majalah 'dalam penerbangan' dan bahkan iklan TV! Namun, mereka perlu mengandalkan manajemen teknis dan spesialis untuk menjelaskan dan
menginterpretasikan hal-hal penting bagi mereka. Manajemen teknis
juga perlu cukup sadar bisnis untuk mengekstrak informasi faktual yang relevan dari tekanan dan hype pemasok, sehingga . Mengidentifikasi peluang teknis—walaupun manajer bisnis tidak memerlukan
pemahaman mendalam tentang teknologi, mereka membutuhkan pemahaman yang cukup tentang kemampuannya untuk mencapai persyaratan bisnis, dalam hal kemampuannya untuk: (i) meningkatkan atau mengubah produk dan layanan bisnis, dan mengembangkan kemampuan perdagangan elektronik, (ii) meningkatkan produktivitas dan efektivitas proses bisnis dan orang-orang dan (iii) berdampak pada ekonomi bisnis.
Salah satu masalah utama yang harus ditangani oleh manajemen senior adalah penentuan sejauh mana mereka menginginkan organisasi berfungsi sebagai keseluruhan yang terintegrasi atau sebagai entitas yang terpisah. Keputusan ini akan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap jenis infrastruktur yang dikembangkan dan biaya keseluruhannya, terutama dalam organisasi multi-unit.
Model yang dikembangkan oleh Keen22 dan ditunjukkan pada Gambar 11.9 dapat membantu manajemen membentuk opini tentang perlunya kesamaan dan konektivitas di seluruh infrastruktur TI. Keen menjelaskan dua dimensi:
tion lintas sistem dan platform antara pengguna internal dan eksternal;
mereka tidak sejalan dengan vendor teknologi itu sendiri dalam mempromosikan 'solusi mencari masalah', berdasarkan penawaran teknis yang tak tertahankan, daripada kebutuhan bisnis dan penilaian kinerja, biaya, dan risiko yang baik.
Dalam mempertimbangkan bagaimana memenuhi persyaratan integrasi, bisnis perlu mendefinisikan arsitektur yang memberikan tingkat kemampuan, jangkauan, dan jangkauan yang penting, dan berencana untuk bermigrasi ke sana secara bertahap. Ini harus menentukan parameter kunci; misalnya, daya tanggap, kecepatan, dan efisiensi yang diperlukan dalam hal konektivitas dan akses di seluruh komunitas, serta kapasitas pemrosesan dan komunikasi saat ini dan di masa depan yang diharapkan akan dibutuhkan.
dengan
Menghubungkan Infrastruktur TI dengan Strategi Bisnis 553
Sebuah studi dari 26 perusahaan internasional besar oleh Broadbent et al. menegaskan bahwa mereka yang mencari dan mencapai sinergi bisnis antar- unit telah berinvestasi dalam infrastruktur yang menghasilkan jangkauan dan jangkauan tingkat tinggi. Ini juga cenderung menyertakan paket aplikasi umum yang menggunakan database umum. Studi ini juga menemukan bahwa perusahaan yang memiliki bisnis terintegrasi, SI dan proses perencanaan TI memiliki kemampuan infrastruktur TI yang lebih luas di kedua dimensi Keen. Menariknya, penelitian
tersebut mengkonfirmasi, seperti yang mungkin diharapkan, bahwa umumnya perusahaan . Bagaimana membuat keputusan tentang sumber daya TI—ini termasuk sumber dan, jika
sesuai, outsourcing produk dan layanan infrastruktur.
. jangkauan—sejauh mana infrastruktur harus memungkinkan koneksi
. jangkauan—luasnya layanan, dan variasi serta volume berbagai jenis informasi, dokumen, gambar, dll. yang akan dibagikan di antara pihak internal dan eksternal.
. Kesadaran bisnis dan teknis—direktur CIO atau TI tidak hanya memiliki tanggung jawab untuk menanamkan penilaian dan kesadaran bisnis pada pakar teknologinya, tetapi juga untuk menanamkan pemahaman yang baik, meskipun tingkat tinggi, tentang teknologi dan masalah teknis dalam manajemen umum.
23
Gambar 11.9 Jangkauan dan jangkauan (sumber: dari PGW Keen, Shaping the Future, Harvard Business School Press, Boston, 1991)
Team-Fly®
TEAM
HASIL INVESTASI INFRASTRUKTUR
di mana informasi merupakan komponen utama dari produk atau penting untuk proses nilai tambah, seperti eksplorasi minyak atau penelitian, telah diinvestasikan paling dalam infrastruktur sebagai 'kemampuan' (yaitu investasi yang direncanakan secara terpusat, terkoordinasi dengan kontrol yang kuat pada pengeluaran TI).
Infrastruktur berkontribusi pada penyampaian manfaat bisnis dalam
beberapa cara yang berbeda, dan pembenaran pengeluaran, baik untuk
pengadaan barang modal atau pembelian lisensi perangkat lunak atau
kapasitas jaringan atau perangkat keras dari pemasok pihak ketiga, perlu
disajikan atas dasar kontribusi tertentu yang dibuat. Ini dapat dijelaskan di
bawah lima judul seperti yang digambarkan pada Gambar 11.10.
Justifikasi Investasi Infrastruktur 555
1. Biaya infrastruktur khusus aplikasi—dapat dibenarkan sebagian berdasarkan manfaat yang diberikan oleh aplikasi yang akan menggunakan infrastruktur tersebut, dan biaya yang relevan harus menjadi bagian dari pembenaran bisnis untuk aplikasi tersebut. Ini menyiratkan hubungan antara pengembangan portofolio aplikasi yang direncanakan dan infrastruktur yang diperlukan untuk memungkinkannya. Ini dapat dilakukan melalui Jaringan Ketergantungan Manfaat gabungan, teknik yang dijelaskan dalam Bab 9, menunjukkan komponen infrastruktur sebagai pendukung aplikasi, perubahan bisnis, dan manfaat.
2. Untuk mengurangi biaya menjalankan dan mendukung aplikasi yang ada, dengan menggunakan teknologi yang lebih hemat biaya—hal ini kemungkinan besar
muncul dalam kaitannya dengan dukungan atau beberapa aplikasi operasional utama serta Gambar 11.10 Membenarkan investasi infrastruktur
Pertumbuhan volume transaksi mungkin disebabkan oleh perubahan praktik bisnis daripada peningkatan volume bisnis yang sebenarnya. Pelanggan cenderung beralih ke pemenuhan persyaratan tepat waktu dan lebih banyak memesan satu baris daripada mengkonsolidasikan pembelian, menyebabkan peningkatan lebih lanjut dalam transaksi internal, tetapi masih mengharapkan respons yang cepat dan tingkat layanan yang tinggi. Dalam kombinasi, ini menciptakan beban puncak yang semakin tinggi serta peningkatan volume transaksi secara keseluruhan.
Pada saat yang sama, lebih banyak informasi sedang ditransfer dalam banyak transaksi (misalnya dalam bentuk beberapa lampiran besar ke email, gambar dan video yang kompleks), membutuhkan jaringan lebih lanjut, pemrosesan dan kapasitas penyimpanan meningkat. Dalam hal manfaat, penting untuk
mempertimbangkan tiga jenis argumen yang berbeda untuk peningkatan kapasitas:
pertumbuhan), yang mengarah pada peningkatan pendapatan;
produktivitas pribadi dan penggunaan komunikasi. Pembenaran akan tergantung pada penghematan biaya, terutama dalam anggaran TI, tetapi mungkin ada penghematan biaya bisnis, terutama dengan menyediakan alat desktop yang lebih mudah digunakan atau sarana komunikasi berbiaya lebih rendah. Termasuk dalam kategori ini adalah kebutuhan 'paksa' untuk mengganti teknologi yang sudah atau sudah usang (yaitu tidak lagi didukung atau tidak lagi tersedia karena vendor telah berhenti memasok teknologi atau bahkan gulung tikar! ). Seperti halnya investasi teknologi yang melibatkan pendukung aplikasi yang ada, adalah bijaksana untuk mempertanyakan apakah setiap aplikasi masih diperlukan untuk bisnis. Jika ya, mungkin ada beberapa opsi: . mentransfer aplikasi ke teknologi lain yang sudah ada yang telah digunakan dalam bisnis, yang mungkin merupakan solusi yang kurang efisien, atau melalui penggantian dengan teknologi baru yang lebih sesuai
dengan kebijakan TI terkait dengan platform yang dinominasikan dan standarisasi di seluruh bisnis;
3. Untuk memungkinkan pertumbuhan volume transaksi bisnis, baik internal maupun eksternal, atau untuk mengakomodasi campuran transaksi yang berubah, (misalnya pelanggan beralih ke pemesanan Internet dari call center).
Meningkatnya perpindahan ke elektronik sebagai lawan dari transaksi kertas . yang diperlukan untuk menghadapi peningkatan aktivitas bisnis (yaitu . yang diperlukan untuk mengakomodasi perubahan jenis transaksi, yang
harus diimbangi dengan penghematan yang dilakukan di tempat lain.
. memodifikasi atau mengembangkan kembali aplikasi untuk memanfaatkan teknologi yang lebih hemat biaya, baik yang sudah ada maupun yang baru; . mengurangi fungsionalitas aplikasi ke hal-hal penting dan
mengirimkannya dengan satu atau lain cara di atas.
Area manfaat potensial lainnya yang signifikan, yang telah dibahas dalam bab sebelumnya, terkait dengan berbagi pengetahuan di dalam dan di seluruh organisasi. Sementara penelitian24 telah menunjukkan bahwa berbagi pengetahuan didorong oleh orang bukan teknologi, komunitas minat dan/atau praktik—saluran utama berbagi—berfungsi paling baik ketika manajemen mendorong dan memfasilitasi pengembangan mereka dan menyediakan sumber daya yang diperlukan, termasuk teknologi. Sekali lagi, di mana infrastruktur yang diperluas untuk mendukung media yang kaya konten (misalnya konferensi video desktop), ditempatkan untuk memungkinkan manajemen pengetahuan organisasi, manfaat yang dimaksudkan dan yang dihasilkan dapat dan harus diidentifikasi dan diukur secara spesifik. Demikian
pula, temuan dari penelitian lain25 menunjukkan bahwa 'kelincahan tenaga kerja' atau organisasi tions harus menghasilkan penghematan biaya yang terkait dengan pencetakan
dan penanganan kertas; dan
4. Perubahan dalam praktik kerja—ini berarti perubahan yang disengaja sebagai lawan dari perubahan yang muncul seperti pada Butir 3 di atas, meskipun praktik yang ditingkatkan yang dikembangkan secara informal harus diperluas dan dibangun berdasarkan manfaat yang telah dihasilkan. Perubahan tersebut dapat dikaitkan dengan aplikasi tertentu, dalam hal ini manfaat harus dikaitkan melalui aplikasi ke infrastruktur terkait. Namun, semakin banyak, perubahan dalam proses dan praktik dapat dilakukan melalui penggunaan infrastruktur tanpa investasi aplikasi yang besar. Misalnya, sebuah bank, setelah menyiapkan 'katalog produk' di situs web internal, berhenti mengirimkan informasi pembaruan produk di atas kertas ke beberapa ratus cabangnya. Dua manfaat yang dihasilkan: penghematan biaya kertas yang besar dan informasi yang cepat, konsisten, dan terkini kepada pelanggan di cabang. 'Mengarsipkan' massa kertas yang diterima di cabang merupakan masalah, seringkali menyebabkan keterlambatan staf mendapatkan informasi terbaru di konter.
Justifikasi Investasi Infrastruktur 557
. yang diperlukan untuk menangani peningkatan penggunaan kapasitas karena alasan internal semata. Apakah ini bermanfaat bersih bagi organisasi perlu ditentukan dalam kaitannya dengan perubahan dalam praktik bisnis yang muncul, daripada direncanakan. Misalnya,
pemusatan informasi perusahaan pada Intranet dapat menghasilkan pengurangan biaya dan manfaat karena akurasi dan konsistensi, asalkan kontennya dikelola secara efektif. Jika setiap pengguna mengekstrak dan menyimpan informasi yang mereka butuhkan, bersama dengan halaman informasi lain yang diunduh dari Internet, tuntutan untuk peningkatan kapasitas jaringan dan server bukanlah biaya yang wajar. Praktik pengguna yang sama buruknya dalam menangani akumulasi email dapat menyebabkan peningkatan kapasitas yang signifikan dan tidak dapat dibenarkan.
Karena infrastruktur untuk memungkinkan akses 'online' dan kerja mobile oleh staf profesional diterapkan, penghematan modal dan biaya operasional kantor dan lokasi depot yang ada digunakan untuk mengimbangi biaya TI.
fleksibilitas, untuk merespon dengan cepat dan efektif terhadap perubahan di pasar, ditingkatkan dengan penyediaan infrastruktur TI terintegrasi yang
konsisten, berkualitas tinggi, yang mendukung semua pengguna dan semua aplikasi.
Secara keseluruhan, setiap investasi infrastruktur harus dinilai berdasarkan kelima kriteria ini untuk mengidentifikasi kontribusi, jika ada, yang diharapkan untuk masing- masing dan manfaat langsung atau tidak langsung yang harus direalisasikan. Telah dikemukakan bahwa perusahaan perlu mempertimbangkan infrastruktur TI mereka lebih sebagai 'kemampuan' daripada sekadar 'utilitas', atau biaya melakukan bisnis, untuk menyelaraskan penggunaan teknologi dengan strategi bisnis.26 Seperti disebutkan dalam Bab 9 , beberapa penulis telah mengusulkan penggunaan analisis opsi nyata untuk mengatasi ketidakpastian yang melekat dalam investasi di
infrastruktur TI, terutama di kategori terakhir di atas. Bulasubramarian dan rekan- rekan27 telah mengembangkan metodologi formal berdasarkan opsi nyata untuk mengevaluasi dan membandingkan berbagai investasi infrastruktur TI bersama dengan investasi alternatif lainnya. Pengalaman mereka dalam menggunakan pendekatan ini tidak hanya mempengaruhi hasil keputusan tetapi juga meningkatkan pemahaman tentang bagaimana menyelaraskan penggerak bisnis dengan kapabilitas bisnis.
Pengurangan 'saluran pengiriman' tradisional ini kemudian direncanakan dan dilaksanakan, untuk mewujudkan penghematan sedini mungkin, dan pengurangan biaya bersih yang dicapai terus dipantau oleh manajemen dan dewan terpilih.
Argumennya adalah bahwa infrastruktur TI, dalam jangka panjang, merupakan pengganti infrastruktur tradisional pemerintah daerah—berdasarkan 'cakupan kantor' yang luas dari geografi pihak berwenang.
Di Inggris, langkah bersama ke e-government—akses elektronik dan penyampaian layanan pemerintah kepada publik dan lainnya—telah membuat banyak otoritas lokal membenarkan investasi infrastruktur besar yang diperlukan sebagai bagian integral dari strategi masa depan mereka.
5. Untuk menciptakan kemampuan bisnis baru yang diperlukan untuk strategi bisnis masa depan, maksud strategis eksplisit atau inisiatif strategis tertentu.
Sementara rincian tentang bagaimana maksud terbaik akan dipenuhi mungkin masih belum jelas, hubungan yang ditunjukkan antara infrastruktur TI yang tersirat dalam mencapai strategi seringkali dapat dibuat. Misalnya, sebuah perusahaan energi menyatakan bahwa salah satu tujuan strategisnya adalah 'menjadi lokasi yang independen', memungkinkan staf teknis dan profesionalnya untuk melakukan pekerjaan mereka di mana pun mereka berada. Ini adalah pembenaran utama untuk investasi besar dalam kapasitas jaringan dan workstation portabel, meskipun manfaat dalam kategori lain juga diberikan.
yang dapat dikembangkan dari infrastruktur TI yang sesuai. Hal ini tampaknya menjadi semakin penting karena lebih banyak aspek SI/TI akan menjadi bagian dari 'infrastruktur', baik yang dibeli sebagai 'set terintegrasi' atau disediakan oleh vendor outsourcing dalam satu atau lain bentuk. Banyak organisasi berusaha untuk mendapatkan infrastruktur mereka dari agen outsourcing, untuk mengurangi kebutuhan mereka akan keahlian teknis yang langka di dalam perusahaan dan untuk dapat membeli apa yang mereka butuhkan secara bertahap daripada sebagai risiko yang lebih tinggi, pembelian modal yang mahal. Strategi outsourcing
dipertimbangkan pada akhir bab ini, tetapi outsourcing infrastruktur TI dan penyediaan layanan tidak membebaskan manajemen dari tanggung jawab untuk menentukan perannya dalam strategi atau membenarkan investasi yang terlibat.
Namun, sebagian besar perusahaan terdiri dari sejumlah bisnis dan ada kebutuhan untuk mempertimbangkan manajemen strategis pasokan dan layanan teknologi di seluruh bisnis untuk mendapatkan manfaat korporat dan unit bisnis yang maksimal.
Dimensi korporat ini telah dipertimbangkan dalam bab-bab sebelumnya dalam kaitannya dengan faktor-faktor yang mendorong tingkat koordinasi dan kendali pusat yang menguntungkan atas dan di atas unit bisnis. Faktor utama yang mempengaruhi strategi teknologi dapat diringkas sebagai faktor yang digerakkan oleh bisnis, termasuk yang berikut:
Sepanjang buku ini, telah ada fokus untuk mencapai strategi SI/TI yang koheren untuk unit bisnis, karena setiap unit bisnis harus berusaha memaksimalkan manfaat dari informasi, sistem, dan teknologinya, dan paling layak untuk mencapai koherensi itu di tingkat unit bisnis.
Strategi Teknologi dalam Organisasi Unit Multibisnis 559
Mereka juga dapat diringkas sebagai faktor yang didorong oleh pasokan SI/TI, yang meliputi:
ORGANISASI UNIT
pemasok; .
kesamaan skala operasi; . kematangan
industri dan situasi persaingan unit; . geografi, terutama di perusahaan internasional; . bagaimana manajemen korporat
menjalankan kendalinya atas strategi dan aktivitas bisnis unit; . tingkat perubahan bisnis dan organisasi.
STRATEGI TEKNOLOGI DALAM MULTI-BISNIS
