Mini Plan Project Management
1. Project Scope Management
Project Title Pengolahan Limbah Organik Pada Umkm Dengan Mesin Pencacah Limbah Untuk Menjadi Pupuk
Project Manager Arvel Ghani Abhinaya Project Location Yogyakarta
Project Schedule 11 Oktober 2023 – Maret 2024
SUMMARY STATEMENT
Limbah atau sampah adalah suatu benda atau bahan yang terbuang atau dibuang yang berasal dari aktivitas manusia maupun alam dan belum memiliki nilai ekonomis. Bentuk sampah beragam, mulai dari benda padat, cair, bahkan juga gas. Limbah adalah bahan buangan tidak terpakai yang berdampak negatif terhadap masyarakat jika tidak dikelola dengan baik. Project ini bertujuan untuk mengolah kembali limbah organik yang ada di rumah makan atau UMKM. Pada kasus ini UMKM makanan yang ada merupakan salah satu penghasil limbah yang dapat diolah lebih lanjut. Limbah organik yang akan diolah berupa makanan atau sisa bahan baku organik akan dipilah dan dipisahkan dari limbah non organik kemudian akan diproses dengan mesin pencacah dan diolah kembali menjadi pupuk yang dapat digunakan kembali untuk proses pertanian. Kemudian pupuk akan di packing dan di distribusikan.
BUSINESS NEED
Rendahnya pengetahuan dari sumber daya manusia UMKM ini mengakibatkan pelaku usaha kurang peka terhadap jenis dan jumlah limbah yang dihasilkan sehingga tidak ada upaya untuk pengelolaan limbahnya (Kurniawati et al., 2022). Salah satu tindakan yang bisa dilakukan untuk mengurangi limbah yaitu dengan mengolah limbah organik dari sisa UMKM menjadi pupuk organik.
Pupuk organik berasal dari bahan alami seperti dari sisa tanaman dan hewan. Pupuk organik mengandung beberapa keutamaan seperti kadar unsur hara tinggi, kemampuan menyerap dan melepaskan serta larut dalam air sehingga mudah diserap oleh tanaman.
Pupuk organik dibuat dengan proses pengomposan, yaitu dengan cara merubah bahan- bahan organik sisa, menjadi bahan yang lebih sederhana dengan dilakukannya aktivitas
mikroba. Kompos yang bermutu adalah kompos yang telah terdekomposisi dengan sempurna serta tidak menimbulkan dampak yang merugikan bagi pertumbuhan tanaman.
Karakteristik dari kompos yang baik adalah pupuk kompos berwarna coklat tua, tidak larut dalam air, nilai perbandingan karbon dengan nitrogen antara 10-20 dari bahan baku dan derajat humifikasinya, memberikan efek baik jika diaplikasikan pada tanah, dan memiliki suhu yang hampir sama dengan lingkungan, serta tidak berbau (Aden et al., 2023).
Penanganan sampah tidak seharusnya dibebankan kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan pemerintahan saja, namun dengan mengadakan sosialisai tentang sampah bisa menumbuhkan kesadaran dan kepedulian bahwa permasalahan sampah dapat di kurangi mulai dari lingkungan terkecil yaitu rumah tangga (Limbah Organik Melalui Pelatihan Pembuatan Pupuk Kompos Metode Keranjang Takakura Kepada Kelompok Dawis Cempaka Semarang et al., 2021).
Berdasarkan permasalahan diatas projek ini termasuk dalam SDG’s 15 yaitu Life on land. Karena kurangnya pemanfaatanya limbah yang ada, sehingga kami berinisiasi untuk melakukan pembuatan pupuk yang diolah dari hasil limbah organik yang dihasilkan dari UMKM yang ada di Provinsi DIY.
Hal ini berkaitan dengan salah satu project initiation yaitu Create, improve, or fix products, processes, or services. Project initiation ini berupa create products dan services, yaitu sebuah pupuk organik hasil dari olahan limbah organik UMKM. Services disini berupa pengolahan limbah organik dari limbah UMKM.
PROJECT and PRODUCT DESCRIPTION
Proyek ini dilakukan dengan tujuan mengurangi limbah organik yang berada di restoran atau UMKM. Produk hasil akhir dari proyek ini adalah pupuk organik yang berasal dari pengolahan limbah restoran atau UMKM yang diolah kembali dengan mesin pencacah.
Untuk mempermudah mengolah limbah organik menjadi pupuk kompos dan pakan ternak, limbah organik harus dicacah terlebih dahulu untuk mempercepat proses pembusukan
Hal ini bermanfaat karena dapat mengurangi limbah yang berasal dari restoran atau UMKM. Proyek ini akan mengurangi limbah organik sebesar lebih dari 200 KG Per hari.
Dimana jumlah tersebut sangat berdampak pada limbah yang kian menumpuk hingga menyebabkan isu penumpukan limbah akhir berupa sampah.
Pupuk yang dihasilkan pun berkualitas tinggi karena dihasilkan dari limbah yang organik. Keunggulan dari pupuk organik yang dihasilkan yaitu ramah lingkungan, tinggi unsur hara yang baik untuk tanaman, baik dalam memperbaiki struktur tanaman.
Pengerjaan proyek ini terdapat 3 tahapan, adapun 3 tahapan tersebut sebagai berikut :
Commented [1]: Berikan gambar misal desain proses pembuatan limbah organik menjadi pupuk tsb. Selain itu, project ini juga akan menjelaskan tentang desain mesin pencacahnya. Penjelasan di bagian ini akan digunakan untuk mendesain scope statement.
Saat UTS nanti, wajib ada gambar beserta fitur dan fungsi desain mesin dan prosesnya.
Sudah banyak mesin pencacah sejenis di luar, lalu apa bedanya dengan produk sejenis yang sudah ada?
dijelaskan keunikan project ini.
1. Pengumpulan material
2. Pengolahan limbah menjadi pupuk 3. Packing
Berikut merupakan langkah-langkah proses pengolahan sampah organik menjadi pupuk beserta flowchartnya :
Gambar 1. 1 Alur Pengerjaan Proyek
Pengolahan limbah organik ini akan menghasilkan pupuk organik yang baik untuk tanaman. Bila dapat mengolah limbah sebanyak 200 KG per hari maka sebulannya diperkirakan dapat menghasilkan Rp. 13.800.000 . Hasil yang didapat dipengaruhi oleh seberapa banyak limbah yang dapat diproduksi dalam 1 hari dan dipengaruhi oleh seberapa ramai restoran itu sendiri.
Gambar 1. 2 Desain Wadah Pupuk
MAJOR DELIVERABLES
Dengan adanya proyek ini diharapkan dapat mengurangi penumpukan limbah organik yang ada pada UMKM. Adapun hasil atau manfaat dari proyek ini yaitu:
● Dokumen merinci mengenai tujuan, ruang lingkup, sumber daya, dan jadwal proyek
Commented [2]: Ingat bahwa main deliverable adalah desain, baik berupa desain alat, desain progam, dan desain lainnya tergantung dari tiap project.
Deliverable tidak dalam kata kerja.
● Produk pupuk kompos dari olahan limbah organik
● Nilai tambah pada pengolahan limbah organik
● Edukasi bagi pengusaha UMKM tentang penanganan limbah organik
● Sebagai bahan penelitian untuk mahasiswa
● Informasi mengenai manfaat pupuk yang dihasilkan
● Materi sosialisasi bagi masyarakat mengenai manfaat pengolahan limbah organik
● Laporan evaluasi lingkungan yang terdampak dari proses pengolahan limbah organik
Scope Statement
Proyek ini dilakukan karena kian menumpuknya limbah, terutama limbah pada rumah makan. Proyek ini bertujuan untuk mengolah kembali limbah organik dari rumah makan-rumah makan, seperti makanan sisa, bumbu-bumbu sisa, sayur-sayuran, tisu, kertas, dsb. Kemudian bahan-bahan tadi diolah kembali menjadi pupuk organik menggunakan mesin pencacah.
Pembuatan dan desain mesin pencacah yang digunakan tidak kami buat karena menggunakan produk yang sudah ada dipasaran.
Sehingga bahan-bahan yang tersisa tadi dapat diolah kembali menjadi sesuatu yang dapat bermanfaat bagi kehidupan dan dapat mengurangi banyaknya limbah. Adapun pupuk yang dihasilkan yaitu pupuk dengan kualitas yang baik karena terbuat dari bahan bahan orgain, adapun keunggulan dari pupuk yang dihasilkan adalah ramah lingkungan, tinggi unsur hara makro dan mikro untuk tanaman,dapat memperbaiki struktur tanah, Dsb. stakeholder pada proyek ini meliputi UMKM makanan, manajer proyek, tim proyek, ahli pupuk, dan desainer.
Work Breakdown Structure (WBS)
Berikut merupakan work breakdown structure dari proyek ini:
Commented [3]: gunakan gambar "gurita" yang ada di slide untuk membantu menyusun scope statement.
Apa-apa yang dijelaskan di project and product description akan menjadi salah satu informasi yang akan kalian gunakan untuk scope statement.
Cek di slide.
Commented [4]: kalau di TI, project kalian ini sampai tahap improvement, belum implementation.
Commented [5]: wbs belum ada
Gambar 1. 1 Work Breakdown Structure
Tabel 1. 1 Work Breakdown Structure
Level 0 Level 1 Level 2
Pengolahan Limbah Organik Pada UMKM Dengan Mesin Pencacah
Limbah
1. Pengolahan Limbah Menjadi Pupuk
1.1 Dilakukan Pencacahan Limbah Yang Telah Dipilih
1.2 Mixing Bahan Dengan Limbah Yang Telah Dicacah
2. Pengumpulan Material
2.1 Survey Tempat Sumber Limbah
2.2 Pemungutan Dan Pengumpulan Limbah
Level 0 Level 1 Level 2
2.3 Pemilahan Limbah
3. Packing
3.1 Desain Wadah Atau Bungkus 3.2 Menentukan Ukuran Wadah
3.3 Penimbangan Pupuk
2. Project Scheduling management Activity List
Berikut merupakan activity list dari proyek pengolahan limbah UMKM:
Tabel 2. 1 Activity List
ID Column1 Activity Description Of Work Predecessor Duration WBS
2.1 A Survey Tempat
Sumber Limbah
mencari tempat untuk
mengambil limbah sisa START 30 hari WBS
2.2 B
Pemungutan Dan Pengumpulan
Limbah
mengumpulkan limbah dari tempat yang sudah di
survey
A 10 hari
WBS
2.3 C Pemilahan Limbah
memilah limbah yang organik dari limbah non
organik
A, B 10 hari
WBS
2 D Pengumpulan
Material mengumpulkan limbah A, B, C 15 hari WBS
1.1 E
Dilakukan Pencacahan Limbah Yang Telah Dipilah
mencacah limbah dengan
mesin pencacah A, B, C, D 12 hari
WBS
1.2 F
Mixing Bahan Dengan Limbah Yang Telah Dicacah
mencampur bahan bahan yang diperlukan dengan
limbah yang sudah dicacah
A, B, C, D, E 12 hari
ID Column1 Activity Description Of Work Predecessor Duration WBS
1 G Mengolah Limbah
Menjadi Pupuk
proses pengolahan limbah
menjadi pupuk A, B, C, D, E, F 20 hari
WBS
3.2 H Menentukan Ukuran Wadah
menentukan seberapa besar pupuk akan dijual
dan melakukan penimbangan agar berat
setiap produk sama
START 16 hari
WBS
3.1 I Desain Wadah Atau Bungkus
mendesain pentuk wadah
yang menarik H 7 hari
WBS
3 k Packing mengemas pupuk untuk
di distribusikan
A, B, C, D, E, F,
G, H, I 5 hari WBS
3.3 J Penimbangan pupuk menimbang pupuk untuk dimasukan ke kemasan
A, B, C, D, E, F,
G, H, I, J 5 Hari
Milestones
Berikut merupakan milestones dari pengerjaan proyek pengolahan limbah UMKM
Gambar 2. 1 Milestones
Gantt Chart
Penjadwalan pada proyek ini menggunakan Gantt Chart. Berikut merupakan gantt chart dari proyek pengolahan limbah UMKM:
Tabel 2. 2 Gantt Chart
Act Oktober November Desember Januari Februari Maret
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
A
B C D E F
G
H I J K
Sequencen Activities (AON)
Berikut merupakan diagram sequence activities dari pengolahan limbah UMKM:
Gambar 2. 2 Sequence Activities (AON)
PERT
Berikut merupakan perhitungan dari metode PERT:
Kegiatan Mendahului TO TM TP TE Varians
A B,C,D,E,F,G 20 30 30 28 2.78
B C,D,E,F,G 7 10 13 10 1.00
C D,E,F,G 4 10 10 9 1.00
D E,F,G 10 15 20 15 2.78
E F,G 9 12 15 12 1.00
F G 11 12 12 12 0.03
G 17 20 25 20 1.78
H I 13 16 20 16 1.36
I 3 7 12 7 2.25
J 2 5 5 5 0.25
K 3 5 5 5 0.11
Jalur kritis ditentukan oleh rata-rata kegiatan
A,B,C,D,E,F,G,J,K = 30+10+10+15+12+12+20+5+5 = 119 H,I,J,K = 16+7+5+5 = 33
A,B,C,D,E,F,G,J,K adalah jalur kritis dimana waktu rata-rata pengerjaan proyek adalah 119 hari.
Sedangkan waktu penyelesaian proyek yang di rencanakan manager adalah 152 hari.
Maka probabilitas penyelesaian proyek tersebut adalah Dengan,
D = 152 hari S = 119 hari
V = √1,6 + 0,5 + 1 + 0,84 + 0,5 + 1,7 + 0,5 + 0,5 + 0,4 = 7,21 Z = 152−119
7,21 = 4,576
Dalam data table distribusi normal, diperoleh untuk nilai z = 4,576 terdapat luas dibawah kurva. Untuk x ≤ 152 adalah 0,99995832.
Artinya bahwa peluang proyek dapat diselesaikan dalam waktu 152 hari adalah 99,99%.
Gambar 2. 3 Tabel Z
3. Project Cost Management List of Resources
Daftar semua sumberdaya yang dibutuhkan (manusia, material, mesin, dan subkontrak).
Untuk tugas ini, mesin dapat diadakan dengan 2 cara: dibeli atau disewa. Namun, perincian perhitungan diabaikan karena membutuhkan perhitungan ekonomi teknik seperti jika mesin dibeli maka harus dihitung biaya maintenance dan nilai mesin tergantung dari masa hidup/lifecycle mesin tersebut. Daftar ini termasuk dengan harga tiap sumberdaya. Biaya yang dimaksud adalah Project Costs atau biaya pengerjaan project, tidak termasuk management fee seperti gaji Project Manager dan Team Leader.
Dalam proyek ini sistem upahnya yaitu kontrak perorangan, dimana semua biaya upah diberikan ke pekerja secara total.
Daftar Resources dari proyek ini adalah sebagai berikut:
Tabel 3. 1 List of Resources NO Nama Resources Jenis
Resources Satuan Biaya/harga (Rp)
Persentase (%)
1 Manager Proyek Pekerja Man
(paket) 3,200,000 13.79
2 Ahli Pupuk Pekerja Man
(paket) 1,900,000 8.19
3 Tim Proyek Pekerja Man
(paket) 900,000 3.88
4 Desainer Pekerja Man
(paket) 600,000 2.59
5 Pengumpul Sampah Pekerja Man
(paket) 200,000 0.86
6 Pengolah Pupuk Pekerja Man
(paket) 250,000 1.08
7 Mesin Pencacah
Limbah Alat Unit 13,800,000 59.47
8 Bak Kompos 50 L Alat Unit 425,000 1.83
9 Pengaduk Kompos Alat Unit 1,300,000 5.60
10 Timbangan Alat Unit 610,000 2.63
11 Dedak Bahan Kg 6,000 0.03
12 Jerami Bahan Kg 11,400 0.05
13 Sampah organik Bahan Kg 1,800 0.01
Total 23,204,200 100
Mesin pencacah limbah merupakan mesin yang dibeli, sebagai contoh. Tiap kelompok dapat menentukan jika mesin yang dibutuhkan akan dibeli atau disewa. Sementara untuk jenis cost adalah kegiatan yang disubkontrakkan. Untuk menentukan hal hal apa saja yang dapat membuat suatu pupuk menjadi produk yang berkualitas ditentukan oleh ahli pupuk yang pekerjaannya dihitung per pekerjaan (dengan satuan paket pekerjaan). Contoh yang lain, dalam hal desain dan pengumpul sampah dikerjakan oleh pekerja yang pekerjaannya dihitung dengan satuan paket pekerjaan. Di dalam laporan list of resources, hal lain yang melibatkan pihak ketiga merupakan pengolahan pupuk. Dalam hal ini, biaya yang
dikeluarkan merupakan jenis cost karena menggunakan pihak ketiga. Perhatikan bahwa biaya yang dimasukkan dalam cost estimation diambil dari suatu sumber, misal biaya pekerja diambil dari situs tertentu di internet (ada rujukannya).
Cost estimation
Penentuan biaya ditentukan oleh tiap aktivitas yang telah ditentukan di project scheduling management. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tiap work package pada WBS memiliki minimal 2 aktivitas. Berikut adalah merupakan cost estimation dari proyek ini:
Tabel 3. 2 Cost Estimation
No Activity Description
Resourc e Require
d
Estimate Cost
Persena tse
Biaya Aktivita
s Volu
me Satua
n
Harga Satuan (Rp)
Jumlah (Rp)
A
Survey tempat pengambila
n limbah
Pengum pul Sampah
3
Man (pake t)
200,00
0 600,000 3.00 600,000
B Mengumpul kan Limbah
pengum pul Sampah
5
Man (pake t)
200,00 0
1,000,00
0 5.00 1,000,00 0
C Memilah Limbah
pengum pul Sampah
2
Man (pake t)
200,00
0 400,000 2.00 400,000
D Pengumpula n material
pengum pul Sampah
5
Man (pake t)
200,00 0
1,000,00
0 5.00 1,000,00 0
E Melakukan pencacahan
Tim proyek 2
Man (pake t)
900,00 0
1,800,00
0 9.00 1,800,00 0
F Mixing Bahan
Ahli pupuk 1
Man (pake t)
1,900,0 00
1,900,00
0 12.00 2,400,00 0
No Activity Description
Resourc e Require
d
Estimate Cost
Persena tse
Biaya Aktivita
s Volu
me Satua
n
Harga Satuan (Rp)
Jumlah (Rp)
Pengola h Pupuk 2
Man (pake t)
250,00
0 500,000
G
Mengolah limbah menjadi
pupuk
Pengola h pupuk 2
Man (pake t)
250,00
0 500,000
12.00 2,400,00 0 Ahli
pupuk 1
Man (pake t)
1,900,0 00
1,900,00 0
H
Menentukan Ukuran Wadah
Desainer 1
Man (pake t)
600,00
0 600,000
19.00 3,800,00 0 Manager
proyek 1
Man (pake t)
3,200,0 00
3,200,00 0
I Desain
Wadah Desainer 2
Man (pake t)
600,00 0
1,200,00
0 6.00 1,200,00 0
J Menimbang pupuk
Tim proyek 3
Man (pake t)
900,00 0
2,700,00
0 13.50 2,700,00 0
K Packing Tim
Proyek 3
Man (pake t)
900,00 0
2,700,00
0 13.50 2,700,00 0
Jumlah Total 20,000,0
00 100.00 20,000,0 00
S-curve
Kurva S dibutuhkan untuk memberitahukan jumlah dana per minggu. Berikut merupakan kurva S dari cost estimation proyek ini:
Gambar 3. 1 Gantt Chart
Kurva S disini digambarkan dengan persentase. Berikut merupakan gambar kurva S estimasi biaya mulai dari awal hingga akhir project.
Gambar 3. 2 S Curve
Berikut merupakan gabungan dari gantt chart dengan kurva S:
0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 120.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Kurva S
Gambar 3. 3 Gantt Chart dan S curve
4. Project Risk Management
Berikut adalah Risk Breakdown Structure (RBS) dari proyek ini:
Tabel 4. 1 Risk Breakdown Structure
level 0 Level 1 Level 2 Level 3
Pengolahan limbah organik menjadi pupuk
1. Resiko Teknis
1.1 Pekerja
1.1.1 Pekerja yang kurang kompeten 1.1.2 SDM yang tidak kompeten sehingga berpengaruh terhadap hasil yang kurang maksimal
1.2 Mesin pencacah
1.2.1 Mesin pencacah yang bermasalah (rusak)
1.2.2 Perawatan mesin pencacah yang memakan waktu
1.3 Perencanaan yang kurang tepat
1.3.1 Perencanaan estimasi waktu dan biaya yang kurang akurat
1.3.2 Tidak ada rencana cadangan saat ada kendala
1.4 Proses produksi
1.4.1 Proses produksi yang tidak efisien 1.4.2 Permasalahan pada produktivitas pekerja
1.5 Kurangnya penggunaan APD
1.5.1 Banyaknya pekerja yang tidak menggunakan APD
1.5.2 Kurangnya edukasi tentang pentingnya penggunaan APD bagi pekerja
2. Resiko Manajemen
2.1 Project Manajemen
2.1.1 Kurangnya pemantauan pada saat produksi
2.1.2 Perencanaan dan penjadwalan yang kurang tepat
2.2 Organisasi
2.2.1 Kurangnya komunikasi antar pekerja
2.2.2 Kurangnya inisiatif pada pekerja
2.3 Sumber daya
2.3.1 Kurangnya pekerja pada beberapa bidang
2.3.2 Sumber daya manusia yang kurang kompeten dengan pekerjaan yang dilakukan
2.4 Komunikasi
2.4.1 Komunikasi dalam proyek yang tidak efektif
2.4.2 Kurangnya pemahaman terhadap tugas yang diberikan
3. Resiko keuangan
3.1 Investor
3.1.1 Kurangnya investor dalam proyek ini
3.1.2 Kurangnya komunikasi dengan investor
3.2 Harga bahan
3.2.1 Harga bahan yang tidak stabil 3.2.2 Ketidakpastian harga limbah organik
4. Resiko Eksternal
4.1 Fasilitas
4.1.1 Kurangnya fasilitas yang memadai untuk pembuatan pupuk
4.1.2 Lokasi pengambilan bahan baku yang jauh dari tempat pembuatan
4.2 Lingkungan
4.2.1 Ketidaksesuaian suhu dari tempat penyimpanan pupuk
4.2.2 Perubahan cuaca yang berpengaruh terhadap kualitas pupuk 4.3 Persaingan 4.3.1 Terdapat banyak perusahaan yang
memiliki output produk serupa 4.3.2 Kurangnya daya tarik di kalangan masyarakat terkait produk yang dibuat
Tabel 4. 2 Risk Management No. Risk Event Source of Risk (Risk
Trigger) Potential Impact Severity Probability Risk
Strategy Action Person in
Charge
1.1.1
Pekerja yang kurang kompeten
Kurangnya pengetahuan, pemahaman dan pengalaman dalam pekerjaan.
Kesalahan dalam estimasi biaya dan waktu hingga kegagalan proyek.
High Low Mitigate
Melakukan pelatihan terhadap pekerja mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek.
Manajer proyek
1.1.2
SDM yang tidak kompeten sehingga berpengaruh terhadap hasil yang kurang maksimal
Kurangnya jumlah dan waktu pelatihan dari SDM yang ada, sehingga pekerja tidak / kurang kompeten dalam menyelesaikan pekerjaan.
Hasil pekerjaan yang kurang maksimal bahkan buruk, dan tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
High Medium Avoid
Mengalokasikan waktu serta biaya untuk melakukan pelatihan kerja terhadap SDM yang ada.
Manajer Proyek
1.2.1
Mesin pencacah yang bermasalah (rusak)
Perawatan, penggunaan &
pemeliharaan mesin yang tidak sesuai prosedur.
Proyek yang dilakukan dapat mangkrak, dikarenakan mesin produksi yang rusak.
High Low Mitigate
Penggunaan dan pemeliharaan mesin sesuai prosedur yang ada.
Pekerja (pengolah
limbah)
1.2.2
Perawatan mesin pencacah yang memakan waktu.
Kapasitas dan spesifikasi mesin yang masih rendah serta kurangnya SDM dalam perawatan sehingga memakan waktu.
Tahapan pencacahan limbah dapat berjalan lebih lambat dari semestinya.
Medium Low Accept
Menjadwalkan perawatan mesin secara teratur.
Pekerja (pengolah
limbah)
1.3.1
Perencanaan estimasi waktu dan biaya yang kurang akurat
Penggunaan metode yang kurang sesuai dengan kebutuhan
Pembengkakan biaya proyek diluar biaya
perencanaan. Low Medium Mitigate
Penggunaan metode perencaan estimasi waktu dan biaya yang sesuai dengan proyek.
Manajer proyek
1.3.2
Tidak ada rencana cadangan saat ada kendala
Kelalaian dari perencana atau manajer proyek
Proyek dapat terhambat karena tidak ada backup plan.
Medium Low Mitigate`
Membuat rencana cadangan sebagai tindakan preventif.
Manajer proyek
1.4.1
Proses produksi yang tidak efisien
Metode produksi yang tidak sesuai dengan para pekerja
Kinerja karyawan pada proyek tidak maksimal, mengakibatkan cost to performance rasio yang buruk.
Medium Low Mitigate
Merancang tempat kerja yang nyaman, aman dan sesuai dengan pekerja (ergonomis).
Manajer Proyek
1.4.2
Permasalahan pada produktivitas pekerja
Tidak adanya motivasi kerja, serta kurangnya kesungguhan dalam bekerja
Pengerjaan proyek yang tidak maksimal, sehingga
dapat membuat
penundaan penyelesaian proyek.
Medium Low Avoid
Meningkatkan motivasi karyawan
yang dapat
berdampak pada kinerja dengan fasilitas yang layak
Manajer Proyek
1.5.1
Banyaknya pekerja yang tidak menggunakan APD
Kurangnya pemahaman serta kesadaran dari karyawan atau pekerja mengenai K3.
Meningkatkan
kemungkinan resiko kecelakaan kerja yang dapat merugikan
High Medium Avoid
Memberikan edukasi serta pelatihan mengenai pentingya K3 pada pekerjaan dan melakukan
Manajer Proyek
karyawan maupun proyek itu sendiri.
pengawasan terhadap pekerja.
1.5.2
Kurangnya edukasi tentang pentingnya penggunaan APD bagi pekerja
Tidak adanya pelatihan serta edukasi mengenai pentingya penerapan K3 pada pekerjaan.
Terjadinya kejadian yang tidak diinginkan dan meningkatkan resiko terjadinya suatu accident dalam sebuah pekerjaan.
Low Medium Mitigate
Memberikan edukasi serta pelatihan mengenai pentingya K3 pada pekerjaan.
Manajer Proyek
2.1.1
Kurangnya pemantauan pada saat produksi
Peraturan yang tidak tegas mengenai tugas masing- masing departemen.
Meningkatkan
kemungkinan bahwa karyawan akan menjadi tidak disiplin dan mengabaikan peraturan.
Low Low Avoid
Melakukan penjadwalan pengawasan atau pemantauan pada proses produksi.
Manajer Proyek
2.1.2
Perencanaan dan penjadwalan yang kurang tepat
Pemahaman manajer
mengenai metode
perencanaan dan penjadwalan yang tidak sesuai dengan proyek.
Jadwal proyek yang tidak akurat membuat penjalanan proyek dapat bermasalah.
Medium Low Mitigate
Menyeleksi metode yang sesuai dengan
kebutuhan proyek. Manajer Proyek
2.2.1
Kurangnya komunikasi antar pekerja
Para pekerja yang bekerja secara independent sehingga kurang komunikasi antar pekerja.
Meningkatkan
kemungkinan terjadinya miskomunikasi yang dapat berdampak langsung maupun tidak langsung pada proyek.
Low Medium Avoid
Memberikan gathering secara rutin, melakukan bonding
antar pekerja. Pekerja
2.2.2
Kurangnya inisiatif pada pekerja
Tidak adanya pelatihan mengenai pengembangan karakter pekerja, serta reward and punishment untuk memotivasi pekerja.
Produktivitas kerja pada pekerja yang kurang baik menyebabkan
pengerjaan proyek tidak maksimal.
Low Medium Mitigate
Pemberian pelatihan pengembangan
pekerja dan
memberikan reward and punishment.
Pekerja
2.3.1
Kurangnya pekerja pada beberapa paket kerja.
Waktu recruitment yang kurang dan informasi mengenai recruitment kurang tersebar luas.
Beban kerja pada karyawan atau pekerja yang berlebih sehingga beresiko untuk pekerja mengalami burnout.
High Low Accept
Mengadakan recruitment dengan jumlah sesuai dengan kebutuhan proyek.
Manajer Proyek
2.3.2
Sumber daya manusia yang kurang kompeten dengan pekerjaan yang dilakukan
Tidak adanya kejelasan mengenai tugas dan tuntutan pekerjaan saat proses recruitment.
Pekerjaan yang dilakukan oleh SDM yang kurang kompeten membuat hasil proyek tidak maksimal.
High Low Avoid
Memberikan arahan pada pekerja mengenai jobdesk masing-masing.
Manajer proyek
2.4.1
Komunikasi dalam proyek yang tidak efektif
Kurangnya kerja sama tim, serta komunikasi didalam dan diluar proses kerja.
Kerjasama dan
komunikasi didalam tim proyek yang buruk dapat menyebabkan
miskomunikasi dan pekerjaan terhambat.
Low Medium Avoid
Menerapkan metode komunikasi yang
efektif dan
memberikan penjelasan mengenai hubungan antar departemen atau divisi.
Manajer Proyek
2.4.2
Kurangnya pemahaman terhadap tugas yang diberikan
Kurangnya penjelasan teknis tugas pada pekerja, mengenai tugas & wewenang pekerja.
Kesalahan dalam penjalanan tugas dapat menghambat
penyelesaian proyek secara keseluruhan.
Medium Medium Mitigate
Pemberian penjelasan serta pemahaman pada pekerja terhadap tugas yang diberikan.
Manajer proyek
3.1.1
Kurangnya investor dalam proyek ini
Informasi mengenai proyek belum tersampaikan dan tersebar luas pada investor.
Kurangnya biaya agar proyek dapat berjalan
maksimal. Low Low Accept
Melakukan
penawaran mengenai
proyek yang
dikerjakan pada investor.
Manajer Proyek
3.1.2
Kurangnya komunikasi dengan investor
Tidak adanya penghubung antara pihak proyek dengan pihak investor
Memiliki resiko yang menjadikan project sponsor enggan membiayai proyek , dan atau kecewa dengan penjalanan proyek yang menyebabkan
kredibilitas proyek menurun.
Low Low Accept
Menjadwalkan secara rutin dengan investor dalam rangka membahas kelanjutan
dan progress proyek. Manajer Proyek
3.2.1
Harga bahan yang tidak stabil
Terjadinya pembengkakan harga bahan yang tidak sesuai perencanaan awal.
Biaya proyek yang membengkak dan mungkin melebihi biaya proyek termasuk contingency reserve.
Low High Accept
Melakukan survei terhadap harga dari beberapa tempat dan mengumpulkan informasi terhadap
Manajer Proyek
perubahan harga bahan.
3.2.2
Ketidakpastian harga limbah organik
Kurangnya survei mengenai perkembangan harga limbah.
Ketidakcocokan antara persaingan antar satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dan
dapat terjadi
ketidaksetimbangan pada harga pasar.
Low High Mitigate
Melakukan survei terhadap harga dari beberapa tempat dan mengumpulkan informasi terhadap perubahan harga bahan.
Manajer Proyek
4.1.1
Kurangnya fasilitas yang memadai untuk pembuatan pupuk
Manajer yang tidak mengerti akan kebutuhan para pekerja untuk proses kerja.
Fasilitas kerja yang tidak maksimal menyebabkan pekerjaan menjadi terhambat bahkan terhenti karena minimnya fasilitas produksi.
Medium Low Mitigate
Merencanakan fasilitas serta kebutuhan bagi proses
produksi pupuk. Ahli proyek
4.1.2
Lokasi
pengambilan bahan baku yang jauh dari tempat pembuatan
Kurangnya survei mengenai lokasi pengambilan limbah dan tempat pemrosesan limbah..
Memiliki kemungkinan yang terjadi pada ketidaksesuaian bahan baku yang dibutuhkan karena kurangnya survei.
Low Medium Mitigate
Menentukan lokasi, alat transportasi serta biaya transport agar memudahkan pekerja.
Manajer Proyek
4.2.1
Ketidaksesuaian suhu dari tempat
Pemilihan ruang atau tempat yang kurang sesuai dengan suhu yang di tetapkan.
Produk jadi (pupuk)
dapat mengalami High High Mitigate
Merancang tempat
penyimpanan yang Ahli pupuk
penyimpanan pupuk
kerusakan sebelum digunakan.
dilengkapi dengan pengatur suhu.
4.2.2
Perubahan cuaca yang berpengaruh terhadap kualitas pupuk
Kurangnya pemahaman mengenai tindakan protektif terhadap pupuk.
Produk jadi (pupuk) yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah direncanakan.
High High Avoid
Membuat tempat penyimpanan pupuk.
Ahli pupuk
4.3.1
Terdapat banyak perusahaan yang memiliki output produk serupa
Kurangnya literasi mengenai produk pupuk organik.
Produk jadi (pupuk) yang dihasilkan kurang memiliki keunikan sebagai selling point.
Low High Accept
Memberikan inovasi pada produk pupuk.
Manajer Proyek
4.3.2
Kurangnya daya tarik di kalangan masyarakat terkait produk yang dibuat
Pemasaran produk belum menemukan target konsumen yang tepat.
Meningkatkan
kemungkinan kesalahan target pasar yang berpengaruh terhadap pemasukan.
Medium Medium Mitigate
Memberikan seminar mengenai pengenalan produk dan edukasi mengenai pentingnya pengolahan limbah organik.
Manajer Proyek
5. Project Stakeholder Management Identify stakeholder
Berikut merupakan beberapa stakeholder yang ada pada proyek ini:
1. UMKM
UMKM akan memberikan sisa limbah organik yang nantinya akan diolah menjadi pupuk organik
2. Project manager
Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi seluruh tahapan produksi dari awal hingga selesai, termasuk tahap pra-produksi.
3. Desainer
Bertanggung jawab untuk mendesain wadah yang nantinya akan digunakan untuk pengemasan pupuk dan memastikan bahwa ukuran yang digunakan ukuranya pas.
4. Ahli pupuk
Ahli pupuk bertugas untuk memeriksa dan memastikan apakah takaran bahan campuran yang digunakan sebagai campuran dalam pupuk sudah pas dan tidak melebihi ukuran yang telah ditentukan
5. Tim Proyek
Tim proyek memiliki tugas untuk secara langsung terlibat dalam pelaksanaan produksi
Berikut adalah identifikasi stakeholder menggunakan salah satu cara yang umum yaitu power/interest matrix
Stakeholder Analysis
Tabel 4. 3 Stakeholder Analysis
Stakeholder yang memberi dampak positif :
1. UMKM
a. UMKM dapat memberikan limbah organik yang telah dipisahkan
INTEREST
High Ahli Pupuk Manajer Proyek
Medium Desainer Tim Proyek UMKM
Low
Low Medium High
POWER
b. UMKM dapat membantu proyek berjalan dengan tepat waktu 2. Project manager
a. Project manager bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran proyek b. Project manager dapat memastikan bahwa proyek yang dijalankan memenuhi
kebutuhan semua pemangku kepentingan 3. Desainer
a. Desainer dapat membuat desain wadah yang menarik dan mudah untuk digunakan b. Desainer dapat membuat desain bagian luar pada kemasan
4. Ahli pupuk
a. Ahli pupuk dapat membantu menemukan takaran bahan campuran pada pupuk yang tepat
b. Ahli pupuk dapat melakukan pengecekan apakah pupuk yang sudah jadi sudah dapat digunakan atau belum
5. Tim Proyek
a. Tim proyek dapat melaksanakan proyek dengan keterampilan dan pengetahuan yang mereka miliki
b. Tim proyek dapat membantu proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran
Plan Stakeholder Engagement
berikut adalah identifikasi strategi dan tindakan yang diperlukan untuk mendorong keterlibatan produktif stakeholder dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan
Tabel 4. 4 Plan Stakeholder Engagement
Stakeholder Interest Power
Engagement Level
Engagement Strategy Current Desired
Manajer
Proyek High High Neutral Leading
Melibatkan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek sebagai pemimpin tim proyek. Memberikan sumber daya dan dukungan yang dibutuhkanmanajer
proyek untuk
menjalankan proyek.
Pada akhir proyek, pengelola proyek dapat memberikan feedback/
UMKM Medium High Unaware Supportive
Bersosialisasi dengan UMKM mengenai proyek pengolahan limbah sebagai Upaya pengurangan limbah.
Ahli Pupuk High Medium Neutral Leading
Membahas komposisi
material dan
pengendalian kualitas mengenai pupuk yang dihasilkan, serta melakukan evaluasi
proyek untuk
memberikan feedback tentang kualitas pupuk.
Tim Proyek Medium medium Unaware Leading
Mengadakan pelatihan tentang teknik cara kerja yang benar serta dapat menyediakan saluran komunikasi terbuka untuk umpan balik dan saran dari tim proyek.
Desainer Medium Low Unaware Supportive
Melibatkan dalam pengambilan keputusan mengenai desain produk.
