Manajemen Waktu
Manajemen waktu
Manajemen waktu berkaitan erat dengan manajemen diri.
Menurut Stephen R. Covey ada tiga generasi manajemen waktu.
Menurutnya, generasi pertama, adalah generasi berdasarkan reminder (sarana yang akan mengingatkan kita bagaimana kita harus memanfaatkan waktu kita).
Generasi ini menganjurkan kita untuk “Ikut Arus”, tetapi sambil berusaha memperhatikan hal-hal yang harus kita beri waktu untuk kita kerjakan —membaca muqarar, menghadiri acara atau rapat, mencuci, membersihkan rumah. Generasi ini ditandai dengan catatan-catatan singkat atau checklist (daftar kegiatan). Daftar ini kita bawa kemana-mana agar kita tidak lupa. Di malam hari kita coret daftar kegiatan yang telah kita lakukan, dan menuliskannya kembali keesok harinya yang belum kita capai.
Generasi kedua, adalah manajemen waktu yang berdasarkan diri pada “perencanaan dan persiapan”. Ini ditandai dengan penanggalan dan buku agenda atau catatan mengenai janji pertemuan atau kegiatan yang akan kita lakukan.
Generasi ini adalah generasi efisiensi, tanggungjawab pribadi, pencapaian dalam kerangka tujuan yang telah ditetapkan, merencanakan ke depan, dan penjadwalan kegiatan-kegiatan maupun peristiwa-peristiwa yang akan datang. Kita buat janji, menuliskan komitmen kita, menentukan deadline, dan mencatat seluruh kegiatan kita, baik itu dalam buku, maupun komputer atau network.
Generasi ketiga, adalah generasi “perencanaan, pemrioritas, dan kontrol atau pengendalian”.
Waktu kita banyak kita manfaatkan untuk memperjelas nilai-nilai dan prioritas-prioritas kita, dengan pertanyaan ini: “Apa yang kumaui?”
Kita membuat master plans —tujuan jangka panjang, menengah, dan pendek, untuk meraih nilai-nilai tersebut. Kita memberikan prioritas pada kegiatan kita secara harian. Generasi ini ditandai dengan bervariasi sarana perencanaan dan pengorganisasian —baik elektronik maupun kertas— dengan formulir terperinci bagi
perencanaan harian.
Dalam batasan tertentu, tiga generasi itu
memang meningkatkan efektivitas dalam
hidup kita. Misalnya efisiensi, perencanaan,
skala prioritas, memperjelas nilai dan
penetapan tujuan. Namun pada dasarnya,
masih timbul kesenjangan antara apa yang
sungguh sangat penting bagi kita dan cara
kita memanfaatkan waktu. Lebih parahnya
lagi, kesenjangan antara hasil dengan apa
yang kita rasakan.
Bagaimana cara kita memanfaatkan waktu?
Genting Tidak genting Penting
Tidak
penting
Kwadran I mewakili hal-hal yang “mendesak”
(urgent) dan “penting” (importance). Dalam kwadran ini, kita menangani tuan rumah menagih sewa rumah dengan marah-marah, mengejar deadline makalah atau tulisan, kuliah, memperbaiki kompor rusak, atau krisis-krisis yang lain. Di sinilah kita mengatur, memproduksi, memanfa’atkan pengalaman dan kemampuan penilaian kita untuk menjawab berbagai kebutuhan dan tantangan. Kalau kita mengabaikannya, kita akan terkubur hidup- hidup. Tetapi, kita perlu menyadari bahwa banyak kegiatan penting menjadi “mendesak” karena
“penundaan” atau karena kita tidak cukup
melakukan “antisipasi” ---- penanggulangan ---- dan
perencanaan.
Kwadran II mencakup kegiatan yang “penting tetapi tidak mendesak”. Ini kwadran kualitas. Di sinilah kita melakukan perancanaan jangka panjang, mengantisipasi dan menanggulangi masalah-masalah, memberikan kekuasaan atau wewenang (mendelegasikan) kepada orang lain, memperluas cakrawala pikir kita, dan meningkatkan keahlian kita melalui bacaan dan pengembangan “karir” terus-menerus, merancang bagaimana kita hendak membantu teman kita dalam kesulitan, mempersiapkan diri untuk rapat atau presentasi penting, dan menjalin hubungan dengan cara mendengarkan orang lain secara jujur dan penuh perhatian. Intinya, meningkatkan kemampuan kita untuk berbuat.
Kwadran III hampir merupakan bayang-bayang dari kwadran I, dan mencakup “hal-hal yang mendesak, tetapi tidak penting”. Ini merupakan kwadran tipuan.
Bunyi “mendesak” itu menciptakan ilusi seakan-akan
itu penting. Tetapi kenyataannya, kalau pun itu
penting, hanya penting bagi orang lain. Menerima
telpon, rapat, dan kunjungan masuk dalam katagori
ini. Kita memenuhi prioritas dan harapan orang lain,
dan itu mengira bahwa sungguh di Kwadran I.
Kwadran IV dikhususkan bagi kegiatan-kegiatan yang
“tidak mendesak” dan “tidak penting”. Ini Kwadran Pemborosan. Memang, kita sesungguhnya sama sekali tidak perlu berada di situ. Tetapi kita tidak begitu babak belur karena terus terjerembab dalam Kwadran I dan III, sehingga sering “melarikan diri” ke Kwadran IV untuk bertahan hidup. Hal-hal macam apakah yang terdapat dalam Kwadran IV ini? Hal-hal yang di situ tidak harus merupakan hal yang bersifat rekreatif, karena rekreasi dalam arti yang sesungguhnya dari re-kreasi —dari bahasa Latin: re-cratio (harfiah: penciptaan kembali)—
merupakan kegiatan Kwdran II yang amat berharga.
Tetapi membaca serial Kho Ping Ho yang membuat kita semacam “kecanduan”, kebiasaan nonton film, atau ngobrol semalam suntuk dan tidur seharian, pantas disebut “pemborosan waktu”.
